MEMORANDUM DE PLANIFICACION DE AUDITORIA

PREFECTURA DEL DEPARTAMENTO DE POTOSI

AUDITORIA FINANCIERA AL 31/12/2004 y 2003

1. TERMINOS DE REFERENCIA
1.1 Naturaleza y objetivo del trabajo

En cumplimiento de la Programación Anual de Operaciones de la Contraloría

General de la República para la gestión 2005 (POA/2005), nos constituimos en la
Prefectura del Departamento de Potosí, a objeto de realizar auditoría financiera de los
estados financieros al 31 de diciembre de 2004 y 2003, de acuerdo al Formulario F-1
de Inicio de Auditoría N° EP/FP17/A05.

El objetivo de nuestro examen es:

a. Emitir una opinión independiente respecto a si los estados financieros, presentan

razonablemente en todo aspecto significativo y de acuerdo con los principios y
normas dictados por el órgano rector del Sistema de Contabilidad Gubernamental
Integrada y las Normas de Contabilidad del Consejo Técnico Nacional de
Auditoría y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia, la situación
patrimonial y financiera, los resultados de sus operaciones, los flujos de efectivo,
la evolución del patrimonio neto, la ejecución presupuestaria de recursos y gastos,
y los cambios en la cuenta Ahorro – Inversión – Financiamiento.
b. Determinar si la información financiera se encuentra presentada de acuerdo con
criterios establecidos o declarados expresamente; si la entidad auditada ha
cumplido con requisitos financieros específicos, y el control interno relacionado
con la presentación de informes financieros, ha sido diseñado e implantado para
lograr los objetivos.

1.2 Principales responsabilidades a nivel de emisión de informes

Como resultado del trabajo, se prevé la emisión de los siguientes informes:

a. Emitir un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros de la

Prefectura del Departamento de Potosí al 31 de diciembre de 2004 y 2003, sobre
la base de la aplicación de las Normas de Auditoría Gubernamental y a las
Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, de conformidad con Principios de
Contabilidad Gubernamental Integrada.
 b. Informe con recomendaciones sobre aspectos administrativo – contables y de
control interno en vigencia.

c. En caso de detectarse incumplimiento a la normatividad vigente respecto a las

operaciones ejecutadas durante el período de revisión, que ameritarían indicios de
responsabilidad en los términos establecidos por el artículo 77 de la Ley del
Sistema de Control Fiscal, en función de la significatividad relativa de los casos
que se identifiquen, se sugerirá una auditoría específica al respecto, situación que
originaría la tramitación del F-1 respectivo, independientemente del generado
para la presente auditoría.

1.3 Alcance de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance del trabajo

Nuestro examen comprenderá el análisis y examen de los estados financieros de la

Prefectura del Departamento de Potosí, al 31 de diciembre de 2004 y 2003, además
de los hechos posteriores hasta la emisión de nuestro dictamen.

Para satisfacernos sobre los saldos iniciales, aplicaremos los procedimientos de

auditoría previstos en los respectivos programas de trabajo (Team Mate). Cabe hacer
notar que los estados financieros de la gestión 2003 fueron auditados por la
Contraloría General de la República, emitiéndose un dictamen adverso.

1.4 Normas, principios y disposiciones legales a ser aplicadas en el desarrollo del

trabajo
Nuestro trabajo se desarrollará conforme a:

 Ley N° 1178 de Administración y Control Gubernamentales, del 20 de julio de

1990.

 Normas de Auditoría Gubernamental, emitidas mediante Resolución CGR-

1/119/2002, de agosto de 2002.

 Principios, Normas Generales y Básicas de Control Interno Gubernamental,

emitidas mediante Resolución CGR-1/070/2000 de enero 2001.

 Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, emitidas

mediante Resolución Suprema N° 218040, del 29 de julio de 1997.

 Normas de Auditoría y Contabilidad del Consejo Técnico Nacional de Auditoría

y Contabilidad del Colegio de Auditores de Bolivia.

 Ley de Participación Popular N° 1551, del 21 de abril de 1994.

 Ley de Descentralización Administrativa N° 1654, del 28 de junio de 1995.

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  Ley de Organización del Poder Ejecutivo N° 2446, del 19 de marzo de 2003.

 Decreto Supremo N° 24995 del 30 de marzo de 1998, sobre el Consejo

Departamental.

 Decreto Supremo N° 25060 del 2 de junio de 1998, que establece la nueva estructura
de la Prefectura.

 Actas y acuerdos establecidos por el Consejo Departamental en el período sujeto a

auditoría.

1.5 Actividades y fechas de mayor importancia

Fechas (*)
Actividades Del Al
Reunión con el ejecutivo de la Entidad, para 22/04/2005
comunicarle el inicio de la auditoría.
Relevamiento y evaluación del ambiente de 25/04/2005 17/05/2005
control y sistemas de control interno.
Planificación estratégica de la auditoría 17/05/2005 25/05/2005
Planificación detallada de la auditoría. 25/05/2005 31/05/2005
Ejecución de la auditoría financiera. 31/05/2005 27/06/2005
Emisión del dictamen borrador e informe sobre 27/06/2005 18/07/2005
aspectos administrativos - contables y del sistema
de control interno.
(*) Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en función a un
desarrollo de tareas en condiciones normales. Situaciones extraordinarias (motivadas
interna o externamente) debidamente justificadas, pueden alterar el cronograma
previsto precedentemente.

2. INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA

INSTITUCION Y SUS RIESGOS INHERENTES
2.1 Antecedentes

La Prefectura del Departamento de Potosí, es una institución de derecho público, con

personería jurídica reconocida y patrimonio propio, que representa al Poder Ejecutivo en
el Departamento, teniendo bajo su dependencia a los Subprefectos en las Provincias y a
los Corregidores en los Cantones.

De acuerdo con el artículo 5 de la Ley Nº 1615, del 6 de febrero de 1995 (Reforma a la

Constitución Política del Estado), se ratificó el funcionamiento de las Prefecturas,
originalmente establecido por el artículo 5 de la primera Constitución Política del Estado
de 1826 y el Decreto de Creación del 23 de enero de 1826, a través de la cual se

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 establece que los departamentos estarán mandados por un jefe civil con el nombre de
Prefecto.
Con la Ley de Descentralización Administrativa Nº 1654, del 18 de julio de 1995, se
estableció la estructura del poder ejecutivo a nivel Departamental dentro el régimen de
descentralización administrativa, determinando la transferencia y delegación de
atribuciones de carácter técnico administrativo no privadas del Poder Ejecutivo a nivel
nacional a cada una de la Prefecturas del Departamento.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 25 y 26 de la Ley Nº 1654 y los artículos

89 y 90 del Decreto Supremo Nº 24206, del 29 de diciembre de 1995; se transfirió a
favor de la prefectura los activos, pasivos, documentación técnica legal, obligaciones
contractuales debidamente documentadas, infraestructura física y de servicios,
convenios, contratos, recursos financieros internos y externos, procesos judiciales,
programas, obras y proyectos en ejecución, de la Corporación Regional de Desarrollo de
Potosí, así como los recursos humanos, físicos y financieros, de entidades
descentralizadas sin fines de lucro y dependencias desconcentradas de la administración
central.

Las Prefecturas, de conformidad con lo señalado en el artículo 3 de la Ley Nº 1654, se

constituyen en representantes del Poder Ejecutivo a nivel departamental, cuya estructura
de poder se materializa en el Prefecto, el cual es designado por el Presidente de la
República (artículo 4) y el Consejo Departamental.

La Prefectura del Departamento de Potosí depende, en lo político, de la Presidencia de la

República; en lo administrativo, del Ministerio de Gobierno y en lo económico responde
ante el Ministerio de Hacienda.

