PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO DE

COLOMBIA
PLAN NACIONAL DE DESARROLLO ALTERNATIVO
PROYECTO AD/COL/00/F31
AÑO 2002
EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO

PROGRAMA DE AUDITORIA
EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
12-31-2002

Este programa fue explicado por ​MABEL SIERRA y entendido para su ejecución
por L​ UZ AMPARO MERCHAN

NOMBRE DE LA ENTIDAD EJECUTURA O

​ DCCP

I. OBJETIVOS

1.1. Evaluar el diseño del Sistema de Control Interno el cual debe

contemplar la definición de políticas y establecimiento de
procedimientos para la entidad ejecutora del Programa, con el fin de
salvaguardar los activos, prevenir y detectar fraudes, minimizar
errores, precisar y asegurar la integridad de los registros contables y
preparar información financiera y contable de manera oportuna y
confiable.

1.2. Evaluar el ambiente de control de manera que permita calificar las

actitudes y acciones de la administración respecto de los controles
internos y su importancia en la entidad.

1.3. Obtener evidencia de auditoría por medio de pruebas de control para

soportar cualquier evaluación del riesgo de control.

I. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

1. Entidad Ejecutora

1.1. ¿Cuál es la naturaleza jurídica de la entidad ejecutora?

R/​Organismos de Cooperación Internacional en la lucha contra el

problema mundial de las drogas

1.2. ¿Es apropiada la estructura orgánica para las necesidades del

programa?

R/ ​Parcialmente. De acuerdo al PRODOC del Proyecto la estructura

orgánica está diseñada para:
1 Asesor Técnico Internacional a cargo de la Dirección del
Proyecto
1 Asesor Técnico Nacional en Ganadería y Forestería
1 Asesor Técnico Nacional en Fortalecimiento y Promoción
1 Asistente Administrativa
1 Secretaría
Durante la ejecución del Proyecto esta planta de cargos ha sido
ocupada bajo contratos de servicios por honorarios, soportando la
ejecución del Proyecto con algunas dificultades por altas cargas de
trabajo, que exigen asignarle ciertas tareas administrativas (control
y manejo de inventario de equipos) al conductor - mensajero; este
ultimo cargo no es financiado por el proyecto.

2. Flujo de Fondos
2.1. ¿Cuál es el mecanismo para efectuar los pagos a terceros?

R/ ​Se realiza mediante la presentación de la Solicitud de

Desembolso al PNUD como administrador de los recursos, con el
original de los documentos que soportan el cumplimiento de los
requisitos del procedimiento para adquisición de bienes y servicios
según el manual del PNUD establecido para ello, previa revisión y
autorización del Director del Proyecto.

2.2. ¿Qué tipos de recursos ejecuta la entidad?

R/ ​La entidad posee dos tipos de recursos uno suministrado por

UNDCP y la otra parte del Gobierno Nacional como contrapartida
representada en infraestructuras de obras civiles, sobre la cual la
entidad ejecutora no ejercen ningún tipo de control.

1.1 ¿Tiene la entidad ejecutora experiencia en la gestión de ejecución

de este tipo de programas?

R/ ​Sí. Su reconocimiento y prestigio es a nivel internacional. Y

actualmente tiene a cargo otros proyectos con el Plante como el
AD/COL/99/E45.

1.1. ¿Cuenta la entidad ejecutora con estructura capaz de manejar el

proyecto administrativamente?

​R/ ​Parcialmente. Aunque en el PRODOC del Proyecto se determina

la cantidad de recurso humano a participar y los términos de
referencia de cada contratación definen el perfil del cargo, se
observan algunas situaciones como las mencionadas en el numeral
1.2. que por cargas de trabajo altas se requiere del apoyo de un
auxiliar administrativo. Así mismo, otras situaciones revelan que la
profesional asignada al cargo requiere de mayor capacitación,
adiestramiento y entrenamiento para llevar mejor los registros
financieros y elaborar reportes, función ésta que es del manejo
administrativo del Proyecto. Por lo tanto, el Proyecto deberá
revaluar el soporte administrativo desde el diseño mismo de la
estructura organizacional y realizar los ajustes que sean necesario a
fin de soportar satisfactoriamente al Proyecto.

2.5. ¿Qué controles se han establecido en el procedimiento para ordenar

los desembolsos al PNUD?

R/ ​Los desembolsos al PNUD son ordenados previa revisión de

soportes de acuerdo a los requerimientos para adquirir bienes y
servicios; ésta revisión la ejecuta la Asistente Administrativa y la
autorización la realiza el Director del Proyecto.

1.1. ¿Cuenta la entidad ejecutora con procedimientos adecuados para

elaboración de informes y realización de monitoreo incorporados en
sus sistemas, para hacer el seguimiento del uso de los fondos del
programa?

R/ ​No. En los informes financieros los desembolsos se comparan

con el presupuesto asignado y carecen de notas explicativas. Los
informes de avance y gestión del Proyecto no presenta, por
componentes, las causas por las cuales no se cumplió el
presupuesto ni las gestiones que facilitaron la realización de las
actividades planeadas. La carencia de ésta información en los
reportes generados de esa forma dificulta la documentación de la
actividad de seguimiento y monitoreo del Proyecto.

2. Personal
1.1. ¿El personal que ocupa la planta de cargos corresponde a las
necesidades de la estructura orgánica del área administrativa y
técnica del proyecto?

R/ ​Parcialmente. El proyecto cuenta con un Director de Proyectos

Internacional
Dos Asesores Técnicos Nacionales
Una Asistente Administrativa
Una Secretaria
Las observaciones se mencionan en los numeral 1.2 y 2.4.

1.2. ¿Tiene el programa descripciones escritas de cargos que definen

claramente los deberes, las responsabilidades, las líneas de
supervisión y los límites de autoridad de todos los funcionarios?

R/ ​No existen manuales, guías o instructivos, no obstante los

deberes, responsabilidades y limites de autoridad están definidos en
los Términos de Referencia de cada una de las contrataciones de
prestación de servicios del personal del proyecto.

3.3. ¿El área administrativa y técnica se encuentra dotada de personal

calificado y con la debida experiencia?

R/ ​Sí. El ente ejecutor se basa en una adecuada selección de

personal por medio de criterios de evaluación para cada uno de los
cargos y el cumplimiento de unos términos de referencia.

1.1 ¿Se ha capacitado al personal administrativo y técnico del Proyecto

en los procedimientos del PNUD?

R/ ​No. La única inducción es al momento de la contratación en la

cual se les entrega la guía de procedimientos del PNUD para que
sea de obligatorio cumplimiento así como las funciones definidas en
los términos de referencia de la contratación de cada uno.

3.6. ¿Por cuánto tiempo es la contratación del personal administrativo y

técnico?

R/ ​Por cuatro meses. Y se observa continuidad en la contratación

del personal. Excepto por la secretaria a la que se le dejó vencer el
tercer contrato de cuatro (4) meses y no fue contratada
nuevamente; según comentarios del Director Técnico principal y
Asistente Administrativa, su desempeño no cumplió con las
expectativas del cargo. Es de resaltar que el procedimiento para
contratar personal es una actividad exclusiva del PNUD y la entidad
ejecutora no interviene. Sin embargo, la entidad ejecutora tampoco
reportó oportunamente los resultados del desempeño de la
secretaria.

1.1. Indique los cargos clave que aún no han sido contratados y la
fecha estimada de los nombramientos.

R/ ​ No Aplica.

1.1. ¿Con qué frecuencia rota el personal?

R/ ​Desde el inicio del proyecto se ha mantenido la planta de

cargos. La rotación de personal es baja ya que se observa que
desde el inicio del proyecto hasta la fecha Jaime Pérez y Paola
Cubides (Asesor Técnico nacional de Ganadería y Forestería –
Asistente Administrativa, han permanecido en sus cargos, Jenny
Jaimes (Asesor Técnico Nacional en Fortalecimiento y Promoción)
ingreso dos meses después y se mantiene a la fecha, y Nubia Cala
(Secretaria) inicio con el proyecto y se mantuvo hasta el mes de
Septiembre de 2002, cargo que estuvo vacante hasta enero de
2003, fecha en que fue ocupado por otra persona.
3.9. ¿Cuál es la política de capacitación para el personal administrativo y
técnico?

