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FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

PROYECTO COLABORATIVO

CASTELLANOS BLANCO JULY CRISTINA Cód. 1611020151


BAUTISTA VALBUENA MICHELL CRISTINA Cód. 1321640058
ACUNA ORTIZ DANIEL ANDRES Cód. 920011221
QUINTERO SASTOQUE DIEGO FERNANDO Cód. 1611025214

ESTUDIO DEL CASO


‘PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL METODO PARA EL PROCESO DE DISTRIBUCION DE MERCANCIA
PARA LA EMPRESA DUPREE’

BERNAL LOPEZ ANDRES FELIPE


PRACTICA APLICADA TECNOLOGIA EN LOGISTICA-[GRUPO2]

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO


FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS
INGENIERÍA INDUSTRIAL
2019-1

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FACULTAD DE INGENIERÍA Y
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PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Contenido
Introducción ................................................................................................................................................. 3
Objetivo Principal ......................................................................................................................................... 4
Objetivos Específicos .................................................................................................................................... 4
Justificación .................................................................................................................................................. 5
Área del conocimiento ................................................................................................................................. 6
Descripción de la Empresa ........................................................................................................................... 6
Tipo de Empresa ........................................................................................................................................... 6
Estructura Organizacional ............................................................................................................................ 7
Organigrama ................................................................................................................................................. 7
Antecedentes: Marco teórico ...................................................................................................................... 7
Evolución DUPREE ........................................................................................................................................ 8
Principios ...................................................................................................................................................... 9
Misión ........................................................................................................................................................... 9
Visión ............................................................................................................................................................ 9
Propósito 9
Concepto venta directa 10
Proceso Despachos 11
Diagnóstico de la situación ........................................................................................................................ 13
Metodología ............................................................................................................................................... 15
Cronograma ................................................................................................................................................ 17
Recursos Físicos .......................................................................................................................................... 18
Flota de vehículos....................................................................................................................................... 18
Análisis de herramientas tecnológicas y de infraestructura del modelo de Entregas. ............................ 19
Bibliografía.................................................................................................................................................. 22

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Introducción

Una de las grandes tendencias que hoy en día las personas a nivel mundial buscan es ser
independientes para poder manejar con flexibilidad el manejo de sus tiempos y alternar sus actividades
cotidianas como es el hogar y estudios profesionales; una de las formas que encuentran para cumplir
este objetivo son las ventas por catálogo donde pueden generar un ingreso mensual para suplir con las
necesidades básicas de los seres humanos.

Pero con el desarrollo de esta actividad se encuentra una gran problemática como es el tiempo de
entrega de los productos en las áreas rurales de difícil acceso teniendo en cuenta que la compañía debe
mantener sus márgenes de utilidad y debe realizar sus envíos en volúmenes altos evitando sobre costos.

Basados en el conocimiento adquirido durante el desarrollo de la carrera de Ingeniería Industrial, nos


enfocaremos en la problemática que se presenta en el área de transporte de la empresa DUPRÉE una
compañía de venta de productos por catálogo, dedicada a distribuir productos de belleza y de moda
para el público en general.

Es por esto por lo que es necesario efectuar un plan de acción efectivo que ayude a solucionar la
metodología a seguir donde no se vea afectado los clientes en la entrega de los productos solicitados,
optimizando la gestión en términos de rapidez, credibilidad, disponibilidad y capacidad de servicio
evitando tener problemas entre el punto de distribución y los puntos de destino.

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Objetivo Principal

Proponer el desarrollo de un plan de acción para el área de distribución y logística de DUPREE, con el fin
de mejorar el cumplimiento en la entrega de pedidos y brindar un mejor servicio al cliente.

Objetivos Específicos

▪ Determinar la interrelación de los factores que intervienen en la asignación de rutas y vehículos


para la distribución de los productos comercializados por el operador logístico definiendo los
parámetros a usar en la propuesta.

▪ Generar los grupos de clientes según la ubicación y distancia del operador logístico, que se
beneficien del enrutamiento de vehículos y distribución de productos de Dupree permitiendo la
generación balanceada de rutas.

