control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A.

I. Objetivo

Proporcionar las instrucciones para la Creación, Actualización y Control de la Información

Documentada eficaz y eficiente, proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos del
Sistema Integrado de Gestión dentro de la Empresa Confecciones S.A. garantizando su facil acceso.

II. Alcance

Es aplicable para toda la informacion documenta del sistema de Gestion (Registro, manuales,
Procedimientos, guias, etc) de origen interno que garantiza el correcto funcionamiento de las
operaciones de la empresa Confecciones SA.

III. Definiciones

 Aprobacion: permite dar conformidad o/y adecuacion a determinados

documentos anteriormente revisado.

 Caracterizacion de procesos: dentificar condiciones y/o elementos que hacen parte

del proceso, tales como: ¿quién lo hace?, ¿Para quién o quienes se hace?.

 Documento: Medio en el cual se puede recopilar informacion y se confirma la

realizacion de una accion.

 Divulgacion: Forma de hacer publica la informacion para que este al alcance de

todos.

 Formato: Documento que sirve para realizar el registro de la informacion de una

actividad en diferentes ambitos.

 Informacion docuemntada: Hace referencia a toda la informacion documentada

que una empresa debe controlar y mantener, así como la manera en que esta contenida.

 Manual de Calidad: Docuemnto donde se specifican la mision y vios de una

empres con respecto a la calidad.

 Procedimientos: Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que

realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas
circunstancias.

 version: Hace referencia a un consegutivo utilizado para conocer el nivel de

 actualizacion del mismo

 Vigencia: Aplica para referir a aquello que tiene cualidad de vigente, es decir, que
permanece actual, que todavía cumple con sus funciones aún con el tiempo transcurrido.

IV Procedimientos

Actividad Descripcion
Responsable

Creacion de un Documento -Determinar la necedidad de crear o actualizar * Jefe de

un Documento. Proceso

________________________________________________________________________________
________

Rebicion y aprobacion - Revisar que los documentos cumplan con las

modificaciones pertinentes y totales * Alta

Direcion

que requiere el SGC, así con las normas legales

-Debe tener lenguaje claro y conciso a la hora jefe de

procesos

de describir las actividades o pasos

________________________________________________________________________________
_________

Identificacion -Los docuemntes correspondientes al SGC se

identificaran de acuerdo a lo establecido

en el presente procedimeinto

________________________________________________________________________________
_________

Publicacion y Divulgacion -La publicacion de las actualizaciones de los Alta

Direccion

documentos en la base de datos de la empresa, Jefe de

Proceso

donde se comunicaran los cambios a las areas

competentes mediante el jefe inmediato.

________________________________________________________________________________
_________

control documental Establecer un formato que permita facilidad

de acceso, recupercion y distriducion,

ademas del buen uso, almacenamiento y

preservacion del documento

________________________________________________________________________________
_________

1 manual Docuemnto general que

desribe el SGC y establece
las politicas __SIG__ y procesos

2 caracterizacion Docuementos que

especifican de los procesos
caracteristicas de los procesos

Procedimientos documentos que

especificican

como de ejecutan
las actividades

instructivos, protocolos Documentos que

describen la

guias forma como se

ejecutan tareas
 especificas

Docuemntos que se
generan como

registros formatos evidencia de ejecucion.

_______________________________________________

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INFORME

OBJETIVO
El presente procedimiento tiene por objeto establecer el proceso a serguir por el Sistema de
Gestion de la Calidad para la elaboracion, identificacion, revison, aprobacion, divulgacion,
modificacion, actualizacion y control de cada uno de los documentos relacionados con las
actividades que afectan a la calidad de los productos y servicios que presta CONFECCIONS S.A.

ALCANCE

Aplica a la informacion documentada de origen interno y externo que CONFECCIONES S.A

considera como necesarias para la planificacion y operacion del Sistema de Gestion de la Calidad y
que comprende desde la identificacion de las necesidades de crear para o modificar documentos,
hasta su divulgacion, distribucion, implementacion y disposicion final.

RESPONSABILIDADES

La adecuada aplicacionpara este procedimiento debe comenzar por el Cordinador de Trabajo.

-Cordinador de Trabajo: quien asesora a los lideres de cada una de las diferentes areas de procesos
para que gestiones correctamente, controlen y administren el Sistema de Gestion de la Calidad de
manera racional, logica y consistente.

-Asistente: interviene en la adecuacion para la presentacion de los documentos antes de la

revision para su aprobacion.

Apoya a los lideres de los procesos para que revisen y actualicen los documentos cuando lo
requieran

Se socialcen los docuemntos despues de su actualizacion.

Verifica que los documentos se encuentren en perfecto estado, permanezcan legibles y

disponibles.

-Lideres de procesos: Son los responsables de cumplir con el procedimiento de sobre las
actualizaciones, creaciones o eliminacion de los de los documentos.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

MANUAL DE Que se hace?

CALIDAD Descripcion del sistema, Politicas, Objetivos

 Quien, Como, Cuando, Donde Que y por que

PROCEDIMEINTOS efectuar las actividades

INSTRUCCIONES Detalles tecnicos sobre como

se hace el trabajo

RESGISTROS Docuemntos que evidencian

objetivamente las actividades

Resgistros: Son docuemntos que proporcionan evidencias objetivas de las actividades o de los
resultados alcanzados, no son modificables y al serlo debe haber constancia de ello, pueden estar
impresos y ser electronicos, deben estar supervisados por la persona encargada garantizando su
facil identificacion y procedimiento.

deben ser veraces,exactos, permanentes, oprtunos y claros