Fecha: 22 de febrero 2019

Ficha: 1504959 TG Documental

Gerardo Andrés Trigos López.

Keila Andrea González Gutiérrez.

ACTIVIDAD #01

1. Explique que es Gestión Documental?

2. ¿Cuál es la importancia de la gestión documental para las empresas?
3. ¿Qué es la ley general de archivo?
4. ¿Explique que es una empresa?
5. ¿Cómo se clasifican las empresas?
6. ¿Explique cuáles son las áreas fundamentales de toda empresa?
7. ¿Explique que es un informe de investigación?
8. ¿Establezca cuáles son los pasos de un informe de investigación?
9. ¿Qué es una propuesta de servicios en gestión documental?
10. ¿Cuáles son las partes de una propuesta de servicios en gestión
documental?
11. ¿Identifique un ejemplo práctico real de implementación de programa de
gestión documental en una empresa?
12. Elabore un programa de Gestión documental.

DESARROLLO ACTIVIDAD #01

1. El proceso de gestión documental garantizará la atención oportuna en la

recepción de documentos y un excelente tiempo de respuesta en su
distribución, asegurando la confidencialidad de la información.
Propenderá por la elaboración de políticas, organización, almacenamiento,
conservación, consulta y disposición final de los documentos de la
Fundación, contemplando los requisitos de ley, con el fin de fortalecer el
control de la gestión y la aplicación de nuevas tecnologías de la
información.
Objetivos
Garantizar la recepción y distribución oportuna del documento.
Garantizar la organización, almacenamiento y conservación del
documento.
asegurar la disponibilidad del documento para su consulta en el archivo
central.
Garantizar la disposición final de los documentos.

Procedimientos

El proceso de gestión documental establece procedimientos específicos en

la recolección y manejo de los documentos recepcionados para su custodia
y entrega al usuario final.

Correspondencia interna.
Mensajería especializada.
Mensajería externa.
Archivo activo.
Archivo inactivo.

Contenido [ocultar]
1 Desarrollo de la gestión documental
2 Diferencias de terminología entre el inglés y el español
3 ¿Sistemas electrónicos de gestión documental, o sistemas de gestión de
documentos electrónicos?
4 Flujo del Sistema de Gestión Documental
4.1 Bases de Datos
4.2 Hardware
4.3 Software
4.4 Redes
4.5 Usuarios
4.6 Administradores
5 Algunos Criterios Generales a Tener en cuenta
6 Términos Relacionados
6.1 Sistema de Gestión de Contenidos
6.2 Gestión del Conocimiento
6.3 Bases de Datos Documentales
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-
sistema-gestion-documental
 2. Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera
vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor
importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio
importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los
documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con

muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su
empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.

 Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor

documental central.
 Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar
los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son
inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
 Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y
estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y
documentos dentro del sistema de gestión documental.
 Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se
realizan a los documentos.
 Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma
documentación.
 Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la
integración en el sistema de gestión documental como metadatos.
 Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas
personalizadas.
 Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los
demás sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
 Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de
archivado de las copias físicas.
 Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos
permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier
documento que tengamos integrado en el sistema.
 Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento
(como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que
tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
 Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al
automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y
 los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al
instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se
puede conocer más rápidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en
el sistema de manera inmediata, etc…

http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental

3. La Ley General de Archivos se define en el preámbulo de la misa Ley que

dice: "La Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales
que regulan la función archivística del Estado".
Artículo 4o. Principios generales.
Literal d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la
organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Artículo 12. Responsabilidad.
“La administración pública será responsable de la gestión de documentos y
de la administración de sus archivos”.
Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores
públicos.
“Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares,
entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados…”.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención.
“Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental”.

http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Cons
ulte/Recursos/Infografias/18_LosArchivosDerechosHumanos.pdf

4. empresa refiere a una organización o institución, que se dedica a la

producción o prestación de bienes o servicios que son demandados por los
consumidores; obteniendo de esta actividad un rédito económico, es decir,
una ganancia. Para el correcto desempeño de la producción estas se basan
en planificaciones previamente definidas, estrategias determinadas por el
equipo de trabajo.

Fuente: https://concepto.de/empresa/#ixzz5gIgQy1Ge
5. La Clasificación Empresarial es un procedimiento que realiza la
Administración (mediante órganos especializados) por el cual se determina
la capacidad de solvencia económica y técnica con la que cuenta cada una
de las empresas, determinando a qué contratos pueden concurrir en razón
de su objeto y cuál es el límite, por su importe, de tales
contratos. http://www.edu.xunta.gal/centros/iesmonelos/system/files/TE
MA+2+CLASES+DE+EMPRESAS_0.pdf
6. Dentro de una empresa u organización hay varios departamentos, o áreas
funcionales. Una posible división es:

-Producción y Logística
-Dirección y Recursos Humanos
-Comercial (Marketing)
-Finanzas y Administración
-Sistemas de información
Dirección.
Administración y recursos humanos.
Producción.
Ventas y marketing.
Contabilidad y finanzas.
Pueden estar juntas o separadas en función del tamaño y modelo de la
empresa u organización.
7. Tiene como Objeto medir la actividad de un empleado, un grupo o la
empresa en su totalidad. Se puede realizar durante un determinado
momento del calendario o al finalizar el proceso. Lo puede elaborar un
supervisor, el propio empleado o recursos humanos.
Las empresas suelen utilizar el informe de trabajo para conocer la evolución
de los negocios. Por ello, se realizan a lo largo del año con una frecuencia
que varía de empresa a empresa de acuerdo con el propósito.
Puede entenderse como una fotografía del proceso de producción o de la
evolución de los servicios. Permite saber si las cosas están yendo de
acuerdo con lo planeado y evaluar eventuales ajustes de rumbo.
El informe de trabajo también es la base para las reuniones gerenciales de
fin de año, cuando se evalúan los resultados de todas las áreas de una
empresa para rendir cuentas a los inversionistas.

8. No existe una única forma de elaborar un informe de trabajo, pero

básicamente debemos hacer constar los siguientes elementos, que se
relacionan unos con otros:
Objetivo inicial: describe, de manera concisa, el trabajo por el cual
elaboramos el informe. Puede ser una campaña de ventas, la prestación de
un servicio a un cliente, la reorganización física de una oficina, etc. Sirve
para mostrar qué es lo que perseguimos con determinadas acciones en un
cierto período.
Actividades realizadas: muestra qué se ha hecho para alcanzar los
resultados propuestos. Es importante contar con un buen panorama de lo
que cada colaborador ha hecho. En los ejemplos anteriores, describir las
acciones de la campaña, en qué punto está el servicio que hay que
entregar, se encontró un destino para los viejos muebles de la oficina, etc.
Evaluación de los trabajos: compara las metas con lo que se ha
conseguido hasta el momento del informe. Para ver más claramente la
eficacia de las acciones, se pueden usar gráficos y comentarios. Por
ejemplo, para la campaña de ventas, el gráfico va a mostrar qué tan cerca o
lejos estamos de la meta y los comentarios revelarán cuál ha sido la mejor
acción de ventas.
Acciones a seguir: es la parte “útil” del informe de trabajo, en el sentido de
que orienta sobre aquello que mejor funcionó para alcanzar el objetivo
perseguido. Determinará las acciones que se implementarán hasta el fin de
la campaña o hasta que se requiera un nuevo reporte. En el caso de la
campaña de ventas, por ejemplo, se detectó que una determinada
promoción aumentó significativamente las ventas. En este apartado se hace
constar que se aplicará esa misma promoción a los demás productos.
Cada una de estas partes puede subdividirse, a su vez, para incluir más
informaciones de lo que se está evaluando. Pero, en cualquier caso, lo
importante es que sean informaciones lo más claras posible para que el
informe de trabajo sea útil.
Esta claridad se obtiene con una buena presentación, pero
fundamentalmente con un trabajo bien realizado, que, como ya sabes, es
la clave del éxito que buscas.
Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, comenta a
continuación. Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos y
colaboradores, a través de las redes sociales.
https://destinonegocio.com/pe/emprendimiento-pe/que-es-para-que-sirve-y-
como-se-hace-un-informe-de-trabajo/
 9. Tiene la finalidad de organizar, conservar y difundir la documentación como
parte estratégica de las funciones de la organización. Está agrupada en las
siguientes fases: I) Análisis, II) Diseño, III) Implantación, cada una contiene
un plan de actuación. Las consideraciones finales versan sobre la influencia
de la propuesta en los procesos documentales de las organizaciones
empresariales. http://www.sociedadelainformacion.com/18/propuesta.pdf
10.
 Identificación y valoración del fondo documental.
 Elaboración del cuadro de clasificación y catálogo de tipos de documentales
de la oficina.
 Clasificación del fondo y de los documentos.
 Ordenación de los documentos dentro de cada serie documental.
 Descripción de unidades documentales y elaboración de los instrumentos
de consulta de fondo.
 Instalación del fondo en el depósito de archivo.

www.sociedadelainformacion.com

11.