ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

RUBEN DARIO IBARGUEN ORTEGA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CURSO VIRTUAL

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

MAYO, 2019
 INTRODUCCION

La importancia de los archivos se remonta desde los principios de la escritura; es decir desde el

inicio de la humanidad misma, esto nos demuestra lo importante que ha sido para la evolución

cultural, social, política y científica. Ya que los archivos se recopilan, conservan y difunden

informacion registrada en ellos. Es así como vemos la importancia de los archivos que constituyen

parte esencial de los recursos de informacion de una empresa , entidad pública y privada o de un

país cuanto su documentación se expresa en forma única, el desarrollo histórico de sus funciones y

actividades.
HISTORIA Y EVOLUCION DE LOS ARCHIVOS

Según la historia y evolución de los archivos es tan antigua como la organización social en la

humanidad, sus orígenes podrían remontarse a la aparición de La escritura, los primeros archivos

aparecen con los primeros imperios era una herramienta de control de la población y de la

riqueza en la antigua época y los archivos y los documentos estaban a cargo de los escrivas. Era

una clase de dirigente que se originaban en el servicio de los templos, el archivero era además

inspector de canales

CLASES DE ARCHIVO: En el campo de la informacion un archivo se define como

una agrupación de datos ordenados, los archivos se pueden clasificar de la siguiente forma,según

sus componentes se puede encontrar:

ARCHIVO ACTIVO , ARCHIVO INACTIVO, ARCHIVO DESENTRALIZADO,ARCHIVO PERMANENTE,

ARCHIVOS DE ENTRADA,ARCHIVO DESALIDA,ARCHIVODE SITUACIONAR ,CHIVO CONSTANTE

ARCHIVO HEROICO , ARCHIVO DE MOVIMIENTO , ARCHIVO DE MANIOBRA ,ARCHIVO DIRECTOS ,

ARCHIVO SECUENCIALES

CUALIDADES DEL ARCHIVO: Se definen y se catalogan en unos principios

fundamentales de un archivo y del archivista que son:

Económicos: se obtiene informacion sobre perfiles de una empresa o negocio asi como

cotizaciones o informes de asuntos económicos

Simples: Identifica el contenido de la informacion de manera sencilla

 Tecnicos:se deben registrar situaciones en la toma de decisiones del responsable, para no

delegar equivocadamente al personal técnico del archivo

Funcionales: permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente

Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones

DEL ARCHIVISTA:

Orden: es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos permitiendo

ejercer un control

Responsabilidad: es una tarea de dedicación y actualización

Prontitud: cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente

Cordialidad: El funcionario responsable del archivo debe generar una buena disposición en el

momento de dar informacion

Sigilo profesional: las personas que desarrollen labores administrativas, secretariales, archivista o

en general.

Concentración: la ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para

evitar errores

CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS: Según la ley 594 del 2000 ley general de

archivos título III comprende de 10 Artículos relacionados así:

Articulo7: Archivos de jurisdicción y competencia: Archivo general de la nación, Archivo general

del departamento, Archivo general del municipio, Archivo general del distrito
Articulo8: Archivos territoriales: Orden nacional, Orden departamental, Orden distrital, Orden

metropolitano, Orden municipal, Orden local, Archivos de las nuevas entidades territoriales que

se creen por ley, Archivos de los territorios indígenas

Articulo9: Archivos según la organización del estado: Archivo rama legislativa, Archivo rama

ejecutiva, Archivo rama judicial, Archivo organismo de control, Archivo organismo autónomo

Articulo10: Obligatoriedad de la creación de archivos: La creación de los archivos complementados

en los artículos 8 y 9 de la presente ley así como los archivos de los organismos de control y

organismos autónomos será de carácter obligatorio.

ELEMENTOS DE ARCHIVO: desde los tiempos inmemoriales el hombre a tenido la

necesidad de guardando sus documentos de la mejor manera a ideado en diferente medios por

eso las empresas exigen a las personas encargadas de archivar conozcan y utilicen adecuadamente

los elementos necesarios para esta labor y se pueden clasificar así: Archivador horizontal,

Archivador de gavetas, Archivo escritorio, Archivador auxiliar, Archivador vertical, Archivador

folderama, Archivador para formas de computador.

IMPEMENTOS DEL ARCHIVO: Tarjetero, Clasificador de correspondencia,

Ganchos legajadores, Perforadora, Papelera para archivo, Guias para localización de carpetas,

Marbetes, LEgajadoss de la A a la Z.