Mejoramiento Del Proceso de Comprast03878 PDF

MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA DE COMPRAS A TRAVÉS
DEL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LA EMPRESA LABORATORIOS SERES

LTDA
MICHAEL PARRA BERMÚDEZ
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2014
1
MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA DE COMPRAS A TRAVÉS
DEL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LA EMPRESA LABORATORIOS SERES
LTDA
MICHAEL PARRA BERMÚDEZ
Pasantía Institucional para optar por el título de Ingeniero Industrial
Director
GIOVANNI ARIAS CASTRO
INGENIERO INDUSTRIAL
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

FACULTAD DE INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Y SISTEMAS
PROGRAMA INGENIERIA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2014
2
Nota de aceptación:
Aprobado por el comité de Grado
en cumplimiento de los requisitos
exigidos por la universidad
Autónoma de Occidente para optar
por el título de Ingeniero Industrial

______________________________
JURADO
______________________________
JURADO

_____________________________
DIRECTOR
Santiago de Cali, Marzo 22 de 2014
3
CONTENIDO
Pág.
RESUMEN 4
INTRODUCCIÓN 11
1. ANTECEDENTES 13
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 17

2.1. DEFINICION DEL PROBLEMA 17
2.2. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 20
3. OBJETIVOS 21
3.1. OBJETIVO GENERAL 21
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 21
4. JUSTIFICACIÓN 22
5. MARCO DE REFERENCIA 23
5.1. MARCO TEORICO 23
5.1.1. Metodología de normalización de procesos 23
5.2. METODOLOGIA DE GESTION POR PROCESOS: SISTEMA DE GESTION
DE CALIDAD ISO 9001:2008 26
5.2.1. Etapas para implementar el sistema de gestión de calidad 26
5.3. MODELO KIRKPATRICK 31
6. METODOLOGÍA 32
6.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 32
6.2. FUENTES PARA LA OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN 32
6.3. ETAPAS DE LA METODOLOGÍA 32
7. DIAGNÓSTICO INICIAL 36
7.1. PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 36
7.1.1. Flujo de compras en Laboratorios Seres LTDA 36
7.1.2. Proceso actual de solicitud de compra 36
7.2. ACTIVIDADES CRÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 37
7.3. CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO 39
7.4 PERSONAL DEL AREA DE COMPRAS 39
8. ANÁLISIS DE CAUSA 40
8.1. CAUSA – EFECTO 41
8.1.1. Inadecuada gestión del área de compras 41
4
9. PLAN DE ACCIÓN 43
9.1 PLAN DE MEJORAMIENTO 43
10. EJECUCIÓN 45
10.1. SOLUCION AL PROBLEMA 45
10.2. COMO LLEVARLO A CABO 45
10.3. ACTA DE REUNION 46
10.4. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS EN EL ÁREA DE
COMPRAS 46
10.5. FLUJO ANTERIOR “ACTUAL” Vs FLUJO MEJORADO 49
10.6. PROCEDIMIENTOS Y MANUALES DE FUNCIONES 52
10.7. NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS 56
10.7.1. Calculo del tamaño de la muestra 56
10.7.2. Estudio de tiempo 58
10.7.3. Valoración del rítmo de trabajo 65
10.7.4. Calculo del tiempo normal 69
10.8. MONITOREO DE CUMPLIMIENTO 71
10.9. INDICADORES DE GESTIÓN 71
10.10. PLAN DE CAPACITACIÓN PARA PLANIFICACIÓN DE PROCESOS 73
10.10.1. Folleto de planificación para la capacitación 73
10.10.2. Evaluación de la capacitación con el método Kirckpatrick 77
11. CONCLUSIONES 81
12. RECOMENDACIONES 82
BIBLIOGRAFIA 83
5
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Árbol del problema 18
Figura 2. Diagrama de Caracterización de Procesos 28
Figura 3. Diagrama de Gantt 29
Figura 4. Ciclo PHVA 30
Figura 5. Flujo de compras de laboratorios Seres LTDA 36
Figura 6. Diagrama de Espina de Pescado del área de compras 41
Figura 7. Metodología PHVA 45
Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras 50
Figura 9: Planificación de la capacitación 73
6
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Simbología de los diagramas de procesos 24
Cuadro 2. Control de las actividades para la planificación de procesos 29
Cuadro 3. Cuadro integrado de mando 31
Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto 34
Cuadro 5. Actividades críticas del área de compras 38
Cuadro 6. Acta de reuniones quincenales 46
Cuadro 7. Caracterización del proceso de compras 46
Cuadro 8. Procedimientos y manuales de funciones jefe de compras 52
Cuadro 9. Procedimientos y manuales de funciones auxiliar de compras 54
Cuadro 10. Cálculo del número de observaciones por actividad según el

método de la fórmula 56
Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda 58
Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda 60
Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda 62
Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda 64
Cuadro 15. Valoración con el factor destreza o habilidad 66
Cuadro 16. Valoración con el factor esfuerzo o empeño 66
Cuadro 17. Valoración con el factor condiciones 67
Cuadro 18. Valoración con el factor consistencia 67
Cuadro 19. Valoración de todos los factores en cada actividad y por cada
observación 67
7
Cuadro 20. Cálculo del Tiempo Normal y Tiempo Estándar 69
Cuadro 21. Cálculo de los Suplementos 70
Cuadro 22. Análisis de tiempos 71
Cuadro 23. Aspectos relevantes del proceso de compras 72
Cuadro 24. Indicadores de gestión del área de compras 72
Cuadro 25. Seguimiento de los indicadores de gestión del área de

compras 73
Cuadro 26. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso 77
Cuadro 27. Cuestionario de evaluación de aprendizaje del curso 78
Cuadro 28. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso para el jefe

inmediato del área 79
Cuadro 29. Informe final de resultados de la capacitación 80
8
LISTA DE ANEXOS
Pág.
Anexo A. Curso en Microsoft Project 2003 85
9
RESUMEN
En la actualidad globalización y competitividad son dos factores importantes que

brindan herramientas a las compañías industriales y de servicios para subsistir en
el mercado dinámico. Para poder ser competitivos es necesario desarrollar,
implementar y asegurar estándares de calidad que estén direccionados a la
satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes. Según lo
anteriormente mencionado, con el presente proyecto se pretende orientar a la
compañía Laboratorios Seres LTDA., en la normalización, gestión de los procesos
del área de compras y capacitación de los trabajadores en planificación de
procesos, ya que se evidencia una falta de gestión en el área de compras de la
compañía, lo cual ocasiona reprocesos en las actividades, atrasos en las ordenes
de producción, aumento del Lead Time, aumento de los costos de la No Calidad,
actividades y procesos fuera de control, escases de producto terminado.
Se busca realizar el mejoramiento de los procesos del área de compras mediante

el estudio del trabajo, utilizando metodologías claves de intervención que requiere
la alta gerencia, las cuales son: establecer la trazabilidad de las actividades (flujo
de compras), determinar el plan de mejoramiento, normalizar los procesos, realizar
el monitoreo de cumplimiento, capacitación de los trabajadores en planificación de
procesos y evaluación a través de la metodología Kirkpatrick.
Se emplearon herramientas propias de la ingeniería para dar apoyo y

complemento a las metodologías descritas, como la caracterización por procesos
y diagramas de procesos.
10
INTRODUCCIÓN
En la actualidad son numerosas las compañías nacionales y multinacionales que

establecen objetivos de diversa índole a nivel de empresa y en cada una de sus
áreas, el cumplimiento de estos objetivos permite un crecimiento en las utilidades
que representan la venta y la comercialización de un bien o un servicio, además
de la sostenibilidad del negocio al largo plazo.
El departamento de compras de una organización tiene la responsabilidad de

realizar las adquisiciones de insumos (materias primas, material de empaque,
artículos de oficina, equipos, herramientas) necesarios en el momento debido, con
la cantidad y calidad requerida, al precio adecuado. Sin embargo, en este
departamento se desempeñan otras actividades como determinar información de
precios, realizar un control y seguimiento a las entregas, realizar una planeación
de las compras con base a los comportamientos pronosticados de los productos,
el stock de inventario, los pedidos generados por los clientes y proyecciones del
área de ventas.
Lo anteriormente mencionado, no se realiza de la manera adecuada en la

compañía Laboratorios Seres Ltda., ya que se evidencia la baja trazabilidad de
las actividades, carencia de normalización en los procesos, un inadecuado registro
y flujo de la información y una incorrecta planeación a largo, mediano y corto plazo
de las compras (tiempos de entrega, actividades e insumos críticos). Lo anterior
está generando en la compañía reprocesos en las actividades, atrasos en las
ordenes de producción, aumento del Lead Time del proceso, aumento de los
costos de la no calidad, actividades y procesos fuera de control, escases de
producto terminado. Aunque no es objeto del tema de estudio, también se
identificó en la compañía la falta de gestión del inventario de materias primas y
producto terminado, la carencia de metodologías matemáticas y estadísticas para
pronosticar la demanda con mayor exactitud, de manera que la planeación de las
compras se realice de la manera más acertada.
Las fallas ya determinadas en el área de compras están originando un nivel de

satisfacción muy bajo en los clientes, por lo cual, prefieren buscar otras
alternativas para suplir sus necesidades como adquirir productos de la
competencia.
11
La finalidad del presente proyecto fue identificar los factores que afectan el normal
desarrollo de las actividades en el área de compras de la compañía
LABORATORIOS SERES LTDA (baja trazabilidad de las actividades, carencia de
normalización en los procesos, inadecuado registro y flujo de la información),
reconocer los elementos que generan dichos factores (inadecuada gestión y falta
de capacitación de las personas en el área), desarrollar e implementar estrategias
que permitan mejorar el desempeño de los trabajadores y que a su vez que dichos
resultados aporten a cumplimiento de los objetivos de la compañía.
Para poder alcanzar el objetivo propuesto se realizaron los diagramas y la

caracterización, lo cual facilita la normalización de los procesos, adicionalmente se
establece el plan de mejoramiento y monitoreo de cumplimiento de las normas
establecidas mediante visitas programadas al área de compras exigiendo informes
periódicos de resultados de cumplimiento del departamento y se desarrolló un plan
de capacitación en planificación de procesos dirigido al personal del departamento
de compras, al cual se le medirá la eficiencia a través del método Kirkpatrick.
Es relevante describir que el tipo de investigación abordada para la solución del

presente problema es de carácter no experimental y aplicada, apoyada a través de
dos metodologías: la gestión y normalización por procesos. En la investigación se
han definido ocho etapas que son: diagnóstico inicial (proceso actual de solicitud
de compra, flujo de compras y actividades críticas, condiciones del puesto,
personal involucrado en el proceso de compras), análisis detallado de la situación
actual (causa-efecto, represaje), plan de mejoramiento, ejecución, flujo mejorado,
normalización, monitoreo de cumplimiento y ejecución del plan de capacitaciones
en planificación de procesos.
12
1. ANTECEDENTES
Toda compañía en la cual existan actividades industriales, necesita de materiales

y suministros para su funcionamiento, por consiguiente el departamento de
compras es la unidad comercial centralizada que tiene la misión de adquirir todos
los productos y servicios para la empresa en el momento debido, con la cantidad
solicitada, la calidad requerida y al precio adecuado, lo cual se representa
mediante una gestión en el proceso de compras. Es por esto que "la
administración efectiva de los materiales y las compras pueden contribuir
significativamente al éxito de organizaciones más modernas"1.
Según lo anteriormente descrito, para lograr que una compañía sea realmente
competitiva y que pueda sostenerse en el mercado, es de gran importancia la
adecuada administración y la correcta ejecución de los procesos del departamento
de compras ya que es un área fundamental donde se busca el equilibrio entre el
costo y beneficio de la organización, logrando así maximizar las ganancias
obtenidas y conservar “la capacidad de servicio-empresa de seguir generando
beneficios en el futuro. Lo cual es función de aspectos tales como el fondo de
comercio o su imagen de marca (Good Will)”2.
Con el fin de dar mayor solidez a la presente investigación, a continuación se

mencionan las principales ideas que en la actualidad existen alrededor del tema
objeto de estudio.
Con el objetivo de mejorar y controlar los procesos, grandes compañías de

proyección nacional e internacional han incluido entre sus inversiones
tecnológicas, la adquisición de plataformas de administración de recursos
empresariales las cuales facilitan la trazabilidad en toda la cadena de suministro y
distribución, estas plataformas facilitan el registro y flujo de la información y la
planificación de la producción y compras a largo, mediano y corto plazo; Es el
caso de Bayer y Laboratorio Franco-Colombiano (Lafrancol) las cuales han
adquirido algunos módulos de la plataforma SAP(Sistemas, Aplicaciones y
1
ROMÁN, Rosa Edna. Manual de compras para la micro y pequeña empresa. Trabajo de grado
Maestra en Ingeniería Industrial en Sistemas de Manufactura. México D.F.: Universidad
Iberoamericana. Facultad de Ingeniería, 2009. 91 p.
2
VIÑALS RIOJA, Jaume. Marketing de servicios destinados a las empresas. España Ediciones
Díaz de santos, 2007. p.156. ISBN: 9788479784232.
* Paquete comercial de software ERP usado para controlar las operaciones de manufactura dentro
de las compañías.
13
Productos); en la planta de producción de Bayer en la ciudad de Cali, se
adquirieron los módulos de producción, aseguramiento de calidad, controlling,
compras y almacenamiento, los cuales reemplazaron a sistemas independientes
como el Mapics* el cual llevaba 10 años de uso, la implementación del recurso
tuvo un impacto positivo en diferentes aspectos como la trazabilidad de las
actividades y de los productos, ya que a través del sistema se aprueban las
materias primas, producto terminado, además se generan las órdenes de proceso
y las de compra, entre otras características.
Otro factor en el cual se centran las inversiones y que forma parte de la estrategia
de mejoramiento continuo es la capacitación a los colaboradores, “el gasto en
capacitación, desarrollo y educación del personal es realmente una inversión. La
llamada “mano de obra” se convierte en “mente y corazón de obra”, y el personal
se desarrolla para que quiera, sepa y pueda hacer bien su trabajo” 3, el progreso
del personal con enfoque de calidad, administración y mejora de procesos fue uno
de los factores clave como parte de la solución a la problemática de
competitividad, las bajas ventas y la insatisfacción de los clientes (precio, calidad,
servicios, actitud de la gente y no cumplir los objetivos planeados), después del
estudio realizado por García en la empresa Plásticos y Derivados, así mismo
aplicó un diagnóstico al sistema de calidad por medio del Modelo Nacional para la
Calidad* como resultado se llevó a cabo un plan de mejora que comprendía un
cambio cultural en las personas desde su formación del ser y del hacer, la
comparación con otras organizaciones de clase mundial, la ejecución de prácticas
de relación integral con los clientes y la evaluación de la efectividad del liderazgo.
Dado lo anterior, es importante que las compañías reconozcan la importancia de

establecer políticas, estrategias y objetivos a mediano y largo plazo que permitan
mejorar la satisfacción de sus clientes y cumplir en el mayor grado con sus
necesidades y expectativas. Es entonces donde la Organización Internacional
para la Normalización (ISO) cumple un papel importante mediante la
normalización de procesos asegurando el cumplimiento de los requerimientos de
los clientes, realizando una gestión proactiva, controlando los riesgos e
implementando una continua mejora en el desempeño de los procesos.
3 GARCIA, José Santos. El modelo nacional para la calidad y su enfoque sistémico como estrategia
para la competitividad. Trabajo de grado Maestro en Administración. México, D.F.: Universidad
Iberoamericana, 2005. 202 p.
*Modelo mexicano fundamentado en la gestión por sistemas, procesos y principios, en el cual se
emplean herramientas acordes a las características particulares de la organización, sin basarse en
alguna teoría en particular.
14
Como dice López4, la gestión en los procesos de una compañía es importante
para alcanzar una mayor productividad y garantizar la satisfacción de las
necesidades de los clientes, además en este proceso son de gran importancia las
metodologías de normalización de procesos y gestión de la calidad, en busca del
mejoramiento continuo como esencia de la calidad y la competitividad a largo
plazo.
Para establecer los lineamientos del proceso de mejoramiento continuo en la

empresa Electrocentro S.A., López plantea una autoevaluación empleando el
modelo europeo de excelencia EFQM y con base en los resultados obtenidos
proponer un modelo de mejoramiento continuo para la normalización de los
procesos. En el mismo sentido destaca la importancia de revisar los procesos
existentes y mejorarlos continuamente mediante la implementación de un sistema
de gestión de la calidad y con el objetivo alcanzar la certificación ISO 9000: 2000.
Las inversiones en tecnificación de los procesos en empresas industriales, de

servicios, y en metodologías que buscan la normalización de las actividades, han
tenido un incremento en los últimos años en Colombia, esto es debido a las
actuales exigencias de calidad, competitividad y eficiencia para mantener una
activa participación en el mercado de los productos y servicios ofertados.
Desde una perspectiva nacional, Hernández5 aborda la problemática del represaje

de órdenes de compra y de trabajo en el área de provisiones la cuales ocasionan
retraso en las entregas del producto final al cliente y paradas de máquina en la
empresa Plegacol S.A., a través su estudio demuestra la utilidad de la
metodología PHVA ya que se logró identificar al área de mantenimiento como la
que generaba la mayor cantidad de solicitudes, por tal razón se determinó que el
personal de esta área generará las ordenes y realizaran un seguimiento de las
mismas, conjuntamente se hizo dotación de la tecnología y el entrenamiento
necesario para la ejecución de las nuevas labores, por lo cual se logró la
normalización de las áreas de provisiones y mantenimiento, cumplir con la
cantidad, calidad y tiempo establecido en cada orden de trabajo y mejorar las
condiciones ambientales y ergonómicas generando armonía laboral.
4 LÓPEZ CHACÓN, Froilán Fausto. El proceso de mejoramiento continúo de la calidad y su

influencia en la normalización de los procesos de la empresa Electrocentro S.A. Trabajo de grado
Magister en Ingeniería Industrial. Perú, Huánuco.: Universidad Nacional Hermilio Valdizan, 2005.
199 p.
5 HERNANDEZ DAVILA, Pedro Andrés. Normalizar el proceso de compras técnicas y costeo del
mantenimiento en el área de provisiones de Plegacol S.A. Trabajo de grado para Ingeniero
Industrial. Santiago de Cali: Universidad Autónoma de Occidente, Facultad de Ingeniería.
Departamento de sistemas de producción, 2007. 105 p.
15
Por su parte, González6 enfatiza sobre la importancia de medir la productividad de
los operarios mediante indicadores de gestión, con el propósito de aumentarla sin
sacrificar la calidad del producto, la capacidad de respuesta y el buen servicio.
Entre los indicadores establecidos se encuentran: índice de productividad
operativa, índice de mano de obra, índice de rechazos e índice de paradas
promedio de máquinas, con los cuales se tiene un punto de comparación entre lo
real vs lo teórico, determinar cuantitativamente los resultados del proceso y
adoptar los cambios o las medidas de control necesarias, esta mejora hace parte
de la solución al problema abordado por González en su investigación de la falta
de estandarización (documentación e información) para controlar el proceso
productivo en la compañía ITC ingeniería de plásticos industriales, la cual fue
beneficiada por la reducción del 29,7% del tiempo de fabricación de sus productos.
A partir de los planteamientos anteriormente mencionados se identifican

