Carrera de Contabilidad y Auditoría

Décimo Semestre

TALLER DE AUDITORIA DE SISTEMAS INFORMÁTICOS II

Objetivo: Identificar mediante un análisis de contenidos los procesos a seguir para
preparar un memorando de planificación

Tiempo: 90 minutos

Valoración: 100 puntos

Recomendaciones Generales:

- Formar grupos de trabajo para el análisis de la información proporciona

- Realizar una revisión global del material
- Debatir sobre la organización de los contenidos

Planteamiento:

Identifique e indique los contenidos que deben contener cada uno de los siguientes
literales que constituyen el memorando de planificación.

1. Antecedentes
2. Objetivo de la auditoría
3. Alcance
4. Conocimiento del negocio
5. Funcionarios principales
6. Puntos de interés de la auditoría
7. Estado actual de informes de auditoría interna
8. Identificación de las áreas importantes a ser examinadas
9. Matriz de evaluación de riesgos de auditoría
10. Identificación de áreas críticas y significativas
11. Determinación de la muestra
12. Recursos humanos y tiempos de auditoría
13. Comunicación de resultados
14. Anexo 1 Cronograma de actividades

INFORMACIÓN DE ANÁLISIS:

Como resultado final del trabajo de auditoría se emitirán los informes siguientes:
- Informe de auditoría sobre los riesgos y sus controles para minimizarlos.
- Hallazgos y Recomendaciones de auditoría
- Implementación de mecanismos para lograr la operatividad eficiente y eficaz del
centro de cómputo, del personal, de los equipos y de los programas, así como
de las comunicaciones internas y externas.

Se tomarán las diferentes operaciones realizadas por el sistema, con base el resultado
de los procesos, se determinará la muestra de las pruebas de cumplimiento, de
consistencia, de control y de conservación de los recursos utilizados por el sistema, a
efectuar.

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SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Las políticas contables adoptadas por la entidad están ajustadas a las Normas Legales.

El departamento de procesamiento electrónico de datos opera cerca a la recepción. por

tanto, el control de acceso es complicado, las instalaciones presentan problemas por el
cableado eléctrico, lo reducido del espacio y los continuos apagones.

Cuenta con 5 personas, el jefe, un analista y 3 auxiliares.

El sistema contable a justado a NIIF.

El Departamento de Contabilidad cuenta con 5 personas, entre ellos una contadora

general, tres auxiliares y una secretaria.

Existe una red de comunicación interna y una externa.

Los procesos de actualización se realizan mediante un proceso en batch.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN:
Emite los siguientes estados:
- Balance General
- Estado de Resultados
- Estado de Flujo de Efectivo
- Estado de Patrimonio
- Notas a los Estados Financieros o revelaciones.
Además, entrega datos sobre: Ventas, compras, clientes, proveedores, Elabora las
nóminas, controla la ejecución presupuestal y analiza la información.

LEGISLACIÓN
Las normas legales aplicables a la empresa La Practica Ltda., son las siguientes:
- Código de Comercio
- Régimen de Impuesto sobre la Renta
- Normas relativas al Impuesto al Valor Agregado
- Régimen Laboral
- Normas de carácter municipal
- Normas de información Financiera.

Normas y regulaciones contables

El trabajo de auditoría se emitirán los informes siguientes:

- Informe de auditoría sobre los riesgos y sus controles para minimizarlos.

- Hallazgos y Recomendaciones de auditoría
- Implementación de mecanismos para lograr la operatividad eficiente y eficaz del
centro de cómputo, del personal, de los equipos y de los programas, así como
de las comunicaciones internas y externas.

a) Factores económicos internos

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- La actividad económica, y la concordancia de esta con las políticas y metas

establecidas.
- Determinar la credibilidad que posee la empresa en el sistema financiero para
obtener financiamiento y tasas de interés preferenciales.

b) Factores económicos externos

- Determinar que tanto afectan a la empresa las políticas económicas
gubernamentales.
- Que tanto han afectado a la empresa la política fiscal, restricciones de comercio
y confianza.

c) La empresa

LA PRACTICA LTDA, fue creada en el año 2000 por 3 empresarios, como una
sociedad de responsabilidad Ltda.

Tiene autonomía económica, financiera y administrativa y se rige por el Código de

Comercio, su estatuto social y las normas legales de carácter específico que establece
el Gobierno Nacional, está implementando las normas internacionales de información
financiera.

ESTRUCTURA DEL CAPITAL

El aporte de cada uno de los socios para crear la empresa fue de $100.000.000 de
dólares.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

La empresa cuenta con la siguiente estructura orgánica:

- Asamblea de Socios
- Junta Directiva
- Gerencia General
- Auditoría Interna
- Departamento de Contabilidad
- Departamentos de Ventas
- Departamento Compras y Suministros

Examinar los componentes del sistema de Información de la empresa LA PRACTICA LTDA

para determinar la consistencia, proceso, control sobre los archivos de los datos
procesados. Situación que no fue examinada por la auditoría interna.

