cae) CONSEJO NACIONAL ELECTORAL DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA ‘CONSEJO NACIONAL ELECTORAL eosin ONAL ELECTORAL cue DiREdgiOy Fu MEMORANDO N? 066-DAI-CNE-09 poe Fei AO. PARA : Nut Gutiérrez de Davila DIRECTORA FINANCIERA DE : Beon, Nelson Andrade Suérez, DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA ASUNTO —: _Informe del Ciclo Presupuestario del ex Tribunal Supremo Electoral FECHA + Quito, 20 de julio del 2009 En conformidad con el Plan Anual de Actividades del afio 2008, la Direccién de Auditoria Interna realizé un examen especial al ex Tribunal Supremo Electoral, al Ciclo Presupuestario por el periodo comprendido entre el | de abril de 2006 y el 31 de enero de 2008. Con Oficio N° 13120-DCAI de 29 de 10 de julio del 2009, el Director de Coordinacién de Auditorias Internas de la Contral General del Estado, hace conocer que el informe del citado examen especial ha sido aprobado, Con este antecedente, me permito remitir a usted seflora Directora una copia del Informe indicado, en el que constan los comentarios, conclusiones y recomendaciones, tendientes a ‘mejorar el manejo financiero de la Entidad. Cabe mencionar que las recomendaciones constantes en el Informe deben ser cumplidas de manera inmediata y con el cardcter de obligatorio, en conformidad con lo establecido en el articulo 92 de la ley Orginica de la contraloria General del Estado. Atentamente, see Econ, Nelson Andrade Suérez DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA| SSOCHSSHSHSSHHSOHSSHSHHOHSHOHSHOHSHSHSHOHNHOHOHOSOSOCHEHSHOOSHEOHOEOEOO cne) CONSEJO NACIONAL ELECTORAL DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA INFORME DAI-01-2009 TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL EXAMEN ESPECIAL AL CICLO PRESUPUESTARIO DEL ANO 2007, POR EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE 2006-04-01 Y EL 2008-01-31 DEL ‘TRIBUNAL SUPREMO ELECTORALS REPUBLICA DEL ECUADOR “El Ecuador ha sido CONTRALORIA GENERAL es y sera Pais Amazénico” Oficio No. Deal 13120 Seccién: —_Direccidn de Coordinacién de Auditorias Intemas Asunto: Aprobacién de informe de Auditoria Intema Quito, 10 uy Pa Economista Nelson Andrade Suarez sctor de Auditoria Interna Consejo Nacional Electoral - CNE Presente Con el propésito de que dé a conocer y distribuya a las autoridades de esa Institucién, funcionarios y personas vinculadas con el examen, le comunico que en ejercicio de la atribucién constante en el literal b) del articulo 18 del Acuerdo 031-CG, publicado en el Registro Oficial No. 536 de 27 de febrero de 2009, el 2 de julio de 2009 fue aprobado el informe de examen especial al Ciclo Presupuestario del Ex — Tribunal ‘Supremo Electoral, por el periodo comprendido entre el 1 de abril de 2006 y el 31 de enero de 2008, Atentamente, Dios, Patria y Libertad, Por el Contralor General del Estado tor de Coordinacion de Auditorias InternasINFORME DEL EXAMEN ESPECIAL EFECTUADO AL CICLO PRESUPUESTARIO DEL TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL DEL ANO 2007 PERIODO: DEL 2006.04.01 AL 2008.01.31 CONSEJO NACIONAL ELECTORAL DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA QUITO - ECUADOR 2008ABREVIATURAS UTILIZADAS EN ESTE INFORME Art. z Articulo CNE : Consejo Nacional Electoral DAI Hi Direccién de Auditoria Interna e-SIGEF F Sistema de Administracion Financiera N° : Numero R.O. 2 Registro Oficial SENRES : Secretaria Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y Remuneraciones del Sector Publico SIGEF : __ Sistema Integrado de Gestién Financiera TSE 3 Tribunal Supremo Electoral usD : _ Délares de Estados Unidos de América % : PorcentajeSPOOHOOOHSOHOHSOHOHOSHOHOSOOHNHSOHHOOHSSHHOHSESSESOECHLOCCOOCOCOCEL INDICE PAGINA Carta de presentacion CAPITULO! INFORMACION INTRODUCTORIA. 