▪ Establecer rutas alternativas que permitan minimizar costos de transporte, representados en la


reducción del recorrido y el número de vehículos necesarios para la distribución de los
productos de Dupree en las zonas de difícil acceso minimizando tiempos de entrega.

▪ Analizar los principales factores que determinan las causas por las cuales el área de estudio
presenta deficiencias.

▪ Observar y modificar los procesos en los cuales se presentan fallas que impiden abastecer la
demanda del mercado en el tiempo acordado, minimizando los costos para la empresa,
comprendiendo las funciones logísticas dentro de la empresa y su integridad con la
organización.

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Justificación

Hoy en día, el entorno es muy dinámico y la competencia es cada vez más fuerte para las
organizaciones, por lo cual, para que una empresa logre mantenerse en el mercado y crezca, es
necesario que su estructura interna esté claramente definida para que los procesos que lleva a cabo
tengan un orden y una razón de ser, encaminándolos a la consecución de su misión y visión corporativa.

Solamente se podrá competir brindando un excelente servicio, calidad en los productos y puntualidad
en las entregas, gracias a una clara definición en las funciones de cada uno de los miembros de la
organización y adicionalmente un trabajo conjunto entre las áreas, logrando sinergia en todos sus
procesos para conseguir una armonía en el desarrollo de los objetivos de la empresa para asegurar una
venta y postventa de alta calidad que le permita obtener gran reconocimiento y posicionamiento en el
mercado.

Se requiere una trazabilidad en línea (tracking) desde el inicio de procesos de facturación, embalaje y
despacho de los pedidos hasta la entrega final de la asesora, todo esto mediante sistemas de
información que nuestras asesoras y transportistas puedan tener el conocimiento del estado de sus
solicitudes que garantice una ventaja competitiva en el mercado de la venta directa.

Los costos en una operación logística constante como es la venta por catálogo es difícil de presupuestar,
lo que se requiere es tener aliados que tengan el control de los costos de operación, contando con sus
infraestructuras y determinando la carga que tendrán con la operación de industrias Inca y que puedan
responder a las demandas solicitadas así eliminando los cuellos de botella que se dan por la falta de
compromiso de algunos operadores que no cumplen con las estrategias de mercado planteadas.

El presente proyecto es de gran importancia tanto para los investigadores como para la DUPREE, ya que
el tema que se desarrolla demuestra cómo la logística le proporciona una posición estratégica, un alto
grado de productividad y por ende de competitividad, lo que puede hacer que la compañía sea líder en
su mercado y crezca cada día más, teniendo como premisa la satisfacción del cliente.

El estudio se aplica al proceso que determina el óptimo cumplimento de los pedidos de los clientes, con
el fin de encontrar los puntos críticos y crear planes de acción que permitan la solución del problema
planteado, partiendo de un diagnóstico general, y siguiendo con un orden de actividades donde se
involucra el análisis de cada uno de los cargos, su respectiva evaluación y control, y el correcto
cumplimiento de las funciones.

De esta manera, se propone como herramienta de diagnóstico, analizar y observar la forma como se
llevan a cabo las actividades del área logística utilizando la observación directa a las personas
involucradas dentro del proceso de cumplimiento de pedidos y las causas que lo retrasan. Lo anterior

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permitirá a los investigadores, contrastar los diferentes conceptos administrativos con el fin de crear
una ventaja competitiva para la empresa y una evolución a nivel interno mejorando el clima
organizacional.

Área del conocimiento

De acuerdo con la agrupación que se hace de los programas académicos y teniendo en cuenta cierta
afinidad en los contenidos y campo específico a trabajar en esta investigación, el área del conocimiento
a trabajar es: Ingeniería, Arquitectura, Urbanismo y afines. (CNA, 2018) , desde la Tecnología en Logística
la cual promueve “la generación e implementación de proyectos de desarrollo tecnológico, que den
soporte a las actividades de aprovisionamiento, almacenaje, transporte y distribución en la cadena de
abastecimiento” (GranColombiano, 2011) Nuestro proyecto se enfocara en dicha área partiendo en los
procesos de logística y distribución dentro de la empresa DUPREE, donde se realizara análisis y
presentación de soluciones a la problemática de distribución de mercancías en las áreas de difícil acceso,
se pretende poner en práctica todos los conocimientos adquiridos dentro de esta Tecnología,
desarrollando las competencias y adaptándola a la solución de problemáticas con la implementación de
herramientas de distribución dentro de la cadena de suministro. La cadena de suministro es la
preparación y distribución de un elemento o producto para su venta, “Es considerada un subsistema
dentro del sistema organizacional de una empresa. Incluye la colaboración y coordinación con los socios
del canal o el flujo de transmisión de los insumos o productos, sean proveedores, intermediarios,
funcionarios o clientes. Integra la oferta y la demanda dentro y fuera de una empresa” (Velez, 2017), por
lo cual es una parte importante para trabajar dentro del proyecto ya que se pretende garantizar la
distribución entrega de la mercancía en provincias y áreas lejanas, donde actualmente los tiempos de
entrega y costos están elevados.

Descripción de la Empresa
Nombre De La Empresa: Dupree
Razón Social: INDUSTRIAS INCA S.A.S

Tipo de Empresa
Sector al que pertenece: Venta directa por catalogo

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Estructura Organizacional

La compañía cuenta con más de 1.200 empleados contratados directamente por la compañía,
adicionalmente tenemos 108.000 asesoras activas a nivel nacional las cuales no tienen un contrato
directo con industrias Inca.

Organigrama

Antecedentes: Marco teórico

DUPRRE es una empresa dedicada a desarrollar la más sencilla y prospera alternativa de negocio,
entregando un portafolio amplio de productos, con la mejor relación precio beneficio. Es una compañía
de venta directa que cuenta con:

 Un catálogo nuevo cada campaña.


 Crédito cada 21 días,
 19 campañas al año y muchas formas de ganar.

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Evolución DUPREE

1956 Nació como Industrias INCA, una compañía dedicada a la fabricación de fantasía fina y
precolombina, llegando a ser los líderes del mercado nacional y comercializando los productos a nivel
internacional; Proveíamos a importantes compañías en sus líneas de joyería y es así como surge Azzorti
para comercializar por medio de la venta directa las colecciones más innovadoras en el mercado de
fantasía fina.

1997 Adopto el nombre de INCA INTERNACIONAL, ampliando su portafolio con la línea de fragancias,
maquillaje, accesorios, ropa exterior, nutricionales y DUPREE hogar.

1999 Se consolido bajo el nombre de DUPREE, fortaleciendo el sistema de comercialización,


consolidando una gama de productos para toda la familia y ofreciendo la mejor oportunidad de negocio
para nuestras asesoras y la mejor alternativa de producto por calidad y precio para nuestros clientes.

2008 En este año iniciaron un proyecto ambicioso para construir el centro de distribución logístico
más innovador, y en el 2010 la compañía consciente de la necesidad de ampliar su capacidad logística y
de servicio, se dio a la tarea de poner en funcionamiento su nuevo CEDI, ubicado en Funza –
Cundinamarca, con el espacio, estructura y tecnología que garantice una entrega oportuna y eficaz
como parte del compromiso, solidez y mejoramiento continuo.

2009 Han ampliado su marco de acción a nivel internacional y DUPREE desde el año 2009 cuenta con
operación en Perú, teniendo un crecimiento asombroso que los llena de optimismo y entusiasmo para
seguir generando oportunidades nuevas a miles de personas que también esperan ser parte de la familia
DUPREE.

2012 Incursiono en Ecuador, alcanzando ventas exitosas y logrando un gran desarrollo y crecimiento
en este país.

2013 Entra en operación una un nuevo centro productivo en la ciudad de Medellín, contando con
máquinas de alta tecnología y un equipo profesional que permite a esta compañía ser productor de la
Ropa que lanza en el catálogo.

Actualmente DUPREE cuenta con 5 líneas de productos en su catálogo, que ya se encuentran


posicionadas no solo en Colombia, sino a nivel internacional en Perú y Ecuador logrando exitosamente
que esta compañía crezca año tras año.

