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Aplicaciones de Excel en Costos y Presup PDF
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CURSO TALLER
APLICACIONES
DE EXCEL EN
COSTOS Y
PRESUPUESTOS
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo ha sido preparado para formar parte del Taller de Actualización
Profesional “Preparando Ofertas Competitivas para Contratar con el Estado” y esta enfocado
a la preparación de la Oferta Económica de una obra en proceso de Licitación, pero el
procedimiento que presentaremos ha continuación es valedero para la preparación de
cualquier tipo de Presupuesto de Obra haciendo uso de una herramienta poderosa como es
Microsoft Excel u otra Hoja de Cálculo de características similares.
Este manual es una actualización de los procedimientos que vengo impartiendo a mis
alumnos de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas – UPC y el SENCICO y
muestra como preparar presupuestos de obra de manera fácil y sencilla. Este manual no
pretende indicar que los demás programas de Costos y Presupuestos que existen en el
mercado son de poca utilidad, sabedor sobretodo de la potencia y versatilidad que ofrecen
estos, pero pretende ser una alternativa real para el profesional que no cuenta con estos
recursos, pero que accede fácilmente a una Hoja de Cálculo como el Excel u otra similar. Lo
que si pretende este manual es proponer una estandarización en los procedimientos de
elaboración de costos y presupuestos, hasta donde esto sea posible, a fin de que
independientemente del programa que usemos puedan estos compartir la información como
se hace en otros países.
Para explicar esto hemos preparado un ejemplo práctico que muestra el procedimiento a
seguir, además haremos entrega de un disquete con un presupuesto completo de una
vivienda y los ejemplos seguidos en clase.
Para iniciar la creación del presupuesto nosotros debemos seguir previamente los siguientes
pasos:
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Capítulo de Ingeniería Civil
El presente ejemplo nos muestra las partidas y metrados de una obra de edificación de un
edificio multifamiliar típico, cuyos datos iniciales mostramos:
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Capítulo de Ingeniería Civil
Excel nos muestra 3 hojas por defecto (hoja1, 2 y 3), etiquetaremos a una de ellas como
Análisis de Costos (AC) y prepararemos dicha hoja para reproducir los análisis de costos
que hemos preparado en el Anexo 1, primero prepararemos la estructura del AC a construir
identificando a los columnas con el respectivo nombre de campo
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Capítulo de Ingeniería Civil
Código: aquí se ubicará el código de identificación del insumo o recurso componente del
AC, este código identifica al insumo de acuerdo a su respectivo Índice Unificado (IU) y sus
características propias. Adicionalmente ubicaremos la descripción de la partida a analizar.
Para este ejemplo hemos utilizado unos Análisis de costos previamente procesados en el
Programa de Presupuestos S10
Insumo: se refiere a la descripción del insumo ya sea material (MA), mano de obra (MO) o
equipo (EQ) (p.ej. cemento, hormigón, capataz, operario, mezcladora, vibrador, etc).
Cuadrilla: esta columna se usara para ingresar el numero de personal y/o equipo requerido
para ejecutar la partida.
Cantidad: se ingresara la cantidad unitaria de materiales, mano de obra y/o equipo que
requiere la partida. Los materiales aportaran de acuerdo al consumo requerido para producir
una unidad de la partida, la mano de obra y el equipo en función al rendimiento y la cuadrilla
asignada a la partida. Se ingresara la cantidad redondeada a 4 cifras decimales
Precio: se ingresara el precio del material puesto en obra sin impuestos (sin IGV), es decir
incluyendo fletes y costo financieros de su adquisición, el precio de la mano de obra incluirá
todas la leyes sociales que le correspondan, los equipos incluirán el coste de reposición,
depreciación, mantenimiento, fletes, etc. Se reitera que en el precio NO se debe incluir el
IGV.
Parcial: será el resultado del Precio por la Cantidad, redondeado a 2 cifras decimales.
IU: es el índice unificado del Insumo, podemos ingresarlo o extraerlo del código del insumo
A las 4 primeras columnas se ingresaran datos de tipo alfanuméricos (texto), las columnas
de partida y código requieren un tratamiento para el ingreso de estos dato, en cambio la de
Insumo y Unidad no, pues es implícito que el dato que se ingrese será del tipo texto, por lo
que es conveniente definir que el tipo de dato ingresado será texto, peor veremos que en
forma practica solo es conveniente para la columna Código. Para hacer esto
seleccionaremos la columna B y en el menú Formato/celdas/numero/texto definiremos a la
misma como texto: Una forma abreviada de definir el formato de una celda o rango de
celdas es usar la tecla abreviada CTRL+1
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Estos datos ingresados en la fila 5 constituyen la fila de encabezados, y cada uno de ellos
determina el nombre de campo que manejan la base de datos de los AC, se debe hacer una
sola vez y no volver a repetirse para cada AC.
Ahora ingresaremos nuestro primer Análisis de Costo, para este caso usaremos la partida
Trazo y replanteo preliminar con vallas aisladas que se mide en metros cuadrados (m2) .
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Antes reforzaremos la definición que le hemos dado al código: este debe identificar
plenamente al Índice Unificado (IU), el cual será usado luego para definir la Formula
Polinómica
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Código : XXYYZZ
Define el Índice Unificado (IU de a 79)
Por ejemplo podemos definir al Clavo para Madera de 2” con el código “020105”
Código : 020105
IU=02 Acero Liso
De 2”
En la partida “Trazo y Replanteo....” los materiales a usar son la Cal, Madera, Cordel y
Wincha, las 2 primeras tienen IU 30 y 43 respectivamente, mientras que el Cordel y la
Wincha IU 37 que define a la Herramienta Manual, sin embargo la estamos considerando
como si fuera material, esto nos da una regla que usaremos, cuando una herramienta o
equipo sea definida en su unidad distinta a la hora equipo (HE) la consideraremos como si
fuera material, pero al definir su índice unificado este ya lo clasifico adecuadamente
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Luego para obtener el Precio Unitario de este AC, sumaremos los parciales de Materiales,
Mano de Obra y equipos haciendo lo siguiente: en la celda I38 marcaremos la Auto suma
del rango I7:I18
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Una vez concluida nuestra primera partida usaremos a está como molde para ingresar las
siguientes partidas, es decir copiaremos toda la estructura de esta partida que se ubica en el
rango A6:I18 a la celda A19.
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Este Análisis de Costo copiado servirá de base para escribir sobre él el siguiente Análisis de
Costo. Este procedimiento se repetirá tantas veces como AC nos falte ingresar.
Una vez concluido el ingreso de los 28 AC del ejemplo nos encontraremos con el primer
problema, si uno de los insumos tuviera un “PRECIO” distinto al que se definió y transcribió
inicialmente, cambiarlo implicará una búsqueda del mismo en cada uno de los 28 AC, lo que
implica un trabajo adicional, peor aun si el cambio debe hacerse en mas de un insumo,
felizmente el Excel nos ofrece una serie de posibilidades para hacer esto, sin embargo
nosotros explicaremos el proceso para automatizar el proceso.
Para proceder seleccionaremos el área comprendida entre las celdas A5 y M394, como se
vera la fila “5” contiene los encabezados entre las columnas “A” hasta la “M”, las otras filas
contienen la información completa de todos y cada uno de los Análisis de Costo. A esta área
seleccionada se la asignara un nombre aplicando una propiedad de Excel de poder asignar
nombres a una celda o un rango de celdas para facilitar su localización. Esto lo haremos una
vez el área ha sido seleccionada y ingresando al menú Insertar/Nombre/Definir le
asignaremos el nombre “ACOSTOS”, estos pasos lo podemos abreviar con la tecla
abreviada “CTRL+F3”. En el futuro para referirnos al área donde están los Análisis de Costo
podemos llamar al nombre “ACOSTOS”.
Usaremos ahora que tenemos el área seleccionada para insertar en ella los filtros que nos
permitan seleccionar un dato especifico para lo que iremos al menú Datos/Filtros/Autofiltro
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Como se ve en el gráfico anterior la columna “Unidad” nos permite abrir un menú donde se
aprecia las unidades de los diferentes insumos de nuestra tabla. Esta utilidad de filtros de
Excel es ampliamente provechosa nos permitirá escoger por ejemplo un determinado
insumo por su código, descripción o unidad, imaginemos que el precio que hemos asignado
al “Cemento Portland tipo I” hay que aumentarlo en un 10%, hacerlo implicaría buscar dicho
insumo en todos los análisis con la posibilidad de cometer un error por omisión en alguno de
ellos. Usando la utilidad de filtro podemos ir a la columna “insumo” y buscar y seleccionar al
material en cuestión, lo que nos presentara la lista de todos los cementos en cada uno de
los Análisis de Costo donde se ubican.
