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FUNDAMENTOS

ADMINISTRATIVOS
MÓDULO 1: FUNDAMENTOS ADMINISTRATIVOS

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

 Conocer los fundamentos básicos la administración y sus principios.

 Identificar las diferentes etapas del proceso administrativo.

 Conocer los diferentes enfoques de las teorías administrativas.

CONTENIDO

I. FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN ........................................................ 3


I. TEORIA CLASICA ................................................................................................................... 3
II. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA ................................................ 10
III. TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS................................................................. 11
IV. TEORIA DE ADMINISTRACION POR OBJETIVOS .................................................... 13
V. TEORIA DE LA CALIDAD TOTAL ................................................................................... 14
VI. EL PROCESO ADMINISTRATIVO .................................................................................. 16
VII. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS ............................................................................... 23

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INTRODUCCIÓN

Los tiempos han cambiado y con ello han cambio las formas de producción y organización
al interior de las empresas. Lo que era valido a mediados del siglo XX, hoy ha sido
modificado o se encuentra en des uso, los principios de orden productivo, de satisfacción
del cliente y de calidad han modificado sus requerimientos y estándares.

El mundo se enfrenta hoy con fenómenos de globalización que derrumban fronteras


permitiendo un acceso a los nuevos mercados, para lo cual es necesario contar con las
mejores ventajas competitivas, ya que los rápidos avances tecnológicos han dado paso a
la incursión de la humanidad en la sociedad del conocimiento, apoyando así el acceso fácil
a la información desde su fuente primaria, de igual forma los avances comunicativos que
no requieren la presencia física de los interlocutores.

En este momento de la historia es necesario que las personas y empresas que deseen
permanecer en entorno, desarrollen nuevas formas de hacer su trabajo, mediante la
investigación y la innovación de sus procesos.

En este ambiente cambiante solo el mejor preparado es capaz de resistir y sobrevivir, de


igual forma como las empresa y organizaciones se encuentran constituidas con individuos,
a ellos es a quienes se les exigirá un liderazgo para el jalonamiento de los procesos de
innovación, de igual manera deberán desarrollar competencias que puedan en momentos
determinados beneficiar su desempeño y la gestión en su labor.

Para alcanzar los propósitos, los retos y las expectativas que genera este cambio es
necesario alcanzar la mejora continua en los procesos administrativos.

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I. FUNDAMENTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN

Términos como gestión, administración, innovación y estrategia son utilizados cada vez
con mayor frecuencia, en particular en los servicios de salud. Sin embargo, tal vez es más
lo que se habla y se escribe de ellos que lo que se piensa y elabora en profundidad. Existe
muy poco pensamiento organizado sobre las organizaciones del sector salud y muy pocas
cosas novedosas sobre la innovación en ellas.

Para generar conceptos, posiciones y pensamientos administrativos que contribuyan con


un cambio o mejora organizacional en las instituciones o empresas del sector salud, es
pertinente revisar y reflexionar alrededor de las teorías organizacionales de la
administración, entre las cuales se sugieren las
siguientes:

I. TEORIA CLASICA

En la teoría clásica se parte del todo


organizacional y de su estructura para
garantizar la eficiencia en todas las partes
involucradas, sean ella órganos
(secciones, departamentos, etc.), o
personas (ocupantes de cargos y
ejecutores de tareas).

Fayol, ingeniero francés fundador de la


teoría clásica de la administración, parte
de un enfoque sintético, global y universal de la empresa, lo cual inicia la concepción
anatómica y estructural de la organización, que desplazó con rapidez la visión analítica y
concreta de Taylor.
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Henri Fayol (1841 – 1925), fundador de la teoría clásica, nació en Constantinopla y falleció
en París. Vivió las consecuencias de la Revolución Industrial y, más tarde, la Primera
Guerra Mundial. Se graduó en ingeniería de minas a los 19 años e ingreso a una empresa
metalúrgica y carbonífera, donde desarrollo toda su carrera.