2 Motivo del examen 2 ‘Objetivos del examen 2 Alcance del examen __ 2 Base legal 2 Estructura organica 3 Objetivo de la entidad 4 Financiamiento: chivas - s CAPITULO I RESULTADOS DEL EXAMEN 6 Programaci6n, formulacién y aprobacién presupuestaria is 6 Presupuesto ordinario 2007 | 6 Presupuesto consulta popular 2007 7 Presupuesto electoral para la eleccién de representantes a la Asamblea Nacional Constituyente 2007, larson 7 Ejecucion y control presupuestario eso 10 Evaluacion y liquidacion presupuestaria 12 Evaluacion presupuestaric strat 12 Liquidacion presupuestaria 13 ANEXOS 1 Funclonarios relacionados 2 Andlisis de aprobacién de recursos solicitados 3 Cédula presupuestaria 4 Andlisis de recursos utilizadosEJ NACIONAL ELECTORAI feccién de Auditoria Interna Quito, 10 julio de 2009 Sefiores PRESIDENTE Y CONSEJEROS CONSEJO NACIONAL ELECTORAL Quito.- De mi consideracién: Hemos efectuado el examen especial al ciclo presupuestario correspondiente al afio 2007 del ex Tribunal Supremo Electoral, por el periodo 2006-04-01 y el 2008-01-31 Nuestro examen se efectiio de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria Gubernamental emitidas por la Contraloria General de! Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la informacion y la documentacion examinada no contiene exposiciones erréneas de caracter significative, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, politicas y demas normas aplicables Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente Informe, De conformidad a lo dispuesto en el articulo 92 de la Ley Organica de la Contraloria General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el cardcter de obligatorio. Atentamente, Econ. Nelson Andrade Suarez DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNADireceién de Audtoria Interna CAPITULO! INFORMACION INTRODUCTORIA. El examen especial al ex Tribunal Supremo Electoral, se realiz en cumplimiento del Plan Anual de Actividades de la Direccién de Auditoria Interna del Consejo Nacional Electoral del afio 2008, aprobado por el sefior Contralor General del Estado y de conformidad con la orden de trabajo 12-DAI-CNE-08 de 6 de noviembre de 2008. Objetivos del examen * Evaluar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, en relacién al proceso presupuestario. + Evaluar el grado de confiabilidad del Sistema de Control Intemo, implantado por el Organismo Alcance del examen Comprende el andlisis al ciclo presupuestario correspondiente al afio 2007, del ex Tribunal Supremo Electoral, por el periodo 2006-04-01 y el 2008-01-31 Base legal El ex Tribunal Supremo Electoral, tuvo su origen en el Referéndum de 1978 y fundamenté su accionar en la Ley de Elecciones y su Reglamento, EI Art. 209 de la Constitucién Politica de la Repiblica del Ecuador vigente para el periodo de estudio, establecia que el ex Tribunal Supremo Electoral gozaba de autonomia e independencia administrativa, economica y financiera, tanto para su organizacién como para el cumplimiento de su funcién especifica. EI 20 de octubre de 2008, en el R.O. 449 se publica la Constitucién de la Republica del Ecuador, el Art. 217 establece que la Funcién Electoral estara conformada por el Consejo Nacional Electoral, érgano que tiene autonomia administrativa, financiera y 3 organizativa y personalidad juridica propia. g agk 2Divecciin de Audtoria Interna Principales Leyes, Normas y Reglamentos aplicables al examen. Constitucién Politica de la Republica del Ecuador. Ley Organica de Administracién Financiera y Control. Ley Orgénica de la Contraloria General del Estado y su Reglamento. Ley de Presupuestos del Sector Publico y su Reglamento, Disposiciones Generales del Presupuesto del Tribunal Supremo Electoral y Tribunales Provinciales Electorales, para el ejercicio econémico de 2007, aprobado mediante resolucién PLE-TSE-1-23-2-2007 de 23 de febrero de 2007 (Consulta Popular) y PLE-TSE-2-22-5-2007 de 22 de mayo de 2007 (Eleccién para Asambleistas). Reglamento Organico Funcional de! Tribunal Supremo Electoral y Tribunales Provinciales, publicado en el R. 0. 115 de 25 de enero de 1999. Acuerdo 447 del Ministerio de Economia y Finanzas, publicado en el R.O. 259 de jueves 24 de enero de 2008. Acuerdo 182 del Ministerio de Economia y Finanzas, publicado en el suplemento del R.O. 249 de 22 de enero de 2001 ‘Acuerdo Ministerial 064 de 27 de enero de 1994. Normas de Control Interno. Estructura organica EI Reglamento Organico Funcional del Tribunal Supremo Electoral, publicado en el Registro Oficial 115 de 25 de enero de 1999, establecia la estructura organica para el ex Tribunal Supremo Electoral, constituida por los siguientes niveles técnico- administrativos: Nivel Directivo: Pleno del Tribunal Supremo Electoral * 7 Vocales Principales * 7 Vocales Suplentes Nivel Ejecutivo: Presidencia y Vicepresidencia Nivel Asesor: Direccién de Asesoria Juridica 3 es Direccién de Auditoria Interna Direccién de Planificacion y Coordinacién Electoral 3SOCHHKHOHSSNHSSHSSOHSSSSSHTFTOSHOHSHSSHSOHHSHSHHSSSHOHOHOHEOHSCOOS Direcetin de Autitora Inerna Nivel de Apoyo: Nivel Operativo: Esta estructura corresponde al ex Tribunal Supremo Electoral, actualmente el Consejo Secretaria General Relaciones Internacionales Comunicacién Social Direccién Financiera ‘+ Presupuesto * Contabilidad * Administracién de Caja Direccién de Recursos Humanos Direccién Administrativa de Bienes y Servicios + Mantenimiento y Servicios Generales * Abastecimiento y Bodega Direccién de Sistemas Informaticos + Analisis y Programacién * Procesamiento Automatico de Datos Direccién de Organizaciones Politicas Direccién de Mecanismo Electoral Nacional Electoral no cuenta con una estructura organica. Objetivo de la Entidad El ex Tribunal Supremo Electoral, con sede en la ciudad de Quito y jurisdiccién en el territorio nacional, tenia como objetivo principal el siguiente: — Organizar, ditigir, vigilar y garantizar los procesos electorales, consulta popular y proceso de revocatoria del mandato, y juzgar las cuentas que rindan las organizaciones politicas, las alianzas y los candidatos, sobre el monto, origen y destino de los recursos que se utilicen en las camparias electorales. El Consejo Nacional Electoral, con sede en la ciudad de Quito, jurisdiccién nacional, tiene como objetivo principal el siguiente:Direceién de Auditor Iuerna — Organizar, dirigir, vigilar y garantizar, de manera transparente, los procesos electorales, convocar a elecciones, realizar los computos electorales, prociamar los. resultados, y posesionar a los ganadores de las elecciones. Financiamiento El ex Tribunal Supremo Electoral, a fin de cumplir con sus objetivos y metas en el afio 2007, conté con los siguientes presupuestos ordinario y especiales: PRESUPUESTO ORDINARIO 2007 CODIFICADO CONCEPTO usD «Recursos Fiscales 14414 121,50 + Recursos de Autogestion 6 956 043,27 TOTAL: 24370 164,77 PRESUPUESTO “CONSULTA POPULAR” CONCEPTO usp «Recursos Fiscales 10 323 039,01 «Recursos de Autogestion 0,00 TOTAL: 10 323 039,01 PRESUPUESTO “ASAMBLEA CONSTITUYENTE” CONCEPTO usD + Recursos Fiscales 55 653 037,79 Q © Recursos de Autogestin 0,00 s TOTAL: 55 653 037,79 ehDiveccin de Audtria Interna CAPITULO IL RESULTADOS DEL EXAMEN Programacién, formulacién y aprobacién presupuestaria Presupuesto ordinario 2007 Con oficio 470-P-XCV-TSE-2006 de 10 de octubre de 2006, el Presidente del Organismo, remite al Ministro de Economia y Finanzas, la proforma presupuestaria para el ejercicio fiscal del afio 2007 del ex Tribunal Supremo Electoral y ex Tribunales Provinciales Electorales del pais, aprobada por el Pleno del Organismo con Resoluci6n PLE-TSE-1-1-10-2006. Para la elaboracién de la proforma referida, el Director Financiero, el de Planificacion y el Asesor Financiero con memorando circular 02-DFDPCE-TSE-2006 de 14 agosto de 2006, solicitaron los requerimientos a las diferentes unidades administrativas del ex Tribunal Supremo Electoral. A base de esta informacién, el Director Financiero elabord un Plan Operativo Anual que contemplé las acciones a desarrollar por parte de la Entidad en el periodo sujeto a examen, los objetivos que se pretendian alcanzar, la justificacion de las actividades y proyectos, la cuantificacién de metas y costos por actividades y proyectos, sin que haya considerado las unidades de medida y denominacién, la temporalidad de las actividades y proyectos, asi como sus unidades administrativas responsables Esto se debe a que el Plan Operativo, presentado al Ministerio de Economia y Finanzas, se lo elabord para cumplir con un requerimiento de esa Cartera de Estado, el mismo que no representa el plan de actividades institucionales, sino mas bien un listado ligado a los requerimientos econémicos, planteados en la proforma presupuestaria, por lo que la entidad no cuenta con un instrumento de gestién que le permite evaluar sus metas y objetivos. EI porcentaje aprobado del presupuesto para el afio 2007, por parte del Ministerio de Economia y Finanzas fue del 90.39% con relacién a la proforma presentada por parte del Organismo Electoral. De lo analizado se determina que en las partidas presupuestarias de bienes y servicio de consumo y bienes de larga duracién, el porcentaje aprobado fue de 38,28 % y 8% respectivamente, valores muy inferiores a los presupuestados por la Entidad como se indica en el cuadro de Analisis de Sk zirecein de Autor Interna Aprobacién de Recursos Solicitados (anexo 2). Este andlisis fue realizado para el Presupuesto Ordinario de la Entidad. Presupuesto consulta popular 2007 EI 23 de febrero de 2007, el Presidente del ex Tribunal Supremo Electoral envia al Ministro de Economia y Finanzas el oficio 102-P-JAC-TSE-2007, con el que remite copia certificada de la Resolucién PLE-TSE-13-13-2-2007, aprobada por el Pleno de! Organismo Electoral, en sesién de martes 13 de febrero de 2007, mediante la cual convoca a Consulta Popular Nacional para el domingo 15 de abril de 2007; y, copia certificada de la Resolucién PLE-TSE-1-23-2-2007, con la que el Pleno aprueba el Presupuesto Electoral Especial para la Consulta Popular. El Presupuesto Electoral Especial, fue presentado al Pleno por parte de la Comisién Econémica, mediante Informe 01-CE-TSE-2007 de 23 de febrero de 2007, mismo que se elaboré en consideracién a los siguientes aspectos: ‘+ Los presupuestos electorales de los tiltimos procesos; + Los proyectos presentados por las unidades operativas; y, + Los requerimientos de las unidades de apoyo. El Director de Planificacién y Coordinacién, prepara un Plan de Seguimiento y Evaluacién de Planificacién de la Consulta Popular de afio 2007, el mismo que cuenta con los objetivos estratégicos y operacionales, estrategias, proceso de la cadena de valor y los subprocesos de los productos y actividades a ser elaboradas en la Consulta Popular. Este Plan no cuenta con las cantidades y montos por cada actividad a ser realizada en el Proceso Electoral, sin embargo es una herramienta que permitié llevar Un control de las actividades a ser desarrolladas por cada unidad operativa o asesora del Organismo. Presupuesto electoral para la eleccién de representantes a la Asamblea Nacional Constituyente 2007 El Secretario General de! Tribunal Supremo Electoral, mediante oficio 836 de 24 de mayo de 2007, remite al seflor Ministro de Economia y Finanzas copia certificada de la Resolucién PLE-TSE-2-22-5-2007, adoptada por el Pleno del Maximo Organismo fy Electoral, en sesion de martes 22 de mayo de 2007, mediante la cual se aprueba el ax a 7Diveccin de Altria Interna Informe 08-CE-TSE-2007 de 22 de mayo de 2007 de la Comisién Econémica, y consecuentemente aprueba el Presupuesto Electoral para la eleccién de Representantes a la Asamblea Nacional Constituyente 2007, por un valor de 41 813 301,05 USD. Esta propuesta realizada