Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 1 de 10

1. Objetivo

Establecer las actividades necesarias para las asistentes de clinica responsables de la gestión la Caja
Chica, puedan desarrollar las actividades de apertura, ejecución y cierre a Nivel Central.

2. Alcance

El procedimiento inicia con la solicitud de CDP de Caja Chica y finaliza con el cierre definitivo de la caja
menor.

3. Definiciones

Caja Chica: Fondo fijo y renovable, cuyo manejo se confía a un responsable, con el fin de ser utilizados
para pagar gastos identificados como de carácter urgente.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Documento expedido por el Coordinador de

Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal
disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos.

Registro Presupuestal de Compromiso (RPC): Son los actos realizados por el Coordinador de
Presupuesto en desarrollo de su capacidad para contratar y comprometer el presupuesto mediante
contratos, órdenes de prestación de servicio y compra, y otros actos administrativos de ordenación de
gastos.

Reintegro: Operación mediante la cual se aplica un valor consignado por un tercero, a una orden de pago
presupuestal y/o no presupuestal para liberar recursos.

Reembolso: Consiste en la reposición de un dinero ya gastado y así recuperar el fondo de caja

menor a su monto original.

Deducción: Descuento de un impuesto que se aplica en el momento del pago de un servicio y/o bien a un
tercero.

4. Generalidades del procedimiento

APERTURA - CAJA CHICA

Tiene como objetivo, registrar dentro del sistema el situado de recursos que efectúa el Coordinador
de Presupuesto al cuentadante, luego de entrega de cheque correspondiente, es decir, se crea el
saldo inicial de la caja chica para gestionar los gastos con cargo a esta.
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 2 de 10

Debe generarse cuando se de apertura a la caja chica y en los eventos en que esta sea adicionada en su
valor inicial.

Precondiciones para la apertura.

 Perfil caja menor creado en el SIIF –Nación con su respectivo usuario y clave en estado activo.
 Cuenta corriente de tesorería en estado activa y creada en el SIIF – Nación.
 Proyección de gastos mensual por rubro para gestionar los recursos.
 Caja menor en estado activa que no esté cerradas presupuestalmente y que sea de la vigencia
actual.
 Orden(es) de pago en estado pagada(s) que provengan de un “Compromiso presupuestal de
gasto” que tenga vinculada la caja menor a gestionar.

EJECUCION – CAJA MENOR

Tiene como objetivo registrar, obtener documentos e información del sistema sobre: gastos generados por
la caja, fondeo de caja, vales provisionales, devolución de efectivo por parte de beneficiarios de un gasto
previo, egresos con marca “pendiente de legalización”, reembolsos de acuerdo al porcentaje de ejecución
de uno o más rubros, giro de recursos al cuentadante por efectos de una solicitud de reembolso.

Precondiciones para la ejecución.

 Caja menor en estado activa que no esté “cerrada presupuestalmente” con saldo por ejecutar
mayor a cero para al menos uno de sus rubros (ítems de afectación de gasto) y saldo en
caja/bancos superior a cero.
 Chequera vinculada a la cuenta bancaria de la caja menor.
 Caja menor en estado activa que tenga vinculado(s) egreso(s) en estado pagado.
 Egreso(s) en estado pagado sin la marca “Pendiente legalización” y reintegro(s) en estado
generado(s) que no hayan sido vinculados a una solicitud de reembolso previamente ni a un
registro de cierre presupuestal definitivo de caja menor.
 Solicitud de reembolso en estado tramitada.
 Orden de pago vinculada a la solicitud de reembolso (creada a partir de la cadena presupuestal de
Solicitud de CDP de reembolso de caja menor) en estado pagada.

CIERRE PRESUPUESTAL – CAJA MENOR.

Tiene como objetivo registrar un Cierre presupuestal de caja menor. Se ejecuta una vez se termine la
vigencia fiscal, con la devolución del saldo sobrante (Transacción “Pago sin egreso”) y el pago de las
deducciones de los egresos a ser legalizados (Pago de deducciones).
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 3 de 10

Precondiciones para el cierre presupuestal de Caja Menor.

 Caja menor en estado activa.

 Egreso(s) en estado pagado y reintegro(s) en estado generado(s) que no hayan sido vinculados a
una solicitud de reembolso.

5. Descripción de las actividades

APERTURA - CAJA MENOR

Registro
Nro. Actividad Responsable
/documento
1 Diligenciar y entregar formato solicitud de CDP de Proceso Formato de Solicitud
Caja Menor, indicando rubro y monto por cada uno. responsable de de Certificado de
Nota: gestionar Disponibilidad
En el nivel central: Entregar al Grupo Presupuesto recursos de caja Presupuestal Código
En el nivel territorial: Entregar a usuario con perfil menor. GF-PD-03-F-01.
presupuesto.
2 Elaborar solicitud de CDP de Caja Menor en el SIIF – Perfil Solicitud de
Nación. Presupuesto Certificado de
Nota importante: Gastos. Disponibilidad
Durante su elaboración se debe marcar la opción Presupuestal.
CDP de Caja menor.
Asociar cada uno de los rubros.
3 Elaborar CPD de Caja Menor en el SIIF – Nación. Perfil Certificado de
Presupuesto Disponibilidad
Gastos. Presupuestal de Caja
Menor.
4 Crear la Caja Menor en el SIIF – Nación. Perfil No. Registro de Caja
Nota: Se debe tener la siguiente información: Presupuesto Menor.
Tercero responsable de la caja menor. Gastos.
Información de la póliza.
Número de cuenta bancaria.
5 Elaborar Resolución de Constitución de Caja Menor. Perfil Gestión Resolución de
Nota: Caja Menor. Constitución de Caja
Debe contener información sobre: Menor.
Número de consecutivo de caja menor, CDP con el
cual fue creada, monto mensual de la Caja Menor
(caso nivel central), monto anual (caso dirección
territorial) y responsable de su gestión.
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 4 de 10

6 Elaborar Registro Presupuestal de Compromiso Perfil Registro

Nota: Presupuesto Presupuestal de
Debe quedar a nombre de la entidad (Ministerio) y Gastos. Compromiso de Caja
con medio de pago abono en cuenta. Menor.
7 Elaborar cuenta por pagar de caja menor en el SIIF – Perfil Gestión Cuenta por pagar.
Nación a nombre de la entidad. Contable.
8 Elaborar obligación de caja menor en el SIIF – Perfil Gestión Obligación.
Nación. Contable.
Nota:
Atributo contable: Caja menor.
9 Elaborar orden de pago de caja menor en el SIIF – Perfil Pagador Orden de Pago.
Nación e informar al cuentadante la asignación de central /
recursos. regional.
Nota:
Tipo de pago: Traslado a pagaduría.
10 Realizar el Ingreso de Apertura. Perfil Gestión
Nota importante: Caja Menor.
 Ruta: EPG/Gestión caja/Ingreso de
apertura/Registrar.
 Ver Guía Gestión Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
 En caso de dificultad recurrir a la línea
soporte SIIF – Nación a través del CALL –
CENTER.
 Esta transacción se hace con el fin de
actualizar los saldos en bancos y caja.
 Si hay gestión en efectivo se deberá fondear
la caja mediante la generación de un pago sin
egreso con marca (manejo de efectivo) a
nombre del cuentadante, con medio de pago
cheque o abono en cuenta de acuerdo al
criterio establecido, y, por el valor ($) a
manejar en efectivo.
(FIN)
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 5 de 10

EJECUCION – CAJA MENOR

Registro
Nro. Actividad Responsable
/documento
11 Gestión de la Caja menor. Perfil Gestión
Nota: Caja Menor.
En esta etapa el cuentadante dependiendo la
necesidad tendrá que ejecutar alguna(s) de las
siguientes transacciones en SIIF.
12A Egreso – Pago caja menor (Utilizado para el registro Perfil Gestión
de facturas y/o comisiones). Caja Menor.
Nota:
 Ruta: EPG/Gestión caja menor/Egreso –
pago/Registrar.
 Ver Guía Gestión Caja Menor
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
 En caso de dificultad recurrir a la línea
soporte SIIF – Nación a través del CALL –
CENTER.
 Se recomienda hacer la verificación de la
transacción por la web de reportes.
12B Pago sin egreso. Perfil Gestión
Nota importante: Caja Menor.
 Ruta: EPG/Gestión caja menor/Egreso –
pago/Registrar.
 Ver Guía Gestión Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
 En caso de dificultad recurrir a la línea
soporte SIIF – Nación a través del CALL –
CENTER.
 Se recomienda hacer la verificación de la
transacción por la web de reportes.
12C Reintegro Caja menor. Perfil Gestión
Nota: Caja Menor.
 Ruta: EPG/Gestión caja
menor/Reintegros/Registrar.
 Ver Guía Gestión Caja Menor.
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 6 de 10

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
 Tener en cuenta la forma como se hace
devolución del recurso, el valor a reintegrar y
si afecta o no las deducciones.
 En caso de dificultad recurrir a la línea
soporte SIIF – Nación a través del CALL –
CENTER.
 Se recomienda hacer la verificación de la
transacción por la web de reportes.
12D Legalización egresos. Perfil Gestión
Nota: Caja Menor.
 Ruta: EPG/Gestión caja menor/Legalización
egresos/Registrar.
 Ver Guía Gestión Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
 Se debe realizar egreso por egreso.
 En caso de dificultad recurrir a la línea
soporte SIIF – Nación a través del CALL –
CENTER.
12E Solicitud de Reembolso (Aplica únicamente para las Perfil Gestión Consecutivo de
cajas menores autorizadas) Caja Menor. solicitud de
Nota: reembolso
Ruta: EPG/Gestión caja menor/Reembolso/Registrar
solicitud.
Ver Guía Gestión Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
La solicitud de reembolso debe estar soportada con
una resolución.
En caso de dificultad recurrir a la línea soporte SIIF –
Nación a través del CALL – CENTER.
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 7 de 10

REEMBOLSO – CAJA MENOR

Registro
Nro. Actividad Responsable
/documento
12E-1 Generar cuenta por pagar de reembolso de caja Perfil Gestión Comprobante de
menor, aprobar y, ejecutar la transacción “legalización Contable. legalización con
de egresos” en el SIIF – Nación y entregar junto con número consecutivo.
soportes a Perfil Presupuesto gastos junto con la
resolución de Reembolso debidamente firmada por el
ordenador del gasto.
Nota:
Verificar que los gastos e impuestos estén acorde con
los comprobantes de egreso.
12E-2 Elaborar solicitud CDP de reembolso caja menor en Perfil Solicitud cdp de
SIIF – Nación. Presupuesto Reembolso de caja
Nota: Gastos. menor.
Tener en cuenta el número consecutivo de
legalización realizada por el perfil contable y
resolución de Reembolso.
12E-3 Elaborar CDP de reembolso de caja menor en el SIIF Perfil CDP de reembolso
– Nación. Presupuesto de caja menor.
Gastos.
12E-4 Elaborar Registro Presupuestal de Compromiso de Perfil Registro presupuestal
reembolso de caja menor en el SIIF – Nación. Presupuesto de compromiso de
Gastos. reembolso de caja
menor.
12E-5 Elaborar cuenta por pagar a nombre de la entidad Perfil Gestión Cuenta por pagar.
(Ministerio). Contable.
12E-6 Elaborar obligación de reembolso de caja menor en el Perfil Gestión Obligación.
SIIF – Nación. Contable.
12E-7 Elaborar orden de pago de reembolso de caja menor Perfil Pagador Orden de Pago.
en el SIIF – Nación e informar al cuentadante la Central /
asignación de recursos para la Caja Menor. Regional.
12F Ingreso por Reembolso. Perfil Gestión Ingreso por
Nota: Caja Menor. reembolso.
Ruta: EPG/Gestión caja menor/Reembolso/Registrar
ingreso.
Ver Guía Gestión Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 8 de 10

En caso de dificultad recurrir a la línea soporte SIIF –

Nación a través del CALL – CENTER.

CIERRE PRESUPUESTAL – CAJA MENOR

Registro
Nro. Actividad Responsable
/documento
13 Elaborar resolución de legalización y cierre de Caja Perfil Gestión Resolución de
menor. Caja Menor. legalización y cierre
Nota: de caja menor.
Debe contener como mínimo.
1. Por cada rubro presupuestal cuanto se gastó
durante el último mes y el valor total de esos gastos.
2. Código y valor de la(s) deducción(es), y el valor
total de las deducciones practicadas.
3. Recurso que sobró por cada Rubro y el valor total
de los sobrantes.
14 Realizar Cierre presupuestal de caja menor en SIIF – Perfil Gestión Cierre presupuestal
Nación. Caja Menor. de caja mejor.
Nota:
Ruta: EPG/Gestión caja menor/Cierre
presupuestal/Registrar.
Ver Guía Gestión Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
En caso de dificultad recurrir a la línea soporte SIIF –
Nación a través del CALL – CENTER.
15 Registrar pago de deducciones en SIIF – Nación. Perfil Gestión Pago de
Nota: Caja Menor. deducciones.
Aplica solo si el último mes se practicaron
deducciones.
Ruta: EPG/Gestión caja menor/Pagos/Deducciones.
Ver Guía Gestión Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
En caso de error recurrir a la línea soporte SIIF –
Nación a través del CALL – CENTER.
16 Registrar un pago sin egreso en SIIF – Nación por el Perfil Gestión
valor total de los recursos no utilizados al cierre de la Caja Menor.
caja menor.
Nota importante:
Pago sin egreso por el valor del sobrante en bancos
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA CHICA Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 9 de 10

(si aplica).
Pago sin egreso por el valor por el valor del sobrante
en efectivo (si aplica).
17 Realizar consignación por el valor total de las Perfil Gestión Colilla de
deducciones (si aplica) más los recursos no utilizados Caja Menor. consignación.
en la caja menor en una cuenta del tesoro nacional e
informar y enviar copia al nivel central.
Nota:
Los recursos de las deducciones y los recursos del
sobrante de caja menor deben llegar a la tesorería
que giro los recursos.
Se debe consignar a una misma cuenta bancaria
(solo una consignación).
18 Radicar una cuenta por pagar de cierre de caja Perfil Gestión Cuenta por pagar.
menor. Contable.
Nota:
Ruta: EPG/Radicación de soportes/Radicar/Caja
menor.
Ver Guía de Cierre definitivo de una Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
En caso de error recurrir a la línea soporte SIIF –
Nación a través del CALL – CENTER.
19 Aprobar cuenta por pagar. Perfil Gestión Aprobación cuenta
Nota: Contable. por pagar.
Ruta: EPG/Radicación de
soportes/Aprobar/Presupuestal.
Ver Guía de Cierre definitivo de una Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
En caso de error recurrir a la línea soporte SIIF –
Nación a través del CALL – CENTER.
20 Legalización egresos caja menor. Perfil Gestión Legalización de
Nota: Contable. gastos por caja
Ruta: EPG/Legalizaciones/Egresos caja menor. menor.
Ver Guía de Cierre definitivo de una Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
En caso de error recurrir a la línea soporte SIIF –
Nación a través del CALL – CENTER.
22 Registro de causación de deducciones de una caja Perfil Pagador
menor. Central /
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 10 de 10

