Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados

Materia: Tecnología de la Información

Catedra: Guillermo Tricoci

1. DAXTOR SA:
Autor: Pablo Rota

Los inicios

Todo comenzó hace unos 7 años cuando Juan Rolón, experimentado vendedor de
una importante fábrica de papel, y uno sus clientes Abel Gómez encargado de una
librería del micro centro de la ciudad, convierten sus cotidianas charlas respecto a
las dificultades de su negocio en un emprendimiento en común y resuelven crear lo
que en principio se llamó Distribuidora Rogo empresa dedicada a proveer a librerías
de todos la gama de artículos.

Abel Gómez, de 56 años desde los 19 años trabajó en este gremio, pasó de cadete
a vendedor en una librería de barrio, luego obtuvo un trabajo como vendedor en
uno de las más tradicionales negocios de artículos de oficina, por su proverbial buen
trato en pocos años fue responsable de ventas y finalmente llegó a encargado del
salón teniendo entre otras las responsabilidades de atender a los proveedores
donde conoció a su actual socio.

Juan y Abel compartieron la visión de que la mayoría de los proveedores del rubro
se agrupaban en dos categorías: grandes empresas que venden directamente a las
librerías a través de su fuerza de ventas con condiciones de entrega muy
desventajosas para sus clientes o distribuidores en los cuales siempre había alguna
línea o producto a buen precio pero que el resto de artículos o tenían precios muy
superiores a los de la competencia o directamente no tenían existencia.
Así fue como gestaron la idea de una distribuidora orientada a brindar el mejor
servicio a los clientes asegurando disponibilidad de toda la línea de productos y
márgenes de precio homogéneos para toda la lista de productos. La consigna
central fue que nunca una venta no se pudiera concretar por falta de producto.
Idearon incluso un servicio de entregas urgentes para que todo cliente que se
quedase sin mercadería fuese reaprovisionado en forma inmediata utilizando los
servicios de una empresa de mensajería por moto conocida de Abel.

Distribuidora Rogo comenzó con una cartera de clientes de 28 librerías de distinto

tamaño diseminadas entre la Capital y el gran Buenos Aires las cuales surgieron
entre los anteriores clientes de Juan y algunos contactos de Abel. A los primeros
proveedores los contactó Abel y en un principio no tuvieron incluso inconveniente
 Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados
Materia: Tecnología de la Información
Catedra: Guillermo Tricoci

de comprar algunos productos a otros distribuidores más grandes para alcanzar la

consigna de tener productos siempre.
El comienzo fue en un depósito de 450 m2 alquilado y contrataron a 5 personas
para tareas generales y de distribución.

La primer dificultad fue la de obtener fondos más allá de sus ahorros y préstamos
personales.

El desarrollo del negocio

A dos años de iniciada la actividad se incorporó como una actividad colateral el taller
para el copiado de libros contables al detectarse que las librerías comerciales o no
brindaban este servicio o lo derivaban a terceros con los cuales siempre tenían
inconvenientes en el cumplimiento de los plazos de entrega.

Distribuidora Rogo se estaba ganando fama de ser un proveedor confiable y con la

incorporación de Tomás Sánchez, un ex empleado de un taller de copiado de libros,
más la inversión en la maquinaria necesaria y tres nuevos empleados se comenzó
con esta nueva área de negocios de Distribuidora Rogo que a partir de ese
momento pasó a llamarse Daxtor S.A.
Toda la gestión administrativa estaba encargada al Estudio del Dr. González y
Asociados clientes directos de la Distribuidora quienes mediante canje de
mercaderías se encargaban de todas las gestiones contables y administrativas.

También para esa época se compraron las primeras dos unidades de pequeñas
pickups para la entrega de mercaderías las cuales fueron asignadas al incipiente
departamento de Despacho a cargo de Roberto Cáceres familiar de Juan Rolón y
persona considerada muy meticulosa y responsable y que se encargaba de preparar
personalmente cada despacho teniendo especial cuidado en registrar en prolijos
libros todos los pedidos, entregas, receptores de cada venta, horarios y condiciones
de entrega estipulados por cada cliente, incluso llevaba un registro de todo
inconveniente en las entregas por lo cual ante un reclamo de un cliente era difícil
que el mismo no fuera respondido satisfactoriamente consultando las meticulosas
anotaciones de Roberto. De hecho no eran pocos los clientes que, valorando la
precisión y confiabilidad de Roberto, le hacían directamente a él los pedidos para
reponer sus stocks. De hecho el área de Despacho fue junto con la de Ventas la
que más se desarrolló en cantidad de personal.

Los vendedores comandados por Juan Rolón rápidamente fueron cada vez
abarcando áreas geográficas más importantes. Cada vendedor atendía a su cartera
de clientes en forma personalizada había algunos que habían logrados ventas en el
 Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados
Materia: Tecnología de la Información
Catedra: Guillermo Tricoci

interior del país las cuales se despachaban por encomienda para cobrar contra
rembolso o por acreditación bancaria previa asegurando siempre la forma más
rápida de proveer a sus clientes la cual siempre se mantuvo como la premisa
fundamental del negocio.