por el Pleno del Organismo excluye el clculo correspondiente a la contratacién de las franjas publicitarias. EI Presupuesto Especial sefialado, fue elaborado en sujecién a los siguientes parametros: Requerimientos de los Tribunales Provinciales; Proyectos presentados por las Unidades Técnicas, Operativas, Administrativas y de Apoyo de este ‘Organismo, para el correcto desarrollo del Proceso Electoral sefialado. En el mencionado informe, la Comision Econémica de manera general indica los aspectos relevantes para preparar el Presupuesto, como es el caso de las letras a) Remuneraciones y b) Servicios, de este grupo los mds representativos, asi tenemos por ejemplo: “a) Remuneraciones.- se asignaron recursos por un valor de USD 12°233,020.26 (Doce millones doscientos treinta y tres mil veinte con 26/100), equivalente al 29.26% con rolacién a total del Presupuesto de Elecciones, para la contratacién de personal de acuerdo con la escala vigente; igualmente esté consignado el valor para el pago del Bono Electoral, respetando la formula de célculo establecida en el afio 2002, que cuenta con dictamen favorable de la SENRES; contempla ademés, las previsiones para el pago de horas suplementarias y extraordinarias; para el periodo electoral comprendido entre el 24 de abril y el 15 de mayo de 2007, para el cdlculo se aplicé Io establecido en el Reglamento de la Ley Organica de Servicio Civil y Carrera Administrativa, b) En el Grupo “SERVICIOS”, a nivel nacional, se consign6 el valor de USD 20°946,649.56 (Veinte millones novecientos cuarenta y seis mil seiscientos cuarenta y nueve con 56/100), que representa el 50.10% del Presupuesto, recursos que permitirén cubrir la ejecucién de los proyectos a nivel nacional, en el que destacamos los siguientes productos y actividades: “EDICION, IMPRESION, REPRODUCCION Y PUBLICACIONES” USD. 4°249,620.00 (Cuatro millones doscientos cuarenta y nueve mil seiscientos veinte con 00/100), para la elaboracién de papeletas y documentos electorales, cartillas © impresién de nombramientos de los Miembros de las Juntas Receptoras de! Voto; en este punto, se debe indicar que los valores consignados en e! Presupuesto fueron proporcionados por el Instituto Geografico Militar; “DIFUSION, INFORMACION Y PUBLICIDAD” USD. 3°371,200.00 (Tres millones trescientos setenta y un mil doscientos con 00/100), recursos que se utilizarén en la campafia de publicidad a fin de promover el estimulo al voto, de informacién general, voto en el exterior, difusién de videos para capacitacin geSOCOHSHOOHOSHSHOHSHOHSNHSSHSHSSHSHSHSOSHOSHSOHOHSOSHOHOSHOSSEHOHSHSCOHHOOCOEE Direc de AudoriaItema @ los Miembros de las Juntas Receptoras de! Voto. Se debe destacar que incluye USD 500,00.00 para el Monitoreo de! Control del Gasto...” De lo expuesto anteriormente, se determina que la Comisién Econémica en su informe, presenta el presupuesto por actividades y proyectos para la Eleccién de Asambleistas. El Director de Planificacién y Coordinacién, prepara un Plan de Seguimiento y Evaluacién de Planificacién Eleccién para Asambleistas de 2007, el mismo que cuenta con los objetivos estratégicos y operacionales, estrategias, proceso de la cadena de valor y los subprocesos de los productos y actividades a ser elaboradas en la Eleccién para Asambleistas. Este Plan no cuenta con las cantidades y montos por cada actividad a ser realizada en el Proceso Electoral, sin embargo es una herramienta que permite llevar un control de las actividades a ser realizadas por cada unidad operativa © asesora de la Entidad. Conclusiones * Para la elaboracién de la proforma presupuestaria del afio 2007, el Director Financiero, el de Planifica ny el Asesor Financiero, solicitaron los requerimientos a las diferentes unidades administrativas del ex Tribunal Supremo Electoral. El Director Financiero elaboré un Plan Operativo Anual que contemplé las acciones a