FUNCIONES DEL PRESUPUESTO:

PLANEACION Y PRESUPUESTOS:

La planeación es la clave para una buena administración. Esto es cierto para

las personas físicas, los negocios familiares, las grandes sociedades, los
organismos gubernamentales y las organizaciones no lucrativas. Por ejemplo,
la mayoría de los estudiantes exitosos que obtiene buenas calificaciones, se
financian su educación y obtienen sus títulos debido a que planean su tiempo,
su trabajo y su recreación. Estos estudiantes están presupuestando sus
escasos recursos para hacer el mejor uso del tiempo, dinero y energía.
Asimismo, los dueños y administradores de pequeñas y grandes compañías,
sobreviven y crecen aun durante tiempos económicamente difíciles, porque
planean y presupuestan sus operaciones y la expansión de sus
instalaciones.[1]

Las empresas utilizan los presupuestos para enfrentar con anticipación los
problemas operativos o financieros, de manera que los administradores puedan
tomar pasos para evitar o solucionar sus problemas (liquidez, ingresos, costos,
gastos). El presupuesto es una herramienta que ayuda a los administradores a
planear y controlar las operaciones. Son procedimientos formales que resultan
en planes de operación y financieros completos para periodos futuros.

Los modelos de planeación estratégica son fases importantes del proceso de

planeación, la definición de la misión y visión de la organización, el diagnóstico
del entorno y de las condiciones internas para identificar las fortalezas,
debilidades, amenazas y oportunidades, permiten establecer los objetivos de la
organización y a partir de este marco de planeación estratégica, hacer la
definición de metas y planes detallados, presupuestación, para luego organizar
sistemas de información periódica y de seguimiento del desempeño de las
responsabilidades asignadas.

“El proceso de desarrollo de la planeación estratégica de largo plazo y todo el

conjunto de programación y planes que de ella se derivan hasta el detalle de
corto plazo, deben realizarse con el liderazgo de la alta dirección pero con la
participación de todas las instancias de la organización. Con excepción de las
organizaciones muy pequeñas, es casi imposible que la administración del más
alto nivel conozca con suficiencia todos los aspectos determinantes que inciden
en las diferentes fases de un negocio. Así mismo, la gerencia de bajo nivel y
los trabajadores que tienen a su cargo la ejecutoria operacional carecen de la
visión necesaria para determinar las directrices del accionar de la organización
como un todo. Además, como el éxito en la ejecución de los planes depende de
la integración e identificación de todos los constituyentes de la organización
alrededor de estas intenciones, ese compromiso se podrá alcanzar más
fácilmente en la medida en que cada uno de ellos sienta que ha tenido
participación y opinión en ese acuerdo de voluntades.
 La planificación requerirá un compromiso de la alta dirección de promover la
participación de todos los niveles, un proceso administrativo que organice,
provea, aplique y controle los recursos, una estructura de la organización que
identifique funciones y responsabilidades, un proceso de control y coordinación
de las funciones y, de manera permanente, una retroalimentación que permite
el seguimiento y la replanificación en sentido ascendente y descendente.”[2]

PLANEACION ESTRATEGICA

1. Definición de la misión y visión de la organización

2. Especificación de los objetivos generales de la empresa

3. Elaboración de programas y proyectos

4. Definición de objetivos específicos

5. Materialización de planes y proyectos en actividades que indiquen metas

específicas de cada una de la áreas, equipos y personas

6. Presupuestos detallados

7. Estrategias para el logro de los objetivos trazados

ORGANIZACIÓN EN LOS PRESUPUESTOS:

En la toma de decisiones y para la determinación de emprender un

nuevo proyecto los presupuestos son herramientas fundamentales,
en la medida que permiten un conocimiento anticipado de los flujos
que se producirán y poder determinar la rentabilidad con base en
los ingresos y costos.
Los presupuestos son una herramienta de gestión que se puede entender
como un plan financiero considerado para un proyecto, el cual desempeña un
papel fundamental a la hora de programar a futuro la actividad de la empresa o
el desarrollo de un nuevo proyecto.

Para la estimación de un presupuesto se requiere la administración de fondos,

puesto que uno de los objetivos de los presupuestos es influir en los procesos
de decisión de la organización, puesto que se estima la capacidad de inversión
de la empresa y la posibilidades de recuperación de la misma, que se obtiene
por medio de la estimación de la rentabilidad.
Objetivos de realizar un presupuesto
1. Conocer la inversión inicial y total en la que se debe incurrir para la ejecución
de un proyecto.
2. Determinar las fuentes de financiación de las cuales se va obtener la
inversión requerida para el proyecto.
3. Definir el tiempo de recuperación de la inversión.
4. Estimar la rentabilidad y establecer la viabilidad del proyecto, teniendo en
cuenta el costo de oportunidad de la inversión.
5. Determinar el ciclo vida del proyecto.

Características generales:
 Los presupuestos tienen la capacidad de predecir los estados
financieros futuros, con base en estimaciones.

 De acuerdo con las bases de elaboración de la información, el

presupuesto puede implicar un elevado grado de incertidumbre.

 El prepuesto no constituye información certera que corresponda

fielmente a la realidad, sino que se debe usar como un instrumento que
contribuye en la toma de decisiones.

 El presupuesto permite controlar la evolución de la empresa,

contrastando lo previsto con la realidad, para poder analizar
las desviaciones.

 Los presupuestos permiten acceder a la mejor opción o por lo menos la

que representa la mayor posibilidad de rentabilidad para la empresa o
inversionistas.

 El presupuesto otorga la posibilidad de proyectar los gastos en los que

se prevé incurrir en un período de tiempo determinado, como también el
ingreso que se generará durante el transcurso del proyecto.

 El presupuesto es muy importante en la medida en que representa la

imagen financiera del proyecto.

 El presupuesto en gran medida contribuye a la comprensión del proyecto

por parte de los inversionistas y otorga seguridad.
Los costos como factor fundamental en el
presupuesto

“El presupuesto se debe enfocar en detallar lo concerniente a la

presentación y análisis de los costos”
El presupuesto se debe enfocar en detallar lo concerniente a la presentación y
análisis de los costos. Por ejemplo: en los casos en que en un presupuesto se
incluya una actividad de capacitación, debe quedar explicado en detalle todas
las erogaciones que hay que asumir por motivo de la capacitación, es decir, no
solo el valor sino el costo del valor del tiempo invertido por las personas que se
van a enviar y que los debe asumir el proyecto debido a que es un tiempo
operativamente no productivo, además de especificar si se requiere de
materiales o algún valor que debe ser considerado para la estimación del costo
de la capacitación.

La presentación de los costos de manera específica permite que los

inversionistas y todos los usuarios de la información contenida en los
presupuestos tengan un conocimiento claro y amplio que proporcione fiabilidad,
además de la posibilidad de buscar alternativas que minimicen los costos, dado
que en caso de mostrarse los costos como un monto general, se denota como
un cálculo al azar.

Uno de los elementos importantes de los presupuestos es la capacidad de

presentar la información del proyecto en términos del costo–beneficio, desde el
cual se deben evaluar variables fundamentales, entre las que se señala la
financiación. El presupuesto permite a los inversionistas evaluar las
posibilidades de financiación y establecer en términos de costo-beneficio, el
plan de mayor ganancia para el proyecto.

El presupuesto es importante para:

 Lograr que la información financiera sea accesible para todos los
usuarios. Por ejemplo: los sindicatos pueden acceder a la información de
la organización, es decir, los miembros del sindicato y todo el personal
en general tienen la posibilidad de acceder al presupuesto y conocer las
expectativas de inversión de la organización.

 Garantizar que la planificación de las actividades sea factible de realizar

y estén en correspondencia con los recursos disponibles.

 Identificar el déficit en los que se requiere de mayor movimiento de

recursos financieros.

 Establecer de manera transparente la relación entre

costos/recibos/facturas con el presupuesto de las actividades, a fin de
 certificar la fiabilidad del trabajo y evitar que los recursos sean
destinados a actividades no presupuestadas.

 Facilitar al personal el seguimiento de los costos y garantizar el balance

del presupuesto.

 Otorgar el informe a los financiadores, debido a que los costos se

encuentran relacionados al presupuesto.

 Incrementar la relación de costo-beneficio. Siempre que cada uno de los

elementos sean calculados de forma adecuada, con lo que se facilita
conocer la disposición de la inversión y analizar los costos asociados a
la inversión.

 Disminuir los costos y optimizar la utilización de la inversión

presupuestada.


 COORDINACION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E
INGRESOS DE TODA LA EMPRESA
A la vez que vamos realizando el presupuesto de nuestro departamento, y como suele ser
practica en la mayoría de las empresas que sea el departamento financiero el responsable de
coordinar el presupuesto de la empresa, deberemos de supervisar la evolución del presupuesto
del resto de departamentos y delegaciones.

Hay algunas tareas previas a la realización de los presupuestos que pasamos a enumerar, el
orden en que aquí enumeramos las distintas tareas no es necesariamente el orden en que
deben realizarse, debiendo ser adaptado a las particularidades de cada organización:

a) Revisión del Plan Estratégico de la compañía, para determinar si debe ser ajustado en función
de circunstancias externas, o internas de la empresa.
b) Definición de los objetivos anuales de la compañía dentro del Plan Estratégico ya revisado, y
su materialización en los objetivos de los distintos departamentos y delegaciones.
c) Fijación de los objetivos personales, si hay implantada una Dirección por Objetivos.
d) Establecimiento de un calendario en el que se fijen las distintas tareas a realizar y las fechas
límites para tener terminada cada una de las etapas de la realización del presupuesto.
e) Si la complejidad de los objetivos o de la organización así lo requiere, elaborar una guía escrita
y detallada de los objetivos específicos de cada departamento o delegación y de algunos hitos
importantes para su complimiento.
f) Ajustar en caso necesario las herramientas con las que se elaborara el presupuesto:
programas, plantillas excel, etc.
g) Comunicar a cada departamento y delegación los objetivos asignados, así como el calendario
que debe cumplir para terminar el presupuesto en la fecha preestablecida.
h) Realizar un cuadre de información entre las delegaciones, sobre todo si el output de unas son
inputs de otras.

La responsabilidad del departamento financiero no se limita solo a supervisar el cumplimiento

del calendario necesario para conseguir terminar el presupuesto en la fecha establecida,
también tiene la responsabilidad de supervisar que los presupuestos de cada departamento y
/o delegación cumplan con los objetivos que se las han asignado.

Y finalmente también tiene la responsabilidad, si no hay un programa que realice esta función
automáticamente, de ensamblar todos los presupuestos parciales de departamentos y
delegaciones para obtener el presupuesto total de la compañía, debiendo finalmente verificar
que ese presupuesto total cumple con los objetivos globales preestablecidos.

DIRECCION DE PRESUPUESTO:

MISIÓN
Ejecutar los procesos de Formulación, Control y Evaluación de las
asignaciones presupuestarias, respetando las leyes, reglamentos y normas
vigentes, con el objeto de optimizar la eficiencia en el manejo de los
mencionados recursos basados en los principios de participación, igualdad y
transparencia.
VISIÓN
Consolidarse como una Dirección asesora que garantice la optimización de la
gestión presupuestaria, y el alcance de las metas programadas por cada una
de las unidades ejecutoras que conforman la institución.
 OBJETIVO-GENERAL
Dirigir el proceso de formulación, discusión, control y evaluación del sistema
presupuestario asesorando técnicamente al personal de las unidades
administrativas que tengan a su cargo la ejecución de los recursos para el
cumplimiento de las metas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Formular el presupuesto anual de la Universidad Nacional Experimental
"Rafael María Baralt" atendiendo a las leyes, reglamento y lineamientos
vigentes para tal fin, con el objetivo de garantizar para en el ejercicio fiscal el
cumplimiento de las metas, objetivos y las funciones académicas y
administrativas.
 Verificar y registrar la imputación presupuestaria de los compromisos y
gastos, con el objeto de controlar la disponibilidad y las partidas asignadas a
los proyectos y acciones centralizadas.
 Evaluar la ejecución presupuestaria aplicando normas y criterios establecidos
en las leyes vigentes, para determinar el comportamiento del gasto,
examinando el nivel de utilización de los recursos, con el fin de introducir
oportunamente las modificaciones que deberán ser sometidas a
consideración del Consejo de Dirección y organismos centrales.
FUNCIONES
 Elaborar el proyecto de presupuesto anual de la universidad para presentarlo
a la OCEPRE, OPSU, previa aprobación del CONDIR, conjuntamente con las
proyecciones de los estados financieros.
 Orientar a las unidades ejecutoras del gasto, en cuanto a las necesidades de
insumo para la formulación, ejecución y evaluación presupuestaria de
acuerdo a la planificación de las metas.

Definición y Control Presupuestario:

El control presupuestario es un conjunto de procedimientos y recursos que usados

con pericia y habilidad, sirven a la ciencia de la administración para planear, coordinar
y controlar, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una
empresa con el fin que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo,
además el control de presupuesto permite que las actividades de la empresa sean
planificadas con antelación y referidas a un período de tiempo determinado. Éstos
presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros
que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que
se vean alterados durante el período presupuestado, pero los segundos están sujetos
a las fluctuaciones de los precios del mercado.
Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de la materia prima, es decir los
precios inflacionarios. En algunas industrias, por ejemplo, la elaboración de productos
alimenticios, las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden
causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos
componentes están sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a los
cambios climatológicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes muy
importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto válido para
el departamento de producción