Fuente: Compañía DUPREE

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Principios

 Nuestras relaciones se construyen con base en el conocimiento profundo del otro, desde la
integridad, la honestidad y el respeto.
 Nuestra evolución se basa en la búsqueda de una ejecución impecable, en el mejoramiento
continuo, y en el conocimiento del entorno competitivo.
 Nunca podemos dejar de aprender y tenemos que ser extremadamente flexibles y rápidos para
adaptarnos a condiciones cambiantes.
 La clave de nuestro éxito es contar con personas idóneas, coherentes y altamente
comprometidas.
 La rentabilidad, el crecimiento y el desarrollo sostenibles son requisitos básicos en todas
nuestras actividades.

Misión
Respaldamos el crecimiento integral de la mujer, nos apasiona la realización de sus sueños y la mejora
de su nivel de vida y el de su familia.
Trabajamos en equipo para ofrecerle una oportunidad de negocio propio en el que la calidad de
producto, el servicio y la calidez en el trato son el sello diferenciador y la garantía de éxito.

Visión
Ser la compañía de venta directa No. 1 de moda y hogar que brinda la mejor oportunidad de negocio y
desarrollo integral para la mujer con productos de excelente relación calidad-precio.
En el 2019 tendremos presencia en 5 de los países de Latinoamérica en donde tengamos la oportunidad
de destacarse en nuestro foco de negocio en el menor tiempo y con la menor inversión posible.

Propósito

La empresa DUPREE Asume el trabajo con convicción y siguiendo los valores que orienten sus
actividades diarias como personas y como empresa lo que les permite ser una de las empresas
preferidas para trabajar como asesor (a) independiente en el país.
Para la empresa DUPREE es muy importante tener en cuenta los siguientes propósitos:
▪ Mantener el crecimiento del volumen de ventas
▪ Asegurar un entorno adecuado para el crecimiento sostenible

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▪ Fortalecer la cultura organizacional


▪ Implementación de la clase mundial
▪ Participación total del mercado
▪ Seguir creciendo en el mercado a través de un amplio portafolio de productos de calidad.
▪ Mejorar en prácticas de optimización de costos y productividad

Concepto venta directa


La venta directa es un canal de distribución y comercialización de productos servicios directamente a los
consumidores. La fuerza de la venta directa radica en su independencia, servicio a los consumidores y
dedicación hacia el desarrollo empresarial siendo así un promotor para el desarrollo personal y
organizativo ya que se llega a un beneficio mutuo y continuo ya que no se necesita un establecimiento
como tal para efectuar la venta llegando así al cliente de una forma personalizada haciendo
demostraciones de los productos capturando las necesidades haciendo que tome la mejor decisión para
finalizar su compra.

La empresa Dupree maneja ventas por catálogo y se manejan los siguientes productos

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Proceso Despachos

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Diseño
Hemos diseñado este contenido, para contactar a la empresa Dupree a través del Compañero Diego
Fernando Quintero quien trabaja en la empresa DUPREE, la cual nos permite acceder a su parte
administrativa en el área de logística para analizar el caso que se les presentó en el año 2.018, en el área
de negocio de venta directa de moda y Hogar. Para lo cual Contrataron a la empresa INDUSTRIAS INCA
como parte del plan estratégico para identificar y solucionar el problema presentado en la empresa
Dupree. Teniendo en cuenta que es un proyecto que garantizara grandes logros en la compañía se
decidió aportar al proyecto algunas de las ideas que se mencionan en el trabajo esto con el fin de que la
toma de decisiones sea acertada.

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Diagnóstico de la situación
Respecto a la información recolectada la empresa DUPREE ve la importancia y la necesidad de iniciar
una investigación que permita mejorar el funcionamiento del área de distribución y logística que agilice
todos sus procesos y que permita llevar de forma eficiente el producto al consumidor. Estos procesos se
relacionan con el embalaje, almacenaje, transporte y distribución; para ofrecer a los clientes la
mercancía en el lugar indicado, en el momento correcto, en el tiempo preciso y a precios competitivos.
DUPREE presenta una ineficiencia en el cumplimiento de la entrega de pedidos a sus clientes, lo que
causa inconformidad por parte de ellos reflejándose en el número de reclamos, quejas y devoluciones.