desarrollar por parte de la Entidad en el periodo, los objetivos que se pretendian alcanzar, la justificacion de las actividades y proyectos, la cuantificacién de metas y costos por actividades y proyectos, sin que haya considerado las unidades de medida y denominacién, la temporalidad de las actividades y proyectos, asi como sus unidades administrativas responsables. + Los Presupuestos Especiales tanto de la “Consulta Popular’ como de la “Eleccién de Asambleistas", fueron desarrollados por la Comisi6n Econémica } en base a los proyectos y actividades a ser desarrollados en cada una de las Elecciones.€ Direcctin de Auduorta Interna Recomendai Al Presidente 1. Dispondra a la Unidad Administrativa responsable de la planificacién institucional, elabore el Plan Operativo Anual del Consejo Nacional Electoral, el mismo que contemplara: las acciones a desarrollar, los objetivos que se pretenden alcanzar, la justificacién de las acti lades y proyectos; la cuantificacién de metas y costes por actividades; las unidades de medida y denominacién; la temporalidad de las actividades y proyectos; y, las unidades administrativas responsables para el logro de las metas y objetivos institucionales Ejecucién y control presupuestario La ejecucién presupuestaria del ex Tribunal Supremo Electoral se lo realizé a nivel de grupo y subgrupo del clasificador vigente para ese periodo, y sus erogaciones se las desglosa internamente al nivel minimo de gastos, en concordancia con el Art. 39 de! Reglamento a la Ley de Presupuestos del Sector Publico Actualmente el Departamento de Presupuesto, maneja registros de acuerdo a los grupos del clasificador presupuestario, tanto de ingresos, como de gastos, que produce el sistema e-SIGEF, en el periodo en estudio se utiliz6 el sistema SIGEF. Las reformas presupuestarias se encuentran normadas en la Ley de Presupuestos del Sector Publico, que en la Seccién 2a De las modificaciones presupuestarias indica “Art. 56.- Modificaciones de créditos.- Las normas sobre traspasos, incrementos 0 reducciones y demas modificaciones presupuestarias, las estableceré el Ministerio de Economia Y Finanzas, en el régimen de modificaciones al que hace mencién el articulo 54 de esta Ley. Se prohibe el traspaso de recursos destinados a inversién para cubrir gastos corrientes, en todos los casos.” Por otra parte, el Acuerdo 182 (vigente para el periodo en andlisis), establece lo siguiente: "3.5.6 Documentacién de aprobacién.- Las modificaciones presupuestarias $s que signifiquen variaciones en las asignaciones presupuestarias se legalizarén mediante ef documento denominado Resolucion Presupuestaria. Las 10Diveccin de Autria Interna modificaciones a la programacién de la ejecucin y de caja se expedirén mediante e documento identificado como Reprogramacién Presupuestaria. 3.5.7 Autorizaciones de Reformas Presupuestarias.- Las modificaciones presupuestarias, en todos los casos, se sustentarén obligatoriamente en los informes de las unidades responsables de la administracion financiera de las entidades y organismos, que justifiquen la conveniencia de la reforma a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos y metas de las actividades y proyectos contenidos en el presupuesto.” Los traspasos de créditos dentro de un mismo grupo fueron aprobados por el Pleno del ex Tribunal Supremo Electoral, mientras las modificaciones por incrementos, disminuciones y traspasos de los créditos a nivel de grupo de gasto, fueron aprobados or el Ministerio de Economia y Finanzas Cada una de las aprobaciones por modificaciones presupuestarias, han contado con los informes de la Direccién Financiera y aprobacién de |a Comision Econémica, previo ala Resolucién del Pleno. El presente examen especial, al tratarse del ciclo presupuestario, excluye el analisis de la propiedad, legalidad y veracidad de los compromisos y gastos efectuados por el ex Tribunal Supremo Electoral De la ejecucién presupuestaria correspondiente al afio 2007, se determiné lo siguiente: En la Cédula Presupuestaria (anexo 3) se puede observar que la asignacién inicial para el afio 2007, fue de 39 610 748,31 USD, el mismo que fue incrementado en 47 736 493,26 USD, obteniendo un presupuesto codificado de 87 346 241,57 USD y devengando un total de 73 634 224,35 USD, de los cuales 68 723 986,75 USD (93,33%) corresponde a recursos del Presupuesto General del Estado, y 4910 237,60 USD (6,67%) a recursos de autogestién. De los gastos devengados en el afio 2007, se observa que el monto més importante fue el de Bienes y Servicios de Consumo para los Procesos Electorales con 42 409 884,01 USD (57,59%) En el cuadro de Analisis de Recursos Utilizados (anexo 4), consta el analisis de los valores codificados con respecto a los valores devengados por la Entidad, tanto en el proceso ordinario como en los dos procesos electorales, al respecto se observé lo » siguiente: SaxDireccién de Audtorta Interna Del 100% del valor codificado, la Entidad devengo el 84,30% tanto en lo ordinario como en lo electoral, de este porcentaje se determiné que en el presupuesto ordinario en la partida bienes y servicio de consumo se devengo el 22,74% y la partida bienes de larga duraci6n el 5,57%. En los presupuestos electorales se observa que en la partida de obras publicas no fue utilizado con respecto a lo codificado y los bienes de larga duracién se devengo el 14,86% de lo codificado. Por lo descrito anteriormente, existieron partidas presupuestarias que no fueron utilizadas eficientemente, dado que su utilizacién ha sido muy reducida, situacién que ‘se suscita por falta de un sistema de planificacion, circunstancia que ya fue descrita en el comentario anterior. Evaluacién y liquidacién presupuestari Evaluacion Presupuestaria EI Director Financiero, mediante oficio sin de 31 de marzo de 2008 remitid al ex Presidente del ex Tribunal Supremo Electoral, el informe que contenia la evaluacin Presupuestaria de enero a diciembre del afio 2007, documento que contiene un andlisis sobre el comportamiento de los ingresos y gastos, respecto a la asignacin inicial, presupuesto codificado y valores devengados por grupos de gasto. La evaluacién que efectiia la Institucién se lo realiza en forma anual, mas no en forma trimestral, como lo sefiala el Acuerdo Ministerial 064 de 27 de enero de 1994, que contiene las Normas Técnicas de Control, Evaluacién y Liquidacién Presupuestaria, que en lo pertinente indica: ‘Articulo 10.- Las instituciones gubernamentales realizarén cuatro evaluaciones trimestrales y una anual acumulativa que refleje los resultados de todo el ejercicio. Los informes de evaluacin trimestral se remitirén a la Subsecretaria de Presupuestos, dentro de los quince primeros dias de! mes siguiente a cada trimestre. El informe anual se enviaré a més tardar el 15 de enero del afio siguiente...” “Articulo 13, numeral 1.1 De las Unidades de Evaluacién Institucional; en lo pertinente sefiala En cada entidad u organismo de! Gobierno Central existiré una unidad encargada de la evaluacién, ubicada en el Departamento de Planificacién, ge 2 COSCHOSCOHOOHOOHOSO OHS HSOHSOHS OOH HSHSHOOHOOHOHOHSOHHOHSOHOHCHOOHOHOOSCOEE -_SOOSSNSOHSOOHSSSHSHOSECHOOHOHHOHOHOHOHSOHSHOHOESEEOOOCOECOOE I Ps Direcién de Auduora Inerna Programacién y Presupuesto o en el que haga sus veces../ Esta Unidad realizaré la evaluacién a través de grupos muttidisciplinarios utiizando los servicios de personal especializado en las materias relacionadas con las actividades o proyectos que se van a evaluar.” EI Departamento de Planificacion y Coordinacién Electoral, no efectud las evaluaciones presupuestarias trimestrales con el objeto de presentar a la ‘Subsecretaria de Presupuestos, dentro de los quince primeros dias del mes siguiente a cada trimestre. La falta de