CÓDIGO FT-DDE-01

ACTA N° 9 DEL COMITÉ DE VIGENTE DESDE MARZO/2007

CALIDAD VERSION 01
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Fecha: 17/05/2007 Lugar: Centro de Investigaciones para el Desarrollo –CID-

Hora de Inicio: 8:30 a.m. Responsable del acta: Coordinador de Calidad.

Hora de Finalización: 12:00 p.m.

Reunión Interna: X Reunión Externa:

El día 17 de mayo del presente año, se inició la novena reunión del Comité de Calidad. A la reunión se citaron las
siguientes personas, que hacen parte de este Comité:

ASISTENTES AL COMITÉ DE CALIDAD

Nº Nombre Cargo Firma
1 Adriana Rodríguez Subdirectora

2 Camilo Santamaría Coordinador Administrativo

4 José Stalin Rojas Interventor Ausente

5 Patricia Amortegui Coordinadora del P.E.C.

6 Sandra Henao Asesora

7 Francisco J. Cruz C. Coordinador de Calidad

INVITADOS AL COMITÉ
Nº Nombre Cargo Firma
1 Luz Alba Carrillo Directora de proyecto

2 Rubén Maldonado Asistente de proyecto

3 Luz Marina Torres Asistente de proyecto Ausente

REVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS ACCIONES A REALIZAR

1. No se pudo revisar el avance en la elaboración del plan de calidad del proyecto CIGRAF porque ningún
integrante del proyecto asistió al Comité de Calidad, es necesario determinar el interés de Oscar Castellanos
(Director del proyecto) para continuar con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

2. Rubén Maldonado (Asistente del proyectos de selección de personal) enseño el avance en el

diligenciamiento del Plan de Calidad para los proyectos de selección de personal, la consultora Sandra
Henao determino que el avance es poco, determinando un claro incumplimiento de las actividades
programadas, se acordó una reunión con el Coordinador de Calidad (Francisco Cruz) para solucionar las
dudas que surjan al momento de realizar el diligenciamiento del Plan de Calidad. Rubén Maldonado se
comprometió a entregar el Plan de Calidad listo para su revisión en el próximo Comité de Calidad.
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3. Luz Alba Carrillo Directora del proyecto Interventoría Seguro Social se compromete para el día martes de la
próxima semana a entregar el avance en el diligenciamiento del Plan de Calida para que la consultora
Sandra Henao lo revise y realice las observaciones surgidas.

4. El Comité de Calidad realizó la revisión de los documentos relacionados con las compras, entre los cuales
están incluidos: el formato para la selección de proveedores, el documento para la realización de las
actividades administrativas y el formato para efectuar la evaluación de los proveedores.

5. No se terminó de unificar la caracterización de los procesos, pero se evidenció el trabajo realizado,

solamente faltan los procesos relacionados con el programa de educación continua, la Coordinadora del –
PEC- (Patricia Amortegui) y el Coordinador de Calidad (Francisco Cruz) se comprometen a terminar la
caracterización de los procesos para el próximo Comité de Calidad.

6. El diseño preliminar del manejo de las hojas de vida del personal de la organización no fue presentado por
el coordinador de sistemas (Enrique Medina) ya que él no se hizo presente a la reunión del comité de
calidad esta actividad deberá ser programada para su revisión en el próximo comité de calidad.

7. El coordinador de calidad presento a la consultora Sandra Henao la estructura del manual de calidad, ya que
los elementos que constituirán el manual de calidad de la organización están en etapa de definición,
elaboración o aprobación motivo por el cual no es posible elaborar en su totalidad el manual. Esta actividad
deberá ser programada para una futura reunión en la que se puede contar con los elementos mínimos que lo
constituirán.
TEMAS TRATADOS

A continuación se presenta una breve descripción de los temas tratados en la reunión del Comité de Calidad.

1. La Consultora Sandra Henao al realizar la revisión del documento para estandarizar las actividades
administrativas determino que era necesario definir e incluir los recursos y suministros que afectan la
calidad. Camilo Santamaría (Coordinador Administrativo) se compromete a entregar el 50% del documento
a la consultora para que lo revise y analice.