El Prefecto ejerce la función de Comandante General del Departamento, designa y tiene

bajo su dependencia a los subprefectos de provincia y a los corregidores en los cantones.
Asimismo, el artículo 110 de la mencionada disposición legal, establece que el Poder
Ejecutivo a nivel departamental se ejerce de acuerdo a un régimen de descentralización
administrativa y que en cada departamento existe un Consejo Departamental, presidido
por el Prefecto.

En fecha 16 de septiembre de 1997 mediante Decreto Supremo Nº 24833 se abroga el

Decreto Supremo Nº 24206, posteriormente en fecha 2 de junio de 1998 se aprueba el
Decreto Supremo Nº 25060, que establece la nueva estructura de las Prefecturas de
Departamento sustituyendo la dispuesta por el Decreto Supremo Nº 24833.

2.2 Estructura organizativa

Mediante Decreto Supremo Nº 25060, del 12 de junio de 1998, se estableció la nueva

estructura orgánica de las Prefecturas del Departamento, sustituyendo a la establecida en
el Decreto Supremo Nº 24833, del 2 de septiembre de 1997. Asimismo, mediante

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Resolución del Honorable Consejo Departamental Nº 28/2004, del 2 de julio de 2004, se
aprueba la nueva estructura orgánica de la Prefectura del Departamento de Potosí,
constituida por los siguientes niveles:

NIVEL SUPERIOR
Prefecto del Departamento

Consejo Departamental: El Consejo Departamental tiene la siguiente composición:

Presidente: Prefecto del Departamento Dra. Gisela Derpic Salazar
Secretario: Director General Ing. Félix Muruchi Guzmán
24 consejeros
Realizan 1 reunión ordinaria mensual y otra extraordinaria

NIVEL DE CONTROL Y ASESORAMIENTO

Dirección de Auditoría Interna
Dirección Jurídica
Unidad de Gestión y Reforma
Asesor General

NIVEL DE APOYO AL PREFECTO

Unidad de Seguridad Ciudadana
Gestoría La Paz
Despacho
Comunicación Social

NIVEL EJECUTIVO Y OPERATIVO

Secretaría General
Dirección Administrativa y Financiera
 Unidad Financiera
 Unidad Administrativa
Dirección de Recursos Naturales y Medio Ambiente
 Unidad de Gestión Ambiental
Dirección de Desarrollo Social
Dirección de Desarrollo Productivo
Dirección de Desarrollo de Infraestructura
 Unidad de Gestión de Proyectos

Se incluyen también los jefes de secciones.

Servicios
Servicio Departamental de Salud
Servicio Departamental de Gestión Social
Servicio Departamental de Educación
Servicio Departamental de Caminos

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 Servicio Departamental Agropecuario

2.3 Entidades sobre las que se ejerce tuición

La Prefectura del Departamento de Potosí, ejerce tuición sobre las 16 Subprefecturas

ubicadas en las capitales de provincia y Corregidores en los Cantones, constituyéndose
en la máxima autoridad política del Departamento de Potosí.

Con la aprobación de la Ley de Descentralización Administrativa, pasaron bajo la

dependencia de la Prefectura, la ex Dirección Departamental del Deporte, ex Dirección
Departamental de Turismo, Proyecto de Desarrollo Agropecuario Cotagaita San Juan
del Oro, Proyecto MINKA, el ex Instituto Boliviano de Tecnología Agropecuaria,
Servicio Departamental de Gestión social, Servicio Departamental de Educación,
Servicio Departamental de Salud, Servicio Departamental Agropecuario, Servicio
Departamental de Caminos.

2.4 Descripción de las principales actividades y objetivos

La Prefectura del Departamento de Potosí, desarrolla sus actividades a través de las

direcciones, siendo las más relevantes las que citamos a continuación:

Dirección Administrativa y Financiera

 Administrar los recursos de la administración departamental, asignados por ley.

 Participar en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos de la

administración departamental.

 Proponer y gestionar financiamiento para la ejecución de programas y proyectos de

inversión pública.

 Realizar el seguimiento y evaluación a la ejecución financiera de gasto corriente e

inversión pública.

 Analizar e interpretar la información de los estados y flujos financieros y la

ejecución del presupuesto de la administración departamental.

Dirección de Infraestructura
 Coordinar la ejecución de inversión pública, por administración directa y delegada.

 Identificar y priorizar proyectos de infraestructura física para el desarrollo del

departamento.

 Asistencia y coordinación de actividades al interior del Consejo Técnico.

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 Asistencia y coordinación de la información para su análisis en las reuniones del
Consejo Departamental.
 Supervisar y controlar la calidad de la ejecución de las obras de infraestructura.

Dirección de Desarrollo Productivo

 Impulsar el estudio de cadenas productivas específicas para el departamento.

 Impulsar en las dos cadenas nacionales (camélidos y quinua) que incluyen al

Departamento de Potosí.

 Implementar la autosostenibilidad de la infraestructura dependiente de la dirección.

 Realizar el seguimiento y evaluación de los programas dependientes de la dirección.

 Realizar actividades de coordinación de todas las jefaturas dependientes de la

dirección.

Dirección de Desarrollo Social

 Realizar capacitación en temas de atención integral, relaciones humanas y otros para
mejorar la calidad de vida de los Centros de Acogida.

 Coordinar con el Servicio Departamental de Gestión Social, para una atención

integral a los niños, niñas y jóvenes que se encuentran albergados en los Centros de
Acogida.

 Realizar capacitación en temas de salud, en coordinación con el Servicio

Departamental de Salud.

Objetivos

Los principales objetivos institucionales de la Prefectura son los siguientes:

 Cumplir y hacer cumplir las leyes, decretos, órdenes y resoluciones del Poder
Ejecutivo.

 Mantener bajo su responsabilidad el orden público, proteger a las personas y las

propiedades contra ataques de hecho.
 Promover, coordinar y apoyar la Participación Popular, así como el ejercicio y
cumplimiento de los derechos y obligaciones que la Ley de Participación Popular
define entre las Organizaciones Territoriales de Base y el Poder Ejecutivo.

 Construir y mantener las carreteras, caminos secundarios y aquellos concurrentes

con los Gobiernos Municipales.

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  Apoyar la producción, conservación y preservación del medio ambiente, promoción
del turismo, electrificación rural e infraestructura de riego.

 Administrar, supervisar y controlar los recursos humanos y las partidas

presupuestarias en salud y educación.

 Promover la Participación Popular y otros.

 Solemnizar los días cívicos nacionales.

2.5 Principales fuentes de generación de recursos

Antes de la promulgación de la Ley N° 1654 de Descentralización Administrativa, los
recursos de dominio y uso de la Prefectura estaban dados principalmente, por las
transferencias del T.G.N., y las recaudaciones por venta de servicios (Legalización de
documentos).

A partir de la gestión 1996, de acuerdo a la mencionada Ley, los principales recursos

disponibles por la Prefectura Departamental para el desarrollo de sus actividades y
consecución de sus fines, están representados por los siguientes conceptos:

 Las regalías departamentales creadas por ley.

 Los recursos del Fondo Compensatorio Departamental creado por la Ley N° 1551.

 El 25% de la recaudación efectiva del Impuesto Especial a los Hidrocarburos y sus

derivados.

 Las asignaciones consignadas anualmente en el Presupuesto General de la Nación

para el gasto en servicios personales de salud, educación y asistencia social.

 Las transferencias extraordinarias del Tesoro General de la Nación, en los casos

establecidos en el artículo 148 de la Constitución Política del Estado.

 Los créditos y empréstitos internos y externos, contraídos de acuerdo a las Normas

del Sistema Nacional de Tesorería y Crédito Público.

 Los recursos provenientes de la enajenación de los bienes a su cargo.

 Los ingresos provenientes de la prestación de servicios y del usufructo de los bienes

a su cargo.

 Recaudaciones por explotación del Hotel IV Centenario y alquileres.

 Los legados, donaciones y otros ingresos similares.

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 Los recursos recibidos en la gestión 2004, alcanzan a Bs431.800.918, los cuales se
incrementaron en Bs35.506.068 en relación a la gestión 2003, según se detalla:

Importe Bs
Código Denominación Gestión 2003 Gestión 2004 Variación
500 Venta de bienes y servicios 2.151.759 2.014.610 -137.149
504 Regalías 14.840.961 29.564.013 14.723.052
506 Ingresos no tributarios 238.505 335.672 97.167
508 Intereses y otras rentas de la propiedad 2.786 50.922 48.136
512 Transferencias corrientes 379.060.839 399.637.046 20.576.207
550 Ingresos extrapresupuestarios 0 198.655 198.655
Total 396.294.850 431.800.918 35.506.068

2.6 Estructura del Patrimonio

El rubro Patrimonio neto al 31 de diciembre de 2004, tiene un saldo de Bs129.063.680,

y representa el 28% del total Patrimonio. Su composición es la siguiente:

Importe Bs
Código Denominación Gestión 2003 Gestión 2004 Variación
303 Patrimonio Institucional 59.002.933 65.225.119 6.222.186
305 Aportes por capitalizar 83.878 83.878 0
307 Reservas 161.938.195 161.938.195 0
309 Ajuste global del patrimonio 65.148.273 73.043.176 7.894.903
Resultados -104.652.896 -171.226.688 -66.573.792
Total 181.520.383 129.063.680 -52.456.703

2.7 Volumen de operaciones

La Prefectura busca generar respuesta a las necesidades del Departamento a través de

la inversión pública, contribuyendo a la infraestructura vial, la electrificación y riego,
los cuales son factores importantes de apoyo a la producción productiva. En
consecuencia los recursos más significativos que percibe la Prefectura constituyen las
transferencias corrientes, las cuales alcanzaron a Bs399.637.046 durante la gestión
2004 y representan el 93% del total de ingresos.

Al margen de las transferencias recibidas, percibe recursos también por venta de

bienes y servicios, regalías e intereses y otras rentas de la propiedad, que alcanzan a
Bs32.163.872.

2.8 Cantidad de funcionarios

Para el desarrollo de sus actividades, la Prefectura del Departamento de Potosí contaba

en la gestión 2004 con 194 servidores públicos, distribuidos de la siguiente manera:

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 Repartición Número
Despacho Prefectural 39
Dirección Administrativa y Financiera 53
Dirección Jurídica 8
Dirección de Desarrollo de Infraestructura 13
Dirección Desarrollo Productivo 13
Dirección Recursos Naturales y Medio Ambiente 8
Dirección Desarrollo Social 18
Subprefectos y auxiliaries 31
Servicio Departamental Agropecuario 7
Género 4
TOTAL 194

2.9 Factores de riesgo

Como resultado del conocimiento de las operaciones de la Prefectura del
Departamento, se pueden mencionar los siguientes factores de riesgos inherentes y de
control, que podrían afectar a los estados financieros al 31 de diciembre de 2004, los
cuales se exponen en la Planilla de Sinopsis de la Auditoría.

DISPONIBLE

Constituida por bancos, cuyo saldo al 31 de diciembre de 2004 es de Bs8.565.984,

representando el 2% del total del activo y expone un decremento del 26% con
relación al saldo del 31 de diciembre de 2003, lo cual se debe al mayor movimiento
de efectivo destinado a encarar gastos del ejercicio.

El movimiento de las cuentas bancarias se origina por la Transferencia del Tesoro

General de la Nación, por concepto de la coparticipación de regalías; recaudaciones
efectivas del impuesto especial a los hidrocarburos y sus derivados; las asignaciones
consignadas anualmente en el Presupuesto General de la Nación para el gasto en
servicios personales de salud, educación y asistencia social; los créditos empréstitos
internos y externos y también por los recursos provenientes de la enajenación de los
bienes a su cargo e ingresos propios.

Factores de riesgo.- El Activo disponible está compuesto por 20 cuentas bancarias,

de ahí que el riesgo inherente y de control resulta moderado, debido a que se
establecieron los siguientes controles:

 Segregación de las funciones de caja, recaudación, custodia y depósito.

 Los cheques llevan firmas mancomunadas.
 Resguardo de los cheques.

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 Acceso restringido a las funciones de procesamiento de pago y registros contable.
 Existen medidas de seguridad para el archivo de la documentación.
 Se realizan arqueos periódicos de efectivo y valores.
 Se realizan conciliaciones bancarias dentro de los diez días del mes siguiente.
 Las operaciones de ingreso y egreso, adjuntan la documentación correspondiente.

Sin embargo, no se realizan confirmación de saldos, las operaciones no son

procesadas dentro de las 24 horas posteriores a la recaudación y los documentos que
se adjuntan a los comprobantes no son inutilizados, por lo mencionado esta cuenta
será auditada.

Esta cuenta no presenta mayores riesgos, por lo que entre otros realizaremos los
siguientes procedimientos:

 Cotejar y verificar si el saldo inicial de este rubro corresponde al saldo auditado al

31 de diciembre de 2003.
 Preparar y solicitar confirmación de saldos bancarios.
 Reconciliación bancaria.
 Verificar que las conciliaciones llevan constancia de revisión y aprobación.
 Efectuar el corte de ingresos y gastos.

EXIGIBLE

El Activo exigible al 31 de diciembre de 2004, tiene un saldo de Bs34.850.784 y

representa el 8% del total activo y muestra un incremento de Bs24.512.840, en relación
a la gestión 2003, debido principalmente al incremento de la cuenta Deudores, que
incluye cuentas y documentos por cobrar. Su composición es la siguiente:

Importe
Cuenta Bs
Deudores 29.092.537
Fondos en avance 3.212.940
Anticipos otorgados 4.216.664
(Menos) Previsión para cuentas incobrables -1.671.357
Total 34.850.784

Factores de riesgo.- Tomando en cuenta que este grupo la componen 4 cuentas, el

riesgo inherente es moderado. Por su parte el riesgo de control se considera
moderado, toda vez que se establecieron los siguientes controles:

 Existe segregación de las funciones de autorización, entrega, verificación y

registro de los fondos entregados con cargo a rendición de cuenta.
 Acceso restringido a los servidores públicos autorizados para el manejo de las
cuentas del Activo exigible.

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 Se elaboran documentos con numeración correlativa para la entrega de recursos
con cargo a rendición de cuentas.
 Las cuentas a cobrar se registran en cuentas individuales por deudor.
 Las rendiciones de cuentas están adecuadamente documentados y aprobados por
un funcionario de nivel apropiado.
 Existe un responsable del manejo de la cuenta Fondos en avance.

Sin embargo, los derechos de cobro de la Prefectura del Departamento de Potosí, se

vienen arrastrando desde la gestión 1996, y corresponden a obligaciones de ex-
funcionarios, originados por cargo por faltantes de materiales, entregas de recursos
como fondos en avance y anticipos otorgados a empresas constructoras, sobre los
cuales los ejecutivos de la Prefectura no han tomado acción alguna para su
recuperación, no se efectúa análisis de cobrabilidad de los saldos, ni se realizan
confirmaciones y conciliaciones al cierre de cada gestión. Asimismo, los porcentajes
de mora de la cuenta Deudores, se exponen en la planilla de Análisis de Antigüedad
de la Cartera.

Considerando lo comentado, nuestros procedimientos consistirán en:

 Cotejar y verificar que el saldo inicial de este rubro corresponde al saldo auditado
al 31 de diciembre de 2003.
 Confirmar saldos de cuentas deudoras.
 Realizar procedimientos alternativos, respecto a las respuestas no recibidas y/o no
contestadas.
 Verificar mediante comprobantes los cobros posteriores.

BIENES DE CAMBIO

Incluye las existencias de bienes de consumo que se encuentran disponibles en

almacenes y materiales destinados a proyectos de electrificación y otros materiales para
la ejecución de obras por administración directa. Este grupo representa el 0,18% del
total del activo, cuyo saldo al 31 de diciembre de 2004 es de Bs833.076 y tuvo un
decremento del 25% en relación a la gestión anterior, debido a que se dieron de baja
materiales que se encontraban obsoletos.