evaluaciones trimestrales sobre la ejecucién presupuestaria relacionada con las metas y objetivos del Ex Tribunal Supremo Electoral, unida a un Plan Operative incompleto, ha ocasionado que no se pueda conocer su nivel de ccumplimiento, Con fecha 11 de diciembre de 2008, Auditoria solicita mediante oficio 4-DAI-CNE-P-08, al ex Director de Planificacion y Coordinacién Electoral las evaluaciones presupuestarias de la Entidad, documentos que no fueron presentados. Liquidacion Presupuestaria. El ex Tribunal Supremo Electoral, procedié a efectuar el cierre del ejercicio fiscal al 31 de diciembre del 2007 en observancia al Acuerdo 344 del Ministerio de Economia y Finanzas de 25 de octubre de 2007, en el que se expiden las directrices que sirven como guia para que las entidades del Ambito del sector ptiblico no financiero elaboren el cierre contable del ejercicio fiscal 2007. En base a lo expuesto, sus resultados son reflejados en los Estados Financiers, los cuales los remite al Ministerio de Economia y Finanzas a través de la Pagina Web. Conclusiones * La Direccién de Planificacion y Coordinacién Electoral no realiz6 una evaluacién trimestral ni anual de la ejecucién presupuestaria relacionada con el cumplimiento de metas y objetivos institucionales. La Direccién Financiera present6 un informe anual de ejecucién presupuestaria de enero a diciembre del afio 2007, tnicamente relacionado al ambito financiero, cs y g"J/@ O9OCCOCHOHOO OCHO HO OOOOCOHOSCOOHO OOO OOOO LOOOHOOOOHOOCE Dinecclin de Audoria Interna + El Presupuesto del afio 2007 del ex Tribunal Supremo Electoral, se liquidé al 31 de diciembre, para lo cual se presentaron los ajustes técnicos al cierre, y se remitié la informacién financiera y presupuestaria al Ministerio de Economia y Finanzas. Recomendacion Al Presidente 2. Dispondré a la Unidad Administrativa responsable de la planificacién institucional, realice evaluaciones presupuestarias a la Entidad en forma trimestral y anual, relacionadas con el nivel de cumplimiento de metas y objetivos institucionales, utilizando indicadores de eficacia y eficiencia, con el fin de establecer las posibles variaciones producidas en el ejercicio y las causas que las provocaron, formular sugerencias a las autoridades que permitan efectuar correctivos si fuere necesario. Los informes de evaluacion deben ser remitidos al Pleno del Consejo Nacional Electoral y a la Subsecretaria de Presupuestos del Ministerio de Economia y Finanzas Atentamente, Econ. Nelson Andrade Suérez DIRECTOR DE AUDITORIA INTERNA 4Diveccién de Auditoria Interna ANEXO N°4 TRIBUNAL SUPREMO ELECTORAL EXAMEN ESPECIAL AL CICLO PRESUPUESTARIO DEL 2007 FUNCIONARIOS PRINCIPALES PERIODO: 06.04.01 AL 08.03.31 PERIODO NOMBRE CARGO DESDE | HASTA Dr. Jaime Xavier Cazar Valencia __| Presidente 06.04.01 | 07.01.12 Dr. Jorge Acosta Cisneros Presidente 07.01.12 | 08.10.07 Sr. Omar Simon Campafia Presidente 08.10.27 | Ala fecha Dr. Tomas M. Bustamante Holguin | Secretario 06.04.01 | 07.01.12 Dr. Hugo F. Proafio Gaibor ‘Secretario 07.03.13 | 08.02.12 ‘Sr. Fausto P. Camacho Zambrano | Director de Planificacién | 06.10.19 | 07.01.30 Ledo. Wilson Ramos Director de Planificacién | 07.02.01 | 08.11.14 Econ. Manuel Estrada Benavides —_| Director Financiero 06.04.01 | 07.07.30 Dr. Fausto E. Solorzano Aviles Director Financiero 07.01.01 | 08.02.07 Econ. Nut Gutiérrez de Davila Directora Financiera 08.02.08 | Ala fecha ‘Sr. Rafael Carrera ‘Asesor de la Comision 06.04.01 | 07.02.09 Econémica Econ. Emesto Guerra ‘Asesor de la Comision 07.03.02 | 08.03.31 Econémica Lic. Maria Herrera Palacios Contadora 06.04.01 | Ala fecha Sra. Elsi Campos Romero Jefe de Presupuesto 06.04.01 | Ala fecha=> : 1 —lereervarer —resrszoest SOnVaVONTS SOHO x SYENTANG| xa i "200% Ousananssud uo OnauaNIS WHINE! ran200080 HO98HGHOHHHHHHHHHHHHHHHHHHH8HHHHHH8HH8H8889ae9000088888 OHHOHHHHHHEOHHHOHHSHHHHHHHHHHHHSH8OOED