Nota: Regional.
Ruta: EPG/Causación de deducciones de caja
menor/causar.
Ver Guía de Cierre definitivo de una Caja Menor.
http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/siif
/11GestionCajasMenores.
En caso de error recurrir a la línea soporte SIIF –
Nación a través del CALL – CENTER.
23 Aplicar reintegro presupuestal con cargo a la Orden Perfil Pagador
de pago de constitución de la Caja Menor, Central /
exactamente por el saldo por ejecutar de cada uno de Regional.
los rubros de la caja.
Nota:
Con el registro del reintegro en el SIIF – Nación de
forma automática se reducen en esos valores los
registros de orden de pago y obligación, liberándose
los recursos en el Compromiso Presupuesta de
Gasto.
24 Reducir Compromiso Presupuestal de Caja Menor Perfil
(Aplica únicamente cuando hubo reintegro de caja Presupuesto
menor). Gastos.
Ruta: EPG/compromiso/Reducir.
En caso de error recurrir a la línea soporte SIIF –
Nación a través del CALL – CENTER.
25 Reducir la Caja Menor. Perfil
Ruta: EPG/Gestión caja menor/Reducir. Presupuesto
En caso de error recurrir a la línea soporte SIIF – Gastos.
Nación a través del CALL – CENTER.
26 Reducir CDP de Caja Menor. Perfil
Ruta: EPG/Cdp/Gasto/Reducir. Presupuesto
En caso de error recurrir a la línea soporte SIIF – Gastos.
Nación a través del CALL – CENTER.
FIN

6. Requerimientos Técnicos

Actividad 2: Marcar opción CDP de caja menor al momento de elaborar la solicitud de CDP, de lo contrario
el sistema no identificara que se trata de una cadena presupuestal de constitución de caja menor.
Actividad 5: Cada vez que se necesite el cambio de responsable de caja menor (cuentadante) durante la
vigencia actual, se deberá realizar: Arqueo de caja, reembolso de caja y elaborar la respectiva Resolución
de Caja Menor tal y como se enuncia en la actividad 5 de este mismo procedimiento. Nota: La caja menor
 Código: GF-PD-16

PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Versión: 1.0

PROCEDIMIENTO CAJA MENOR Fecha: Febrero 03 de 2016

Página: 11 de 10

debe entregarse al día al nuevo responsable de su manejo, en cuanto al reembolso de caja sola aplica
para las cajas que tengan autorización de realizarlo.
Actividad 6: En el campo línea de pago del Registro Presupuestal del Compromiso debe aparecer “CAJA
MENOR” de lo contrario la transacción de la Solicitud de CDP de Caja Menor quedo mal elaborada.
Actividad 8: Al momento de elaborar la obligación el sistema de manera automáticamente deberá definir en
el atributo contable “07 – CAJA MENOR” de lo contrario estaría mal hecha la transacción de solicitud de
CDP caja menor.
Actividad 9: Al momento de elaborar la orden de pago el sistema automáticamente deberá definir en el
atributo línea de pago “07 – CAJA MENOR” de lo contrario significa que la solicitud de CDP de caja menor
quedo mal elaborada y el cuentadante (perfil caja menor) no podrá ingresar a realizar el proceso de
apertura.
Actividad 12E2: Elaborar la solicitud de reembolso de caja menor a partir del número consecutivo de
legalización de egresos generado por el perfil gestión contable en la actividad 12E1.

RECOMEDACIONES:

 Antes de realizar cualquier retiro de recursos en bancos se debe realizar el ingreso de apertura de
caja menor en el SIIF – Nación.
 Cuando requiera recurso en efectivo (fondeo de caja), deberá realizar primero el Pago sin egreso
en el SIIF – Nación.
 Cuando se realicen gastos, se sugiere consultar con el área contable si requiere hacer
deducciones y cuál es su código y retención.
 Se debe realizar una solicitud de reembolso como mínimo una vez al mes (si aplica) o cuando se
haya ejecutado el 70% o más de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales
afectados.
 Realizar la legalización de los gastos de acuerdo a lo estipulado en el Titulo 5 del Decreto 1068
mayo de 2015.

7. Anexos

N/A.