OBJETIVOS Y POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN

- Garantizar que las metas, planes y programas establecidos por la dirección
general de la entidad se cumplan.
- Todos los planes y políticas son de amplio conocimiento de todos los niveles
estructurales de la entidad.
- La empresa busca tener buenas relaciones con los clientes y proveedores.
- Realizar operaciones de acuerdo a las normas y a la ética comercial.

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POLÍTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
a. Brindar calidad en los bienes que vende
b. Mejorar la atención a los clientes.
c. Mejorar los procesos y la tecnología del centro de cómputo, haciendo que estos
permitan salvaguardar los bienes, archivos, documentos y recursos con que cuenta
la empresa para el desarrollo de sus actividades.

d) Condiciones potenciales que pueden afectar el negocio

- El mercado y la competencia.
- Actividad cíclica o por temporada.
- Cambios en la tecnología del producto.
- Riesgo del negocio (por ejemplo, alta tecnología, facilidad de entrada para la
competencia).
- Operaciones en reducción o en expansión.
- Condiciones adversas (por ejemplo, demanda a la baja, capacidad en exceso,
seria competencia de precios).
- Índices clave y estadísticas de operación.
- Prácticas y problemas de contabilidad específicos.
- Marco de referencia regulador.
- Suministro y costo de energía.
- Prácticas específicas o únicas (por ejemplo, relativas a contratos de trabajo,
métodos financieros, métodos de contabilidad, adelantos tecnológicos)

FUENTES DE FINANCIAMIENTO

Con el Banco de Colombia obtuvo el préstamo No. 23489583421523 por un monto de $

172.000.000 con vencimiento al 31 de diciembre del año 2016 a un interés anual del 17
% y forma de pago mensual para capital más intereses.

JUNTA DIRECTIVA

- Los tres empresarios poseen una buena reputación y experiencia en el negocio

de computadoras por más de 10 años.
- La independencia y control sobre la administración de operaciones se delego en
la Gerencia General.
- La junta Directiva posee un conocimiento amplio de la empresa.
- La junta se reúne cada 15 días.

FUNCIÓN DE AUDITORÍA
- Actualmente la entidad tiene un Departamento de Auditoría Interna conformado
por contadores, con dependencia directa de la Junta Directiva.
- El departamento cuenta con 3 auditores internos y un Jefe de Auditoría Interna.

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- Los integrantes de la auditoría interna tienen poca experiencia en auditoría de

Sistemas, por tanto, recomendaron la realización de una auditoria de sistemas,
recomendación que fue acogida por la Junta Directiva.

EL NEGOCIO DE LA EMPRESA
Productos, mercados, proveedores, gastos y operaciones
- La empresa tiene como actividad principal la venta de computadoras, accesorios
y reparación de los mismos.
- Sus principales productos para la venta son:
- Computadoras marca Neiva York
- Repuestos para todo tipo de computador.

UBICACIÓN DE LAS INSTALACIONES

a. Oficina Central Neiva:
Desarrolla labores administrativas y financieras, comercialización y alta dirección.
b. Sucursal Garzón, La Plata y Pitalito:
Realizan labores de venta de computadoras, accesorios y reparación

EMPLEADOS
- Actualmente la entidad cuenta con 40 empleados que se encuentran dispersos
en todas las unidades de la entidad.
- El nivel salarial es competente con el mercado nacional, con el objetivo de contar
con empleados de experiencia en cada función.

CLIENTES, PRODUCTOS O SERVICIOS Y MERCADOS

- Sus productos son vendidos en Neiva, Garzón, La Plata y Pitalito.
- Sus clientes principales son:
o Universidad Surcolombiana.
o Grupo empresarial Opitilandia.
o Empresa Mi Primera Ilusión.
- En el mercado nacional existen 3 competidores que tienen productos y servicios
de calidad como los que ofrece La Practica Ltda.,
- El nivel de reputación de sus productos, garantía, precio, atención y entrega
inmediata, contribuyen a mantener un nivel de calidad para el cliente.

PROVEEDORES IMPORTANTES DE BIENES O SERVICIOS

Los proveedores principales que apoyan el proceso del negocio de la entidad son:
- Computadores NeivaYork, S. A.
- American accesorios SAS
- China repuestos SAS
- Insumos Opitilandia Ltda.
- Equipos y repuestos Miami S.A.

Emitir un informe sobre las actividades correspondientes a la verificación de los controles

establecidos en el área de Sistemas, así como el estudio de la seguridad física y lógica,
el análisis de los riesgos y la operatividad de los controles y la consistencia de los mismos.

INFORMACIÓN FINANCIERA

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La Gerencia General emite mensualmente un informe financiero y otro de operaciones

para ser discutidos con la Junta Directiva.

Estos informes son detallados en análisis, los montos, justificaciones de compras,

tendencias de ventas, niveles de inventario y satisfacción de clientes.

Para cumplir con sus actividades administrativas y financieras la empresa implemento

un sistema informático que le a permitido obtener información en forma oportuna.

INFLUENCIAS EXTERNAS QUE AFECTAN LA ADMINISTRACIÓN

- El Régimen Tributario,
- las políticas arancelarias,
- los tratados de libre comercio,
- la competencia de entidades del exterior,
- paros laborales en el país,
- las normas contables y
- el contrabando.

Se evaluará el centro de cómputo, la utilización y aprovechamiento de los equipos de

cómputo, de los programas, del personal, de los periféricos, de las instalaciones, del
mobiliario y equipos del centro de cómputo, así como el uso de los recursos técnicos y
materiales que este posee.

Del examen preliminar, se ha determinado que debe enfocar nuestras pruebas de

auditoría en:

Evaluación de las funciones y actividades del personal del área de sistemas, seguridad
de los sistemas de información, documentación y registros de los sistemas

Evaluación de los sistemas, equipos, instalaciones y componentes, hardware, software,

bases de datos, instalaciones y demás componentes

- En vista de las deficiencias encontradas por la auditoría interna y la poca

experiencia de sus integrantes en aspectos relacionados con el procesamiento
electrónico de datos, se recomendó realzar una auditoría de sistemas.
- La auditoría interna relaciona los aspectos siguientes con fallas en los procesos,
los programas o el control
- Diferencias resultantes entre saldos auxiliares y las cuentas mayores.
- Diferencias en los cálculos manuales y los que arroja el sistema relacionados
depreciaciones, provisiones, retenciones e intereses.

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- Saldos de años anteriores que no fueron tenidos en cuenta recuperados en caja,

bancos y cuentas por cobrar.

- Seguridad física y lógica del sistema

- Seguridad del personal del área de sistemas
- Seguridad de la información y las bases de datos
- Seguridad en el acceso y uso del software
- Seguridad en la operación del hardware
- Seguridad en las telecomunicaciones
- Seguridad de la información, documentación y registros de los sistemas
- El cumplimiento de las funciones del personal informático y usuarios de los
sistemas
- operación de los sistemas computacionales
- La capacitación y adiestramiento del personal y usuarios del sistema
- La protección, custodia y niveles de acceso a las bases de datos
- La protección y respaldo de archivos e información

Inventarios Físicos: Los equipo, programas, manuales, equipos de impresión, equipos de

comunicación, cableado, redes, arquitectura de las comunicaciones internas y extremas
y demás elementos que se requieran para procesar los datos.

Precios: Las compras de computadoras se realizan con diferentes proveedores, mediante

las cotizaciones correspondientes para establecer calidad, cantidad y precio.

Se deben identificar las áreas críticas y significativas resultantes de la evaluación del

riesgo de la auditoría y procedimientos básicos que serán aplicados.

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Evaluar los riesgos que se presenten en cada una de las áreas y fases del procesamiento
de los datos.

Tomando como punto de partida el documento, el ingreso, el proceso, el archivo y su

conservación

Las áreas críticas y significativas se determinaron en la investigación preliminar de

acuerdo a la evaluación efectuada, por tanto, el trabajo estará centrado en la revisión,
pruebas y análisis de los riesgos, durante el proceso de los datos, la conservación
adecuada de los mismos, los controles de acceso, la protección de los equipos y su
adecuado mantenimiento.

El examen se realizará durante el semestre académico, este equivale a 144 horas de

trabajo, de las cuales 98 serán realizadas por el grupo de estudiantes, para lo cual deben
nombraran un supervisor, un jefe de equipo y un auditor.

PRESUPUESTO DE TIEMPO

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El presupuesto de tiempo, distribución de actividades y responsabilidades para el

Supervisor de los trabajos se presenta a continuación:
1. Planeación y programación….............15 horas
2. Supervisión y revisión ....................... 9 horas
3. Memorando de planeación…............. 10 horas
4. Hallazgos y análisis...........................12 horas
5. Redacción del Informe........................6 horas

PRESUPUESTO DE TIEMPO

ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES
- La Gerencia General tiene conocimiento del negocio, por experiencia adquirida
en otras entidades por más de 12 años.
- El personal del departamento de Sistemas y contabilidad depende directamente
de la Gerencia.
- Elabora y remite informes mensuales a Gerencia. con copia a la Junta Directiva.
- La Gerencia elabora los presupuestos

ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES DEL PROCESO ELECTRÓNICO

- Las funciones están establecidas en un manual.
- Cuentan con personal suficiente y la distribución defunciones es adecuada.
- La entidad genera un promedio mensual de 1.300 operaciones relacionadas con
las actividades realizadas.
- El sistema de información suministra información sobre: ventas, compras, análisis
de inventarios, cuentas por cobrar, impuestos, presupuestos ejecutados, nomina,
etc.
- La entidad cuenta con un sistema de Procesamiento electrónico de datos
conectado con todas las unidades y puntos de venta operando módulos
específicos, que generan la información oportuna.
- Se realizan copias de respaldo diariamente.

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