Manuel de Procesos de Compras PDF

MANUAL DE PROCESOS
PROCESO DE GESTIÓN DE
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Manual de Procedimientos
GSA-M-001
Versión 1.3
Caracas, Febrero 2013
MANUAL DE PROCESOS
Proceso de Gestión de Servicios Administrativos
Código: GSA-M-001
Aspectos Generales del Proceso Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE GESTIÓN DE
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
Manual de Procedimientos
GSA-M-001
APROBACIÓN
ELABORADO REVISADO APROBADO CONSEJO DIRECTIVO
Oficina de Oficina de Sesión Nº Punto Cuenta Fecha
Planificación y Presupuesto Administración y Finanzas
Responsable Responsable Responsable/s
ARNOLDO PIÑA IRAIDA ARAUJO ELÍAS ELJURI
Firma y Sello Firma y Sello Firma y Sello
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-M-001
Manual de Procedimientos Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
TABLA DE CONTENIDO
GSA-P-101 REQUISICIÓN Y COMPRA DE BIENES Y MATERIALES ................................... 4

GSA-P-102 SOLICITUD Y PRESTACIÓN O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS .................... 17
GSA-P-201 ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES ADQUIRIDOS ...................................... 35
GSA-P-202 IDENTIFICACIÓN E INCORPORACIÓN DE BIENES ........................................ 42
GSA-P-203 TRASLADO DE BIENES ........................................................................... 49
GSA-P-204 DESINCORPORACIÓN DE BIENES............................................................. 57
GSA-P-205 INVENTARIO DE BIENES .......................................................................... 67
GSA-P-206 TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES ......................................... 75
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Código: GSA-P-101
PROCEDIMIENTO: REQUISICIÓN Y COMPRA DE BIENES Y M ATERIALES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE COMPRAS
Procedimiento:
GSA-P-101 Requisición y Compra de Bienes y
Materiales
ELABORADO REVISADO
Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coord. De Compras, Bienes y Materiales
Responsable ARNOLDO PIÑA Responsable LEIDY GARCÍA
Firma: Firma:
MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-101
Versión: 1.3
1. ASPECTOS GENERALES
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar la Solicitud de Compra de
Bienes y Materiales en el Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
El procedimiento para gestionar la Compra de Bienes y Materiales comprende: 1. La
recepción de la Solicitud de Compra; 2. La búsqueda y análisis de cotizaciones. 3. La
selección del proveedor; 4. La imputación del presupuesto. 5. La solicitud de anticipo a
proveedores en los casos que aplique. 6. La ejecución de la compra.
1.3 NORMAS ESPECÍFICAS
1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la Solicitud de Compra
de Bienes o Materiales cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.
2. Toda compra de Bienes y Materiales, establecida en el presente documento, debe

cumplir con lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su Reglamento.
3. Todo presupuesto seleccionado para tramitar la Solicitud de Compra de Bienes y

Materiales que supere las un mil Unidades Tributarias (1.000 UT), establecidas en el
Reglamento Interno del Instituto deberá encontrarse soportada por un Punto de
Cuenta.
4. En el caso de adquisición de Bienes o Materiales por un precio estimado de hasta

cinco mil unidades tributarias (5.000 UT) la Coordinación de Compas, Bienes y
Materiales, específicamente el Analista, deberá proceder a una Consulta de Precios
mediante la obtención de tres cotizaciones cumpliendo con lo establecido en el
artículo 73 y 74 de la Ley de Contrataciones. Sin embargo podrá otorgar la
adjudicación si hubiere recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las
condiciones del requerimiento y sea conveniente a los intereses del Instituto Nacional
de Estadística, de acuerdo a lo establecido en el artículo 74 de la Ley de
Contrataciones Públicas.
5. En el caso de la adquisición de Bienes o Materiales por un precio estimado superior

a cinco mil unidades tributarias (5.000 UT) y hasta veinte mil unidades tributarias
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Versión: 1.3
(20.000 UT) la Coordinación de Compras, Bienes y Materiales, específicamente el

Coordinador, deberá proceder a realizar una Consulta de Precios mediante la
obtención de tres cotizaciones, elaborar un presupuesto base y gestionar el apartado
presupuestario, para luego entregarlo a Consultoría Jurídica para que proceda a
realizar un concurso cerrado según lo establecido en el artículo 61 de la Ley de
Contrataciones.
6. En el caso de adquisición de Bienes o Materiales por un monto estimado superior a

veinte mil unidades tributarias (20.000 UT), la Coordinación de Compras, Bienes y
Materiales, específicamente el Coordinador deberá proceder a realizar una Consulta
de Precios mediante la obtención de tres cotizaciones, elaborar un presupuesto base
y gestionar el apartado presupuestario, para luego entregarlo a Consultoría Jurídica
para que proceda a realizar una contratación Abierta según lo establecido en el
artículo 55 de la Ley de Contrataciones.
7. Se podrá proceder excepcionalmente a la Contratación Directa, independientemente

del monto de la contratación, siempre y cuando la máxima autoridad del Instituto
Nacional de Estadística, mediante acto motivado, justifique adecuadamente su
procedencia según los supuestos establecidos en el artículo 76 de la Ley de
8. La cancelación de anticipo a Proveedores se realizará el día de caja establecido por

la Coordinación de Tesorería.
9. Los anticipos que sean otorgados a un Proveedor, deberán ser descontados del
monto neto de la factura, al momento de contabilizar y realizar el pago.
10. Toda Orden de Pago Interna relacionada con anticipos a proveedores por concepto
de Compra de Bienes y Materiales deberá estar autorizada por el Gerente de
Administración y Finanzas.
11. Los niveles de aprobación para la gestión de compra de Bienes y Materiales son los
siguientes de acuerdo a lo establecido en el reglamento Interno del Instituto Nacional
de Estadísticas.
 Hasta mil (1000 UT) Unidades Tributarias, el Gerente de Administración y

Finanzas.
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 De dos mil quinientos (2500 UT) hasta cinco mil (5000 UT) Unidades Tributarias,
la Comisión de Contrataciones.
 Hasta cinco mil (5000 UT) Unidades Tributarias, el Presidente del Instituto
Nacional de Estadística.
 A partir de cinco mil (5000 UT) Unidades Tributarias, el Consejo Directivo.
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2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1 FLUJOGRAMA
Pág. 1 de 1
Requisición y Compra de Bienes y Materiales
Coordinador de Compras, Bienes y Materiales
INICIO
2
1
Recibe y verifica Contacta al Almacén
Requisición de y verifica la ¿Hay
SI
Bienes o disponibilidad del Disponibilidad?
Materiales Bien o Material.
Kerux
NO
10
Elabora Orden de
¿Se encuentra Pago Interna NO
FIN SI
en ejecución? Aprueba anticipo
Analista de Ordenación
11 12
Gerencia de Administración y Finanzas
Ordena el pago y
Recibe expediente y
transfiere
de pagos
SI verifica que los

NO ¿Conforme? SI expediente al
documentos se Kerux
Coordinador de
encuentren en orden
Tesorería
Analista de Compras Bienes y Materiales
3
Contacta
proveedores, solicita 13
cotizaciones y
Kerux Gestiona la
realiza selección del Elabora punto de ¿Requiere
SI NO ejecución de la
Proveedor. cuenta Anticipo?
Compra
4
5 9
Verifica Presupuesto Identifica
¿Requiere
vs. Monto permitido condiciones de la
punto de NO Arma expediente
y la necesidad de solicitud respecto a
cuenta?
Punto de Cuenta Anticipo
14
Jefe de Almacén
Prepara documento
de Acta o Despacho
y despacha el Bien Kerux
o Material.
Gestiona aprobación
Gerencia de Planificación y Presupuesto
¿Bien o
Analista de Presupuesto
Material?
6 7
MATERIAL BIEN
Analiza y verifica
¿Existe Efectúa imputación
disponibilidad disponibilidad?
SI
Kerux presupuestaria Kerux
presupuestaria
NO
GSA-P-201 GSA-P-202
Realiza traspaso
presupuestario Kerux
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2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Coordinador de 1. Recibe y verifica Requisición de Bienes o Materiales.

Compras Bienes y
1.1. Recibe Requisición al Almacén y/o Memorándum.
Materiales
1.2. Verifica que el formulario de Requisición al Almacén se encuentre
debidamente firmado por el Solicitante y el Gerente de
 En caso de que el formulario de Requisición al Almacén
presente inconsistencias en la verificación realizada, notifica
las inconsistencias al solicitante y devuelve la Requisición.
Coordinador de 2. Contacta al Almacén y verifica la disponibilidad del Bien o

Compras Bienes y
Material.
Materiales
2.1. Contacta al Jefe de Almacén y verifica la existencia en el almacén
del Bien o Material solicitado.
 En caso de que haya disponibilidad, firma el Memorándum o
Requisición al Almacén en señal de autorización del
despacho, y lo envía al Jefe Almacén. Continúa en la
Actividad 14.
 En caso que la adquisición del Bien o Material se encuentre
en ejecución por un proveedor, monitorea la entrega del Bien
o Material y notifica al Solicitante. El procedimiento finaliza.
 En caso que en el almacén no haya disponibilidad del Bien o
Material solicitado, elabora en el sistema Kerux la Solicitud de
Suministros. El procedimiento continúa.
Analista de 3. Contacta proveedores, solicita cotizaciones y realiza

Compras Bienes y
selección del Proveedor.
Materiales
3.1. Recibe del Coordinador de Compras, Bienes y Materiales el
formato Solicitud de Suministros.
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3.2. Realiza la búsqueda de proveedores.
3.3. Obtiene tres cotizaciones o presupuestos.
3.4. Verifica que la descripción referenciada en la cotización o
presupuesto se corresponda con las especificaciones del Bien o
Material solicitado.
3.5. Ingresa al portal del SENIAT y genera documento consulta de RIF
del Proveedor.
3.6. Verifica en la página del Registro Nacional de Contratistas que el
proveedor se encuentre registrado.
3.7. Verifica que el proveedor se encuentre solvente en la
Superintendencia Nacional de Cooperativas SUNACOOP (caso
que el proveedor sea una Cooperativa).
3.8. Realiza análisis de cotización en el sistema Kerux.
3.9. Selecciona proveedor.
Analista de 4. Verifica Presupuesto vs. Monto permitido y la necesidad de

Compras Bienes y
Punto de Cuenta.
Materiales
4.1. Verifica el monto total del presupuesto emitido por el Proveedor.
 En caso que el monto requiera Punto de Cuenta (supera el
número de Unidades Tributarias establecidas en el
Reglamento Interno), completa el formato Punto de Cuenta
con los siguientes datos:
 Nombre del Proveedor
 Número de R.I.F.
 Monto de la Compra (en número y en letras)
 Número de Control
 Fecha
 Número del artículo de la Ley de Contrataciones Públicas
mediante el cual se justifica la Compra del Bien o Material.
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Analista de 5. Arma Expediente.