Factores de riesgo.- Tomando en cuenta la cantidad de ítems y la existencia de

bienes adquiridos en gestiones anteriores y que a la fecha no tiene utilidad alguna, el
riesgo inherente es moderado. El riesgo de control se considera moderado, debido a
que si bien se cuenta con los siguientes controles:

 Segregación entre las funciones de custodia, entrega, adquisición y recepción de

bienes.
 Se cuenta con kardex de control de existencias.
 Los informes permiten describir y evaluar la correlatividad de las notas de los
ingresos y salidas, integridad de los movimientos, calidad de los bienes

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 requeridos, comprobación de los bienes antes de su ingreso a almacén, aprobación
de los documentos, registro contable, verificación e inspección de las cantidades
solicitadas antes de ser entregados.

Sin embargo, no se ha procedido a la realización de:

 Inspecciones periódicas a los almacenes de la Prefectura del Departamento.

 Procedimientos y/o instructivos específicos de higiene y seguridad de almacenes.
 Recuentos físicos periódicos y sorpresivos de las existencias en almacenes.
 Visitas periódicas a los almacenes de la Prefectura, a fin de verificar la aplicación
de medidas de salvaguarda.

Considerando lo comentado, entre otros procedimientos se tienen:

 Cotejar y verificar si el saldo inicial de este rubro corresponde al saldo auditado al

31 de diciembre de 2003.
 Efectuar el recuento físico en una muestra.
 Análisis retrospectivo del movimiento de las existencias.

INVERSIONES FINANCIERAS

Está compuesto por acciones y participaciones de capital, cuyo saldo al 31 de diciembre

de 2004 es de Bs75.322.552, y representa el 17% del total activo. Asimismo, expone un
incremento del 26% en relación a la gestión 2003, debido principalmente a la
participación accionaria en Servicios Eléctricos Potosí S.A., la cual fue incrementado.
Su composición es la siguiente:

Importe
Cuenta Bs
Química Básica Boliviana (QUIMBABOL) 393.058
Cooperativa de Teléfonos Automáticos Potosí (COTAP). 565.103
Servicios Eléctricos Potosí S.A. (SEPSA) 74.333.367
Cooperativa de Teléfonos La Paz (COTEL) 21.843
Editorial El Siglo 9.181
Total 75.322.552

Factores de riesgo.- Tomando en cuenta que la mayor participación accionaria de la

Prefectura del Departamento, está en el Servicio Eléctricos Potosí S.A., la cual
mantiene una estabilidad económica y funcionaria, el riesgo inherente es moderado.
Por su parte, el riesgo de control es alto debido a que no existen registros específicos
para el control de las inversiones desde su origen, no se efectúan confirmaciones ni
conciliaciones al cierre de cada período.

Considerando lo comentado, nuestros procedimientos consistirán en:

13
 Cotejar y verificar si el saldo inicial de este rubro corresponde al saldo auditado al
31 de diciembre de 2003.
 Obtener confirmación de saldos a QUIMBABOL, SEPSA y COTAP.

ACTIVO FIJO

Los activos fijos de la Prefectura del Departamento incluyen los bienes inmuebles y
muebles resultantes de la revalorización técnica de activos fijos, practicado y con efecto
al 30 de junio de 2001 por la Consultora García Veramendi y aprobada su inclusión en
los estados financieros mediante Resolución del Honorable Consejo Departamental Nº
06/2003, a partir de la revalorización técnica, los saldos son actualizados al final de cada
período.

Al 31 de diciembre de 2004, el rubro activo fijo asciende a Bs334.799.640, que

representa el 74% del total activo. Asimismo, muestra un decremento del 31% en
relación a la gestión 2003, aspecto que se debe a la baja de obras concluidas, las que se
encontraban como construcciones en proceso de bienes de dominio público. Su
composición es la siguiente:

Importe
Cuenta Bs
Activo fijo 255.027.364
Construcciones en proceso 105.818.726
Estudios y Proyectos para Inversión 2.511.956
(Menos) Depreciación acumulada -28.558.406
Total 334.799.640

Factores de riesgo.- El riesgo inherente se considera alto debido a la cantidad

significativa de los bienes y construcciones en proceso que componen este grupo. Por
su parte el riesgo de control para este grupo es también alto, debido a que no existen
documentos de propiedad de la totalidad de los inmuebles, aspecto que incide en la
determinación del valor; no existen medidas de seguridad física para el uso, ingreso o
salida de los bienes, dentro o fuera de la entidad; no se realizan inspecciones
periódicas para conocer el estado y conservación de los activos fijos; no existen
políticas y procedimientos de mantenimiento para promover el rendimiento efectivo
de los bienes en servicio, no se cuenta con informes mensuales sobre las
adquisiciones, además no se concilian mensualmente los listados de activos fijos con
las cuentas del mayor, a efectos de corroborar la integridad de los saldos.

Sin embargo, de la aplicación de cuestionario de control interno, identificamos los

siguientes controles:
 Las funciones de aprobación de las compras, de retiros de activos fijos están
segregadas de contabilidad.

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 Existe un acceso restringido a los activos fijos y a las funciones de procesamiento
de los movimientos contables de dichos bienes.
 Se ha efectuado la contratación de seguros, necesarios en la entidad.
 Se realizaron recuentos físicos de los activos fijos por la gestión 2004 y se han
incluido los bienes de las Subprefecturas, habiéndose registrado los bienes de los
Servicios Departamentales de Educación, Caminos y Salud, con la información
proporcionada por dichos servicios.

Nuestros procedimientos consistirán entre otros en:

 Cotejar y verificar si el saldo inicial de éste rubro, corresponde al saldo auditado

al 31 de diciembre de 2003.
 Revisar por muestra la revalorización técnica y verificar la razonabilidad de su
saldo.
 Determinar el cálculo de la depreciación.
 Solicitar y analizar el avance financiero de las obras.
 Efectuar el análisis del registro contable de las transacciones en las cuentas
construcciones, estudios y proyectos.

ACTIVO DIFERIDO

Incluye los bienes en tránsito, cuyo saldo al 31 de diciembre de 2004 asciende a

Bs429.328 y representa el 0,09% del total del activo. El grupo de referencia tuvo un
decremento del 8% en relación a la gestión 2003, aspecto que se debe a que se
identificaron algunos bienes en tránsito los cuales ingresaron a almacenes.

Factores de riesgo.- Tomando en cuenta la cantidad de ítems que no cuentan con

registros y que a la fecha se desconoce el destino de los mismos, el riesgo inherente
es alto. El riesgo de control se considera alto, debido a que no existen documentos
que evidencien el destino de los bienes; sin embargo, con el propósito de establecer la
permanencia de los materiales en tránsito, el saldo de este grupo será auditado.

CUENTAS Y DOCUMENTOS A PAGAR

Incluye las obligaciones a corto plazo y garantías retenidas a los diferentes contratistas,
el saldo de este grupo al 31 de diciembre de 2004, asciende a Bs25.955.956, y
representa el 6% del total Pasivo y Patrimonio, expone un incremento del 27% en
relación a la gestión 2003, aspecto que se debe al incremento de obligaciones con los
contratistas y documentos comerciales a pagar.

Su composición es la siguiente:

Importe
Cuenta Bs
Deudas comerciales 1.233.723
Contratistas 8.818.162

15
 Retenciones a pagar 421
Transferencias a pagar 3.536.577
Impuestos, regalías, tasas y derechos obligatorios 2.542
Otras cuentas a pagar 66.107
Documentos comerciales a pagar 10.130.315
Fondos en custodia por pagar 2.168.109
Total 25.955.956

Factores de riesgo.- El riesgo inherente se considera alto debido a la cantidad de

ítems que componen este grupo y la existencia de partidas que corresponden a
gestiones anteriores que no cuentan con la documentación de respaldo que
demuestre la obligación, además de la existencia de obligaciones que tienen una
antigüedad mayor a 5 años, sobre los cuales no se tomaron las acciones necesarias
para el retiro de los estados financieros. Por su parte el riesgo de control se califica
como moderado, en virtud de que existe un funcionario como responsable del control
de las cuentas y documentos por pagar, los registros auxiliares de cuentas por pagar
son revisados periódicamente para establecer vencimientos y la renovación de
documentos o contratos se encuentra sujeta a controles de aprobación; sin embargo,
no se cuenta con un registro que incluya la siguiente información: Importe de la
obligación, tasa de interés y fecha de vencimiento, amortización del capital e
intereses.

