Unidad 2 / Escenario 3

Lectura Fundamental

Organizar, una mirada integral

y sistémica

Contenido

1 ¿Qué es organizar?

2 Etapas de la Organización

Palabras clave: Organización, responsabilidades, departamentalización, desempeño, autoridad,

delegación.
Introducción
La unidad se centra en el conocimiento y aplicación de la función organización del proceso
administrativo y cómo esta aporta al cumplimiento de objetivos mediante las diferentes
actividades y tareas que deben realizarse, se busca desarrollar la estrategia para encauzar los
esfuerzos a los propósitos de la empresa en términos de su misión y visión.

Se trata de entender las funciones que deben ser realizadas, las relaciones que se deben
establecer y las herramientas que pueden ser usadas para organizar los cargos dentro de una
estructura organizacional que ayudará a la empresa a operar eficiente y eficazmente.

Al aplicar la función de organización los administradores deben tener en cuenta que es

necesario identificar las tareas y actividades que se deben realizar para obtener los resultados;
diseñar los cargos de manera que las personas los encuentren interesantes y desafiantes;
entender las ventajas y desventajas de la especialización, del enriquecimiento de los trabajos
y de la rotación en los cargos; comprender la importancia de la cadena de comando y el
alcance del control; aprender a delegar efectivamente, y lograr que las personas asuman las
responsabilidades y rindan cuentas de sus asignaciones.

1. ¿Qué es organizar?

SABÍAS QUE...

¿Para hablar de la función administrativa de organización es importante remontarse

a la época de los primitivos, donde se evidenció que organizar es una actividad
innata del ser humano?

Organizar, nace de la unión de los hombres que trabajando juntos logran un fin común, mediante
la determinación de tareas que deben realizarse, de las personas que deben hacerlas y de cómo
dichas tareas deben ser dirigidas y coordinadas.

Desde el punto de vista empresarial la función administrativa de organización se define como

una estructura técnica de relaciones entre niveles jerárquicos, funciones, actividades, elementos
materiales y su capital humano para alcanzar su máxima eficiencia dentro del marco de los
objetivos corporativos.

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La función de organizar incluye a los diferentes grupos de interés que influyen en las acciones
de la empresa y deben verse como aliados para alcanzar los propósitos de la empresa. Así se
representa:

Figura 1. Proceso de organizar

Fuente: Elaboración propia

¿Cómo mejorar la productividad en las PYMES?

La imagen muestra que para llegar a la estructura de la organización es necesario tener en

cuenta los recursos, procesos, stakeholders; cuya mejora se sustenta en la capacidad de
integrarlos para orientar el diseño organizacional que incluya el diseño de procesos que agrupa
personas y actividades con los perfiles de cargo incremento del valor agregado.

La importancia de Organizar deriva en que es una de las fases más creativas del proceso
administrativo, pues en ella se deben establecer todas las consideraciones para definir hacia
dónde se va y la forma correcta de ejecución para lograr los objetivos. El diseño del cargo
como herramienta de la organización permite reunir tareas y actividades en una posición
particular dentro de una organización cuya descripción adecuada del cargo incluye las tareas,
las responsabilidades y las relaciones de autoridad (jefes, subordinados) asociadas con dicha
posición.

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El cargo se define como una función bajo la responsabilidad de una persona y contiene varias
dimensiones que pueden afectar de forma significativa la satisfacción y el desempeño de las
personas que lo ocupan, por ejemplo: Variedad de competencias ; Identidad; Relevancia del
trabajo; Autonomía y Retroalimentación.

Los cargos generados como consecuencia de “organizar” requieren ser especializados para
obtener calidad y eficiencia, siempre y cuando se actualicen permanentemente, pues las
actividades se descomponen en acciones rutinarias y repetitivas que se pueden realizar con
maestría fácilmente.

La especialización es un elemento clave de la función administrativa de organización que

permite concentrarse en una actividad específica dentro de contexto intelectual, asi: ¿Cómo
puede la empresa ver en la especialización un beneficio para alcanzar los objetivos con calidad?
Al producirse un aprendizaje para trabajar mejor, con calidad y con eficiencia.

1.1 Elementos y principios de la organización

1.1.1 Elementos

Las personas, recursos y objetivos son elementos de la función administrativa de organización

que crean interrelaciones e interacciones conformando un proceso integral para alcanzar un fin.
El siguiente cuadro resume estos elementos.

Tabla 1. Elementos de la organización

1. Objetivos 1.1 Corporativos: rentabilidad a partir de la producción y comercialización bienes o

servicios.

