“Importancia de los Archivos”

Importancia de los archivos

Osnaider Vargas Gutiérrez
Servicio Nacional de Aprendizaje CME
21 de marzo de 2019

Notas del autor

Instructora Monica Isabel Estrada Blanco. Ficha(1861445)

Tecnologías De Gestión Administrativa Y Servicios Financieros

La correspondencia Relacionada con este trabajo deberá ser enviada

Contacto: ovargas954@misena.edu.co
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“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

En términos generales el archivo es el ordenamiento metódico y adecuado del testimonio escrito,

de las tradiciones, de las culturas, de las artes, la ciencia y la tecnología entre otros, para su
conservación y consulta. Definiéndolo en términos comerciales el archivo es el ordenamiento
metódico y adecuado de los documentos para su conservación y consulta.

Según el artículo 2 de la LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Archivo es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el trascurso de
su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la
persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

IMPORTANCIA

Según el artículo 4 de la Ley General de Archivos:

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional Los archivos son vitales y más que necesarios para las personas, las organizaciones y la
sociedad en general porque sin ellos no tendrían ni pasado ni futuro. Vivirían al día sin tener
conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás. Todo el mundo quiere conocer su
historia y reclama estar informado y documentado, pero no todo el mundo presta el interés que se
merecen los archivos para conseguir este conocimiento.
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Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque promueven el conocimiento, custodian
y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos,
son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica y
científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la transparencia y a la
rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información, Los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad,
grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte:
medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de computadora, micro
formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en
su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y
actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la
administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y
tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de
orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar
los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

El término archivo (latín archīvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada,
en el trascurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
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· El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona
física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

· El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

· La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la
información, la investigación y la cultura.

IMPORTANCIA

los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los
conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.

Diferencias entre Archivo – Biblioteca – Centro de Documentación

En un fondo de archivo hay un conjunto de documentos procedentes de la actividad de una persona

física o moral o de un organismo, cuya reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor
genera y conserva esos fondos de forma progresiva y constante.

La colección de biblioteca es el resultado de resumir documentos creados como fruto del saber y
destinados a su difusión.
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La función primordial de las bibliotecas es poner medios de información a la disposición de los

usuarios.

También lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los documentos tienen un valor
probatorio de carácter jurídico-administrativo en un periodo determinado de su vida, durante el
cual no son libremente accesibles.

El expediente de un archivo es un conjunto de piezas que tratan de un mismo asunto o materia,

pero no lo elabora el archivo sino el servicio correspondiente. Cada documento es indivisible, es
un eslabón en una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el
documento aislado por sí mismo.

El expediente de archivo comporta una noción funcional y probatoria, da fe. Será transmitido desde
la oficina al archivo directamente, sin alteración alguna desde el exterior.

El dossier de documentación, tiende a reunir todas las informaciones posibles procedentes de

fuentes más diversas, sobre una cuestión determinada. Su finalidad consiste en poder responder
rápida y eficazmente a las demandas informativas al igual que el del archivo, pero no aporta
pruebas.

LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en función del ciclo de vida de los
documentos:

Archivo de gestión: Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso frecuente
para la gestión de los asuntos corrientes, están bajo la responsabilidad y manejo directo de las
unidades administrativas, es más conocido como archivo de oficina. La documentación permanece
en esta fase de 2 a 5 años aunque a veces es muy amplio este plazo, porque los plazos de utilidad
son cada vez más cortos y porque cada vez es mayor la documentación que se acumula en las
oficinas.
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Archivo administrativo o intermedio: Archivo Administrativo Sólo las grandes organizaciones

administrativas tienen locales acondicionados como archivo administrativo, en la mayoría de los
casos es el propio archivo quien acoge esta y las demás etapas. Las oficinas remiten la
documentación al archivo. Pueden regresar a la fase anterior si se requieren. A partir de esta fase
la documentación está bajo responsabilidad del archivero. Tras sin años de antigüedad los
documentos pasan a la siguiente fase.

En el Archivo Intermedio La documentación ha perdido prácticamente la utilidad por la cual había

sido creada: la gestión. Hasta los treinta años de antigüedad permanecen en el archivo, aquí se
procede a la valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

Archivo histórico: A partir de este momento, la documentación seleccionada por su valor

informativo, histórico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su
integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio
histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.

FUNCIONES DEL ARCHIVO

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo de

máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de decisiones.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso corriente
por parte de las oficinas.

Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar
los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en diferentes etapas, de acuerdo con
los principios de la archivística.
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Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos
instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas
tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garantice la

conservación integra en el tiempo.

Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente
establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.

Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso básico de información, al servicio de:

· La administración que emite los documentos.

· Los ciudadanos.

· La investigación y la difusión cultural.

LOS ARCHIVO DESDE SUS INICIOS

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la

humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos
aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la
riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por la
civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de activos y de fondos
organizados.

Los primeros documentos son: documentación legal (leyes), documentación de control de las
personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad).
También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha
documentación privada.

En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los Arcadios y los
babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía
estando blandas. Escribía con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se
escribía sobre madera, marfil y pieles.
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Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecían a la clase dirigente que al
servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización
adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en cajas de madera, cestas de paja,

jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlos sus
productores y los oficiales de la administración con autorización previa.

Destaca, por ejemplo, el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se
encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno
y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Lasim Sumus, el primer archivero del que
tenemos noticia.

En Egipto, es básico el archivo, porque el estado no se sostiene si no se pueden registrar las

propiedades y la producción. Después de cada inundación había que reconstruir las propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el que se escribe.
Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato. Es
un material fácil de escribir con tinta. Se escribe con pinceles hechos con junco. Se puede guardar
en forma de rollos y se pueden custodiar gran cantidad de documentos en poco espacio.

Asimismo emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo par correspondencia
diplomática.
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También los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política nacional. Solían
ser príncipes de las casas reales.

En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde
correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros, cuentas,
listas de reyes, y a veces, documentos privados.

Había archivos en los Palacios Reales, en los templos y en las oficinas gubernamentales. En cada
provincia, había un archivo provisional, heredado poco después por los romanos. También se
deposita documentación privada como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos,
etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se incluía año, símbolo del faraón,
responsable del documento y los asuntos.

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de acilla con
documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay
hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Sonsejo. En el siglo V Antes de Cristo,
aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro emplea la piedra de mármol cuando se quiere que
los documentos sean conocidos por todos y el pergamino.

Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se
guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del consejo de
gobierno, las referencias son cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.
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En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era
puramente ceremonial. Escribían los secretos del consejo, sus ayudantes y los esclavos escribas,
surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el
principio de autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que
referencias literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo
de los persas.

La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban registros. Estaban
ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba copias. Los
persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla, pergaminos y papiro según la función de
los documentos. Para los archivos definitivos, se empleaba el papiro sellado con sellos de arcilla.
El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.

Alejandro Magno desarrollo una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos, que se
reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas, en siria y los Ptolomeos en Egipto.

En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas.

Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un lado se guardaban los
originales, por otro se guardaban los resúmenes, por otro los índices de los documentos originales.
Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.
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En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban
cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para
documentación que no se quería conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium).
Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República
y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos
especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era
independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían destruirse los registros
electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo de los Censores en
el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía
el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración del
calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en
los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre los problemas legales.

En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se

construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.

Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado Tabliun. Estaban
situados junto al altar de los dioses familiares.

El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del archivo eran
los librarios o secretarios.

Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del César, y se
crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.

Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga
de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central.
Aparecen los archivos de protocolos.

El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como privados
obtenían custodia y seguridad.
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Con los bárbaros, llega la disolución de las estructuras administrativas del Imperio Romano y se
destruyen los archivos. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro como medio de escritura.
El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos. Entre los siglos VI y XIII, apenas
se escribe. El material en el que se escribe, también hace costosos los documentos.

El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras distintas,

hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una caída del documento escrito,
debido en parte al descenso del nivel cultural.

No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Estamos en un periodo oscuro. Solamente se
conservan archivos en los monasterios. Allí se reúnen los pocos que saben leer y escribir. San
Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de Occidente, por la cual obliga a que los monjes
sepan escribir.

El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno. Organiza una
cancillería, y desde allí, salen aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y capitulares. Este
primitivo archivo tenia se sede en Aquisgrán. Los vikingos acabaron con este archivo.

Todos los demás archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se consolidan los
reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus documentos. Los archivos no son
fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos documentos.

En esta época, se guardaban los documentos de propiedades y privilegios feudales. Se desarrollan

dos instrumentos archivísticos muy interesantes: Los Registros y los Cartularios.

Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por una persona
o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la Cancillería Pontificia en el
siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse por voluntad del que emite la documentación. Es
la única institución que conserva la tradición administrativa romana.

En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de Rollos, Becerros y
Tumbos. Este sistema se mantiene a los largo de toda la Edad Media. Se conservan los documentos
solemnes y de valor.
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La práctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el primer Rey
inglés que pide que se le registren sus cartas. En la Península Ibérica, los primeros registros
importantes son lo de la Corona de Aragón.

El Domesday es un libro de registros editado por Guillermo el Conquistador. Está escrito en latín.
Se registran en él todas las propiedades de los nobles ingleses.

En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan documentos
de monos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo. Nombran archiveros casi
profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a Maximiliano I de Habsburgo. Quería
centralizarlo en Innsbruck.

A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos archivos
por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la pionera en la
creación de este tipo de archivos.

En 1543, Carlos I de España funda el Archivo General de Simancas, En Portugal, se crea el

Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un archivo en el Louvre.
En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de Estado.

Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: los inventarios topográficos, los inventarios
cronológicos y los inventarios por asuntos. Se mejoran los métodos de concentración archivística
y se organizan los archivos administrativos.

A finales del siglo XVIII, empieza la investigación den los archivos. En España, la persona que
simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la investigación que se hacía en
esta época, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la Corona. Se necesitaba un permiso
específico que raramente se concedía
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Con la Revolución Francesa, se produce una revolución en los archivos. El 25 de junio de 1794 se
nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se reconoce el derecho a la
consulta de los documentos públicos. Este derecho, se reconoce en España en 1844. El Archivo
Nacional de España se crea en 1868. Se crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación
periódica de los documentos más importantes de los archivos.

Napoleón pretendió concentrar en París los archivos de los diversos países europeos. En el siglo
XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como la fotografía o la
microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de poder, sustanciados sobre los
conceptos de los derechos del Estado sobre los documentos públicos, la estructuración de sus
fondos y la concepción del archivo como territorio infranqueable.

En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor
administrativo pero que todavía no se sabe si se van a conservar o no. Su primera mitad se
caracteriza por la consolidación de los avances experimentados. La archivística se debate entre lo
decimonónico y la modernidad.

Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos. Un carácter
importante de los archivos en el siglo XX, es el carácter que le da la legislación. Identifica qué es
un documento de archivo.

Otro aspecto importante es la creación de redes y de sistemas de archivo. Una red, es un conjunto
de instituciones archivísticas que tienen un convenio entre sí. Para que haya una red, tiene que
haber un acto jurídico para que el archivo se comprometa a participar. Un sistema de archivo es
un conjunto de elementos que componen la política archivística de un país determinado. Tiene que
haber una Ley de Archivos y una red de archivos y unas prácticas archivísticas comunes. También
componen el sistema de archivos el personal y los archivos.

Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con la llegada del
siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos.
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LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a muchos
ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática
para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer
el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el
mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos
electrónicos de archivo.

Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben adaptarse para
acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo Internacional de Archivos)
determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y preservar los documentos
y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que se incluyen en la función
del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final
de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creación
y la preservación del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los
creadores de los documentos.

Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas

modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son
más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel.

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Un documento electrónico se define como: “información registrada, producida o recibida en el

inicio, en el proceso o en la resolución de una actividad de una institución o de un particular, y que
consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente para proveer a la actividad de valor
probatorio”.
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Respecto al documento electrónico, su definición es la siguiente: “unidades estructuradas de

información registrada, publicada o no publicada, y gestionada como unidades discretas en
sistemas de información”. En esta definición se atiende a dos características:

Son unidades estructuradas de información registrada. Los documentos electrónicos tienen una
estructura lógica de relaciones entre pequeños elementos de datos que comprenden el total del
documento.

Son gestionados como unidades individuales en sistemas de información. Un documento

electrónico se distingue de otros documentos electrónicos (incluso de otras versiones de ese mismo
documento) porque permite ser gestionado y usado como una unidad.

Actualmente y cada vez más, los documentos electrónicos integran mayor parte de los recursos de
información de las organizaciones. Por eso es muy importante que se diseñe un buen sistema de
gestión de documentos que soporte las necesidades de la organización y sea capaz al mismo tiempo
de proveer la información requerida rápida y eficazmente, y de proteger los datos almacenados en
el sistema.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son
más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel.