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Liconsa
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pOLTICAS PARA LA OPERACiN DE

LA CAJA GENERAL EN OFICINA
CENTRAL, CENTROS DE TRABAJO Y
DEPARTAMENTOS DE
OPERACIONES PORTUARIAS Y DE
OPERACIONES FRONTERIZAS
FECHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006
DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEACIN

Polticas para la Operacin de la Caja General en Oficina
Central, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones
Portuarias y de Operaciones Fronterizas
Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisin: 02
Emisin original: 23-01-1998 Revisin: 14-11-2006
FIRMAS DE AUTORIZACiN
Elabor:
~;?Francisco Esquivel Reyes

Jefe del Departamento de Operacin
Bancaria
Fecha de documentacin: 29-11-2006

Revisin nmero: 02
Copia nmero: Original
Co ia asi nada a:
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FE.,.CH_A_''_' PGINA: 1 OE:39
DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEAC'N

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NDICE
Pgina
1. INTRODUCCIN --------------------------------------------------------------------- 3
11. OElJETIVO ------------------------------------------------------------------------------ 4
111. <3LOS~RIO ----------------------------------------------------------------------------- 5
IV. M~RCO LE<3~L ----------------------------------------------------------------------- 6
V. ~LC~NCE ------------------------------------------------------------------------------- 8
VI. pOLTIC~S -------------------------"--------------------------------------------------- 9
1. RE~ DE L~ C~J~ <3ENE~L ---------------------------------------------- 9
2. PERSON~L ~UTORI~DO --------------------------------------------------- 9
3. HO~RIOS DE SERVICIO --------------------------------------------------- 10
4. RECEPCiN DE IN<3RESOS ------------------------------------------------ 10
5. CONTROL Y USO DE CHEQUES ------------------------------------------ 15
6. ENSOEl RET~DO DE NM IN~S --------------------------------------------- 18
i'. P~<30S ----------------------------------------------------------------------------- 20
i'.1 SUELDOS, S~L~RIOS y PREST~CIONES ---------------------- 20
i'.2 SERVIDORES PElLlCOS y OTROS ElENEFICI~RIOS ------ 23
i'.3 PROVEEDORES Y PREST~DORES DE SERVICIOS --------- 25
8. RES<3U~RDO y CUSTODI~ DE DOCUMENTOS --------------------- 30
VII. REL~CIN DE ~NEXOS ----------------------------------------------------------- 32
VIII. HISTORI~L DE C~MElIOS ------------------------------------------------------- 38
IX. ~PROEl~CIN DEL COMIT DE MEJO~ RE<3UL~TORI~ INTERN~ 39
I
1
Polticas para la Operacin de .Ia Caja General en Oficina
Clave: V8T-DFP-PL-001 No. Revisin: 02
1 Emisin original: 23-01-1998 Revisin: 14-11-2006
l. INTRODUCCiN
Para el adecuado control y manejo de los recursos financieros de la empresa, se debe

considerar la instrumentacin de los mecanismos necesarios que permitan administrarlos
con la mxima eficiencia, seguridad y transparencia posibles y donde el rea de la Caja
General, se constituye como un rea muy activa en sta parte operativa de la
administracin financiera de la Entidad.
En este sentido, con la finalidad de asegurar la adecuada operacin de la Caja General en

Oficina Central, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones Portuarias y de
Operaciones Fronterizas, de L1CON8A, 8A DE C.V., se emiten estas polticas en las que
se definen los aspectos que se deben considerar en el manejo de los recursos financieros,
en la salvaguarda de documentos y en general, a todas aquellas actividades que
involucran la participacin de los responsables de la Caja General, buscando en todo
momento la seguridad y transparencia en su ejecucin.
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~ -----:-=~
FECHA, 14 VIEMBRE DE 2006
'PGINA: 3 DE: 39

~
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11. OBJETIVO
Establecer las polticas que debern observar en el desarrollo de sus actividades,

los responsables de la Caja General de Oficina Central, Centros de Trabajo y los
Departamentos de Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas de
L1CONSA, SA DE C.V., buscando que se lleven a cabo con las medidas de
seguridad y tramos de control adecuados, que garanticen el correcto manejo y
salvaguarda de los recursos que se canalizan u operan en esta rea de la empresa.
FECHA: 14 DE VIEMBRE DE 2006

PGINA' 4 0"'39:
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEACIN~
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111. GLOSARIO
Para los efectos de las presentes Polticas se entender por:
ENSOBRETADO: Procedimiento mediante el cual una compaa especializada

introduce el efectivo requerido en el sobre que les fue
proporcionado.
TABULAR/TABULANDO: Imprimir en una tira de la maquina calculadora, la suma de

diferentes cantidades.
BOLSA DE SEGURIDAD: Bolsa de plstico transparente de alta seguridad que se

emplea para la movilizacin de efectivo.
PLOMO: Instrumento de seguridad que se utiliza para el cerrado de la

bolsa de seguridad, el cual deber ostentar un nmero visible
y legible, que debe corresponder al sealado en el
comprobante de servicio.
MACHIMBRAR: Cerrar el plomo de la bolsa de seguridad.
MAPP: Movimiento de Afectacin Presupuestal y Pagos.
r,
l) ...: )
c _ F CHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006

IV. MARCO LEGAL
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Promulgada el 5 de febrero

de 1917. ltima reforma 14 de septiembre de 2006.
1. Leyes
Ley General de Ttulos y Operaciones de Crdito. DOF del 27 de agosto de
1932. ltima reforma DOF del 18 de julio de 2006.
Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal. DOF del 29 de diciembre
de 1976. ltima reforma DOF del 2 de junio de 2006.
Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF del 14 de mayo de 1986.
ltima reforma DOF del 21 de agosto de 2006.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
DOF del13 de marzo de 2002. ltima reforma DOF del21 de agosto de 2006.
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria. DOF del 30 de
marzo de 2006.
2. Cdigos
Cdigo Fiscal de la Federacin. DOF del 31 de diciembre de 1981. ltima
reforma publicada el 18 de julio de 2006.
3. Reglamentos
Reglarryento del Cdigo Fiscal de la Federacin. DOF del 21 de febrero, de
1984. Ultima reforma DOF del 21 de mayo de 2002. .
/l
Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales. DOF d
enero de 1990. ltima reforma DOF del 7 de abril de 1995.
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad
DOF. 28 de junio de 2006.
I
j Central, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones
~H Clave: V8T-DFP-PL-001 No. Revisin: 02
4. Decretos
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federacin del ejercicio fiscal del
ao que corresponda.
5. Acuerdos
Acuerdo por el que se crea la Comisin para la Transparencia y el Combate a
la Corrupcin en la Administracin Pblica Federal, como una comisin
intersecretarial de carcter permanente. DOF del 4 de diciembre de 2000.
Acuerdo que establece las Disposiciones de Productividad, Ahorro,
Transparencia y Desregulacin Presupuestaria en la Administracin Pblica
Federal para el ejercicio fiscal que corresponda.
FEC
..
: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006
PGINA: 7 DE: 39
DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEAC/N

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~
j Polticas para la Operacin de la Caja General en Oficina
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1
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v. ALCANCE
A. En Oficina Central:
Direccin de Finanzas y Planeacin

Subdireccin de Tesorera General
Departamento de Operacin Bancaria
Caja General
Subdireccin de Contabilidad General

Departamento de Contabilidad Financiera
Subdireccin de Recursos Humanos

Departamento de Recursos Humanos
Direcciones de rea
Unidades de rea
B. En Centros de Trabajo:
Gerencia del Centro de Trabajo

Subgerencia de Administracin y Finanzas
Departamento de Contabilidad
Caja General
Departamento de Relaciones Industriales
C. En los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas:
Departamento de Operaciones
Coordinador de Administracin y Finanzas
Responsable de las funciones de Caja General
1
J Portuarias y de Operaciones Fronterizas
VI. pOLTICAS
1. REA DE LA CAJA GENERAL
1.1. En las instalaciones de la empresa se deber contar con un espacio fsico

destinado exclusivamente para el manejo de valores, recursos en efectivo y
documentos propiedad de L1CONSA, S.A. DE C.V., ste ser denominado
como Caja General.
1.2. La Caja General deber estar ubicada en el lugar que ofrezca las mejores
condiciones de seguridad de la oficina. De preferencia debe estar aislada de
las reas generales de trabajo, y estar acondicionada de tal manera que el
acceso est restringido y de fcil entrada para el personal y gestores
externos que efectan trmites documentales y de cobranza, sin que tengan
que cruzar reas internas de las oficinas.
1.3. Ser responsabilidad del titular de la Subdireccin de Tesorera General en