Compras Bienes y
5.1. Genera en el sistema Kerux la Orden de Compra y arma
Materiales
expediente contentivo de:
 Orden de Compra
 Requisición al Almacén
 Cotizaciones o presupuestos obtenidos
 Documento consulta de RIF del Proveedor seleccionado
 Solvencia de la SUNACOOP (si el proveedor es Cooperativa)
 Punto de Cuenta (caso que aplique)
 Entrega expediente al Analista de Presupuesto.
Analista de 6. Analiza y verifica disponibilidad presupuestaria.

presupuesto
6.1. Recibe expediente del Analista de Compras Bienes y Materiales.
6.2. Verifica que la descripción del Ítem especificado en la Orden de
Compra se corresponda con el código presupuestario.
6.3. Verifica en el sistema Kerux la disponibilidad presupuestaria de
cada partida.
 En caso de encontrar inconsistencias en la verificación
realizada, no existe disponibilidad presupuestaria, analiza las
partidas presupuestarias genéricas que poseen mayor
disponibilidad, traspasa en el sistema Kerux presupuesto de la
partida que presenta mayor disponibilidad a la que posee
menor disponibilidad.
Analista de 7. Efectúa imputación presupuestaria.

Presupuesto
En caso de encontrar inconsistencias en el monto total verificado:
7.1. Analiza las inconsistencias, corrige y distribuye presupuesto.
Agrupa por partida o código presupuestario los montos descritos
en la Orden de Compra en el formato “Anexo Imputación
Presupuestaria” (Excel).
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En caso de no encontrar inconsistencias en el monto verificado
(cuenta con disponibilidad presupuestaria):
7.2. Selecciona en el sistema Kerux la Compra y/o Servicio, coloca
número de identificador de documento (ID Doc.)
7.3. Codifica la Orden de Compra y/o Servicio en el sistema Kerux.
Ingresa número de partida o código presupuestario, proyecto,
código programático y monto.
7.4. Verifica que el monto total arrojado en la codificación de la Orden
de Compra sea exactamente igual al descrito en la Orden de
Compra y en el formato “Anexo Imputación Presupuestaria”.
Analista de 8. Gestiona aprobación.

Presupuesto
8.1. Solicita revisión, firma y sello del Gerente de Planificación y
Presupuesto en el documento original de la Orden de Compra y
transfiere el expediente al Analista de Compras Bienes y
Materiales.
Analista de 9. Identifica condiciones de la solicitud respecto a Anticipo.

Compras Bienes y
9.1. Recibe del Analista de Presupuesto expediente contentivo de los
Materiales
siguientes documentos:
 Orden de Compra sellada y firmada en señal de encontrarse
imputada desde un punto de vista presupuestario
 Solvencia de la SUNACOOP (caso que el proveedor sea una
Cooperativa)
 Punto de Cuenta (caso que aplique).
9.2. Identifica si el proveedor requiere anticipo.
 En caso que el Proveedor no requiera anticipo, continúa en la
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actividad 13.
 En caso contrario continúa en la actividad 10.
Analista de 10. Elabora Orden de Pago Interna y Aprueba anticipo.

Compras Bienes y
10.1. Llena formato de Solicitud y Orden de Pago Interna.
Materiales
10.2. Adjunta al expediente el formato de Solicitud y Orden de Pago
Interna.
10.3. Entrega al Analista de Ordenación de Pagos expediente
contentivo de los siguientes documentos:
 Comprobante de recepción de solicitud de suministro
 Cotización o presupuesto
 Certificado de inscripción en el Registro Nacional de
Contratista
 Documento consulta de RIF del proveedor
 Análisis de Cotización
 Orden de Compra o Servicio
 Solicitud y Orden de Pago Interna.
Analista de 11. Recibe expediente y verifica que los documentos se

Ordenación de
encuentren en orden.
Pagos
11.1. Recibe del Analista de Compras, Bienes y Materiales expediente
imputada en presupuesto
Cooperativa).
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Versión: 1.3
11.2. Verifica que los documentos se encuentren completos, firmados y
sellados.
11.3. Verifica que el nombre del proveedor y el monto especificado en
la Solicitud y Orden de Pago Interna se corresponda con lo
especificado en la Orden de Compra.
realizada, notifica las inconsistencias al Analista de Compras,
Bienes y Materiales. Regresa a la Actividad 10.
 En caso contrario continúa en la actividad 12.
Analista de 12. Ordena el pago y transfiere expediente al Coordinador de

Ordenación de
Tesorería.
Pagos
12.1. Genera en el sistema Kerux Caratula de Solicitud de Pago.
12.2. Firma la Solicitud de Pago y gestiona la firma del Gerente de
12.3. Ordena pago en el sistema Kerux.
12.4. Entrega al Coordinador de Tesorería expediente contentivo de los
Analista de 13. Gestiona la ejecución de la Compra.

Compras Bienes y
Materiales
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Versión: 1.3
13.2. Entrega al Proveedor la Orden de Compra.
13.3. Coordina en conjunto con el Jefe de Almacén y el Proveedor la
logística de entrega del bien o material adquirido.
13.4. En caso que el proveedor posea anticipo, le indica que debe
pasar a retirar por caja el pago de su anticipo.
Jefe de Almacén 14. Prepara documento de Acta o Despacho y despacha el Bien o

Material.
En caso de despacho de Bienes:
14.1. instruye al Analista de Bienes para que realice la entrega del Bien,
previa ejecución del procedimiento “Identificación e Incorporación
de Bienes”, esto es:
 Realiza identificación del Bien y elabora Acta de Entrega.
 Gestiona firma del Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales.
 Coordina con la Gerencia de la Unidad Solicitante la entrega
del Bien (Lugar, hora, día).
 Realiza entrega del Bien a la Gerencia de la Unidad
Solicitante.
 Gestiona la firma de la Gerencia de la Unidad Solicitante
sobre el Acta de Entrega en señal de recibido conforme.
En caso de despacho de Materiales:
14.2. instruye al Analista de Almacén para que realice la entrega del
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Versión: 1.3
Material, según procedimiento “Administración de Materiales
Adquiridos”, esto es:
14.3. Genera en el sistema Kerux el formulario Despacho de Materiales
y Solicitud Directa de Almacén.
14.4. Gestiona firma del Coordinador del Jefe de Almacén.
14.5. Realiza la entrega del Material a la Unidad Solicitante.
14.6. Gestiona la firma de la Unidad Solicitante en el formulario
Despacho de Materiales en señal de recibido.
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Código: GSA-P-102
PROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y PRESTACIÓN O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE COMPRAS
Procedimiento:
GSA-P-102 Solicitud y Prestación o
Contratación de Servicios
ELABORADO REVISADO
Dependencia: Oficina de Planificación y Presupuesto Dependencia: Coord. De Servicios Generales
Responsable: ARNOLDO PIÑA Responsable: GUSTAVO PADRÓN
Firma Firma
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Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
3.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para tramitar la solicitud de
Contratación de Servicios en el Instituto Nacional de Estadística (INE).
3.2 ALCANCE
El procedimiento para Gestionar la solicitud de Contratación de Servicios comprende:
1. La recepción de la Solicitud de Servicios; 2. La búsqueda y análisis de cotizaciones;
3. La selección del proveedor. 4. La imputación del presupuesto. 5. La solicitud de
anticipo a proveedores en los casos que aplique. 6. La ejecución de la contratación del
servicio.
1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la solicitud de

Contratación de Servicios cumpliendo con lo establecido en las normas y el
procedimiento expuesto en el presente documento.
2. Toda solicitud de Contratación de Servicios, establecida en el presente documento,

debe cumplir con lo dispuesto en la Ley de Contrataciones Públicas y su
Reglamento.
3. Todo presupuesto seleccionado para tramitar la solicitud de Contratación de

Servicios que supere las un mil Unidades Tributarias (1.000 UT), establecidas en el
Reglamento Interno del Instituto deberá encontrarse soportada por un Punto de
Cuenta.
4. En el caso de Contratación de Servicios por un precio estimado de hasta cinco mil

unidades tributarias (5.000 UT) la Coordinación de Servicios Generales,
específicamente el Analista, deberá proceder a una Consulta de Precios mediante
la obtención de tres cotizaciones cumpliendo con lo establecido en el artículo 73 y 74
de la Ley de Contrataciones. Sin embargo podrá otorgar la adjudicación si hubiere
recibido al menos una de ellas, siempre que cumpla con las condiciones del
requerimiento y sea conveniente a los intereses del Instituto Nacional de Estadística,
de acuerdo a lo establecido en el artículo 74 de la Ley de Contrataciones Públicas.
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Versión: 1.3
5. En el caso de Contratación de Servicios por un precio estimado superior a cinco mil

unidades tributarias (5.000 UT) y hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 UT) la
Coordinación de Servicios Generales, específicamente el Coordinador, deberá
proceder a realizar una Consulta de Precios mediante la obtención de tres
cotizaciones, elaborar un presupuesto base, gestionar el apartado presupuestario de
acuerdo a lo establecido en las actividades número 7 y hasta la actividad número 10
descritas en este documento y entregarlo a Consultoría Jurídica para que proceda a
realizar un concurso cerrado según lo establecido en el artículo 61 de la Ley de
Contrataciones.
6. En el caso de Contratación de Servicios por un monto estimado superior a veinte mil

unidades tributarias (20.000 UT), la Coordinación de Servicios Generales,
específicamente el Coordinador, deberá proceder a realizar una Consulta de
Precios mediante la obtención de tres cotizaciones, elaborar un estimado de costo,
gestionar el apartado presupuestario de acuerdo a lo establecido en las actividades
número 7 y hasta la actividad número 10 descritas en este documento y entregarlo a
Consultoría Jurídica para que proceda a realizar una contratación Abierta según lo
establecido en el artículo 55 de la Ley de Contrataciones.
7. Se podrá proceder excepcionalmente a la Contratación Directa, independientemente

del monto de la contratación, siempre y cuando la máxima autoridad del Instituto
Nacional de Estadística, mediante acto motivado, justifique adecuadamente su
procedencia según los supuestos establecidos en el artículo 76 de la Ley de
8. La cancelación de anticipo a Proveedores se realizará el día de caja establecido por

la Coordinación de Tesorería.
9. Los anticipos que sean otorgados a un Proveedor, deberán ser descontados del
monto neto de la factura, al momento de contabilizar y realizar el pago.
10. Toda Orden de Pago Interna relacionada con anticipos a proveedores por concepto
de Contratación de Servicios deberá estar autorizada por el Gerente de
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Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
11. Los niveles de aprobación para la gestión de Contratación de Servicios son los
siguientes de acuerdo a lo establecido en el reglamento Interno del Instituto Nacional
de Estadísticas.
 Hasta mil (1000) Unidades Tributarias (U.T) el Gerente de Administración y

Finanzas.
 De dos mil quinientos (2500) hasta cinco mil (5000) Unidades Tributarias la
Comisión de Contrataciones.
 Hasta cinco mil (5000) Unidades Tributarias (U.T) el Presidente del Instituto
Nacional de Estadística.
 A partir de cinco mil (5000) Unidades Tributarias (U.T) el Consejo Directivo.
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Versión: 1.3

