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http://dx.doi.org/10.5209/RGID.54708
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Consultor y técnico en gestión documental independiente
E-mail: mpradomartinez@gmail.com
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Universidad de Zaragoza. Departamento de Ciencias de la Documentación
E-mail: mesteban@unizar.es
Cómo citar: Prado Martínez, M. A. del; Esteban Navarro, M. A. (2016) Propuesta de un modelo de
Sistema Integrado de Gestión de la Información Documental para las organizaciones, en Revista
General de Información y Documentación 26 (2), 387-415.
1. Introducción
1.2. Antecedentes
2. Objetivos
3. Metodología
4. Resultados
Los principios rectores inherentes al modelo de sistema propuesto son de dos tipos:
conceptuales y operacionales. Los principios conceptuales fijan los conceptos
básicos para la comprensión de la realidad en la que se interviene y, por tanto,
están ligados a las directrices estratégicas del sistema. Y los principios operativos,
basados en los procesos operacionales, definen los requerimientos de gestión de la
información con el fin de orientar una intervención en la realidad.
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Los principios conceptuales por los que se rige el modelo de SIGID propuesto son
nueve.
documentales, por lo que la clave del sistema no está en las tecnologías, sino
en los contenidos, en sus productores, en el proceso en el que se enmarcan y
en su adecuada gestión.
Los principios operativos o para la acción que regirán el SIGID son los quince
siguientes.
Los componentes del sistema serán cuatro: las personas, los recursos de
información y documentación, los procesos e instrumentos y las tecnologías de la
información y comunicación (figura 3).
1. Las personas son las entidades vitales dentro del sistema. No en vano son las
que lo diseñan, planifican, implantan, gestionan y utilizan. Estas personas
pueden asumir distintos roles: gerentes del sistema, encargados de la
planificación, organización y administración a nivel corporativo;
proveedores de la información, encargados de suministrar la información
para satisfacer las necesidades; procesadores, encargados del tratamiento,
manejo y manipulación de la documentación y la información; y los
usuarios, individuos o grupos que utilizan los productos o servicios ofrecidos
por el sistema de información.
A partir de esta generalización sobre los distintos roles que las personas
pueden ocupar en el sistema y dado el carácter transversal de la gestión de la
información, que implica a todos los miembros de la organización, será
necesario definir y asignar responsabilidades y competencias diferenciadas.
Así tendremos por un lado la responsabilidad de dirección y coordinación
del sistema que corresponderá a la alta dirección, al directivo o equipo
directivo designado como representante de la alta dirección a nivel tanto
gerencial como operativo, y a los mandos intermedios de la organización. La
responsabilidad de implementación y puesta en funcionamiento del sistema
que corresponderá a los técnicos cualificados en gestión de la información y
documentación, en colaboración con otros técnicos cualificados como los
especialistas en tecnologías de la información y la comunicación. Y la
responsabilidad de ejecución o funcionamiento diario del sistema que
corresponderá a todo el personal de la organización que crea, recibe y
mantiene documentos como parte de su labor diaria.
2. Los recursos de información y documentación. El SIGID deberá disponer de
tres tipos de información: interna, externa y corporativa. Información
interna, generada y procesada en el interior de la organización, y entre la que
se encontrará la información operacional generada el desempeño de las
actividades y los conocimientos resultantes de la fusión de la información
interna y externa. Información externa, captada del exterior de la
organización, ya sea de su entorno inmediato como de su entorno remoto. E
información corporativa, que es aquella que la organización difunde al
exterior, comprendiendo tanto la información transmitida a sus clientes,
distribuidores, proveedores, financiadores, reguladores, accionistas y
empleados, es decir a su entorno inmediato, como la información de carácter
social, económico y tecnológico difundida a su entorno remoto.
El SIGID perseguirá el control completo de toda la información que captura,
conserva, crea o fluye en interior de la organización, así como la que
intercambia con su entorno. No obstante, es una realidad que solo se puede
gestionar la información y el conocimiento explicitado y registrado en un
soporte duradero que pueda ser creado y utilizado por un variado número de
sujetos, es decir, los documentos. Por lo tanto el objeto de atención del
sistema será la información fijada en documentos, y estos serán sus
principales recursos o activos informativos.
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para que la información que contienen pueda llegar a los usuarios que la
necesiten. Las fases que integran este proceso o cadena documental son la
entrada de la documentación al sistema, su tratamiento y su salida o difusión.
