Procedimiento para

mantenimiento de
infraestructura de oficinas,
campamentos y
equipamiento para soporte
logístico complementario
Propósito: Gestionar el mantenimiento de infraestructura de oficinas, bodegas, campamentos y
equipos para soporte logístico complementario, para garantizar confort, confiablidad y
disponibilidad, acorde a lo requerido por la Unidad de Negocio Hidropaute.

Versión: 1.0

Fecha de vigencia: 29 agosto de 2018

Procedimiento para mantenimiento de infraestructura de oficinas, campamentos
y equipamiento para soporte.
Tabla de Contenido

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido ........................................................................................................................................... 2

1 Alcance ........................................................................................................................................................ 3
2 Definiciones ................................................................................................................................................. 3
3 Referencias .................................................................................................................................................. 4
4 Directrices .................................................................................................................................................... 4
5 Mantenimiento de infraestructura de oficinas, campamentos y equipamiento para soporte logístico
complementario ................................................................................................................................................. 4
6 Disposiciones transitorias ......................................................................................................................... 8
7 Derogaciones .............................................................................................................................................. 8
8 Diagrama de flujo ........................................................................................................................................ 9
Procedimiento para mantenimiento de infraestructura de oficinas, campamentos
y equipamiento para soporte.
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1 Alcance
Este procedimiento inicia con la identificación y registro de infraestructura de oficinas, campamentos,
bodegas y equipos para soporte logístico complementario, comprende la clasificación, planificación,
ejecución y registro del mantenimiento; finaliza con el control de los planes de mantenimiento y la
verificación de la efectividad de las intervenciones.

Este procedimiento excluye todas las actividades de desbroce.

Considera el mantenimiento eléctrico, agua potable e infraestructura sanitaria únicamente desde las
respectivas acometidas o desfogues en el interior de villas, oficinas y bloques habitacionales. No incluye
el mantenimiento de tuberías o plantas de agua.

2 Definiciones
AIA: Análisis de aspectos e impactos ambientales

ART: Análisis de riesgo de trabajo cuyo resultado es la MATRIZ DE EVALUACIÓN DE RIESGOS que es parte
del Plan de Mantenimiento.

Aviso de Fallo: Es un fallo ocurrido en la infraestructura de oficinas, campamentos, bodegas y equipos

para soporte logístico complementario.

Equipamiento complementario: vehículos, desbrozadoras, lavadoras, secadoras, hidro-lavadoras,

equipamiento de cocinas, de taller automotriz, gasolineras, sistema centralizado de gas GLP, sauna, turco,
sistema de bombeo de piscina, mobiliario, entro otros.

Infraestructura complementaria: Son las instalaciones que sirven de apoyo logístico para la operación y
mantenimiento de las centrales de generación. Estas instalaciones no son parte del proceso de generación
de energía y corresponden a campamentos, villas, bloques habitacionales y áreas recreacionales. Vías
internas (señalización y limpieza).

Orden de Trabajo (OT): Es un documento por medio del cual, el personal de mantenimiento de servicios
generales, realiza las acciones de mantenimiento preventivo, correctivo, predictivo en los equipos e
instalaciones, documento que contiene una descripción pormenorizada del trabajo desde su programación
hasta el cierre de la misma

Personal de Mantenimiento de servicios generales de la Unidad de Negocio: lo comprenden carpinteros,

gasfiteros, electricistas, mecánicos automotrices y auxiliares de campamento.

Plan de Inspecciones: documento que indica los periodos y lugares a inspeccionar para verificar la
prestación de los diferentes servicios, incluye temas de Seguridad, Salud Laboral y Ambiente.

Plan de Mantenimiento Preventivo: Define las tareas de mantenimiento, tiempos de ejecución y la

frecuencia de intervención a los activos (actividades periódicas preventivas).
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Plan Quinquenal: Define las actividades de servicios, mantenimiento y mejoras de infraestructura de

oficinas, campamentos, bodegas y equipos para soporte logístico complementario por un período de cinco
año y alineado a políticas institucionales de CELEC EP HIDROPAUTE, mediante el cumplimiento de sus
objetivos específicos.

Sistema Informático de Mantenimiento: Software que facilita el control de los procesos de mantenimiento.

3 Referencias
 Reglamento del Uso de Vehículos.

 Ley Orgánica De Transporte Terrestre, Tránsito Y Seguridad Vial.

 Reglamento sustitutivo para el control de los vehículos del sector público y de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos públicos.

 Acuerdo No. 042-CG-2016 de la Contraloría General del Estado.

 Acuerdo N° 263 Políticas uso vehículos institucionales de la Administración Pública.

 Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado.

 Bienes del sector Público.

4 Directrices
a) En toda etapa del proceso, en las actividades de mantenimiento, se debe considerar la calidad,
eficiencia, seguridad y salud laboral y los aspectos ambientales.

b) Todas las actividades de mantenimiento sean preventivas, correctivas, mejoras, construcciones,

adecuaciones deben ser gestionadas a través de Ordenes de Trabajo empleando el Sistema
Informático de Mantenimiento tanto para coordinación, preparación como para su ejecución.

5 Mantenimiento de infraestructura de oficinas,

campamentos y equipamiento para soporte
logístico complementario
5.1 Planificar el mantenimiento

5.1.1 Planificar el mantenimiento de activos existentes

Analista de Servicios Generales

1. Implementar el Plan de Mantenimiento en el Sistema Informático de Gestión de Mantenimiento

considerando la identificación de objetos de mantenimiento, trabajos estándar, equipos,
herramientas, repuestos y recursos, y las actividades de mantenimiento.
2. Solicita la validación del Análisis de Riesgo de Trabajo (ART) al Jefe de Seguridad y Salud Laboral.
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3. Solicita la elaboración o actualización de la Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales al Jefe de

Gestión Social y Ambiental.

Jefe de Gestión Social y Ambiental.

4. Entrega al Analista de Servicios Generales los AIA donde se incluye la identificación, evaluación
de los aspectos e impactos ambientales y las medidas de control correspondientes.

Analista de Servicios Generales

5. Envía propuesta de Planes de Mantenimiento al Jefe de Servicios Generales.

Jefe de Servicios Generales

6. Revisa, valida y aprueba los planes de mantenimiento.

 En caso de ser necesario servicios generales coordinará con las áreas especializadas la elaboración de los planes de
mantenimiento.

 Dentro del Plan de Mantenimiento debe considerarse el Plan de Inspecciones para evaluar las condiciones de la
infraestructura y equipos.

5.1.2 Actualizar la Planificación de mantenimiento de servicios generales

Analista de Inventario y Activos/Administrador de Contrato/Servicios Generales

1. Notifica a la Jefatura de Servicios Generales la necesidad de incorporar nuevos objetos, eliminar

o modificar tareas y tiempos en el Plan de Mantenimiento preventivo.

Jefe de Servicios Generales

2. Solicita al Analista de Servicios Generales la inclusión, eliminación o modificación de actividades

en el Plan de Mantenimiento preventivo.

Analista de Servicios Generales

3. Revisa documentación existente de infraestructura o equipos y analiza el criterio para la respectiva
programación.
4. En caso de requerir cambio o creación de ART o AIA se debe proceder de acuerdo a lo indicado
del punto 2 y 3 del numeral 5.1.1 Planificar el mantenimiento de activos existentes.

Jefe de Servicios Generales

5. Revisa, valida y aprueba los planes de mantenimiento.

 El Jefe de servicios generales recibe las notificaciones de la inclusión de activos por parte de Administradores de Contrato.
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5.2 Intervención en mantenimientos preventivo

Analista de Servicios Generales

1. Coordina el Plan de Mantenimiento.

Analista/Asistente de Servicios Generales

1. Programa el mantenimiento preventivo.

2. Genera la OT en el Sistema Informático de Gestión de Mantenimiento de las actividades a

ejecutarse en cada mes, de acuerdo con el Plan de Mantenimiento de servicios generales vigente.

3. Elabora el cronograma de actividades y coordina en caso de ser necesario con otras la ejecución
del mantenimiento.
4. Coordina la intervención con el personal de mantenimiento de servicios generales.

5.3 Intervención en mantenimientos correctivos

Los requerimientos para ejecución de actividades de mantenimiento correctivo se deben a los siguientes
aspectos:

 Provenientes del Plan de Mantenimiento.

 Adicionales al Plan de Mantenimiento.

 Provenientes de avisos de fallo.

Todas las actividades de mantenimiento sean preventivas, correctivas, mejoras, adecuaciones deben ser gestionadas a través de
órdenes de trabajo empleando el Sistema Informático de Mantenimiento tanto para coordinación, preparación como para su
ejecución.

Funcionario de la Unidad de Negocio

5. Notifica mediante Servidesk un aviso de fallo.

Personal de Servicios Generales

6. En caso de que personal de Servicios Generales identifique la necesidad de un mantenimiento

preventivo debe reportar al Analista/Asistente de Servicios Generales o notificar mediante
Servidesk.

Analista/Asistente de Servicios Generales

7. Programa el mantenimiento correctivo.

8. Genera la Orden de Trabajo en el Sistema Informático de Gestión de Mantenimiento de las

actividades a ejecutarse en cada mes, de acuerdo con el Plan de Mantenimiento de servicios
generales vigente.
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9. Elabora el cronograma de actividades y coordina en caso de ser necesario con otras la ejecución
del mantenimiento.

10. Coordina la intervención con el Personal de Mantenimiento de servicios generales.

5.4 Ejecutar las intervenciones de mantenimiento

Personal de mantenimiento de servicios generales

1. Ejecuta las actividades de mantenimiento establecidas.

2. Reporta las actividades realizadas y novedades encontradas de acuerdo con lo establecido en el

I NSTRUCTIVO PARA REGISTRO DE AVISOS DE FALLO Y ÓRDENES DE TRABAJO.

Cualquier intervención que implique la indisponibilidad de servicios en oficinas administrativas tales como agua potable, energía
eléctrica, telefonía, entre otros, debe ser coordinada con las Unidades de Negocio y Matriz previamente a la suspensión del servicio.

Analista/Asistente de Servicios Generales

3. Supervisa las actividades en ejecución.
4. Revisa y valida la información del reporte de las actividades.

5. Cierra la Orden de Trabajo

5.5 Evaluación de la gestión de mantenimiento

Analista/Asistente de Servicios Generales

1. Analiza el cumplimiento y avance del Plan de Mantenimiento, de ser necesario optimiza dicho plan.

2. Reporta novedades al Jefe de Servicios Generales

 Determina si las novedades modifican el PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO .

 Si las novedades ameritan modificaciones al plan: realiza la solicitud al Jefe de Servicios

Generales y aplica lo indicado en el punto 5.1.2. Actualizar la Planificación de
mantenimiento de servicios generales.

 Si las novedades no ameritan modificaciones al plan:

3. Emite un reporte con las recomendaciones para solventar las novedades encontradas.

Jefe de Servicios Generales

4. Revisa las novedades con las justificaciones de los trabajos que no se hayan realizado y la
reprogramación que se haya propuesto.

5. Revisa mensualmente los indicadores.

5.6 Mejora

Personal de Servicios Generales

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1. En caso de identificar mejoras, las realiza de acuerdo al P ROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE

MEJORA .

6 Disposiciones transitorias
a) Hasta completar la implementación del Plan de Mantenimiento en el Sistema Informático de
mantenimiento se mantendrá el esquema actual de manera paralela.

7 Derogaciones
No aplica
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8 Diagrama de flujo