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Administracion
Hotelera II
“Departamento de
ventas”
 Licenciatura en Administración Turística – Administración Hotelera II 2

Departamento de ventas

El departamento de ventas es uno de los pilares del hotel comercial, La existencia del hotel
dependerá de la venta de servicios al público.

Este departamento complementa a todos los demás, pero se dedica principalmente a las ventas
y a la publicidad, aquí es donde se contacta a los clientes y se les presenta la empresa para ofrecerles
nuestros servicios.

Un hotel tiene básicamente tres productos que ofrecer al público, esto es:

Habitaciones (siendo este el más productivo)

Alimentos y
Bebidas

Las convenciones, paquetes y fiestas que en los salones del hotel se llevan a cabo representan
grandes negocios para los hoteles. Por otra parte mucha de la gente que asiste a esos eventos se
convierte posteriormente en clientes potenciales en el hotel.

Con el desarrollo de la industria hotelera organizada surgió la necesidad de crear un departamento

de ventas en el hotel, el cual es también parte integrante de la administración.

Originalmente la labor del gerente de un hotel era muy limitada, concentrándose a recibir y saludar
a los huéspedes cordialmente.

Hoy en día, con el desarrollo de la industria hotelera, el gerente tuvo que abandonar esa posición de
relaciones públicas, convirtiéndose en un ejecutivo de negocios, cuyos principales intereses son las
estadísticas y porcentajes, así como alimentos, nominas y administración en general.

Como resultado de este cambio, los deberes de relaciones públicas los ha tomado a su cargo el
departamento de ventas. Actualmente el gerente de ventas y su personal son los principales de la
industria hotelera con los clientes

Organigrama

La organización del departamento en cuestión va en función del tamaño y ubicación del hotel.
En hoteles muy grandes es obvio que el gerente ya no puede dirigir el programa de ventas.

El departamento de ventas está integrado por un gerente de ventas y un cuerpo de vendedores,

cuyo número puede variar de acuerdo con la magnitud del hotel. (Ver organigrama Fig. 1.1)

Funciones y análisis de puestos

La responsabilidad que recae en el gerente es grande y sus actividades son múltiples, las cuales son:

a) De carácter administrativo
1. Asignar cuota de ventas a cada vendedor.
2. Crear paquetes o tarifas especiales para efectos promocionales.
3. Organizar un directorio de clientes a fin de enviarles información por correo relativa a
los servicios que ofrece el hotel.
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4. Supervisar la correcta presentación del personal de ventas.

5. Organizar un sistema de registro de clientes potenciales, a través de formas especiales,
en las cuales se registran los progresos de las visitas de los proveedores.
6. Asegurarse de disponer de material para dotar a sus vendedores del mismo.
7. Participar en juntas con sus superiores y otros jefes de departamento, asimismo, realizar
y presidir las juntas con sus vendedores.
8. Presentar su reporte de gastos y el de sus vendedores, adjuntando las notas
correspondientes al gerente administrativo, para su autorización, a más tardar quince
días posteriores a la realización del viaje, o promoción local.

b) Para propiciar las ventas

1. Visitar personalmente en forma sistemática a los clientes potenciales y personal clave
de las empresas, a fin de promover la venta de alojamiento, alimentos y bebidas del
hotel.
2. Buscar nuevos mercados potenciales.
3. Investigar en detalle todo lo relativo a las convenciones que la competencia ha captado,
para ofrecer en un futuro sus servicios para eventos venideros.
4. Esforzarse por recuperar a los clientes que haya perdido.
5. Participar en todos aquellos eventos de carácter empresarial, gubernamental o
industrial, a través de los cuales se presente la oportunidad de captar negocios para el
hotel.
6. Representar al hotel dignamente ante cualquier situación, lugar y momento.

Los directores de eventos, ventas y cuentas son los que informan a los gerentes correspondientes las
decisiones de los clientes y:

 Cierra trato con los clientes una vez que estos queden convencidos de que desean nuestros
servicios
 Elaborar estrategias de publicidad y promoción
 Buscar clientes potenciales
 Informar sobre las ventas al departamento de contabilidad y finanzas.