Fayol expuso su teoría de la administración en su famoso libros Administración Industrial y


General, publicado en parís en 1926. Fayol estructuró su teoría en cinco puntos, primero,
presentó las seis funciones básicas de la empresa, segundo, aclaró lo que son las
funciones administrativas, definiendo el concepto de administración, tercero, demostró
mediante la proporcionalidad de las funciones administrativas, que la jerarquía se reparte
por toda la empresa y que no son privativas de la alta gerencia, cuarto, diferenció los
conceptos entre administración y organización y quinto, estableció los principios generales
de la administración.

Seis funciones básicas de la empresa.


Fayol parte de la concepción de que toda empresa puede dividirse en seis grupos de
funciones, a saber:

Funciones técnica
(Producción de bienes y servicios de la empresa).

Funciones comerciales (compra, venta o intercambio).

Funciones financieras (relacionada con la búsqueda y gerencia de capitales).

Funciones seguridad (protección y preservación de los bienes y las personas).

Funciones contables (inventarios, registros, balances, costos y estadísticas).

Funciones administrativas (coordinan y sincronizan las demás funciones y están


siempre por encima de ellas.

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Concepto de Administración

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar
como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Definiendo los mismos de la siguiente forma:

Planear Organizar:
Visualizar el futuro y trazar el programa de Construir las estructuras material y social de
acción. la empresa.
Dirigir Coordinar
Enlazar, unir y armonizar todos los actos y
Guiar y orientar al personal.
esfuerzos colectivos.
Controlar
Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas.

Estos elementos de la administración, que constituyen el llamado proceso administrativo,


se hallan presentes en cualquier actividad del administrador y en cualquier nivel o área de
actividad de la empresa.

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Proporcionalidad de las funciones administrativas.

Proporcionalidad de las funciones administrativas.

Según Fayol, la proporcionalidad de las funciones administrativas, se reparten por todos


los niveles de la jerarquía de la empresa y no son privativas de la alta dirección y concluyó
en que:

 La capacidad principal de un obrero es la capacidad técnica.

 A medida que se asciende en la escala jerárquica, la importancia relativa


de la capacidad administrativa aumenta, en tanto que disminuye la de la
capacidad técnica.

 La capacidad principal del director es la capacidad administrativa.


Cuando más elevada sea el nivel jerárquico del director, más necesita
dicha capacidad.

 Las capacidades comercial, financiera, de seguridad y contabilidad tiene


la máxima importancia para los niveles inferiores. A medida que se
asciende, su importancia relativa disminuye y tiende a nivelarse en cada
categoría de agentes.

Diferencia entre administración y organización.

Aunque Fayol reconoce el empleo de la palabra administración como sinónimo de


organización, hace una profunda distinción entre estos vocablos.

Administración: Organización:
Es el conjunto de procesos La organización es estática y limitada ya que se
estrechamente relacionados y unificados refiere sólo al establecimiento de la estructura y
que incluye aspectos que la organización de la forma. A partir de esta diferenciación, la
por sí sola no abarcaría, como es la palabra organización se utilizará con dos
planeación, la dirección y el control. significados:

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Organización como función administrativa y
Organización como entidad social. parte del proceso administrativo (planeación,
dirección, coordinación y control).
En esta acepción, la palabra organización En este sentido, organización significa el acto de
designa cualquier iniciativa humana organizar, estructurar e integrar los recursos y los
intencional comprendida para alcanzar árganos responsables de la administración,
determinados objetivos. establecer las relaciones entre ellos y fijar sus
atribuciones respectivas.

PRINCIPIOS GENERALES DE LA ADMINSTRACIÓN, SEGÚN FAYOL

1.División del trabajo: especialización de las tareas y de las personas para


aumentar la eficiencia.

2.Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar órdenes y el


poder esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la
autoridad e implica el deber de rendir cuentas.

3.Disciplina: depende de la obediencia, dedicación, el comportamiento y el


respeto de las normas establecidas.

4.Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior.


Principio de autoridad única.