Estas fases, perfectamente definidas y normalizadas, serán aplicables con
carácter general por todo el sistema integrado, si bien cada uno de los
subsistemas utilizará técnicas específicas dentro de cada una de las fases, en
virtud de la diferente naturaleza de los documentos objeto de tratamiento. En
la actualidad todos los procesos técnicos están estandarizados por diferentes
organismos tanto nacionales como internacionales, que cuentan con el
consenso y aprobación de la comunidad de profesionales y que son de
aplicación generalizada. En consecuencia, el SIGID deberá seguir las
especificaciones y directrices establecidas en dichas normas técnicas.
De acuerdo a estas normas técnicas se establecerán los procedimientos
concretos que el personal del sistema deberá seguir para la gestión de los
documentos y las informaciones. El conjunto articulado de todas las
instrucciones metodológicas que gobernarán el funcionamiento operativo del
SIGID se concretará en un manual de procedimientos. Como complemento,
será necesario aprobar un reglamento que establezca y garantice el pleno
desarrollo funcional del sistema. Estará dirigido a la plasmación de las
políticas corporativas de gestión de la documentación y la información y a su
sistematización en un conjunto de preceptos, de inspiración
fundamentalmente técnica, que sirvan para fijar, interpretar, homogeneizar y
llevar a término en la práctica dichas políticas. En aquellas organizaciones
que hayan desarrollado una gestión orientada a procesos, dentro de su
manual de gestión del sistema de calidad deberán estar identificados y
definidos todos los procesos que llevará a cabo el SIGID, cómo se
interrelacionan entre ellos, así como las relaciones con el resto de los
procesos corporativos.
Finalmente se deberá contar con una serie de instrumentos funcionales que
desarrollen y apoyen las funciones específicas de gestión de los documentos
e informaciones como un programa de gestión de la colección de recursos
informativos, un cuadro de clasificación de la documentación, el tesauro
para la indización de los contenidos, un plan de descripción, un calendario
de conservación, un calendario de transferencias y un programa de
documentos esenciales y de prevención de riesgos. Así mismo para
garantizar la efectiva aplicación de las políticas, los planes, los procesos y
los procedimientos específicos del sistema deberá contar con un plan de
comunicación y un plan de formación dirigidos a todos el personal de la
organización.
4. Las tecnologías de la información y comunicación. El SIGID necesitará de
una infraestructura tecnológica que le dé soporte y que estará constituida por
una plataforma única con módulos o productos múltiples y escalables,
interconectados e interoperables, capaces de hacer frente a las diversas
necesidades de gestión que puedan surgir y orientados a los diferentes tipos
de recursos. Esta plataforma incluirá como mínimo cinco herramientas.
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obligado cumplimiento por lo que son una fuente esencial para identificar las series
documentales existentes en una organización.
Con carácter general todas las organizaciones, salvo las de nueva creación,
disponen de sus propios sistemas para gestionar las diferentes tipologías de
documentos e informaciones, si bien con distinto grado de formalización, así como
de eficacia y eficiencia en su funcionamiento. Es por ello que se deberá detectar y
evaluar dichos sistemas de gestión con el objeto de medir el grado de cumplimiento
de los requisitos previamente identificados y documentados. La evaluación ayudará
a revelar cualquier laguna entre los requisitos acordados y el rendimiento y las
funcionalidades de los sistemas existentes, lo que servirá de soporte para el diseño
de un nuevo sistema de gestión de carácter integrado capaz de satisfacer todos los
requerimientos corporativos.
Para llevar a cabo este proceso de evaluación será pertinente realizar un análisis
DAFO, técnica que permitirá conocer la situación real en la que se encuentran los
sistemas de gestión implantados y en consecuencia planear una estrategia de futuro.
La situación real de las organizaciones con respecto a la gestión y el
aprovechamiento de la información y documentación va a resultar muy variable, con
grados muy diversos de madurez. Por eso, aunque la visión perseguida sea implantar
un SIGID perfecto que atienda a todos los requerimientos deseables, los objetivos a
conseguir a corto y medio plazo se deberán ajustar a la realidad corporativa, pues
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estos no podrán ser iguales para una organización sin preocupación por el
mantenimiento y control de sus documentos e informaciones que otra que ya tenga
definidas políticas y procedimientos mínimos o esenciales. Por lo tanto será oportuno
completar el análisis DAFO con un análisis del nivel de madurez.
