Consecutivo: CE-GAE-RFC-0197-2018.

Cartagena de Indias D.T.H. y C.; Enero 02 de 2019.

Señores:
REFINERÍA DE CARTAGENA S.A – REFICAR.
Ing. Luis Ernesto Franco.
Administrador del Contrato.
Ing. Álvaro García.
Gestor del Contrato.

REFERENCIA: Informe final de soporte a disposición final de materiales (versión

1)

Cordial Saludo.

Por medio de la presente, hacemos entrega formal de CD que contiene:

1. Archivo en formato PDF: “Informe de soporte a disposición final de materiales”

2. Archivo en formato PDF: “Actas de disposición final”
3. Archivo en formato Word por código: “Fotografías de material para disposición final”
4. Archivo en formato Excel: “Matriz de actas por código”

Contrato No.966377 – Prestación del Servicio Integral de Gestión de Inventarios.

Cordialmente,

RENÉ ARTURO RAMIREZ GONZALEZ.

Gerente.
Gestión y Auditoria Especializada LTDA.- G.A.E

1
“INFORME FINAL DE SOPORTE A DISPOSICIÓN FINAL DE MATERIALES
(VERSIÓN 1)”

OBJETO DEL CONTRATO:

“PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE GESTIÓN INTEGRAL DE INVENTARIOS”
CONTRATO No.966377

PRESENTADO POR:
GESTIÓN Y AUDITORÍA ESPECIALIZADA LTDA – GAE.
Rene Ramírez González.
Gerente.

PRESENTADO A:
REFINERÍA DE CARTAGENA S.A.S – REFICAR.
Ing. Luis Ernesto Franco.
Administrador del Contrato.
Ing. Álvaro García.
Gestor del Contrato.

CARTAGENA DE INDIAS, D.T.H. Y C.

REFINERIA DE CARTAGENA – COLOMBIA.
ENERO 02 DEL 2019.

2
 Tabla de Contenido

1. Objetivos. .............................................................................................................................................. 5
1.1 Objetivo General. ......................................................................................................................... 5
1.2 Objetivos específicos. ............................................................................................................ 5
2. Alcance. .................................................................................................................................................. 6
2.1 Metodología..................................................................................................................................... 7
3. Estadísticas de actas de deterioro ....................................................................................... 11
3.1 Resultado de líneas por estado. ........................................................................................ 11
3.4 Resultado de líneas por características de seguridad del material ............. 13
3.5 Resultado de cantidad de líneas por características de seguridad del
material ........................................................................................................................................................ 13
4. Conclusiones ..................................................................................................................................... 14

3
 Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1.Mapa actual Bodega de químicos Reficar S.A.S ................................................................................. 6

Ilustración 2.etiqueta de disposición final .............................................................................................................. 7
Ilustración 3.acta de disposición final de materiales .............................................................................................. 8
Ilustración 4.Matriz de seguimiento actas de deterioro....................................................................................... 10

Tabla de Gráficas

Grafica 1.Análisis de líneas por estado vencido y mal estado .............................................................................. 11

Grafica 2.Análisis de cantidad de materiales con estado vencido, mal estado .................................................... 11
Grafica 3.Análisis de las marcas de materiales vencidos y en mal estado que predominan................................ 12
Grafica 4.Análisis de la cantidad de líneas existente según las características de seguridad ............................. 13
Grafica 5.Análisis de las cantidades de líneas por características de seguridad de los materiales vencidos y en
mal estado ............................................................................................................................................................ 13

4
 1. Objetivos.
1.1 Objetivo General.

Soportar a REFICAR S.A.S en los procesos de disposición final de materiales teniendo

en cuenta el anexo 3 del contrato: “Alcance y especificaciones técnicas” numeral 3.5.

1.2 Objetivos específicos.

 Soportar a REFICAR S.A.S en los procesos de despacho y organización para subasta

de materiales.

 Identificar los materiales de la bodega de químicos que se encuentren vencidos y

en mal estado.

 Realizar actas de deterioro a los materiales de la bodega de químicos vencidos y en

mal estado.

5
 2. Alcance.

Realizar soporte a REFICAR S.A.S en las actividades de disposición final de las áreas de

almacenamiento, así mismo la realización de las actas de deterioro de los productos

químicos vencidos y en mal estado que se encuentran ubicados en la bodega de químicos.

Ilustración 1.Mapa actual Bodega de químicos Reficar S.A.S

6
 2.1 Metodología.

Teniendo en cuenta las instrucciones de REFICAR S.A.S, se soporta la elaboración de actas

de disposición final teniendo en cuenta lo siguiente:

 Determinación de materiales ubicados en la bodega de químicos vencidos y en mal

estado.

 Inspección en campo y organización por productos de las líneas con estado vencido

y en mal estado.

 Se realiza marcación de disposición final por código:

Ilustración 2.etiqueta de disposición final

7
 Se realiza acta de disposición teniendo en cuenta formato de REFICAR S.A.S:

Ilustración 3.acta de disposición final de materiales

1 2

5 6
7

8 9

10
11
12

13

14

15

16 17 18

Y las instrucciones para diligenciamiento siguientes:

1. Fecha: corresponde al día en que se realiza el acta de deterioro.

2. Acta N°: corresponde al consecutivo de cada acta.

3. Descripción: características físicas del material de acuerdo con el sistema de

información (SAP).

4. Área de almacenamiento: lugar donde se encuentra ubicado físicamente el

material.

5. Incompatibilidades: características de seguridad del material (inflamable,

peligroso para la salud, irritante, corrosivo).

8
 6. Estado: atributo que denota la inspección física del

teniendo en cuenta lo establecido en el anexo 3 del contrato: “alcance y

especificaciones técnicas” (vencido, mal estado, bueno, sin fecha de

vencimiento, averiado).

7. Rombo: si el material posee o no el pictograma de la peligrosidad del material

en su empaque.

8. Marca: empresa que fabrica el material.

9. Serial: numero de inventario otorgado por el fabricante.

10. Código SAP: código asignado por el sistema de información (puede ser ECR o

GAE).

11. U.M: unidad de medida del material teniendo en cuenta el sistema de

información SAP.

12. Cantidades correspondientes: cantidad por ubicación del material.

13. Cantidad total: sumatoria de las cantidades correspondientes (numeral 12).

14. Comentarios y observaciones: cualquier información de interés con respecto a

las características del material.

15. Participantes: nombre, cargo y firma del personal que hace parte de la

inspección física.

16. Elaboro: persona que elabora el acta por parte de GAE.

17. Reviso: persona que revisa el acta por parte de REFICAR.

18. Aprobó: persona que aprueba el acta por parte de REFICAR.

 Se realiza una matriz de actas de deterioro el cual contiene información como: Fecha

de realización del acta, numero de acta, código, descripción del material, número

de líneas, cantidades, cantidad total, unidad de medida, estado, área de

almacenamiento, ubicación, tipo de material, incompatibilidad, rombo, marca ,

9
serial y comentarios. Lo anterior con el fin de llevar un control

de las actas realizadas y aprobadas por REFICAR S.A.S

Ilustración 4.Matriz de seguimiento actas de deterioro

10
 3. Estadísticas de actas de deterioro

Se realiza análisis con los siguientes resultados:

3.1 Resultado de líneas por estado.

Grafica 1.Análisis de líneas por estado vencido y mal estado

LINEAS POR ESTADO

450
400
350
300
250
200
150
100
50
0
MALESTADO VENCIDO
Total 9 395

3.2 Resultado de unidades de materiales por estado.

Grafica 2.Análisis de cantidad de materiales con estado vencido, mal estado

CANTIDADES POR ESTADO

50.000,00

40.000,00

30.000,00

20.000,00

10.000,00

0,00
MAL ESTADO VENCIDO
Total 188,00 43.810,00

11
 20
30
40
60
70
80

10
50

0
1
NOV

6
ABB
ALFA
AMERCOAT
BARRERAEPOXICGAL…
BASF

1 1 1 2 1
BAYER

35
CARBOLINE
CHESTERTON
CHEVRON
CHICO
CLEANSER
CMP
CORONA

1 1 1 1 2 1 1
CORTEC 10
CRC
CSI
DIVERSEY
DRAGER
DURAL
EUCO
FERRO
GELANTIBACTERIAG…
HEAVYDUTY
HENKEL
2 1 1 2 3 1 1 1 1 4

HILTY
47

INTERNATIONAL
JENNE
3 2

KLUBER
17

LOCTITE
MAGNAFLUX
MASTERPROTECT
MORGAN
1 1 3 1

NANPAC
13

PINTUCO
3.3 Resultado de líneas por marcas predominantes

52

PPG
PRO-GREEN
PV.MINERALES
RAPIDEX
1 1 1 1

REDHIGHT
44

RIDGID
LINEAS POR MARCA

ROYALDIAMOND
S/M
SANTIZER
1 1 2 2

SEALANT
18

SHERWINWILLIAM
2

SIGMA
67

SIKA
12

SINMARCA
6

SOLARIS
SPRUHKLEBER
STARPLAST
Grafica 3.Análisis de las marcas de materiales vencidos y en mal estado que predominan

STEELRED
SUMA
TARGUARD
TERINSA
TERPEL
THERMALCERAMICS
THERMON
THINNERCUÑNEAN
TOXEMENT
TREMCO
TRI-…
ULINE
UNIFRAX
VERSICO
VULKEM
1 1 1 1 2 2 1 1 2 1 1 1 1 1 1 2 1 1

TEMPRO
Total

12
 3.4 Resultado de líneas por características de seguridad del material

Grafica 4.Análisis de la cantidad de líneas existente según las características de seguridad

LINEAS POR INCOMPATIBILIDAD

350
300
250
200
150
100
50
0
MATERIALIRRI
PELIGROSOPA
CORROSIVO INFLAMABLE IRRITANTE NORMAL PELIGROSO TANTEOPELIGR
RALASALUD
OSO
Total 1 311 37 10 28 6 11

3.5 Resultado de cantidad de líneas por características de seguridad

del material

Grafica 5.Análisis de las cantidades de líneas por características de seguridad de los materiales vencidos y en mal estado

CANTIDADES POR INCOMPATIBILIDAD

45.000,00
40.000,00
35.000,00
30.000,00
25.000,00
20.000,00
15.000,00 Total
10.000,00
5.000,00
0,00
MATERIALIR PELIGROSOP
INFLAMABL
CORROSIVO IRRITANTE NORMAL PELIGROSO RITANTEOPE ARALASALU
E
LIGROSO D
Total 16,00 40.511,00 995,00 172,00 1.059,00 223,00 1.022,00

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 4. Conclusiones

Al finalizar la Ejecución de las actividades del plan preservación básica, a la fecha del

presente informe, Gestión y Auditoría Especializada Ltda. – GAE, concluye:

 Con base a las estadísticas realizadas de los estados de los materiales ubicados

en la bodega de químicos, al 38,96% de las líneas de esta área se les debe

realizar disposición final. Lo anterior corresponde a 404 líneas de 1.037 líneas

totales y 43.998 unidades de 77.410 unidades totales en esta bodega.

 De las 404 líneas identificadas para disposición final, el 2,23 % (correspondientes

a 09 líneas) se encuentran en mal estado y el 97,77 % (correspondientes a 395

líneas) se encuentran vencidas.

 De acuerdo a las características de seguridad del material, el 76,98 % de las

líneas para disposición final está catalogada como material inflamable, esto

corresponde a 311 líneas de las 404 líneas para disposición.

 La disposición final de estos materiales se hace necesario teniendo en cuenta la

cantidad significativa de materiales que se encuentran catalogados como

inflamables y que se encuentran almacenados a la intemperie con temperaturas

que sobrepasan los 30° C; Además de que muchos de estos materiales se

encuentran con empaques deteriorados, lo cual podrían generar un impacto

negativo al medio ambiente si no se toman los controles necesarios.

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