1.2 Funcionales: incremento del capital mediante el enganche y fidelización de clientes.

2. Recursos 2.1 Materiales (tangibles): infraestructura, vehículos, muebles y enseres, instalaciones.

2.2 Materiales (intangibles): imagen, marca, logotipo.

3. Personal Equipo humano con el cual se construye colectivamente para lograr objetivos que dan
sostén a la empresa.

Fuente: Elaboración propia

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 1.1.2 Principios

Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas.
Su aplicación varía de acuerdo a las necesidades y circunstancias de cada empresa. Veamos:

Tabla 2. Principios de la organización

PRINCIPIOS ¿A QUÉ SE REFIERE…?

Objetivo perseguido Inicio de cualquier empresa; su formulación debe ser

clara, precisa, concreta, factible, en un periodo de tiempo y
cuantificable para su medición.
Análisis Toda empresa debe ser analizada sistémica y
holísticamente en su inicio, ante los cambios, ante la
innovación, etc.
Sencillez Actividad que no genere valor debe eliminarse y es
necesario concentrarse en aquellas necesarias con un
manejo sencillo.
Funcionalización Agrupar las actividades de acuerdo al grado de afinidad
entre ellas (analogía y complementariedad).
Departamentalización Dividir las tareas tiene como consecuencia este principio,
que secciona las actividades de la empresa con sus
respectivas funciones, que deben ser coordinadas para su
funcionamiento.
Centralización Concentra aquellas decisiones encaminadas al rumbo que
tomará la organización a futuro a niveles altos y delega
algunas actividades a niveles inferiores para apoyar en
forma conjunta los objetivos corporativos.
Equilibrio Este principio se logra estableciendo controles en
los procesos descentralizados que para su ejecución
requieren de autoridad para exigir.
Especialización Se busca profundizar en conocimiento, perfección,
precisión y destreza.

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 Unidad de mando Una única cabeza capaz de dirigir, quien coordina el
trabajo mediante el establecimiento de objetivos y medios
para alcanzarlos.
División del trabajo Dividir el trabajo de las personas apoya la adquisición de
habilidades y la precisión en labores y funciones en forma
eficiente.
Equilibrio: dirección y control Cada nivel jerárquico establece los mecanismos de
control asegurando la unidad de mando del cuerpo
administrativo.
Personal Una vez se estructura la empresa, se derivan el número y
tipo de personas a las que se les debe diseñar el perfil en
coherencia con el sistema funcional.
Fuente: Elaboración propia con base en varios autores

2. Etapas de la organización

Al definir a la organización como una estructura técnica de relaciones entre niveles jerárquicos
para alcanzar los objetivos, se hace necesario establecer relaciones jerárquicas que se articulan
mediante el proceso de delegación. La delegación es el proceso de conferir la autoridad de
una tarea específica o conjunto de actividades a otro miembro de la organización, junto con la
responsabilidad y el poder para tomar decisiones.

El proceso tiene varias etapas:

• Decidir qué objetivos o tareas se pueden delegar: Importante tener clara la misión de
la organización o del departamento y encontrar la persona capacitada para la tarea o
capacitarla.

• Asignar las tareas: Requiere acordar la misión y los objetivos, establecer los límites y las
políticas, estar de acuerdo en los resultados esperados, determinar la forma de medición
y los medios de retroalimentación de los resultados, proporcionar la información
necesaria.

• Otorgar la autoridad para actuar: Es necesario obtener el compromiso y definir la

responsabilidad, transferir el derecho a tomar decisiones y comprometer recursos,
difundir o hacer pública esta autoridad ante los que tienen que saberlo y no interferir.

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 • Controlar el desempeño y los resultados: Para lograrlo se debe enseñar, recompensar,
comunicar, dar información, proporcionar recursos, remover obstáculos, permitir el error
y manejar los problemas y retos como oportunidades de aprendizaje.

• Asignar personal: Previo a diseñar los perfiles, decidir las actividades a desempeñar y
definir qué hacer y con quién se hará.

• Delegar autoridad: Para que cada miembro del grupo cumpla con los objetivos, se deben
asignar responsabilidades de acuerdo al puesto de trabajo. Muchas veces las personas
en cargos de dirección fallan en el momento de delegar por razones como: falta de
tiempo para planear la delegación, no confiar en las habilidades de las personas a su
cargo, evitar posibles problemas resultado de la delegación, inseguridad de su propio
valor dentro de la organización.