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Para esto seria muy útil encontrar una lista de todos los insumos requeridos y poder
establecer una relación entre esta lista y los Análisis de Costo. Felizmente en Excel esto es
fácil.
TABLAS DINAMICAS
Una Herramienta poderosa que nos ofrece Excel es las Tablas Dinámicas que nos permiten
hacer reporte directos de una Base de Datos a través de consultas especificas. Nosotros lo
usaremos en primer termino para extraer un listado único de los insumos usados en este
presupuesto y luego para obtener el listado total de los insumos requeridos acorde con el
metrado del presupuesto. De este reporte también podremos obtener la Formula Polinómica.
Excel define a las Tablas dinámicas de la siguiente manera: “Un informe de tabla dinámica
es una tabla interactiva que combina y compara rápidamente grandes volúmenes de datos.
Podrá girar las filas y las columnas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y
mostrar los detalles de determinadas áreas de interés.”
Nuestros Análisis de Costos están estructurados como una Base de Datos en la que los
encabezados son los nombres de campo, el área de esta Base de Datos es el que hemos
denominado ACOSTOS y de ella queremos extraer en primer lugar un listado de todos los
insumos que usan nuestros AC, es decir un listado único que indique que insumos tanto
materiales, mano de obra como equipos, estamos usando en este presupuesto. Luego
veremos que el uso de Tablas Dinámicas nos permitirá sacar un totalizado de los insumos
que requeriremos en esta obra.
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Esto dará inicio al Asistente para Tablas y Gráficos Dinámicos, que nos guiara a través de 3
simples pasos. El primero será definir el tipo de datos con que contamos y que tipo de
informe deseamos crear, el segundo será darle el rango donde están los datos, en este caso
el área previamente definida ACOSTO, y por ultimo, le indicaremos que deseamos que se
cree una nueva hoja donde se ubicarán los resultados
Paso 1
Paso 2
Paso 3
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Finalmente seleccionaremos la tecla Finalizar y se insertará una hoja nueva (Hoja 4) que
muestra una Tabla en blanco con unas áreas claramente delimitadas que indican se coloque
Campos de Página, Filas y columnas, así como una ventana llamada Lista de Campos de
Tabla Dinámica que muestra los campos de nuestra Tabla ACOSTOS (Partida, Código,
Insumo, Unidad, Cuadrilla, Cantidad, Precio, Parcial, Subtotal, IU, Metrado, CT y PT) y otra
ventana llamada Tabla Dinámica con unos botones que son herramientas para el análisi en
está tabla.
Esta tabla inicial es básica para el éxito de nuestro análisis y nos permitirá crear los informe
dinámico que requerimos para obtener el listado de insumos, la cantidad total requerida y
finalmente la Formula Polinómica
El procedimiento para armar nuestra Tabla es sencillo, pero debemos respetar los pasos
seguidos:
Establecer los Campos de Filas: en está área colocaremos los campos Código, Insumo,
Unidad y Precio para armar nuestra tabla de insumos. El procedimiento depende de la
versión de Excel que usemos pero consiste en seleccionar el campo en la ventana ”Lista de
Campos de Tabla Dinámica”, picarlo y llevarlo al área de Campo de Filas. En Excel XP esto
es más fácil pues basta con seleccionar el campo a llevar y en la parte baja de la ventana
“Lista de Campos de Tabla Dinámica” existe un botón “Agregar a” y un desplegable que
indica el área destino. Este procedimiento lo debemos repetir para los campos señalados
anteriormente.
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Como se ve en el gráfico anterior se ha generado una tabla con los campos Código, Insumo,
Unidad y Precio, así como un listado donde se visualiza que para cada dato se ha totalizado
cada uno de los campos, para eliminar este totalizado que aparece por defecto haremos lo
siguiente:
Sobre la celda A4 haremos doble clic sobre la palabra código y aparecerá la siguiente
ventana:
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Como se verá ya se aprecia un listado de los insumos de nuestro presupuesto, pero vemos
que el insumo Herramientas Manuales tiene distintos precios, además veremos que en
listado existen códigos y partidas, estas ultimas son las que identificaban a cada Análisis de
Costo, para nuestro reporte solo queremos los insumos propiamente dichos, es decir
materiales, mano de obra y equipos, esto es fácil de seleccionar, pues cada uno de ellos
tienen una unidad asignada, en el caso del la Herramienta Manual, la unidad asignada %MO
corresponde a una insumo comodín, como apropiadamente lo llaman nuestros amigos del
S10.
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Esta tabla tienen la lista de Insumos que requerimos en nuestra obra y nos permitirá verificar
los precios da cado uno de ellos, exceptuando claro esta a la Herramienta Manual
Asimismo podremos seleccionar a esta tabla de A5 a D39 y darle el Nombre INSUMOS para
referirnos a ella en el futuro.
Ahora usaremos una de las funciones incorporadas en Excel para Búsqueda y referencia, a
fin de poder vincular la tabla de precios de los Insumos a los Análisis de Costos y permitir
que la variación de precio en alguno de los insumos afecte inmediatamente a todos los AC
que la contengan.
Para esto usaremos la función BUSCARV que nos permite relacionar el código de los
insumos con su respectiva descripción, unidad y precio. Esta función tiene los siguientes
argumentos =BUSCARV(Qué, Dónde, Columna, 0), donde “Qué” se refiere al valor
buscado en la columna mas a la izquierda de una tabla (1ra columna), “Dónde” es el
nombre de la tabla donde se realizara la búsqueda y “Columna” es la ubicación de la
columna de datos que se quiere extraer.
Luego de está explicación procederemos a vincular todos y cada uno de los insumos de
nuestra tabla con la de los Análisis de Costos, dejando de lado únicamente al insumo
Herramientas Manuales cuyo precio proviene de la Mano de Obra asignada a cada partida.
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Hecho esto veremos que la tabla de AC solo muestra los insumos, las demás filas están
ocultas, esto nos permitirá reemplazar la transcripción de los insumos, unidades y precios
por un vinculo a la tabla de insumos. Para hacer esto haremos uso de las formulas de
Búsqueda y Referencia, específicamente la formula BUSCARV como detalláramos
anteriormente.
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Insumos, estas formulas podemos copiarlas una por una para su respectiva columna,
haciendo esto hemos logrado que todos los insumos de nuestros Análisis de Costo
dependan de la lista de Insumos.
Hemos logrado entonces que los Precios Unitarios de cada partida dependan no solo de la
respectivas incidencias de materiales, mano de obra y equipo, sino también de la tabla de
precios ubicada en los INSUMOS
Ahora debemos armar el presupuesto, nada mas fácil con lo que hemos aprendido,
podemos hacerlo de 2 maneras, primero reproduciendo en una nueva hoja a que
llamaremos “presupuesto” la descripción de las Partidas y Metrado que tenemos en las
páginas 2 y 3 del presente manual, solo nos faltaría vincular su respectivo precio unitario.
La otra manera es filtrar la tabla de Análisis de Costos para extraer las descripción de las
partidas de cada uno de los AC. Para hacer esto filtraremos en la columna “unidad” las
celdas vacías y en la columna “código” las no vacías, estas opciones nos permitirán ver
únicamente a las partidas con su ítem y respectiva unidad, para lo cual seleccionaremos
desde la celda A5 has la H407 y copiaremos a hoja “Presupuesto” a la celda A5. Como se
ve luego podemos eliminar en la hoja de “Presupuesto” a las columnas C, D, E, F y G, luego
la descripción que se visualiza en C5 debe ser cambiada a “Unidad”, finalmente auto
ajustaremos el ancho de las 3 columnas y podremos tener las partidas que usaremos en
nuestro presupuesto. Lugo añadiremos los encabezados de “Metrados”, “Precio”, “Parcial” y
“Subtotal”.
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Luego que tenemos estas partidas debemos ordenar el presupuesto añadiéndoles los títulos
que agrupan partidas y los sus respectivos metrados. Preparando la hoja para recibir los
precios unitarios.
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De manera análoga a como vinculamos los precios de la tabla de insumos a los Análisis de
Costos, podemos vincular a estos con la hoja de presupuestos, recordaremos que la tabal
de Análisis de Costos se denomina ACOSTOS y podemos referirnos a ella en cualquier
formula, además el precio unitario se ubica en la novena columna de dicha tabla
Se deja claro que al buscar el ítem de la partida en la tabla de AC nos referimos a la primera
columna, pero dicho ítem o partida se repite varias veces, pero al ubicarse la descripción y
el precio unitario en la primera fila de cada análisis Excel tomara el primer valor.
Luego que hemos obtenido los respectivos parciales de cada partida debemos obtener los
subtotales de cada bloque de partidas, en este caso se sugiere para hacer de este un
proceso automático realizar la suma de los acumulados de la columna de parciales y
restarle la columna acumulada superior de subtotales para obtener el subtotal de cada
bloque como se ve en la siguiente figura. Adicionalmente hemos congelado la fila inicial del
presupuesto para que parta siempre del mismo lugar.
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Luego de terminar estos procesos procederemos a sumar los subtotales obtenidos para
obtener el Costo Directo del presupuesto, a este le debemos añadir los respectivos
porcentajes de gastos generales y utilidad para obtener el costo total y finalmente el
impuesto general a las ventas y obtendremos el presupuesto de la obra.
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Respecto a los Gastos Generales y Utilidad hacemos la salvedad que este ejemplo
especifica un porcentaje del 25% del Costo Directo, pero este es el mayor error que
comenten los presupuestadotes al estimar Gastos Generales y Utilidad del 14%, 20%, o
25% en función al monto de la obra, esto se hace de manera habitual sin ningún fundamento
es pues esencial hacer un análisis de los Gastos Generales y del margen o utilidad que
esperamos en cada tipo de obra.
Haciendo uso del Excel podemos preparar una Hoja para analizar los gastos generales y la
utilidad esperada y este valor asignarlo a la formula que calcula el monto de Gastos
Generales y Utilidad.
Para hacer esto debo darle nombre a la tabla donde se ubica el presupuesto para poder
extraer de ella los metrados de cada partida. Asignémosle un nombre apropiado como
“PRESUPUESTO”
Luego en la Tabla de AC, filtraremos la columna de unidad para ver solo los insumos y
poder extraer del código de cada insumo los 2 primeros caracteres que representan el índice
unificado. Esto lo haremos usando la función en la celda “J9” =IZQUIERDA(B9,2) es decir
coge solo los 2 primeros caracteres de la izquierda, luego esto lo copiamos para toda la
columna.
Luego extraeremos de la tabla PRESUPUESTO los respectivos metrados para cada partida,
recordemos que el ítem de cada partida esta oculto en la columna A, esto lo haremos con la
función de búsqueda y referencia en la celda “K9” insertaremos la función
=BUSCARV(B9,PRESUPUESTO,4,0), esto nos traerá el metrado de cada partida, en la
siguiente celda “L9” calcularemos el producto de este metrado por la cantidad de insumo
(columna F) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*F9,2), finalmente debemos calcular
el parcial total el insumo utilizado multiplicando el metrado por el parcial del insumo
(columna H) con la siguiente formula =REDONDEAR(K9*H9,2).
Estas celdas deben ser copiadas a todos los insumos, pero a la vista encontraremos una
primera observación el insumo Herramienta Manual que es un porcentaje de la Mano de
Obra ha sumado cantidades que no corresponden pues en ese caso la cantidad total de el
debe ser considerada la unidad pues el Total absorbe todo su valor, por lo que debemos
seleccionar la columna de unidad y escoger solo la unidad “%MO” y en la columna de “CT”
reemplazar la formula por el valor 0 (cero).
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Para obtener ahora la cantidad total de insumos procederemos a liberar de filtrados la tabla
de AC y continuaremos la construcción de la TABLA DINÁMICA que dejamos inconclusa
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En al celda A3 se visualiza “Contar de” si hacemos doble clic sobre ella veremos que
aparece una ventana llamada “Campo de Tabla Dinámica” que indica que los datos han sido
resumidos por la cantidad de veces que aparece en la tabla nosotros lo cambiaremos a
resumir por suma y obtendremos la cantidad de material total
De esta tabla podremos copiar los totales a la tabla Insumos y obtener el reporte final de
material requerido para la obra.
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Conclusiones
El presente manual muestra un procedimiento que hace uso de las Herramientas de Excel
para la Elaboración de Costos y Presupuestos de Obra. Muestra además que un
Presupuesto no es mas que una gran matriz de datos que adecuadamente manejado puede
controlarse.
Este manual no debe tomarse como un reemplazo de los Sistemas de Costo y Presupuesto
que existen en el mercado, los cuales tienen enormes ventajas respecto a este. Cada uno
de ellos tiene su ventaja pero esta propuesta viene a proponer una solución simple y sencilla
como alternativa de solución a quienes no acceden a un sistema por cualquier razón.
Queda para el lector la tarea de enriquecer el presente trabajo, el cual puede recibir rutinas
VBA (Visual Basic for Aplication) para simplificar los procedimientos y mostrar ventanas
mas amigable para el ingreso de nuevos Análisis de Costos.
Muchas Gracias
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