PRESENTACIÓN

Una vez apropiada la Política de Comunicaciones en la Alcaldía Municipal

de Marquetalia y con el fin de buscar el logro de la Misión institucional, se
presenta el Plan Estratégico de Comunicaciones 2018 – 2019, a través del
cual los servidores públicos implementarán y cumplirán con los lineamientos
establecidos para el uso adecuado de la comunicación interna y externa
en la entidad.

Lo anterior teniendo en cuenta que siempre se trabajará por establecer una

comunicación transparente, eficaz y oportuna, que permita crear una
relación directa con los diferentes públicos a través de la difusión
permanente de información útil y de interés general.

La comunicación en la Alcaldía Municipal de Marquetalia, periodo 2016-

2019, es un proceso transversal a cada una de las actividades institucionales,
de allí que contribuya al mejoramiento del clima laboral y al fortalecimiento
del sentido de pertenencia; es una actividad que forma parte del día a día
en la institución, razón por la cual se hace importante trabajar en el
adecuado manejo de los canales y los mensajes.
 JUSTIFICACIÓN

Los avances tecnológicos, la aparición de internet y con él las redes sociales

y un sinfín de canales de comunicación que suman millones y millones de
personas a diario entre sus receptores, deja al descubierto el importante
papel que juegan hoy los procesos comunicativos en el mundo.

La Alcaldía Municipal de Marquetalia, periodo 2016-2019, no es ajena a esta

realidad y reconoce en los espacios de comunicación, tanto nuevos como
convencionales, una gran herramienta para crear una relación sólida y
transparente con la comunidad, a través de la difusión de información
oportuna sobre la gestión, los programas, proyectos, trámites y servicios de
la entidad. Es por esto que con el apoyo de la Unidad e Comunicaciones
buscará día a día la creación de nuevas estrategias que le permitan
acercarse cada vez más a la población.

El área de comunicaciones es la encargada de asesorar a las diferentes

secretarías en cuanto al uso y administración de canales de información, así
como en el lenguaje y tono a utilizar en la emisión de mensajes tanto internos
como externos. Estos medios y mensajes deben guardar siempre coherencia
con los objetivos institucionales.
Marquetalia es un municipio en continuo crecimiento, lo que implica un
mayor esfuerzo por parte de la entidad para motivar y lograr la participación
de la población en las actividades que se desarrollan en procura del
beneficio de niños, jóvenes, adultos y adultos mayores. Por esto conocer e
implementar el Plan Estratégico de Comunicaciones es el mejor camino
para llegar de manera oportuna y eficaz a esta diversidad de públicos.
 UNIDAD DE COMUNICACIONES

El área de comunicaciones en la Alcaldía Municipal de Marquetalia,

periodo 2016-2019, es la responsable de todos los procesos comunicativos
de la entidad y tiene entre sus objetivos: diseñar, dirigir, coordinar y ejecutar
estrategias que conlleven al fortalecimiento de la imagen institucional y
municipal, motivando la participación de la comunidad a través de la
difusión constante de información de interés general.

Estará a cargo de un profesional en el área, con experiencia para

desempeñar, entre otras, las siguientes funciones:

 Desarrollar la estrategia de imagen corporativa para la Alcaldía

Municipal.
 Definir el tono de los mensajes difundidos por la entidad.
 Apoyar a las diferentes secretarías de la Alcaldía Municipal en las
actividades comunicacionales.
 Gestionar la relación con los medios de comunicación.
 Liderar la estrategia de comunicación interna y externa.
 Participar en la planeación y realización de eventos.
 Presentar la parte protocolaria de los eventos institucionales
 Prestar asesoría a la institución sobre imagen y protocolo.
 Actualizar la página web de la entidad en la sección noticias,
anuncios, imágenes y PQR.
 Participar en el diseño y edición de medios impresos y digitales
solicitados por la entidad, tales como volantes, plegables, afiches,
invitaciones, tarjetas, publicidad para redes sociales.
 Actualizar la cartelera informativa.
 Realizar registro en video y fotografía de los diferentes eventos de la
entidad.
 Redactar, grabar y editar audios con fines publicitarios en radio y
perifoneo.
 Actualizar a diario las redes sociales de la Alcaldía Municipal.
 Administrar grupo de funcionarios en WhatsApp.
 COMPONENTES DE LA COMUNICACIÓN

 Usuario Interno: Personas que laboran en la Alcaldía Municipal de

Marquetalia: empleados, contratistas y trabajadores de carrera
administrativa.

 Usuario externo: Comunidad en general, organizaciones, instituciones

educativas, asociaciones, todas aquellas personas que de una u otra
manera tengan relación con la Alcaldía Municipal de Marquetalia.

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

Es deber de los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de Marquetalia

conocer las políticas, objetivos, estrategias, planes, programas y proyectos
de la entidad, la difusión de esta información estará enfocada a direccionar
su actuar.

Este tipo de comunicación además estará orientada a motivar la creación

de una identidad corporativa, reforzando el conjunto de valores que
orientan los objetivos institucionales, creando de esta manera las
condiciones adecuadas para lograr un mejor desempeño laboral.
 Acciones a emprender en la comunicación organizacional

 Realizar la divulgación e implementación del Plan de Desarrollo

Municipal.
 Trabajar siempre orientados por los lineamientos plasmados en el Plan
de Comunicaciones de la entidad.
 Definir el tipo de mensaje, de acuerdo al público al que estará
dirigido.
 Apoyar a la Secretaría General y de Gobierno en la planeación y
ejecución de capacitaciones a los servidores públicos en aras de
mejorar la comunicación institucional.
 Promover la utilización de los canales de comunicación con la
comunidad relacionados con preguntas, quejas y reclamos.
 MANEJO DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN

 La Unidad de comunicaciones siempre con la aprobación del

Alcalde, será la encargada de definir los medios institucionales que se
utilizarán para difundir la información, de acuerdo con las
necesidades del público objetivo.
 Se divulgarán a través de los medios institucionales todas las acciones,
logros, decisiones que sean de interés para la comunidad.
 Toda información que sea difundida por la Alcaldía Municipal de
Marquetalia, periodo 2016-2019, deberá ser emitida por la Unidad de
Comunicaciones y contará siempre con la aprobación del Alcalde.
 Según el carácter de la información, esta deberá ser difundida a
través de los canales de comunicación internos y externos descritos
en la Política de Comunicaciones de la entidad.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN

 Canales de comunicación interna

Los canales de comunicación interna que implementará la Alcaldía

Municipal de Marquetalia son:
 Cartelera informativa: Contendrá información de interés
general para los servidores públicos, entre ella convocatorias,
decretos, objetivos institucionales, cumpleaños,
reconocimientos, felicitaciones, condolencias.
 Correo electrónico institucional: A través de este medio
funcionarios y contratistas recibirán información como
circulares internas, recomendaciones para mejorar las
relaciones interpersonales en la entidad, sugerencias para
fortalecer el clima laboral, mensajes de felicitación,
invitaciones, recordatorios de reuniones.
 Circular interna: Los servidores públicos recibirán por este medio
información sobre decisiones, llamados de atención, solicitudes
de carácter institucional.
 Reunión semanal: Un día a la semana todo el personal de la
institución, incluido el Alcalde y sus Secretarios de Despacho, se
reunirá para abordar temas relacionados con los resultados de
la semana anterior y los pendientes de la semana por
comenzar. La asistencia a esta reunión será de carácter
obligatorio.
 Consejo de Gobierno: Una vez al mes el Alcalde se reunirá con
todos sus Secretarios de Despacho para tomar decisiones frente
a asuntos importantes de cada dependencia, así como para
mantenerse informado y al tanto de la gestión realizada por
cada uno de los Secretarios de Despacho.
No siendo un mecanismo formal de comunicación el grupo de WhatsApp,
la Oficina de Comunicaciones compartirá por este medio información de
carácter institucional con los funcionarios y contratistas.