2. Al revisar el formato para la selección de proveedores se encontró que el porcentaje de valoración no era
equitativo y que los criterios a evaluar no son claros es necesario corregirlos. Camilo Santamaría se
compromete a terminan la elaboración del formato para poderlo implementar en los proyectos y procesos en
los que se realicen compras.

3. El Comité de Calidad estableció la necesidad de realizar acciones encaminadas a identificar el estado de la

infraestructura y el ambiente de trabajo que afecta directamente la calidad en la prestación del servicio. El
Coordinador Administrativo (Camilo Santamaría) y el Coordinador de Calidad (Francisco Cruz) se
comprometen a presentar una solución a este inconveniente para lograr dar cumplimiento al numeral 6.3 y
6.4 de la norma ISO 9001:2000.

4. La Consultora Sandra Henao determino la necesidad de iniciar la elaboración del manual de calidad, en el
que se deberá definir y documentar los temas que se han establecido en el Sistema de Gestión de la Calidad,
es responsabilidad del Coordinador de Calidad (Francisco Cruz) elaborar el manual de calidad en su primera
versión donde se podrá observar el enfoque estructural de este documento.

5. Es necesario que Camilo Santamaría (Coordinador Administrativo) y Enrique Medina (Coordinador de

Sistemas) entreguen el tercer indicador de la política de calidad para su divulgación e implementación.

6. El Comité de Calidad citado a la reunión reviso y definió algunos cambios que se deberán realizar al
procedimiento para el control del servicio y producto no conforme, al igual que al procedimiento para
realizar las acciones preventivas y correctivas. El coordinador de calidad se comprometió a realizar los
cambios planteados por el comité de calidad y presentar los procedimientos en la próxima reunión.
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ACCIONES A REALIZAR
No
Actividad a realizar Responsable Fecha Límite
.
Patricia Amortegui
(Coordinadora PEC)
1 Se deberá unificar la caracterización de los procesos 24/05/2007
Francisco Cruz
(Coordinador de Calidad)
Rosa Quintero
Se deberán definir las pautas mínimas de la estructura documental que se (Coordinadora de
2 implementará en la ejecución de los proyectos, al igual que divulgarla comunicaciones) 24/05/2007
para su aplicación. Edgar Hernán Cuesta
(Asistente administrativo)
Presentar una propuesta (diseño preliminar) para el manejo de las hojas Enrique Medina
24/05/2007
de vida del personal. (Coordinador de Sistemas)
3
Implementar una aplicación informática que permita estandarizar y Omar Posse
24/05/2007
controlar el mantenimiento preventivo de software. (Asistente Soporte Técnico)
Camilo Santamaría
Presentar el diseño de la metodología para la identificación de temas (Coordinador administrativo)
4 24/05/2007
críticos en materia de mantenimiento y ambiente laboral. Francisco Cruz
(Coordinador de Calidad)
Jenny Moreno
(Asistente de proyecto)
Patricia Amortegui
(Coordinadora PEC)
5 Presentar ante en Comité de Calidad el Plan de Calidad del proyecto 21/05/2007
Rubén Maldonado
(Selección de personal) y
Luz Alba Carrillo
(Directora de proyecto)
Definir los criterios para la selección y evaluación de proveedores.
Camilo Santamaría
6 Presentar al Comité de Calidad un formato para la selección de 24/05/2007
(Coordinador administrativo)
proveedores y otro para evaluar el desempeño de los mismos. Estos
formatos deberán aplicar los criterios definidos

Elaborar el manual de calidad en su primera versión para que el Comité Francisco Cruz
7 24/05/2007
de Calidad lo revise (Coordinador de Calidad)

CONVOCATORIA A LA PRÓXIMA REUNIÓN:

Fecha: 24/05/2007 Lugar: Centro de Investigaciones para el Desarrollo –CID-

Hora de Inicio: 8:00 a.m. Responsable del Acta: Coordinador de Calidad