Gestión de Proyectos Semestre 2019-1

PAUTA DESARROLLO DE
Planificación de un Proyecto (27%)
Descripción general del desarrollo del plan de un proyecto
El caso de este curso consistirá en desarrollar el Plan para llevar a cabo la implementación
de un nuevo Sistema de Operaciones, del cual se tienen los detalles técnicos y económicos,
porque fue diseñado en algún curso previo como “Diseño de Sistemas de Operaciones”, y/o
evaluado en el curso “Ingeniería Económica y Evaluación de Proyectos”.
Supongan que el proyecto a gestionar comienza desde cero, desde que no existe nada, sólo
se cuenta con la información técnica detallada del proyecto diseñado y evaluado (en caso de
no tenerlo se puede usar la información de cualquier otro proyecto) lo que incluye la
totalidad del diseño, con las especificaciones y características del sistema de operaciones,
con detalles de las instalaciones principales, las instalaciones de apoyo, los equipos, las
maquinarias, los procesos, el personal, etc., en resumen, todo lo necesario para que la planta
produzca sus productos.
El caso de planificación se desarrollará en grupos de dos o tres integrantes.

Tipo de actividades y tareas

Como base se debe considerar que ya se ha seleccionado el terreno donde se instalará la
planta y que éste cumple con las características requeridas en términos de superficie,
legales, servicios y otras.
Dadas las características del proyecto al cual le tendrán que desarrollar el plan, se
distinguen áreas o grandes líneas de actividades más o menos claras, tales como: construir
obras civiles de diverso tipo y tamaño, adquirir, instalar y probar maquinaria y equipos,
contratar y capacitar personal, puesta en marcha de la planta. Por lo tanto, a priori, deben
considerar que en el proyecto se deben desarrollar actividades del siguiente tipo (no son las
únicas ni necesariamente en ese orden), agrupadas conveniemtemente:
 Tramitar permisos.
 Construir cierre perimetral inicial.
 Preparar terrenos.
 Construir área de producción incluyendo la preparación de instalaciones de energía,
agua, etc.
 Construir otras instalaciones tales como áreas de apoyo, portería, oficinas,
estacionamientos y caminos.
 Construir cierre perimetral definitivo.
 Construir áreas verdes.
 Seleccionar y contratar de personal (según orden lógico desde ejecutivos y
supervisores hasta operarios y empleados administrativos).
 Entrenamiento/capacitación del personal operacional.

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 Comprar equipos y maquinarias (ojo que para obtener estos elementos se debe
cotizar, negociar y poner órdenes de compra, con la suficiente anticipación de
manera que lleguen a tiempo, ojalá no mucho antes pero nunca después de lo
necesario).
 Instalar equipos, parte de ellos por los proveedores con apoyo del nuevo personal de
la planta, y algunos sólo por personal de la empresa (normalmente se requiere
conectarlos a las fuentes de energía, agua, gas, etc.).
 Probar equipos de manera individual (el personal de la planta debe tomar el control
de cada proceso).
 Realizar pruebas y marcha blanca de toda la planta (ya debe estar contratado y
entrenado todo el personal). Esto corresponde a generar los productos, y en paralelo
ir haciendo correcciones, hasta dejar calibrados y estandarizados los `parámetros
operacionales de los equipos.
 Etc.

Muchas de estas actividades se pueden hacer en paralelo, y también hay dependencias

claras entre tareas de las diferentes líneas principales, por ejemplo, no se puede instalar un
equipo si no están preparadas las obras civiles de donde se va a ubicar.

El plan de implementación del proyecto se debe construir en Project. Además, se deberá

preparar un informe ejecutivo en Word con las principales características y resultados, y un
archivo Excel con el diseño de actividades elementales.

Consideración de los activos

Nota importante respecto a la inversión en activos: cuando corresponda, en el archivo
Project deberán incorporar tanto los costos de los elementos que forman parte de la
inversión, como los otros recursos y costos asociados a la gestión de esos activos. Esto
queda mejor explicado con un ejemplo, si el proyecto requiere un equipo denominado
“Mezclador”, hay al menos un par de opciones para registrar el valor de este equipo:

Opción 1: En la tarea “Comprar Mezclador” incluir el “Mezclador” como recurso

costo, con su respectivo valor. Agregar otros recursos humanos, materiales
o de costo, asociados a la compra.

Opción 2: En la tarea “Instalar Mezclador” incluir el “Mezclador” como recurso

costo, con su respectivo valor. Agregar otros recursos humanos, materiales
o de costo, asociados a la instalación.

Consideración de la triple restricción

Recuerden la triple restricción Alcance – Tiempo – Costo. Consideren que ya se tiene
definido el alcance a través del proyecto técnico de diseño del sistema productivo, y

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también se tiene definido el costo pues se cuenta con la evaluación económica del proyecto,
la cual ya ha sido aprobada por los inversionistas. De este modo, el inversionista y los
gestores del proyecto (ustedes) ya saben a grandes rasgos cuánto le costará la inversión
total y disponen de todos los detalles del proyecto.

Por lo tanto, lo que no está definido aún es el tiempo que demorará la implementación,
pues no se ha desarrollado ningún análisis o desarrollo al respecto, ése será uno de los
resultados del presente trabajo.

Metodología de Desarrollo
La metodología corresponde a los pasos a seguir para desarrollar algo. Es esta sección se
propone la metodología a seguir para desarrollar el Plan del Proyecto. En ella se busca
cierta eficiencia al usar directamente el software MS Project, pero se deja claro que la parte
central de la planificación está en el estudio detallado de la forma en que se llevarán a cabo
las actividades elementales, siendo el MS Project sólo una herramienta.

Se debe desarrollar cada uno de los siguientes 6 temas:

1. Preparar una descripción RESUMIDA del Sistema de Operaciones cuya

implementación se va a planificar. Dado que se quiere implementar una planta
productiva que alojará un sistema de operaciones, se deberá partir por describir en
detalles el diseño del sistema de operaciones, con todos y cada uno de sus componentes
de instalaciones, equipamiento y personal. Por otra parte, de la evaluación del proyecto
se tiene el detalle de cada uno de los valores de todos los elementos de inversión y de
operación. Estos últimos también serán usados en parte, porque el alcance del proyecto
incluye la capacitación del personal y la puesta en marcha de la planta. Los elementos
del sistema se pueden presentar a través de los siguientes tipos de aplicaciones:
 Planos de la planta, Layout completo. Permitirá determinar todo lo que hay que
construir, comprar e instalar.
 Tabla detallando los elementos de las instalaciones de la planta y su costo de
inversión, esto es, resumir las construcciones involucradas en el proyecto y su costo.
 Tabla detallando los equipos, máquinas y vehículos, con su costo, esto es, listar
estos elementos con sus especificaciones y costo.
 Tabla con especificaciones del personal indicando el tipo y número con sus
respectivas remuneraciones. Acá es importante definir el momento en que se debe
contar con cada tipo de personal del organigrama, esto se puede hacer por ejemplo a
través de una columna que se titule “Momento de Contratación” donde se indique
alguna referencia directa o relativa del momento en que se debe contar con ese
personal.
 Diagramas de procesos productivos. Para entender el funcionamiento y lo que se
hará en la puesta en marcha.

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 Descripción de los productos y sus costos directos, con especificación de sus

materiales, insumos y otros elementos de costo.

2.- Definición de los calendarios de trabajo con los días y horas que se trabajará,
incluyendo las excepciones.
 Características: se debe considerar el régimen de horario que puede tener cada
participante en el proyecto pues no todos deben trabajar necesariamente al mismo
ritmo, por ejemplo, durante la construcción normalmente se trabaja en otro horario
comparado con la operación.
 Producto: calendarios y horarios laborales a usar para el periodo del proyecto.

3. Identificar las actividades necesarias para concretar el proyecto y lograr sus objetivos y
armar estructura general del proyecto. Esta etapa metodológica implica dar forma a la
estructura general y detallada del proyecto a través de identificar primero las grandes
áreas de actividades, para luego ir dividiéndolas en otras más detalladas, hasta llegar a
las actividades elementales o paquetes de trabajo.

En esta etapa se deben incluir las dependencias obligadas de predecesoras y sucesoras.

 Herramienta: usar Project para construir la estructura completa del proyecto desde
actividades generales, de resumen, hasta las actividades más elementales que
constituyen paquetes de trabajo. Deben registrar las dependencias obligatorias.
 Características: esta etapa implica sólo identificar las actividades y armar la
estructura, aun no se les debe asignar ni duración, ni recursos. Además, en este
momento se deben agregar sólo las secuencias obligatorias, no aquellas que serán
opcionales o discrecionales y que dependerán de los planificadores. Con esta
información se puede construir la EDT y el diagrama de red inicial.
 Producto: archivo Project con estructura del proyecto completo.

4. Diseñar la forma en que se llevará a cabo cada una de las actividades elementales y
estimación de su duración. Esta actividad corresponde a configurar una ficha (formato
libre o la entregada) por cada actividad elemental o paquete de trabajo, que incluya las
siguientes sub-secciones.

NOTA: se deberá construir esta ficha en detalle para al menos 12 actividades

elementales importantes del proyecto, de distinto tipo.

4.1 Identificar la actividad elemental y describir los encabezados de las fichas.

4.2 Determinación (propuesta) de las personas o especialidades profesionales requeridas

para llevar a cabo la actividad elemental, indicando qué hará cada uno y las horas que
deberá dedicar. Incluir al gestor del proyecto cuando consideren que debe participar.
 Herramienta: “Ficha de actividad elemental”, Sección “Recursos humanos
requeridos por la actividad elemental”.

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 Características: definir las necesidades de personas y/o especialistas, pudiendo ser

personal propio o personas de otras empresas o contratar consultores o contratar y
entrenar nuevo personal, etc. Incluir de manera especial una explicación del rol del
gestor del proyecto en esa actividad.
 Producto 1: aporte a la “Ficha de actividad elemental”.
 Producto 2: “Matriz de Responsabilidades” con las 12 actividades (revisar texto).

4.3 Determinar recursos no-trabajo necesarios para desarrollar la actividad elemental,

pueden ser materiales, equipos, instalaciones, otros servicios o simplemente costos.
 Herramienta: “Ficha de actividad elemental”, sección “Otros recursos requeridos
por la actividad elemental”.
 Características: se debe incluir todo lo necesario para llevar a cabo la tarea.
 Producto 1: aporte a la “Ficha de actividad elemental”.

4.4 Estimar la duración de las actividades elementales, deben definir un valor específico
para el tiempo, que debe ser consistente con los recursos humanos y materiales
asignados. Esta etapa debe partir por la selección del método de estimación de tiempo
adecuado para el caso.
 Herramienta 1: metodologías de determinación de tiempos (ver lecturas).
 Herramienta 2: usar “Ficha de actividad elemental”, sección “Duración estimada”,
para registrar el método usado y tiempo asignado a la tarea.
 Características: para las actividades más importantes se debe aplicar efectivamente
la metodología seleccionada, por ejemplo, para estimar los tiempos de construcción
se puede consultar a constructores experimentados (o a empresas constructoras)
acerca de la duración para el tipo de obra que deban hacer. Se debe indicar el
método de estimación de tiempo.
 Producto: estimación de la duración de la tarea elemental bajo el escenario de
recursos asignados.

5. Completar estructura del plan del proyecto (elaborada en el punto 3) incorporando a

Project los recursos, las duraciones, las secuencias discrecionales (decididas por
ustedes), los recursos y los valores monetarios requeridos.
 Herramienta: usar Project para registrar la información determinada.
 Características: esta etapa es sólo de registro de la información de las tareas
elementales. Requiere el ingreso de todos los “Recursos”. Las 12 actividades
detalladas en las fichas deben estar exactamente iguales en el archivo Project:
nombre, recursos, porcentaje de dedicación, valores monetarios, etc.
 Producto: archivo Project con el proyecto completo.

6. Ya con el plan completamente construido, determinar la duración total, y el costo total

del proyecto (ver primera línea del Project resultante). Además, revisar el uso de

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recursos para visualizar los más importantes para el proyecto. Finalmente, analizar la
ruta crítica del plan.

7. Ya con toda la información del plan del proyecto, redactar el acta de constitución del
proyecto (project charter), donde se formalice los objetivos y metas del proyecto
(incluyendo duración y presupuesto que se han determinado a través del plan). Incluye
también un breve análisis del uso de recursos a usar y la ruta crítica del proyecto.

Resumen de la metodología
 Buscar un sistema de operaciones ya diseñado, rescatando todas las características
técnicas de ese diseño.

 Definir los calendarios de trabajo que se deberán usar durante el proyecto de

implementación.

 Construir la EDT del proyecto. Estructura completa hasta las actividades

elementales. Directamente en Project.

 Construir la RED del proyecto. Consideraciones de secuencia. Directamente a

través de predecesoras en Project.

 Diseñar 12 actividades elementales en detalle (fichas). En un archivo Excel.

 Completar el plan del proyecto agregando recursos y duración a todas las

actividades elementales (ojo que las 12 diseñadas en detalle deben quedar
idénticas).

 Analizar el plan del proyecto a través de duración, costo, recursos y ruta crítica.

 Preparar el acta de constitución del proyecto.

Fechas relevantes
17, 22 y 24 de abril Ayudantías de apoyo al desarrollo de los casos de planificación.

22 de abril Breve presentación del desarrollo ante el profesor y un subgrupo del

curso. Mostrar archivos Project, Excel y Word. Esta entrega podría
descontar nota si está incompleta.

29 de abril Presentación del desarrollo de caso ante subgrupo del curso.

Subir archivos para evaluación del desarrollo.

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Resumen de elementos a preparar y evaluaciones

Deberán preparar tres archivos y una presentación.

 Plan en MS Project (50%)

Plan completo de implementación del sistema de operaciones.
Se revisa todo: EDT de actividades, tiempos, recursos, costos y secuenciación. Las
actividades diseñadas en detalle deben ser coherentes con las fichas.
Nota: los archivos Project deben ser autoexplicativos y ordenados, para esto deben estructurar claramente
las diferentes áreas de actividades del proyecto y asignar sabiamente los nombres de las actividades.

 Fichas en Excel (20%)

Fichas de las 12 actividades elementales desarrolladas en detalle.
Se revisa que estén completas y coherentes.

 Informe en Word (20%)

 Descripción formal del Sistema de Operaciones (Punto 1)
 Calendarios del proyecto (Punto 2)
 Matriz de responsabilidades. (Punto 4)
 Análisis de recursos a usar en el proyecto (Punto 6)
 Análisis de presupuesto y de tiempos parciales y totales (Punto 6)
 Análisis de ruta crítica del proyecto (Punto 6)
 Redacción de acta de constitución del proyecto (Punto 7)
Se revisa que esté todo el contenido, presentado de manera formal.

 Presentación (10%)
Se evalúa claridad del contenido presentado y apego al tiempo asignado.

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Trabajo posterior con este proyecto:

 Análisis de riesgos y replanificación.

 Simulación de seguimiento.

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