herramientas que son de gran ayuda para lograr la competitividad en las
organizaciones, como desarrollar capacitaciones en relación a los procesos
productivos y actividades desempeñadas por el trabajador, ya que estas permiten
que las personas se preparen en el saber y para el saber hacer, otra herramienta
importante es la ejecución del modelo EFQM para lograr la correcta
implementación de un sistema de calidad, también es de gran utilidad para las
organizaciones incluir indicadores de gestión dentro del plan de estandarización
de los procesos productivos. Estas herramientas se plantearon por diferentes
autores y fueron utilizadas para dar solución a diferentes problemáticas en el
campo industrial y administrativo, logrando resultados satisfactorios, por lo cual se
concluye su aplicabilidad para el desarrollo del presente estudio, que tiene como
propósito incrementar el cumplimiento de los objetivos en el departamento de
compras de la compañía Laboratorios Seres Ltda., y de esta manera satisfacer de
forma integral las necesidades del cliente.
6
GONZALEZ ESCOBAR, Diego Fernando. Estandarización de procesos de fábrica y elaboración
de indicadores de producción en la empresa ITC. Trabajo de grado para Ingeniero Industrial.
Santiago de Cali: Universidad Autónoma de Occidente. Facultad de Ingeniería. Departamento de
sistemas de producción, 2009. 109 p.
16
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
En la actualidad la competitividad a nivel mundial exige que las compañías

realicen una administración efectiva de sus materiales e insumos a través de las
compras, para ello deben establecer mecanismos y metodologías que les permiten
asegurar la calidad de sus productos, ser más productivas y promover elementos
de mejoramiento continuo, no obstante en algunas compañías especialmente en
las PYMES, los resultados obtenidos en la gestión del departamento de compras
no son satisfactorios, lo cual se debe a la baja trazabilidad de las actividades,
carencia de normalización en los procesos, el inadecuado registro y flujo de la
información y la incorrecta planeación a largo, mediano y corto plazo de las
compras.
La industria farmacéutica es un sector empresarial altamente competitivo en el

cual influye de forma importante el trabajo desarrollado por el departamento de
compras, ya que de esté depende la administración eficiente de los recursos, la
gestión de cada uno de los procesos y calidad de los productos, por lo tanto las
grandes organizaciones y PYMES deben tener entre sus objetivos misionales el
desarrollo e implementación de planes y métodos de mejoramiento continuo,
como son: diagramas de procesos, procedimientos de trabajo, manuales de
funciones, identificación de las actividades e insumos críticos, alternativas de
solución y mejoramiento continuo, análisis de trabajo, estándares de tiempos en
los procesos, control y seguimiento en los procesos, utilización adecuada de
herramientas y software para el registro de la información y planeación de las
compras.
Lo anteriormente descrito es objeto de estudio en la compañía Laboratorios Seres

Ltda., PYME Vallecaucana del sector farmacéutico que tiene 19 años en el
mercado, la cual actualmente presenta debilidades en la gestión de su
departamento de compras, viéndose afectada la productividad, competitividad y la
utilidad de la compañía como se puede observar en el árbol del problema de la
figura 1. Esta problemática ha generado un impacto negativo en la compañía que
se ve reflejado en fallas de las actividades que generan reprocesos, atrasos en las
ordenes de producción, aumento del lead time del proceso, aumento de los
costos de la No Calidad, actividades y procesos fuera de control, escases de
producto terminado, causando una disminución en las utilidades de la
organización y la pérdida de los clientes, lo que se traduce en un riesgo de
sostenibilidad a largo plazo de la organización.
17
Finalmente, el presente trabajo tiene como objetivo resolver las problemáticas en
el departamento de compras de la compañía Laboratorios Seres Ltda., referente a
la baja trazabilidad de las actividades, carencia de la normalización en los
procesos, inadecuado registro y flujo de la información e incorrecta planeación de
las compras lo cual está generando reproceso en las actividades, atrasos en las
ordenes de producción, aumento del lead time del proceso, aumento de los costos
de la NO calidad, actividades y procesos fuera de control y escases de producto
terminado; Lo anterior se pretende lograr mediante las metodologías de gestión y
normalización por procesos con las cuales se pretende disminuir los costos y
tiempos del proceso, de tal forma que se beneficie económicamente la
organización, logre la fidelización de sus clientes, mejore su competitividad y
mantenga su sostenibilidad a largo plazo.
Figura 1. Árbol del problema
18
19
2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
De acuerdo a lo enunciado anteriormente, el interrogante que el presente proyecto

pretende responder es:
¿Cómo se puede lograr el mejoramiento de los procesos del área de compras de

la compañía LABORATORIOS SERES LTDA., en busca del incremento de la
productividad, obteniendo un mayor beneficio económico y satisfacción de los
clientes?
La solución de esta pregunta genera otras preguntas:
 ¿Al implementar mecanismos de control en los procesos para determinar la

trazabilidad, se podrá rastrear un determinado requerimiento en la cadena
productiva y dar respuesta oportuna a la solicitud?
 ¿Al implementar indicadores de gestión, se podrá tener bajo control los

procesos, logrando disminuir los costos de la No Calidad y el riesgo de pérdida de
clientes por incumplimiento de pedidos?
 ¿Al realizar capacitaciones en planeación de procesos al personal del área

de compras, se podrá tener las actividades bajo control?
20
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Mejorar los procesos del área de compras a través del estudio de trabajo de la
compañía Laboratorios Seres Ltda., ubicada en la ciudad de Cali, con el fin de
incrementar la productividad.
3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Determinar la trazabilidad de las actividades con la implementación de

diagramas de proceso, caracterización de procesos y metodologías de gestión por
procesos a fin de controlar, desempeñar y mejorar los procesos de la
organización.
 Elaborar e implementar indicadores de gestión que permitan medir las

actividades que generen valor en el proceso, con el propósito de evaluar el
desempeño de los procesos y los resultados de las acciones de mejora.
 Diseñar un plan de capacitación para planificación de procesos al personal,

que les permita afianzar y desarrollar conocimientos con relación a la planeación
de actividades y procesos.
21
4. JUSTIFICACIÓN
En la actualidad, la globalización económica ha generado altas exigencias en

mercado, las cuales tienen como fin cumplir con los requerimientos, necesidades y
expectativas de los clientes para mantener la satisfacción de estos en el
momento de adquirir un producto o servicio, es por esto que las directivas de las
organizaciones han focalizado su interés en la gestión de los diferentes
departamentos de trabajo para lograr establecer mejoras en los procesos e
implementar modelos que garanticen el cumplimiento de los objetivos trazados y la
calidad del producto o servicio.
Este es el caso del presente estudio, con el cual las poblaciones o personas que
se beneficiaran son las siguientes:
 La compañía Laboratorios Seres Ltda.: En el aspecto económico, debido

a que al implementar las metodologías propuestas en el presente estudio, la
organización estará en la capacidad de disminuir los costos y el Lead Time del
proceso, reducir la cantidad de reprocesos en las actividades, disminuir los
Costos de la No Calidad y tener bajo control cada una de las actividades en el
proceso.
 Los colaboradores del departamento de compras y la persona

responsable de la administración de la compañía: En el aspecto personal, ya
que podrán adquirir y afianzar conocimientos teórico-prácticos, relacionados
a la gestión y normalización por procesos.
 La Universidad Autónoma de Occidente: Con la satisfactoria culminación

del proyecto, esta institución confirmará y afianzará su buen nombre ante la
sociedad, adicionalmente, servirá como base de información a los estudiantes que
desarrollen propuestas de investigación similares.
22
5. MARCO DE REFERENCIA
5.1 MARCO TEORICO
Con el fin de fundamentar la presente investigación, a continuación se describen

los fundamentos de las metodologías de normalización y gestión por procesos e
ideas que se aplican en la actualidad para mejorar la trazabilidad de las
actividades en los procesos y realizar planeación de procesos.
5.1.1 Metodología de normalización de procesos. Desde el punto de vista del

estudio de métodos en el área de Ingeniería, la normalización es el registro,
examen crítico y sistemático de los modos de realizar las actividades con el fin de
efectuar mejoras en los procesos y establecer soluciones a situaciones repetitivas
mediante la estandarización.
Según el ICONTEC7, la normalización es la actividad que establece para

problemas reales o potenciales, disposiciones ante usos comunes y repetitivos,
con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado y
consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de normas.
La normalización ofrece importantes beneficios, como consecuencia de adaptar

los productos, procesos y servicios para los fines a los que se deben destinar,
entre estos beneficios están: proteger la salud de los trabajadores y el medio
ambiente, prevenir los obstáculos al comercio, facilitar la cooperación tecnológica,
reducir los costos y tiempos en los procesos.
5.1.1.1 Objetivos de la normalización. La normalización busca

fundamentalmente reducir las actividades en los procesos para establecer
modelos más eficientes y efectivos, agrupar las actividades y tareas de tal forma
que el intercambio de información entre los procesos sea el adecuado, evitar
errores de identificación mediante el registro de la información, optimizar y mejorar
los procesos, con el fin que el producto o servicio cumpla con las necesidades y
expectativas del cliente.
7
INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. Concepto de
Normalización. [En línea]. Bogotá: ICONTEC Internacional Colombia, 2011. [Consultado 26 de abril
de 2012]. Disponible en internet: http://www.icontec.org.co/index.php?section=37
23
5.1.1.2 Etapas de la normalización. Según lo descrito por Niebel y Freivalds8, las
etapas se clasifican en:
5.1.1.2.1 Selección del trabajo para el estudio. Desde las consideraciones de

tipo económico, se debe tener en cuenta las operaciones esenciales o costosas,
los cuellos de botella, los trabajos que involucran tareas repetitivas y el
movimiento de materiales o información de manera dispendiosa. Según
consideraciones técnicas o tecnológicas, se debe tener en cuenta la
automatización, la sistematización, y por último, el tiempo de planeación y
ejecución del proyecto (PERT CPM, Microsoft Project).
5.1.1.2.2 Registro de la información. Se deben realizar diagramas con base en

la simbología referenciada en el cuadro 1, establecer los procedimientos de cada
actividad y desarrollar los manuales de procesos.
Los diagramas para el registro de la información se clasifican en: Cursograma

sinóptico del proceso o diagrama de proceso de operaciones, cursograma
analítico ó diagrama de flujo del proceso (hombre, máquina, material), diagrama
bimanual ó mano izquierda - mano derecha (para problemas puntuales en cada
estación de trabajo), diagrama hombre-máquina ó diagrama de actividades
múltiples y diagrama de recorrido (hombre, maquina, material).
Cuadro 1. Simbología de los diagramas de proceso
Símbolo Significado Descripción

Operación Transformación física o química.
Movimientos del hombre, máquina o

Transporte
material entre estaciones de trabajo.
Examinar el producto, por cantidad,
Inspección
calidad, peso u otra variable.
Demora Cuellos de botella.
Almacenamiento Almacenar.
8 NIEBEL, Benjamin y FREIVALDS, Andris. Ingeniería Industrial: Métodos, estándares y diseño del
trabajo. 11 ed., México: Alfaomega Grupo Editor, 2004. p.22.
24
Con el desarrollo de esta etapa se logra establecer la trazabilidad en los procesos
de una determinada área.
5.1.1.2.3 Analizar datos. Usar los nueve enfoques principales para el análisis de
la operación, cuestionar cada detalle usando el por qué, dónde, qué, quién,
cuándo, cómo.
5.1.1.2.4 Establecer. Presentar alternativas de solución y mejoramiento en los

procesos, mediante diagramas de proceso, técnicas matemáticas y principios de
diseño del trabajo.
5.1.1.2.5 Presentar e instalar el método. En esta etapa se debe evaluar

cuantitativamente y cualitativamente el método, cálculo del ROI (retorno sobre la
inversión), usar herramientas de toma de decisiones, desarrollar presentaciones
orales y escritas que permitan vender el método al operario, supervisor y alta
gerencia para posteriormente poner en marchar el método.
5.1.1.2.6 Desarrollar el análisis del trabajo. En esta etapa se analizan y se

describen los procedimientos de trabajo, además se determinan las actividades
que deben desarrollar los trabajadores dependiendo de sus habilidades.
5.1.1.2.7 Establecer estándares de tiempo. Se realiza un estudio de tiempos con

cronometro en horas, días, meses o años y un muestreo del trabajo para
determinar los datos estándar.
5.1.1.2.8 Estudio de tiempo. En la técnica del estudio de tiempos se debe

calcular el número de observaciones necesarias para medir el tiempo de los
elementos que intervienen en una tarea o ciclo, existen dos métodos, el método de
la tabla o cociente y el método de la formula, para este caso en particular se
utilizará el método de la Fórmula. El método de la fórmula es una técnica
estadística donde se toma una muestra preliminar y se aplica la siguiente
expresión:
25
Donde:
N: Tamaño de la muestra.
n: Número de observaciones del estudio preliminar.
5.1.1.2.9 Cálculo del tiempo normal. El tiempo normal que es el requerido por el
operario normal para realizar la operación cuando trabaja con velocidad estándar,
se calcula mediante el tiempo observado y la valoración, este tiempo normal se
debe calcular por cada actividad como se evidencia a continuación en la Cuadro
18 Cálculo del Tiempo Normal.
Tiempo Normal (TN) = (Tiempo Observado (TO) * Valoración (V))/ 100
5.1.2.10 Control y seguimiento. En esta etapa hay que verificar que el nuevo
método este generando los resultados económicos, sociales y tecnológicos
esperados, se debe asegurar que el proyecto inicie adecuadamente y que las
personas están de acuerdo con el normal desarrollo del método. Posteriormente
se establecen los indicadores de gestión que permiten tener bajo control el
proceso y generar acciones correctivas si se requieren.
5.2 METODOLOGIA DE GESTION POR PROCESOS: SISTEMA DE GESTION

DE CALIDAD ISO 9001:2008
"El sistema de gestión de calidad ISO 9001 es una norma internacional de

aplicación voluntaria, que establece los requisitos que debe cumplir una empresa
para demostrar que tiene la capacidad de cumplir los requerimientos de sus
clientes, que tiene una gestión proactiva enfocada hacia las causas de falla y el
control de riesgos, y que mejora continuamente en su desempeño"9.
5.2.1 Etapas para implementar el sistema de gestión de calidad
5.2.1.1 Diagnóstico inicial del estado. A continuación se describen los pasos

para determinar el estado inicial:
9
POVEDA, Pedro Pablo y CAÑÓN, Germán. Herramientas para implementar un sistema de
gestión de calidad: Basado en la familia de normas ISO 9000. 3 ed., Bogotá: ICONTEC y
Corporación CYGA, 2009. p.20.
26
 Definir el equipo de trabajo y el alcance del SGC: Normalmente el equipo
asignado al ejercicio de la revisión está conformado por el grupo directivo,
apoyado por el consultor externo y el coordinador del proyecto.
 Analizar el portafolio de productos y servicios de la compañía y determinar

los productos y sectores estratégicos, al igual que los clientes vitales.
 Determinar los atributos y características claves del producto y servicio

ofrecido, el valor percibido por los clientes estratégicos, a partir de encuestas,
sondeos o grupos de enfoque. Un punto clave para implantar ISO 9001:2008 es la
determinación qué es lo que espera el cliente de la organización, conocer cuál es
el nivel actual de satisfacción del cliente y de esta manera poder establecer
objetivos reales de mejora.
 Identificar los procesos elementales de la compañía mediante diagrama de

procesos y entender cómo se relacionan unos con otros, sus entradas y salidas
mediante la caracterización de procesos.
Una herramienta importante para lograr efectuar el diagnóstico inicial en la

organización es realizar la caracterización de los procesos. Esta es una
herramienta utilizada para describir cómo funcionan determinados procesos y
cómo interactúan, es decir definir las entradas y salidas del proceso, lo cual
permite determinar la trazabilidad de las actividades, hacer un seguimiento
continuo y estandarizar los procesos, de tal forma que se puedan controlar, tener
un orden lógico y desarrollar actividades de mejoramiento continuo.
27
Figura 2. Diagrama de Caracterización de Procesos
28
5.2.1.2 Planificación del sistema. Para asegurar el éxito en la implantación del
SGC ISO 9001:2008 se debe realizar una planificación de los procesos,
mediante la cual se establecen las actividades, los recursos necesarios para llevar
a cabo las actividades, los periodos de tiempo requerido, responsables. También
es importante definir los objetivos, establecer las metas y el plan estratégico.
La planificación de procesos es una herramienta en la cual se utiliza una tabla

donde se establece un orden cronológico de las actividades, los recursos
necesarios para su ejecución, la fecha de inicio y fin, su periodo de duración, como
se puede observar en el cuadro 2.
Cuadro 2. Control de las actividades para la planificación de procesos
No Descripción Duración Inicio Fin Predecesora Recursos Responsable

1
2
Posteriormente esta información se traslada a un diagrama de Gantt para llevar un

control visual de los ciclos de los procesos, como se observa en la figura 3. Para
facilitar el manejo de esta herramienta se identificó un software y herramientas que
son de gran ayuda “Microsoft Project y Excel”.
Figura 3. Diagrama de Gantt
También se puede emplear el ciclo PHVA para tener un mayor control en las
actividades del proceso, como se muestra en la figura 5.
29
Figura 4. Ciclo PHVA
Fuente: FONTALVO HERRERA, Tomás José. La calidad en los servicios ISO

9000:2000, Bogotá: Corporación para la gestión del conocimiento ASD 2000,
2005. p. 83.
5.2.1.3 Rediseño de los procesos. Una vez planificada la implementación se

procede a establecer mecanismos de control en las actividades del mapa de
procesos, que aseguren el cumplimiento de los criterios claves que afectarán los
requisitos y expectativas de los clientes, en el mismo sentido se identifican los
parámetros claves de cada proceso y se especifica cómo se deben controlar
(indicadores de gestión, seguimiento en los procesos), y que registros se deben
generar.
Un indicador de gestión es una magnitud asociada a una variable o parámetro,

resultado de una medición, de una actividad o proceso y que demuestra el
desempeño en momentos consecutivos y con una frecuencia establecida. Son
mecanismos de control y seguimiento que se utilizan para determinar si las
actividades y requisitos planificados se están cumpliendo adecuadamente.
Antes de desarrollar un indicador de gestión es importante determinar el objetivo

estratégico de la actividad, la variable a medir, las fuentes de datos, la formula o
procedimiento de cálculo, se debe establecer el límite de control y meta, asignar el
responsable de la actividad, definir la frecuencia de cálculo y análisis, y por ultimo
30
definir las herramientas de análisis. Los indicadores de gestión se pueden plasmar
mediante un cuadro integrado de mando como se muestra en el cuadro 3.
Cuadro 3. Cuadro integrado de mando
Límite
Objetivo Perspectiva Indicador Formula Frecuencia Proceso Responsable de Meta
control
Fuente: LÓPEZ CARRIZOSA, Francisco José. Indicadores de Gestión: La

medición de la gestión para el éxito sostenible. Bogotá: Instituto Colombiano de
normas técnicas y certificación ICONTEC, 2011. p. 55.
Es importante mencionar que para cada área de las organizaciones ya existen

determinados unos indicadores de gestión pero las compañías pueden
desarrollarlos dependiendo de sus requerimientos.
5.2.1.5 Revisión de la alta dirección. Una vez desarrollado el SGC, la alta

dirección debe hacer una revisión en la cual se analiza la eficacia del sistema para
cumplir los requisitos, necesidades y expectativas de los clientes, además de
promover la mejora continua de los procesos.
5.3 MODELO KIRKPATRICK
Este modelo se emplea para la evaluación de acciones formativas y se presenta a

través de cuatro niveles que son reacción, aprendizaje, comportamiento y
resultados.
En el nivel de reacción se mide la cota de satisfacción de los alumnos con

respecto a la formación que acaba de recibir mediante cuestionarios. En el
segundo nivel de aprendizaje se mide los conocimientos adquiridos por los
alumnos a lo largo del curso, esto se logra con una evaluación antes y después de
la formación. En el tercer nivel de comportamiento se mide la capacidad de los
alumnos para aplicar en su trabajo los conocimientos adquiridos lo cual se puede
lograr a través de entrevistas, cuestionarios y observaciones. El último nivel de
resultados se intenta medir si los objetivos planteados en la formación se utilizan
en la organización de forma efectiva y eficiente, esto se puede lograr a través de
exámenes y entrevistas a los participantes del curso.
31
6. METODOLOGÍA
6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
La presente investigación será de carácter no experimental y aplicada, ya que

inicialmente solo se realizarán observaciones en el área de compras, logrando así
tener un reconocimiento sistémico del proceso e identificar las causas del
problema central, posteriormente se establecerán los mecanismos de acción que
ayuden a disminuir los efectos en el proceso y que faciliten el mejoramiento de los
procesos del área de compras de la compañía Laboratorios Seres Ltda., a través
del estudio de trabajo; Para lo cual se utilizarán herramientas y metodologías
existentes como lo son la gestión y normalización por procesos. Es importante
definir que el alcance del proyecto se extiende solo al área de compras de la
compañía, no obstante el modelo puede ser aplicado a otros departamentos de la
organización.
6.2 FUENTES PARA LA OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN
La información requerida para el desarrollo del presente estudio se obtendrá de

las siguientes personas: la persona responsable de la administración de la
compañía, el jefe de compras y el auxiliar del departamento, a través de
cuestionarios, entrevistas y observación en el proceso.
Para estructurar el estado del arte y marco teórico se acudirá a fuentes de

información a nivel nacional e internacional, mediante bases datos en línea.
6.3 ETAPAS DE LA METODOLOGÍA
El presente proyecto se pretende culminar satisfactoriamente, mediante el

desarrollo de seis etapas, utilizando investigación de tipo no experimental y
aplicada en cada una de estas, de tal forma que se logre dar cumplimiento a los
tres objetivos específicos planteados en el estudio, tal como se evidencia
mediante el cuadro N0. 2 Resumen de las etapas del proyecto al final de la
sección.
 Etapa 1: En esta etapa se pretende realizar un diagnóstico inicial en la

compañía Laboratorios Seres LTDA., identificando como se realiza el proceso
32
actual de solicitud de compra, como es el flujo de compras (trazabilidad de cada
una de las actividades), cuáles son las actividades críticas, cuáles son las
condiciones del puesto de trabajo e identificar el personal involucrado en el
proceso de compras. Lo anterior apoyándose en la herramienta EDraw para
generar los diagramas.
Resultados esperados: Generar el documento con el diagrama de flujo del proceso

de compras actual.
 Etapa 2: En esta etapa se pretende realizar el análisis detallado de la

situación actual.
Resultados esperados: Generar el documento con el diagrama causa-efecto.
 Etapa 3: Para esta etapa se desarrollara el plan de mejoramiento del

proceso de compras, la secuencia para llevarlo a cabo y se establecerá el
diagrama con el flujo mejorado del proceso apoyándose en la herramienta EDraw
para generar los diagramas.
Resultados esperados: Generar el documento con las acciones de mejoramiento,

crear el documento con el ciclo PHVA para darle solución al problema y elaborar el
documento con el flujo mejorado del proceso.
 Etapa 4: En esta etapa se realizará la normalización del proceso de

compras, estableciendo los nuevos procedimientos y estandarización del proceso,
mediante la metodología de estudio de trabajo, adicionalmente se determinaran
los perfiles por puesto de trabajo y se realizara la delegación de actividades y
responsabilidad a cada trabajador (manual de funciones).
Resultados esperados: Documento con diagramas del proceso normalizado y

manual de funciones.
 Etapa 5: En la presente etapa se realizará el monitoreo y control de

cumplimiento de las normas establecidas mediante visitas programadas al área de
compras, adicionalmente el desarrollo, implementación y análisis de los
indicadores de gestión.
33
Resultados esperados: Informe de resultados de cumplimiento obtenidos por el
área de compras con el respectivo análisis de los indicadores de gestión.
 Etapa 6: En esta etapa se desarrollará un cronograma de capacitación

para las personas directamente relacionadas con el departamento de compras y
posteriormente se ejecutará, esto con el objetivo de fortalecer habilidades y
conocimientos técnicos con respecto a la planificación de procesos; lo anterior se
logrará haciendo uso de la herramienta Microsoft Project y Microsoft Excel.
Finalmente se medirá la eficiencia de la capacitación a través del método
Kirkpatrick.
Resultados esperados: Al culminar la capacitación se pretende que los

trabajadores tengan la capacidad de planificar, ejecutar y controlar las actividades
que generen valor en el proceso de compras.
 Etapa 6: En la presente etapa se realizará el informe final del proyecto,

utilizando herramientas como Microsoft Word y Excel, posteriormente se
sustentará el proyecto con la compañía.
Resultados esperados: Documento con el informe final del proyecto.
En el cuadro 2 se relacionan las características de los elementos que hacen parte

de cada una de las etapas.
Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto
34
Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto (Continuación).
35
7. DIAGNÓSTICO INICIAL
7.1 PROCESOS ACTUALES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Actualmente en el departamento de compras se desempeñan las actividades de

compras de materias primas y material de empaque para los medicamentos que la
compañía comercializa, gestión de proveedores, gestión de inventarios de materia
prima, material de empaque y productos terminados. En esta área se realiza la
planeación de las compras con base a los requerimientos de productos del área
de ventas, los históricos de la compañía y el inventario a la mano de productos.
7.1.1 Flujo de compras en Laboratorios Seres LTDA
Figura 5. Flujo de compras de Laboratorios Seres Ltda.: Método actual.
7.1.2 Proceso actual de solicitud de compra. Aunque Laboratorio Seres Ltda.,

no tiene planta de fabricación para sus medicamentos, el departamento de
compras juega un papel vital en la cadena productiva ya que debe garantizar que
los insumos de los medicamentos lleguen a los maquiladores en el tiempo y
cantidad requerida, al menor costo y con la calidad adecuada.
36
En el departamento se ejecutan funciones como la planeación de productos que
se deben fabricar (cantidad, punto de reorden, inventario de seguridad), para lo
cual se emplea como herramienta una plantilla en Excel donde se especifica el
histórico de ventas del año pasado, inventario mensual de productos terminados y
de insumos que envía cada fabricante.
A partir de la anterior información se establece si el inventario a la mano de

producto terminado satisface los requerimientos que se han proyectado con el
inventario del año anterior, de tal forma que no se tenga que ordenar la fabricación
del producto o si por el contrario no se podrá satisfacer la demanda esperada y se
debe ordenar la fabricación de alguna referencia.
Si se requiere ordenar la fabricación de alguna referencia se verifica el inventario

de insumos para confirmar disponibilidad, de existir inventario suficiente se
procede con la apertura de la orden de fabricación, pero de no ser así el jefe de
planeación confirma la cantidad requerida de cada insumo para suministrar dicha
información a el auxiliar de compras y que él proceda con las solicitudes de
cotización, análisis de las mismas y posterior elaboración de las ordenes de
compras.
Entre sus funciones administrativas en el departamento de compras se realiza

toda la gestión de documentos en el software administrativos.
7.2 ACTIVIDADES CRÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Las siguientes actividades son críticas para el área de compras, ya que se

determinó que eran las más importantes a la hora de desempañar las funciones,
porque generan valor en los procesos y cualquier atraso o no realización de las
mismas podría afectar el cumplimiento de los objetivos en el departamento; el
análisis e identificación de las actividades se realizó junto con el personal
encargado en el área y a partir de la observación.
37
Cuadro 5. Actividades criticas del área de compras
ACTIVIDADES CRITICAS
1. Análisis de Inventarios
1.1 Evaluación de Inventarios
1.1.1 Inventarios de producto terminado
1.1.2 Inventarios de Insumos
2. Análisis de requerimientos
2.1 Elaboración de las ordenes de producción
2.2 Análisis de requerimientos de insumos según disponibilidad y requerimientos
3. Órdenes de compra
3.1 Solicitud de cotizaciones
3.2 Análisis de cotizaciones
3.3 Aprobación de cotizaciones
3.4 Elaboración de la órdenes de compra para los insumos
3.5 Envió de la orden de compra al proveedor
3.5.1 Verificación e impresión de la ficha técnica del producto
3.5.2 Verificación e impresión de los artes si es material de empaque
3.5.3 Firma de aprobación de todos los documentos de soporte
3.5.4 Envió de todos los documentos de soporte
4. Costeo de la producción
4.1 Recepción y revisión del Bach record
4.2 Recepción y verificación de las facturas de proveedores
4.3 Costeo por producto en software administrativo
4.3.1 Minutas de producción
4.3.2 Notas de salida
4.3.3 Traslados de materiales
5. Informes para entidades del estado
5.1 Informes del Fondo
5.2 Informes de precios
6. Informes administrativos
6.1 Informe de gestión
6.1.1 Estados de las ordenes de producción
6.1.2 Entradas de producto terminado
6.1.3 Novedades
10. Gestión de documentación
10.1 Facturas de proveedores
10.2 Certificados de calidad
10.3 Órdenes de compra
10.4 Libro de compras
10.5 Libro de producción
10.6 Paquetes de producción
10.7 Informes del fondo
10.8 Informes de precios
10.9 Cotizaciones
38
7.3 CONDICIONES DEL PUESTO DE TRABAJO
Las condiciones del puesto del trabajo en el área de compras son favorables, ya
que el espacio es adecuado, la iluminación es apropiada, el escritorio y silla de
trabajo son ergonómicos, los elementos y equipos de trabajo facilitan las funciones
y labores, lo cual permite ejecutar las actividades de la manera adecuada.
Adicionalmente el área de compras cuenta con aire acondicionado lo cual permite
que los trabajadores no sean afectados por estrés térmico.
El clima laboral en el área de compras es un poco tenso debido a que las

funciones que se ejecutan en este puesto de trabajo son de gran importancia para
todo el ciclo productivo de la organización y exigen unos altos niveles de
responsabilidad lo cual puede generar paulatinamente estrés a los trabajadores.
El área de compras cuenta con los siguientes elementos que facilitan la ejecución
de las actividades:
 Internet WIFI que permite realizar consultas en la WEB, descargar y enviar

información.
 Computador para ejecutar las actividades y funciones del puesto de trabajo.
 Escáner que facilita él envió de las órdenes de compra a los proveedores.
 Fotocopiadora para imprimir todos los documentos requeridos en el área.
7.4 PERSONAL DEL AREA DE COMPRAS
El personal de trabajo de la compañía Laboratorios Seres Ltda., que conforma el

departamento de compras son el jefe de planeación y auxiliar de compras; pero a
su vez estos se relacionan de manera directa con el gerente de producción, jefe
de almacén, jefe de aseguramiento y calidad de la compañía que presta el servicio
de maquila para los productos.
39
8. ANÁLISIS DE CAUSA
Debido a todos los inconvenientes presentes en el departamento de compras, se

requiere realizar un análisis detallado de la problemática que está afectando el
normal funcionamiento del área.
Por tal motivo es importante recopilar la información necesaria para proponer un

plan de mejora que permita resolver los problemas que afectan al área de
compras. La anterior información mencionada hace referencia a la descripción de
los procesos actuales del departamento de compras, las actividades críticas,
condiciones del puesto de trabajo, personal del área, diagrama de causa y efecto.
La caracterización del proceso y el diagrama del método actual.
A partir de el diagnostico se evidencio que en la compañía Laboratorios Seres

LTDA, gran parte de los procesos se desarrollan empíricamente, las personas
tienen el conocimiento de los procesos pero no existen unos procedimientos
escritos y metodologías de trabajo que sean guías o permitan evaluar el
desempeño de las áreas, tampoco se manejan registros de información en
relación la forma como se realizan las actividades y los análisis correspondientes
para la toma de decisiones. El gerente general de la compañía expreso que
aunque su personal de trabajo tiene una muy buena estabilidad laboral, cuando
hay procesos de atracción del talento por vacantes bien sea de reemplazo o
nuevas funciones, es crítico la capacitación del nuevo personal al no existir la
información anteriormente descrita; a su vez no existe un plan estratégico ni
indicadores de gestión que permitan diagnosticar las condiciones de la empresa
en un periodo de tiempo inmediato y tomar decisiones en función de este análisis.
La problemática anteriormente descrita tiene como efecto un aumento en los

tiempos operativos de la organización y de los costos, por la inadecuada gestión
en las áreas estructurales.
También es importante mencionar que para poder obtener unos resultados

óptimos a través del presente proyecto es vital realizar campañas dirigidas a
generar conciencia y conducta en los respectivos trabajadores, ya que se
evidencia en ellos costumbres y perspectivas que van en contra de los principios
de gestión de procesos y enfoque sistémico.
Normalizando el área de compras mediante diagramas de flujo, normas y

procedimientos estándares, generalizando esta información y concientizando al
40
personal involucrado mediante campañas y actividades de culturización, se podrá
generar un cambio en la estructura del área que permita desarrollar las actividades
de una manera adecuada.
8.1 CAUSA – EFECTO
Una herramienta ideal para representar gráficamente las causas que generan el
bajo nivel de satisfacción de los clientes internos y externos de la compañía, la
pérdida de clientes por incumplimiento de pedidos, los reprocesos en el área, la
reducción de la utilidad de la compañía por la inadecuada gestión del
departamento de compras y el riesgo de sostenibilidad de la compañía a largo
plazo, es el diagrama de espina de pescado.
Figura 6. Diagrama de Espina de Pescado del área de compras.
8.1.1 Inadecuada gestión del área de compras
 Nivel de satisfacción bajo de los clientes internos: Los trabajadores del área
de compras expresan que se sienten poco capacitados en el manejo del software
administrativo de la compañía y que además requieren les brinden herramientas
41
que les faciliten la planeación de las compras y la producción de los productos;
igualmente se identificó que existía una carencia de procedimientos de trabajo,
manuales de funciones y diagramas de proceso que permitan identificar,
reconocer y ejecutar mejor las funciones en el área. Por último se evidencio que
al no existir manuales de funciones existe una inadecuada distribución de la carga
laboral entre los trabajadores.
 Pérdida de mercado “Clientes”: Los clientes en ocasiones le han expresado

a la compañía que sus pedidos no llegan a tiempo o en el peor de los casos la
compañía tiene agotados y se despachan los pedidos incompletos. La falta de
normalización de los procesos en el área de compras genera atrasos en las
órdenes de producción que afectan el LEAD TIME de los productos y esta
problemática se traduce en una pérdida paulatina de clientes para la compañía.
 Reprocesos en el área: Inexistencia de estándares en los procesos y

actividades ejecutadas por el área de compras, la falta de diagramas de proceso y
reconocimiento de las variables críticas, no permiten identificar, examinar,
controlar el ciclo productivo, ni realizar una correcta planeación a largo, mediano y
corto plazo. Lo anterior genera la posibilidad de incurrir en errores humanos,
además tener que efectuar reprocesos que afectan el Lead Time de los productos
y elevan los costos productivos, reduciendo la utilidad de la compañía. Los
reprocesos generan que la compañía sea menos productiva y competitiva.
 Metodología inapropiada en la gestión de los procesos: Actualmente el

departamento de compras no realiza un seguimiento adecuado de las órdenes de
compra de los insumos solicitados a los proveedores, existen muchas falencias de
planeación y control de procesos, lo cual evidencia que no existe un adecuado
flujo en los procesos ni una metodología eficiente.
 Riesgo de sostenibilidad a largo plazo: El personal del departamento de

compras requiere que le brinden las herramientas y elementos suficientes que le
permitan cumplir con sus funciones de la manera adecuada; se debe normalizar
los procesos e implementar indicadores de gestión que permitan medir, controlar,
evaluar y mejorar los procesos, de esta forma se asegura una mejor gestión en el
área y se disminuirá el riesgo de sostenibilidad a largo plazo de la compañía.
42
9. PLAN DE ACCIÓN
9.1 PLAN DE MEJORAMIENTO
La recolección y análisis de la información de la situación actual de la compañía

permitió identificar los problemas que afectan el departamento de compras. A
partir de la información recolectada y la aprobación del gerente general de la
compañía, se implementara un plan de mejoramiento que involucre al Jefe de
Compras y el Auxiliar de compras y permita dar las soluciones adecuadas.
Para poder garantizar un mejor logro con el plan de mejoramiento se requiere una
campaña de culturización que permita a todos los involucrados con el área de
compras de la compañía (proveedores, Jefe de almacén, Jefe de Aseguramiento y
Calidad, Director Técnico, Jefe de Compras y Auxiliar de Compras) asimilar y
apropiarse de la nueva propuesta.
Es importante proceder ordenadamente con los siguientes pasos:
 Reuniones quincenales con el Jefe y Auxiliar de compras, no superiores a una

hora y media. En estas reuniones se deben definir de manera concreta los
avances del plan de mejoramiento, los problemas presentados y sus posibles
soluciones.
 Realizar la caracterización de los procesos ejecutados en el área de compras,

identificando cada una de sus entradas y salidas.
 Establecer el método mejorado del diagrama de procesos a partir de la

caracterización del mismo.
 Definir en un documento escrito los nuevos procedimientos y manuales de

funciones por perfiles en el área de compras.
 Realizar el estudio de tiempos para las actividades del área de compras.
43
 Diseñar y establecer mediante la herramienta Excel los indicadores de gestión
que permitan evaluar el desempeño del área de compras y el progreso obtenido
periódicamente con en plan de mejoramiento.
 Desarrollar el cronograma de capacitación para los trabajadores del área de

compras en planeación de procesos, posteriormente ejecutarlo y evaluarlo.
44
10. EJECUCIÓN
10.1 SOLUCION AL PROBLEMA
Par dar solución al problema, fue necesario basarse en la metodología PHVA que
corresponde al PLANEAR, HACER, VERIFICAR Y ACTUAR. Para la
implementación de esta metodología se requiere considerar de manera simultánea
las actividades del proceso, un resumen del proceso, los requisitos del sistema,
todo esto enfocado a mantener y mejorar la Gestión de Calidad, el crecimiento y
competitividad de la empresa.
10.2 COMO LLEVARLO A CABO
La implementación de la metodología PHVA es un ciclo de mejora continua que

permitirá planear, direccionar, iniciar, revisar, implementar mejoras, verificar y
revisar constantemente todo el proyecto.
Figura 7. Metodología PHVA
45
10.3 ACTA DE REUNION
Cuadro 6. Acta de reuniones quincenales.
FECHA PARTICIPANTES DIAGNÓSTICO OBSERVACIONES PROCEDIMIENTOS
10.4 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS EN EL ÁREA DE COMPRAS
La caracterización es una herramienta para describir cómo funciona un proceso,

por lo cual se debe construir una caracterización por cada proceso.
Esta herramienta sirve para saber hasta dónde llega el proceso, como interactúan
los procesos, es decir que entrega un proceso a otro y quienes son los
responsables.
Cuadro 7. Caracterización del proceso de compras.
46
Cuadro 7. (Continuación)
47
48
10.5 FLUJO ANTERIOR “ACTUAL” Vs FLUJO MEJORADO
A partir del flujo actual de las compras se plantea un modelo mejorado con su
respectivo diagrama, así mismo para el proceso de costeo de la producción,
informes administrativos y de gestión, informes del estado y gestión de la
documentación.
49
Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras.
50
Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras
(Continuación)
51
10.6 PROCEDIMIENTOS Y MANUALES DE FUNCIONES
LABORATORIOS SERES LTDA EMISIÓN PAGINA 1 /2

08/06/2013
REVISIÓN N0 REV 1
MANUAL DE FUNCIONES 09/07/2013
GENERALIDADES
INTRODUCCIÓN
El departamento de compras tiene como función principal gestionar de manera

adecuada la adquisición de los recursos requeridos para la fabricación de los
productos y normal desarrollo de las demás áreas administrativas de la compañía.
OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE FUNCIONES (JEFE DE COMPRAS Y
AUXULIAR DE COMPRAS).
Establecer y determinar los procesos y procedimientos que realiza el

departamento de compras para la adquisición de bienes y/o servicios requeridos
por las diferentes áreas administrativas, de manera ágil, oportuna, eficaz y
eficiente. Esto con el fin de proporcionar un apoyo administrativo a la compañía
Laboratorios Seres LTDA en el cumplimiento de su misión social.
Cuadro 8. Procedimientos y manuales de funciones jefe de compras
TITULO DE CARGO: JEFE DE COMPRAS

AREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS (ADMINISTRATIVO)
COMPETENCIA
EDUCACIÓN FORMACIÓN
Profesional en carreras Cursos de formación y actualización en
administrativas o Ingeniería procesos administrativos, gestión y
Industrial. planeación de recursos y Sistema de
Gestión de Calidad ISO 9001:2008,
Microsoft office 2010, manejo de Corel Draw
13.
Conocimientos intermedios del idioma
Ingles.
52
HABILIDADES EXPERIENCIA
Organización, Iniciativa, solución Cuatro (4) años de experiencia relacionada
de problemas, relaciones en su área.
interpersonales, compromiso por
la compañía, calidad del trabajo, Un (1) año de experiencia en el manejo de
trabajo en equipo, dirección y algún sistema de información contable.
liderazgo, capacidad de trabajo
bajo presión.
FUNCIONES
1. Administrar y controlar la cadena productiva de la compañía.
2. Dirección estratégica de la compañía en su actividad operacional.
3. Análisis e interpretación de los datos estadísticos de la compañía y sus
históricos en relación a la demanda.
4. Desarrollar e implementar los pronósticos de las demanda.
5. Análisis y monitoreo de los inventarios.
6. Desarrollar y gestionar el plan maestro de producción de la compañía,
partiendo de que la actividad económica de esta es comercialización y
distribución y el proceso de fabricación se subcontrata.
7. Selección, evaluación y auditoria de los proveedores.
8. Planificación y negociación de proyectos y desarrollos.
9. Tomar decisiones en relación a la mejora de la productividad, flexibilidad y
competitividad de la compañía.
10. Gestión del ciclo de vida del producto.
11. Velar por el mejoramiento continuo en la gestión de los procesos del área
de compras (indicadores de gestión, medidas de desempeño, otros).
12. Aprobación de órdenes de compra de materiales e insumos.
13. Apertura de órdenes de producción.
14. Realizar estudios y proyección de nuevos proveedores, evaluando la
calidad, precio, condiciones de entrega y de pago.
15. Realizar y presentar informes solicitados por las entidades del estado en
relación a la comercialización y distribución de los productos de la
compañía.
16. Realizar el informe mensual de gestión a la gerencia general, reportando el
estado de las órdenes de producción, entradas de productos terminados,
solicitudes de incineración de producto terminado, análisis de costos
directos e indirectos de fabricación, estado de los proyectos de productos
nuevos.
53
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas SI
Informes de gestión SI
Informes a entidades del estado SI
Dinero SI
Equipo, maquinaria y material SI (con todos los procesos) Indirecta
(proveedores de insumos).
Manejo de herramientas, técnicas SI
(Software-hardware)
Trato con el cliente externo SI
ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO:
Cuadro 9. Procedimientos y manuales de funciones auxiliar de compras
TITULO DE CARGO: AUXILIAR DE COMPRAS

AREA: DEPARTAMENTO DE COMPRAS
COMPETENCIA
EDUCACIÓN FORMACIÓN
Profesional o estudiante en últimos Cursos de formación y actualización en
semestres en carreras procesos administrativos, gestión y
administrativas, Ingeniería Industrial,planeación de recursos, conocimiento
mercadeo y negocios internacionales del Sistema de Gestión de Calidad ISO
o comercio exterior. 9001:2008, manejo de Microsoft office
2010, administración de archivo.
HABILIDADES EXPERIENCIA
Organización, Iniciativa, capacidad Un (1) año de experiencia relacionada
de análisis, solución de problemas, en su área.
relaciones interpersonales,
compromiso por la compañía, calidad Un (1) año de experiencia en el manejo
del trabajo, trabajo en equipo, de algún sistema de información
planeación estratégica, atención de contable.
proveedores. Actitud de negociación
y captura de datos, habilidad para
trabajar bajo presión, proactivo y con
enfoque de resultados.
54
FUNCIONES
1. Planear y coordinar las compras de los insumos requeridos para la
fabricación de los productos de la compañía y materiales o elementos
necesarios en el normal desarrollo de las demás áreas de la organización.
2. Realizar el contacto con los proveedores.
3. Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa
y suministrar a la gerencia y/o jefe inmediato.
4. Gestionar y hacer seguimiento a los requerimientos, cotizaciones y
órdenes de compra emitidas por la empresa.
5. Recibir y verificar la factura de compra con la respectiva orden e ingresar
la información al respectivo reporte en el sistema.
6. Verificar las especificaciones, calidad y cantidad del producto entregado
por el proveedor según orden de compra.
7. Realizar los respectivos reclamos de calidad y enviarlos a los proveedores.
8. Preparar a la gerencia y/o jefe inmediato un informe mensual de
estadísticas de compras y novedades y clasificarlas según sus diferentes
rubros.
9. Realizar el presupuesto trimestral, semestral y anual de compras de la
compañía.
10. Administrar, controlar y almacenar todos los documentos en relación al
área de compras.
11. Gestión y control de los inventarios de materia prima
12. Revisar y depurar en el software administrativo los inventarios de las
diferentes bodegas.
13. Elaborar las solicitudes de requerimientos de insumos según el plan
maestro de producción.
14. Elaborar en el sistema los traspasos de insumos entre sucursales o
bodegas.
15. Hacer visitas a los proveedores, para efectos de negociación de insumos.
16. Realizar todos los procesos y actividades relacionados con el costeo de la
producción de los productos de la compañía (Minutas de servicios y
análisis, Notas de salida de insumos).
17. Solicitud, recepción y revisión del Bach record de los productos terminados
expedidos por las compañías fabricantes.
18. Mantener estricta reserva de la información confidencial por motivos de su
cargo.
19. Desempeñar las demás funciones inherentes al cargo que le sean
asignadas en forma regular u ocasional por su superior inmediato.
55
RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD
Supervisión sobre personas NO
Informes de gestión SI
Informes a entidades del estado NO
Dinero NO
Equipo, maquinaria y material SI (con todos los procesos) Indirecta
(proveedores de insumos).
Manejo de herramientas, técnicas SI
(Software-hardware)
Trato con el cliente externo SI
ELABORO REVISO APROBO
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

CARGO: CARGO: CARGO:
10.7 NORMALIZACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS
10.7.1 Calculo del tamaño de la muestra
A continuación se presentan los tiempos obtenidos bajo un seguimiento y

observación en cada una de las actividades del área de compras, para realizar el
cálculo del tamaño de la muestra o número de observaciones.
Para calcular el tamaño de la muestra (N) se trabaja con una n = 3, que es el

número de observaciones del estudio preliminar:
Cuadro 10. Calculo del número de observaciones por actividad según el

método de la formula.
56
Cuadro 10. Calculo del número de observaciones por actividad según el
método de la formula (Continuación).
El tamaño de la muestra está entre 1 y 4 observaciones, motivo por el cual se

realiza el estudio de tiempos con un grupo de 4 observaciones.
57
10.7.2 Estudio de tiempo. A continuación se presentan los tiempos obtenidos
durante las cuatro observaciones por cada una de las actividades.
Es importante aclarar que el cálculo de dichos datos se realizó con cronometro

digital, para los lapsos de tiempo cortos y con reloj programado por computadora
para las actividades que demandaban mayores tiempos.
Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda.
58
Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda (Continuación).
59
Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda.
60
Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda (Continuación).
61
Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda.
62
Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda (Continuación).
63
Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda.
64
Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda (Continuación).
10.7.3 Valoración del ritmo de trabajo. Para poder realizar el estudio de tiempos
es necesario realizar la valoración de las actividades en el proceso de compras
según la actuación normal de los trabajadores de dicha área. Para realizar esta
valoración se utiliza el sistema Westinghouse, el cual considera cuatro factores
para evaluar la actuación de los trabajadores (habilidad, esfuerzo, condiciones y
consistencia).
65
A continuación los cuadros con las cuales se evaluara cada uno de los factores:
Cuadro 15. Valoración con el factor destreza o habilidad.
Fuente: ARIAS CASTRO, Giovanni, Medición del trabajo, Cali: Universidad

Autónoma de Occidente, p. 52.
Cuadro 16. Valoración con el factor esfuerzo o empeño.

66
Cuadro 17. Valoración con el factor condiciones.

Cuadro 18. Valoración con el factor consistencia.

observación.
67
observación (Continuación).
68
observación (Continuación).
10.7.4 Calculo del tiempo normal
Cuadro 20. Calculo del Tiempo Normal y Tiempo Estándar.
69
Cuadro 20. Calculo del Tiempo Normal y Tiempo Estándar (Continuación).
Cuadro 21. Calculo de los Suplementos.
A partir del estudio de métodos y tiempos, el cálculo del tiempo normal se puede
concluir los siguientes puntos:
 Anteriormente la compañía Laboratorios Seres LTDA, no tenía una

identificación de las actividades desempeñadas en el área de compras, ni unos
tiempos determinados para realizar dichas actividades; con la implementación del
estudio de métodos y tiempo se logró estandarizar todo los procesos y actividades
desempeñadas en el área.
 El cálculo del tiempo normal refleja que en promedio un operario normal

deberá desempeñar todas las actividades en un periodo laboral de 61,75 horas,
aproximadamente 6,86 días, antes de iniciar el presente proyecto el periodo de
tiempo promedio en el cual se realizan las actividades del área de compras era de
8,5 días que son 76,5 horas, lo cual determina que hay un ahorro aproximado de
19,28% en el tiempo total de la operación lo cual se reflejara en un aumento de la
productividad del área.
70
Cuadro 22. Análisis de tiempos.
TOTAL TIEMPO TOTAL TIEMPO AHORRO DE

ACTUALMENTE NORMAL TIEMPO
76.5 Hr. 61.75 Hr. 14.75 Hr. (19.28%)
 Es importante mencionar que dicho estudio se realizó en base a todas las

actividades desempeñadas en el área de compras, pero en un ciclo, ósea que
en la jornada laboral mensual dicho ciclo se puede presentar múltiples veces en el
mes, según la cantidad de fabricaciones de productos, con excepción de los
informes del estado, los cuales se realizan solo una vez al mes.
10.8 MONITOREO DE CUMPLIMIENTO
Una de las restricciones iniciales del proyecto es la cultura organizacional de la

compañía, motivo por el cual es importante realizar un seguimiento periódico a los
trabajadores del área de compras, con el ánimo de verificar el cumplimiento de los
procedimientos y validad la funcionalidad del método propuesto para reevaluarlo y
si es necesario proponer mejoras al proceso.
La forma de realizar este monitoreo se recomienda se realice con frecuencia de

una vez al mes, la persona responsable de realizar dicho monitoreo debe ser el
Gerente Administrativo, el cual tendrá que revisar los informes reportados por los
empleados del área de compras en relación a las actividades desempeñadas, las
dificultades que se presentaron, como las solucionaron y el reporte de los
indicadores de gestión.
10.9 INDICADORES DE GESTIÓN
A continuación se establecen los aspectos relevantes para el control y

seguimiento de las actividades en el área de compras de la compañía Laboratorios
Seres LTDA.
71
Cuadro 23. Aspectos relevantes del proceso de compras.
Cuadro 24. Indicadores de gestión del área de compras.
72
Cuadro 25. Seguimiento de los indicadores de gestión del área de compras.
Es importante aclarar que se identificó la información y aspectos relevantes que

permiten el control de las actividades a través de los indicadores de gestión,
estableciendo los cuadros de indicadores y el cuadro de seguimiento de estos,
aunque actualmente su implementación está en proceso motivo por el cual no
existen a la fecha registros de dicho análisis.
10.10 PLAN DE CAPACITACIÓN PARA PLANIFICACIÓN DE PROCESOS
10.10.1 Folleto de planificación para la capacitación. El presente folleto se

desarrollo para establecer una guía y control en la capacitación de Microsoft
Project 2003, con este los directivos y empleados tendrán un panorama del
cronograma de actividades, el presupuesto, los recursos requeridos, las
instalaciones donde se dictara el programa y los objetivos del proceso.
Figura 9: Planificación de la capacitación.
73
Figura 9: Planificación de la capacitación (Continuación).
74
75
76
10.10.2 Evaluación de la capacitación con el método Kirckpatrick
Cuadro 26. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso.
77
Cuadro 26. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso
(Continuación).
Cuadro 27. Cuestionario de evaluación de aprendizaje del curso.
78
Cuadro 28. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso para el jefe
inmediato del área.
79
Cuadro 29. Informe final de resultados de la capacitación.
80
11. CONCLUSIONES
 La implementación del estudio de métodos y tiempos en el departamento de

compras de la compañía Laboratorios Seres LTDA permitió aumentar los índices
de productividad y eficiencia en los procesos, gracias a una reducción en el tiempo
total de operación en el área del 19.28%.
 A partir del desarrollo, implementación y socialización de los diagramas y

caracterización del proceso, manuales de funciones y procedimientos, se
otorgaron herramientas a los trabajadores en el área, que permitieron tener mayor
control de las actividades, conocer la trazabilidad a través de los diferentes
procesos y generar respuestas efectivas a anomalías, lo cual se ve reflejado en
menores tiempos operativos, mayor orden y mejor asimilación en el puesto de
trabajo.
 Los indicadores de gestión establecidos le permitirán a la compañía poder

medir su desempeño especialmente en el área de compras y tomar decisiones de
carácter estratégico que apunten a una mayor competitividad.
 El plan de capacitación en planificación de procesos le permitirá a los jefes

inmediatos en el área de compras tener un total control de las actividades a
desarrollar, los objetivos propuestos, los resultados obtenidos, el presupuesto de
las actividades y recursos necesarios.
 La capacitación en Microsoft Project 2003 le permitirá a los trabajadores

desarrollar mejores capacidades de análisis, control y progreso de tareas u
procesos, lo cual es muy importante para garantizar un mejor desarrollo a través
de la cadena de abastecimiento de la organización y esto se reflejara en una
mayor satisfacción en los clientes.
 Con la presente practica universitaria se ha beneficiado la compañía

laboratorios Seres LTDA, ya que ha logrado implementar herramientas en función
de una mayor productividad y competitividad, la universidad Autónoma de
Occidente por afianzar su buen nombre y responsabilidad con la comunidad y el
estudiante ya que tuvo la oportunidad de implementar los conocimientos obtenidos
a través de su formación académica y evaluar los resultados.
81
12. RECOMENDACIONES
 Es importante que la compañía realice los comités de evaluación según los

procedimientos establecidos, ya que estos permitirán diagnosticar la evolución de
los procesos, efectuar campañas de mejoramiento o corregir problemas que
atenten con el normal desarrollo de las actividades.
 Se debe implementar los indicadores de gestión y realizarles el seguimiento

ya que estos permiten reflejar el estado real de los procesos y si se está
cumpliendo con los objetivos planteados, además de generar acciones correctivas.
 Es importante realizar la capacitación para los empleados en Microsoft

Project para que desarrollen mejores competencias en el control de los procesos.
 Los procesos productivos son altamente variables, de manera que la

compañía debe establecer unos periodos de evaluación para realizar nuevamente
el estudio de métodos y tiempos (se recomienda una o dos veces en el año),
evaluar la variación en el tiempo estándar y realizar ajustes que permitan optimizar
dicho tiempo.
 Los trabajadores del departamento de compran deben seguir

ordenadamente los pasos establecidos a través de los diagramas de procesos de
manera que se pueda garantizar una mayor optimización de recursos y reducción
de perdida de tiempos y dinero.
82
BIBLIOGRAFIA
FONTALVO HERRERA, Tomás José. La calidad en los servicios ISO 9000:2000,

Bogotá: Corporación para la gestión del conocimiento ASD 2000, 2005. p. 83.
GARCIA, José Santos. El modelo nacional para la calidad y su enfoque sistémico

como estrategia para la competitividad. Trabajo de grado Maestro en
Administración. México, D.F.: Universidad Iberoamericana, 2005. 202 p.
GONZALEZ ESCOBAR, Diego Fernando. Estandarización de procesos de fábrica

y elaboración de indicadores de producción en la empresa ITC. Trabajo de grado
para Ingeniero Industrial. Santiago de Cali: Universidad Autónoma de Occidente.
Facultad de Ingeniería. Departamento de sistemas de producción, 2009. 109 p.
HERNANDEZ DAVILA, Pedro Andrés. Normalizar el proceso de compras técnicas

y costeo del mantenimiento en el área de provisiones de Plegacol S.A. Trabajo de
grado para Ingeniero Industrial. Santiago de Cali: Universidad Autónoma de
Occidente, Facultad de Ingeniería. Departamento de sistemas de producción,
2007. 105 p.
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Concepto de Normalización. [En línea]. Bogotá: ICONTEC Internacional
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http://www.icontec.org.co/index.php?section=37
LÓPEZ CHACÓN, Froilán Fausto. El proceso de mejoramiento continúo de la

calidad y su influencia en la normalización de los procesos de la empresa
Electrocentro S.A. Trabajo de grado Magister en Ingeniería Industrial. Perú,
Huánuco.: Universidad Nacional Hermilio Valdizan, 2005. 199 p.
LÓPEZ CARRIZOSA, Francisco José. Indicadores de Gestión: La medición de la

gestión para el éxito sostenible. Bogotá: Instituto Colombiano de normas técnicas
y certificación ICONTEC, 2011. p. 55.
NIEBEL, Benjamin y FREIVALDS, Andris. Ingeniería Industrial: Métodos,

estándares y diseño del trabajo. 11 ed., México: Alfaomega Grupo Editor, 2004.
p.22.
83
POVEDA, Pedro Pablo y CAÑÓN, Germán. Herramientas para implementar un
sistema de gestión de calidad: Basado en la familia de normas ISO 9000. 3 ed.,
Bogotá: ICONTEC y Corporación CYGA, 2009. p.20.
ROMÁN, Rosa Edna. Manual de compras para la micro y pequeña empresa.

Trabajo de grado Maestra en Ingeniería Industrial en Sistemas de Manufactura.
México D.F.: Universidad Iberoamericana. Facultad de Ingeniería, 2009. 91 p.
VIÑALS RIOJA, Jaume. Marketing de servicios destinados a las empresas.

España Ediciones Díaz de santos, 2007. p.156. ISBN: 9788479784232.
JIMÉNEZ, María Lourdes y Barchino, Roberto. Evaluación e implementación de un

modelo de evaluación de acciones formativas. Alcalá de Henares, España:
Universidad de Alcalá, Departamento de Ciencias de la Computación. 7 p.
AULA FACIL. Cursos online gratuitos. [En línea]. Curso de Microsoft Project 2003.
[Consultado 8 de diciembre de 2013]. Disponible en internet:
http://www.aulafacil.com/microsoftproject/curso/Lecc-1.htm
84
ANEXOS
ANEXO A. Curso en Microsoft Project 2003
LECCIÓN 1: INTRODUCCIÓN A MICROSOFT PROJECT
El presente curso está orientado a enseñar el uso de la Herramienta Microsoft

Project, se mencionaran conceptos y se explicaran características o partes
fundamentales de un proyecto, el curso está orientado a enseñar a utilizar la
herramienta Project para hacer un proyecto.
Esta herramienta está orientada para las personas encargadas de realizar

proyectos y que requieren hacer una Planificación, Manejo de Recursos, Costos y
un seguimiento del proyecto.
Project Standard 2003, está orientado a trabajar en un entorno monousuario. Con

Project Standard, podemos planear, administrar y comunicar información de los
proyectos.
Project Professional 2003, es una versión que posee todas las características de
la versión estándar y además puede ser utilizado con Project Server provee más
funcionalidad de planeación y comunicación.
Project Server 2003, está orientado a trabajar en una intranet, permite

colaboración, reportes de Project Web Access, está orientado a trabajar desde
Internet Explorer.
Juntos Project Professional 2003, Project Server 2003 y Project Web Access
forman la solución de Microsoft para la Administración de proyectos empresariales
conocida por sus siglas en ingles EPM, Enterprise Project Management. En este
curso utilizaremos la versión Project Professional 2003.
En la primera parte del curso se aprenderá el entorno de trabajo y las

herramientas, a continuación se enseña a trabajar con tareas, a manejar recursos,
establecer costos y finalmente se explican las opciones que se tienen para darle
seguimiento al proyecto.
85
LECCIÓN 2: EL ENTORNO DE TRABAJO
Luego de instalar Microsoft Project, abrimos la ventana principal, dando clic en el

menú Inicio de Windows, luego clic en Programas, posicionamos el cursor en
Microsoft Office y finalmente clic en Microsoft Project. La selección se vería de la
siguiente manera:
Al abrir Microsoft Project aparecerá un documento nuevo en la vista del Diagrama

de Gantt y la ventana de ayuda sobre el proyecto en blanco. Haga clic en el botón
cerrar de la ventana de ayuda, la ventana de Project se vería así:
La Escala Temporal se encuentra disponible en algunas vistas en la parte

superior que consta de dos componentes: una escala temporal principal en la
parte superior y una secundaria debajo de ésta. Las escalas principal y secundaria
86
se pueden ajustar de forma independiente, lo cual permite ver el proyecto con el
nivel de detalle deseado.
La Tabla de Tareas muestra información acerca de las tareas del proyecto, por
ejemplo, cuándo comienzan y finalizan, su longitud y los recursos asignados a
ellas. Cada columna corresponde con una característica de la tarea, cada fila
representa una tarea. La intersección de una fila con una columna se reconoce
como Campo.
El área del gráfico de Gantt muestra gráficamente cada una de las tareas. La
posición de la barra en la línea de tiempo, así como su longitud, indica cuándo
comienza y finaliza esa tarea. Además, la posición de una barra de tarea en
relación a otra indica si las tareas se suceden o se superponen.
La barra de herramientas, las opciones del menú, las vistas de Project y la guía de
proyectos las estudiaremos a continuación.
LECCIÓN 3: MENÚS DE PROJECT
Los menús en Project 2003 se encuentran al tope de la pantalla:
Cuando damos clic en alguna opción del menú, se ve una pequeña selección de
comandos que podemos realizar que son los más usados, además al final se
encuentran unas flechas hacia abajo que ver todas las opciones del menú:
87
La descripción de cada menú se muestra en el siguiente cuadro:
MENÚ DESCRIPCIÓN
Abre y cierra archivos nuevos o existentes; Guarda e imprime
archivos; ajusta las propiedades de la página y las propiedades
Archivo de los documentos; también puede enviar archivos por correo
electrónico. Además puede buscar archivos de acuerdo a
diferentes opciones
Puede Cortar, Copiar y Pegar texto u objetos. Manipula datos
con los comandos Rellenar y Borrar; relaciona datos con
Edición
Vincular y Dividir tareas; y localiza información con Buscar,
Reemplazar e Ir a.
Selecciona diversos tipos de vista para el área de trabajo.
Accede a formatos de reportes estándar. Se puede elegir que
Ver barras de herramientas queremos seleccionar. Se encuentra el
comando de Zoom para disminuir o aumentar el tamaño de la
ventana, y podemos insertar Encabezado y Pie de Página.
Inserta nuevas tareas, otro proyecto, Tareas repetitivas, o
Inserta columnas en el área de tareas. Inserta también Dibujos,
Insertar
tablas de Excel, documentos de Word y Vínculos hacia sitios
Web.
88
Ajusta al Estilo del texto, Estilo de barras. Muestra la Escala
Formato Temporal, podemos cambiar el tipo de Cuadrícula del diagrama.
Podemos modificar el formato del Dibujo.
Verifica la Ortografía, o permite Opciones de Autocorrección.
Crea Vínculos entre proyectos, Importa tareas de Outlook.
También puede cambiar el calendario laboral. Se pueden
Herramientas Asignar, Compartir y Redistribuir recursos. Podemos dar
Seguimiento a las tareas o proyectos que estamos realizando.
Graba Macros. Personaliza el área de trabajo con Opciones y
Personalizar.
Muestra las tareas, proyectos o notas, y utiliza comandos para
Ordenar, Filtrar y Agrupar las tareas para ver detalles
Proyectos
específicos. También se puede controlar la Información de los
proyectos.
Publica información hacia Project Server, solicita o actualiza el
progreso de la información del proyecto. Podemos tener acceso
Colaborar al Centro de Proyectos o al Centro de Recursos. Analiza y
Modifica un portafolio. Se pueden ver los Riesgos, Problemas o
Documentos dentro del Project Server.
Las opciones de Ventana y Ayuda contienen comandos para manejar las ventanas
de la pantalla y para acceder a la Ayuda de Windows.
LECCIÓN 4: BARRAS DE HERRAMIENTAS
La barra de herramientas muestra los botones que permiten utilizar las diferentes
opciones de Microsoft Project, de una manera más accesible. Por defecto se
muestran la Barra de Formato y la Barra Estándar.
La Barra de Formato
Esta barra permite aplicar formatos específicos a los diferentes elementos de las
vistas de Microsoft Project.
Botón Descripción
Anula la sangría aplicada a una tarea para situarla en
un nivel superior del esquema
89
Aplica una sangría a una tarea para situarla en un nivel
inferior del esquema
Muestra las subtareas de la tarea resumen
seleccionada
Oculta las subtareas de la tarea resumen seleccionada
Muestra todas las subtareas o por nivel.
Determina el tipo y tamaño de la fuente.
Pone en negrita, cursiva o subrayado el texto
seleccionado.
Determina si el texto está alineado a la izquierda, al
centro o a la derecha, respectivamente.
Aplica el filtro especificado por el usuario
Activa o desactiva el autofiltro
Activa el asistente de Diagramas de Gantt
La Barra Estándar
La barra de herramientas Estándar permite iniciar las tareas más comunes tales
como crear una nueva tarea, cortar, copiar y pegar texto y guardar un archivo.
Botón Nombre
Abre un archivo nuevo de Project
Abre un archivo existente
Guarda un archivo
Busca un archivo
Imprime un archivo seleccionado
Muestra la vista preliminar de la impresión.
Corrige la ortografía
Cortar, copiar o pegar un texto seleccionado en el
portapapeles.
90
Copiar formato
Deshacer la última acción.
Insertar un hipervínculo
Vincula o Desvincula tareas.
Divide el tiempo de una tarea en dos segmentos
Muestra el cuadro de diálogo Información de la Tarea

Muestra la ficha Notas del cuadro de diálogo Información
de la Tarea
Abre el cuadro de diálogo Asignar Recursos
Publica la información del proyecto, con Project Server
Agrupa las tareas según diversos criterios
Aleja o acerca la vista
Muestra la tarea seleccionada
Copia una imagen hacia el proyecto
Muestra la ayuda de Office
Para personalizar la barra de herramientas y ver todas las que están disponibles,
haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de Herramientas y selecciones la
barra que desea ver, o clic en Personalizar.
LECCIÓN 5: GUÍA DE PROYECTOS Y PANEL DE TAREAS
GUIA DE PROYECTOS
La Guía de Proyectos es un asistente de los pasos más importantes a seguir al

momento de crear un proyecto o tarea. Las opciones son las mostradas a
continuación:
91
La primera opción es utilizada para definir una fecha de comienzo de la tarea, y
nos da a elegir si vamos a utilizar la colaboración de Project Server (véase Lección
1). Luego podemos definir los períodos laborales, con días feriados y horas
laborales.
Se tiene la opción de crear tareas para cada proyecto, organizarlas y

programarlas. Además podemos crear vínculos entre las tareas dependientes, y
establecer fecha límite para cumplirlas. Si hace falta alguna información que no
aparezca en la Tabla de Tareas, utilizamos la opción "Agregar columnas de
información personalizada".
Las tres últimas opciones se deben utilizar con la colaboración de Project Server,
esto lo decidimos en la primera opción "Definir el proyecto".
92
PANEL DE TAREAS
El Panel de Tareas es similar a la guía de proyectos, nos proporciona ayuda para

la creación de Tareas, definición de Recursos, dar Seguimiento a los proyectos y
la preparación de Informes.
El menú Tareas tiene muchas de las opciones de la Guía de Proyectos, el menú

se presenta así:
En el menú Recursos podemos definir los elementos que nos ayudan a preparar el
proyecto, las opciones son las siguientes:
93
Con la opción Seguimiento tenemos la facilidad de actualizar las tareas o
proyectos y verificar el progreso de cada proyecto.
La opción Informes nos brinda ayuda para mantenernos al tanto del progreso de
nuestro proyecto, con ella tenemos la posibilidad de ver los riesgos y los costos
del proyecto. También podemos cambiar el aspecto de él diagrama de Gantt o de
la vista del informe.
LECCIÓN 6: VISTAS EN PROJECT
La Barra de vistas muestra los iconos de las vistas más utilizadas. Aparece a lo
largo del borde izquierdo de la ventana de Microsoft Project y proporciona los
medios adecuados para cambiar de vista con sólo hacer clic en los iconos que
aparecen en ella.
94
Si la vista que desea mostrar no aparece en la Barra de vistas, haga clic en Más
vistas en la Barra de vistas y, después, seleccione la que desee en el cuadro de
diálogo Más vistas. Si no desea que Microsoft Project muestre la Barra de vistas,
haga clic en Barra de vistas en el menú Ver.
VISTAS DESCRIPCIÓN
Calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones.

Utilice esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en
una semana o en un intervalo de semanas concretos.
Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que

muestra tareas y duraciones en función del tiempo.
Diagrama, anteriormente conocido como Diagrama de red, que

muestra todas las tareas y sus dependencias. Crea y ajusta la
programación en formato de diagrama de flujo.
Lista de tareas e información relacionada y un diagrama que

muestra las barras de Gantt de línea de base y de programación
de cada tarea.
Lista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados

bajo cada tarea. Asigna tareas específicas y para definir el perfil
del trabajo.
Gráfico que muestra la asignación, los costos o el trabajo de los

recursos. Muestra información sobre un solo recurso o sobre un
grupo de recursos a lo largo del tiempo.
Lista de recursos e información relacionada. Introduce y modifica

información acerca del recurso en un formato similar al de una hoja
de cálculo.
Lista de recursos que muestra la asignación, el costo o la
información del trabajo de cada recurso a través del tiempo. Utilice
esta vista para mostrar información acerca del costo y de la
asignación de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de las
asignaciones.
95
Vista Calendario
Vista Diagrama de Gantt
Vista Uso de tareas
Vista Gráfico de Recursos
96
Vista Hoja de Recursos
LECCIÓN 7: INNFORMES DE PROJECT
Todos los informes en Project tienen características en común. Usted puede

imprimir un informe o puede visualizarlo en pantalla.
Los siguientes pasos nos muestran cómo debemos visualizar los informes que
están disponibles:
1. En el menú Ver (Barra de menú) elija Informes. Aparecerá una ventana como la
siguiente:
2. Elija la categoría que prefiera dando clic sobre ella.
3. De un clic en Seleccionar. Luego se muestran los informes disponibles en la

categoría elegida.
4. Seleccione un tipo de informe.
97
GENERALES
Al seleccionar Informes Generales se despliega la siguiente pantalla:
1. Resumen del proyecto: Esta opción muestra información muy importante acerca
de nuestro proyecto. Este informe presenta la información resumida sobre fechas,
duración, costos, progreso de tareas y progreso de recursos.
2. Tareas de nivel superior: Informa sobre las tareas al nivel más alto de nuestro
proyecto. Podemos observar las fechas iniciales y finales, un porcentaje completo
de cada tarea, el costo y el trabajo requerido para completarla.
3. Tareas críticas: Esta opción presenta un informe de las tareas críticas del
proyecto, aquellas tareas que retrasan el cumplimiento del mismo. Este informe
muestra la duración programada de cada tarea, fechas iniciales y finales, los
recursos asignados a las tareas y los predecesores y sucesores de cada tarea.
4. Hitos: Muestran información acerca de cada hito del proyecto. Si seleccionó que
las tareas aparecieran como hitos en el cuadro de dialogo de Información de
tareas, estas aparecen como hitos en los informes. Para cada hito, Project
muestra la duración planeada, fecha de inicio y fin, predecesores y los recursos
asignados a cada hito.
5. Días laborales: Esta opción crea el informe basado en la información del

calendario del proyecto. Se puede ver el nombre del calendario base para el
proyecto y las horas laborales que fueron establecidas para cada semana, junto
con cualquier excepción que usted haya definido.
98
ACTIVIDADES ACTUALES
Al usar la opción Actividades Actuales, usted puede producir informes de acuerdo

al tiempo de sus proyectos. Las opciones que muestra este informe son las que se
describen a continuación:
1. Tareas sin comenzar: Esta opción lista las tareas que no han comenzado,
ordenadas por la fecha de inicio programada. Para cada tarea, Project muestra la
duración, predecesor y la información de los recursos.
2. Tareas que comienzan pronto: Cuando se imprime el informe de las Tareas que
comienzan pronto, Project muestra el cuadro de diálogo de Rango de Fechas. La
información que se proporcione en esos cuadros de diálogo le dice a Project el
rango de fechas que se usarán cuando se seleccionen tareas para este informe.
En el primer cuadro, se especifica la fecha más cercana y en el segundo cuadro,

se especifica la más lejana, usando el formato mes/día/año. En el reporte, Project
incluye tareas que comienzan o finalizan entre las dos fechas especificadas. La
información que parece en el reporte es similar a la que muestra el informe de
Tareas sin comenzar: la duración, fecha de inicial y final, predecesores e
información de los recursos.
3. Tareas en curso: Este informe lista las tareas que están en proceso pero que no
han finalizado. Usted puede ver la duración de las tareas, fecha inicial y final
planificada, predecesores e información de recursos.
99
4. Tareas completadas: Lista las tareas que han sido completadas. Puede
observar la duración actual, las fechas inicial y final, el porcentaje completo (si la
tarea no está completa el 100% no aparece), el costo y las horas de trabajo.
5. Tareas que deberían haber comenzado: Cuando se seleccione este informe,

debe proporcionar una fecha en la cual las tareas deberían de haber comenzado.
Project usa esta fecha para determinar cada cual tarea debe aparecer en el
reporte. Para cada tarea del reporte, Project muestra la fecha inicial y final y
variantes entre alguna de las fechas. La información de las tareas sucesoras
aparece cuando una tarea del reporte tiene una sucesora definida.
6. Tareas pospuestas: Lista las tareas que han sido reprogramadas de la fecha de
inicio. Este informe muestra la misma información de las Tareas que deberían
haber comenzado, pero la presentación de la información varía.
COSTOS
Cuando seleccionamos informes tipo Costo, muestra el siguiente cuadro:
1. Flujo de caja: Es un reporte tabular que muestra, por tarea, el costo semanal de
incremento de tiempo.
100
2. Presupuesto: Este informe lista todas las tareas y muestra el presupuesto, así
como la variación entre el costo y el presupuesto. Este reporte no tiene mucho
significado, al menos que se tenga un presupuesto base para el proyecto.
3. Presupuesto sobrepasado: Project contiene dos informes de este tipo: uno para
las tareas y otro para los recursos. Ninguno de los reportes se imprimirá si no se
ha especificado que algunas tareas no han sido parcialmente completadas. Los
dos tipos de reportes se describan a continuación:
 Tareas con presupuesto sobrepasado: Muestra costos, costos actuales e

información actual de las tareas que exceden el presupuesto.
 Recursos con presupuesto sobrepasado: Este informe muestra los recursos

cuyos costos van a exceder los costos estimados, basándose en el progreso
actual del proyecto
4. Valor acumulado: Muestra el estado del costo de cada tarea cuando se

comparan con el costo planeado.
ASIGNACIONES
Al usar el informe Asignaciones podemos producir informes acerca de las

asignaciones de recursos en el proyecto. Al dar clic a Asignaciones aparece el
siguiente cuadro de dialogo:
101
1. Tareas y recursos humanos: Este informe lista los recursos y tareas a las cuales
están asignados, las cantidades de trabajo planeadas para cada tarea, la fecha
inicial y final y cualquier nota de los recursos.
2. Tareas, recursos humanos y fechas: Al igual que el anterior este informe lista
los recursos y las tareas a los cuales están asignados. Sin embargo, se enfoca en
el trabajo diario que está programado para cada recurso. Se puede usar el botón
Modificar para cambiar la escala de tiempo del reporte. También podemos cambiar
el formato de fecha.
3. Lista de tareas pendientes: Este informe muestra, con base semanal, las tareas
que están asignadas al recurso seleccionado. Cuando el informe está listo para
ser impreso, Project muestra primero la lista de recursos, que contiene las tareas a
las que han sido asignados. Se selecciona un recurso, y después clic en OK. La
lista de tareas pendientes muestra el ID de la tarea, la duración, la fecha inicial y
final, predecesores y una lista de todos los recursos que son asignados a cada
tarea.
4. Recursos sobre asignados: Muestra los recursos sobre asignados, las tareas a
las que han sido asignados y el total de horas de trabajo que tienen programadas.
Se pueden observar los detalles de cada tarea, como la cantidad de trabajo, los
retrasos y la fecha inicial y final.
CARGA DE TRABAJO
Puede utilizar esta categoría para producir informes del uso de tareas y recursos
en nuestro proyecto. Las opciones de esta categoría son:
1. Uso de tareas: Este informe muestra las tareas y los recursos asignados a cada
tarea. También muestra la cantidad de trabajo que es asignada a cada recurso en
incrementos semanales.
102
2. Uso de recursos: Es igual que el anterior, la diferencia es que se enfoca más en
los recursos que en las tareas.
PERSONALIZADOS
Project contiene informes personalizados. Además de imprimirlos su pueden

personalizar las categorías antes vistas. Al dar clic en esta opción aparece el
siguiente cuadro:
Con esta opción podemos crear un nuevo informe, de tareas, recursos, calendario
y general.
1. Tarea: Como se muestra en la figura a continuación, este informe muestra el ID

de la tarea, el nombre, duración, fecha inicial y final planificada, predecesores y
nombre de los recursos. Posee tres características: Definición, Detalles y Ordenar.
103
2. Recursos: Este informe muestra la misma información que el anterior. La
diferencia es que en el cuadro de dialogo Definición la opción 'Mostrar tareas de
104
resumen' está desactivada y en Ordenar en lugar de 'Conservar la estructura del
esquema' aparece la selección 'Ordenar recursos por proyecto'.
3. Calendario: En este informe podemos crear un filtro para las tareas y

seleccionar el tipo de calendario que se desee. El cuadro de dialogo es el
siguiente:
4. General: Es un reporte tabular que muestra la información de las tareas y

recursos en filas, y el incremento del tiempo en columnas.
105
106
LECCIÓN 8: CREAR UN PROYECTO UTILIZANDO PLANTILLAS
Uno de los tipos de formato con el cual podemos guardar nuestros archivos es la
Plantilla. Una plantilla tiene extensión .mpt. Las plantillas son especialmente útiles
para la administración de proyectos ya que muchas veces los proyectos que
creamos son similares o continuos entre sí.
Una plantilla mantiene todas las características de un proyecto, como el formato,

las tareas comunes, macros y opciones de calendario. Mantener las plantillas
puede ser de gran ayuda para los administradores de proyectos para evitar
realizar el mismo trabajo varias veces.
Si no desea que cierta información se encuentre en el nuevo archivo, fácilmente

puede quitar estos datos al guardar el archivo como plantilla. Para crear la plantilla
solamente siga los siguientes pasos:
1. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como, seleccione la unidad y la

carpeta donde desea guardar la plantilla.
1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla.
2. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla.
3. Haga clic en Guardar.
107
LECCIÓN 9: CREACIÓN DE UN PROYECTO NUEVO
En esta lección aprenderemos a crear un proyecto nuevo con Project, para lo que
resta del curso nos basaremos en el siguiente caso.
Supongamos que una empresa nos contrata para diseñar e implementar un Sitio
Web para una tienda que quiere mostrar su catálogo de velas en Internet, es
importante mencionar que este es solo un ejemplo realizado con fines
pedagógicos para ilustrar el uso de la herramienta Project.
Ahora vamos a crear un nuevo proyecto para lo cual seguiremos los siguientes
pasos.
1. Clic en el botón de Nuevo (Ctrl + U), si somos un poquito observadores nos

hemos fijado que el Panel de tareas del Menú Inicio, es reemplazado por el panel
de tareas.
2. Empezaremos con la primera opción Definir el proyecto. Lo primero es

establecer la fecha de inicio del proyecto , luego seleccionamos
el vínculo Guardar e ir al paso 2.
El siguiente paso es Colaborar en el proyecto, esta opción es utilizada si nosotros

queremos que nuestro proyecto lo puedan ver y cambiar varios usuarios, para lo
cual es necesario utilizar y configurar Project Server y Project Web Server, para
nuestro curso no los utilizaremos, por lo que seleccionaremos la opción de NO y
luego el vínculo Guardar e ir al paso 3 y posteriormente Guardar.
3. Ahora en el panel de tareas seleccionamos Definir las horas laborables

generales del proyecto esta opción nos permite especificar el horario de trabajo,
por defecto la plantilla estándar viene configurada de la siguiente manera.
108
Existen tres tipos de plantillas: Estándar de 9:00 am 12:00 pm y de 3:00pm a
6:00pm, 24horas, Turno de la noche de 11:00 pm a 2:00 am y de 4:00 am a 8:00
am todas se pueden personalizar para acoplarlas a nuestro horario de trabajo,
para ello seleccionamos el vínculo Guardar e ir al paso 2.
Ahora se seleccionan los días de trabajo del proyecto. Si no queremos usar las
horas que presenta la plantilla a agregar las nuestras, elegimos la opción "Deseo
ajustar las horas laborables mostradas para uno o varios días " y se desplegarán
los controles para establecer los turnos para cada uno de los días.
Este botón es útil si todos los días mantienen el mismo horario, porque evita
introducir el horario para cada día, luego seleccionamos el vínculo Guardar e ir al
paso 3.
El siguiente paso es Establecer los días festivos y días libres seleccionamos la

opción: Cambiar calendario laboral... nos aparece el siguiente cuadro.
109
En el podemos seleccionar 1 o varios días que consideremos que el horario de
trabajo cambia para esa fecha específica, y posteriormente clic en una de las 3
opciones de la izquierda.
1. Predeterminado: a la selección de fechas le coloca el período que

establecimos anteriormente.
2. Período no laborable: a los días seleccionados los convierte no laborales,

por ejemplo podríamos seleccionar 24 y 25 de Diciembre.
3. Período laborable no Predet: establece un horario para los días

seleccionados de acuerdo a lo que llenemos en los campos Desde: y Hasta:
Una vez establecidos los días festivos, vacaciones, asuetos, etc solo queda dar
clic en Aceptar y seleccionamos el vínculo Guardar e ir al paso 4.
En el paso 4, se definen las unidades de tiempo a utilizar, Project recomienda que

sean los más cercanas a lo establecido en los pasos anteriores y seleccionamos el
vínculo Guardar e ir al paso 5.
En el paso 5, Se utiliza si queremos definir más calendarios para el mismo

proyecto, por ejemplo si no todos los empleados trabajan a la misma hora se
110
puede crear y asignar a otro calendario, como ya aprendimos a establecer el
calendario asumimos que todos tenemos el mismo horario, ahora seleccionamos
el vínculo Guardar y finalizar.
Ahora falta un punto muy importante Guardar el proyecto, para lo cual vamos al
menú Archivo > Guardar, por ser la primera vez que lo guardamos
automáticamente muestra Guardar Como. Es necesario seleccionar la ruta y el
nombre del Archivo.
Con esto hemos terminado la lección, en la próxima hablaremos de las

propiedades y de otra información del proyecto.
LECCIÓN 10: PROPIEDADES DEL PROYECTO
En esta lección continuaremos las características y propiedades del proyecto. En

el menú Archivo > Propiedades y nos abre la siguiente ventana.
111
Es posible que ya hemos visto esta ventana anteriormente en otras aplicaciones
de Microsoft Office, sin embargo posee características de Project, a continuación
describiremos de manera general las opciones.
1. General: Aparecen las opciones referentes al archivo, como Tipo, Tamaño,

Ubicación, Nombre, Fechas y Atributos.
2. Resumen: Como podemos ver en la imagen mostrada, se puede escribir la

información de Titulo, Asunto, Autor, Administrador, Organización, Comentarios
entre otros.
3. Estadísticas: Muestra estadísticas como Número de Revisiones, Guardado

Por, Tiempo de Edición. etc.
4. Contenido: Muestra a grosso modo información como fechas de inicio y fin,

duraciones, costos, % completado.
5. Personalizar: Se pueden introducir propiedades de archivo personalizadas.
112
Estableciendo Información del Proyecto:
Seleccionamos en el menú Proyecto >Información de Proyecto... y nos Despliega

la siguiente ventana.
 Fecha de Comienzo: En esta fecha comenzaran todas las tareas del

proyecto por defecto, a menos que se establezcan dependencias o se cambien la
fecha.
 Fecha de Fin: Es la fecha límite donde el proyecto debe terminar.
 Programar a partir de: Con esta opción es posible programar el proyecto

desde la fecha de inicio hacia delante o desde la fecha de fin hacia atrás.
 Fecha Actual: Por defecto es la fecha de la computadora, se puede

cambiar seleccionando otra en el calendario.
 Fecha de Estado: Esta fecha sirve para efectuar cálculos de valor

acumulado y ubicar líneas de progreso. Si por defecto se deja NA, la fecha actual
se usa como fecha de estado.
113
 Calendario: Esta opción permite seleccionar los tipos de calendarios que
vimos en la lección anterior, 24 horas, estándar y turno de noche.
 Prioridad: Esta opción permite establecer la prioridad de cada proyecto

como la suma de las prioridades de las tareas y puede ser de 1 a 1000.
 Campos personalizados de empresa: Esta opción se utiliza si la empresa

usa Project Server, esto permite agregar valores cada campo personalizado o a
los códigos que están en la base de datos de Project server.
Solo nos falta ver la opción de estadísticas en la cual solo se pueden ver datos de
fechas, duraciones costos, programados y reales, la imagen siguiente muestra la
ventana de estadísticas.
En la siguiente lección es de mucha importancia puesto que aprenderemos a

trabajar con las tareas del proyecto.
LECCIÓN 11: CREANDO LAS TAREAS DEL PROYECTO
Para comenzar, hay que definir los pasos para completar un proyecto, y
desarrollarlos en el orden que queremos que ocurran. Se puede utilizar la Guía de
proyectos para crear una tarea, como vimos en la lección 5, se da clic en el botón
Tareas (Panel de Tareas). Ahí se muestra una guía muy importante para la
creación de tareas.
Para el proyecto ejemplo del Sitio Web, seguiremos estos pasos para crear las
tareas:
114
1. Escriba el nombre de la tarea en la primera columna del Diagrama de Gantt.
2. Escriba el nombre Análisis. El texto aparece en la celda.
3. Presione Enter para aceptar.
La información aparece en la columna de nombre y se muestra una Duración de la

tarea, que por defecto es un día, y la fecha comienzo es por defecto la del día que
se inició el proyecto. Aunque puede cambiarse en la columna Comienzo. Continúe
así ingresando el nombre de todas las tareas. Al final quedarían así:
LECCIÓN 12: ESTABLECER DURACIONES DE LAS TAREAS
Un proyecto normal se compone de una serie de tareas relacionadas. Una tarea

representa una cantidad de trabajo. Se especifican las tareas en el orden en que
tienen lugar. Después se realiza una estimación del tiempo que llevará realizar
115
cada tarea y se introduce como una duración. Microsoft Project utiliza las
duraciones para calcular la cantidad de trabajo que ha de realizarse en la tarea.
No se debe especificar las fechas en los campos Comienzo y Fin de cada tarea.
Microsoft Project calcula las fechas de comienzo y fin basándose en la relación
existente entre las tareas.
Después de haber nombrado las tareas, Microsoft Project introduce una duración
estimada de un día para la tarea, seguida de un signo de interrogación. Para
colocar la fecha se siguen los siguientes pasos:
1. En el campo Duración, escriba la cantidad de tiempo que llevará cada tarea en

meses, semanas, días, horas o minutos, sin contar los períodos no laborables.
Puede utilizar las abreviaturas siguientes: me para meses, s para semanas, d para
días, h para horas y m para minutos.
2. Presione la tecla ENTER.
116
LECCIÓN 13: ESTABLECER MOMENTOS CLAVES O HITOS
Como ya mencionamos antes, un hito consiste simplemente en una tarea que se

utiliza para identificar eventos significativos en la programación, como puede ser la
finalización de una fase principal. Si escribe una duración de cero días para una
tarea, Microsoft Project mostrará el símbolo de hito en el Diagrama de Gantt al
comienzo de ese día.
Un hito es una tarea sin duración que se utiliza para identificar sucesos
significativos en la programación, como la finalización de una fase importante. Una
fase es un grupo de tareas relacionadas que completa una etapa importante de un
proyecto.
En nuestro ejemplo las tareas hitos serán: Reunión y Presentación de propuesta,

Presentación de Prototipo, Presentación del Sistema al Cliente, Revisión y
Validación del Cliente, Revisión Final del Cliente y Puesta en Marcha. Para
crearlas haremos lo siguiente:
1. Damos clic en la opción Crear lista de tareas, de la Guía de proyectos. Al final

aparece la casilla de verificación 'Establecer la tarea seleccionada como hito'.
Seleccionamos la tarea que son eventos principales, y marcamos la casilla. El
diagrama se vería así:
117
LECCIÓN 14: TAREAS REPETITIVAS
Una tarea repetitiva es aquella que se repite cada cierto tiempo. Supongamos que
en nuestro ejemplo quisiéramos repetir la tarea Determinar la información. Los
pasos para repetirla son:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione la fila debajo de la cual desea que

aparezca la tarea repetitiva.
2. En el menú Insertar, haga clic en Tarea repetitiva.
3. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.
4. En el cuadro Duración, escriba la duración de una realización de la tarea. En

Patrón de repetición, haga clic en Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o
Anualmente.
5. A la derecha de Diariamente, Semanalmente, Mensualmente o Anualmente,

especifique la frecuencia de la tarea.
6. En Intervalo de repetición, escriba la fecha de comienzo en el cuadro Comienzo

y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.
7. Si ha seleccionado Terminar después de, escriba el número de ocurrencias de

la tarea.
8. Si ha seleccionado Terminar el, escriba la fecha en la que desea que termine la

tarea repetitiva.
118
9. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automáticamente
cuando se inserta una tarea.
Si desea aplicar un calendario a la tarea repetitiva, en 'Calendario para programar

esta tarea', haga clic en el calendario que desee utilizar. Si no escribe una fecha
en el cuadro Comienzo, Microsoft Project utilizará la fecha de comienzo del
proyecto. Si la tarea repetitiva va a tener lugar en algunos días no laborables,
Microsoft Project le pregunta si desea reprogramar las veces que ocurra en tales
días.
LECCIÓN 15: ESTABLECER DEPENDENCIAS
Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se

relacionan las tareas entre sí y con fechas concretas. Project determina
automáticamente las fechas de comienzo y fin de las tareas que dependen de
otras tareas. La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada
vez que una tarea cambia, las tareas vinculadas se reprograman
automáticamente. Puede definir programaciones de tareas utilizando
delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y división de tareas cuando se
interrumpe temporalmente el trabajo.
119
Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal. Sin embargo, puede haber
excepciones en todos los proyectos. Para crear una secuencia, se vinculan las
tareas dependientes entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa
dependencia. Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación
entre las dos tareas vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una
dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. Existen cuatro tipos de
dependencias entre tareas:
1. Fin a comienzo (FC): La tarea B no puede comenzar hasta que finalice

la tarea A.
2. Comienzo a comienzo: (CC) La tarea B no puede comenzar hasta que

comience la tarea A.
3. Fin a fin (FF): La tarea B no puede finalizar hasta que finalice la

tarea A.
4. Comienzo a fin: (CF) La tarea B no puede finalizar hasta que comience

la tarea A.
La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la

que depende la sucesora es la predecesora. Los pasos para crear las
dependencias son:
1. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.
2. Haga clic en Vincular tareas . De forma predeterminada, Microsoft Project

crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo. Para cambiar el vínculo entre
tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que desee cambiar
en el Diagrama de Gantt. Para nuestro ejemplo crearemos las dependencias que
se muestran en la figura a continuación:
120
Si desea desvincular tareas, selecciónelas en el campo Nombre de tarea y haga
clic en Desvincular tareas. Las tareas se volverán a programar en función de los
vínculos con otras tareas o de las delimitaciones.
LECCIÓN 16: AGREGAR SUBTAREAS
El uso de esquemas ayuda a organizar las tareas en bloques más manejables.

Puede aplicar sangrías a las tareas relacionadas para situarlas bajo una tarea más
general, creando una jerarquía. Las tareas generales se denominan tareas de
resumen o fases; las tareas con sangría que aparecen debajo de la tarea de
resumen son subtareas. Las fechas de comienzo y fin de una tarea de resumen se
determinan en función de las fechas de comienzo y fin de su primera y última
subtarea. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y
las subtareas aparecen con sangrías debajo de ellas.
121
En Microsoft Project, las subtareas se sitúan bajo las tareas de resumen mediante
la aplicación de sangrías. Microsoft Project determina automáticamente la
información de la tarea de resumen utilizando la información de las subtareas.
Para crear subtareas realizamos lo siguiente:
1. Para el ejemplo crearemos las tareas resumen Análisis, Ingeniería e

Implementación. Elegimos la opción 'Organizar tareas en fases' de la Guía de
proyectos.
4. Sombreamos las tareas que serán subtareas de la tarea resumen Análisis.
3. Damos clic en Aplicar sangría .
4. Repetimos para Ingeniería e Implementación.
5. Damos clic en Listo del cuadro de dialogo de Organizar tareas.
122
123
LECCIÓN 17: NOTAS DE TAREA
Al igual que en cualquier otro proyecto, Project tiene la opción de agregar notas a
cada tarea. Cuando se añade una nota, se puede ver en pantalla e incluirla en el
reporte impreso. Para agregar una nota realizamos lo siguiente:
1. Damos doble clic sobre la tarea a la que queremos agregar la nota. Aparece
el cuadro de dialogo de Información de tarea.
2. Damos clic en la opción Notas.
3. Escriba la nota que desea en el área de escritura. Puede utilizar las

herramientas que se encuentran arriba para mejorar el formato de la nota.
4. De clic en Aceptar.
Las tareas con notas se verían en la Tabla de tareas de la siguiente manera:
124
LECCIÓN 18: LA RUTA CRÍTICA
En esta lección aprenderemos sobre la ruta crítica la cual consiste en grupo de

tareas o un incluso una sola que deben completarse para que un proyecto finalice
a tiempo.
Las tareas críticas no se pueden retrasar sin que se altere la fecha de fin de
proyecto, sin embargo existen proyectos donde es común que las tareas tengan
un margen de demora y se pueden retrasar la fecha sin afectar el proyecto. En
Project una tarea se considera crítica cuando cumple una de las condiciones
siguientes:
 No tiene margen de demora.
 Se establece que la tarea comience o que no finalice después de una fecha

determinada.
 Las delimitaciones son de fecha Debe comenzar el (DCE) o Debe finalizar

el (DFE).
 Está delimitada Lo más tarde posible (LMTP) en un proyecto a partir de una

fecha de comienzo.
 Está delimitada Lo antes posible (LAP) en un proyecto a partir de una fecha

de fin.
 Tiene una fecha de fin que es igual o posterior a su fecha límite.
Visualizando la Ruta Critica
1. Clic en el Menú Ver.
2. Seleccionar las opciones Más vistas.
3. Clic en Gantt detallado.
125
4. Clic en Aplicar y a continuación la vista de Gantt debe ser similar a la siguiente
imagen, donde las tareas azules representan las tareas No Criticas y las de color
rojo las tareas Criticas.
Una tarea deja de ser crítica cuando está marcada como completada, ya que
entonces no afecta otras tareas o la fecha de fin del proyecto.
Como hemos podido notar no hemos introducido esas tareas como críticas en el
proyecto, sino que Project automáticamente actualiza la información de las tareas
críticas, pero normalmente no vemos los avances porque ocupamos la vista de
Gantt normal.
LECCIÓN 19: FECHAS LÍMITE
En Project podemos programar fechas límites de una tarea específica. La

programación se sigue actualizando que sea necesario, realiza un seguimiento de
las fechas límite y muestra un indicador si una tarea finaliza después de su fecha
límite.
126
La definición de una fecha límite no afecta a la programación de las tareas. Es
solamente una forma de que Project le informe de que una tarea finalizará
después de su fecha límite. Así tendrá la posibilidad de ajustar la programación
para cumplir dicha fecha.
Para crear fechas límites siga los siguientes pasos:
1. En el campo Nombre de tarea, haga doble clic en la tarea para la que desee
establecer una fecha límite para que aparezca el cuadro de dialogo de Información
de la tarea.
2. Seleccione la ficha Avanzado.
3. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitación.
4. Escriba o seleccione la fecha límite en el cuadro Fecha límite.
5. Haga clic en Aceptar.
127
Supongamos que en nuestro ejemplo agregamos una fecha límite a Puesta en
marcha. En el Diagrama de Gantt se vería de esta manera:
LECCIÓN 20: DIAGRAMA DE GANTT
El diagrama de Gantt es una herramienta muy utilizada en la actualidad, su

objetivo es el de mostrar el tiempo programado, las fechas de iniciación y
terminación para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado.
 Eje Horizontal: un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la

unidad más adecuada al proyecto a ejecutar: hora, día, semana, mes, etc.
 Eje Vertical: Las tareas que constituyen el proyecto a ejecutar. A cada tarea
se representa por una línea horizontal cuya longitud es proporcional a la duración
en la escala de tiempo (eje horizontal).
Ahora explicaremos la forma de personalizar el Diagrama de Gantt.
128
1. Cambiar el calendario o Escala Temporal. Imaginemos que nuestro
proyecto es de 1 año, posiblemente no queremos ver cada una de las semanas,
sino que sería más útil verlo por meses, para cambiarlo solo tenemos que dar
doble clic sobre las fechas o en el menú Formato > Escala temporal y nos muestra
la siguiente ventana.
Esta escala posee tres niveles Superior, Intermedio, Inferior, y Período no

laborable. Los tres niveles poseen las siguientes opciones.
 Unidades: Es la unidad de tiempo de la escala, puede ser semanas,

trimestres, años, etc.
 Etiqueta: Es el formato de fecha para la escala, puede ser D, M, L,

Semana1, Semana2,...etc.
 Contador: Se refiere al intervalo entre las etiquetas de unidad de la escala.
 Alineación: Es la alineación de la etiqueta en la escala de Tiempo.
 Mostrar: Número de niveles a mostrar en la escala.
129
 Vista Previa: Aquí se pueden visualizar los cambios.
2. Cambiar el formato de la barra. Para cambiar el formato de cualquier barra de

Gantt, solo es necesario darle doble clic o en el menú Formato > Barra y nos
muestra la siguiente ventana.
Las opciones para personalizar el aspecto de una barra de Gantt son las
siguientes.
 Forma: Indica la forma de la barra actual.
 Trama: Indica la trama de relleno del interior de la barra.
 Color: Indica el color de la barra.
 Restablecer: El formato de la barra vuelve a su estado original.
Las opciones para personalizar el texto de una barra de Gantt son que el texto
aparezca en cualquiera de los cuatro lados de la barra de Gantt o incluso dentro
de la barra.
130
LECCIÓN 21: CALENDARIO DEL PROYECTO
Otra de las vistas importantes de Project es la de calendario, puesto que muestra

las tareas del proyecto, para acceder a ella se debe ir al Menú Ver > Calendario, lo
cual mostrará las tareas que están definidas.
Debido a la variedad en la duración de los proyectos los cuales pueden durar

desde días hasta años, vamos a ver cómo cambiar la visualización del calendario
para que este se acople a nuestro proyecto, además algunas de las opciones más
importantes. Posteriormente imprimiremos el calendario del proyecto algo que
resulta muy útil para tener en cuenta las tareas.
1. Dar clic derecho en cualquier parte del calendario, esto nos muestra el
siguiente menú desplegable. Las opciones que aparecen son las siguientes.
 Lista de Tareas: Muestra todas las tareas que existen para la fecha que
dimos clic.
 Ir a: Permite ir a una tarea o fecha específica.
131
 Escala Temporal: Permite cambiar los encabezados de semanas, Cuadros
de fecha y el sombreado de las fechas.
 Cuadricula: Permite cambiar el formato de las líneas de división.
 Estilos de Texto: Permite cambiar el formato al texto.
 Estilos de Barra: Permite cambiar la forma de las barras de acuerdo al tipo

de tarea.
 Zoom: La opción de Zoom permite visualizar el calendario de acuerdo al

rango establecido en la siguiente imagen, además es posible ver un calendario
desde una un período de fecha especifico seleccionando la fecha Desde y Hasta.
Para imprimir un calendario se deben seguir los siguientes pasos.
1. Ir al Menú Archivo >Imprimir.
2. Seleccionar en Escala Temporal entre las opciones.
 Completa: Imprime todos el calendario del proyecto.
 Fechas: Imprime el calendario correspondiente al rango de fechas

específico.
132
3. Vista Previa, esta opción no es requerida pero es muy útil para ver como
saldrá la impresión y evitar gastos innecesarios.
4. Dar clic en el botón Aceptar.
LECCIÓN 22: RECURSOS
En esta lección aprenderemos algunas de las opciones básicas de Project para

trabajar con los recursos.
Los recursos en unos proyectos se refieren a personas, material y equipo

necesario para completar las tareas en un proyecto. Hay dos factores importantes
que manejar con Project; la disponibilidad de los recursos, que se refiere a cuando
puede un recurso trabajar en una tarea y cuánto tiempo le toma en hacerla y los
costos, que se refiere a cuánto dinero se necesita para pagar esos recursos.
Project maneja dos tipos de recursos.
133
 Trabajo: Se refiere a las personas o equipos asignados a una tarea, los
cuales no se consumen durante el transcurso de ésta; para nuestro ejemplo del
Sitio Web, utilizaremos personas y equipos como computadoras, scanner,
cámaras digitales, entre otros.
 Material: Se refiere a los materiales asignados a una tareas los cuales son
los consumibles, para nuestro ejemplo del Sitio Web, utilizaremos materiales como
impresiones y papelería.
Ingresar Recursos de Trabajo.
1. En la Guía de Proyectos, clic Recursos.
2. Clic en Especificar personas y equipamiento para el proyecto.
3. Ahora el Diagrama de Gantt ha cambiado automáticamente por una

cuadricula llamada Hoja de Recursos. Clic en Especificar recursos de forma
manual.
4. Clic en la celda que esta abajo de Nombre de Recurso y empezamos a

introducir los recursos que necesitamos.
134
5. Ojo, recordemos que estamos agregando recurso que son de tipo trabajo,
por lo que hay que verificar que la casilla Tipo sea Trabajo.
6. Agregar la Capacidad Máxima, si seleccionamos 100 %

significa que la capacidad y el tiempo de ese recurso van a estar
disponibles por completo para trabajar en las tareas que se le asigne, para nuestro
Sitio Web, José Luis García es el programador asignado solo para este proyecto,
por ende su capacidad Máxima será de 100%.
LECCIÓN 23: RECURSOS CONTINUACIÓN
En esta lección aprenderemos, otro de los tipos de recursos los materiales y

posteriormente aprenderemos a ajustar el horario de trabajo de un recurso.
135
Recursos Materiales.
En la mayoría de proyectos se utilizan recursos materiales en la construcción por

ejemplo se utiliza el hierro, la arena, la pintura, etc. todos estos cumplen una
característica fundamental y es que todos son consumibles, para nuestro ejemplo
del Sitio Web utilizaremos CD puesto que es un recurso consumible que se usará
para copiar información y entregar avances al cliente.
Para agregar un Recurso Material los pasos son similares a los Recursos de tipo
Trabajo. Una vez estamos en la cuadricula llamada Hoja de Recursos.
1. Clic en la celda en blanco que esta abajo de Nombre de Recurso y

digitamos el recurso.
2. Clic en la celda tipo de recursos y se despliega un cuadro con las opciones

como aparece en la imagen de abajo.
3. Seleccionamos Material.
4. Además podemos agregar una etiqueta del material con solo dar clic en la
celda siguiente, esto no es necesario, sin embargo es buena práctica para
identificar los recursos.
Estableciendo el horario de trabajo
Aunque en la lección 9 ya configuramos el horario de trabajo para el proyecto, a

menudo sucede que algún empleado no puede seguir ese horario por
circunstancias diversas como por ejemplo, vacaciones, viajes, capacitaciones, etc.
debido a esto es necesario establecer el horario de trabajo para ese recurso. Para
lo cual seguiremos los siguientes paso.
1. En la Hoja de recursos seleccionamos el recurso para el que deseamos

establecer el horario de trabajo.
136
2. En el Menú de Herramientas, seleccionamos la opción Cambiar calendario
laboral.
3. Nos aparece un cuadro como el de la lección 9, pero sin nos fijamos

aparece el nombre del recurso en la opción Para, al dar clic se despliega una lista
donde se mostrarán todos los recursos.
137
Las opciones son las mismas que aprendimos en la lección 9, por lo que cualquier
duda clic en link para referirse a esta, solo hay que tener en cuenta que no es
posible establecer horarios de trabajo para recursos de tipo material.
LECCIÓN 24: ASIGNANDO UN RECURSO A UNA TAREA
En esta lección veremos cómo asignar recursos como personas, equipos y

materiales a las tareas del proyecto, lo cual permite llevar un seguimiento del
trabajo de los recursos en las tareas.
Para asignar un recurso a una tarea existen varios caminos uno es desde la guía
de proyectos, haciendo clic en recursos, clic en asignar personas y equipamiento a
tareas, después en la derecha seleccionamos el vínculo Asignar recursos....
Otro camino es seleccionar desde la vista de Gantt la tarea y en el Menú

Herramientas la opción Asignar Recursos.
Ambas opciones despliegan el siguiente cuadro...
138
1. En la lista se debe seleccionar el recurso que queremos asignar, en nuestro
caso seleccionamos a Ricardo Antonio Fernández para la tarea Entrevistas con
usuarios.
2. Clic en el botón Asignar.
3. Clic en el botón Cerrar.

Ahora en la vista de Gantt el nombre del recurso aparece cerca de la tarea
asignada.
En la guía de proyectos se puede ver la información que Project ha calculado para

la duración y el trabajo. Además calcula la fecha de finalización de la tarea. Todo
esto depende del horario del recurso y de la capacidad asignada cuando lo
definimos.
En las lecciones siguientes ampliaremos un poco más la Asignación de Recursos.
LECCIÓN 25: ASIGNACIÓN DE VARIOS RECURSOS A UNA TAREA
En esta lección veremos cómo asignar varios recursos a una tarea del proyecto y
la variación que tiene. Para esta parte nos basaremos en el ejemplo de la lección
anterior, supongamos que la tarea de entrevistas se requiere realizar en menos
139
tiempo y además se requiere que se grabe la entrevista en cd, para lo cual se
asignará un recurso de trabajo y un recurso material.
Actualmente solo Ricardo Antonio Fernández estaba asignado a esa tarea, la cual
tiene una duración de 20 horas, comienza el día Miércoles 01 de Noviembre de
2006 y finaliza el viernes 03 de Noviembre de 2006, tal y como se muestra en el
caso siguiente.
Para asignar varios recursos a una tarea seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar en la vista de Gantt la tarea Entrevista con usuarios.
2. En el Menú Herramientas la opción Asignar Recursos.
3. Se seleccionan los recursos que se desea asignar.
4. Clic en el botón Asignar.
140
Ahora en la vista de Gantt podemos ver como Project actualizó los cambios de los
recursos en la vista.
Analicemos los cambios, la duración pasa de 20h a 10 horas, esto se debe a que
se asignó otro recurso José Luis García el cual posee el mismo horario y se le ha
asignado una capacidad de trabajar 100% al igual que Ricardo Antonio Fernández
y además, por lo que realizan el trabajo en la mitad del tiempo; los CD no afectan
porque es recurso material.
En la guía de proyectos se puede ver la información que Project ha calculado.
LECCIÓN 26: REDISTRIBUIR RECURSOS
En esta lección aprenderemos acerca de la redistribución de recursos la cual es

una herramienta de Project que realiza un análisis de los recursos que este
sobrecargado de trabajo y lo redistribuye.
Project puede redistribuir de dos maneras una es retrasar una tarea hasta que el
recurso tenga tiempo para trabajar en ella y dividir una tarea para se realice en el
momento planeado.
Pasos para redistribuir recursos con Project
1. Clic en el Menú herramientas.
2. Seleccionar la Redistribuir recursos.
141
Se mostrará una ventana similar al gráfico siguiente.
3. Seleccionar el tipo de Redistribución, Automática o Manual.
4. El ámbito de redistribución el cual se refiere al período de fechas o al proyecto

completo.
5. En la parte de resolver sobreasignaciones, se especifica cómo se va comportar

Project con las sobreasignaciones, si va dividir o si va a retrasar la o las tareas del
proyecto.
6. Clic en el botón Redistribuir ahora, es recomendable sacar una copia de

seguridad de nuestro trabajo antes de realizar este paso.
142
LECCIÓN 27: ELIMINAR Y MODIFICAR ASIGNACIONES DE RECURSOS
En esta lección aprenderemos a eliminar y a modificar las asignaciones de

recursos a las tareas.
Eliminar un recurso asignado
1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.
2. Clic en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos.
3. En la lista seleccionamos el Recurso que queremos eliminar.
4. Clic en el botón Quitar, con esto le quita el cheque al recurso.
Modificar un recurso asignado
En ocasiones puede ser necesario cambiar los recursos asignados entre tareas.
1. Como en el paso de eliminar, en la vista de Gantt debemos seleccionar la

tarea.
143
2. Clic en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos,
la cual muestra.
3. En el cuadro Asignar Recurso seleccionamos el recurso y damos clic en

reemplazar, para nuestro ejemplo hemos agregado otro recurso Marta Lorena
Díaz quien reemplaza a José Luis García.
4. Ahora es necesario seleccionar con el cursor en la ventana Reemplazar

recurso.
5. Clic en el botón Aceptar.
Note que el botón Reemplazar solo aparece activo cuando se selecciona un

recurso.
144
LECCIÓN 28: CANTIDADES DE TRABAJO POR RECURSOS Y TAREA
En esta lección veremos cómo se puede obtener una visión más clara de los
recursos asignados.
1. En la vista de Gantt debemos seleccionar la tarea.
2. Clic en el Menú Herramientas y seleccionamos la opción Asignar Recursos.
3. En la ventana de Asignar Recursos clic en el botón Gráfico.
Lo cual despliega la siguiente ventana la cual posee las siguientes opciones.
 Seleccionar un gráfico. Disponibilidad Restante, Trabajo y Trabajo de

Asignación.
 Acercar y alejar el gráfico.
 Ayuda.
 Cerrar.
145
El gráfico anterior se refiere a la disponibilidad restante, se utiliza para ver la
disponibilidad del recurso, el área comprendida entre las barras representa el
tiempo disponible del recurso, este gráfico es bastante utilizado puesto que
permite ver si un recurso esta sobrecargado de trabajo o por el contrario posee
tiempo libre y puede ser reasignado a otra tarea.
En el gráfico siguiente es Trabajo, en él se muestra el trabajo asignado a un

recurso. Como hemos utilizado el mismo recurso y la misma tarea para ambos
gráfico, el resultado de este gráfico es el complemento del gráfico de
disponibilidad restante que vimos anteriormente.
146
LECCIÓN 29: COSTOS DE RECURSOS
Ahora vamos a aprender como introducir Costos a los recursos, en otras palabras
los costos de recursos son el pago a los empleados, el cálculo de horas extras, el
costo por uso de algún material en el proyecto como una maquina etc.
2. Clic en Hoja de Recursos, para colocarnos en la vista correcta.
3. Nuevamente clic en el Menú Ver.
4. Clic en Tabla y seleccionamos la opción Entrada.
5. Vamos a seleccionar el usuario Marta Lorena Díaz, si este usuario ya ha

sido eliminado o modificado en ejercicios anteriores, lo creamos y lo asignamos a
la tarea Determinar de Requisitos Técnicos, tal como se muestra en el gráfico
siguiente.
6. En los campos Tasa estándar y Tasa horas extra, introducimos 10$ y 20$
respectivamente lo que significa que Marta Lorena Díaz gana 10$ por hora y $20
por hora extra trabajada.
7. Otra forma de hacerlo cuando se quiere introducir más de una tasa para
cada recurso, es en la información del recurso, para acceder solo es necesario dar
doble clic en el recurso al que queremos asignar y seleccionamos la ficha Costos,
hasta este punto veremos una ventana similar al siguiente gráfico.
147
En la ficha A aparecen los valores que se ingresaron, en las columnas Tasa
estándar y Tasa de horas extras, si nos desplazamos a la siguiente fila, podemos
escribir para cada columna un valor o un porcentaje de cambio respecto a la tasa
previa en el campo fecha efectiva se selecciona la fecha cuando este cambio de
tasas será aplicado.
Project permite establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas (A B C D

E) para cada recurso para tareas diferentes.
LECCIÓN 30: AGREGAR COSTO ASOCIADO A UNA TAREA
Project permite asignar tanto costos de recursos como costos fijos a una tarea, por
lo que el costo total de una tarea es la suma de los costos de recursos y de los
costos fijos, en esta lección aprenderemos a configurar los costos fijos de una
tarea, son ejemplos de costos fijos, los viáticos de los empleados, el alquiler de
una maquinaría, un impuesto o cargo etc.
En nuestro proyecto del Sitio Web, asignaremos un costo fijo a la tarea

capacitación de usuarios porque será necesario alquilar equipo y un local para
llevar a cabo la capacitación a los usuarios. Pasos para asignar costos fijos a una
tarea.
148
1. En la vista de Gantt.
2. Clic en Menú Ver.
3. Clic en la opción Tabla: Entrada y seleccionamos Costo.
4. En la vista de Gantt nuestra hoja de tareas debe estar como en la figura

siguiente, sino lo vemos así, es necesario expandir la barra hasta ver las opciones
que necesitamos.
5. Seleccionar la tarea e introducir el costo y presionar Enter 6. Seleccionar la

opción el método en la columna de acumulación de costos fijos.
149
Métodos de acumulación
 Comienzo: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta en el

proyecto cuando la tarea empiece.
 Fin: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta en el proyecto

cuando se termine de realizar la tarea.
 Prorrateo: significa que el costo de la tarea se tomará en cuenta

proporcionalmente al avance de la tarea.
LECCIÓN 31: IMPRIMIR EL PROYECTO
En esta lección aprenderemos a imprimir nuestro proyecto, lo cual es bastante

común, útil y por suerte fácil, puesto que la mayoría estamos familiarizados a
imprimir algún otro tipo de archivo de Office como documentos, hojas de cálculo
etc. Por eso mencionaremos las opciones de impresión nuevas que son propias
de Project.
La impresión depende de la vista que queramos imprimir puesto que si estamos

en la vista calendario imprimiremos un calendario para este ejemplo vamos a
imprimir la vista de Gantt por ser de las más utilizadas.
1. Seleccionar la vista que deseamos en nuestro caso la Vista de Gantt.
2. Clic en Menú Archivo.
3. Clic en la opción Configurar Página.
150
4. Si notamos el gráfico siguiente en el título de la ventana nos indica la vista a
imprimir.
Opciones
Página: Se establecen las opciones de la orientación de la página, la escala de la

página y el tamaño de papel.
Márgenes: Se establecen las opciones para configurar los márgenes superior e

inferior, izquierdo y derecho.
Encabezado y Pie de Página: Se establecen las opciones de alineación

izquierda, central y derecho, números de página, fechas y horas y otros campos.
Leyenda: Se establecen las opciones para escribir una leyenda en las páginas.
Vista: Se establecen las opciones para imprimir las columnas y las páginas en
blanco. Permite también ajustar la escala temporal.
5. Seleccionamos Aceptar, para guardar los cambios.
6. Clic en Menú Archivo.
151
7. Clic en la opción Imprimir y aparecerá el siguiente cuadro.
En la opción Escala Temporal, si seleccionamos la opción Fechas, podemos

especificar el intervalo de tiempo que queremos imprimir, por defecto el intervalo
es la duración del proyecto.
8. La opción Vista Previa permite ver tal y como saldrá impreso el proyecto, tal
y como vimos en la Lección 21.
9. Finalmente Clic en el botón Aceptar.
Nota: No es necesario configurar la página para imprimir (pasos del 1 al 5) pero es

importante conocer las opciones por que no siempre los valores por defecto se
aplican a nuestras necesidades.
LECCIÓN 32: SEGUIMIENTO DE UN PROYECTO
Hasta este punto del curso hemos aprendido a planear un proyecto con tareas,
recursos y costos con Project , sin embargo eso solo es una parte, puesto que
falta el seguimiento, este es sumamente importante ya que nos permite hacer una
comparación del progreso planeado con respecto al progreso real o con el
progreso que podría suceder, ampliando el panorama de las personas encargadas
del proyecto ya que permite controlar si las tareas se realizan con base a lo
planeado, el impacto de las tareas en el proyecto, si lo recursos están saturados
152
de trabajo o por el contrario están desperdiciando tiempo y la administración de
costos a medida avanza el proyecto entre otros.
Es necesario diferenciar los tipos de progreso que se pueden manejar con Project.
 Progreso planeado: consiste en programar las fechas de comienzo y fin

de tareas y datos de costos y recursos.
 Progreso programado: se basa en información reciente de un proyecto,

como fechas, duraciones y costos de las tareas.
 Progreso real: Consiste en la información que ha ocurrido realmente.

El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta en la cual se puede ver
rápidamente como va el seguimiento del proyecto por medio de las tareas y su
relación con la línea del tiempo.
153
LECCIÓN 33: LÍNEA DE BASE
En esta lección vamos a ver una actividad muy importante del seguimiento la cual
es la línea de base, está actividad se basa en tomar el estado inicial o base del
proyecto, como si tomáramos una fotografía de los valores importantes como
fechas iniciales, finales, los costos, recursos, las asignación de las tareas, entre
otros, con el objetivo de tener un punto de comparación para efectuar el
seguimiento; por lo cual es recomendable que se guarde una línea de base
cuando se ha terminado la planeación del proyecto y todavía no se ha empezado
a introducir el progreso de las tareas.
1. Clic en el Menú Herramientas.
2. Clic en Seguimiento y seleccionamos la Guardar línea de base.
3. Clic en Guardar línea de base. la línea de base que se va a guardar. Project

permite guardar hasta 11 líneas de base diferentes.
4. Clic en Proyecto Completo para tomar de base para futuras comparaciones

el proyecto completo.
5. Clic en Aceptar.
154
Project permite además guardar una línea de base para algunas tareas
específicas para eso solo es necesario seleccionar la opción Tareas
seleccionadas en lugar de Proyecto Completo. En la lección 39 Informe del
proyecto utilizaremos la línea de base que acabamos de guardar.
LECCIÓN 34: AGREGAR EL PROGRESO DEL PROYECTO
En esta lección aprenderemos a actualizar el progreso de varias tareas esto es

utilizado cuando se tiene la seguridad que para una fecha específica se han
completado ciertas tareas, puesto que actualizará el progreso de esas tareas a la
fecha seleccionada.
Pasos para agregar el progreso a varias tareas.
2. Clic en Diagrama de Gantt.
3. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar.
4. Clic en el menú Herramientas.
5. Seleccionar Seguimiento clic en la opción Actualizar proyecto.
6. Clic en Actualizar trabajo completado al introduzca la fecha hasta donde se

actualizará el progreso del proyecto.
155
Por porcentaje completado: Se establece esta opción para definir el porcentaje
completado comprendido entre 0 y 100, según la fecha del cuadro Actualizar
trabajo completado al.
Sólo al 0% o al 100% Se establece esta opción para definir tareas que están
programadas para que finalicen según la fecha del trabajo completado al 100%.
7. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos Por porcentaje completado.
8. Puesto que solo queremos actualizar algunas tareas no todo el proyecto

daremos clic en Tareas seleccionadas.
9. Clic en Aceptar.
En el gráfico siguiente se muestra el progreso de las tareas seleccionadas, es

importante recalcar que el progreso de la tarea "Determinar Atributos" no está
completado puesto su fecha de finalización es el Miércoles 08 y nosotros
actualizamos el progreso hasta el Martes 07.
LECCIÓN 35: AGREGAR EL PORCENTAJE DE PROGRESO A UNA TAREA
Ahora aprenderemos otra de las actividades que hace a Project importante y

diferente con respecto a otras herramientas y es el agregar el porcentaje de
156
progreso a una tarea, este lección es esencial para el seguimiento de un proyecto,
por suerte es muy fácil llevar la acabo.
Aprenderemos dos formas de agregar el progreso a una tarea.
1. Clic en el Menú Ver, haga clic en Más vistas.
3. Clic en Hoja de tareas.
4. Clic en el Menú Ver, en Tabla seleccionamos la opción Seguimiento nuestra

pantalla deberá ser similar a la siguiente.
5. En el campo % completado introducimos el valor del porcentaje para

completado desde 0% para nada completado hasta 100% que significa que la
tarea está completada; para nuestro ejemplo introduciremos 75%, los cambios se
muestran en el gráfico siguiente.
6. Project actualizó a los campos Comienzo Real, %completado, Duración

Real y Duración Restante con base a los siguientes criterios.
 Comienzo Real: Project coloca la fecha de inicio programada, en el campo

fecha real.
157
 Fin Real: Project coloca esta fecha hasta que se introduzca el 100% de
tarea completada.
 %completado: es el valor que nosotros introducimos.
 Duración Real: es el cálculo del % introducido con respecto al valor de la

duración programada.
 Duración Restante: es la diferencia entre la Duración programada y la

Duración Real.
Otra forma
1. Seleccionamos las tareas que vamos a actualizar, para nuestro ejemplo

"Diseño Arquitectónico".
3. Seleccionar Seguimiento clic en la opción Actualizar tareas.
4. Nos aparece la siguiente ventana.
158
5. En el cuadro de % completado introducimos el valor del porcentaje 100%,
en nuestra hoja de tareas deberá ser similar a la siguiente imagen.
6. Los criterios para calcular los demás campos son los que vimos
anteriormente.
El lector puede agregar el % completado a otras tareas del proyecto para practicar
lo aprendido, en la siguiente lección aprenderemos como agregar el progreso de
una tarea por medio de las duraciones y como Project recalcula los demás
valores.
LECCIÓN 36: AGREGAR DURACIONES PARA UNA TAREA
En esta lección continuaremos con el seguimiento del proyecto y aprenderemos

como se puede agregar una duración real a las tareas con Project.
3. Clic en Hoja de tareas.
159
4. En el menú Ver, señale Tabla seleccionamos la opción Seguimiento.
5. Agregaremos a la tarea 'Importar catálogo de artículos' 15 hrs en el campo

Duración real y Project recalculará los valores % completado, comienzo real, fin
real y duración restante; como se puede ver en la figura de abajo.
Project utiliza las siguientes formulas
 % Completado: Duración real / Duración.
 Duración restante: Duración - Duración real. Si la Duración real que

introducimos es mayor (como en nuestro ejemplo que introducimos 25 hrs y las
programadas eran 20 hrs) que la Duración programada, Project actualiza a 100%
el porcentaje completado.
LECCIÓN 37: AGREGAR EL TRABAJO REAL Y EL TRABAJO RESTANTE
En esta lección aprenderemos a agregar el progreso del trabajo real el cual se

basa en conocer la cantidad de trabajo que se ha llevado a cabo en una tarea y
del trabajo restante al proyecto, este se basa en conocer si una tarea va a requerir
más o menos de lo calculado por Project.
Actualizar el trabajo real
1. Clic en el menú Ver.
2. Seleccionar la opción Más vista.
3. Clic en Hoja de tareas y Aplicar.
160
4. En el menú Ver, señale Tabla seleccionamos la opción Trabajo y veremos
los campos de la siguiente figura:
Para nuestro ejemplo nos basaremos en la tarea "Programación" la cual está

asignada a un recurso y posee los siguientes valores.
5. Agregaremos a la tarea "Programación" 40 hrs en el campo Real. Lo cual hará

que Project recalcule el trabajo Restante y el % de trabajo completado.
Actualizar el trabajo restante
1. Nos ubicamos en la vista Hoja de tareas.
3. Clic en Tabla y seleccionamos Trabajo.
4. Seguiremos con la tarea "Programación" y agregaremos 20 hrs en el campo

Restante, lo cual hará que Project recalcule el trabajo Real y el % de trabajo
completado.
161
Project utiliza las siguientes formulas
 Porcentaje de trabajo completado: Trabajo real / Trabajo.
 Trabajo restante: Trabajo - Trabajo real.
LECCIÓN 38: EXPORTAR PROYECTO A EXCEL
Si desea mostrar información de fase temporal en un gráfico o diagrama de Excel,

puede exportarla utilizando el Asistente para análisis de datos de escala temporal.
1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. Si corresponde, seleccione las tareas que desee exportar.
3. En el menú Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Análisis.
4. Clic en Analizar datos de escala temporal en Excel.
5. Se despliega el Asistente, el primer paso es seleccionar los datos a exportar

las opciones son: Proyecto completo o las tareas seleccionadas actualmente.
162
6. Seleccionar los campos que se van a exportar a Excel.
7. Seleccionar el intervalo de fecha a exportar.

8.
9. Seleccionar Si para crear un gráfico de los datos a Exportar
163
10. Finalmente el último paso es Clic en el Botón Exportar Datos.
LECCIÓN 39: INFORME DEL PROYECTO
En esta lección aprenderemos dos cosas muy importantes una es comparar el

proyecto actual después del seguimiento y actualizaciones que hemos realizado
con el plan original, el cual realizamos cuando creamos la línea de base, y la otra
es obtener un informe del nuestro proyecto.
Hasta este punto es muy probable que el proyecto presentado en esta lección
difiera con el que han realizado, lo cual no debe preocupar al lector, puesto que el
objetivo del curso es conocer y aprender a utilizar las herramientas de Project para
la planeación y seguimiento de proyectos.
Primero vamos a comparar el trabajo actual de las tareas con el plan original, esto
se puede hacer en cualquier momento del proyecto para saber cómo es
comportamiento respecto a lo planeado.
2. Seleccionar la opción Gantt de Seguimiento
164
A continuación se despliega la vista del Diagrama de Gantt a la cual ya estamos
familiarizados, con la diferencia que aparece una barra gris en la gráfica que
significa la Línea de Base que nosotros hemos hecho previamente, recordemos
que la línea de base funciona como una fotografía del proyecto y sirve para
comparar un punto inicial con el progreso o avance del proyecto.
Informe del proyecto
1. Clic en el menú Ver, seleccionar Informes.
2. En la ventana que se despliega vamos a hacer clic en Generales y después

en el botón Seleccionar.
165
3. Ahora vamos a seleccionar el Informe "Resumen del Proyecto", si hacemos
clic en el botón Modificar podemos cambiar formato al texto.
4. La siguiente pantalla es la vista previa del informe en la cual podemos

cerrar o en imprimir el informe, en el gráfico anterior se muestra el Resumen del
Proyecto.
166
LECCIÓN 40: REORGANIZANDO TRABAJO INCOMPLETO
En esta lección aprenderemos a como recalendarizar el trabajo, puesto que no es

extraño que alguna tarea se retrase o se interrumpa, incluso el proyecto completo
se puede ver afectado.
Project tiene la capacidad de reprogramar el trabajo restante para que comience

después una nueva fecha.
167
2. Clic en Diagrama de Gantt. La vista es similar al siguiente gráfico.
4. Seleccionar Seguimiento clic en la opción Actualizar proyecto.
5. En la ventana Actualizar proyecto, seleccionamos la opción "Reprogramar

trabajo restante para que empiece después de:".
6. Seleccionamos la fecha Lun 27/11/06, con esto se recalendarizará el

proyecto para empezar en esa fecha.
168
En la siguiente gráfica se muestra el diagrama de Gantt después de reprogramar
las tareas.
 Si la tarea no ha comenzado a la fecha Project reprograma el trabajo y

configura como fecha de comienzo la nueva fecha especificada.
 Si la tarea ya comenzó pero no se ha terminado todavía, Project programa

la duración restante para que comience en la nueva fecha. Project puede
reprogramar y dividir el trabajo no completado mediante el cuadro de diálogo
Actualizar proyecto, si la división de las tareas es permitida, por defecto esta
opción está habilitada.
169

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MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DEL ÁREA DE COMPRAS A TRAVÉS

DEL ESTUDIO DEL TRABAJO EN LA EMPRESA LABORATORIOS SERES

MICHAEL PARRA BERMÚDEZ

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

MICHAEL PARRA BERMÚDEZ

Pasantía Institucional para optar por el título de Ingeniero Industrial

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE

GIOVANNI ARIAS CASTRO

GIOVANNI ARIAS CASTRO

Santiago de Cali, Marzo 22 de 2014

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 17

Figura 1. Árbol del problema 18

Figura 2. Diagrama de Caracterización de Procesos 28

Figura 3. Diagrama de Gantt 29

Figura 4. Ciclo PHVA 30

Figura 5. Flujo de compras de laboratorios Seres LTDA 36

Figura 6. Diagrama de Espina de Pescado del área de compras 41

Figura 7. Metodología PHVA 45

Figura 8. Diagrama de flujo mejorado del proceso de compras 50

Figura 9: Planificación de la capacitación 73

Cuadro 1. Simbología de los diagramas de procesos 24

Cuadro 2. Control de las actividades para la planificación de procesos 29

Cuadro 3. Cuadro integrado de mando 31

Cuadro 4. Resumen de las etapas del proyecto 34

Cuadro 5. Actividades críticas del área de compras 38

Cuadro 6. Acta de reuniones quincenales 46

Cuadro 7. Caracterización del proceso de compras 46

Cuadro 8. Procedimientos y manuales de funciones jefe de compras 52

Cuadro 9. Procedimientos y manuales de funciones auxiliar de compras 54

Cuadro 10. Cálculo del número de observaciones por actividad según el

Cuadro 11. Tiempos observados en la primera ronda 58

Cuadro 12. Tiempos observados en la segunda ronda 60

Cuadro 13. Tiempos observados en la tercera ronda 62

Cuadro 14. Tiempos observados en la cuarta ronda 64

Cuadro 15. Valoración con el factor destreza o habilidad 66

Cuadro 16. Valoración con el factor esfuerzo o empeño 66

Cuadro 17. Valoración con el factor condiciones 67

Cuadro 18. Valoración con el factor consistencia 67

Cuadro 21. Cálculo de los Suplementos 70

Cuadro 22. Análisis de tiempos 71

Cuadro 23. Aspectos relevantes del proceso de compras 72

Cuadro 24. Indicadores de gestión del área de compras 72

Cuadro 25. Seguimiento de los indicadores de gestión del área de

Cuadro 26. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso 77

Cuadro 27. Cuestionario de evaluación de aprendizaje del curso 78

Cuadro 28. Cuestionario de evaluación de satisfacción del curso para el jefe

Cuadro 29. Informe final de resultados de la capacitación 80

Anexo A. Curso en Microsoft Project 2003 85

En la actualidad globalización y competitividad son dos factores importantes que

Se busca realizar el mejoramiento de los procesos del área de compras mediante

Se emplearon herramientas propias de la ingeniería para dar apoyo y

En la actualidad son numerosas las compañías nacionales y multinacionales que

El departamento de compras de una organización tiene la responsabilidad de

Lo anteriormente mencionado, no se realiza de la manera adecuada en la

Las fallas ya determinadas en el área de compras están originando un nivel de

Para poder alcanzar el objetivo propuesto se realizaron los diagramas y la

Es relevante describir que el tipo de investigación abordada para la solución del

Toda compañía en la cual existan actividades industriales, necesita de materiales

Con el fin de dar mayor solidez a la presente investigación, a continuación se

Con el objetivo de mejorar y controlar los procesos, grandes compañías de

Dado lo anterior, es importante que las compañías reconozcan la importancia de

Para establecer los lineamientos del proceso de mejoramiento continuo en la

Las inversiones en tecnificación de los procesos en empresas industriales, de