R/ N
​ o existe políticas de capacitación para el personal del proyecto.

4. Políticas y procedimientos de contabilidad

4.1. ¿Tiene la entidad ejecutora un sistema de contabilidad que permita

el registro adecuado de las transacciones financieras del Programa,
incluida la asignación de los gastos de acuerdo con los componentes
y líneas respectivos, las categorías de desembolso y las fuentes de
financiación?

R/ ​No. En su oportunidad les instalaron un programa contable,

sobre el cual nunca recibieron capacitación y tampoco fue puesto en
producción. Los registros son llevados en Excel.

4.2. ¿Se han implantado controles en cuanto a la preparación y

aprobación de las transacciones, para asegurar que todas éstas se
realizan correctamente y se explican adecuadamente?

R/ ​Parcialmente. Los controles diseñados e implantados para adquirir

bienes y servicios (distintos de la contratación de personal) y
ordenar los pagos son pocos pero efectivos: existe una adecuada
segregación de funciones para revisión y autorización; y la Solicitud
de Desembolsos cuenta con la adecuada revisión además del
estricto cumplimiento de la guía del PNUD a la cual se le aplica el
proceso de validación. Sin embargo los registros carecen de
evidencia de quien elabora y aprueba (Detalle de Gastos Mensuales)
y la información no es validada de manera consistente en cada
periodo y el proceso de acumulación de saldos.

4.3. ¿Se efectúan las asignaciones de costos a las diversas fuentes de

financiamiento con exactitud y en conformidad con los convenios
establecidos?

R/ ​Sí. Unicamente poseen una fuente de financiamiento en efectivo

que es proveniente de la USAID y a ellos se les presentan estados
financieros de acuerdo con el convenio suscrito; la otra fuente de
financiación es en especie que corresponde a la contrapartida local y
sobre los mismos no se tiene ninguna información, por lo tanto los
informes financieros no presentan los datos correspondientes a ésta
inversión.

1.1 ¿Se mantiene en forma permanente toda la contabilidad y los

documentos de respaldo en un sistema definido que permite el
acceso fácil de los usuarios autorizados?

R/ ​Parcialmente. Las operaciones se mantienen registradas en su

totalidad en EXCEL pero sin llevarse contabilidad como tal, pues no
poseen un Sistema Contable. Los documentos de respaldo se
archivan de manera adecuada en su totalidad en fotocopia, salvo
algunas excepciones y los originales se archivan en el PNUD.

5. Segregación de Funciones

5.1. Señale el nombre y cargo de los funcionarios que desarrollan las

siguientes actividades: (a) autorización para ejecutar una
transacción; (b) registro de la transacción; y (c) administración y
custodia de los equipos del Proyecto.

R/ ​a) Quien autoriza las transacciones el Sr. RIEGER Asesor Técnico

Principal. b) Para registrar la transacción en el Detalle de Gastos
Mensual y Acumulado la Sra. Paola Cubides Asistente
Administrativa. c) Se ha responsabilizado al conductor y mensajero
 del Sr. Rieger para administrar y controlar los equipos del Proyecto.
Este funcionario es contratado y pagado por ODCCP. La custodia
recae sobre el usuario de cada bien asignado.

5.2. ¿Se han separado apropiadamente las funciones de pedido o

contratación, recepción, registro y pago de los bienes y servicios?

R/​No. Estas funciones están a cargo de la Asistente Administrativa,

excepto el pago que recae en el PNUD.

1.1. ¿Se preparan las conciliaciones por alguien distinto a aquel que
efectúa o aprueba los pagos?

R/ ​Sí. La conciliación de Gastos es realizada por la Asistente

Administrativa que es quien realiza la supervisión y el pago lo
efectúa el PNUD.

6. Sistema de Presupuesto

1.1. ¿Establecen los presupuestos para el Programa metas físicas y

financieras?

R/ ​No. En el mes de Noviembre del año anterior la Asistente

Administrativa en coordinación con el equipo técnico, preparó un
presupuesto aprobado por el superior inmediato el cual fue enviado
a ODCCP (Viena) para la aprobación oficial (Allocation). No
obstante, con la elaboración del correspondiente al año 2003,
obtuvimos evidencia de que ya se están preparando de manera mas
detallada y completa.

1.2. ¿Se preparan presupuestos para todas las actividades del Programa,
suficientemente detalladas para brindar una herramienta útil con la
cual monitorear la ejecución?

R/ ​No. Cada uno de los encargados de la realización de la actividad

prepara una propuesta financiera y técnica para la realización de la
misma base para que la Dirección Técnica principal tome decisiones
de aprobación. No obstante, con la elaboración del correspondiente
al año 2003, obtuvimos evidencia de que ya se están preparando de
manera mas detallada y completa.

6.3. ¿Con qué frecuencia se comparan los gastos reales con el

presupuesto y en qué momento se solicita explicación de las
variaciones significativas del presupuesto, con antelación o después
del hecho?

R/ ​Frecuentemente, dependiendo de la instancia que lo realice.

(Asistente Administrativa, Director de Proyecto, AID y la Oficina
Principal UNDC).

6.4. ¿Existen procedimientos implementados para planear las actividades

del Programa, recopilar información de los diferentes componentes
y preparar el presupuesto?

R/ ​No. El manejo físico del presupuesto es realizado por la

Asistente Administrativa, quien recibe de los Asesores Técnicos la
información necesaria para realizar el documento revisión de
presupuesto (Formato enviado a Viena desde la oficina principal en
Bogotá).

1.1. ¿Se basan estos planes en suposiciones válidas y han sido

elaborados por personas idóneas?

R/ ​Sí. Estas suposiciones son muy cercanas a lo real. Preparado

por la Asistente Administrativa.
7. Pruebas de Cumplimiento a Pagos

1.1. Verifique que la guía de procedimientos para Proyectos de Ejecución

nacional Documento PNUD/SC-PR-O12 actualizado el 01/06/2000 se
cumple teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

➢ Que el archivo contenga original y/o copia de la solicitud de

desembolso debidamente soportada.

R/​ SÍ. Ver prueba detallada.

➢ Que la adquisición de bienes y servicios se realice dé acuerdo

con los procedimientos establecidos.

R
​ / SÍ​. Ver prueba detallada.

➢ Que se efectúen las revisiones a las extensiones aritméticas

para probar la exactitud de los cálculos.

R/​ SÍ. Ver prueba detallada.

➢ Que los pagos se registren de acuerdo con los componentes

de la guía de procedimientos del PNUD

R/​ SÍ. Ver prueba detallada.

➢ Que los pagos se registren y acumulen por componentes

R/​ SÍ. Ver prueba detallada.

1.2. ¿Existen controles para la efectuar el pago de honorarios a ​los

consultores de planta del Programa y se autorizan adecuadamente
las modificaciones a los contratos y​ ​pago de honorarios?

R/ ​Sí. La Asistente Administrativa es quien realiza el control, con

base en que el desembolso se realice dentro de la vigencia del
contrato. Ella desconoce la confirmación por parte del PNUD de la
información allí consignada.

8. Políticas y procedimientos

8.1. ¿Tiene la entidad ejecutora un manual de políticas y procedimientos

adecuado para orientar las actividades y asegurar que el personal se
haga responsable de sus funciones?

R/ No. En la actualidad y durante la vigencia del proyecto no ha

existido. Las funciones son desempeñadas de acuerdo a los
términos de referencia de la contratación.

1.1. ¿Se actualiza el manual de políticas y procedimientos de

contabilidad para las actividades del Programa?

R/ No. Puesto que ellos no poseen un Programa Contable a la

medida del Proyecto.

8.3. ¿Existen procedimientos para asegurar que solo las personas

autorizadas puedan modificar o establecer una nueva norma,
política o procedimiento para ser usado por la entidad ejecutora en
el Proyecto?

R/ ​SÍ. La única persona autorizada para realizar estos procesos es

el Sr. Rieger Director del Proyecto, de acuerdo con la guía de
procedimiento para proyectos de ejecución nacional del PNUD.

1.1. ¿Existen políticas y procedimientos escritos que cubren toda la

gestión técnica y las actividades administrativas?
 R/ ​No. Las políticas y procedimientos establecidos se imparten
verbalmente; sin embargo los reportes de actividades de cada uno
de los profesionales asignados al proyecto confirman que si se
cumplen.

8.5. ¿Las políticas y procedimientos definen claramente los conflictos de

intereses y proporcionan medidas preventivas para proteger al
Programa de los mismos?

R/ En la entrevista con la Asistente Administrativa ella dice que SI.

Pero ésta auditoría no pudo verificarlo.

8.6. ¿Se distribuyen los manuales al personal?

R/ N
​ /A debido a que no existen.

9. Manejo de la información del efectivo como ordenadores del

gasto

9.1. ¿Mantiene la entidad ejecutora registros adecuados y actualizados

de los recursos recibidos en efectivo y registro de pagos
efectuados?

R/ ​Parcialmente. El registro de los ingresos es manejado por el

PNUD. El registro de los egresos es llevado de manera “control” en
Excel por parte del ente ejecutor y sobre los cuales se preparan los
reportes financieros. Sin embargo, la Asistente Administrativa y el
Director Técnico comentan que la responsabilidad de llevar estos
registros de manera oficial es de PNUD, pues son ellos quienes
deben emitir los reportes a N.Y. para consolidar información y
presentar a Viena. Observamos algunas inconsistencias en las cifras
reportadas en el Detalle de Gastos Mensual con las cifras por
componente del Detalle de Gastos Acumulado.

1.1 ¿Existen controles adecuados para controlar los gastos y/o

inversiones con cargo al proyecto?

R/ SI. Solamente se realizan actividades dentro del marco del

proyecto.

9.3. ¿Se concilia mensualmente la información entre los registros de la

entidad ejecutora y el PNUD?

R/​Sí. La asistente Administrativa a manera de control realiza una

conciliación de los Inter Office Voucher enviados por el PNUD y el
Detalle de Gasto Mensual que ella Posee (Hoja de Calculo).

9.4. ¿Examina y aprueba un funcionario responsable todas las partidas

inusuales de las conciliaciones?

R/​Si. La asistente administrativa una vez que observa diferencias

llama telefónicamente al PNUD e informa de las diferencias para su
adecuada revisión, en caso de que el PNUD no aclare y reporte
oportunamente sobre este hecho, la reclamación se realiza por
escrito.

10. Medidas de seguridad para los equipos

1.1. ¿Existe un sistema de medidas de seguridad adecuadas para

proteger los activos, de fraude, malgasto y abuso?

R/ ​Parcialmente. Las instalaciones físicas del Gobierno, en donde

funciona el Proyecto, tiene los requerimientos implícitos, en cuanto
el edificio tiene funcionado los controles de seguridad contra robo,
daño por asonada, terrorismo o desastre natural cubierto también
 por la póliza de seguros tomada por el Estado Colombiano. Sin
embargo no ocurre lo mismo con los bienes ubicados en el
Departamento de Nariño y en las oficinas principales del ODCCP en
la Calle 72 con 5. Con respecto al uso por asignación de los equipos,
bajo la medida de “uso adecuado” está involucrado todo el personal
administrativo y técnico para realizar monitoreo de su correcto uso.

10.2. ¿Se mantienen los registros de la relación mensual detallada de

gastos y equipos actualizada y conciliada con las cuentas de Detalle
acumulado?

R/ ​Sí. Se observó en el detalle mensual de gastos su registro por

compra y adicionalmente es llevada al detalle acumulado.

1.1. ¿Se hacen tomas físicas periódicas de equipos?

R/​No. En el momento de la evaluación poseían una relación general

de los equipos de todos los proyectos del ente ejecutor. (La persona
responsable por el inventario es el mensajero).

10.4. ¿Tienen los equipos suficiente cobertura de pólizas de seguro?

R/ ​Parcialmente. Los equipos en las oficinas del PLANTE en Bogotá,

CARRERA 6 CON CALLE 7 las tiene por las características implícitas
del proyecto al estar cubiertos por la póliza tomada por el
DAPR-FIP. Los demás, no.

11. Relación con el PNUD

11.1 ¿Qué controles y procedimientos se establecen para el manejo del

flujo de información con el PNUD?

R/ ​La remisión de documentos y/o información del ente ejecutor

hacia el PNUD va firmada por el Asesor Técnico Principal o la
Asistente Administrativa y se entrega personalmente en las oficinas
de registro del PNUD y también vía e-mail.

Dentro de los procedimientos está el seguimiento y verificación

permanente, realizada por parte de la Asistente Administrativa, a las
transacciones efectuadas por el proyecto y/o sus proveedores y
subcontratista.

11.2. ¿Fluye la información de manera exacta y oportuna?

R/ ​Sí. Esto se evidencia a través del desarrollo de las actividades

del proyecto.

1.1. ¿Se realizan conciliaciones periódicas entre la entidad ejecutora y el

PNUD?

R/ ​Sí. Estas revisiones son efectuadas por la Asistente

Administrativa a comienzo de cada mes de acuerdo a la relación que
ella posee en Detalle de Gastos Mensual y los Inter Office Voucher
enviados por el PNUD.

12. Otros

12.1. ¿Ha informado el programa a los funcionarios, beneficiarios y otros

receptores a quién acudir si sospecha de fraude, desperdicio o mal
uso de los recursos o propiedad del programa?

R/ ​Sí. Al momento de la vinculación del personal al Proyecto. A los

beneficiarios porque se ha creado dentro de las comunidades de
trabajo veedurías sociales, a las cuales igualmente se les ha
informado sobre la estructura organizacional del programa.

13. Auditoría Interna

13.1. ¿Existe un departamento de auditoría interna en la unidad
ejecutora?

R/ N
​ o.

13.2. ¿Cuál es la experiencia del personal del departamento de auditoría

interna?

R/ N
​ /A

13.3. ¿De quién depende el auditor interno?

R/​ N/A

13.4. ¿Incluye el departamento de auditoría interna al Programa?

R/​N/A

13.5. ¿Se toman medidas respecto a los resultados de las auditorías

internas?

R/​ N/A

14. Auditoría Externa

14.1. ¿Se audita la información financiera del Proyecto en forma regular

por un auditor independiente?

R/ ​No. Hasta la fecha es la primera auditoría independiente que se

realiza.

14.2. ¿Se han presentado retrasos en la auditoría de la entidad de forma

regular por un auditor independiente?

R/​N/A

14.3. ¿Se revelaron asuntos de importancia en los informes de auditoría

externa en los últimos años?

R/​N/A

14.4. ¿Existen recomendaciones hechas por auditores anteriores en los

informes de auditoría o en las cartas de gerencia (memorando de
control interno) previsto que todavía no se han ejecutado?

R/​N/A

14.5. ¿Está sujeto el programa a la auditoría de la Contraloría General de

la República, además de la auditoría externa?

R/ N
​ O

1. Informes y monitoreo

1.1 ¿Prepara la entidad ejecutora los informes para el Proyecto, en lo

concerniente a las inversiones ejecutadas por el mismo y con qué
frecuencia se prepara?

R/ ​Parcialmente. En cada Comité Tripartito se presenta informe de

avance físico y financiero del Proyecto el cual es preparado por el
Director Técnico principal y la Asistente Administrativa. Pero estos
carecen de información, tal como se menciona en el numeral 2.6.

1.2 ¿Se preparan los informes en una manera oportuna para que sean
de utilidad a la administración en la toma de decisiones?
 R/ Parcialmente, pues carecen de información como se menciona
en el numeral 2.6.

15.3. ¿Es necesario adaptar el sistema de reportes para informar sobre los
componentes del programa?

R/​Si. Puesto que se generan en ocasiones diferencias entre las

instrucciones impartidas por el PNUD y el manejo real de acuerdo
con el conocimiento idóneo de la Asistente Administrativa a cerca
del Proyecto; éstas diferencias generan reclasificaciones de
componentes y líneas.

15.4 ¿Tiene el sistema de reportes la capacidad de vincular la

información financiera con el avance físico del programa? Si se
emplean sistemas separados para recopilar los datos físicos, ¿qué
controles están incorporados para reducir el riesgo de que los datos
físicos no coincidan con los datos financieros?

R/ No. Puesto que el reporte presentado (Detalle de Gastos

mensual y acumulado) solo presenta los valores desembolsados por
línea y no relaciona notas explicativas que permitan conocer acerca
del componente y su relación con el avance físico del Proyecto.

15.5 ¿Se ha reunido periódicamente el comité tripartito?

R/ ​Las reuniones tripartitas son convocadas por el Gobierno y se

realizan dé acuerdo con las necesidades del proyecto. Durante el
año 2002 se realizaron dos reuniones de Comité Tripartito y una
Interinstitucional.

1.1. Verifique sobre todas las actas correspondientes al año 2002, si el

Comité Tripartito contó con la participación de sus designados.

R/​ Sí. Ver resumen actas de Comité tripartito.

1.1 ¿Se elabora de manera adecuada y oportuna las actas del comité
tripartito y la consecución de sus firmas?

R/ ​Parcialmente. Hay oportunidad en la elaboración del acta, que es

responsabilidad del ente ejecutor quien actúa como secretario de la
reunión, pero la consecución de las firmas en la última reunión lleva
5 meses y aún no está firmada. Ver resumen actas comité tripartito.

15.8. ¿Se revisan y explican los resultados de las comparaciones de los

informes financieros de gastos reales con las asignaciones
presupuestadas y programadas?

R/ ​Sí. Se realiza una anual con destinación para revisión de

presupuesto a la sede (Viena). Si existen diferencias sustanciales
entre los presupuestado y ejecutado se explica la razón. Según
requerimientos del donante también se explican diferencias entre lo
presupuestado y lo ejecutado (Existen 4 informes anuales para el
donante).

2. Sistemas de información

1.1. ¿Está computarizado el sistema de gestión financiera?

R/ ​Si está computarizado (Hojas De Calculo en Excel) pero no

automatizado como lo exige el PNUD.

16.2. ¿Puede el sistema producir los informes financieros necesarios del

Programa?

R/ ​Si. Teniendo en cuenta la limitación en controles de seguridad

que representa trabajar en hojas de calculo Excel. Puesto que la
Asistente administrativa se basa en el registro de Excel y los prepara
los informes de manera manual.
 16.3. ¿Está el personal adecuadamente capacitado para mantener el
sistema que usa?

R/ ​Sí. De acuerdo a los términos de referencia y hoja de vida

poseen capacitación en las herramientas básicas para manejar
sistemas de información computarizada.

16.4. ¿Protege el sistema de organización, de gestión y procedimiento, la

confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos?

R/​No. Puesto que evidenciamos durante la ejecución de ésta

auditoría que no está utilizando todas las herramientas de seguridad
del ambiente de PED (procesamiento electrónico de datos) para
mantener la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la
información. Como por ejemplo: Contraseña para protección de
pantalla, suministro de diskettes con varios archivos de información
diferente a la solicitada.

3. Conclusión

Con base en el resultado del trabajo realizado emita una conclusión sobre
la evaluación del control interno, en cuadro adjunto presente las
deficiencias observadas y emita las recomendaciones respectivas.

El sistema de control interno del Proyecto es moderadamente bajo.

A continuación mencionamos las situaciones que están debilitando el

sistema de control interno:

1. En algunos casos en el archivo del Proyecto no se están dejando

copia de la totalidad de los documentos soporte de las solicitudes de
desembolsos del proyecto.

2. La Asistente Administrativa debe validar toda la información de los

registros llevados en Excel y la preparación de los reportes, con el
fin de que no se presenten con errores aritméticos.

3. Inapropiada asignación de personal para el control y manejo de

inventario de equipos.

4. Falta de Programa Contable que soporte las operaciones del

proyecto.

5. Falta evidencia del procedimiento establecido para planear las

actividades del proyecto a nivel general.

6. Falta manual de políticas y procedimientos para ejecutar actividades

del proyecto técnicas y administrativas.

7. El Asesor Técnico Principal, como Director del Proyecto, no esta

dejando evidencia de las instrucciones impartidas para implementar
y mantener un sistema de control interno administrativo que
soporte adecuadamente las operaciones y procesos administrativos.
Así mismo, tampoco deja evidencia del seguimiento y monitoreo que
debe realizar al Proyecto.

Firma de quien ejecutó el cuestionario ___________________________

Firma de quien revisó la ejecución del cuestionario _______________________

Fecha 2
​ 4 de febrero de 2003