Abel Gómez se encargó desde el primer momento en las compras buscando nuevos
proveedores y manteniendo siempre actualizado los precios y condiciones de los
mismos. Es el propio Abel quien llevaba un registro de los proveedores así como la
estimación de compras necesarias a efectos de lograr concentrar las mismas a la
menor cantidad de compras posibles para asegurar los mejores precios
concentrando compras y ahorrando en costos de transporte.

El negocio hoy

En la actualidad Daxtor S.A. con su política de comercialización y servicio al cliente

ha logrado desarrollarse significativamente.
Cuenta con 15 vendedores. Cada uno de ellos lleva la ficha de la totalidad de los
clientes que atienden y se puede estimar un promedio de 35 clientes por vendedor,
excepto en el caso de Juan Rolón que según su fichero atiende actualmente a 48
clientes.

Según los datos de la facturación en el año pasado se han realizado un promedio

de 280 ventas mensuales y el monto facturado duplicó al alcanzado tan sólo un año
anterior.

Ha tenido mucho éxito un modelo de “orden de compra abierta” implementado por

uno de los vendedores (y rápidamente implementado por el resto) en el cual algunos
clientes importantes pactan precios preferenciales por niveles compra significativos
a realizar en períodos de 3 meses con el compromiso de Daxtor S.A. de entregar a
las 24 horas del pedido el cual es facturado a fin de mes en base a las compras
efectuadas en el mismo a los precios pactados a principio del trimestre.

Los vendedores además de una remuneración básica mensual cobran un

porcentaje de 5% de comisión por ventas y otro 5 % de comisión por cobranzas de
forma que Daxtor S.A. los compromete en la gestión de la misma para lo cual cada
vendedor mantiene actualizadas las fichas de las ventas y cobranzas de sus
clientes. Una copia de las notas de pedidos que realizan los vendedores se entrega
a Despacho para su preparación, otra copia se mantiene en el sector administrativo
para remitir al estudio del Dr. González y Asoc. para su facturación. Una vez
realizada la facturación se devuelve al sector administrativo para su remisión a los
clientes. Los vendedores también entregan al sector administrativo copia de los
 Guía de Ejercicios Prácticos - Enunciados
Materia: Tecnología de la Información
Catedra: Guillermo Tricoci

recibos por cobranzas entregados a los clientes junto con los valores cobrados los
cuales en su totalidad son depositados en cuentas bancarias.

Los pagos a los proveedores los realiza cualquiera de sus dos socios únicamente
con cheques ya que por norma de seguridad la empresa no maneja dinero en
efectivo. Los pagos menores se realizan mediante el cobro de un cheque por medio
de la Sra. Nora Gilman, ya jubilada y de máxima confianza de ambos socios y que
es la mayor y más antigua de las empleadas administrativas, en su ausencia la
reemplaza su marido también empleado administrativo de Daxtor S.A.

La liquidación de sueldos y de comisiones la realiza el estudio del Dr. González y

Asoc. Los pagos correspondientes se hacen en cheque.
Por el copiado de libros Tomás Sánchez realiza una nota de pedido la cual se factura
como el resto de la operatoria. La cobranza por copiado de libros la realizan los
responsables del sector. En lugar de las comisiones por venta y cobranza se otorga
un 5% sobre el total cobrado por este servicio el cual se distribuye como un premio
a la productividad entre los empleados del sector según los criterios que mes a mes
establece Tomás Sánchez.
El depósito original debió mudarse a un galpón de 1200 m2 en dos plantas. En la
planta superior del mismo está el taller de copiado de libros y el sector
administrativo. En la planta inferior se almacena la mercadería en estanterías y se
encuentra el sector que prepara los pedidos para despacharlos.
La preparación de los despachos la realizan 12 personas en 2 turnos mientras que
el despacho hasta la casa de clientes la realizan 32 personas en dos turnos en
dotaciones de 2 personas por cada una de las 8 unidades que actualmente dispone
la empresa.

Junto con Abel Gómez trabajan en dos turnos un total de 8 personas para asistir en
la compra, recepción de mercadería y almacenamiento en depósito. En el sector
administrativo trabajan en total 7 personas incluyendo dos telefonista en dos turnos
y una secretaria recepcionista.

Desde hace unos años algunos empleados utilizan PCs para llevar distintas planillas
de cálculo y procesadores de texto para la presentación de presupuestos. En total
se han identificado a 8 PCs.
Se han detectado que algunos vendedores llevan la ficha de cuenta corriente de
sus clientes en estas planillas, otros por comodidad (pasan la mayor parte del
tiempo visitando clientes) prefieren registros manuales. También hay algunos
clientes que llevan el registro de ventas por “orden de compra abierta” así como
planillas con información comparativa de precios de distintos proveedores. También
se lleva en planillas el registro de la mercadería recibida en el depósito.