Gerencia

Administracion
Ventas
y produccion
Depto. de
diseño
Supervisir de Asistente de
Vendedores Contabilidad
planta gerencia

Operarios Mensajeros Fig. 1.1

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Como se puede notar, el área de ventas juega un papel importante dentro de la estructura de la
empresa, pues tiene su propio departamento para su funcionamiento; el problema radica en
que de el se desprende la asesoría del departamento de diseño a modo de Staff, y solo sus
subordinados son los vendedores directamente. Esto hace concluir que no existe la suficiente
fuerza de ventas para un departamento de ventas organizado; es por eso que pensamos que un
organigrama más eficiente sería como el siguiente:

Gerencia

Departamento
Departamento
Ventas de diseenio y
administrativo
produccion

Supervisir de Supervisor de Asistente de

Vendedores Contabilidad
planta planta gerencia

Operarios Mensajeros

Jerarquía del departamento de ventas

Este departamento al igual que otros, puede dividirse jerárquicamente de diferentes maneras, pero
la siguiente, en orden descendente, es generalmente la más aceptada:

 Vicepresidente de Ventas
 Gerente nacional de ventas
 Gerente regional de ventas
 Gerente del distrito
 Supervisor de ventas
 Representante de ventas y
 Asistente de ventas

Integración de la gerencia de ventas y de marketing

Ambas son funciones de marketing en la empresa y es fundamental que tanto el personal de

marketing como el de ventas, estén enfocados en objetivos y metas comunes.

La oficina de marketing, debe dar soporte a las ventas en diferentes aspectos como son:
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 Publicidad: debe coordinar los esfuerzos publicitarios.

 Promoción de ventas: esta llamada a proveer al departamento de ventas, con material POP,
como son folletos, catálogos y otros materiales promociónales fundamentales para la venta.
 Exposiciones: Tienen un carácter informativo.
 Investigación de mercado: Es la recopilación e interpretación de datos referentes al mercado en
cuestión.
 Planeación de marketing: Sirve de base para la planeación de ventas.
 Desarrollo y planeación de productos: Esta función de mercadeo es primordial porque es la que
origina nuevos productos que serán incorporados a la carpeta actual y aumentara las
posibilidades de ventas al departamento.
 Desarrollo de mercado: Mediante esta práctica el marketing detecta nuevos mercados, donde
nuestros productos o servicios, pueden ser comercializados.
 Cuando las ventas son de producto de instalación, los cuales no se compran con frecuencia,
como una red de informática, bajo Unixis, los factores que intervienen en la venta son diferentes
y regularmente son los siguientes:

Alta gerencia, porque cada venta es un logro importante.

Especialistas y técnicos, quienes conocen a fondo el producto.
Representantes de ventas y servicio al cliente.
Representantes del fabricante.

En todo caso y sin importar la naturaleza de la venta, el proceso de planeación es parte vital del
proceso administrativo. Cuando se está planificando, se trata de refinar constantemente la misión de la
compañía, se fijan las metas y objetivos, generales y específicos, que conduzcan a obtener el
cumplimiento de la misión de la empresa, la cual es normalmente diseñada, por las más altas esferas
jerárquicas de la empresa.

La planeación varía en cuanto a su duración dependiendo del nivel de la empresa que se esté
planificando. Por ejemplo, la presidencia planifica en periodos de uno a cinco años, mientras que las
ventas se planifican trimestral, mensual o hasta semanalmente.

El proceso de planeación cuenta con pasos fundamentales que son los siguientes:

1. Análisis de la situación: En éste, tenemos que estudiar las características del mercado, el costo
de ventas, la competencia, la mezcla promocional, los factores políticos y los de la macro-
economía que puedan afectar a la empresa, además de cualquier otra variable que pueda
afectar nuestros pronósticos de ventas.

2. Fijar metas y objetivos:

Determinar el potencial del mercado: Significa definir el máximo de ventas posible en el
mercado estudiado.
Pronóstico de ventas: Esto es tomar en cuenta el potencial del mercado y nuestra
participación para estimar las posibles ventas.
Seleccionar estrategias: Mediante este proceso se escogen las tácticas y estrategias
necesarias para obtener los resultados esperados.
Desarrollar actividades
Presupuestar
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Crear el plan: Es cuando finalmente elaboramos el documento detallado del plan de

ventas.
Controlar el plan: Esta última fase es la más importante, porque de ella depende el éxito
de los esfuerzos realizados en la planificación y durante el control, podemos determinar
posibles fallas en los procedimientos y tomar las medidas a lugar para corregirlas.

Controles y reportes

Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la
empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o
distorsiones en relación con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

 Por volumen total de las mismas ventas.

 Por tipos de artículos vendidos.

 Por volumen de ventas estacionales.

 Por el precio de artículos vendidos.

 Por clientes.

 Por territorios.

 Por vendedores.

 Por utilidades producidas.

 Por costos de los diversos tipos de ventas.

Bibliografía

Torre Francisco de la. Administración Hotelera primer curso: División Cuartos. México: Editorial Trillas
2000.

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/controlelibeth.htm

http://www.galeon.com/henderlabrador/hender_archivos/geren_ven.pdf