Para ello nos podemos valer del modelo de madurez desarrollado por ARMA
Internacional (2008), que nos muestra como una organización puede evolucionar en
materia de gobernanza de la información y los niveles por los que pasa o puede pasar
hasta alcanzar su plena madurez. Este modelo parte de una serie de principios clave
para asegurar la calidad de los procesos de gobernanza de la información aplicables
en las organizaciones tanto públicas como privadas con independencia de su tamaño
y sector económico al que pertenezcan. Estos principios son la responsabilidad, la
integridad, la transparencia, la protección, el cumplimiento, la disponibilidad, la
retención, y la disposición. Dependiendo del grado de cumplimiento de estos
principios por una organización se podrá identificar el nivel en el que encuentra, y en
consecuencia establecer prioridades para el desarrollo de un programa de gobernanza
de la información como un proceso de mejora continua.
Los niveles establecidos son cinco. Nivel inicial en el que se encuentran las
organizaciones con apenas preocupación por el mantenimiento y control de sus
documentos e informaciones y que difícilmente cumplen con sus obligaciones
legales y regulatorias sobre la materia. Nivel de desarrollo, organizaciones que
reconocen la importancia del control de sus documentos e informaciones, así como
de los beneficios que puede ofrecer un programa de gobernanza de la información
pero que son vulnerables a un escrutinio legal o reglamentario ya que sus prácticas
todavía están mal definidas. Nivel esencial o básico, organizaciones que tienen
definidas las políticas y procedimientos mínimos o esenciales para el
mantenimiento y control de sus documentos e informaciones cumpliendo de este
modo con las obligaciones legales y reglamentarias, pero que todavía no atienden a
las oportunidades que les puede ofrecer para la mejora de la gestión empresarial y
el control de los gastos. Nivel proactivo, organizaciones que integran la
gobernanza de la información en la toma de decisiones de manera rutinaria y que
cumplen fácilmente con los requisitos legales y reglamentarios. Y finalmente, el
nivel transformacional, organizaciones que han integrado de manera rutinaria la
gobernanza de la información en su infraestructura corporativa total y en sus
procesos de negocio.
El modelo de madurez desarrollado por ARMA ha sido complementado por el
Information Governance Reference Model o modelo de referencia para la
gobernanza de la información elaborado por la Electronic Discovery Reference
Model (2011). Este modelo identifica los grupos de interés (stakeholders) clave en
la gobernanza de la información, entendiendo como tales a las propias empresas
(Business), a los responsables de la tecnología (IT), a los responsables de gestionar
la información y la documentación (Records information management - RIM) y al
área legal. A estos grupos de interés los relaciona con los principios y los niveles
del modelo de madurez. De este modo ofrece un marco común, práctico y flexible
para ayudar a las organizaciones a desarrollar e implementar los programas de
gobernanza de la información.
Prado Martínez, M. A. del; Esteban Navarro, M. A. Rev. gen. inf. doc. 26(2) 2016: 387-415 413
Con el paso del tiempo habrá que evaluar de manera periódica y sistemática el
funcionamiento del SIGID para conocer hasta qué punto está cumpliendo los
objetivos y metas para el que fue creado, y en consecuencia realizar las
adaptaciones y mejoras que se consideren adecuadas en un proceso de mejora
continua. Para llevar a efecto esta evaluación, se deberá determinar qué necesita ser
medido y supervisado; los métodos para la supervisión, medición, análisis y
evaluación aplicables para asegurar resultados válidos; cuándo debe realizarse la
supervisión y la medición; así como cuándo debe realizarse el análisis y la
evaluación de los resultados de la supervisión y medición.
El elemento nuclear de este proceso será el sistema de indicadores de
evaluación o conjunto de indicadores basados en hechos y datos, que van a permitir
la medición y valoración de la calidad que el sistema integrado ofrece. Un sistema
de indicadores completo deberá contemplar tres tipos diferentes de indicadores. En
primer lugar, indicadores sobre la calidad de los procesos y actividades
desarrollados por el sistema integrado y que deberán medir el nivel de
cumplimiento de las especificaciones previstas. En segundo lugar, indicadores de
calidad del servicio y que deberán reflejar las características del servicio final
ofrecido a los usuarios a partir de los datos de inspección o verificación recogidos
internamente. Y en tercer lugar indicadores de la percepción del usuario, y que
deben mostrar la opinión de los usuarios respecto al sistema integrado, una opinión
recogida mediante encuestas. Gracias a este sistema de indicadores se podrá
establecer un control global de las actividades del sistema integrado de gestión de
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5. Conclusiones
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