4.1 FLUJOGRAMA
Pág. 1 de 1
Servicios Amparados en la Ley de Contrataciones Públicas
INICIO
Coordinador de Servicios Generales
1 2
Recibe y verifica Verifica la viabilidad

Memorándum de de prestar el servicio
Solicitud de interna o
Servicios externamente
11 18
¿Viable con
Recibe expediente y Aprueba culminación
Recursos
aprueba anticipo del servicio
Internos?
SI
Personal de Mant.,
Corresp, o Transp.
3
Ejecuta la
prestación del
servicio con
NO recursos internos SI
FIN
Kerux
Analista de Servicios Generales
4 15 12 16 17 19
Kerux
Contacta
proveedores, solicita Gestiona la Tramita la
¿Requiere Elabora Orden de Gestiona la ejecución
cotizaciones y NO culminación del culminación del
Anticipo? Pago Interna del Servicio
realiza selección del servicio servicio
Proveedor
Kerux
5 6 10
Verifica Presupuesto Identifica
vs. Monto permitido condiciones de la
Arma Expediente
y la necesidad de solicitud respecto a
Punto de Cuenta Anticipo
Coordinador de Tesorería
7 8 9 15
Analiza y verifica Procesa el pago y
Efectúa imputación remite expediente a
disponibilidad Gestiona aprobación
Kerux presupuestaria la Coordinación de
presupuestaria
Servicios Generales
Kerux NO
Analista de Ordenación de pagos
13 14
Recibe expediente y Ordena el pago y
verifica que los transfiere expediente
documentos se al Coordinador de Kerux
encuentren en orden Tesorería
Kerux
FIN
¿Conforme? SI
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
Pág. 1 de 1
Servicios Exentos de la Ley de Contrataciones Públicas
INICIO
Coordinador de Servicios Generales
1 2
Recibe y verifica
Envía el canon de
cartas de aceptación
arrendamiento para
de arrendamiento y
el ejercicio fiscal por
ofertas de Servicios
comenzar
básicos
Analista de Servicios Generales
3 4 5 7 11
Verifica Presupuesto
Recibe , verifica y Identifica
vs. Monto permitido Solicita Contratos de
documentos de la Arma Expediente condiciones de la
y la necesidad de Arrendamiento
contratación solicitud
Punto de Cuenta
Consultoría Jurídica
6
Recibe el Punto de
cuenta y emite,
revisa, y visa los
contratos
8 9 10
Analiza y verifica
Efectúa imputación
disponibilidad Gestiona aprobación
Kerux presupuestaria
presupuestaria
Kerux
Analista de Ordenación de pagos
Kerux
12 13
Ordena el pago y
Recibe expediente y
transfiere
verifica que los
expediente al
documentos se
Coordinador de
encuentren en orden
Tesorería
FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3

SERVICIOS AMPARADOS EN LA LEY DE CONTRATACIONES

PÚBLICAS
Coordinador de 1. Recibe y verifica Memorándum de Solicitud de Servicios.

Servicios Generales
1.1. Recibe Memorándum de Solicitud de Servicio.
1.2. Verifica que el memorándum se encuentre debidamente firmado
por el Solicitante y el Gerente de Administración y Finanzas.
 En caso que el memorándum presente inconsistencias en la
verificación realizada, notifica las inconsistencias al solicitante
y devuelve el memorándum.
 En caso que no presente inconsistencias, Identifica si el
servicio se puede prestar internamente o requiere la
contratación de un proveedor.
Coordinador de 2. Verifica la viabilidad de prestar el servicio interna o

Servicios Generales
externamente.
 En caso que sea posible prestar el servicio con recursos
internos, contacta al personal especializado (correspondencia,
mantenimiento o transporte), de acuerdo al tipo de servicio
solicitado y gira instrucciones. Continúa en la Actividad 3.
 En caso que no haya posibilidad de prestar el servicio con
recursos internos, y que tampoco se encuentre en ejecución
por un proveedor, entonces solicita al Analista de Servicios
Generales que inicie la contratación. El procedimiento
continúa en la actividad 4.
Personal de 3. Ejecuta la prestación del servicio con recursos internos.

Mantenimiento, o
En caso de la prestación de un servicio de mantenimiento, el
Correspondencia o
Transporte personal de Mantenimiento:
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
3.1. Ejecuta el servicio de mantenimiento.
3.2. Gestiona con el solicitante la firma del Comprobante de
Prestación del Servicio.
3.3. Entrega al Coordinador de Servicios Generales el comprobante
de Prestación de Servicio.
3.4. El procedimiento finaliza.
En caso de la prestación de un servicio de correspondencia, el
personal de Correspondencia:
3.5. Ejecuta el servicio de correspondencia.
3.6. Gestiona con el solicitante la firma de la Hoja de Control.
3.7. Entrega al Coordinador de Servicios Generales la Hoja de
Control.
En caso de la prestación de un servicio de transporte, el personal
de Transporte:
3.9. Ejecuta el servicio de transporte.
3.10. Gestiona con el solicitante la firma del formato solicitud de
transporte.
3.11. Entrega al Coordinador de Servicios Generales el formato
solicitud de transporte.
Analista de 4. Contacta proveedores, solicita cotizaciones y realiza

Servicios Generales
selección del Proveedor.
4.1. Recibe Memorándum mediante el cual le es solicitada la
prestación de Servicio.
4.2. Contacta solicita y recibe tres cotizaciones o presupuestos.
4.3. Verifica que la descripción referenciada en la cotización o
presupuesto se corresponda con las especificaciones del servicio
solicitado.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
del Proveedor.
4.5. Verifica en la página del Registro Nacional de Contratista que el
proveedor se encuentre registrado.
4.6. Verifica que el proveedor se encuentre solvente en la
Superintendencia Nacional de Cooperativas SUNACOOP (caso
que el proveedor sea una Cooperativa).
4.7. Realiza análisis de cotización en el sistema Kerux.
4.8. Selecciona proveedor.

Servicios Generales
Punto de Cuenta.
 En caso que el monto del presupuesto requiera Punto de
Cuenta, porque supera el número de 1.000 Unidades
Tributarias, según Reglamento Interno, entonces elabora el
formato Punto de Cuenta con los siguientes datos:
 Monto de la Compra (en número y en letras)
 Número de Control
 Fecha
 Número del artículo de la Ley de Contrataciones Públicas
mediante el cual se justifica la Contratación del Servicio.
 En caso que el monto del presupuesto no requiera Punto de
Cuenta, entonces el procedimiento continúa.

Servicios Generales
6.1. Genera en el sistema Kerux la Orden de Servicio y arma
Expediente contentivo de:
 Orden de Servicio
 Memorándum Solicitud de Servicio
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3

presupuesto
7.1. Recibe expediente del Analista de Servicios Generales.
Pago Interna se corresponda con el código presupuestario.
cada partida.

Presupuesto
en la Orden de Pago Interna en el formato “Anexo Imputación
Presupuestaria” diseñado en formato Excel.
8.3. Codifica la Orden de Pago Interna en el sistema Kerux. Ingresa
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
número de partida o código presupuestario, proyecto, código
programático y monto.
de Pago Interna sea exactamente igual al descrito en la Orden de
Pago Interna y en el formato “Anexo Imputación Presupuestaria”
diseñado en formato Excel.

Presupuesto
Presupuesto en el documento original de la Orden de Pago
Interna y transfiere el expediente al Analista de Servicios
Generales.
Analista de 10. Identifica condiciones de la solicitud respecto a Anticipo.

Servicios Generales
Cooperativa)
10.2. Identifica si el proveedor requiere anticipo.
 En caso que el Proveedor no requiera anticipo, continúa en la
actividad 15.
 En caso que el Proveedor requiera anticipo, transfiere el
expediente al Coordinador de Servicios Generales.
Coordinador de 11. Recibe expediente y aprueba anticipo.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
Servicios Generales 11.1. Recibe expediente del Analista de Servicios Generales.
Analista de 12. Elabora Orden de Pago Interna.

Servicios Generales
12.1. Recibe autorización y procesa el anticipo
12.2. Llena formato de Solicitud y Orden de Pago Interna.
12.3. Adjunta al expediente el formato de Solicitud y Orden de Pago
Interna.
12.4. Ingresa al Sistema Kerux. Monta el anticipo.
12.5. Entrega al Analista de Ordenación de Pago expediente contentivo
de los documentos recibidos del Analista de Servicios Generales.

Ordenación de
Pagos
13.1. Recibe del Coordinador de Servicios Generales expediente
Cooperativa).
sellados.
13.3. Verifica en el sistema Kerux que el anticipo haya sido aprobado.
 De encontrar inconsistencias en la verificación realizada,
notifica las inconsistencias al Coordinador de Servicios
Generales. Regresa a la Actividad 10.
 En caso contrario, el procedimiento continúa.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3

Ordenación de
Tesorería.
Pagos
Coordinador de 15. Procesa el pago y remite expediente a la Coordinación de

Tesoreria
Servicios Generales
15.1. Recibe del Analista de Ordenación de Pagos el expediente y
procesa el pago (cheque o transferencia)
15.2. Remite el expediente a la Coordinación de Servicios Generales
Analista de 16. Gestiona la ejecución del Servicio.

Servicios Generales
 Orden de Servicio sellada y firmada en señal de encontrarse
16.2. Entrega al Proveedor la Orden de Servicio.
16.3. Coordina en conjunto con el Solicitante la logística para la
prestación del servicio solicitado.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
16.4. En caso que el proveedor posea anticipo, le indica que debe
pasar a retirar por caja el pago de su anticipo.
Analista de 17. Gestiona la culminación del servicio

Servicios Generales
17.1. Recibe la factura como culminación del servicio
17.2. Solicita a la unidad requirente, carta de satisfacción del servicio
recibido.
17.3. Remite el expediente al Coordinador de Servicio Generales
Coordinador de 18. Aprueba culminación del servicio

Servicios Generales
18.1. Recibe el expediente del analista de Servicios Generales firma la
factura y devuelve al analista
Analista de 19. Tramita la culminación del servicio

Servicios Generales
19.1. Recibe el expediente con la factura firmada como aprobación de
la culminación del proceso y tramita el pago.
SERVICIOS EXENTOS DE LA LEY DE CONTRATACIONES

PÚBLICAS
Coordinador de 1. Envía el canon de arrendamiento para el ejercicio fiscal por

Servicios Generales
comenzar.
1.1. Envía memorando a las Gerencias donde especifica cual es el
canon de arrendamiento a pagar para el ejercicio fiscal siguiente
para que les comunique a los arrendatarios y manden la carta de
aceptación.
Coordinador de 2. Recibe y verifica cartas de aceptación de arrendamiento y

Servicios Generales
ofertas de Servicios básicos.
2.1. El Coordinador de Servicios Generales recibe la carta de
aceptación del canon de arrendamiento para ese ejercicio fiscal o
carta de oferta del Servicios Básicos. Solicita al Analista de
Servicios Generales que inicie el procedimiento de contratación.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
Analista de 3. Recibe , verifica y documentos de la contratación

Servicios Generales
3.1. Recibe las cartas de aceptación de arrendamiento u oferta de
servicios básicos.
del Proveedor.

Servicios Generales
Punto de Cuenta.
 En caso que el monto requiera Punto de Cuenta (supera el
número las 1.000 Unidades Tributarias establecidas en el
Reglamento Interno), completa el formato Punto de Cuenta
con los siguientes datos:
 Monto de aceptación de arrendamiento u oferta de servicios
básicos
 .Número de Control
 Fecha
Analista de 5. Solicita Contratos de Arrendamiento

Servicios Generales
5.1. Con el punto de cuenta aprobado, remite copia a Consultoría
Jurídica para que monte los contratos de arrendamientos, para
servicios básicos solicita los contratos a las empresas y los
remite a Consultoría Jurídica
Consultoria Juridica 6. Recibe el Punto de cuenta y emite, revisa, y visa los

contratos.
6.1. Recibe del analista de servicios el Punto de cuenta y emite los
contratos de arrendamiento, los visa y remite a servicios para que
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
se firmen.
6.2. En caso de servicios básicos recibe punto de cuenta y contrato
de la empresa, los revisa, los visa y remite a servicios para que lo
firmen

Servicios Generales
7.1. El analista consigue las firmas del contrato
7.2. Genera en la unidad una orden de pago interna (OPI) por
cada mes vencido que lleva:
 Factura mensual
 Oferta de Servicio o carta de aceptación
 Punto de Cuenta
 Contrato
 Retenciones de impuestos

presupuesto
8.1. Recibe expediente del Analista de Servicios Generales y carga al
sistema.
pago interno se corresponda con el código presupuestario.
cada partida.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3

Presupuesto
en la Orden de Pago Interna en el formato “Anexo Imputación
Presupuestaria” diseñado en formato Excel.
9.3. Codifica la Orden de Pago Interna en el sistema Kerux. Ingresa
número de partida o código presupuestario, proyecto, código
programático y monto.
de Pago Interna sea exactamente igual al descrito en la Orden de
Pago Interna y en el formato “Anexo Imputación Presupuestaria”
diseñado en formato Excel.

Presupuesto
Presupuesto en el documento original de la Orden de Pago
Interna y transfiere el expediente al Analista de Servicios
Generales.
Analista de 11. Identifica condiciones de la solicitud

Servicios Generales
 Orden de Pago Interna
 Factura del mes
 Carta de aceptación u oferta de Servicio
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-102
Versión: 1.3
 Punto de Cuenta
 Copia del contrato
 Continua el proceso remitiéndolo al analista de ordenación de
pago

Ordenación de
Pagos
12.1. Recibe del analista de Servicios Generales expediente contentivo
de los siguientes documentos:
 Factura del mes
 Punto de Cuenta
 Contratos firmados
sellados.

Ordenación de
Tesorería.
Pagos
 Factura del mes
 Punto de Cuenta
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-201
PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DE M ATERIALES ADQUIRIDOS Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
GESTIÓN DE BIENES Y MATERIALES
Procedimiento:
GSA-P-201 Administración de Materiales
Adquiridos
ELABORADO REVISADO
Responsable: ARNOLDO PIÑA Responsable LEIDY GARCIA
Firma Firma:
MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-201
Versión: 1.3
5.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para administrar los Materiales
adquiridos por el Instituto Nacional de Estadística (INE).
5.2 ALCANCE
El presente procedimiento abarca la recepción, despacho y control de los Materiales
adquiridos por el Instituto Nacional de Estadística (INE).

1. Todas las áreas participantes en este procedimiento deben garantizar, asegurar y
cumplir con las normas y actividades establecidas en este documento.
2. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales, específicamente la Unidad de

Almacén debe verificar semanalmente las cantidades de los materiales en existencia,
garantizando su reposición cuando los registros físicos o sistemáticos así lo indiquen.

Almacén debe considerar como método para la reposición de inventarios, el
Promedio Móvil Ponderado.

Almacén debe garantizar que los inventarios de todos los materiales y suministros
que están dentro del Almacén, estén actualizados con sus respectivas Tarjetas de
Estante y Tarjetas de Inventario previa a cada recepción o despacho de materiales.

Almacén, debe llevar el control de todas las salidas de los diferentes materiales y
suministros.

Almacén debe entregar al Solicitante copias de los registros necesarios para su
control, tales como sus certificados de garantías, de análisis, de pruebas, etc. De
aquellos materiales y suministros con características de calidad.

Almacén es responsable de remitir durante los primeros cinco días de cada mes a la
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-201
Versión: 1.3
Coordinación de Contabilidad un Reporte mensual de Materiales generado en el

sistema Kerux, con sus respectivos soportes de entradas y salidas.

Almacén es responsable de la recepción y verificación física de los materiales.
Además en el acto de recepción los materiales deben ser controlados en cuanto a la
calidad, cantidad, estado de conservación, debiendo ser cotejados con los datos de
la Nota de Entrega o Factura. Por otra parte, si el bien, material o suministro tiene
requisitos de calidad debe venir acompañado de sus certificados correspondientes
(calidad, garantía, análisis, etc.) de acuerdo a lo descrito en la Orden de Compra.

Almacén debe recibir la Factura y la Nota de Entrega sin tachaduras ni enmiendas y
estas deben contener la descripción exacta de la mercancía, y en los casos que
corresponda, seriales, marca, o cualquier otro que se considere importante para
evidenciar la propiedad del bien.
10. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales, específicamente el área de

Almacén, debe registrar en la Nota de Entrega o Factura la no conformidad de los
Materiales a recibir, informando al Coordinador del área las especificaciones y
motivos del mismo. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales,
específicamente el área de Almacén debe clasificar los materiales y suministros en el
espacio físico previsto para ello de acuerdo a su permanencia, tipo de mercancía,
procedencia o cualquier otra forma que permita mantener su status dentro del
recinto.

Almacén debe registrar y mantener actualizado los inventarios de los materiales y
suministros.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-201
Versión: 1.3

6.1 FLUJOGRAMA
Administración de Materiales Adquiridos Pág. 1 de 1
GSA-P-101
NO
Jefe de Almacen
1 2 3 8
MENSUALMENTE
Recibe y revisa Verifica Estudia y emite Genera y archiva
Requisición al Disponibilidad de ¿Disponible? NO recomendación de mensualmente
Almacén lo solicitado compra. Reporte de
Materiales
Coordinación de Compras, Bienes y Materiales
FIN
Kerux
Coordinador de Compras,
Bienes y Materiales
SI
Kerux Kerux
Analista de Almacén
4 5 6 7
Despacha
Carga información Obtiene aprobación
Actualiza Tarjetas y Materiales y
relacionada con la del despacho y
elabora obtiene visto bueno ¿Conforme?
salida de inventario organiza
documentos de la Unidad
y genera registros documentos
Solicitante
Coordinación de Contabilidad
9
Analista de Contabilidad
SI
Actualiza el
Registro Contable
de los Materiales
FIN FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-201
Versión: 1.3

Jefe de Almacén 1. Recibe y revisa Requisición al Almacén.

1.1. Recibe y revisa el contenido del Formulario GSA-F-001
Requisición al Almacén.
1.2. Revisa que la Requisición al Almacén contenga, en señal de
aprobación, la firma del Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales, y la del Gerente de Administración y Finanzas. Si no
es así devuelve al Solicitante.
Jefe de Almacén 2. Verifica Disponibilidad de lo solicitado.

2.1. Verifica la disponibilidad del Bien mediante la revisión en el
sistema Kerux, y la disponibilidad de los Materiales también
mediante el sistema Kerux y adicionalmente en las Tarjetas de
Estante.
 En caso que la disponibilidad no satisfaga lo demandado en la
Requisición al Almacén, continúa en la actividad 3.
 En caso que la disponibilidad satisfaga lo demandado en la
Requisición al Almacén, continúa en la actividad 4.
Jefe de Almacén 3. Estudia y emite recomendación de compra.

3.1. Emite Reportes de necesidades de compras y verifica de ser
necesario con el Solicitante.
3.2. Remite la Recomendación de Compra al Coordinador de
Compras, Bienes y Materiales, a quien le devuelve la Requisición
al Almacén.
El procedimiento finaliza.
Analista de Almacén 4. Carga información relacionada con la salida de inventario y

genera registros.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-201
Versión: 1.3
4.1. Recibe el Formulario GSA-01-F001 Requisición al Almacén por
parte del Jefe del Almacén.
4.2. Ingresa al sistema Kerux-Módulo Control de Suministros.
4.3. Carga información relacionada con la salida del inventario;
tomando en cuenta lo establecido en el Comprobante de
Recepción de Solicitud de Suministro.
4.4. Genera los siguientes registros del despacho en el orden de
aparición: Informe de Pre-Despacho, Pre-Despacho de
Materiales, Despacho de Materiales y Solicitud Directa de
Almacén.
4.5. Gestiona la firma del Jefe de Almacén en la Solicitud Directa de
Almacén en señal de aprobación.
Analista de Almacén 5. Actualiza Tarjetas y elabora documentos.

5.1. Ingresa al sistema Kerux-Módulo Control de Suministros y
actualiza la Tarjeta de Inventario del Material.
5.2. Actualiza la GSA-F-002 Tarjeta de Estante y elabora el
GSA-F-003 Comprobante General de Movimiento de Materiales.
5.3. Firma y sella GSA-F-003 Comprobante General de Movimiento de
Materiales.
Analista de Almacén 6. Obtiene aprobación del despacho y organiza documentos.

6.1. Obtiene la firma y sello del Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales sobre la Solicitud Directa de Almacén en señal de
aprobación.
6.2. Archiva documentos generados hasta el momento en la carpeta
correspondiente.
Analista de Almacén 7. Despacha Materiales y obtiene visto bueno de la Unidad

Solicitante.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-201
Versión: 1.3
7.1. Remite a la Unidad Solicitante, el material requerido a través de la
Requisición al Almacén.
7.2. Obtiene la firma del Gerente o Coordinador de la Unidad
Solicitante en señal de conformidad.
 En caso de no conformidad, regresa a la actividad 2.
 En caso de conformidad, el procedimiento de despacho
finaliza.
Jefe de Almacén 8. Genera y archiva mensualmente Reporte de Materiales.

8.1. Ingresa al sistema Kerux-Módulo Control de Suministros.
8.2. Genera mediante el sistema dos originales de los siguientes
reportes: Relación por Concepto de movimiento Mensual de
Materiales, Relación de Movimiento Mensual, Inventario General
del Almacén y Consumo de Materiales por Renglones.
8.3. Obtiene copias de los soportes de cada movimiento de
materiales.
8.4. Archiva un original de los reportes generados en carpeta
correspondiente.
8.5. Prepara y entrega carpeta con el original de los reportes y copia
de los soportes al Coordinador de Contabilidad.
8.6. Archiva documentos en carpeta correspondiente.
Analista de 9. Actualiza el Registro Contable de los Materiales.