En este momento existe un problema en cuanto a la entrega de mercancía en puntos de difícil acceso
para las trasportadoras en ciertos lugares de Colombia ya que la compañía está presente por ventas de
catálogo en todo el país. La falta de camiones para el ingreso a puntos de difícil acceso, los horarios de
disponibilidad de los transportistas, desconocimiento de la marca a la que se está trabajando, son
errores complejos que se presentan en empresas como Dupree que tienen un gran volumen de
mercancía por entregar a diferentes puntos del país. Las fallas operacionales para realizar las entregas
ocurren cuando las empresas optan por contratar transportistas informales en este caso Servientrega es
quien presta el servicio de entrega, pero no tiene la suficiente cobertura y esto hace que el producto
llegue con bastante tiempo de tardanza a su lugar de destino.

La empresa obtiene pérdidas tanto monetarias como de imagen, por demoras para la distribución y por
las devoluciones de mercancías. Es necesaria la implementación de estrategias adecuadas dentro de la
empresa, que permitan el control de todas las actividades, encontrando las fallas y dando solución a
cada una de ellas, por medio de la evaluación de cargos y el estudio de tiempos y movimientos para la
totalidad del proceso.

El área de la empresa en que se enfocará la investigación será la de despachos y entregas y lo que se


busca minimizar él es el efecto de ‘última milla’ que corresponde a el proceso final de entregar el pedido
de una tienda online/física a su comprador. El tiempo que transcurre desde que la mercancía sale del
último punto de distribución (almacén, tienda, centro de distribución…) hasta que llega al lugar de
entrega, es el último de toda la cadena de distribución.

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Se analizan los indicadores de gestión y se realizan encuestas de satisfacción de nuestras asesoras por
las zonas con más PQR para determinar las falencias que estamos presentando en la operación diaria.

Si se lleva a cabo una distribución física adecuada se logrará un óptimo nivel de servicio, el cual se
determina por el número de días que pasan desde el momento en que se realiza el pedido hasta la
entrega de mercancía. Este sistema reduce la proporción de pedidos atrasados en un nivel determinado.
“Son muchos los elementos que constituyen el nivel de servicio al cliente; algunos de ellos son:

▪ Disponibilidad de productos.
▪ Proporción de existencias agotadas.
▪ Frecuencia de las entregas.
▪ Seguridad de las entregas

El proceso que conduce a la formulación del pedido de producción se puede resumir como sigue:

1. Obtener todas las especificaciones (planos, materiales, calidad y cantidad requeridos).


2. Esbozar los posibles métodos de producción que puedan emplearse y hacer una primera
estimación acerca de cuál es el que hay que seleccionar.
3. Determinar la secuencia de operaciones y planificarlas detalladamente, incluyendo el uso de
instrumentos de producción y transporte.
4. Obtener los tiempos operativos requeridos. 5. Elaborar un programa general de producción.
5. Preparar una tarjeta de ruta.
6. Comprobar la exactitud del tiempo concedido a la máquina y elaborar una hoja de instrucciones.
7. Preparar los esquemas de carga de las máquinas.

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8. Preparar la ficha de operaciones, las necesidades de materiales, instrumentos y planos, la


verificación y demás factores del pedido de producción.

Después de obtener el diagnóstico se procede al análisis de la eficiencia. Se aplica a un par,


actividad/eficiencia, es decir, a una actividad crítica, examinada bajo el atributo de eficiencia bien
determinado. Este análisis implica la búsqueda de las causas, es decir, los factores que influyen sobre
esta eficiencia de esta actividad. Después de realizar esta búsqueda se procede a realizar un plan de
acción que permita la solución de estos “puntos críticos” que están causando fallas en el proceso
logístico.

Metodología

En el marco de la problemática que atraviesa la empresa DUPREE se propone un procedimiento


establecido para este tipo de contingencias. Las decisiones tomadas en este lapso o periodo de tiempo
deben ser guiadas de acuerdo con los movimientos resultados desarrollados durante la investigación y
plasmadas de acuerdo al cronograma. Así mismo, se deben tener en cuenta los datos del cálculo y
proyección los productos en rotación, envíos a zonas rurales, etc. Es vital que el proyecto permita
cumplir con los objetivos de la práctica, como cumplir la demanda de cada municipio, sino que también
permita a la empresa tener rentabilidad y ganancias.
Para ello se propone los siguientes pasos:

IDENTIFICACIÓN
Y ANALISIS DE
LA
PROBLEMÁTICA

IDENTIFICAR
ENTREGA FINAL,
CRITERIOS EN LA
SOLUCIÓN
TOMA DE
IMPLEMENTADA
DECISIONES

PRESENTACIÓN
ANÁLISIS DE
Y ALCANCE DE
ALTERNATIVAS
ALTERNATIVAS:

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 Identificación Y Análisis De La Problemática: Se realiza visita a la planta de DUPREE con el fin de


investigar y revisar las instalaciones y maquinarias existentes, así como los procesos de
producción y sus tiempos.
 Identificar Criterios En La Toma De Decisiones: Teniendo claro los factores hallados en la
primera visita a la planta se desarrollara la problemática y propuesta a realizar a las directivas de
DUPREE, mediante reuniones.
 Análisis De Alternativas: Se desarrollara una segunda visita a la planta con el fin de evidenciar
alternativas respecto a la producción que se desarrolla y su envió a las diferentes zonas rurales,
identificando posibles aliados de transporte.
 Presentación Y Alcance De Alternativas: Se desarrollara la reunión con el equipo de trabajo con
el fin de exponer los posibles aliados en transportes y solución a la problemática planteada,
estableciendo la presentación a realizar en la planta DUPREE y realizar prueba piloto.
 Entrega Final, Solución Implementada: Se tomaran resultados de prueba piloto y se entregara
último informe a la empresa con hallazgos, conclusiones y sugerencias a implementar en él
envió y comercialización de sus productos.

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Cronograma
A continuación, daremos a conocer las actividades que se desarrollaran en nuestro equipo de trabajo.

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Recursos Físicos

Como implementación a la mejora contamos con 52 transportistas a nivel nacional, los cuales cuentan
con bodegas estructuradas y con los principios de calidad y Seguridad industrial requeridos por la
compañía.

Nuestros transportistas cuentan con todo tipo de vehículo para realizar el debido reparto de los pedidos,
sumando el recurso humano que realice la labor con el mayor servicio al cliente, ya que son nuestros
voceros frente a las asesoras.

Flota de vehículos

El operador debe contar con la suficiente flota de vehículos con modelos actuales para las entregas que
se realicen a nivel urbano y poblaciones de Antioquia y soporten la operación y monitoreados en tiempo
real con un control propio que opera las 24 horas del día.

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El operador contara con el personal suficiente, idóneo y capacitado, capaz de interactuar en cada uno de
los procesos de recibo, y entregas priorizando el buen trato a los productos y cada una de las asesoras al
momento de la entrega. También debe contar con un servicio al cliente de alta calidad capaz de realizar
seguimiento a los envíos y brindar información y apoyo a cada uno de los canales involucrados en la
operación de recibo y entrega.

Análisis de herramientas tecnológicas y de infraestructura del modelo de


Entregas.
Para este modelo los recursos que utilizaran nuestros operadores para la garantizar la entrega
determinadas como el recibo, bodegaje, despacho, entrega y seguimiento a cada uno de los pedidos
enviados desde Industrias Inca SAS.
Se implementará una plataforma vía web en la cual nuestros transportistas y asesoras contaran con el
recurso tecnológico, que les brindara la información detallada de la trazabilidad de los pedidos.

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Mediante de una app la cual se usará con sistemas operativos Android y iOS nuestros transportistas nos
notificaron el proceso de entrega de cada pedido, con esta herramienta realizaremos un tracking seguro
y eficiente.

Consiste en tener el registro de las entregas realizadas por los transportistas en línea, donde ellos
mismos suministran la información a la hora de realizar la entrega del pedido a las asesoras.
Actualmente esta información se puede suministrar solo de manera online (a tiempo real) con uso de
WI-FI o datos móviles, una mejora que se desea implementar es el funcionamiento de la app de forma
offline para que cuando el transportista tenga acceso a una conexión de Internet, la app suba los datos a
la plataforma de forma automática.

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La aplicación por medio de la información suministrada genera indicadores que se visualizan por medio
de gráficas, llevando un control de la campaña actual.

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Bibliografía
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14. Documento PDF

Repository.lasalle.edu.co. (2019). [online] Available at:


http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/3667/00780109.pdf?sequence=1
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