EN SÍNTESIS...
Para delegar en forma efectiva es importante tener en cuenta la idoneidad del personal, el equilibrio
entre autoridad y responsabilidad; sin embargo, quien delega conserva la responsabilidad y debe
responder por su decisión de delegar.

2.1 Departamentalización y elementos clave

2.1.1 Departamentalización

Son las unidades (niveles, áreas, divisiones, departamentos) definidos en una organización.

¿Cómo puede una empresa mejorar y optimizar la departamentalización? Agrupando

actividades y personas en función de los siguientes tipos de departamentalización:

• Por tiempo: Agrupación de acuerdo al tiempo basado en la definición de la jornada

laboral. Hay organizaciones que por su naturaleza tienen 2 o 3 turnos.

• Por funciones: Agrupa de acuerdo a las funciones expresando lo que hace la

organización (sea producción, ventas, finanzas).

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 • Territorial o geográfica: Agrupación de acuerdo a la forma de operar tanto física como
geográfica de una empresa, como el caso de Ecopetrol.

• Por clientes: Agrupa de acuerdo a los clientes respondiendo a un interés.

• Por proceso o equipo: Aplica fundamentalmente a procesos de manufactura de un

producto o equipo especializado.

• Por producto: Agrupa de acuerdo al producto o línea de productos en una organización.

• Matricial: Agrupamiento que surge de la combinación entre la departamentalización

funcional y de proyectos.

Lo anterior presenta el marco formal de la función administrativa de organización, de acuerdo

con la cual las tareas son divididas, agrupadas y coordinadas. Cuando los gerentes desarrollan
o modifican la estructura es porque realizan actividades de diseño organizacional, que son
importantes porque: aclaran expectativas en cuanto a lo que debería hacerse, dividen el
trabajo para evitar duplicaciones, desperdicios en esfuerzos, conflictos, mal uso de recursos,
proveen flujo lógico de actividades propias del trabajo, determinan canales de comunicación,
proporcionan un nivel de coordinación., encauzan esfuerzos del personal para lograr objetivos.

2.1.2 Elementos clave

Especialización del trabajo: La división de tareas trae como consecuencia la especialización,

que permite enfocarse en ciertos trabajos para ser más eficientes.

Departamentalización: describe la forma en que los trabajos se agrupan a fin de alcanzar las
metas.

Cadena de mando: línea ininterrumpida de autoridad que se dispersa desde los niveles altos
hasta los inferiores, identificando las relaciones entre niveles determinando quién le rinde
cuantas a quién.

Amplitud de control: capacidad de un director para supervisar efectivamente al grupo de

personas a su cargo.

Centralización: grado en que las decisiones deban estar concentradas en los niveles altos de la
organización.

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Descentralización: se origina cuando las personas de los niveles inferiores aportan ideas para
participar del proceso decisorio, por lo tanto, la gerencia concede autoridad para facultar a
dichas personas.

Formalización: grado en la que las actividades y procesos deban estandarizarse, así como el
comportamiento de las personas, mediante el establecimiento de reglas y procedimientos.

En síntesis, Los elementos descritos determinan la tendencia de los tipos de organizaciones

definidas por sus rasgos característicos así:

Tabla 3. Características de organizaciones mecánicas y orgánicas

CARACTERÍSTICAS ORGANIZACIONES MECÁNICAS ORGANIZACIONES ORGÁNICAS

Estructuras Rígidas Flexibles y adaptativas
Especialización Alta Baja
Departamentalización Alta Baja
Amplitud control Escasa Amplia
Formalización Alta Baja
Red de información Limitada Ilimitada y compartida
Participación Escasa Amplia y requerida
Centralización Alta Baja
Descentralización Baja Alta

Fuente: Elaboración propia

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Referencias
Michaud, S., y Fradette, M. (1995). El poder de la organización cinética. Bogotá, Colombia:
Norma.

Pascual, A., y Macazaga, J. (2007). Organización basada en procesos. Bogotá, Colombia: Alfa
Omega.

Schein, E. H. (2004). Organizational Culture and Leadership (3ª ed.). Nueva York, NY: Wiley.

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Proceso Administrativo

Unidad 2: Organización

Escenario 3: Organizar, una mirada integral y sistémica

Autor: Ángela Cristina Ochoa Serrano

Asesor Pedagógico: Diana Marcela Díaz Salcedo

Diseñador Gráfico: Kevin Mauricio Ramírez Corredor

Asistente: Leidy Alejandra Morales

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, son de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
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