Considerando lo comentado, nuestros procedimientos entre otros, consistirán en:

 Cotejar y verificar si el saldo inicial de este rubro corresponde al saldo auditado al

31 de diciembre de 2003.
 Solicitar confirmación de saldos acreedores.
 Revisión de pagos posteriores.
 Revisión documental de las operaciones que dieron origen a las obligaciones.
 Verificar la documentación respaldatoria sobre los recursos recibidos y las
devoluciones efectuadas.

DEUDA PUBLICA

Al 31 de diciembre de 2004, el saldo de la Deuda Pública a corto plazo es de

Bs13.007.716 y representa el 3% del total pasivo y patrimonio. Por su parte la Deuda
Pública a largo plazo asciende a Bs184.720.327 y representa el 41% del total pasivo y
patrimonio. Estos saldos corresponden al registro del movimiento de las obligaciones
por la obtención de préstamos en moneda extranjera, con mantenimiento de valor, con
plazo mayor a un año, para encarar proyectos de inversión. La Deuda Pública Interna se
incremento en 41% con relación a la gestión anterior, debido al registro de una
obligación; mientras que La Deuda Pública Externa, disminuyó en 11% en relación a la

16
gestión 2003, porque no ha existido ninguna operación, más por el contrario fueron
amortizándose los pagos adeudados.

Factores de riesgo.- El riesgo inherente se califica moderado, en razón de que son

pocas las cuentas que componen este grupo y no existieron cambios en las políticas
de financiamiento externo; sin embargo, no se efectúan confirmaciones ni
conciliaciones de saldos con todos los organismos financiadores.
Por su parte, el riesgo de control se califica moderado, en razón de que la Prefectura
del Departamento de Potosí, si bien cuenta con documentación respaldatoria, no
cuenta con un estado de cuenta o registros que demuestren los desembolsos recibidos al
cierre de cada gestión, desembolsos acumulados y amortizaciones de capital e intereses
de los préstamos recibidos. Por tanto, esta cuenta será auditada y entre otros
procedimientos solicitaremos la confirmación de saldos de los préstamos obtenidos.

PATRIMONIO NETO

El grupo Patrimonio neto al 31 de diciembre de 2004, tiene un saldo de Bs129.063.680,

y representa el 28% del total pasivo y patrimonio. Asimismo, expone un decremento de
Bs52.456.704 en relación a la gestión 2003, lo cual se debe principalmente a las
variaciones de la cuenta resultados. Su composición es la siguiente:

Importe
Cuenta Bs
Patrimonio Institucional 65.225.119
Aportes por capitalizar 83.878
Reservas 161.938.195
Ajuste global del patrimonio 73.043.176
Resultados -171.226.688
Total 129.063.680

Factores de riesgo.- Tomando en cuenta que el Patrimonio neto tiene incidencia en

los bienes de la Prefectura, los cuales suman una cantidad significativa de ítems, el
riesgo inherente se califica alto. Por su parte, el riesgo de control para este rubro se
califica moderado, en razón de que existe documentación respaldatoria de aquellos
bienes que han sido objeto de revalúo técnico; sin embargo de las otras cuentas como
Aportes por capitalizar y sobre algunas transacciones afectadas al Patrimonio
institucional no existe documentación respaldatoria.

Al respecto, nuestros procedimientos entre otros consistirán en:

 Cotejar y verificar si el saldo inicial de este rubro corresponde al saldo auditado al

31 de diciembre de 2003.
 Análisis de la naturaleza y movimientos de la cuenta.

17
 Verificar el cálculo del Ajuste Global del patrimonio.
 Revisión del Estado de Evolución del Patrimonio.

CUENTAS TRANSITORIAS

Este rubro está compuesto por las Transferencias y Donaciones de capital recibidas,
tiene un saldo de Bs102.053.685 y representa el 22% del total pasivo y patrimonio.
Asimismo, expone un decremento del 45% en relación a la gestión 2003, debido a la
disminución de las transferencias de capital.

Factores de riesgo.- Tanto el riesgo inherente como el riesgo de control se califica

alto, toda vez que las transferencias y donaciones de capital recibidas no cuentan con
la documentación de respaldo suficiente, lo cual implica que nuestros procedimientos
estarán orientados al análisis de la documentación respaldatoria de las transacciones
INGRESOS

Incluye los diversos ingresos que se obtienen producto de las operaciones corrientes
de la Prefectura y los derivados por transferencias corrientes de recursos por parte del
Tesoro General de la Nación. Este rubro al 31 de diciembre de 2004, tiene un saldo
de Bs431.800.918 y muestra un incremento de 9% en relación a la gestión 2003,
debido al incremento de regalías y la transferencia de recursos. Su composición es la
siguiente:

Importe
Cuenta Bs
Venta de bienes y servicios 2.014.610
Regalías 29.564.013
Ingresos no tributarios 335.672
Intereses y otras rentas de la propiedad 50.922
Transferencias corrientes 399.637.046
Ingresos extrapresupuestarios 198.655
Total 431.800.918

Factores de riesgo.- El riesgo inherente y de control para este rubro se califica

moderado por no existir complejidad en su registro; sin embargo, existen
comprobantes de contabilidad que fueron registrados con documentación incompleta
como respaldo.

Considerando lo comentado, los procedimientos entre otros que realizaremos en las

partidas más significativas son:

18
 Revisar en forma comparativa los ingresos presupuestarios y los reales.
 Verificar saldos de la ejecución presupuestaria con los del estado de resultados.
 Verificar la documentación respaldatoria y su depósito bancario.
 Preparar y enviar confirmación de saldos al Ministerio de Hacienda sobre los
recursos transferidos.
 Verificar la correcta imputación contable.

GASTOS

Constituyen gastos destinados a la producción de bienes y servicios objeto de la

Prefectura del Departamento, pago de intereses de la deuda y las transferencias que no
involucran una contraprestación efectiva en bienes y servicios. Este rubro al 31 de
diciembre de 2004 expone un incremento del 6% en relación a la gestión 2003, aspecto
originado por el incremento en los gastos corrientes.

Al 31 de diciembre de 2004, presenta un saldo de Bs406.132.459, cuya composición es

la siguiente:

Importe
Cuenta Bs
Gastos corrientes 392.861.228
Gastos de consumo 382.377.517
Intereses y otras rentas de la propiedad 4.346.605
Impuestos directos 48.594
Transferencias corrientes 6.088.512
Gastos de capital 16.859.123
Transferencias de capital 16.859.123
Otros gastos -3.587.892
Ajuste por inflación y tenencia de bienes -3.587.892
Total 406.132.459

Factores de riesgo.- Tomando en cuenta la cantidad considerable de las

transacciones efectuadas en la gestión 2004, que alcanzan a 3.680 comprobantes; sin
embargo, no existe complejidad en el registro contable, el riesgo inherente se califica
moderado. El riesgo de control se califica moderado por los siguientes aspectos:

 Existe segregación de funciones en el proceso de compras y cuentas por pagar.

 Acceso restringido al procesamiento de compras.
 Se procesan los datos de recepción en forma completa y precisa en el período
contable respectivo.
 Se aprueba el pago de las facturas de proveedores por bienes y servicios recibidos
por un funcionario del nivel apropiado.
 Se concilia mensualmente dentro de los diez días del mes siguiente, los registros
de asistencia con las planillas de sueldos.

