¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La
documentación de una empresa representa su capital intelectual, es decir el
“saber hacer” que se ha adquirido con la experiencia. Si no se
preserva
adecuadamente ese conocimiento difícilmente logrado, se podría perder. Hay
variasrazones de importancia que tiene la documentación para un sistema de
gestión decalidad, entre ellas podemos destacar:
La estandarización de los procesos.
Para que un proceso sea debidamenteestandarizado, debe estar
documentado. Al hacerlo estamos asegurando que laspersonas ejecuten los
procesos de acuerdo a como están escritos. Recordemosque estandarizar un
proceso es establecer un nivel de operación (o estándar) quese debe mantener
para lograr unos resultados esperados.
La planificación organizacional.
En cualquier nivel de la organización, aldocumentar los elementos importantes,
como acciones, recursos y tiemposestamos direccionando o enfocando a las
personas a cargo, hacia el logro dedeterminados objetivos y metas. La
documentación ayuda a mantener el enfoque yla disciplina hacia los objetivos
del sistema.
Control de las actividades realizadas.
En este caso hablamos de los registros,que son un tipo especial de documento.
Básicamente es la información contenidaen formatos diligenciados durante los
procesos y que nos va a suministrar evidenciao soporte de la realización de
determinadas actividades. Los registros nos permitenconocer y evaluar la
gestión realizada.
Auditorias.
Las auditorias de los sistemas de gestión de una empresa se basan enlos
documentos que se tengan. Los documentos representan los criterios
deauditoría y los registros representan las evidencias de auditoría. De la
comparaciónde estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de
auditoría, quepueden ser fortalezas o debilidades del sistema.
Mejoramiento de procesos.
La documentación, nos permite mejorar los procesosconsistentemente. La
documentación debe servir a los procesos y no los procesosservir a los
documentos. Con esto llamo la atención a no generar documentaciónque pueda
entorpecer los procesos. Un proceso bien diseñado debe tener un buenflujo
documental.
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Por qué es importante evaluar la información documentada?

)a documentaci n de una empresa constituye su capital
intelectual# es decir elsaber (ace que se (a adquirido con la
e$periencia# por cuanto de no preservarsedebidamente ese conocimiento
logrado este sin lugar a dudas se podr*a perder# yaque (ay varias
ra+ones muy importantes que tiene la documentaci n para
unsistema de gesti n de calidad# entre ellas podemos destacar la
estandari+aci n delos procesos ya que para que un proceso sea
debidamente estandari+ado# debeestar documentado porque al
(acerlo se asegurando que las personas e,ecutenlos procesos de
acuerdo a como est%n escritos# por lo que se (ace necesario
querecordemos que estandari+ar un proceso es establecer un nivel
de operaci n quese debe mantener para lograr los resultados
esperados&Por cuanto la planificaci n organi+acional en cualquier nivel
de la organi+aci n aldocumentar los elementos importantes como lo son las
acciones# los recursos y eltiempos estamos direccionando o
enfocando a las personas a cargo a lograr yalcan+ar los
ob,etivos y metas propuestas# de igual manera la
documentaci nayuda a mantener el enfoque y la disciplina (acia los
ob,etivos del sistema&-on el control de las actividades reali+adas
(ablamos y nos enfocamos a losregistros# que son un tipo
especial de documento# ya que b%sicamente es lainformaci n
contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nosva
a suministrar evidencia o soporte de la reali+aci n de determinadas
actividadesporque los registros nos permiten conocer y evaluar la gesti n
reali+ada&.gualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los
sistemas de gesti nde una empresa se basan en los documentos
que se tengan por cuanto estosrepresentan los criterios
de auditor*a y los registros representan las evidencias deauditor*a# y
de la comparaci n de estos dos tipos de documentos se establecenlos
(alla+gos de auditor*a que pueden ser fortale+as o debilidades del sistema&