 Canales de comunicación externa:

Los canales de comunicación externa que implementará la Alcaldía

Municipal de Marquetalia son:

 Cartelera informativa: Contendrá información de interés

general para la comunidad, entre ella, convocatorias laborales,
convocatorias educativas, detalles sobre eventos próximos,
fechas de pago a beneficiarios de los diferentes programas.
 Página web: http://www.marquetalia-caldas.gov.co – Este
canal será actualizado por la Unidad de Comunicaciones de la
entidad en noticias, anuncios, imágenes, banners y PQR de
manera permanente.
 Redes sociales Facebook y Twitter: Con el fin de no saturar de
información los canales institucionales, en este caso las redes
sociales, y dar el espacio suficiente al público de recibir el
contenido e interactuar con él, estas serán actualizadas a diario
con una publicación, la cual podrá ser noticia, servicio social o
invitación. Esta información será facilitada con anterioridad por
las diferentes dependencias a la Unidad de Comunicaciones.
 Canal de YouTube: Este canal será implementado para
fortalecer la información publicada en redes sociales y página
web, aprovechando las cualidades que permite destacar una
herramienta como el video. Se buscará siempre mostrar
diferentes puntos de vista sobre un tema determinado
relacionado con la gestión de la entidad.
 Medio Radial: Dos veces por semana diferentes dependencias
de la entidad visitarán la emisora local, con el fin de realizar el
programa institucional que se llamará “Marquetalia Hoy”, en el
cual se tratarán temas de interés general para la comunidad y
se resolverán inquietudes a través de la interacción con la
audiencia mediante mensajes de texto y llamadas telefónicas.
Este espacio tendrá una duración de 30 minutos.
 Perifoneo: Una vez la Unidad de Comunicaciones haya
redactado, grabado y editado el audio solicitado por la
dependencia, será enviado en formato mp3 para que esta se
encargue de realizar la respectiva socialización por las calles
del municipio, haciendo uso de una usb, un parlante y medio
de transporte. Así mismo será compartido a través de los grupos
de WhatsApp creados por la entidad.
 Circular externa: Las diferentes dependencias de la entidad
emitirán circulares externas a personas o instituciones, de
carácter local o nacional cuando sea necesario hacerles
partícipes de información sobre decisiones, programas o
proyectos de la entidad, así como para invitaciones a
participar.
 En su elaboración deberán tener en cuenta el buen uso de la
imagen corporativa, conservar siempre las características del
eslogan y logotipo institucional.
 Eventos públicos: La Unidad de Comunicaciones será la
encargada de diseñar la invitación para los eventos
institucionales y de difundirla a través de los diferentes canales
de interacción con la comunidad. Sin importar a qué
dependencia pertenezca el evento a desarrollar, las tareas
logísticas para lograr el buen desarrollo del mismo serán
distribuidas entre los servidores públicos de la entidad, quienes
a su vez serán los responsables del éxito del evento.
 Buzón de sugerencias: Este canal estará ubicado en la entrada
principal de la Alcaldía Municipal y en él la comunidad podrá
dejar sus sugerencias, quejas y reclamaciones, con el fin de
mejorar los servicios prestados por la entidad.

Se conformarán grupos de WhatsApp en el que se incluyan

instituciones municipales como Cuerpo de Bomberos, Policía
Nacional, Oficina de Gestión del Riesgo, Comisaría, Inspección,
entre otras, a través del cual la Unidad de Comunicaciones
compartirá información de interés general.

Elaboró: Adriana Aristizábal Marín – Encargada Área de Comunicaciones

Revisó: Karen Eliana Charry López – Secretaria General y de Gobierno

Aprobó: Luis Carlos Betancourt Flórez – Alcalde Municipal 2016-2019