Contabilidad
9.1. Recibe carpeta contentiva de:
 Relación por Concepto de movimiento Mensual de
Materiales.
 Relación de Movimiento Mensual
 Inventario General del Almacén
 Consumo de Materiales por Renglones
9.2. Realiza registro contable de los materiales.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-202
PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN E INCORPORACIÓN DE BIENES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
Procedimiento:
GSA-P-202 Identificación e Incorporación de
Bienes
ELABORADO REVISADO
Responsable: ARNOLDO PIÑA Responsable: LEIDY GARCÍA
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-202
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para entregar e incorporar Bienes en el
Instituto Nacional de Estadísticas (INE).
1.2 ALCANCE
Este procedimiento abarca desde la remisión y posterior verificación del memorándum de
Solicitud de Incorporación de Bienes elaboración del Acta de entrega de bienes o
Memorándum según el caso, obtención de firmas, entrega formal del bien mueble o
inmueble, incorporación en el sistema computarizado, archivo de documentos hasta la
emisión del Reporte de Bienes.

2. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales, específicamente el Analista de

Bienes debe efectuar la Identificación e Incorporación de Bienes únicamente
mediante la solicitud formal efectuada vía memorándum por parte de la Gerencia
Solicitante.

Bienes debe realizar la Identificación e Incorporación de los Bienes adquiridos en un
plazo no mayor a 48 horas, contados a partir de la recepción de la Solicitud de
Identificación de Bienes por parte de la Unidad y de acuerdo al orden de recepción.

Bienes es responsable de la recepción y verificación física de los bienes. Además en
el acto de recepción los bienes deben ser controlados en cuanto a la calidad,
cantidad, estado de conservación, debiendo ser cotejados con los datos de la Nota
de Entrega o Factura. Por otra parte, si el bien, material o suministro tiene requisitos
de calidad debe venir acompañado de sus certificados correspondientes (calidad,
garantía, análisis, etc.) de acuerdo a lo descrito en la Orden de Compra.

Bienes debe recibir la Factura y la Nota de Entrega sin tachaduras ni enmiendas y
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-202
Versión: 1.3
estas deben contener la descripción exacta de la mercancía, y en los casos que

corresponda, seriales, marca, o cualquier otro que se considere importante para
evidenciar la propiedad del bien.

Bienes, debe registrar en la Nota de Entrega o Factura la no conformidad de los
bienes a recibir, informando al Coordinador del área las especificaciones y motivos
del mismo.

Bienes es responsable de remitir durante los primeros cinco días de cada mes a la
Coordinación de Contabilidad un Reporte de Bienes (mensual) de los bienes
incorporados, trasladados y desincorporados en el sistema automatizado. El cual es
generado por el sistema Kerux.
8. La Coordinación de Contabilidad debe garantizar el registro mensual de los bienes

y/o materiales adquiridos en el INE según lo reportado por la Coordinación de
Compras, Bienes y Materiales.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-202
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
Identificación e Incorporación de Bienes Pág. 1 de 1
GSA-P-101
Analista de Almacen
Solicita creación
del Bien recibido
NO
2 3 4 6
Analista de Bienes
Recibe y Verifica Realiza Realiza

Distribuye Acta de Incorporación del
Expediente de Identificación del
¿Correcto? SI Entrega según el Bien en el sistema Kerux
Identificación de Bien y elabora Kerux
caso de información
Bienes Acta de Entrega
SI
Coordinador de Compras, Bienes y
Verifica la
Identificación del ¿Correcto?
Bien
Materiales
Kerux
FIN
NO
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-202
Versión: 1.3

Analista de Almacén 1. Solicita Creación del Bien Recibido.

1.1. Elabora Expediente contentivo de los siguientes documentos:
 Memorándum Solicitud de Identificación de Bienes.
 Orden de Compra
 Factura
1.2. Entrega al Analista de Bienes el expediente de Solicitud de
Incorporación de Bienes.
Analista de Bienes 2. Recibe y Verifica Expediente de Identificación de Bienes.

2.1. Recibe el expediente de Solicitud de Incorporación de Bienes por
parte del Analista de Almacén.
2.2. Firma y devuelve Memorándum al Analista de Almacén en señal
de recibido conforme.
2.3. Verifica que los datos de la Orden de Compra se correspondan
con los descritos en la Factura.
 En caso de Inconsistencias, devuelve el Expediente al
Analista de Almacén. Regresa a la actividad 1.
 Caso contrario continúa en la actividad 3.
Analista de Bienes 3. Realiza Identificación del Bien y elabora Acta de Entrega.

3.1. Asigna etiqueta o placa de identificación del bien a identificar
según el correlativo correspondiente.
3.2. Ubica y adhiere al Bien, la etiqueta o placa de identificación.
3.3. Elabora Acta de Entrega en original y dos (2) copias con los
siguientes datos de los Bienes a identificar:
 Nombre y Apellido del solicitante.
 Número de Cédula del Solicitante
 Cargo y dependencia a la cual está adscrito el solicitante
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-202
Versión: 1.3
 Normas de la asignación.
 Cantidad de Bienes
 Descripción del Bien.
 Procedencia de la Compra
 Marca.
 Modelo.
 Serial.
 Número del Bien.
 Nombre del Centro de Costo.
3.4. Obtiene firma y sello sobre el Acta de Entrega en señal de
aprobación por parte del Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales.
Analista de Bienes 4. Distribuye Acta de Entrega según el caso.

4.1. Remite al Analista de Almacén original y copia del Acta de
Entrega.
4.2. En caso de Bienes de las Gerencias Estadales ubicadas en el
interior del país, se le remite junto al Acta de Entrega las etiquetas
o placas de Identificación correspondientes a los Bienes
relacionados.
 En caso de Donación se procederá de la siguiente manera:
 Llena el formulario de Solicitud de Creación de Proveedor al
Módulo de Documentos.
 Solicita la creación en el Sistema del proveedor, mediante la
impresión y envío al Responsable del Módulo de
Documentos, de los siguientes recaudos: RIF de la empresa
u organismo y copia del Acta de Donación.
 Recibe por parte del Responsable del Módulo de
Documentos copia del formulario Creación de Proveedor
aprobado.
 Carga el valor del justiprecio del bien en sistema Kerux.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-202
Versión: 1.3
Coordinador de 5. Verifica la Identificación del Bien.

Compras, Bienes y
5.1. Verifica que la etiqueta o placa de identificación corresponda al
Materiales
consecutivo asignado.
5.2. Coteja la asignación del correlativo con el Bien descrito en el Acta
de Entrega.
 En caso de Inconsistencias en la verificación efectuada
regresa a la actividad 3.
Analista de Bienes 6. Realiza Incorporación del Bien en el sistema de información.

6.1. Ingresa al sistema Kerux-Módulo de Bienes.
6.2. Registra el Bien en el sistema Kerux – Módulo de Bienes.
6.3. Informa vía telefónica o vía correo, al Analista de Almacén, la
incorporación del Bien en el sistema.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-203
PROCEDIMIENTO: TRASLADO DE BIENES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
Procedimiento:
GSA-P-203 Traslado de Bienes
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-203
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para trasladar Bienes de una
dependencia a otra del Instituto Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
El presente procedimiento abarca la remisión de la Solicitud de Traslado de Bienes por
parte de la Gerencia Solicitante, para la respectiva elaboración del Acta de Movimientos
de Bienes que permita dar respuesta con la ejecución física y en el sistema del
movimiento del Bien.

2. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales, específicamente a la Unidad de

Bienes debe recibir y gestionar los traslados de bienes por parte de las Gerencias
Solicitantes, mediante un Memorándum debidamente firmado por el gerente o
coordinador del área solicitante.

Bienes debe estar informada de todos los movimientos de los bienes, siendo la
única área dispuesta para coordinar tal fin.
4. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales debe entregar a la Coordinación

de Contabilidad los cinco primeros días de cada mes un Reporte de Bienes
Trasladados en el sistema con sus respectivos soportes.
5. La Coordinación de Servicios Generales, específicamente la Unidad de

Mantenimiento debe realizar el traslado físico del bien de una unidad administrativa a
otra, previa autorización de la Coordinación de Compras, Bienes y Materiales.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-203
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
Traslado de Bienes Pág. 1 de 1.
Gerente de la Unidad Solicitante
INICIO NO 3
1 7 8 11 12
Recibe y verifica
Coordina logística Envía Acta de
Solicita Traslado Acta de ¿Datos Recibe y verifica ¿Bien en buen
SI para el traslado SI Movimiento de
del Bien Movimiento de correctos? traslado del Bien estado?
del Bien Bienes
Bienes
NO
Coordinador de Compras Bienes y
1
2 4 5
Materiales
Recibe y Verifica
Verifica Acta de
datos de la ¿Datos Aprueba el
Movimiento de ¿Conforme? SI
Solicitud de correctos? traslado
Traslado de Bienes Bienes
KERUX
NO
SI
Analista de Bienes
3 6 KERUX 13
Actualiza
Elabora Acta de Envía Acta de Inventario y
Movimiento de Movimiento de archiva la
Bienes Bienes documentación
NO
Gerencia Nacional de Seguridad
9 10
Recibe el Bien e
Entrega Bien para
Instrucciones para
traslado
el traslado
FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-203
Versión: 1.3

Gerente de la 1. Solicita Traslado del Bien.

Unidad Solicitante
1.1. Elabora solicitud de GSA-F-005 Solicitud Traslado de Bienes o
Memorándum solicitando el traslado del bien, con los siguientes
datos:
 Centro de Costo (ubicación del activo).
 Fecha en la cual se solicita el traslado del Bien.
 Número de etiqueta y/o placa que posee el Bien.
 Marca del Bien a trasladar.
 Modelo del Bien a trasladar.
 Serial del Bien a trasladar.
 Observaciones (motivos del traslado).
1.2. Entrega Memorándum solicitando el traslado del bien, firmada y
sellada en original y copia al Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales.
Coordinador de 2. Recibe y Verifica datos de la Solicitud de Traslado de Bienes.

Compras, Bienes y
2.1. Recibe en original y copia la solicitud o Memorándum de Solicitud
Materiales
de Traslado de Bienes.
2.2. Verifica en el sistema Kerux, que los datos del Bien descrito en el
Memorándum se correspondan con los registrados en el sistema.
2.3. Firma y sella la copia del Memorándum de Solicitud de Traslado
de Bienes en señal de recibido y entrega al Gerente de la Unidad
Solicitante.
realizada, notifica las inconsistencias al Gerente de la Unidad
Solicitante. Regresa a la actividad 1.
 Caso contrario, continúa en la actividad 3.
Analista de Bienes 3. Elabora Acta de Movimiento de Bienes.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-203
Versión: 1.3
3.1. Elabora 3 copias del Acta de Movimiento de Bienes con los
siguientes datos:
 Centro de Costo (origen).
 Centro de Costo (destino).
 Tipo de Movimiento a realizar.
 Identificación (Placa o etiqueta).
 Descripción.
 Marca y modelo.
 Serial.
 Cantidad.
3.2. Entrega para su aprobación tres (3) ejemplares del Acta de
Movimiento de Bienes al Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales.
Coordinador de 4. Verifica Acta de Movimiento de Bienes.

Compras, Bienes y
4.1. Recibe tres (3) ejemplares del Acta de Movimiento de Bienes y
Materiales
verifica que se encuentren completos los siguientes datos:
 Tipo de Movimiento a realizar.
 Descripción.
 Marca y modelo.
 Serial.
 Cantidad.
4.2. En caso de encontrar inconsistencias en los datos suministrados:
 Notifica las inconsistencias al Analista de Bienes. Regresa a la
actividad 3.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-203
Versión: 1.3
Coordinador de 5. Aprueba el Traslado.

Compras, Bienes y
5.1. Estampa firma y sello en los tres (3) ejemplares del Acta de
Materiales
Movimiento de Bienes en señal de aprobación para la realización
del traslado y entrega al analista de Bienes.
Analista de Bienes 6. Envía Acta de Movimiento de Bienes.

6.1. Envía valija contentiva de tres (3) ejemplares del Acta de
Movimiento de Bienes, firmada y aprobada por el Coordinador de
Compras, Bienes y Materiales al Gerente de la Unidad Solicitante.
Gerente de la 7. Recibe y Verifica Acta de Movimiento de Bienes.

Unidad Solicitante
7.1. Recibe valija contentiva de tres (3) ejemplares del Acta de
Movimiento de Bienes firmada y aprobada por el Coordinador de
Compras, Bienes y Materiales
7.2. Verifica en el Acta de Movimiento de Bienes los datos siguientes:
 Descripción.
 Marca y modelo.
 Serial.
 Cantidad.
7.3. En caso de encontrar inconsistencias en la verificación realizada:
 Notifica las inconsistencias al Coordinador de Compras,
Bienes y Materiales. Regresa a la actividad 3.
 Caso contrario, continúa en la actividad 8.
Gerente de la 8. Coordina logística para traslado del Bien.

Unidad Solicitante
8.1. Coordina la logística (el transporte), con el Coordinador de
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-203
Versión: 1.3
Servicios Generales, según lo establecido en el procedimiento
GSA-P-102 Solicitud y Prestación o Contratación de Servicios
Generales, en caso de ser necesario.
8.2. Ubica el Bien a trasladar y confirma los siguientes datos:
 Marca.
 Modelo.
 Número de serial.
8.3. Entrega al personal de seguridad: Dos (2) ejemplares del Acta de
Movimiento de Bienes
8.4. Indica al personal de seguridad el transporte a utilizar.
8.5. Archiva para posibles reclamos un (1) ejemplar del Acta de
Movimiento de Bienes.
Gerencia Nacional 9. Recibe el Bien e instrucciones para el traslado

de Seguridad
9.1. Recibe del personal de transporte:
 El Bien a Trasladar.
 Acta de Movimiento de Bienes debidamente Firmada por el
Coordinador de Bienes.
9.2. Confirma que los datos del Bien que está recibiendo se
correspondan con los especificados en el Acta de Movimientos de
Bienes recibida.
9.3. Inspecciona ocularmente el estado físico del Bien.
Gerencia Nacional 10. Entrega Bien para traslado.

de Seguridad
10.1. Entrega al personal del transporte, para que este haga entrega al
Gerente de la Unidad Solicitante:
 El Bien a trasladar.
 Acta de Movimiento de Bienes, debidamente firmada.
10.2. Archiva para posibles reclamos un (1) ejemplar del Acta de
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-203
Versión: 1.3
Gerente de la 11. Recibe y Verifica el estado del Bien recibido.

Unidad Solicitante
11.1. Recibe del personal de transporte:
 El Bien Trasladado.
 Acta de Movimiento de Bienes firmada.
11.2. Confirma que los datos del Bien que está recibiendo se
correspondan con los especificados en el Acta de Movimiento de
Bienes recibida.
11.3. Inspecciona ocularmente el estado físico del Bien.
11.4. Verifica que el Bien recibido se encuentre en buen estado y que
coincidan sus datos con los especificados en el Acta de
 En caso que el bien NO se encuentre en buen estado, solicita
la desincorporación del Bien según lo establecido en el
Procedimiento GSA-P-204 Desincorporación de Bienes. El
procedimiento finaliza.
 En caso contrario, continúa en la actividad 12.
Gerente de la 12. Envía Acta de Movimiento de Bienes.

Unidad Solicitante
12.1. Firma y envía Acta de Movimiento de Bienes al Coordinador de
Compras, Bienes y Materiales vía valija o de manera interna,
inmediata a la comprobación y recepción del Bien.
Analista de Bienes 13. Actualiza Inventario y archiva la documentación.

13.1. Ingresa al sistema Kerux-Módulo de Bienes y realiza el traspaso
del bien.
13.2. Archiva la siguiente documentación generada durante el proceso
de traslado :
 Memorándum Solicitud de Traslado de Bienes
 Acta de Movimientos de Bienes.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
PROCEDIMIENTO: DESINCORPORACIÓN DE BIENES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
Procedimiento:
GSA-P-204 Desincorporación de Bienes
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para Desincorporar Bienes del Instituto
Nacional de Estadística (INE).
1.2 ALCANCE
El presente procedimiento abarca la gestión de Desincorporación de Bienes, solicitadas
por los distintos requirentes, ejecución física propiamente dicha.

2. La Oficina de Administración y Finanzas, específicamente a la Unidad de Bienes

Patrimoniales debe recibir y gestionar las desincorporaciones y traslados de bienes
por parte de las Gerencias Solicitantes, mediante el formulario GSA-01-F005
Solicitud de Traslado / Desincorporación de Bienes.
3. El formulario GSA-01-F005 Solicitud de Traslado / Desincorporación de Bienes

deberá contener todos los campos de datos establecidos llenos en letra legible sin
enmiendas y/o tachaduras.
4. Son objeto de desincorporación todos aquellos bienes muebles o inmuebles

descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, sea cual fuera el
origen de su adquisición.
5. La Oficina de Administración y Finanzas, específicamente la Unidad de Bienes debe

estar informada de todos los movimientos de los bienes; por lo tanto las Gerencias
Solicitantes no están autorizadas para retirar, trasladar o desincorporar los mismos.
6. Se podrá proceder a desincorporar los Bienes cuando ocurran algunas de las

siguientes situaciones:
 Obsolescencia: vencimiento de la vida útil del o los bienes muebles por

antigüedad).
 Inservibilidad: inutilidad por presentar avería total.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3
 Reparación antieconómica: cuando la adquisición de un nuevo bien es más

rentable que su reparación.
 Robo o Extravío: cuando desaparezca un bien mueble por hurto o extravío.
 Donación o Venta: cuando los bienes muebles se ofrecen en donación o venta

(caso excepcional).
7. La Coordinación de Servicios Generales, específicamente la Unidad de

Mantenimiento debe realizar el traslado físico del bien de una unidad administrativa a
otra, previa autorización de la Coordinación de Compras, Bienes y Materiales.
8. El INE cuenta con un Comité de Enajenación constituido por un mínimo de 3 (tres)

funcionarios y un máximo de 5 (cinco) de distintas áreas funcionales del Instituto, el
cual se encarga de coordinar y tramitar ante la Ley Orgánica de Bienes Públicos,
todos los procesos relacionados con la desincorporación de los bienes.
9. Los bienes muebles e inmuebles propiedad del INE que se encuentran en estado de
obsolescencia, deterioro, desincorporados o que sean necesarios para el
cumplimiento de las funciones de los entes u organismos, pueden ser objeto de
enajenación.
10. La solicitud de autorización para enajenación de los bienes del INE, es determinado
por La Superintendencia de Bienes Públicos, tomando en consideración la
información suministrada por los entes respectivos y cualquier otro válido a juicio de
la Comisión.
11. La Coordinación o Gerencia que haya sido víctima de un robo o hurto de cualquier
bien o parte del mismo, perteneciente al Instituto, debe realizar de manera inmediata
la respectiva denuncia ante el órgano policial correspondiente.
12. La Coordinación o Gerencia que haya sido víctima de un robo o hurto de cualquier
bien o parte del mismo, perteneciente al Instituto, debe informar el hecho a la
Coordinación de Compras, Bienes y Materiales mediante la consignación de la
denuncia y la entrega de un “Memorándum de notificación de robo o hurto de bienes”
los cuales debe contener los siguientes datos: modelo, serial, color, marca,
identificación del bien mueble.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3
13. El Analista de Bienes debe entregar a la Coordinación de Contabilidad los cinco

primeros días de cada mes un Reporte de Bienes incorporados, trasladados y
desincorporados en el sistema con sus soportes.
14. Toda Solicitud de Desincorporación de Bienes debe estar avalada por una
Evaluación Técnica realizada únicamente por el Área Técnica Especializada a la cual
le competa el bien. Esta Área Técnica estará conformada por las unidades expertas
pertenecientes a las siguientes coordinaciones:
 Coordinación de Compras, Bienes y Materiales
 Coordinación de Servicios Generales
 Coordinación de Soporte Técnico
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
Desincorporación de Bienes Pág. 1 de 1
INICIO
Gerente de la Unidad
1 3 4
Solicitante
Solicita
Revisa Evaluación ¿Se justifica la
desincorporación desincorporación?
SI Arma Expediente
Técnica
de Bienes
NO
Área Técnica Especializada
FIN
Realiza
Evaluación técnica
del Bien NO
Coordinación de Compras, Bienes y
Coordinador
5
7 10
Recibe y Verifica
¿Datos
datos del Arma y remite Verifica Decisión
Completo? ¿Autorizado? NO FIN
expediente Expediente del CENBISP
Materiales
SI SI
Analista de Bienes
6 11 12 13 14
Solicita el Verifica la
Ejecuta traspaso Realiza realización el
Traslado o ¿Traslado Archiva
Desincorporación traslado y/o SI
temporal Desecho Final del efectuado documentos
del Bien desecho final del
Bien Bien
Comité de Enajenación
NO
8 9
de Bienes
Coordina
Elabora Acta de
autorización del
Desincorporación
CENBISP
FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3

Gerente de la 1. Solicita Desincorporación de Bienes.

Unidad Solicitante
1.1. Elabora en original y copia la GSA-F-005 Solicitud de Traslado /
Desincorporación de Bienes y luego firma en señal de aprobación.
1.2. Elabora Memorándum solicitando al Área Técnica Especializada,
la Evaluación Técnica del Bien a través de un Memorándum.
1.3. Remite al Área Técnica Especializada, Memorándum Solicitud de
Evaluación Técnica y Solicitud de Traslado / Desincorporación de
Bienes.
Área Técnica 2. Realiza Evaluación Técnica del Bien.

Especializada
2.1. Recibe Memorándum mediante el cual se solicita la realización de
la Evaluación Técnica del Bien a desincorporar.
2.2. Recibe de la Gerencia Solicitante formato.
2.3. Evalúa el Bien a desincorporar basándose en sus conocimientos
técnicos.
2.4. Determina la causa de la desincorporación del bien sea por:
 Donación.
 Por venta.
 Desguace (cuando el Bien se encuentra inservible).
 Por Robo o hurto.
 Por daños mayores.
 Por obsolescencia.
 Por Siniestro.
2.5. Toma algunas fotografías del Bien a desincorporar, con la
finalidad de avalar la evaluación técnica realizada.
2.6. Determina el grado de eficacia y eficiencia, del Bien a
desincorporar.
2.7. Elabora en original y copia el Informe Técnico, en base a la
inspección realizada al bien.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3
2.8. Firma y sella en original y copia el Informe Técnico.
2.9. Entrega Original del Informe Técnico al Gerente de la Unidad
Solicitante.
Gerente de la 3. Revisa Evaluación Técnica.

Unidad Solicitante
3.1. Verifica si en el alcance de la solicitud esta contemplada la
desincorporación del Bien.
 En Caso que el informe técnico contemple la desincorporación
del Bien descrito, continúa en la actividad 4.
 En Caso que el informe técnico NO contemple la
desincorporación del Bien descrito, el procedimiento finaliza.
Gerente de la 4. Arma Expediente.

Unidad Solicitante
4.1. Arma expediente contentivo de:
4.2. Original y Copia del formulario GSA-F-005 Solicitud de Traslado /
Desincorporación de Bienes.
4.3. Informe Técnico del Área Técnica Especializada.
4.4. Remite al Coordinador de Compras, Bienes y Materiales, el
expediente.
Coordinador de 5. Recibe y Verifica datos del Expediente.

Compras, Bienes y
5.1. Recibe expediente contentivo de:
Materiales
5.2. Original y copia la Solicitud de Traslado / Desincorporación de
Bienes.
5.3. Informe Técnico del Área Técnica Especializada
5.4. Firma y sella la original de la Solicitud de Traslado /
Desincorporación en señal de recibido.
5.5. Entrega copia de la Solicitud de Traslado / Desincorporación de
Bienes al Gerente o Coordinador Solicitante.
5.6. Verifica que todos los campos de datos contenidos en el
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3
formulario GSA-F-005 Solicitud de Traslado / Desincorporación de
Bienes se encuentren llenos en letra legible sin enmiendas y/o
tachaduras.
5.7. En caso de estar de acuerdo con la verificación realizada:
 Firma en señal de aprobación, coloca sello y de considerarlo
necesario registra las observaciones a las que haya lugar, en
el formulario GSA-F-005 Solicitud de Traslado /
Desincorporación de Bienes.
 Continúa en lo establecido en la actividad 6.
5.8. En caso de encontrar inconsistencias en la verificación realizada:
 Registra las observaciones a las que haya lugar, en el
formulario GSA-F-005 Solicitud de Traslado /
Desincorporación de Bienes, devuelve al Gerente
 Regresa a la actividad 4.
Analista de Bienes 6. Ejecuta traspaso temporal.

6.1. Accede al sistema Kerux-Módulo de Bienes.
6.2. Traspasa temporalmente el bien a la cuenta de bienes muebles
en depósito, hasta que se desincorpore el bien de los activos.
Coordinador de 7. Arma y remite expediente.

Compras, Bienes y
7.1. Revisa el Expediente de los bienes a desincorporar con sus
Materiales
soportes respectivos.
7.2. Elabora el Memorándum de desincorporación de bienes, firma y
sella el mismo en señal de aprobación.
7.3. Entrega el Memorándum y el Expediente de los bienes a
desincorporar al Comité de Enajenación del INE.
Comité de 8. Elabora Acta de Desincorporación.

Enajenación de
8.1. Reciben Memorándum y expediente del Coordinador de Compras,
Bienes
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3
Bienes y Materiales.
8.2. Emiten y firman Acta de solicitud de desincorporación.
8.3. Tramitan/gestionan ante La Superintendencia de Bienes Públicos
la autorización para la desincorporación de bienes.
Comité de 9. Coordina Autorización del CENBISP.

Enajenación del INE
9.1. Remiten copia de Expediente de Desincorporación de Bienes al
CENBISP.
9.2. Espera respuesta del CENBISP.
9.3. Una vez recibida la respuesta del CENBISP, entrega al
Coordinador de Compras, Bienes y Materiales la decisión así
como los recaudos que acompañan a la misma.
Coordinador de 10. Verifica decisión del CENBISP.

Compras, Bienes y
10.1. Recibe del comité de Enajenación de Bienes la decisión del
Materiales
CENBISP, así como los recaudos que acompañan a la misma.
10.2. Revisa la autorización de la desincorporación de los bienes por
parte del CENBISP.
 En caso que la desincorporación haya sido autorizada
 En caso contrario, devuelve la Solicitud de Traslado /
Desincorporación de Bienes al Gerente de la Unidad
Solicitante. El procedimiento finaliza.
Analista de Bienes 11. Realiza desincorporación del bien.

11.1. Ingresa al Kerux-Módulo de Bienes.
11.2. Realiza desincorporación de los bienes.
Analista de Bienes 12. Solicita el traslado y/o desecho final del bien.
12.1. Elabora Memorándum de solicitud de traslado y/o desecho final
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-204
Versión: 1.3
del bien.
12.2. Coordina con el Coordinador de Servicios Generales,
específicamente la Unidad de Mantenimiento o Transporte según
sea el caso, el traslado físico o desecho final del Bien mediante el
procedimiento GSA-P-102 Solicitud y Prestación o Contratación
de Servicios Generales.
Analista de Bienes 13. Verifica la realización el traslado y/o desecho final del Bien.
13.1. Verifica con el Coordinador de Servicios Generales que el bien
fue trasladado y desechado según las especificaciones
establecidas.
13.2. Elabora y Remite al CENBISP el expediente original contentivo:
 Fotos de la acción ejecutada
 Acta de constancia de la acción ejecutada
 Exposición de motivo justificando la acción ejecutada.
 Opinión de la Consultoría Jurídica
 En caso que el Bien no haya sido trasladado y desechado.
Regresa a la actividad 12.
Analista de Bienes 14. Archiva Documentos.

14.1. Archiva expediente de desincorporación de Bienes.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-205
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE BIENES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
Procedimiento:
GSA-P-205 Inventario de Bienes
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-205
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para realizar el Inventario de Bienes
del Instituto Nacional de Estadísticas (INE).
1.2 ALCANCE
Este procedimiento abarca la solicitud, coordinación y ejecución del Inventario de Bienes
Muebles e Inmuebles, elaboración de registros resultantes del inventario, ejecutar
acciones para solventar discrepancias, obtener el Reporte de Inventario General y
archivar documentos.

2. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales debe realizar el Inventario de la

Unidad correspondiente, de acuerdo a la relación detallada descrita en el Formulario
de Inventario de Bienes de la Unidad.
3. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales es el único responsable de la

planeación de la toma física del inventario, así como la organización, ejecución y
control del mismo.
4. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales debe garantizar que cada unidad

a inventariar esté al tanto de la fecha de ejecución del inventario anual de bienes,
evitando así movimientos de bienes durante este período de tiempo.

Bienes debe estar informada de los cambios o movimientos de personal, a nivel de
Gerentes o Coordinadores, a fin de proceder a realizar el inventario de Bienes de la
Unidad involucrada.
6. La Gerencia o Coordinación Inventariada, debe remitir el resultado y/o correcciones

realizadas al Inventario, en un plazo no mayor a 21 días, contados a partir de la
recepción del Formato de Inventario de bienes y el Informe de Diferencias de
Inventario.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-205
Versión: 1.3
7. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales debe actualizar en el sistema

Kerux, los datos del Coordinador o Gerente entrante y Saliente, en los casos que los
inventarios se realicen por movimiento de personal.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-205
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
Inventario de Bienes Pág. 1 de 1

Gerente o Coordinador de la Unidad
INICIO
1
Involucrada
7
Solicita Inventario
de Bienes Corrige
inconsistencias
6 8
Coordinador
Autoriza informe
Gira Instrucciones
de Diferencias
5 9
Elabora Informe Realiza
de Diferencias del correcciones y
Kerux
inventario ajustes
NO
Analista de Bienes
2 3 4 10
Actualiza Datos y
Planifica el
Realiza Toma Elabora
inventario De Verifica Inventario ¿Correcto? SI
Física de Bienes Documentos de
Bienes
Apoyo
Kerux Kerux Kerux
FIN
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-205
Versión: 1.3

Gerente o 1. Solicita Inventario de Bienes

Coordinador de la
1.1. Elabora, firma y sella Memorándum de solicitud inventario de
Unidad involucrada
bienes.
1.2. Remite Memorándum firmado y sellado a la Coordinación de
1.3. En caso que el Inventario de Bienes de la unidad, sea requerido
por la Coordinación de Compras, Bienes y Materiales, dicha
coordinación:
 Elabora, firma y sella Memorándum de inventario de bienes.
 Remite Memorándum firmado y sellado por el Coordinador de
Compras, Bienes y Materiales, al Gerente o Coordinador de
las Unidades consideradas.
Analista de Bienes 2. Planifica el Inventario de Bienes

2.1. Planifica y coordina la ejecución del inventario determinando lo
siguiente:
 Unidad a Inventariar
 Analistas designados
 Fecha de ejecución del Inventario.
2.2. Ingresa al Kerux-Módulo de Bienes.
2.3. Obtiene automáticamente el Formulario de Inventario de Bienes
de la Gerencia o Coordinación de la Unidad involucrada.
Analista de Bienes 3. Realiza Toma Física de Bienes

3.1. Realiza toma física y conteo de los bienes existentes en la
Unidad respectiva.
3.2. Anota o asienta los Bienes inexistentes en el Formulario de
Inventario de Bienes.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-205
Versión: 1.3
Analista de Bienes 4. Verifica Inventario

4.1. Compara el inventario físico con el registrado en el formulario
Inventario de Bienes.
 En caso de inconsistencias en la verificación realizada,
Analista de Bienes 5. Elabora Informe de Diferencias del inventario.

5.1. Elabora y firma en original y copia Informe de Diferencias del
inventario.
5.2. Emite copia del Formulario de Inventario de Bienes.
5.3. Entrega Informe de Diferencias del inventario en original y copia
con copia del Formato de Inventario de Bienes al Coordinador de
Coordinador de 6. Autoriza Informe de Diferencias.

Compras, Bienes y
6.1. Recibe en original y copia el Informe de Diferencias del inventario
Materiales
con copia del Formato de Inventario de Bienes del Analista de
Bienes.
6.2. Firma y sella Informe de Diferencias en señal de aprobación.
Entrega en original y copia el Informe de Diferencias del inventario
con copia del Formato de Inventario de Bienes al Gerente o
Coordinador de la Unidad involucrada.
Gerente o 7. Corrige Inconsistencias.

Coordinador de la
7.1. Recibe original del Informe de Diferencias.
Unidad involucrada
7.2. Firma en señal de recibido la copia del Informe de Diferencias y
entrega al Coordinador de Compras, Bienes y Materiales.
7.3. Realiza investigación de entradas, salidas y correcciones de
Bienes.
7.4. Obtiene soportes de movimientos de bienes en caso de ser
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-205
Versión: 1.3
necesario.
7.5. Elabora, firma y sella en señal de elaborado el Memorándum de
justificación.
7.6. Entrega original y copia del Memorándum de justificación firmado
y sellado y soportes al Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales.
Coordinador de 8. Gira Instrucciones.

Compras, Bienes y
8.1. Recibe el original del Memorándum y soportes por parte del
Materiales
Gerente o Coordinador de la Unidad involucrada.
8.2. Firma en señal de recibido el Memorándum y entrega al Gerente
o Coordinador de la Unidad involucrada.
8.3. Revisa la justificación de la diferencia en el Memorándum y los
soportes.
8.4. Entrega el Memorándum y soportes al Analista de Bienes y gira
instrucciones en base a la revisión efectuada.
Analista de Bienes 9. Realiza correcciones y ajustes.

9.1. Revisa la justificación de la diferencia en el Memorándum y los
soportes.
9.2. Ingresa sistema Kerux-Módulo de Bienes.
9.3. Realiza las correcciones necesarias al inventario de bienes.
9.4. Si las diferencias fueron justificadas, realiza correcciones y/o
ajustes del inventario en el sistema.
9.5. Si las diferencias no fueron justificadas ya que se determina que
hay faltantes, carga en la Lista de Faltante.
Analista de Bienes 10. Actualiza datos y Elabora Documentos de Apoyo

10.1. Elabora Acta de Inventario de Bienes.
10.2. Gestiona la firma del acta con el coordinador de Compras, Bienes
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-205
Versión: 1.3
y Materiales y el Gerente o Coordinador de la Unidad involucrada.
10.3. Entrega Acta de Inventario de Bienes al Gerente o Coordinador
de la Unidad involucrada.
10.4. Ingresa al sistema Kerux-Módulo de Bienes.
10.5. Genera dos originales del Reporte de Inventario General
mediante el sistema.
10.6. Obtiene copias de los soportes de cada movimiento de bienes.
10.7. Archiva documentos relacionados con la ejecución del inventario
en carpeta correspondiente.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-206
PROCEDIMIENTO: TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE M ATERIALES Fecha: 26/02/2013
Versión: 1.3
PROCESO DE
SUBPROCESO DE
Procedimiento:
GSA-P-206 Toma Física de Inventario de
Materiales
ELABORADO REVISADO
Firma Firma
MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-206
Versión: 1.3
1.1 PROPÓSITO
Establecer las normas y el procedimiento a seguir para realizar inventario físico de
Materiales en el Almacén y consecuentemente tomar las acciones correctivas en caso de
desviaciones.
1.2 ALCANCE
El presente procedimiento abarca el inventario de Materiales existentes en el Instituto
Nacional de Estadística (INE).


Almacén debe garantizar que los inventarios de todos los materiales y suministros
que están dentro del Almacén, estén actualizados con sus respectivas Tarjetas de
Estante y Tarjetas de Inventario previa a cada recepción o despacho de materiales.
3. La Coordinación de Compras, Bienes y Materiales debe efectuar la toma parcial de

inventarios en presencia del personal de Almacén y en formas aleatorias, de los
ítems más importantes o los que se determine por prioridad.

Almacén debe efectuar por lo menos un inventario anual a todos los ítems que se
encuentren en el Almacén para los efectos del cierre fiscal de la empresa,
tomándose las medidas de comunicación a las diferentes áreas para no realizar
ninguna actividad de entrada o salida de material durante dicha actividad.

Almacén debe coordinar los inventarios en base a las fechas tentativas en los planes
establecidos y según la disponibilidad del personal interno o externo para realizar la
actividad.

Almacén debe registrar y mantener actualizado los inventarios de los materiales y
suministros.
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MANUAL DE PROCESOS
Código: GSA-P-206
Versión: 1.3
7. El Responsable de Inspección y conteo debe registrar las diferencias en las

existencias lógicas y físicas o condiciones desfavorables de los materiales o de su
almacenamiento únicamente en el Informe de Inventario.
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Código: GSA-P-206
Versión: 1.3

2.1 FLUJOGRAMA
TOMA FÍSICA DE INVENTARIO DE MATERIALES Pág. 1 de 1
Inicio
Coordinador de Compras, Bienes y
1
Coordina la
ejecución de la
Materiales
toma física de los

inventarios
Responsable de Inspección y
2
Ejecuta Toma
Física de los
Conteo
Materiales
3 4
Analiza resultados Realiza Ajustes e

de la Toma Física ¿Conformidad? NO informa acerca de
Jefe de Almacén
de Inventario las discrepancias
SI FIN
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Versión: 1.3

Coordinador de 1. Coordina la ejecución de la toma física de los inventarios.

Compras, Bienes y
1.1. Designa los responsables para la ejecución de la toma física y
Materiales
determina el momento de su ejecución.
1.2. Coordina con los responsables el inicio de las actividades.
1.3. Obtiene la Tarjeta del Estante de cada tipo de material ubicado en
el Almacén y entrega al Responsable de Inspección y Conteo.
Responsable de 2. Ejecuta Toma Física de los Materiales

Inspección y Conteo
2.1. Recibe la Tarjeta del Estante.
2.2. Ejecuta inspección de los materiales y sus condiciones de
almacenamiento de manera conjunta con el Encargado de
Almacén.
2.3. Ejecuta conteo de los materiales y suministros.
2.4. Compara lo establecido en la GSA-F-002 Tarjeta de Estante con
respecto a los materiales que se encuentran físicamente; y luego
compara con la Tarjeta de Inventario.
2.5. Verifica resultados y emite Informe de Inventario.
Jefe de Almacén 3. Analiza resultados de la Toma Física de Inventario.

3.1. Recibe Informe de Inventario.
3.2. Analiza los hallazgos descritos en el Informe de Inventario.
3.3. Emite en conjunto con el Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales, listado de materiales requeridos para el stock.
 En caso de existir discrepancias en los resultados continúa en
la actividad 4.
 En caso de no existir discrepancias, El procedimiento finaliza.
Jefe de Almacén 4. Realiza Ajustes e informa acerca de las discrepancias.
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Versión: 1.3
4.1. Coordina la investigación y análisis de las posibles causas de las
desviaciones halladas.
4.2. En el proceso de investigación se deben estudiar todos los
factores que se requieran para encontrar la desviación, sea una
ubicación errónea, una entrega equivocada del material u otra.
4.3. Informa y coordina la ejecución de los ajustes ante los
responsables.
4.4. Informa resultado al Coordinador de Compras, Bienes y
Materiales.
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MANUAL DE PROCESOS

GSA-P-101 REQUISICIÓN Y COMPRA DE BIENES Y MATERIALES ................................... 4

1.3 NORMAS ESPECÍFICAS

2. Toda compra de Bienes y Materiales, establecida en el presente documento, debe

3. Todo presupuesto seleccionado para tramitar la Solicitud de Compra de Bienes y

4. En el caso de adquisición de Bienes o Materiales por un precio estimado de hasta

5. En el caso de la adquisición de Bienes o Materiales por un precio estimado superior

(20.000 UT) la Coordinación de Compras, Bienes y Materiales, específicamente el

6. En el caso de adquisición de Bienes o Materiales por un monto estimado superior a

7. Se podrá proceder excepcionalmente a la Contratación Directa, independientemente

8. La cancelación de anticipo a Proveedores se realizará el día de caja establecido por

 Hasta mil (1000 UT) Unidades Tributarias, el Gerente de Administración y

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SI verifica que los

2.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Coordinador de 1. Recibe y verifica Requisición de Bienes o Materiales.

Coordinador de 2. Contacta al Almacén y verifica la disponibilidad del Bien o

Analista de 3. Contacta proveedores, solicita cotizaciones y realiza

Analista de 4. Verifica Presupuesto vs. Monto permitido y la necesidad de

Analista de 5. Arma Expediente.

Analista de 6. Analiza y verifica disponibilidad presupuestaria.

Analista de 7. Efectúa imputación presupuestaria.

Analista de 8. Gestiona aprobación.

Analista de 9. Identifica condiciones de la solicitud respecto a Anticipo.

Analista de 10. Elabora Orden de Pago Interna y Aprueba anticipo.

Analista de 11. Recibe expediente y verifica que los documentos se

Analista de 12. Ordena el pago y transfiere expediente al Coordinador de

Analista de 13. Gestiona la ejecución de la Compra.

Jefe de Almacén 14. Prepara documento de Acta o Despacho y despacha el Bien o

3.3 NORMAS ESPECÍFICAS

1. Todas las áreas participantes en este proceso deben realizar la solicitud de

2. Toda solicitud de Contratación de Servicios, establecida en el presente documento,

3. Todo presupuesto seleccionado para tramitar la solicitud de Contratación de

4. En el caso de Contratación de Servicios por un precio estimado de hasta cinco mil

5. En el caso de Contratación de Servicios por un precio estimado superior a cinco mil

6. En el caso de Contratación de Servicios por un monto estimado superior a veinte mil

7. Se podrá proceder excepcionalmente a la Contratación Directa, independientemente

8. La cancelación de anticipo a Proveedores se realizará el día de caja establecido por

 Hasta mil (1000) Unidades Tributarias (U.T) el Gerente de Administración y

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Recibe y verifica Verifica la viabilidad

Analista de Servicios Generales

4.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

SERVICIOS AMPARADOS EN LA LEY DE CONTRATACIONES

Coordinador de 1. Recibe y verifica Memorándum de Solicitud de Servicios.

Coordinador de 2. Verifica la viabilidad de prestar el servicio interna o

Personal de 3. Ejecuta la prestación del servicio con recursos internos.

Analista de 4. Contacta proveedores, solicita cotizaciones y realiza

Analista de 5. Verifica Presupuesto vs. Monto permitido y la necesidad de

Analista de 6. Arma Expediente.

Analista de 7. Analiza y verifica disponibilidad presupuestaria.

Analista de 8. Efectúa imputación presupuestaria.

Analista de 9. Gestiona aprobación.

Analista de 10. Identifica condiciones de la solicitud respecto a Anticipo.

Coordinador de 11. Recibe expediente y aprueba anticipo.

Analista de 12. Elabora Orden de Pago Interna.

Analista de 13. Recibe expediente y verifica que los documentos se

Analista de 14. Ordena el pago y transfiere expediente al Coordinador de

Coordinador de 15. Procesa el pago y remite expediente a la Coordinación de

Analista de 16. Gestiona la ejecución del Servicio.

Analista de 17. Gestiona la culminación del servicio

Coordinador de 18. Aprueba culminación del servicio

Analista de 19. Tramita la culminación del servicio