GESTI�N DOCUMENTAL

Se busca dar a conocer la gesti�n documental, no solo desde el punto de

vista actual, sino logrando mostrar un poco su origen, adem�s se comenta la
importancia que alcanza actualmente dentro y fuera de las organizaciones
p�blicas y privadas, no solo en la ordenaci�n y correcto uso de las
operaciones archiv�sticas, sino tambi�n al facilitar la difusi�n de los fondos
archiv�sticos a sus usuarios directos.
Para dar inicio se dar� una serie de conceptos relacionados a la gesti�n
documental con lo que se busca ubicarnos en el contexto del tema que
estaremos tratando a lo largo de este trabajo.
Podemos decir entonces que, �La gesti�n documental abarca el ciclo de vida
completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente
que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas
unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en funci�n
de su valor testimonial o hist�rico como fuente para el conocimiento de la
trayectoria de la Universidad.� (Universidad de M�laga. Archivo General.
2006).
Por otro lado se comenta que la gesti�n documental seg�n Fern�ndez Gil,
Paloma (1999) �pretende abarcar desde la elaboraci�n de los documentos
hasta su servicio, pasando por su organizaci�n y descripci�n.�
Seg�n el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de
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siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los
documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el
principio de procedencia.
Para cualquier organizaci�n la gesti�n documental es un gran reto, que tarde
o temprano tendr�n que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones
obsoletas y poco actualizadas. Es un reto dif�cil, ya que es necesario
realizar tareas como auditoria de informaci�n y gesti�n electr�nica de
documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas est�n
capacitadas.
Muchos autores, entre ellos, Doyle Murielle y Myriam Mej�a esta de acuerdo
en que la gesti�n documental o gesti�n de documentos fue concebida en
Estados Unidos, alrededor de la d�cada de los 50, fue muy aceptada dentro
de ese pa�s y fue reconocida de forma oficial a mediados del siglo XX. La
Gesti�n Documental revolucion� toda la pr�ctica archiv�stica que se ven�a
realizando hasta entonces, ya que introduce el ciclo vital de los documentos
de lo cual no se conoc�a hasta ese momento, demostrando una interconexi�n
entre las diversas etapas o procedimientos que se aplican a los archivos
personales o institucionales.
Al finalizar la segunda guerra mundial como todos saben, se produjo un
explosi�n de informaci�n, esto debido a la b�squeda de superioridad
tecnol�gica por parte de los pa�ses, principalmente Estados Unidos y la
extinta Uni�n Sovi�tica, esta eclosi�n lleg� a punto tal que surgen
problemas relacionados con la gran cantidad de documentos, de papeles, que
se estaban produciendo, es a ra�z de esto que la gesti�n documental pudo
posicionarse m�s r�pidamente en el seno de las organizaciones en Estados
Unidos y otros pa�ses que sufr�an de exceso de documentos, lo que permiti�
reducir, y organizar toda esta documentaci�n, partiendo del ciclo vital de
los documentos y respetando siempre el principio de orden original y el
principio de procedencia.
Para implementar la gesti�n documental dentro de cualquier organizaci�n es
necesario contar con un programa de gesti�n documental que nos permita
lograr la transici�n sin mayores dificultades, para los empleados, y para la
organizaci�n. Myriam Mejia [et al]. En su Gu�a Para La Implementaci�n De
Un Programa De Gesti�n Documental (2005) define el programa de gesti�n
documental como �el conjunto de instrucciones en las que se detallan las
operaciones para el desarrollo de los procesos de la gesti�n documental al
interior de cada entidad, tales como producci�n, recepci�n, distribuci�n,
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tr�mite, organizaci�n, consulta, conservaci�n y disposici�n final de los
documentos�
Es decir, un programa de gesti�n documental puede ser entendido como un
conjunto de instrucciones que se les indican a cada departamento dentro de
la organizaci�n, estas instrucciones est�n relacionadas con la correcta
implementaci�n de las operaciones archiv�sticas que se realicen en cada
departamento, con el fin, que en l�neas generales se manejen los documentos
de igual forma en los diferentes departamentos, facilitando as� la gesti�n
documental dentro de la organizaci�n.
Al implementar o elaborar un programa de gesti�n documental se buscan
alcanzar una serie de objetivos, como lo comenta Myriam Mejia (2005)
entre los que se pueden mencionar:
-Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos
dentro de cualquier instituci�n p�blica o privada.
