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PROCESO: MEJORA CONTINUA

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Fecha:
INFORME GERENCIAL dd/mm/aa
Página: 1

INFORME GERENCIAL

Avance Implementación Sistema de

Gestión de Calidad
Nombre de la dependencia que origina el informe:
Grupo de Estudios Estratégicos – Equipo Facilitador
de Calidad

Nombre de la Dependencia donde se remite el

Informe: Comisión de Empalme

Periodo del Informe: Del 21 de Mayo de 2014 al 22 de

Octubre de 2015

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Página: 2

Elaborado por: Equipo Facilitador de Calidad Aprobado por: Leandro Vera Rojas

Cargo: no aplica Cargo: Director Grupo de Estudios Estratégicos

Fecha de elaboración: Octubre 22 de 2015 Fecha de Aprobación: Octubre 22 de 2015

Procesos Relacionado: Todos los procesos Página 2 de 3 Versión: 01 Informe de Gest

INTRODUCCION:

La Administración Municipal acorde a las directrices del Señor Alcalde de

Ibagué, Dr. Luis Hernando Rodríguez Ramírez, ha generado la
responsabilidad en cabeza de la Secretaria de Planeación de implementar el
Sistema de Calidad bajo la norma NTCGP-1000 2009 y de continuar con el
liderazgo del MECI y su actualización.

En relación a estas responsabilidades y a las atribuidas mediante el decreto

1000-0148 del 06 de Marzo de 2015 en donde se da vida al Sistema
Integrado de Gestión de la Administración Municipal de Ibagué “SIGAMI”.
Mediante el cual se integran y armonizan MECI y Calidad, con el objetivo de
fortalecer en un solo sistema el trabajo y los direccionamientos para fortalecer
cada día los procesos y mejor la atención a los ciudadanos.

DESARROLLO

Avance del proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión.

DIAGNÓSTICO

Planear el diagnóstico (Elaborar agenda)

Cumplido en su Totalidad
Realizar el diagnóstico

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Elaborar informe de diagnóstico

Socializar informe de diagnóstico

Ajustar informe y hacer entrega oficial

PLANIFICACIÓN

Precisar el alcance del SGC

Definir la Estructura Organizativa del
Proyecto (Roles)
Designar los miembros de la Estructura
Organizativa del Proyecto
Conformar los Grupos de Trabajo

Definir responsabilidades de cada Rol

Elaborar Plan detallado de actividades Cumplido en su Totalidad

Validar y ajustar el plan detallado

Elaborar Plan de Comunicaciones para el
Proyecto
Validar y ajustar el plan de
comunicaciones
Aprobar Productos de Planeación

Socializar Etapa de Planeación

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DISEÑO
Definir modelo de procesos del SGC
Identificar la secuencia e interacción de procesos
Elaborar fichas de caracterización de procesos
Identificación de Riesgos de cada Proceso
Caracterizar y documentar el proceso de Gestión
Documental
Política de Calidad
Objetivos de Calidad
Definir procedimientos que requieren ser documentados /
Proceso Cumplido en su
Totalidad
Elaborar Calendario de documentación
Procedimiento de Control de Documentos
Procedimiento de Control de Registros
Manual de Calidad
Procedimiento de Revisión por la Dirección
Procedimiento de Compras y Evaluación de proveedores
Definir indicadores de procesos
Procedimiento de Auditorías Internas de Calidad
Procedimiento de Control del Servicio No Conforme
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas
Aprobar procesos y procedimientos en Comité de Toda la
Gestión Documental documentación se
Revisión de Implementación de Documentos: Manuales, encuentra elaborada,
procedimientos e instructivos, Protocolos se han surtidos
diferentes mesas de
Revisar los perfiles del personal cubierto por el SGC
trabajo para la
Manual de Funciones Actualizado según SGC-MECI aprobación de la
Definir metodología para identificar necesidades de documentación en
capacitación los diferentes
Elaborar planes de capacitaciones, Manuales de procesos. Falta
competencia laborales, programas de bienestar entregar actas de
Identificar los servicios / Productos aprobación por el

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Página: 5

Definir los requisitos aplicables al servicio / Producto a

través de mecanismos como planes de desarrollo,
planes sectoriales, encuestas, buzón de sugerencias
Identificación de infraestructura necesaria para lograr
con los requisitos del servicio y/o producto
Verificación de Planes de Necesidades y Condiciones de
trabajo
Procedimiento de Compras y Evaluación de proveedores

Establecer metodología para su manejo

Establecer mecanismos como; registros actualizados de

información cliente (Propiedad Intelectual y datos
personales) comité de control
documental y
Establecer metodología para la calibración - Control de pasamos a la etapa
equipos de seguimiento y medición de Implementación.

Establecer metodología para evaluar satisfacción del

cliente
Diseño y aprobación de Encuestas, buzon de
Falta manual de
sugerencias, PQR
funciones
actualizado.
Elaboración de hojas de vida de indicadores y tablero de
Responsable
control de indicadores
Secretaría
Administrativa

El mapa de procesos fue reformulado ya que el proceso de Gestión de

Recursos Físicos y Tecnológicos, se dividió en dos: Gestión Contractual y por
otro lado Gestión de Recursos Físicos y Tecnológicos. Mediante Acta de
Comité de Control Documental del 21 de Mayo se aprobó dicha modificación y
fue enviado a la oficina de control interno para que fuera aprobado por el
Comité de Coordinación de Control Interno.

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FASE DE IMPLEMENTACION:

Iniciamos la fase de implementación permite verificar el cumplimiento de la

planeación del diseño, garantizando el uso de la documentación previamente
aprobada; las actividades de implementación del SGC permiten que los
ejecutores de los procesos lleven a la práctica lo establecido en los

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documentos elaborados, identificando si los mismos se ajustan a los

requerimientos específicos de la norma NTCGP 1000:2009, los requisitos
legales, reglamentarios y de los ciudadanos.

Para ejecutar esta etapa se deben tener en cuenta las características propias
de la Administración municipal y los recursos existentes, definiendo las
estrategias que permiten adecuar la puesta en marcha de la ejecución de las
actividades descritas en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad.

El efectivo desarrollo de la fase de implementación debe garantizar la

formación del total de servidores públicos sobre los elementos del Sistema de
Gestión de Calidad de la Alcaldía, así mismo permitirá la adopción de los
procesos y procedimientos definidos.

DIFICULTADES:

Continuidad del personal: debido a la demora en el proceso de contratación

del personal que asesora la implementación del sistema, hubo necesidad de
reorganizar el cronograma, lo que nos deja un tiempo muy cerrado para poder
cumplir con el proceso de certificación.

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Recursos Financieros: Aunque contamos con un rubro y un proyecto que

soporta la implementación del sistema, este rubro esta bajo el manejo de la
Secretaría Administrativa; para facilitar y agilizar los recursos que son
necesarios en las diferentes etapas del proyecto se debe trasladar este rubro.

Recursos Humanos: El personal del comité técnico del SIGAMI debe contar
con tiempo suficiente para dedicarle al fortalecimiento del Sistema Integrado
de Gestión.

Gestión Documental: El proceso de Gestión Documental deber ser fortalecido

y brindando los recursos necesarios para cumplir con las exigencias tanto del
archivo nacional como del sistema de calidad.

Manual de Funciones: En varias ocasiones se ha solicitado a la Secretaría

Administrativa que tanto para MECI como Calidad se hace necesario contar
con un manual de funciones actualizado. Hasta la fecha no se cuenta con
dicho documento.

Compromiso de la Alta Dirección: Es necesario mas compromiso de los

secretarios, jefes de oficina y directores en las tareas que se les asigna, ya
que se han presentado demoras en los insumos para el fortalecimiento del
sistema.

Demora en los Procesos: Algunas dependencias como la oficina jurídica no

han cumplido con el cronograma de elaboración y aprobación de documentos
propios del sistema.

Atentamente,

Leandro Vera Rojas

Redacto/Reviso: Edwin C/Norma A.

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