19
  Las liquidaciones de remuneraciones y cargas sociales se revisan y aprueban
antes de su pago.

Sin embargo, los comprobantes de gastos se respaldan con documentación

incompleta, no se puede establecer si los bienes ingresados corresponden a las
características de lo solicitado y en el archivo no se encuentra la totalidad de la
documentación, en razón de que parte de dicha documentación está en las distintas
unidades. Por otra parte, no son actualizadas permanentemente las modificaciones de
los datos de los funcionarios.

Nuestros procedimientos se orientan a:

 Revisar en forma comparativa los gastos presupuestados y reales.

 Verificar que la documentación respaldatoria de los gastos sea válida, completa y
justifica el gasto.
 Indagar la falta de documentación respaldatoria.
 Verificar la aprobación presupuestaria, compromisos, devengamientos y pagos.

3. AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION

La Prefectura del Departamento de Potosí, procesa sus operaciones mediante el Sistema

Integrado de Información Financiera (SIIF), implantado por el Ministerio de Hacienda
Proyecto ILACO II. Este sistema emite comprobantes de contabilidad, registros
mayores y auxiliares, y en función de ello los Estados financieros, (Balance General,
Estado de Resultados, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio
y la Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento).

El Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF), está orientado a satisfacer los

requerimientos de la Dirección General de la Contaduría. Asimismo, mediante este
sistema se procesa los comprobantes de ejecución presupuestaria C-31, comprobantes
C-21 y las Notas de Débito y depósitos.

El procesamiento de la información se ha diseñado para generar distintos tipos de

reportes para la Unidad de Tesorería, Contabilidad y Presupuestos.

La Unidad de Contabilidad está conformada por 6 servidores públicos, el Jefe de la

unidad, liquidador de ingresos, liquidador de egresos, analista contable, Kardixta y
auxiliar administrativo.

A la fecha del examen, la Prefectura del Departamento cuenta aproximadamente con

132 equipos de computación y 82 impresoras existentes en las distintas direcciones y
unidades.

20
 Los distintos equipos cuentan con claves de acceso (passwords) y un sistema de copias
(backups).

Comprobantes

Se describe a continuación la cantidad y tipo de comprobantes procesados durante el

período sujeto a examen:

Tipo de Emitidos Gestión

Cpbte. Prenum. 2004 Utilizados para:
Comprobante Computa- 790 Documentación y registro de recaudaciones de ingresos
C-21 rizado propios y transferencias del Tesoro General de la
Comprobantes Computa- 79 Nación.
de recurso rizado
Comprobante Computa- 3.680 Documentación y registro de los distintos gastos
C-31 rizado efectuados por la Prefectura.
Nota de Manual 594 Registra las entregas con cargo a rendición de cuentas
Débito y/o el pago de anticipos financieros
Contabilidad Computa- 17.448 Registra las operaciones patrimoniales y de resultado,
rizado que incluye ajustes de fin de gestión.

4. AMBIENTE DE CONTROL
Entre los factores que inciden en el ambiente de control de la Prefectura del
Departamento, se encuentran:

 Filosofía de la dirección; existe predisposición de los ejecutivos y del personal para

ejecutar las operaciones conforme a las disposiciones legales aplicables; sin
embargo, sobre la normatividad referida a personal y, bienes y servicios se encuentra
desactualizada, no habiéndose iniciado las acciones necesarias para que dichos
instrumentos sean actualizados, por cuanto de los seguimientos realizados a los
informes de auditoría efectuadas por la Gerencia Departamental de la Contraloría
General de la República en Potosí, se evidenció que las recomendaciones sugeridas
para mejorar el control interno en la Entidad, en su mayoría no fueron cumplidas, tal
como se expone en los siguientes resultados obtenidos en los seguimientos:

Código Fecha de Resultados

Emisión
EP/FP33/Y01 19/09/03 Primer seguimiento a la auditoría financiera de la
(PM03/1) gestión 2001. De las 39 recomendaciones evaluadas,
14 fueron implantadas, 17 lo hicieron parcialmente, 7
no fueron implantadas y 1 no es aplicable.
EP/FP14/Y00 24/12/03 Segundo seguimiento a la auditoría financiera de la

21
 (PO03/2) gestión 2000 y primer seguimiento a la auditoría
financiera de la gestión 1999. De las 81
recomendaciones evaluadas, 44 fueron implantadas, 25
lo hicieron parcialmente, 10 no fueron implantadas y 2
no son aplicables.
EP/FP25/A04-I2 30/09/04 Informe sobre aspectos contables y de control interno
emergente de la Auditoría Financiera al 31 de
diciembre de 2003, en cuyo informe se emiten 56
recomendaciones. Debido a que el cumplimiento es
al 31 de diciembre 2005, no se ha efectuado el
seguimiento; sin embargo, durante la auditoría se
verificará aquellas recomendaciones que deberían
estar ya implantadas según el cronograma.

 Integridad y valores éticos; la actividad fundamental de la Prefectura es el servicio

al Departamento de Potosí, incluyendo los servicios departamentales que ofrece
mediante el Servicio Departamental de Salud, Agropecuario, Caminos, Gestión
Social y Educación; sin embargo, para lograr dichos objetivos la Prefectura no
procura suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de los principios y
valores éticos de integridad, respondabilidad y eficiencia funcionaria, por cuanto la
Prefectura Departamental no cuenta con un Código de Etica, orientado al
fortalecimiento de la organización y su entorno.

 Competencia profesional; los profesionales que desempeñan cargos en las áreas

económico, financiero y técnica, en su mayoría fueron incorporados producto del
proceso de institucionalización que empezó el 3 de diciembre de la gestión 2003 con
la publicación de la convocatoria, con plazo al 30 de diciembre de dicha gestión. En
marzo de la gestión 2004 se procedió a la evaluación de los expedientes y hasta el 1º
de julio de 2004 se concluyó con el proceso de institucionalización de los cargos; sin
embargo, no se cuenta con programas de capacitación y evaluación del desempeño
del personal. Asimismo, no se tiene la Programación Operativa Anual Individual
(POAI).

 Atmósfera de confianza; no existe un adecuado sistema de comunicación que

fomente el intercambio de información y la participación de todos los funcionarios.
Los canales de comunicación al interior de la Prefectura, se dan a través de órdenes
de servicio, circulares y memorándums de instrucción; sin embargo, existe dificultad
para obtener información, de cualquier documentación existente en archivos, debido
a que la unidad carece de detalles, listados y registros sobre el flujo de información.

 Administración estratégica; la Prefectura a la fecha de elaboración del presente

memorandum viene realizando el Plan Estratégico Institucional (PEI), cuyo alcance
corresponde a las gestiones 2005-2010, se cuenta sólo con el Programa de

22
 Operaciones Anual, que fue aprobado mediante Resolución del Consejo
Departamental Nº 46/2004, del 22 de septiembre de 2004.

 Sistema organizativo; de acuerdo al Decreto Supremo N° 25060, del 12 de junio de

1998, se establece la nueva estructura organizativa de la Prefectura del
Departamento de Potosí. Posteriormente mediante Resolución del Honorable
Consejo Departamental Nº 28/2004, del 2 de julio de 2004, se aprobó la nueva
estructura de la Prefectura del Departamento de Potosí; sin embargo, no ha
desarrollado el Manual de Organización y Funciones, de acuerdo a dicha estructura.
Tampoco cuenta con un Manual de Procesos y el Reglamento Específico del
Sistema de Organización Administrativa.

 Asignación de autoridad y responsabilidades; la Prefectura del Departamento no

cuenta con un Manual de Organización y Funciones acorde a la estructura
establecida en la gestión 2004.