Oficina Central, del Gerente en Centros de Trabajo y de los titulares de los
Departamentos de Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas,
establecer y verificar en forma permanente que se cuente con medidas de
proteccin que garanticen en forma adecuada las condiciones de seguridad
de la Caja General.
y7
1.4. En el interior del rea de la Caja General, se deber contar con una caja
fuerte del tamao adecuado a las necesidades propias de esta rea
operativa de la empresa, para el resguardo y custodia de documentos
..lo,"" '"' obmo '" pode, del m,pooMble de la Caja Geoeml. ~
2. PERSONAL AUTORIZADO /1
2.1. Slo podr tener acceso al rea de la Caja General, el personal respon able
de su operacin; mismo que ser designado por el titular de la Subdi ccin
de Tesorera General en Oficina Central, por el Gerente en Ce tras de
Trabajo y por los titulares de los Departamentos de Operaciones P rtuarias y
de Operaciones Fronterizas. f\
2.2. El personal responsable de la operacin de la Caja General deber estar

afianzado de acuerdo a lo sealado en el Manual de Procedimientos de
Seguros y Fianzas, clave VST-DA-PR-003.
3. HORARIOS DE SERVICIO
3.1. En lugar visible del rea de la Caja General se indicarn los das y los
horarios de atencin a proveedores y prestadores de servicios, stos sern
determinados por el titular de la Subdireccin de Tesoreria General en
Oficina Central, por el Gerente en los Centros de Trabajo y por los titulares
del Departamento de Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas,
considerando las cargas de trabajo del personal, a efecto de que sus
funciones se realicen en forma planeada y cuidadosa para minimizar riesgos,
dado lo delicado de sus actividades, as como en apego a lo establecido en
el Manual de Procedimientos para la Solicitud, Trmite y Autorizacin de
Pagos, clave VST-DFP-PR-OO?
3.2. Para el caso de recepcin de ingresos, pago de nminas y prestaciones, as

como pagos al personal de la empresa por diversos conceptos, la atencin
se dar en el horario normal de labores de la oficina.
4. RECEPCiN DE INGRESOS
4.1. El responsable de la Caja General, es la nica persona autorizada en la sedD

de las oficinas para recibir recursos en documentos o en efectivo, derivado 1
de las operaciones propias de L1CONSA, SA DE C.v.
4.2. En caso de que por necesidades especficas de las reas administrativas

operativas de la empresa, personal adscrito a las mismas recupere a favor
de la empresa recursos en cheque o efectivo, debern entregarlo~
./7
/
directamente en la Caja General; contra la expedicin del recibo de p 90
correspondiente. Cuando se trate de cobranza por venta de leche y el
cobrador est ubicado lejos de la oficina sede, el personal que re . i los
recursos deber proceder a depositarlos de inmediato en la c enta de
cheques establecida a nombre de L1CONSA, SA DE C.V. que e e h~a
indicado, debiendo entregar a su jefe inmediato la ficha original_~. s
re~ ~
("1 ~~I~m~~ll-c- __~_P_o_rt_u_a_ri_a_S_y_d_e_O_pe_r_a~c_io~n_e~s~F_ro~n~t~e_ri_za_s --j

4.3. Cuando el recurso a recibirse sea en cheque, el responsable de la Caja

General deber verificar que el documento cumpla con los lineamientos
establecidos por el Banco de Mxico, los cuales exigen a las Instituciones
Bancarias medidas mnimas de seguridad que los cheques deben ostentar,
tales como el papel de seguridad confitado, marcas de agua, impresin con
tinta fugitiva y microimpresin; estas medidas se garantizan con un pequeo
crculo contenido en la parte superior derecha con un nmero en el centro
simulando una perilla de caja fuerte. Anexo 1.
Adicionalmente, en el cuerpo del documento se revisar lo siguiente:
Que est expedido a favor de L1CONSA, SA DE C.V.
Que no est posfechado.
Que el importe asentado con nmero y letra coincida, en esto ltimo

que se incluya la palabra "pesos" precediendo a la indicacin de los
centavos.
Que no presente tachaduras, enmendaduras o roturas.
4.4. Por lo que se refiere a la recepcin de efectivo en billetes, se considerarn

las siguientes caractersticas:
Estar impresos en papel de seguridad confitado.
Tener una cinta interna en forma vertical en el extremo.
Contar con marcas de agua.
Contener la microimpresin.
Presentar las firmas de Banco de Mxico.
Detectar la tinta brillante que parece como confeti.
Verificar que los billetes no presenten tachaduras, uras o

roturas. r
Que las denominaciones de los billetes sean las de curso corriente. I
\;
~ ~
PGINA: 11 DE: 39
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEAC/N

j
1 Portuarias y de Operaciones Fronterizas
I Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisin: 02
De acuerdo al volumen de recursos en efectivo que se reciban en la Caja

General, el Subdirector de Tesorera General y el Gerente del Centro de
Trabajo, decidirn si es conveniente la adquisicin de equipos especiales
para verificar la validez de los billetes, o bien marcadores de tinta
reveladores.
4.5. Todo ingreso que se reciba en la Caja General, invariablemente debe

ampararse con la expedicin de un recibo de pago foliado y fechado el da
de su emisin, ste debe ser firmado y sellado por el personal responsable
de la Caja General que recibe el pago. El recibo de pago debe contar con
todas las caractersticas que se sealan en la muestra que se presenta en el
Anexo 2, o bien, aquellas que en su momento establezcan las disposiciones
fiscales.
4.6. Los ingresos captados en la Caja General, debern depositarse a ms tardar

el da hbil siguiente a su recepcin en las cuentas bancarias de L1CONSA,
S.A. DE C.v., designadas y/o autorizadas por el Subdirector de Tesorera
General, siendo responsabilidad del Departamento de Operacin Bancaria
en Oficina Central y del Subgerente de Administracin y Finanzas en Centros
de Trabajo vigilar que se cumpla con esta disposicin.
En el caso de que en los Departamentos de Operaciones Portuarias y

Operaciones Fronterizas se reciba efectivo, ste se debe depositar en la
cuenta que le indique la Subdireccin de Tesorera General de Oficina
Central, elaborndose en sta el recibo de pago, para ello, el Coordinador de
Administracin y Finanzas del Departamento de Operaciones, deber remitir
al titular del Departamento de Operacin Bancaria copia de la ficha de
depsito, indicando el nombre de la persona que efectu el pago y el
concepto del mismo.
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1
1
4.7. En caso de que un cheque no sea pagado por el Banco girado, se notificar
por escrito tal situacin al interesado, requiriendo la restitucin del mismo y
solicitando el pago de las comisiones y gastos aplicados por el Banco, ms
el 20% (Veinte por ciento) de penalizacin ms el impuesto al valor
agregado, de acuerdo a lo establecido en el articulo 193 de la Ley General
de Ttulos y Operaciones de Crdito, marcando copia en el escrito a la
Subdireccin de Contabilidad General en Oficina Central y al Departamento
de Contabilidad en el Centro de Trabajo. Para efectos de la recuperacin del
importe se deber atender a lo establecido en las "Polticas, Lineamientos y
Procedimientos para la Operacin de los Contratos de Venta de Leche, su
Cobranza y Recuperacin de Cartera" clave VST-DFP-PL-012.
El prrafo que antecede no aplica para los pagos efectuados por el Instituto
Mexicano del Seguro Social, dada la inviabilidad del cobro de la
penalizacin.
4.8. El responsable de la Caja General anexar a la copia del recibo de ingresos

expedido, la ficha bancaria que acredite el depsito efectuado, turnndose
esta documentacin al rea de Contabilidad General para su registro y
archivo.
4.9. El responsable de la Caja General, deber elaborar diariamente un reporte

de ingresos, de acuerdo a la estructura del formato que se presenta como
Anexo 3.
Este reporte se entregar diariamente al titular del Departamento de