-Buscar la racionalizaci�n y control de la producci�n documental, bas�ndose
en los procedimientos archiv�sticos, con el fin de evitar la producci�n de
documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean
conservados por m�s tiempo del necesario o el reglamentario.
-Hacer una reglamentaci�n en cuanto al tipo de materiales y soportes de
calidad que se empleen, todo en busca de la preservaci�n del medio
ambiente.
-Permitir la recuperaci�n de informaci�n de una forma mucho m�s r�pida,
efectiva y exacta.
-Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organizaci�n como
verdaderas unidades de informaci�n �tiles no solo para la administraci�n
sino tambi�n para la cultura.
Para la puesta en marcha de un programa de gesti�n documental es
necesario tener unas consideraciones b�sicas, como lo comenta Myriam
Mejia (2005), podemos resumirlas diciendo que estas consideraciones son
de tres tipos, Administrativas se enfoca, en la administraci�n de la
empresa, en aspectos como la transparencia, el aprovechamiento de
materiales, y la eficiencia de la administraci�n. Econ�micos, se refiere a la
evaluaci�n del ahorro que genera la gesti�n de documentos, al evitar la
conservaci�n de documentos innecesarios y el buen aprovechamiento de los
recursos destinados para la gesti�n documental.
En el mismo orden de ideas la autora antes mencionada, comenta que son
necesarios una serie de aspectos en cuanto a la planeaci�n de �ste programa
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de gesti�n documental, entre los que menciona el diagn�stico, los requisitos
t�cnicos y los requisitos administrativos.
El Diagn�stico es entendido como la b�squeda e identificaci�n de problemas,
oportunidades y objetivos, as� como el an�lisis y evaluaci�n de las
necesidades de informaci�n y mantenimiento del programa, adem�s de
planes de mejoramiento y planes de contingencia.
Los Requisitos T�cnicos, se refieren a los instrumentos con los que se
cuentan para llevar a cabo este programa documental, como pueden ser
manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, tablas de
valoraci�n documental y tablas de retenci�n documental entre otros.
VENTAJAS QUE PRODUCE LA IMPLEMENTACI�NDE LA GESTI�N
DOCUMENTAL
La aplicaci�n de un programa de gesti�n documental permite un incremento
exponencial de la productividad empresarial, ya que facilita la ubicaci�n y el
manejo de la informaci�n adem�s que reduce en gran medida, el exceso de
documentos que generalmente se conservan en las organizaciones y que no
son importantes para la misma. Ibai Sistemas (2005), comenta algunas de
estas ventajas de la siguiente forma
�- Reducci�n del tiempo de consulta de un documento en papel.
- Reducci�n del tiempo de consulta de documentos electr�nicos.
- Reducci�n de los costes de archivado
- Reducci�n de la recuperaci�n de un documento.
- Acceso concurrente a un documento.
- Mejora de atenci�n a los clientes.
- Reducci�n de costes legales.
- Reducci�n de costes de acceso a la documentaci�n.
- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gesti�n documental
espec�ficos.
- Incremento en la satisfacci�n de los usuarios internos.�
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BIBLIOGRAF�A
*Fern�ndez Gil, Paloma. Manual de Organizaci�n de Archivos de Gesti�n en
las Oficinas Municipales. Granada: CEMCI, 1999. (http://
www.cemci.org/archivos.pdf)
*Ibai Sistemas. (2003). [P�gina Web en L�nea]. Disponible en:
http://www.ibaiintranets.com/articulos/10_ventajas_de_implantar_un_sistema_de_gesti
o
n_documental.php. [Consultada el: 16-Diciembre-2006].
*Mej�a Miriam y otros. Gu�a para la implementaci�n de un programa de
gesti�n documental. Santaf� de Bogot�: Archivo General de la Naci�n, 2005.
(http://www.archivogeneral.gov.co/agora/getfile.php3?key=1138129812&site
=agn&bn=agn_privadoagn)
*Universidad de M�laga. Archivo General. (2006). [P�gina Web en L�nea].
Disponible en: http://www.uma.es/archgeneral/4.htm. [Consultada el: 10-
Enero-2007].
*V�squez, Manuel. Manual de Selecci�n Documental. Santaf� de Bogot�:
Archivo General de la Naci�n de la Republica de Colombia, 1992.