INFORME

SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PRESENTADO POR: KAREN STEFANNY DIAZ CRUZ

PRESENTADO AL INSTRUCTOR: ALEXANDER HERRERA PEREZ

CURSO: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

CURSO VIRTUAL SENA IBAGUÉ

2018
 SISTEMA PARA LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Toda organización requiere del respaldo de un sistema de calidad y mejoramiento

continuo, basados en la buena gestión de la ordenación documental, ya que ésta
agiliza la toma de decisiones hacia la consecución de respuestas prontas y
pertinentes, mediante el acceso eficiente a la información, la rápida localización de
documentos, y la estructurada comprensión documental.

A continuación se realiza el análisis de sistema de organización documental a la Institución

Universitaria ITSA.

Sistema utilizado por la Organización.

1. La Institución universitaria ITSA diseño un procedimiento de transferencia

Documental, el cual permite conocer a gran detalle las actividades
necesarias para hacer el traslado físico de la documentación de gestión que
por vigencia ya debe ser trasferida a su etapa central. Posterior a esto la
entidad realiza las debidas capacitaciones s u personal para el debido
manejo de la documentación institucional.

 Diagnóstico: La transferencia documental que realiza la entidad es de gran

importancia, ya que permite garantizar el acceso a la información, se evita
el almacenamiento desproporcionado de la documentación en las unidades
de archivo y se conserva la información útil de la entidad para su adecuada
conservación ya sea para la toma de decisiones o para el conocimiento de
la historia institucional.

2. Fortalecimiento del Sistema de Administración de Documentos

Institucionales, está compuesto de 3 alternativas:
I la Institución plasma una alternativa de un software para el manejo de
la documentación institucional de forma electrónica.
II Aplicación de un inventario documental, con esta alternativa la
institución busca brindar varias opciones de consulta y que permita la
generación de reporte.
III Alternativa de software para el manejo de comunicaciones oficiales,
esta alternativa permite tener manejo de la correspondencia y
PQRSD de la institución.

 Diagnóstico: Estas alternativas son de gran uso para la institución ya que

genera un buen manejo y disposición de los documentos en una base de
datos (forma electrónica) donde el personal interesado puede hacer uso de
la información de manera óptima para los debidos seguimientos.
3. Instrumentos Archivísticos, la Institución universitaria implementa lo
siguiente:

A. Tablas de Retención Documental: Facilita la clasificación documental en

concordancia con la estructura funcional de la institución, en ella se indica los
criterios de retención y disposición final, de acuerdo con la valoración
asignada.
B. Inventario Documental: Se establece la documentación de la institución en el
archivo central.
A. Tablas de control de acceso: Se estableció la elaboración y aplicación de
este instrumento, como una medida de control del riesgo de pérdida de la
información.
B. Tablas de valoración documental: Se diseñan con la finalidad de hacer
modificaciones de estructuras anteriores, con la finalidad de tener un control
de la información.

 Diagnóstico: Las entidades tienen la necesidad de contar con archivos

organizados y con la obligación de realizar TRD y demás actividades, para
obtener un adecuado ordenamiento que la ley establece (ley 594 de 2000)
en concordancia con las políticas de cada institución.

4. La institución presta los siguientes servicios:

1) Fotocopiado: Presta el servicio de fotocopiado a la institución.
2) Préstamo de documentos: La institución realizo una modificación a
este sistema, realizando la solicitud de los documentos de forma
virtual mediante un formulario electrónico por medio de la página web
de la institución.

 Diagnóstico: Son servicios que presta la institución para el personal y

usuarios que pueden hacer buen uso de ellos con la finalidad de obtener la
documentación e información deseada.

5. Procedimiento de gestión documental de la institución

A. Planeación documental: La institución ITSA realiza tablas de valoración
documental en cumplimiento de la normatividad establecida para ello.
B. Gestión y tramite: La institución da cumplimiento a lo descrito en el acuerdo
0602 de 2001 del archivo general de la nación. Este proceso se realiza bajo
el procedimiento del sistema de gestión de la calidad PR-GED-04
 recepción de documentos.
 Distribución de documentos.
C. Organización de Documentos: La institución modificó el procedimiento para la
organización de documentos en los archivos de gestión y central y se creó el
procedimiento de Transferencia documental, así como también el instructivo de
preparación de los documentos para transferencia documental.
D. Valoración Documental: Su finalidad es cumplir con el procedimiento de
actualización de las TRD conforme a la nueva estructura orgánico-funcional, con
sus respetivas tablas de valoración documental.
 Diagnóstico: Con la elaboración de estos instrumentos la Institución
universitaria ITSA tendrá un control total de la documentación de la misma.

 Principalmente se dio a conocer el sistema de organización de documentos

que implementa la institución universitaria ITSA, y se realizó un debido
diagnóstico, la institución cumple con los elementos de preservación y
conservación documental

 A modo de recomendación, es necesario que la institución universitaria

implemente toda la normatividad (ISO 15489), para que el sistema de gestión
documental garantice la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de
los documentos.

Fuente: Norma ISO 15489.

 Las organizaciones que quieran implantar buenas prácticas de gestión de

documentos, de acuerdo a la norma ISO 15489, deberían establecer,
documentar, mantener y promulgar una política de gestión de documentos,
con el fin de asegurar que cubren sus necesidades de información, evidencia
y rendición de cuentas. Sería bueno que la institución plasme sus políticas
para llevar acabo un buen proceso en la gestión de documentos, las cuales
se deben de elaborar a partir del análisis de las actividades que lleva a cabo
la institución, teniendo en cuenta el entorno legal y normativo de la misma.
 La organización para aplicar un buen funcionamiento de la gestión de
documentos puede hacer implementación de la metologia DIRKS.

Fuente: Norma ISO 15489.

 Nombrar responsables: A pesar de que el programa de gestión de

documentos e información automatice la mayor parte de los procesos, es
importante contar con responsables que supervisen el correcto uso del
software.
 Es importante que en las empresas que se genera o adquiere documentos
técnicos, la Oficina de Mesa de Partes esté incorporada físicamente al
Archivo Técnico para realizar el control directo de los documentos técnicos
desde el primer momento en que estos ingresan a la institución. Asimismo,
el personal de dicha área debe poseer conocimientos básicos de archivística
que le permitan participar eficientemente en dicho control y realizar la
selección y distribución de los documentos técnicos.