Operacin Bancaria en Oficina Central y al Subgerente de Administracin y
Finanzas en el Centro de Trabajo. i
4.10. Por ningn motivo se podrn utilizar los recursos recibidos en efectivo en la
Caja General para cambiar cheques expedidos por L1CONSA, SA DE C.v. I
f//1
a su personal o para efectuar pagos en efectivo. / I
4.11. Queda estrictamente prohibido cambiar cheques personales de servi Ores

pblicos con recursos recibidos en la Caja General.
FECHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006 ~

PGINA: 13 DE: 39
q
\. J
4.12. Si los ingresos captados en la Caja General en efectivo o documentos, son

enviados para su depsito al Banco por conducto de empresas
especializadas en recoleccin y traslado de valores, el responsable de la
Caja General deber atender y observar lo siguiente:
El recuento del efectivo y documentos deber efectuarse por lo menos

dos veces.
Tabular el monto del depsito, cuantificando el nmero de monedas y

billetes por denominacin, organizando las fajillas y bolsas de monedas
de acuerdo a lo establecido en el contrato de servicio y observando el
mximo criterio de eficiencia en su integracin para no incurrir en costos
adicionales.
La tabulacin y la (s) ficha (s) de depsito deber introducirse en la

bolsa de seguridad que contiene el efectivo y los documentos.
Verificar minuciosamente que la bolsa de seguridad en la cual se

enviar el depsito no presente roturas.
Sellar y machimbrar la bolsa de seguridad que contiene el efectivo con

el material que la compaa especializada proporcione para tal efecto,
verificando que quede perfectamente sellada e inviolable y que el folio
est claramente marcado en el plomo.
La hoja de servicio que ampara la entrega de la bolsa de seguridad,

deber estar debidamente requisitada y firmada.
Solicitar la identificacin del personal de la empresa de seguridad que

efecta la recoleccin antes de entregar el envase.
Verificar que el personal de la empresa de traslado de valores que se

presenta a realizar el servicio de recoleccin est registrado en el
directorio del personal proporcionado por la propia empresa para tal
efecto; en caso de no aparecer en el directorio no deber entregar el
envase, debiendo reportar al ejecutivo de cuenta de le empr sa
especializada esta situacin, requiriendo se enve a personal regi rada
para cumplir el servicio; y de ser el caso, solicitar la actualiza 'n de
dicho directorio.
~---~
FECHA: 14 o OVIE BRE DE 2006
PGINA: 14 DE: 39 ~ \
DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEACIN ~

Recabar la firma de recibido en la hoja de servicio.
El responsable de la Caja General deber conservar debidamente

ordenada la copia de la orden de servicio, anexando copia de la
tabulacin elaborada.
5. CONTROL Y USO DE CHEQUES
5.1. Invariablemente los cheques de las cuentas bancarias establecidas con las
instituciones de crdito a nombre de L1CONSA, SA DE C.v., debern estar
resguardados en la caja fuerte ubicada en el rea de la Caja General, por lo
que no deben resguardarse cheques fuera de dicha rea.
5.2. Las chequeras de las cuentas establecidas a nombre de L1CONSA, SA DE

C.V., nicamente podrn manejarse por los servidores pblicos que ocupen
los siguientes puestos:
En Oficina Central:
Director de Finanzas y Planeacin
Subdirector de Tesorera General
Jefe del Departamento de Operacin Bancaria
Cajero General
En Centros de Trabajo:
Auxiliar de Caja General
o/!
Gerente del Centro de Trabajo
Subgerente de Administracin y Finanzas
Jefe del Departamento de Contabilidad
Cajero General
2006~
~ ~
FECHA: 1 E N VIEMBRE DE
, PGINA: 15 DE: 39

.~ Polticas para la Operacin de la Caja General en Oficina
j Central, Centros de Trabajo y Departamentos de Operaciones
1
~:I~m~~l f=,---_;-;;:;::;P:-co;:;crt;::u;::a:-;ri:;:;a,-s-;:;y-;:;d..,.e_o_p_e_r_a,c~io;_n-e_;;s;_F-ro~n:-;t..,.e_ri_za~s"'--_ _-----1
1
En los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas:
Titular del Departamento de Operaciones
Coordinador de Administracin y Finanzas
Responsable de las funciones de la Caja General
5.3. El responsable de la Caja General deber resguardar, controlar y utilizar

adecuadamente los cheques bajo su guarda y custodia.
5.4. Con la periodicidad que juzgue conveniente su jefe inmediato, que ser
determinada a partir de la existencia promedio de cheques que se mantenga,
el responsable de la Caja General deber efectuar una revisin que
contemple la verificacin detallada de los folios consecutivos de los cheques
disponibles y le informar por escrito de los resultados del recuento
realizado.
Al momento de que se llegar a identificar un faltante de cheques, ser

responsabilidad del titular del Departamento de Operacin Bancaria en
Oficina Central, del Subgerente de Administracin y Finanzas en Centros de
Trabajo y del titular del Departamento de Operaciones, girar de inmediato un
oficio a la Institucin Bancaria, solicitando la suspensin o bloqueo de pago
de los cheques faltantes. Posteriormente, se deber levantar acta
administrativa de levantamiento de hechos, que deber entregarse para el
caso de Oficina Central y los Departamentos de Operaciones, al titular de la
5.5.
Subdireccin de Tesorera General y al Gerente en Centros de Trabajo.
El responsable de la Caja General vigilar la existencia de cheques

disponibles e informar con la debida oportunidad al titular del Departamento
;8
~
de Operacin Bancaria en Oficina Central, al Subgerente de Administracin y
Finanzas en Centros de Trabajo y al Jefe de Departamento de Operaciones,
sobre la necesidad de solicitar a las Instituciones Bancarias una nueva
dotacin de cheques, por lo que debe existir un estricto control del punto de
/1

reorden de nuevas chequeras, en el que se debe considerar el cons mo
promedio de los ltimos seis meses, as como el tiempo de entrega qu iene
establecido la Institucin Bancaria para atender la solicitud.
FECHA: DE NOVIEMBRE DE 2006

PGINA: 16 DE: 39
~
. DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN
1 Polticas para la Operacin de la Caja General en Oficina
1
j
'=5 I~[~[~~l f=,-----_;-;;:;::;:P;-;o;:;-rt;:;u;;;a_;ri:;-;as----;::y-o;:d-,-e-o-p-e-r-aTci~o,_n-es=_F-ro_;_n_;t-,-e_riz_a-o;:s:::- _ _- j
" Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisin: 02
1
5.6. Cuando se reciba una dotacin de cheques, el responsable de la Caja

General deber verificar que el nmero consecutivo y folio de los cheques
coincida contra los folios asentados en el taln del Banco, o de la orden de
entrega cuando se trate de chequeras en formas continuas, revisando que la
dotacin contenga del primero al ltimo folio, verificando uno a uno todos los
cheques recibidos.
En caso de observarse faltantes en los cheques recibidos, el responsable de

la Caja General deber reportar tal situacin de inmediato al titular del
Departamento de Operacin Bancaria en Oficina Central, al Subgerente de
Administracin y Finanzas en Centros de Trabajo y al titular del
Departamento de Operaciones, quienes procedern a reportar de inmediato
por escrito a la Institucin Bancaria los faltantes detectados, solicitando al
mismo tiempo, la suspensin o bloqueo de pago de los cheques faltantes.
5.7. Cuando se tengan en existencia cheques que por alguna razn ya no sern
utilizados, deber procederse a su destruccin, para ello, se elaborar acta
administrativa de destruccin de documentos; en el acto de destruccin
participarn el responsable de la Caja General, su jefe inmediato y dos
personas que actuarn como testigos, que sern designados por el titular de
la Subdireccin de Tesorera General en Oficina Central, por el Subgerente
de Administracin y Finanzas en los Centros de Trabajo y por el titular del
Departamento de Operaciones. Al mismo tiempo, se deber notificar por
escrito a la Institucin Financiera de la destruccin de los cheques, indicando
el folio de los mismos.
5.8. Todo cheque que se expida deber estar debidamente soportado de acuerdo
a lo establecido en el Manual de Procedimientos para la Solicitud, Trmite y
Autorizacin de Pagos, clave VST-DFP-PR-007.
5.9. Invariablemente los cheques sern firmados en forma mancomunada por los
servidores pblicos autorizados. Los costos que pudieran generarse a cargo
de L1CONSA, SA DE C.V., por haberse entregado al beneficiario un cheque
con firmas incompletas, corrern a cargo del responsable de la Caja Gener .
,- DIRECCIN DE'FINANZAS YPLANEACfN"


I,
5.11. Queda estrictamente prohibido girar cheques al portador, as como el firmar
cheques en blanco.
5.12. En todos los casos, la entrega de cheques deber ampararse con la firma,
nombre y fecha de recibido del beneficiario, en el espacio que para tal efecto
est diseado en la pliza cheque.
5.13. Una vez efectuado el pago del cheque, el responsable de la Caja General
deber sellar con la leyenda "pagado" todos los documentos soporte que
integran la cuenta por pagar liquidada.
5.14. Para dar cumplimiento a las disposiciones fiscales vigentes, se deber

fotocopiar el original del cheque ya firmado.
5.15. La documentacin original soporte del pago, un tanto de la pliza cheque y la

fotocopia del mismo, debe remitirse al rea de Contabilidad General para su
registro contable y archivo.
5.16. En la Caja General se conservar el tanto de la pliza cheque donde el

beneficiario suscribi como recibo de conformidad.
5.17. Todo cheque expedido podr permanecer en la Caja General por un periodo
mximo de 30 das hbiles, transcurrido el plazo sealado, deber
procederse a su cancelacin, turnndose al Departamento de Contabilidad
General el cheque original con la leyenda "cancelado" conjuntamente con la
pliza cheque del mismo.
5.18. La reexpedicin de cheques cancelados se efectuar hasta que el pago

correspondiente sea reclamado por el beneficiario.
6. ENSOBRETADO DE NOMINAS
6.1. Cuando las nminas de los Centros de Trabajo se paguen bajo la forma de Yl
efectivo ensobretado y al tenerse contratado el servicio de recoleccin y
ensobretado con compaas especializadas, se deber atender a lo
siguiente:
6.1.1 El responsable de la Caja General, deber efectuar un con o de los

sobres, tabulando la nmina en su totalidad, a fin de vard tanto el
nmero de sobres como el importe global de la nmina. \,~ 0
-
________)
FECHA: 14 lE BREDE2 t 06
PGI A:18 D :39
~
~ _ DIRECCiN DE Ff AN Y PLANEACIN
J
1
i
Politicas para la Operacin de la Caja General en Oficina
6.1.2 El responsable de la Caja General ser el encargado de entregar el

paquete con los recibos de la nmina al personal del servicio de
recoleccin de la empresa contratada para el ensobretado, de
acuerdo al plazo que se haya determinado en el contrato de servicio,
entregando tambin el cheque expedido por L1CONSA, SA DE C.v.,
que ampara el costo total de la nmina.
6.1.3 Al recibirse la nmina ensobretada, el responsable de la Caja General

en presencia del personal de la empresa de traslado de valores
deber verificar lo siguiente:
a) Que la bolsa de seguridad que contiene la nmina no presente

roturas.
b) Que el nmero de plomo que sella la bolsa de seguridad coincida

con el asentado en la orden de entrega de valores.
c) Que el plomo y amarre que sella la bolsa de seguridad no

presente signos de haberse violado.
Una vez que el responsable de la Caja General verific las medidas

de seguridad descritas, firmar de recibido en la orden de servicio de
envo de valores.
6.2. Inmediatamente a la apertura de la bolsa que contiene la nmina, el

responsable de la Caja General deber efectuar un conteo de los sobres
recibidos, verificndose contra la orden original de ensobretado.
6.3. En caso de sobres faltantes, el responsable de la Caja General deber (

informar de tal situacin a su jefe inmediato, quien a su vez notificar el
hecho por escrito a la empresa contratada, al mismo tiempo, se deber
elaborar acta administrativa sealando el hecho detectado, quedando bajo la (
responsabilidad del Subgerente de Administracin y Finanzas del Centro de
Trabajo dar el seguimiento a esta situacin ante la compaa contratada para
el ensobretado, hasta lograr la total recuperacin del faltante observado.
IJ
6.4. Cuando el beneficiario del pago reclame que hay un faltante de efecti en
su sobre, el responsable de la Caja General tendr la obligacin de erificar
que el engomado de seguridad no se haya violado y despegado, que,
engrapado este intacto.
x
')
~---~
VIEMBRE DE 2006
AGINA: 19 DE: 39

En caso de que el sobre presente signos de haberse alterado en su

engomado y engrapado original, el responsable de la Caja General no podr
aceptar el sobre que se pretende devolver, en razn de que la reclamacin
ante la compaa que realiz el ensobretado no puede prosperar s stas
condiciones de seguridad presentan signos de haberse violado. Por lo
anterior, se deber hacer del conocimiento del personal, que no se debe
quitar el engomado ni desengraparlo, en tanto no se haya contado el
contenido del sobre.
6.5. Si el sobre no fue alterado en su engomado y engrapado original, el

responsable de la Caja General proceder a recibir el sobre de parte del
empleado, situacin que har del conocimiento de su jefe inmediato, quien
solicitar por escrito a la empresa que presta el servicio la restitucin
inmediata del faltante presentado; obtenida la devolucin, se proceder a
entregar el sobre restituido o el faltante al beneficiario.
7. PAGOS
7.1. SUELDOS, SALARIOS Y PRESTACIONES
7.1.1 El personal responsable de la Caja General ser el nico facultado para

efectuar el pago de sueldos, salarios y prestaciones, en efectivo o en
vales, al personal de L1CONSA, SA DE C.V.
Solo en casos previamente autorizados por el Subdirector de Tesorera

General en Oficina Central, por el Subgerente de Administracin y
Finanzas en Centros de Trabajo y por el Titular del Departamento de
Operaciones, personal ajeno a la Caja General podr efectuar estos
pagos, en cuyo caso, se har con las debidas medidas de control,
seguridad, y constancia documental de la entrega recepcin de los
valores del responsable de la Caja General a la persona autorizada.
La persona autorizada ser responsable de la entrega de los valores al

personal beneficiario, para hacerlo, deber exigir la presentacin la
credencial oficial expedida por L1CONSA, SA DE C.v., y rec ar la
firma de recibido en los comprobantes respectivos, mismos q deber
entregar una vez concluida la gestin al responsable a C 'a
General.
el Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisin: 02
En caso de que el sobre presente signos de haberse alterado en su

engomado y engrapado original, el responsable de la Caja General no podr
aceptar el sobre que se pretende devolver, en razn de que la reclamacin
ante la compaa que realiz el ensobretado no puede prosperar s stas
condiciones de seguridad presentan signos de haberse violado. Por lo
anterior, se deber hacer del conocimiento del personal, que no se debe
quitar el engomado ni desengraparlo, en tanto no se haya contado el
contenido del sobre.
6.5. Si el sobre no fue alterado en su engomado y engrapado original, el

responsable de la Caja General proceder a recibir el sobre de parte del
empleado, situacin que har del conocimiento de su jefe inmediato, quien
solicitar por escrito a la empresa que presta el servicio la restitucin
inmediata del faltante presentado; obtenida la devolucin, se proceder a
entregar el sobre restituido o el faltante al beneficiario.
7. PAGOS
7.1. SUELDOS, SALARIOS Y PRESTACIONES
7.1.1 El personal responsable de la Caja General ser el nico facultado para

efectuar el pago de sueldos, salarios y prestaciones, en efectivo o en
vales, al personal de L1CONSA, SA DE C.v.
Solo en casos previamente autorizados por el Subdirector de Tesorera

General en Oficina Central, por el Subgerente de Administracin y
Finanzas en Centros de Trabajo y por el Titular del Departamento de
Operaciones, personal ajeno a la Caja General podr efectuar estos
pagos, en cuyo caso, se har con las debidas medidas de control,
seguridad, y constancia documental de la entrega recepcin de los
valores del responsable de la Caja General a la persona autorizada.
La persona autorizada ser responsable de la entrega de los valores al

personal beneficiario, para hacerlo, deber exigir la presentacin la
credencial oficial expedida por L1CONSA, SA DE C.V., Y rec ar la
firma de recibido en los comprobantes respectivos, mismos q deber
entregar una vez concluida la gestin al responsable a C 'a
General.
Estos pagos debern efectuarse en los das programados los cuales

sern previamente definidos por la Subdireccin de Recursos Humanos
o los que estn especficamente establecidos en los contratos
colectivos de trabajo.
7.1.2 Los recibos de pago de nmina debern entregarse por el personal del
Departamento de Recursos Humanos o Relaciones Industriales al
responsable de la Caja General, para proceder a su pago en las fechas
programadas.
7.1.3 Al momento de efectuar el pago al personal, es obligacin del

responsable de la Caja General, solicitar la credencial oficial expedida
por L1CONSA, SA DE C.v., que lo acredita como empleado de la
empresa.
La entrega de un sobre de pago, vales de despensa, comida u otras

prestaciones sin cumplir con este requisito, ser bajo su entera
responsabilidad.
7.1.4 El responsable de la Caja General deber obtener la firma del

empleado en el recibo o listado que ampara el pago efectuado,
validndola contra la asentada en la credencial oficial expedida por la
empresa.
7.1.5 Por ningn motivo se deber entregar un sobre de nmina o pago de

prestaciones en vales a otra persona que no sea el beneficiario, a
menos que presente una carta poder en original, en la cual, el
beneficiario le otorga especficamente el poder para efectuar el cobro,
especificando con precisin el concepto y periodo de pago que esta
autorizando cobrar a un tercero.
Para validar la personalidad y firmas del otorgante, otorgado y testigos,

la carta poder ser avalada por el titular del Departamento de Recursos
Humanos en Oficina Central, por el Jefe de Relaciones Industriales en
/l
.
Centros de Trabajo y por el Titular del Departamento de Operaci es,
suscribiendo la misma al reverso, haciendo constar esta validaci .
'1)
FECHA: DE NO )EMBRE DE 20061 ~
PAGINA: 21 DE: 39,
DIRECCIN DE FINANZAS YPLANEACI~ .

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Ser obligacin del responsable de la Caja General al momento de

efectuar el pago, solicitar a la persona facultada su identificacin oficial,
para corroborar su personalidad y firma, confrontndola contra la
asentada en la carta poder, la cual deber anexarse al recibo de pago o
listado correspondiente.
7.1.6 La entrega de vales de despensa y de comida, deber ajustarse a las

fechas establecidas por las disposiciones de carcter general fijadas
por la Direccin de Administracin o las que estn establecidas en el
contrato colectivo de trabajo.
7.1.7 En el pago de vales de despensa y comida, el responsable de la Caja

General deber recabar del empleado la firma de recibido de
conformidad en el listado que proporcione el Departamento de
Prestaciones en Oficina Central y el Departamento de Relaciones
Industriales en los Centros de Trabajo.
7.1.8 Ser responsabilidad del Cajero General entregar a los empleados de

L1CONSA, S.A. DE C.V., la constancia de retenciones y aportaciones al
SAR e INFONAVIT, su acuse de recepcin deber ser recabado en el
documento que proporcione la Subdireccin de Recursos Humanos en
Oficina Central y por el Departamento de Relaciones Industriales en
Centros de Trabajo.
7.1.9 Toda suspensin temporal o definitiva de un pago de nmina, debe ser

requerida mediante oficio suscrito por el Subdirector de Recursos
Humanos y dirigido al Subdirector de Tesorera General, en los Centros
de Trabajo por el Jefe del Departamento de Relaciones Industriales al
Subgerente de Administracin y Finanzas.
7.1.10 Al solicitrsele la cancelacin definitiva de un pago de nmina que se

realiza en efectivo, el responsable de la Caja General deber contar el
'/7
efectivo que contiene el sobre, sin desengrapar ni romper el engom o
de seguridad, validando el importe contra el asentado en el recib de
pago, y proceder a depositar el efectivo el da hbil siguient en la
cuenta de cheques establecida a nombre de L1CONSA, S.A. C.V.,
determinada por el Subdirector de Tesorera General.
1,
~---~
\,
o NO~IEMBRE
FECHA, 14
./
DE zbo;)" ~
PAGINA: 22 DE: 39,
DIRECCIN DE FINANZAS Y FLANEACIN

7.1.11 Cuando el pago de nminas se realice mediante depsito bancario a la

cuenta personal del empleado, la solicitud de suspensin de pago
deber enviarse por escrito y por lo menos con dos das hbiles de
anticipacin a la fecha de pago programada, siendo responsabilidad del
titular del Departamento de Operacin Bancaria en Oficina Central y del
Subgerente de Administracin y Finanzas en Centros de Trabajo
realizar las gestiones pertinentes ante la Institucin Bancaria para
suspender el pago programado.
7.1.12 Los acuses de recibo de pagos de nmina, debern conservarse

debidamente ordenados por perodo de pago en la Caja General por un
lapso de cinco aos, envindose una vez transcurrido el tiempo
sealado al archivo general de la empresa.
7.1.13En caso de que la Subdireccin de Recursos Humanos o la Unidad

Jurdica requieran originales de recibos de pago de nmina o de acuses
de cobro de prestaciones, con el objeto de integrar documentacin
comprobatoria para efectos de juicios laborales, debern solicitarlos al
responsable de la Caja General mediante oficio, donde se especifique
el nombre del exempleado, nmero de nmina y periodos de pago. El
rea que solicit la documentacin ser responsable de devolver la
misma al responsable de la Caja General una vez concluidas las
gestiones legales correspondientes.
7.2. SERVIDORES PBLICOS Y OTROS BENEFICIARIOS
7.2.1 Para la entrega de cheques a favor del personal de la empresa, por

concepto de anticipo de viticos, devolucin de descuentos de
INFONAVIT, recuperacin de fondos revolventes, comprobacin de
gastos efectuados por cuenta de la empresa, etc., el responsable de la
Caja General solicitar lo siguiente:
/l
Credencial oficial expedida por L1CONSA, SA DE C.V.,
acredita como empleado de la empresa.
\. "
FECHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006)~
PGINA: 23 DE: 39
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEAC1N

I Polticas para la Operacin de la Caja General en Oficina
l
,
:1
1
Clave: VST-DFP-PL-001
Emisin original: 23-01-1998
No. Revisin: 02
Revisin: 14-11-2006
En caso de no acudir el beneficiario a cobrar el cheque, el

empleado que se presente a efectuar el cobro presentar carta
poder suscrita por el beneficiario, anexndole a sta, copia de la
credencial oficial expedida por L1CONSA, SA DE C.V., tanto del
otorgante como del otorgado.
7.2.2 Los cheques expedidos para pago de pensiones alimenticias, sern

entregados a los beneficiarios, mediante presentacin de identificacin
oficial (credencial de elector, cartilla o pasaporte).
En caso de que el beneficiario no se presente a recibir el pago, deber

extender carta poder, misma que, para validar la personalidad y firmas
del otorgante, otorgado y testigos, deber avalarse por el titular del
Departamento de Recursos Humanos en Oficina Central, por el Jefe de
Relaciones Industriales en Centros de Trabajo y por el Titular del
Departamento de Operaciones, suscribiendo la misma al reverso,
haciendo constar esta validacin y se incluir copia de identificacin
oficial (credencial de elector, cartilla o pasaporte) del otorgante y de los
testigos.
Ser obligacin del responsable de la Caja General al momento de

efectuar el pago, solicitar a la persona facultada su identificacin oficial
para corroborar su personalidad y firma, y para confrontarla contra la
asentada en la carta poder, misma que deber anexarse al soporte
correspondiente.
7.2.3 Los cheques por concepto de finiquitos y liquidaciones, sern
(J
entregados a los beneficiarios por conducto del Departamento de
Relaciones Laborales en Oficina Central y por el Departamento de
Relaciones Industriales en Centros de Trabajo, para ello, los titulares de
dichos Departamentos debern remitir oficio al responsable de la Caja
General, solicitando la entrega del cheque, el cual deber contener lo
siguiente:
Designacin y firma de la persona que recoger el cheque.

IJ
Nombre del beneficiario, nmero de cheque, importe y no
banco girado.
,
I
Expresamente la leyenda: "El cheque ser entregado al
J beneficiario, obteniendo la firma autgrafa de recibido en la copia

de la pliza cheque, la cual ser devuelta a la caja general una vez
concluido el trmite respectivo, hacindonos responsables del
buen uso del cheque hasta su entrega al beneficiario"
7.3. PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOS
7.3.1 El pago de cheques a proveedores y prestadores de servicIo se

efectuar en la Caja General contra la presentacin del contrarecibo si
lo hubiere, expedido por el rea de Cuentas por Pagar.
7.3.2 Para el pago de cheques a proveedores y prestadores de servicios cuyo

importe sea superior a $100,000.00, (Cien mil pesos 00/100 M.N.) el
responsable de la Caja General deber integrar un expediente por
proveedor con la siguiente documentacin:
Fotocopia del poder notarial otorgado por la empresa a la persona

que se presenta a cobrar el cheque, el cual debe contener
expresamente facultades para actos de cobranza e identificacin
oficial con foto y firma (credencial de elector, cartilla o pasaporte).
Copia del Registro Federal de Contribuyente de la empresa.
En caso de que el cobrador del proveedor no cuente con poder notarial

para actos de cobranza, se solicitar e integrar en el expediente la
siguiente documentacin:
Comunicado suscrito por el apoderado legal del proveedor con

facultades para actos de administracin, pleitos y cobranzas,
donde otorgue al cobrador facultades para recibir cheques
expedidos por L1CONSA, SA DE C.V. a favor de su representada,
debindose anexar al mismo, fotocopia del poder notarial exped' o
a su favor, e identificacin oficial con foto y firma, (credenci de
elector, cartilla o pasaporte).
Fotocopia de identificacin oficial

facultado para recibir los cheques.
7.3.3 El responsable de la Caja General, deber conservar este expediente

por cada proveedor y verificar previo a la entrega del cheque, que el
cobrador est plenamente facultado para recibirlo segn los
documentos que integran el expediente respectivo, en caso de que la
persona que se presente a cobrar no est totalmente acreditada en los
trminos descritos no se entregar el cheque.
7.3.4 Para efectuar el pago de cheques por importes menores a $100,000.00

(Cien mil pesos 00/100 M.N.), el responsable de la Caja General
solicitar se le exhiban los siguientes documentos:
Fotocopia del poder notarial otorgado por la empresa a la persona

que se presenta a cobrar el cheque, el cual debe contener
expresamente facultades para actos de cobranza e identificacin
oficial con foto y firma (credencial de elector, cartilla o pasaporte).
Copia del Registro Federal de Contribuyentes de la empresa.
En caso de que el cobrador del proveedor no cuente con poder notarial

para actos de cobranza, se solicitar exhiba siguiente documentacin:
Comunicado suscrito por el apoderado legal del proveedor con

facultades para actos de administracin, pleitos y cobranzas,
donde otorgue al cobrador facultades para recibir cheques
expedidos por L1CONSA, S.A. DE C.V., a favor de su
representada, debindose anexar al mismo, fotocopia del poder
notarial expedido a su favor e identificacin oficial con foto y firma, .;
(credencial de elector, cartilla o pasaporte). /
Fotocopia de identificacin oficial con foto y firma del cobrador ~

facultado para recibir los cheques. U
En caso de que la persona que se presente a cobrar no se acredite en
los trminos descritos no se entregar el cheque.
/l
f) Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisin: 02
7.3.5 En el caso de la entrega de cheques expedidos a personas fsicas con

actividad empresarial, el cobrador deber exhibir la siguiente
documentacin:
Identificacin oficial con foto y firma (credencial de elector, cartilla

o pasaporte), que deber validarse con los datos generales del
beneficiario.
Registro Federal de Contribuyentes.
En caso de no ser el beneficiario el que se presente a realizar el

cobro, el cobrador deber exhibir carta en donde el beneficiario lo
faculta a recibir cheques expedidos a su favor, as como copia de
identificacin oficial de quien la suscribe y de quien cobra
(credencial de elector, cartilla o pasaporte).
7.3.6 Es responsabilidad de las reas de adquisiciones, de servicios

generales o de aquella que gestion la contratacin del bien o servicio,
informar a los proveedores y prestadores de servicios de todos los
requisitos que debern cumplir para obtener sin contratiempos el pago
de los cheques expedidos a su favor.
7.3.7 Los cheques que son emitidos a favor de Instituciones de Fianzas,

sern entregados por conducto de servidores pblicos adscritos a la
Unidad Jurdica, para entregarlos a la Afianzadora correspondiente,
para ello, el titular del departamento que gestion el pago, deber
remitir oficio al responsable de la Caja General solicitando la entrega I
del cheque, el cual deber contener lo siguiente:
Designacin y firma de la persona que recoger el cheque.
Nombre del beneficiario, nmero de cheque, importe y nombre del

!
J
( [
~/'1
banco girado. Z I
representante del beneficiario, obteniendo la firma autgra de
recibido en la copia de la pliza cheque, la cual ser devu a a la
Caja General una vez concluido el trmite respectivo, haci ndonos
responsables del buen uso del cheque hasta su e t a
beneficiario". \
)
1
I
J Polticas para la Operacin de la Caja General en Oficina
7.3.5 En el caso de la entrega de cheques expedidos a personas fsicas con

actividad empresarial, el cobrador deber exhibir la siguiente
documentacin:
Identificacin oficial con foto y firma (credencial de elector, cartilla

o pasaporte), que deber validarse con los datos generales del
beneficiario.
Registro Federal de Contribuyentes.
En caso de no ser el beneficiario el que se presente a realizar el

cobro, el cobrador deber exhibir carta en donde el beneficiario lo
faculta a recibir cheques expedidos a su favor, as como copia de
identificacin oficial de quien la suscribe y de quien cobra
(credencial de elector, cartilla o pasaporte).
7.3.6 Es responsabilidad de las reas de adquisiciones, de servicios

generales o de aquella que gestion la contratacin del bien o servicio,
informar a los proveedores y prestadores de servicios de todos los
requisitos que debern cumplir para obtener sin contratiempos el pago
de los cheques expedidos a su favor.
7.3.7 Los cheques que son emitidos a favor de Instituciones de Fianzas,

sern entregados por conducto de servidores pblicos adscritos a la
Unidad Jurdica, para entregarlos a la Afianzadora correspondiente,
para ello, el titular del departamento que gestion el pago, deber
remitir oficio al responsable de la Caja General solicitando la entrega
J
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del cheque, el cual deber contener lo siguiente: !

Designacin y firma de la persona que recoger el cheque. ( (
Nombre del beneficiario, nmero de cheque, importe y nombre del ~_h

banco girado. Z I
Expresamente la leyenda: "El cheque ser entrega~dal
representante del beneficiario, obteniendo la firma autgra de
recibido en la copia de la pliza cheque, la cual ser devu a a la
Caja General una vez concluido el trmite respectivo, haci ndonos
responsables del buen uso del cheque hasta su e t a
beneficiario". \
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)
I Portuarias y de Operaciones Fronterizas

I
7.3.8 Los cheques que son emitidos a favor de ganaderos por la adquisicin
de leche, podrn entregarse por conducto de servidores pblicos
adscritos al Centro de Trabajo fuera de las instalaciones de la empresa,
para ello, el Gerente del Centro de Trabajo designar mediante oficio al
servidor pblico responsable de retirar los cheques de la Caja General.
Conforme a la periodicidad de pago establecida, el servidor pblico

designado retirar los cheques de la Caja General, debiendo firmar de
recibido en un tanto de la pliza cheque y se desplazar para
entregarlos a los Jefes de los Centros de Acopio.
Al recibir los cheques, el Jefe del Centro de Acopio suscribir carta de

recibo de conformidad en el cual se sealar:
Nmero total de cheques que recibe y el nmero de folio de los

mismos.

beneficiario, obteniendo la firma autgrafa de recibido en la copia
de la pliza cheque, la cual ser devuelta al servidor pblico que
me entreg los cheques, hacindome responsable del buen uso
del cheque hasta su entrega al beneficiario".
Al efectuar el pago, el Jefe del Centro de Acopio solicitar al

beneficiario exhiba identificacin oficial (credencial de elector o cartilla),
y obtendr la firma de recibido en un tanto de la pliza cheque.
El Jefe del Centro de Acopio, entregar al servidor pblico responsable

de la entrega de los cheques, el tanto de la pliza cheque debidament,e
suscrita por el beneficiario, haciendo constar la entrega en la carta que
. /)
......
se suscribi cuando recibi los cheques.
El servidor pblico autorizado entregar al responsable de la Caja

General el tanto de las plizas cheque suscritas por el beneficiario para
/1
integrarlas al archivo respectivo.
,,
~---~
,1
FECHA, 14 NOVIE BRE DE:J

PGINA: 28 DE: 39
~
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACfN
7.3.9 Ser responsabilidad de las reas internas de la empresa que realizan

los trmites para realizar pagos como impuestos, derechos, energa
elctrica, agua, telfonos, IMSS, FONACOT, etc., recoger en la Caja
General los cheques emitidos, para ello, debern enviar al responsable
de la Caja General por nica vez, oficio suscrito por el servidor pblico
que autoriz la MAPP, sealando lo siguiente:
Nombre del empleado (s) facultado (s) para recibir el cheque.
Concepto de las obligaciones o servicios
Expresamente la leyenda: "Quien suscribe y la persona facultada,

manifiestan hacerse responsables del buen uso del cheque
recibido, y efectuar el pago de la obligacin o servicio
correspondiente, conforme al procedimiento o mecanismo
establecido por el beneficiario del cheque".
El empleado facultado para recibir el cheque, deber firmar de recibido

en la copia de la pliza cheque.
7.3.10 Los cheques para el pago de cursos de capacitacin, anlisis de

muestras de leche, anticipos para compra de gasolina o todos aquellos
pagos que son con cargo al solicitante, sern entregados mediante la
presentacin de la credencial expedida por la empresa.
7.3.11 Por las condiciones operativas propias de los Departamentos de

Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas, los cheques que
se emiten para el pago de despachos aduanales, derechos y servicios I
directamente relacionados al proceso de importacin de leche en polvo 1;
ya la internacin del producto, se manejarn de la siguiente forma: (
Para los pagos que deben efectuarse directamente en las Instituciones

Bancarias por personal del Departamento de Operaciones, el servidor
/1
pblico que realice el pago deber firmar de recibido en la pliza
cheque.
Para los pagos que deben realizarse por la Agencia Aduanal ca ratad,,!
para importacin del producto, se deber integrar un expedi n en
Caja General con la siguiente documentacin: '\
~ ~
'~I~t~t~~l f-=-:--_:-:-=:=P:-o:::rt-.:;u-.:;a,--,ri:::a,-s-::Y-::d--;:e_o_pe_r_a,c-:-io:-n_e-::s:-F_r-,-on,--,t,-;e_ri_za-::s-::- -i
7.3.9 Ser responsabilidad de las reas internas de la empresa que realizan

los trmites para realizar pagos como impuestos, derechos, energa
elctrica, agua, telfonos, IMSS, FONACOT, etc., recoger en la Caja
General los cheques emitidos, para ello, debern enviar al responsable
de la Caja General por nica vez, oficio suscrito por el servidor pblico
que autoriz la MAPP, sealando lo siguiente:
Nombre del empleado (s) facultado (s) para recibir el cheque.
Concepto de las obligaciones o servicios
Expresamente la leyenda: "Quien suscribe y la persona facultada,

manifiestan hacerse responsables del buen uso del cheque
recibido, y efectuar el pago de la obligacin o servicio
correspondiente, conforme al procedimiento o mecanismo
establecido por el beneficiario del cheque".
El empleado facultado para recibir el cheque, deber firmar de recibido

en la copia de la pliza cheque.
7.3.10 Los cheques para el pago de cursos de capacitacin, anlisis de

muestras de leche, anticipos para compra de gasolina o todos aquellos
pagos que son con cargo al solicitante, sern entregados mediante la
presentacin de la credencial expedida por la empresa.
7.3.11 Por las condiciones operativas propias de los Departamentos de

Operaciones Portuarias y de Operaciones Fronterizas, los cheques que
se emiten para el pago de despachos aduanales, derechos y servicios I
directamente relacionados al proceso de importacin de leche en polvo ('1'
y a la internacin del producto, se manejarn de la siguiente forma:
Para los pagos que deben efectuarse directamente en las Instituciones

Bancarias por personal del Departamento de Operaciones, el servidor
/1
pblico que realice el pago deber firmar de recibido en la pliza
cheque.
Para los pagos que deben realizarse por la Agencia Aduanal co

para importacin del producto, se deber integrar un expedi n
Caja General con la siguiente documentacin: '\
Comunicado suscrito por el apoderado legal del Agente Aduanal

con facultades para actos de administracin, pleitos y cobranzas,
donde otorgue a los cobradores facultades para recibir cheques
expedidos por L1CONSA, S.A. DE C.V. a favor de su representada,
debindose anexar al mismo, fotocopia del poder notarial expedido
a su favor, e identificacin oficial con foto y firma, (credencial de
elector, cartilla o pasaporte).
Fotocopia de identificacin oficial con foto y firma de los

cobradores facultados para recibir los cheques.
Copia del Registro Federal de Contribuyente de la empresa.
7.3.12 El responsable de la Caja General, deber conservar este expediente

por cada Agente Aduanal y verificar previo a la entrega del cheque, que
el cobrador est plenamente facultado para recibirlo segn los
documentos que integran el expediente respectivo, en caso de que la
persona que se presente a cobrar no est totalmente acreditada en los
trminos descritos no se entregar el cheque, debiendo solicitar la
actualizacin del comunicado al Agente Aduana!.
8. RESGUARDO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS
8.1. El responsable de la Caja General podr mantener en resguardo documentos

que por su valor e importancia para la empresa se considere necesario
mantener en lugar seguro. ~
I
8.2. Cualquier rea de la empresa que tenga necesidad de enviar a la Caja I,
General documentacin para su resguardo, deber turnarla mediante oficio ~ !
dirigido al titular de la Subdireccin de Tesorera General en Oficina Central, al
Subgerente de Administracin y Finanzas en Centros de Trabajo y al Titular /l-1
del Departamento de Operaciones, en el cual se debern indicar las / I
caractersticas principales del documento que se enva para su resguardo y
sealar si la custodia es temporal o por tiempo indefinido.
8.3. El rea que remite la documentacin para resguardo, es respons le del

tiempo de permanencia del documento en la Caja General has! el retiro
definitivo de la misma. 1\
~)
FECHA: 14 DE MBRE DE 2066
PG A: 30 DE:"39
~
8.4. El retiro de la documentacin remitida a la Caja General para su resguardo, se

solicitar mediante oficio suscrito por el titular del rea que envi el documento
a resguardo, dirigido al Subdirector de Tesorera General en Oficina Central, al
Subgerente de Administracin y Finanzas en Centros de Trabajo y al Titular
del Departamento de Operaciones.
8.5. Para tener un control adecuado de los documentos en custodia, el

responsable de la Caja General deber elaborar una relacin que contenga las
caractersticas principales de los documentos recibidos que deber actualizar
al momento de recibirlos o entregarlos, adicionalmente, en forma semestral
efectuar una revisin fsica de los documentos en custodia contra dicha
relacin, misma que deber firmar manifestando que los documentos en
custodia coinciden con la detallado en la misma, debiendo remitirla al Titular
del Departamento de Operacin Bancaria en Oficina Central, al Subgerente de
Administracin y Finanzas en los Centros de Trabajo y al Titular del
Departamento de Operaciones.
Il
L~1
200~
FECHA: 14 DE N \(IE e.Bffi DE
PAGINA: 31 DE: 3 _
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACfN

VII. RELACiN DE ANEXOS
Nm. Nombre del Documento Clave
1. Cheque SIN
2. Recibo de Pago FCG-6
3. Instructivo de llenado del Recibo de Pago
4. Reporte de Ingresos SIN

5. Instructivo de llenado del Reporte de Ingresos
~
V
/
/
/, A
11\ \~
) FECHA: 14 D NO EMBRE DE 2006
pAGINA. 32 DE. 39~t\.
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN ~
CHEQUE
(Anexo 1)
/
!

PGINA: 33 DE: 39

I

I
I
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA FORMA FCG-G "RECIBO DE PAGO"
DEFINICiN
La forma FCG-6 Recibo de Pago, es un documento preimpreso en original y dos copias, que se
utiliza para hacer constar la recepcin de recursos en documento o efectivo pagados en la Caja
General.
EN: SE ANOTAR:
1 Recibimos de: Nombre del empleado, persona fsica o persona morai que
realiza el pago.
2 Fecha: Da, mes y ao en que se recibe el pago.
3 Cantidad de: Importe con nmero y letra.
4 Concepto de: Concepto del pago recibido.
5 Pagado en: Una "X" en el espacio correspondiente, si el pago se
efecta mediante cheque se deber indicar el nombre del
banco girado, el nmero de cheque y el nmero de cuenta
contra la que fue girado.
6 Conceptos: Una "X" en el espacio correspondiente, en caso de no
ajustarse ninguna de las opciones sealadas, se asentar
"X" en el espacio sealado como "otro", y en el rengln
(especificar) anotar el concepto.
7 Importe: Monto recibido, de ser el caso antes de impuestos. '~
8 IVA: Monto del Impuesto al Valor Agregado.
Total: Importe total del pago recibido. I
l
9
10 Recibi: Nombre y firma del cajero general, debindose adems I
~
estampar sobre este campo sello con la leyenda "Liconsa
recibido Caja General". '/7
11 No. de Cuenta: Nmero, nombre de la cuenta y aplicacin del registro
contable correspondiente.
12 Elabor: Firma de la persona responsable de codificar la apli acin
contable.
13 Contabiliz: Firma de la persona responsable del rea de Con abilidad: 4
14 Revis: Firma de la persona responsable del rea de Co t
~---~ FECHA: 14 DE VIEMBRE DE 2006

GINA: 35 DE: 39
DIRECCfN DE FINANZAS Y PLANEAC/N':

~
REPORTE DE INGRESOS
(Anexo 3)
L/CONSA, S.A. DE C. V.
REPORTE DE INGRESOS POR CAJA DEL DA [C]
,/
~
f !
1
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I .
[']
ELABOR REVIS
/7
!
FECHA: 14 NOVIEMBRE DE 2006~
PGINA: 36 DE: 39
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACIN

jo
I
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO "REPORTE DE INGRESOS"
DEFINICiN
El formato Reporte de Ingresos, es un documento impreso que se utiliza para reportar la recepcin
de recursos en documento o efectivo en la Caja General.
EN: SE ANOTAR:
1 Del da: Da, mes y ao de elaboracin.
2 Nombre: Nombre del empleado, persona fsica, o persona moral que
realiz el pago.
3 Recibo de Pago nmero: Folio del recibo de pago expedido.
4 Importe: Importe del pago sin impuesto.
5 IVA: Monto del Impuesto al Valor Agregado
6 Total: Monto total del pago.
7 Concepto: Breve descripcin del concepto del pago recibido.
8 Elabor: Nombre y firma de la persona que elabor el reporte.
9 Revis: Nombre y frma de la persona que revis el reporte.
,
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FECHA 14 DE NOVIEMBRE DE 2006
PAGINA 37 DE 39
~
D/RECCtN DE FfNANZAS y PLANEACIN
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~q WC!At iv,u",ltL i-=,----;-;::=-==-c=----=-::--:-----.:-:---=-----:----:-:----=-::------i
VIII. HISTORIAL DE CAMBIOS
Revisin Fecha de
Descripcin del Cambio Motivo(s)
Nm. Aprobacin
00 23-01-1998 Documento Original - Normar las actividades para
"Manuat de Polticas para la la operacin de la Caja
Operacin de la Caja General.
General en Oficinas
Centrales, Centros de
Trabajo y Representaciones"
01 01-08-2001 Actualizacin del Manual, - Actualizacin de diversas
con Clave: DF-004-2001. polticas del Manual.
02 29-11-2006 Modificacin del Manual. - Actualizacin de las polticas.
- Homologacin conforme a la
Gua Tcnica para la
Elaboracin de Documentos
Normativos con clave DA-
GS-001.
~--_.~ FECHA: 14 o OVIEMBRE DE

I
2006~
pAGINA: 38 DE: 39

j==l~m~~l f-=,----------;--;::-;=-Po-=rt:-;:u=-=ao-r-=ia-,--s--;y:-;:d:-:e_o_pe_r_aTci~o:_n-es_=:_Fr-o;_n_;_te;-r_iz--;a:-;:s,-----
o Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisin: 02
_ _---1
IX. APROBACiN DEL COMIT DE MEJORA REGULATORIA INTERNA
NOMBRE FECHA FIRMA
LIC. DANIEL ACEVES VILLAGRN

Director de Administracin
LIC. FRANCISCO J. LAR~N~JERA

Director de Abasto Social lV
C.P. ANTONIO DE LA MATA HERNNDEZ
Director de Finanzas y Planeacin
ING. GONZALO E. ROBLES VALDS

Director de Materiales
ING. JORGE LUIS SINZ PICOS

Director de Produccin
C. IGNACIO DURN LOMEL

Titular de la Unidad de Comunicacin Social
LIC. FRANCISCO JAVIER MADRID LINO

Titular de la Unidad Jurdica

PGINA: 39 DE: 39
DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEACJN

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1

pOLTICAS PARA LA OPERACiN DE

FECHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006

DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEACIN

~;?Francisco Esquivel Reyes

Fecha de documentacin: 29-11-2006

DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEAC'N

Para el adecuado control y manejo de los recursos financieros de la empresa, se debe

En este sentido, con la finalidad de asegurar la adecuada operacin de la Caja General en

DIRECCIN DE FINANZAS Y PLANEACIN

Establecer las polticas que debern observar en el desarrollo de sus actividades,

FECHA: 14 DE VIEMBRE DE 2006

Para los efectos de las presentes Polticas se entender por:

ENSOBRETADO: Procedimiento mediante el cual una compaa especializada

TABULAR/TABULANDO: Imprimir en una tira de la maquina calculadora, la suma de

BOLSA DE SEGURIDAD: Bolsa de plstico transparente de alta seguridad que se

PLOMO: Instrumento de seguridad que se utiliza para el cerrado de la

MACHIMBRAR: Cerrar el plomo de la bolsa de seguridad.

MAPP: Movimiento de Afectacin Presupuestal y Pagos.

c _ F CHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006

IV. MARCO LEGAL

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Promulgada el 5 de febrero

DIRECCiN DE FINANZAS YPLANEAC/N

Direccin de Finanzas y Planeacin

Subdireccin de Contabilidad General

Subdireccin de Recursos Humanos

Gerencia del Centro de Trabajo

C. En los Departamentos de Operaciones Portuarias y Operaciones Fronterizas:

1 Emisin original: 23-01-1998 Revisin: 14-11-2006

1. REA DE LA CAJA GENERAL

1.1. En las instalaciones de la empresa se deber contar con un espacio fsico

1.3. Ser responsabilidad del titular de la Subdireccin de Tesorera General en

2.2. El personal responsable de la operacin de la Caja General deber estar

3.2. Para el caso de recepcin de ingresos, pago de nminas y prestaciones, as

4.1. El responsable de la Caja General, es la nica persona autorizada en la sedD

4.2. En caso de que por necesidades especficas de las reas administrativas

("1 ~~I~m~~ll-c- __~_P_o_rt_u_a_ri_a_S_y_d_e_O_pe_r_a~c_io~n_e~s~F_ro~n~t~e_ri_za_s --j

Clave: VST-DFP-PL-001 No. Revisin: 02

4.3. Cuando el recurso a recibirse sea en cheque, el responsable de la Caja

Adicionalmente, en el cuerpo del documento se revisar lo siguiente:

Que est expedido a favor de L1CONSA, SA DE C.V.

Que no est posfechado.

Que el importe asentado con nmero y letra coincida, en esto ltimo

Que no presente tachaduras, enmendaduras o roturas.

4.4. Por lo que se refiere a la recepcin de efectivo en billetes, se considerarn

Estar impresos en papel de seguridad confitado.

Tener una cinta interna en forma vertical en el extremo.

Contar con marcas de agua.

Presentar las firmas de Banco de Mxico.

Detectar la tinta brillante que parece como confeti.

Verificar que los billetes no presenten tachaduras, uras o

DIRECCiN DE FINANZAS Y PLANEAC/N

De acuerdo al volumen de recursos en efectivo que se reciban en la Caja

4.5. Todo ingreso que se reciba en la Caja General, invariablemente debe

4.6. Los ingresos captados en la Caja General, debern depositarse a ms tardar

En el caso de que en los Departamentos de Operaciones Portuarias y

4.8. El responsable de la Caja General anexar a la copia del recibo de ingresos

4.9. El responsable de la Caja General, deber elaborar diariamente un reporte

Este reporte se entregar diariamente al titular del Departamento de

4.11. Queda estrictamente prohibido cambiar cheques personales de servi Ores

FECHA: 14 DE NOVIEMBRE DE 2006 ~

4.12. Si los ingresos captados en la Caja General en efectivo o documentos, son

El recuento del efectivo y documentos deber efectuarse por lo menos