 Políticas de administración de personal; no existen políticas de administración de

personal que permitan una administración efectiva de los recursos humanos; sin
embargo, la Prefectura del Departamento cuenta con un Reglamento Específico del
Sistema de Administración de Personal, cuya compatibilización fue remitido por el
Director General Ejecutivo del Servicio Nacional de Administración de Personal del
Ministerio de Hacienda a la Prefecta del Departamento de Potosí, mediante nota Nº
CITE D.S. Nº 198/04 Ndm SNAP Nº 2456, del 23 de noviembre de 2004. Dicho
Reglamento fue aprobado por Resolución Prefectural Nº 256-A/2004, del 29 de
noviembre de 2004.

 Auditoría Interna; la Prefectura del Departamento, cuenta con una Unidad de

Auditoría Interna, a nivel de staff, la misma contribuye al fortalecimiento del control
interno en la entidad.

Tomando en cuenta lo anterior, el ambiente de control interno es moderado.

5. POLITICAS CONTABLES
Las principales políticas contables establecidas en la Prefectura del Departamento de
Potosí son las siguientes:

 Los estados financieros al 31 de diciembre de 2004, han sido preparados de

acuerdo con las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental
Integrada.

 Las operaciones contables son registradas en el Sistema Integrado de Información

Financiera “SIIF”, sistema diseñado en base a las Normas Básicas del Sistema de
Contabilidad Gubernamental Integrada para la Administración Descentralizada y

23
 de acuerdo a lineamientos establecidos por la Dirección General de la Contaduría
del Estado.

 Los Estados Financieros han sido preparados en moneda constante, reconociendo

los efectos de la inflación y considerando los tipos de cambio del dólar
estadounidense de 7,84 y 8,06 vigentes al 31 de diciembre de 2003 y 2004,
respectivamente.

 Las cuentas utilizadas por la Prefectura son las determinadas en la nomenclatura de

cuentas del Sistema Integrado de Información Financiera y para los rubros y partidas
presupuestarias se utilizaron los clasificadores de recursos por origen de
financiamiento, habiéndose utilizado también el clasificador por objeto de gastos.

 El sistema de contabilidad utilizado, permite emitir los estados financieros

requeridos por las Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Gubernamental
Integrada.

6. DETERMINACION DE UNIDADES OPERATIVAS

Para la auditoría financiera a ejecutarse, las unidades operativas que estarán en el

alcance de este examen, son:

 Servicio Departamental de Salud (SEDES – Potosí).

 Servicio Departamental de Educación (SEDUCA – Potosí).
 Servicio Departamental de Gestión Social (SEDEGES – Potosí).
 Servicio Departamental de Caminos (SDC – Potosí).

De los citados servicios se revisará las transferencias otorgadas a través de las

diferentes partidas presupuestarias de gastos, cuyo detalle se expone en la Planilla de
Decisiones de Unidades Operativas. Respecto al Servicio Departamental
Agropecuario (SEDAG – Potosí) y la Unidad Departamental de Deportes, no se
incluyen debido a que el manejo de recursos forma parte de la Prefectura
Departamental.

7. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO

Tomando en cuenta lo manifestado en el punto 4 del presente informe, el ambiente de

control resulta moderado y considerando los factores de riesgo de control y los
problemas potenciales que afectan a cada componente, hemos definido que nuestro
enfoque de auditoría será de carácter sustantivo. Este enfoque ha sido diseñado
considerando la aplicación combinada de procedimientos de auditoría orientados a
obtener una adecuada satisfacción sobre los objetivos de auditoría definidos para cada
componente de los estados financieros y reducir el nivel de riesgo de detección al

24
mínimo, con especial énfasis en los objetivos de integridad, existencia, valuación y
exposición.

Los procedimientos requeridos para los rubros más significativos del balance general y
el estado de resultados, se describen en los programas de trabajo expuestos en las
diferentes áreas del Legajo Corriente (Team Mate). Un resumen se describe a
continuación:

Disponible

 Efectúe confirmación de saldos bancarios y prepare una planilla de control de

confirmaciones.
 Efectúe un resumen de conciliaciones bancarias al 31de diciembre de 2004.
 Verifique en los primeros meses de la gestión 2005 los cheques cobrados y
concilie con los cheques pendientes de cobro.
 Efectúe el corte de ingresos y egresos al 31 de diciembre de 2004.

Exigible

 Efectúe la selección de una muestra representativa y prepare la circularización de

saldos para cada deudor. En caso de no obtener respuesta verifique la
razonabilidad del saldo examinando documentación de soporte, y verificación de
cobros posteriores.
 Verifique la corrección y legalidad de los descargos presentados en la cuenta
fondos en avance.
 Verifique que los anticipos sean hasta un 20% del costo de la obra y los mismos
sean descontados de las planillas de avance de obra.
 Efectúe el recálculo de la cuenta previsión para cuentas incobrables.

Bienes de cambio

 Seleccione una muestra representativa de materiales y coteje las cantidades

recontadas con los registros, determinando faltantes o sobrantes.
 Cerciórese de que las adquisiciones al cierre de gestión fueron devengadas e
incluidas en inventario.
 Verifique que las salidas de almacén se hayan realizado con los formularios
aprobados.

Activo fijo

 Efectúe la prueba global del activo fijo, depreciación acumulada y depreciación

del ejercicio.
 Examine la documentación de respaldo por las adquisiciones de activos.
 Verifique la determinación de la actualización y el adecuado registro.

25
 Revise la documentación de soporte de las cuentas Construcciones en Proceso de
bienes de dominio público, dominio privado y por administración directa, además
de Estudios y Proyectos, y verifique el adecuado registro y exposición.

Inversiones financieras

 Determine que las cifras mostradas en las cuentas de SEPSA, QUIMBABOL y

COTAP, estén representadas por títulos y documentos a nombre de la Prefectura.
 Evalúe la adecuada clasificación y revelación en los estados financieros.

Activo diferido

 Verifique la adecuada exposición de la cuenta al 31 de diciembre de 2004.

Cuentas y documentos por pagar

 Efectúe confirmación de saldos al 31 de diciembre de 2004, por las

confirmaciones no contestadas revise documentación de soporte y verifique
pagos posteriores.
 Investigue que los recursos que se registran como fondos en custodia
corresponden a terceros.
 Verifique en los tres primeros meses de la gestión 2005 los pagos realizados
relacionados con la gestión 2004.
 Obtenga el estado de antigüedad de saldos y determine las obligaciones
superiores a dos años.

Deuda Pública

 Efectúe confirmación de saldos al 31 de diciembre de 2004. En caso de no

recibir respuesta, efectúe procedimientos alternativos para establecer la
razonabilidad del saldo.
 Verifique el cumplimiento de las cláusulas contractuales más importantes e
identifique posibles restricciones.
 Identifique la porción corriente de los préstamos y verifique su adecuado registro.

Patrimonio Neto

 Verifique la adecuada presentación y exposición del saldo al 31 de diciembre de

2004 y compruebe que las variaciones en las partidas del componente sean
razonables.

 Verifique la conformidad de los saldos iniciales con la documentación

respaldatoria. En caso de existir variaciones significativas, solicite explicación al
responsable.

26
Cuentas transitorias

 Verifique que los distintos débitos y créditos afectadas en las cuentas del
Patrimonio, cuentan con la suficiente documentación de respaldo.

 Asegúrese de que las transferencias recibidas estén debidamente autorizadas y

justificadas por resoluciones y/o disposiciones legales.

 Verifique que las transferencias registradas en las cuentas del patrimonio

representan transferencias de capital.

Ingresos

 Prepare una cédula que muestre en forma comparativa los ingresos

presupuestados y los reales del ejercicio bajo examen y seleccione las diferencias
más significativas, a fin de obtener explicación suficiente de las autoridades
competentes.

 Verifique la coincidencia de las cifras expresadas en el estado de ejecución

presupuestaria de ingresos con la sección respectiva del estado de resultados.

 Seleccione una muestra representativa del rubro examinado y verifique la

documentación de respaldo y el depósito bancario oportuno.

 Verifique la documentación sustentatoria asegurándose que las transferencias e

ingresos extrapresupuestarios estén completas y correctamente registradas.