5.Unidad de dirección: establecimiento de un jefe y un plan para cada grupo de


actividades que tengan los mismos objetivos.

6.Subordinación de los intereses individuales a los intereses generales: los


interese generales deben estar por encima de los intereses particulares.

7.Remuneración del personal: debe haber una satisfacción justa y garantizada


para los empleados y para la organización, en términos de retribución.

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8.Centralización: concentración de la autoridad en la cúpula de la jerarquía
de la organización.

9.Jerarquía o cadena escalar: línea de autoridad que va del escalón más


alto al más bajo. Es el principio de mando

10.Orden: debe existir un lugar para cada cosa y cada cosa debe estar en su
lugar. Es el orden material y humano.

11.Equidad: amabilidad y justicia para conseguir la lealtad del personal.

12.Iniciativa: capacidad de visualizar un plan y asegurar personalmente su


éxito.

13.Estabilidad del personal: la rotación tiene un impacto negativo en la


eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona
en un cargo, tanto mejor.

Espíritu de equipo: la armonía y la unión entre las personas constituyen


grandes fortalezas para la organización.

Teoría de la organización.

La Teoría clásica formuló una teoría de la organización que considera a la administración


como una ciencia. El énfasis en la estructura lleva a que la organización sea entendida
como una disposición de las partes (organizo) que la constituyen, su forma y la
interrelación entre dichas partes.

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Evaluación crítica de la teoría clásica.
Varías críticas pueden formularse a la teoría clásica:

Enfoque simplificado de la organización formal: los autores clásicos partían del


supuesto de que la simple adopción de los principios generales de la administración, como
la división del trabajo, la especialización, la unidad de mando y la amplitud de control,
permite una organización formal de la empresa, capaz de proporcionar la máxima
eficiencia posible, ignorando la organización informal y los aspectos psicológicos y sociales
del trabajador.

Ausencia de trabajos experimentales capaces de dar base científica a sus afirmaciones


y principios, se considera que la falla más grave de este enfoque es el hecho de que sus
autores no confrontaron la teoría con elementos de prueba: las afirmaciones de los autores
clásicos se diluyen cuando se someten a experimentación. Fayol al igual que Taylor,
fundamentaron sus conceptos en la observación y en el sentido común. Su método es
empírico y concreto, basado en la experiencia directa y el pragmatismo.

El mecanicismo del enfoque, que le valió el nombre de teoría de la máquina, los


modelos administrativos de Taylor y Fayol corresponden a la división mecanicista del
trabajo, en la cual la división de las tareas es la base del sistema; de ahí la importancia de
que el obrero sepa mucho respecto de pocos aspectos.

Enfoque incompleto de la Organización y la visualización de la organización como si


ésta fuera un sistema cerrado. Las críticas hechas a la teoría clásica no desvirtúan el
hecho de que a ella debemos las bases de la teoría administrativa moderna.

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II. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION CIENTIFICA

1. PRINCIPIO DE PLANEAMIENTO:

 Sustituir en el trabajo el criterio individual del operario, la improvisación y


la actuación empírico-práctica por los métodos basados en
.
procedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia,
mediante la planeación del método

2. PRINCIPIO DE PREPARACIÓN

 Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con sus


aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir más y mejor, de
acuerdo con el método planeado.

3. PRINCIPIO DEL CONTROL:

 Controlar el trabajo para certificar que el mismo está siendo ejecutado


de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.

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4. PRINCIPIO DE LA EJECUCIÓN:

 Distribuir distintamente las atribuciones y las responsabilidades, para


que la ejecución del trabajo sea disciplinada.

5. EL HOMBRE – MÁQUINA:

 El hombre es parte de la máquina y los dos se complementan entre sí;


con el único fin de maximizar la producción.

III. TEORIA DE LAS RELACIONES HUMANAS

Elton Mayo. (1880-1949): Padre de la teoría de las relaciones humanas; psicólogo, realizo
estudios del comportamiento humano en las empresas.
Su teoría fue basada en la experiencia Hawthorne, en la compañía “Western Electric
Company”

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CONCEPTO

Los descubrimientos y postulados de la teoría de las relaciones humanas; está


determinado por el incremento de la productividad debido a factores sociales, satisfacción,
eficacia de la administración, y control de la dirección al personal colaborador.

Principios de La Teoría de Las Relaciones Humanas

Principio de la Organización informal:

Organización no determinada dentro de la formalidad de la empresa.

Principio de Motivación Laboral

• Motivación a través de la escala de necesidades de A. Maslow.

Principio de Incentivos Laborales:

• Incentivos laborales no remunerados y reconocimientos personales y


grupales

Principio de Liderazgo:

• Concepto de líder, colaboradores y equipo de trabajo.

Principio de Factores intrínsecos y extrínsecos al trabajo

• Elementos del micro y macro ambiente que estimulan el nivel de


productividad de los colaboradores

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IV. TEORIA DE ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

Peter Drucker: Padre de la teoría de la planeación por objetivos, formado en negocios


internacionales y estudios políticos.

Concepto
La teoría de la planeación por objetivos se fundamenta en la construcción de objetivos
claros y definidos con el propósito de elevar el crecimiento de la empresa, el
posicionamiento de la misma y el nivel de participación del personal.

Principios de la Administración por Objetivos (A.P.O)

Planeación estratégica: Se fundamenta en la construcción del direccionamiento


estratégico propio de cada compañía.

Estructura Organizacional: La base del logro de los objetivos parte de la


estructura organizacional.

Diseño de Estrategia: La estrategia debe ser el factor determinante al momento


del logro de los objetivos en las empresas modernas; por ello la estructura debe
seguir permanentemente la estrategia.

Diseño de mecanismos de evaluación: Los mecanismos de evaluación son


determinados de acuerdo al objetivo a cumplir.

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V. TEORIA DE LA CALIDAD TOTAL

Edwards Deming: Padre de la teoría de la calidad total, junto a sus colaboradores,


participo de la reconstrucción de la nueva potencia mundial de los 60` (Japón), fue parte
fundamental de los estándares de calidad proporcionados por el Japón.

La calidad es entendida como el cumplimiento de requisitos, es por ello que en el mundo


moderno el concepto de calidad hace referencia al cumplimiento de los requisitos del
cliente, eso quiere decir, expectativas del cliente que se encaminen a la satisfacción final
del mismo.

PRINCIPIOS DE LA TEORÍA DE LA CALIDAD TOTAL

Necesidades del Cliente: Productos y servicios satisfactorios

Cumplimiento de requerimientos de Calidad: Estándares de calidad para


productos y servicios

Sistema de Gestión de Calidad: Normas ISO

Competencias: Selección y evaluación de las competencias para el sistema de


gestión de calidad

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Principios Básicos de La Calidad

La gestión de la calidad se fundamenta en el cumplimiento de ocho (8) principios básicos,


los cuales constituyen la base de las normas ISO 9000, estos son:

Enfoque al Participación Enfoque


Liderazgo basado en
cliente del personal
procesos

Relaciones
Enfoque de Enfoque basado en
mutuamente
sistema para la Mejora continua hechos para la
beneficiosas con el
gestión toma de decisiones
proveedor

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VI. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

CONCEPTO

Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la


empresa, dirigir y controlar sus actividades.

Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro


funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el
control.

Importancia del Proceso Administrativo

Un proceso social que tiene como finalidad lograr los máximos resultados mediante la
coordinación de actividades y personas que integran un sistema organizado.

Para tener una concepción más clara, presentare definiciones de algunos autores, acerca
del proceso administrativa:

 Es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales, se hace efectiva la


administración, mismas que son interrelacionados y forman un proceso integral.
 Es una serie de partes separadas, o funciones, que constituyen un proceso total.
 Son las funciones fundamentales, y son los medios por los cuales administra el gerente.

Elementos del Proceso Administrativo

ORGANIZACIÓN CONTROL

PLANEACION DIRECCIÓN

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PLANEACION

Significa definir las metas del desempeño futuro y relacionar las actividades y recursos
disponibles para alcanzarlos. Es una toma de decisiones que afectan el desarrollo de una
empresa y define como quiere estar a futuro y como llegar allí.

FASES DE LA PLANEACIÓN

 Los planes se necesitan para dar a la organización:

Establecer el
Determinar
Diagnostico mejor
programas
procedimiento

Análisis de
Selección viabilidad de
Objetivos de metas los planes

La importancia de la planeación:

Sin planes, los administradores no pueden saber cómo organizar a la gente y los recursos;
puede que no tengan ni siquiera la idea clara de qué es lo que necesitan organizar. Sin un
plan, no pueden dirigir con confianza o esperar que otros los sigan. Y sin un plan, los
administradores y sus seguidores tienen muy pocas probabilidades de lograr sus metas o
de saber cuándo y dónde se están desviando de su camino. El control se convierte en un
ejercicio fútil.

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La Importancia de las Metas:

Todos soñamos con encontrar fama y fortuna y con ganarnos el respeto y la admiración de
los demás. Para que nuestros sueños se hagan realidad, sin embargo, necesitamos
establecer metas específicas, medibles y con fechas realistamente alcanzables. Lo mismo
es aplicable para las organizaciones.

Las metas son importantes por lo menos por cuatro razones:

1. Las metas 2. Las metas 3. Las metas guían 4. Las metas nos
proporcionan un permiten enfocar nuestros planes y ayudan a evaluar
sentido de dirección nuestros esfuerzos decisiones. nuestro progreso

FASES PARA EL PROCESO DE PLANEACIÓN:

 Detectar la oportunidad en el análisis del entorno


 Establecer los objetivos o metas
 Consideración de las premisas (El hoy con el mañana)
 Identificación de alternativas y evaluarlas
 Toma la decisión (la mejor alternativa)
 Elaboración de los planes de apoyo (misión, visión)

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Los objetivos:

Son los planes hacia los cuales se dirige una organización, estos me determinan los
resultados esperados y deben ser claros, concretos, verificables, medibles, sustentables.

Todo objetivo debe iniciar con un verbo en infinitivo ar,er,ir . Que voy a hacer, como lo voy
a hacer y para que lo voy a hacer.

ORGANIZACIÓN

Viene después de la planeación e indica cómo realizar el plan. La organización es una


unidad social coordinada, consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona
con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o una serie de metas comunes.
Consiste en organizar las tareas, agruparlas en departamentos y en asignar la autoridad y
los recursos necesarios en la organización.

Una organización es eficiente si está estructurada para ayudar al logro de los objetivos de
la empresa con un mínimo de consecuencias o costos no deseados.

FASES DE LA ORGANIZACIÓN

Definición de la
Diseño del puesto Manual de Selección de
estructura
de trabajo. responsabilidades. Personal.
Organizacional.

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DIRECCION

Consiste en hacer que los miembros de la organización actúan de modo que contribuyan al
logro de los objetivos. La dirección es una actividad muy concreta: requiere trabajar
directamente con la gente.

FASES DE LA DIRECCION

Liderazgo: es ayudar a otros a ser los mejores miembros de la organización y poner todo
su esfuerzo, los líderes se abren a las ideas y opiniones de otros.

Relaciones
Planes de Humanas VS
Motivación. Empoderamiento. Entrenamiento. Relaciones
formación.
Laborales.

EFICACIA: Grado en que la empresa cumple con una meta establecida significa que la
empresa logra conseguir lo que se propone

EFICIENCIA: Indica la cantidad de recursos con que se cumple una meta organizacional.
Recursos (humanos, financieros, tecnología, materia prima, información.

DESEMPEÑO: Capacidad para cumplir las metas organizacionales usando los recursos
eficaz y eficientemente.

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El líder y un eficaz trabajo en equipo, son las claves para a partir de ello aplicar las
herramientas y técnicas de gestión que sean necesarias. Sin recursos humanos
adecuados dispuestos a luchar por salvar la organización, pocas posibilidades tienen esta
de salvarse, o quedar marginada definitivamente de la competencia.

Es mediante la reingeniería se debe detectar a tiempo las disfuncionalidades y poner en


marcha un giro drástico a la situación. Volver competitiva a la empresa nuevamente es el
objetivo, y para ello es fundamental aplicar tanto el diagnóstico como la reingeniería de
negocios.

CONTROL

Asegurar que el trabajo de otro este progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes
requeridas por este plan y la ejecución exitosa de cada miembro no asegura que la
empresa tenga un éxito. Esta función fundamental de la administración constituye el
control. Es una función fundamental de la administración.

FASES DEL CONTROL

Tomar las medidas necesarias


Medir el rendimiento real y
Establecer normas de para corregir cualquier
compararlo con las normas
rendimiento. rendimiento que no esté a la
preestablecidas.
altura de las normas.

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Enfoque de los papeles administrativos

Henry Mintzberg clasificó el trabajo de los administradores, en 3 tipos básicos de


comportamiento: relaciones interpersonales, procesamiento de información y toma de
decisiones.

Papeles interpersonales: En su contacto con otras personas los administradores actúan de


3 modos diferentes.

1) como representantes de su empresa: pronuncia discursos, sirve en comités.


2) departamento o unidad: motiva, inspira, da el ejemplo.
3) como líderes: mantiene relaciones con otras organizaciones.
Utilizando su autoridad formal o informal; o como enlace o puente de unión experto en
comunicaciones. A estos 3 puntos se le denominan figura representativa, líder y enlace.

Papeles informativos: Son 3 papeles definidos: centro hacia donde influye y se monitorea
toda la información, diseminadores de información y portavoz de la organización. A estos 3
se le denominan:

Monitor: observa, revisa y recopila datos sobre cumplimientos de estándares.


Difusor: transmite información y juicios acerca de los ambientes internos y externos.
Portavoz.: habla por la organización, cabildea y defiende, se ocupa de las relaciones
públicas.

Papeles en el área en toma de decisiones: Se asumen 3 papeles importantes.


1) emprendedores: cuando juzgan la conveniencia de emprender nuevas actividades.
2) Asignadores de recurso: cuando controlan los recursos financieros.
3) Negociadores: cuando tratan con sectores internos o externos de la organización.
A estos 3 puntos se le denominan empresario, solucionador de problemas, asignador de
recursos y negociador.

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VII. HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

Un administrador necesita una serie de habilidades, las cuales se pueden agrupar en las
siguientes categorías:

Habilidades técnicas:
Involucra el conocimiento y experticia en determinados procesos,
técnicas o herramientas propias del cargo o área específica que
ocupa
.

Habilidades humanas:
. Se refiere a la habilidad de interactuar efectivamente con la gente. Un
gerente interactúa y coopera principalmente con los empleados a su
cargo; muchos también tienen que tratar con clientes, proveedores,
aliados, etc.

Habilidades conceptuales:
Se trata de la formulación de ideas entender relaciones abstractas,
desarrollar nuevos conceptos, resolver problemas en forma creativa,
etc

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CIBERGRAFÍA
http://diposit.ub.edu/dspace/bitstream/2445/17604/6/Fundamentos%20Administracion%20
EGallardo.pdf
http://www.monografias.com/trabajos93/fundamentos-teoria-administracion/fundamentos-
teoria-administracion.shtml
http://admonyeconomia.blogspot.com.co/2012/11/habilidades-administrativas.html
http://www.monografias.com/trabajos2/printeoadmin/printeoadmin.shtml
http://teoriasadministrativasunipanamericana.blogspot.com.co/2011/10/administracion-por-
objetivos.html
http://www.promonegocios.net/administracion/proceso-administrativo.html

ACTUALIZADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:


Comité de Diseño Curricular Consejo Académico Rectoría
FECHA: FECHA: FECHA:
Enero 15 de 2017 Enero 30 de 2017 Febrero 14 de 2017

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