I D C A N A L Y S T C O N N E C T I O N

Raymond Boggs
Vicepresidente, Investigación de Pymes

Mickey North Rizza

Vicepresidenta, ERP y Comercio Digital

Las empresas pequeñas y medianas ponen el

sistema de ERP en el centro de sus estrategias
de transformación digital
Enero de 2018

La transformación digital está cambiando fundamentalmente el valor del software de planificación de recursos
empresariales (ERP) , lo que les permite a las empresas transformar la toma de decisiones y mejorar los resultados
de negocio. Esta transformación alienta a los negocios a repensar sus estrategias tecnológicas, y eso incluye ir más
allá de los sistemas de ERP y back-office heredados. Nuevas fuentes de innovación y creatividad para mejorar las
experiencias y los resultados financieros están preparando el camino hacia el software de ERP en la nube. Las
pequeñas y medianas empresas han puesto los sistemas de ERP en la nube en el centro de sus recorridos de
transformación debido a la capacidad de la tecnología para alcanzar los objetivos de rendimiento del negocio.

SAP ha formulado las siguientes preguntas a Ray Boggs, vicepresidente de Investigación de Pymes de IDC,
y a Mickey North Rizza, vicepresidenta de Investigación de ERP y Comercio Digital, en representación de
los clientes de SAP.

P. ¿Cuándo la transformación digital requiere la actualización de un sistema de ERP en uso o la

adquisición de un sistema de ERP por primera vez? ¿Qué necesidades críticas deben impulsar
las decisiones de inversión?

R. Las necesidades fundamentales de un cambio de negocio a medida que una empresa crece, aunque
esto no siempre sea obvio para la empresa. En el caso de las pequeñas empresas, la gestión con hojas
de cálculo y una contabilidad básica se torna inadecuada y más difícil de sostener a medida que la
organización se expande y se vuelve más compleja. Las empresas medianas y grandes con un sistema
de ERP tradicional enfrentarán retos similares. A medida que las empresas expanden las operaciones
y ubicaciones, una cantidad creciente de empleados necesitarán transparencia, visibilidad e información
en tiempo real en una variedad de dimensiones de rendimiento.

Los enfoques que posiblemente hayan funcionado en el pasado ya no son adecuados debido a que
se necesitan más herramientas de gestión en toda la empresa. Existe la necesidad de un “punto único
de verdad” y de supervisión más allá de las hojas de cálculo y sistemas funcionales múltiples y
dispares. Un indicador clave de que una firma ha excedido su capacidad tecnológica actual es cuando
se torna difícil conectar los datos entre las funciones, lo que hace que obtener una visión integral de las
operaciones de negocio se convierta en un desafío. Esta incapacidad y la frustración que genera
le señalan claramente a la gerencia la falta de coordinación efectiva entre los procesos. Las islas
de funciones de las líneas de negocios necesitan estar conectadas (RR. HH., finanzas, compras,
cadena de suministro, etc.). Las empresas exceden la capacidad de las soluciones simples cuando la
resolución de problemas se torna más compleja y, como resultado, son más reactivas a los problemas
de rendimiento interno o de soporte al cliente externo en lugar de ser proactivas a la hora de anticipar

US43477418
 y abordar problemas potenciales. Este es un indicio claro de que se necesitan recursos efectivos.
Lamentablemente, es posible que añadir más personal a un problema solo complique las cosas.
Sin embargo, la transición a un sistema de ERP ayudará a la empresa a identificar los problemas
y a gestionar los cambios en todo el negocio, lo que le permitirá a la empresa pasar de una cadencia
de negocios reactiva a una proactiva que gestiona resultados en lugar de problemas.

Las transacciones comerciales son fundamentales para el éxito de una empresa, por supuesto, y las
firmas que participan activamente en la economía digital pueden apreciar que un sistema de ERP es
más que un sistema de registro. Las organizaciones de hoy necesitan transacciones sin fricciones,
funcionalidades de pedido instantáneo y mayores niveles de relación mientras se enfocan externamente
en cumplir con los requisitos del cliente en tiempo real, en cualquier momento y lugar. Utilizar un
sistema de ERP moderno lleva a una empresa más allá de los procesos internos hacia una visión
que incluye a proveedores y clientes.

El objetivo, conforme a lo que sucede con la transformación digital, es convertirse en una empresa
proactiva y perspicaz que toma decisiones en tiempo real, con un impacto positivo sobre la rentabilidad
y los futuros ingresos. El software de ERP ofrece funcionalidades integrales que acompañan a ese
objetivo. Le permite a una empresa en crecimiento integrar y gestionar métricas de rendimiento clave
para una efectividad máxima. Las empresas de todos los tamaños necesitan un sistema de ERP que
crezca con ellas, y el sistema indicado lo hará, independientemente del punto de entrada y la posición
de ciclo de vida de la empresa.

P. Con la transformación digital en mente, ¿cuáles son los beneficios de un sistema de ERP,
especialmente a corto plazo y con impacto inmediato?

R. La mejora de los procesos de negocio y de la gestión es el principal beneficio de un sistema de ERP

efectivo. Sin embargo, también es importante pensar en el grupo más grande de interesados y en
los diferentes destinatarios, tanto internos como externos. Toda la cadena de valor es significativa para
mejorar un negocio, aumentando la participación de mercado y mejorando la rentabilidad a corto y largo
plazo. La conexión de los procesos de negocio de punta a punta en la cadena de valor reduce las
superposiciones en procesos y plazos, lo que genera mayor eficiencia.

Los principales clientes de las pequeñas y medianas empresas normalmente tienen requisitos de
rendimiento que hacen que un sistema de ERP efectivo sea esencial para obtener y retener negocios.
Es fundamental comprender los requisitos del cliente y los puntos de intersección de una organización
para gestionar las expectativas del cliente. Los sistemas de ERP le permiten a una empresa gestionar
los requisitos del cliente al tiempo que satisfacen todo el espectro de sus necesidades. En el caso de las
empresas con requisitos del cliente más simples, llevar el registro del estado de los pedidos, del inventario
y de los proyectos puede allanar el camino para la adquisición de nuevos negocios al tiempo que se
mejora el rendimiento del negocio.

De una manera similar, es posible que los proveedores de una empresa estén buscando mayores
niveles de relación de una manera más automatizada, quizá incluso con incentivos de precios. Tener
la capacidad para colaborar y resolver problemas es de suma importancia; conectar esa capacidad
con el sistema de ERP moderno lo hace mucho más eficiente tanto para el comprador como para el
proveedor. Tener la capacidad de brindar información esencial para el éxito de los proveedores y
clientes ayudará a fortalecer las relaciones y los resultados de negocio para todos los participantes.
IDC cree que existe la posibilidad de que la presión y la consolidación de la cadena de suministro haga
que la información reunida por los sistemas de ERP sea cada vez más valiosa (y que la compensación
valga la pena) no solo para la empresa, sino también para los proveedores que trabajan con ella.

P. ¿Cuáles son los “puntos críticos” que aborda una solución de ERP efectiva?

R. El estrés que causa el creciente ritmo de los cambios en el entorno competitivo está alentando
a las firmas a repensar su utilización de los recursos de gestión e informe. Y lo mismo ocurre con
el crecimiento del negocio a medida que las firmas avanzan hacia el siguiente nivel de tamaño,
complejidad y obligaciones de rendimiento.

2 ©2018 IDC
 Las decisiones de expansión internacional o de posibles fusiones y adquisiciones también pueden
imponer nuevas demandas sobre los recursos organizativos. Algo tan básico como trabajar con
múltiples divisas y requisitos legales localizados (incluidos los impuestos) puede ser especialmente
desafiante. Las empresas, en parte debido a su éxito, pueden sentir que el negocio se está descontrolando,
en especial si los diferentes sistemas han evolucionado con el paso del tiempo. Esto puede revelarse
como una dificultad para cerrar los libros de manera puntual, una incapacidad para conectar los
resultados financieros con el inventario o una incapacidad para presentar rápidamente el estado de
resultados, el balance general y la situación del efectivo.

La necesidad de un “punto único de verdad” también puede aparecer con el paso del tiempo en las
firmas en crecimiento, donde pueden existir múltiples fuentes de información que se ensamblan de
manera independiente. La capacidad para coordinar y alinear múltiples flujos de información de una
manera que sea compatible con el crecimiento (es decir, una solución escalable) es esencial si los
gerentes deben comprender y guiar las operaciones.

Además, las empresas de todos los tamaños pueden enfrentar la falta de información estratégica
impulsada por datos al momento de tomar decisiones e identificar oportunidades y riesgos potenciales.
Pueden verse desafiadas con procesos manuales tediosos y, a veces, repetitivos que ralentizan a los
empleados y, en última instancia, obstaculizan el flujo de efectivo. Las organizaciones también pueden
enfrentar nuevos requisitos que sobrepasan los límites de las soluciones y las herramientas de TI
existentes.

Tener múltiples procesos para la misma información en todo el negocio implica tener que gestionar
el flujo de información dos veces, recreando así datos y auditorías adicionales de los procesos de
negocio. Un punto único de verdad, transparente para toda la organización, elimina los flujos de trabajo
redundantes y le permite a la organización pasar rápidamente a decisiones basadas en hechos.

P. ¿De qué manera el sistema de ERP puede actuar como el centro del recorrido de transformación
digital, un marco para avanzar de cara al futuro?

R. Las encuestas de IDC muestran que la gran mayoría de las pequeñas y medianas empresas de todo
el mundo prefieren desarrollarse gradualmente sobre la base de los recursos actuales donde sea posible,
incluso mientras aplican soluciones nuevas e innovadoras para mejorar el rendimiento del negocio. Las
soluciones de ERP pueden actuar como un marco efectivo para aquellos que añaden un sistema de este
tipo por primera vez, como así también para aquellos que actualizan y añaden soluciones incrementales,
como gestión de RR. HH. o CRM. Algunas soluciones de ERP personalizadas para el mercado medio
pueden incluso adquirirse como una suite integrada que incluye módulos de RR. HH. o CRM que pueden
“activarse” a medida que la empresa crece o cuando se necesite para ayudar a mejorar la coordinación
mientras se evita la disrupción (otra de las preocupaciones clave que las pequeñas y medianas empresas
citan al realizar importantes inversiones tecnológicas). En el caso de los usuarios que utilizan un sistema
de ERP por primera vez, esta funcionalidad puede ayudar a determinar la eficacia futura de una inversión
a fin de asegurarse de que las funcionalidades puedan añadirse en el momento indicado.

La transformación digital efectiva debe ser una realidad estratégica a nivel de toda la empresa y de la
junta directiva para las empresas que deseen permanecer relevantes o mantener o mejorar su posición
de liderazgo en el mercado. Los negocios digitalmente transformados tienen un conjunto repetible de
prácticas y disciplinas utilizadas en nuevos negocios, tecnología de la tercera plataforma, aceleradores
de innovación y modelos operativos para disrumpir negocios, clientes y mercados en búsqueda de
rendimiento y crecimiento para el negocio.

La economía digital ha alentado a los negocios a enfocarse en el front-office y en la experiencia de

cliente. Para muchos, los esfuerzos de transformación digital son incompletos debido a este énfasis en
el front-office. A medida que la economía digital progresa, queda claro que el sistema de ERP está en el
centro de las estrategias efectivas de transformación digital, lo que significa que muchas organizaciones
ahora deben mejorar su back-office para estar a la altura de las nuevas funcionalidades de front-office.

©2018 IDC 3
P. ¿Cuáles son las opciones de implementación del sistema de ERP y cuáles son los beneficios
de los diferentes enfoques?

R. Hay dos opciones de implementación principales para el sistema de ERP: soluciones on-premise
y soluciones en la nube. El software on-premise se instala localmente, en los equipos y servidores
propios de una empresa. El software en la nube se aloja normalmente en los servidores de un
proveedor tecnológico y se accede a él a través de un navegador web.

En la mayoría de los casos, las soluciones on-premise son consideradas gastos de capital como
un cargo de licencia perpetua por única vez con tarifas recurrentes para soporte, capacitación y
actualizaciones. Además, si se personaliza algún flujo de trabajo, es posible que las actualizaciones
también requieran personalización. Las soluciones on-premise, a menudo preferidas por las grandes
empresas, pueden requerir considerables inversiones iniciales en software y hardware. Las grandes
empresas suelen personalizar sus flujos de trabajo y desean tener un mayor control sobre los procesos
de despliegue e implementación del sistema de ERP.

A las soluciones en la nube se las suele considerar gastos operativos. Como tienen un menor costo inicial
en comparación con la inversión inicial sustancial de las opciones on-premise, las soluciones en la nube
se han convertido en el método de implementación del sistema de ERP moderno preferido de una
creciente cantidad de organizaciones de todos los tamaños. El software en la nube puede ofrecer
un sistema de ERP ágil, flexible, configurable, de rápida implementación y escalable. Las pequeñas
y medianas empresas se encuentran con que ahora tienen la capacidad para adquirir e implementar
sistemas de ERP en la nube, lo que permite que sus negocios se expandan y crezcan rápidamente.

Las soluciones en la nube también son atractivas debido a su capacidad para actualizar y mejorar
continuamente los recursos. Las mejoras de software pueden compartirse automáticamente de manera
que todos utilicen las versiones más recientes, y la conectividad de los recursos en la nube también
garantiza que todos trabajen desde las mismas fuentes de datos críticos.

La mayoría de las pequeñas empresas y más del 90% de las empresas medianas de los Estados
Unidos utilizan ahora soluciones en la nube, y esta práctica a nivel mundial está alcanzando niveles
similares. Si bien la nube alguna vez fue atractiva fundamentalmente por su bajo precio (el modelo de
“pague solo por lo que usa”), su atractivo real y actual es su fácil implementación, gestión efectiva y
capacidad para integrar recursos al entorno de TI actual de una firma. Por estas razones, las soluciones
de ERP en la nube tienen un atractivo particular.

P. ¿Qué rol puede cumplir el sistema de ERP, particularmente su versión en la nube,

en la preparación de mi firma para el futuro?

R. El sistema de ERP ayuda a mejorar las operaciones básicas, por supuesto, ya que mantiene a las
empresas organizadas y brinda un marco para el crecimiento. Pero también posibilita la innovación
y una competitividad más sólida a largo plazo.

Las encuestas de IDC revelaron un firme compromiso con la inversión en innovación entre las empresas
medianas, con el presupuesto de TI promedio asignado a procesos operativos (60%) y a procesos de
innovación y transformación (40%). Esto es similar a lo que IDC descubrió entre las firmas más grandes,
pero muy diferente respecto de las más pequeñas, que dedican una porción más grande de sus gastos a
“mantener las luces encendidas” en el corto plazo. Las empresas medianas también esperan que
el resultado de sus gastos mantenga su relación durante los próximos dos años. Este compromiso con
la innovación y el soporte a las operaciones actuales son precisamente lo que recomienda IDC —una
visión táctica y estratégica que prepare el camino hacia el éxito a largo plazo—.

El sistema de ERP puede cumplir un papel importante en este éxito, optimizando las operaciones que
mejorarán tanto la posición competitiva como la flexibilidad a largo plazo. Las pequeñas y medianas
empresas no solo están compitiendo contra las firmas más grandes de su industria, sino también contra
el mayor rendimiento de cualquier empresa con la que pueda trabajar un cliente (como Amazon) que
puede brindar información al instante, como el estado de un pedido y la ubicación de los envíos en
tránsito. En el caso de las empresas con contacto directo con los clientes, la capacidad para mejorar
los recursos orientados al cliente será cada vez más importante. Las soluciones de ERP en la nube

4 ©2018 IDC
 conectadas con el comercio electrónico y otras funcionalidades pueden ayudar a optimizar el proceso
de transacciones on-line. Mejorar los procesos de back-office y presentarles una experiencia de
front-office efectiva a los clientes serán una parte esencial del éxito para la relación con el consumidor
y con el negocio en la economía digital.

La economía digital requiere que el sistema de ERP en la nube brinde soporte a la innovación y a
los cambios en los procesos de negocio más simples y consumibles para toda la organización.
Por ejemplo, los paquetes de software de ERP en la nube son cada vez más inteligentes con aspectos
cognitivos como machine learning, deep learning, procesamiento de lenguaje natural y analítica
avanzada sobre la base de grandes conjuntos de datos curados y, en muchos casos, usando una IU
de asistencia para navegar y descubrir información estratégica. Estas soluciones de ERP en la nube
y que incorporan inteligencia les permiten a los usuarios establecer rápidamente procesos y decisiones
de negocio impulsados por datos y con mayor impacto, reducir el tiempo de obtención de valor y
mejorar significativamente la capacidad para generar más ingresos, flujo de efectivo y crecimiento
rentable. Además, como factor fundamental para la rentabilidad, se produce la reducción de los costos
operativos debido a la simplificación de las tareas rutinarias, la eliminación de los errores humanos,
la automatización de los procesos de negocio básicos y la eliminación de la necesidad de desgloses,
extracciones de datos y análisis adicionales.

La transformación digital ha cambiado la manera en que las empresas operan debido a que pueden
hacer negocios en cualquier momento y lugar. La nube les abre a las empresas la oportunidad de hacer
negocios en todo el mundo, en todo momento. Las pequeñas y medianas empresas han puesto a los
sistemas de ERP basados en la nube en el centro de su recorrido de transformación digital porque
ahora pueden operar su negocio como si fueran grandes —y con incluso más eficiencias y menos
frustraciones—.

A C E R C A D E E S T O S A N A L I S T A S

Ray Boggs tiene una trayectoria variada en las industrias de la comunicación, de la informática y de la automatización de oficinas
así como en la investigación sobre consumidores y canales. Administra la práctica de investigación de IDC sobre pequeñas y
medianas empresas (pymes). Como parte de su trabajo, el Sr. Boggs dirige investigaciones, proyecciones y análisis de mercado
para productos y servicios de tecnología avanzada diseñados para pequeñas empresas (de menos de 100 empleados) y
medianas empresas (100–1000 empleados, con información adicional sobre empresas con hasta 5000 empleados).

Mickey North Rizza es vicepresidenta del programa para la práctica de investigación de IDC sobre aplicaciones empresariales y
comercio digital. Lidera un equipo de analistas responsables de la cobertura de IDC de las aplicaciones empresariales de última
generación, incluidos ERP, finanzas, compras, proyectos de automatización de la cadena de suministro y gestión del portafolio,
gestión de activos empresariales, planificación de recursos de servicios (SRP) y software relacionado de soluciones basadas
en proyectos y la red de negocios de comercio digital.

S O B R E E S T A P U B L I C A C I Ó N
Esta publicación fue producida por IDC Custom Solutions. La opinión, los análisis y resultados de investigación que se presentan aquí
surgen de una investigación más detallada y de un análisis independiente conducido y publicado por IDC, a menos que se detalle el
patrocinio de un proveedor específico. IDC Custom Solutions pone a disposición contenido de IDC en una amplia gama de formatos
para la distribución por parte de varias compañías. Una licencia para distribución de contenido de IDC no implica adhesión u opinión
acerca de la licencia.
C O P Y R I G H T Y R E S T R I C C I O N E S
Toda información de IDC o referencia a IDC que se vaya a usar para publicidad, comunicados de prensa o materiales promocionales
requiere autorización previa por escrito de IDC. Para pedidos de permiso, contáctese con la línea de información de IDC Custom
Solutions llamando al 508-988-7610 o escribiendo a gms@idc.com. La traducción y/o localización de este documento requiere
una licencia adicional de IDC.
Para obtener más información sobre IDC, visite www.idc.com. Para más información sobre IDC Custom Solutions, visite
http://www.idc.com/prodserv/custom_solutions/index.jsp.
Oficinas centrales: 5 Speen Street Framingham, MA 01701 EE. UU. Tel.: 508-872-8200 Fax: 508-935-4015 www.idc.com

©2018 IDC 5