 Investigue si existen ingresos de gestiones anteriores contabilizados en el periodo

examinado.

 Efectúe confirmación al Ministerio de Hacienda respecto a los recursos

transferidos a la Prefectura del Departamento de Potosí.
Gastos

 Prepare una cédula que muestre en forma comparativa los egresos presupuestados
y los reales del ejercicio bajo examen y por las diferencias más significativas
obtenga explicación de autoridades competentes.

 Verifique la coincidencia de las cifras expuestas en el estado de resultados con los

registros contables y la ejecución presupuestaria de las partidas de gastos.

27
  Efectúe la prueba global de sueldos y salarios, en caso de existir diferencias
significativas, investigue la misma.

 Verifique si las planillas salariales están debidamente aprobadas y firmadas por

los beneficiarios y si la documentación respaldatoria es suficiente y justifica el
gasto por sueldos.

 Verifique que las retenciones por aportes hayan sido pagados a las entidades
correspondientes.

 Verifique que los cargos consignados en la planilla de sueldos coincidan con las
funciones desempeñadas por el personal de la Prefectura.

 Verifique si la documentación respaldatoria es completa, válida, si justifica el

gasto y cuenta con la aprobación de los funcionarios competentes.

 Para el caso de vehículos verifique si los gastos por mantenimiento y

reparaciones están debidamente justificados, y en el caso de otros pagos de
servicios verifique la existencia de suficiente documentación respadatoria.

 Asegúrese que la adquisición haya sido efectuada conforme a lo establecido en el

Decreto Supremo Nº 27328, del 31 de enero de 2004, vigente en el período
auditado.

 Revise la correcta clasificación y exposición del rubro en el estado de resultados.

Los riesgos inherentes y de control han sido considerados en las planillas de decisiones
por componente y planillas de sinopsis que se exponen en el área de Planificación
(Team Mate).

8. ROTACION DEL ENFASIS DE AUDITORIA

Debido a las significativas limitaciones reportadas en la auditoría financiera al 31 de

diciembre de 2003, y por los resultados de los seguimientos realizados en los que se
estableció que existen observaciones que se mantienen vigentes; considerando
además que no existen mejoras en el ambiente de control y funcionamiento de la
Unidad de Auditoría Interna, no aplicaremos un plan de rotación de énfasis de
auditoría.

9. CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD Y MUESTREO

Teniendo en cuenta la información de los estados financieros al 31 de diciembre de

2004, se han considerado el muestreo para pruebas sustantivas con método estadístico
sin asistencia de software específico, de acuerdo a los siguientes parámetros:

28
 Niveles de confianza en los controles Nivel de confianza en
pruebas sustantivas
Grado Porcentaje Factor (R) expresado en
porcentaje
Alto 90 0,7 50
Moderado 64 2 86
Bajo 0 3 95

29
Tomando en cuenta lo anterior, los valores considerados y el muestreo estarán dados por:
Conceptos M NS PM NCC R NCPS J N
Activo disponible 8.565.984 Se efectuará confirmación de saldos.
Activo exigible
Deudores 29.092.537
 Cuentas a cobrar comerciales 93.389 4.669 4.000 64% 2 86% 2.000 47
 Otras cuentas a cobrar 2.370.631 118.532 110.000 64% 2 86% 55.000 43
 Otras cuentas a cobrar (varios conceptos) 1.714.470 85.723 70.000 64% 2 86% 35.000 49
 Documentos y efectos a cobrar 24.914.048 1.245.702 1.000.000 64% 2 86% 500.000 50
Previsión para cuentas incobrables -1.671.357 Se revisará el cálculo de la previsión.
Fondos en avance 3.212.940 160.647 140.000 64%
2 86% 70.000 46
Anticipos otorgados 4.216.664 210.833 180.000 64%
2 86% 90.000 47
Bienes de cambio
Existencia de materiales y suministros 833.076 41.654 35.000 64% 2 86% 17.500 48
Inversiones financieras
Acciones y participaciones de capital 75.322.552 3.766.128 3.300.000 0% 3 95% 1.100.000 69
Activo fijo
Activo fijo 255.027.364 Se verá al 100%, considerando su incidencia en los estados financieros.
Construcciones en proceso de bienes de 50.845.440 2.542.272 2.200.000 64% 2 86% 1.100.000 46
dominio público
Construcciones en proceso de bienes de 9.164.354 458.218 400.000 64% 2 86% 200.000 46
dominio privado
Construcciones en proceso de bienes de 45.808.932 2.290.447 2.000.000 64% 2 86% 1.000.000 46
dom. Público por administración directa
Estudios y proyectos para BDP 2.511.955 125.598 110.000 64% 2 86% 55.000 46
Activo diferido
Activo diferido 429.328 21.466 19.000 64% 2 86% 9.500 45
Cuentas y documentos a pagar
Deudas comerciales 1.233.723 61.686 50.000 64% 2 86% 25.000 49
Contratistas 8.818.162 440.908 400.000 64% 2 86% 200.000 44
Transferencias a pagar 3.536.577 Se verá al 100%, en razón de que la componen tres subcuentas.
Otras cuentas a pagar 66.107 3.305 2.700 64% 2 86% 1.350 49
Documentos comerciales a pagar 10.130.315 Se verá al 100%, ya que está compuesto por tres subcuentas
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 Conceptos M NS PM NCC R NCPS J N
Fondos en custodia por pagar 2.168.109 108.405 90.000 64% 2 86% 45.000 48
Deuda pública a corto plazo
Deuda pública interna (Porción) 6.797.926 339.896 300.000 64% 2 86% 150.000 45
Deuda pública externa (Porción) 6.209.790 310.489 260.000 64% 2 86% 130.000 48
Deuda pública a largo plazo
Deuda pública interna 88.285.040 4.414.252 3.800.000 64% 2 86% 1.900.000 46
Deuda pública externa 96.435.287 4.821.764 4.200.000 64% 2 86% 2.100.000 46
Patrimonio (*)
Patrimonio Neto 129.063.680 Se considerará una muestra del 86%.
Cuentas Transitorias 102.053.685 Se considerará una muestra del 95%.
Ingresos (*) 431.800.918 Se considerará una muestra del 86%.
Gastos (*) 406.132.459 Se considerará una muestra del 86%.

REFERENCIA
M = Población monetaria
NS = Nivel de significatividad
PM = Precisión monetaria
NCC = Nivel de confianza en los controles
R = Factor para el nivel de confianza depositado en los controles
NCPS = Nivel de confianza en las pruebas sustantivas
J = Intervalo de selección (PM/R)
N = Tamaño estimado de la muestra (M/J)
(*) No se determinó la precisión monetaria ni el intervalo de selección, debido a la cantidad de cuentas y subcuentas que la
componen.

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10. APOYO DE AUDITORIA INTERNA Y TRABAJOS REALIZADOS POR
FIRMAS CONSULTORAS EXTERNAS
Obtendremos apoyo de la Unidad de Auditoría Interna de la Prefectura del
Departamento de Potosí para la ejecución de la auditoría, en lo concerniente al corte
de documentos, arqueos e información sobre la participación en la toma de
inventarios.

Por otra parte, la Prefectura del Departamento no contrató los servicios de consultoras
externas para el análisis de los estados financieros correspondiente a la gestión 2004.
11. APOYO DE ESPECIALISTA

Para el desarrollo de nuestras pruebas de auditoría, se solicitará la asistencia de un

abogado de la Gerencia de Servicios Legales, con el propósito de evaluar los
informes de los asesores legales de la entidad auditada sobre juicios tramitados y la
disposición de los documentos legales de propiedad de sus bienes.

12. ADMINISTRACION DEL TRABAJO

El tiempo estimado en horas/hombre para realizar la auditoría de estados financieros de

la Prefectura del Departamento de Potosí, de acuerdo al Programa Anual de
Operaciones de la Contraloría General de la República, se detalla a continuación: