Problema: Falta de mecanismos de control formales en el área de planeación de

proyectos
El objetivo de este trabajo es exponer la importancia de contar con mecanismos de control
formales en el área de planeación de proyectos, ya que mediante la implementación de
estos mecanismos de control se cumplen los objetivos que se plantea la empresa, se
aplican métodos para que los empleados realicen sus actividades eficientemente. Así
mismo, optimizar los recursos con los que cuenta la empresa, logrando distribuir las
funciones y actividades, aplicando la responsabilidad de cada rol en la empresa y así echar
andar a la empresa bajo un estado de control eficiente.

Los mecanismos de control no son un fenómeno abstracto, sino que están definidos
mediante lo que una empresa quiere controlar y el resultado que este debe arrojar. De lo
anterior surge la necesidad de definir que son los mecanismos de control. Para Theo
Haimann (2005) control es el proceso de verificar para determinar si se están cumpliendo
los planes o no, si existe un progreso hacia los objetivos y metas. El control es necesario
para corregir cualquier desviación (pág. 85) y como mecanismo según Minoaria Santaolaya
(2003) el conjunto de elementos que tienen como fin realizar una función y obtener un
resultado (pág.3). Para George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando
a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la
ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Conjugando estos dos términos ahora podemos manejar que los mecanismos de control,
son ese conjunto de elementos que nos permitirán determinar si se está cumpliendo con lo
planeado y en todo caso que no fuera así, podemos identificar en donde hay desviación y
tomar las medidas necesarias para corregirlo.

El contar con mecanismos de control ayuda a optimizar los recursos de la empresa,

de manea que las actividades que se realicen sean bajo los objetivos que ha
establecido la empresa. Aun cuando la empresa sea pequeña y cuente con poco
personal y sus procesos sean mínimos, debe estar establecido las actividades que
se realizan, como deben de hacerse y el resultado que se debe obtener. Esto con
el fin de delimitar los problemas que surgen en el desempaño de las actividades,
aplicando herramientas formales para pedir los resultados.
Buscando dar soporte a los objetivos de este proyecto, se consideran temas tales
como: estructura empresarial, manual de procedimientos, división del trabajo,
medición del desempeño y estándares aplicados.

Estructura organizacional
Aplicando una estructura organizacional adecuada se logra que cada área de la
empresa sepa que funciones les toca realizar, el nivel de toma de decisiones que
tiene y quien encabeza el área y quienes forman el equipo. Permite crear la división
de actividades entre los miembros de la empresa buscando alcanzar los objetivos.
El contar con una estructura organizacional formal que es contar con un
organigrama escrito nos garantizar que la empresa deja por asentado la forma en
que se trabaja en la empresa, con sus puestos y jerarquías bien delimitadas, para
evitar con funciones y problemáticas.

Según Agustín Reyes Ponce –en Much Galindo-organización es la estructura de las

relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su
máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

Al contar con una buena estructura organizacional se tienen los siguientes

beneficios:
 Optimización del recurso humano.
 Buena comunicación entre las diferentes áreas.
 Solución de problemas adecuada.
 Contención de problemas.

Toda esta estructura que maneja la empresa se implanta de acuerdo a las

necesidades que se tienen y buscando cumplir con los objetivos planteados.
Manual de procedimiento

De acuerdo con DuhatKizatus los manuales de procedimiento son “un documento

que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre
historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la menor ejecución del trabajo”. (DuhatKizatus, 2007). Un manual
de operación busca que en cada procedimiento que se realice en la empresa este
bajo un estándar, considerar aquellos elementos que hacen que este proceso sea
de calidad, que se cuente con un reporte formal para poder interpretar los resultados
y tomar decisiones sobre los hechos.
Una empresa al crear o modificar su manual de procedimiento debe tomar todos
los procesos, desde que inicia en la creación de su productos hasta que lo termina,
este análisis debe darse de forma minuciosa porque nos aporta esos elementos que
debemos considerar para definir cada proceso, como la forma correcta en que se
debe realizar, el tiempo promedio y el costo en recursos que se tiene.

División del trabajo

Contando con una división del trabajo se logra delimitar actividades del personal,
esto se proyecta como capacidad para realizar sus actividades, eficiencia en realizar
labores y con el esfuerzo adecuado. La empresa se plantea buscar la
especialización del personal para que se apliquen los mecanismos de control con
los que cuenta la empresa, por lo que la empresa debe plantearse muy bien como
la dividir el trabajo, que resultados son los que quiere alcanzar.

Medición del desempeño

El evaluar el desempeño de los trabajadores es un elemento muy importante para
una empresa, porque ayuda a establecer estrategias en busca de la eficacia, la idea
fundamental es mejorar el desarrollo integral del trabajador a través de estrategias
de acción que aplica el jefe, con la finalidad de pulirlo y que logra la especialización.

Para la evaluación del desempeño se toman como elementos los siguientes:

  Conducta.
 Solución de problemáticas presentadas.
 Efectividad.
 Desarrollo del trabajador de forma individual.
 Trabajo en equipo.
 Habilidades y destrezas.

El resultado obtenido de estas evaluaciones desempeño es de acuerdo a las

conductas que presento el personal en el tiempo de la evaluación, el resultado es
en base a los objetivos que se cumplieron. Por lo que es importante que el trabajador
conozca los objetivos que se espera que cumpla, que se le capacite adecuadamente
y que la empresa cuente con incentivos si el trabajador aprueba con calificación
aceptable.

Estándares aplicados
Un estándar es una regla de medida o de requisitos que deben cumplir un proceso,
con el fin de asegurar que cuenta con calidad. Estos requisitos pueden hacer
referencia a procesos como a productos, el manejar un estándar es cumplir con las
necesidades de fabricantes, consumidores, investigadores, instituciones de
certificación e inspección. El no cumplir las normas establecidas implica que el
proceso o producto no cuenta con las medidas necesarias para estar en el mercado
y sobre todo encarar a la competencia.

Dependiendo del giro de la empresa si es un producto o servicio la empresa debe

contar con sus estándares, los beneficios son que al aplicar un estándar en su
mayoría nos dicen en que consiste, como se aplica y que resultado debemos tener,
sobre todo para que el producto o servicio sea aceptado por el mercado. Un ejemplo
es el estándar CE que se maneja en la unión europea, el cual debe estar presente
en todos los productos electrónicos, ya que sin esta certificación no se puede
comercializar en todos los países que integran ese bloque económico.

Por otro lado el manejo de estándares hace que la operatividad de la empresa sea
cuadrada, es decir que ya cuenta con todos sus procesos definidos, lo cual no da la
posibilidad de a interpretaciones erróneas.
Programa de trabajo

Un plan de trabajo es llevar a cabo una actividad en cuestión, el cual nos permite
tener una planificación y la gestión de los recursos que intervienen, al tener varios
procesos involucrados en una actividad el programa de trabajo es importante tener
bien establecidos que se va hacer, con qué y quienes participan. El programa de
trabajo en una empresa establece objetivos, los cuales la empresa establece de
acuerdo a la meta que se quiere cumplir con esa actividad.

Un buen programa de trabajo está enfocado y es realista, es decir no establecer

objetivos inalcanzables, que la información y datos que se establecen se puedan
conseguir de acuerdo a la actividad o periodo que se tienen presupuestado, nos
evitamos la improvisación, ya que al contar con una guía, cada paso tiene una guía
que seguir, no hay cabida para el “que hago ahora”. Por otro lado si surge un
imprevisto podemos volver a nuestro programa de trabajo y decidir qué acción
vamos a realizar.