De: German Alberto Chaves Correal, (gchaves@sena.edu.

co), Director de Formación

Profesional

Para: Directores regionales, Subdirectores de Centro, Coordinadores de Formación,

Coordinadores académicos.

Asunto: Lineamientos formación complementaria con modalidad virtual 2013

La formación complementaria en la plataforma SOFIA PLUS y el LMS se deben gestionar teniendo

en cuenta los siguientes puntos:

1. En SOFIA Plus el tutor será denominado como instructor. El centro deberá garantizar la
asignación de disponibilidad al instructor en SOFIA Plus, los resultados de aprendizaje que
está en capacidad de orientar y evaluar.
2. Toda persona que asuma el rol de Instructor – tutor de modalidad virtual debe haber
realizado el curso de Tutor Virtual en AVA disponible por la Dirección de Formación
Profesional del SENA. (tener en cuenta la opción de curso equivalente con otra institución).
A partir del 2014, se espera que los tutores cuenten también con el certificado de Ciudadano
digital.
3. Para asignar el rol de integrador el centro de formación debe enviar la solicitud según el
formulario asignacionderol_integrador anexo a esta comunicación.
4. Para las fichas que fueron creadas antes del primero de febrero y se encuentren en estado
cancelado, y el centro requiera cambiar su estado, debe hacer la solicitud mediante el
formulario disponible a integradores para registro de casos.
5. La gestión de las fichas en SOFIA Plus se debe realizar de la siguiente forma:
a. Integrador.
i. Generar la ficha. Teniendo en cuenta que no podrá iniciar un día domingo,
ni el mismo día de su creación; la fecha final a registrar debe cubrir la
duración del curso.
ii. Asociar instructor a la ficha. Teniendo en cuenta que no podrá asociarle más
de 4 cursos de forma simultánea en estado En ejecución. La disponibilidad
del Instructor - tutor debe cubrir la duración del curso.
iii. Asociar aprendices a la ficha
iv. Consignar los resultados del acompañamiento y seguimiento al instructor-
tutor. Teniendo en cuenta los estándares que la Dirección de Formación ha
enviado para tal fin.
b. Tutores.
i. Asignar la ruta de aprendizaje
ii. Evaluar ruta de aprendizaje
iii. Asignar novedades
c. Coordinador de formación
i. Valida los requisitos de certificación del aprendiz
 d. Subdirector de Centro
i. Emite firma de certificados

6. En el LMS se debe realizar la siguiente gestión, según el rol asignado:

a. Integrador.
i. Buscar fichas e ingresar y validar que el instructor y los aprendices se
encuentran asociados.
ii. Hacer acompañamiento y seguimiento al instructor-tutor.
b. Tutores.
i. Alistamiento, ejecución y cierre del programa de formación en el LMS
7. La gestión de las cuentas misena, crear cuentas y restablecer contraseña, se realizará en el
sistema de Oficina Virtual, conservando los datos de ingreso del integrador, asignados antes
del 2013.
8. En la Oficina virtual se podrán realizar las siguientes gestiones:
a. Sistema histórico para consulta de certificados y de cursos realizados hasta el 2012.
b. Regeneración de certificados. Solo en caso de:
i. Solicitud de corrección en el número de identificación, o en la escritura de
nombres y apellidos,
ii. Solicitud de corrección en la emisión de juicios evaluativos. Este último
punto es procedente con el envío del acta del comité de evaluación y
seguimiento enviada por el centro de formación.

Estas solicitudes deben ser enviadas al formulario de atención de casos disponible

para integradores.

9. Interfaz y cómo gestionar la formación:

a. Los estados en SOFIA Plus se verán reflejados de las siguiente forma y tienen
equivalencia con la Oficina virtual así:

Estados En SOFIA Plus En Oficina Virtual

FICHA
Creada Abierta
En ejecución Bloqueo Matrícula
Terminada por fecha (no Bloqueo Matrícula
se han asignado todos los
juicios evaluativos)
Terminada Cerrada-certificada
USUARIO
Aspirante Pendiente por confirmar Aspirante - Inscrito
preinscripción
Preinscrito Inscrito
Asignado Asignado
Aprendiz
 En tránsito Esperando aprobación
En formación En formación
Retiro Voluntario Retiro Voluntario
Cancelado (por Desertado, no aprobado,
deserción, cancelación en rechazado.
ficha, )
Condicionado (mal
comportamiento)
Por certificar Aprobado
Certificado Certificado

b. Sincronización SOFIA Plus-LMS:

i. Horarios de sincronización para fichas, aprendices e instructores-tutores
son: 7:00 am; 12:00 m y 4:00 pm (confirmar con Henry)
ii. Condiciones para la sincronización de fichas: Deben tener instructor
asociado. Luego de 10 días de haber sido asignado el estado terminado, no
estarán disponibles.
iii. Condiciones para la sincronización de aprendices: Deben estar en estado de
formación.
iv. Responsabilidad para emitir juicios: solo podrán evaluar aquellos tutores
que tengan asignada la responsabilidad de evaluar el resultado de
aprendizaje
v. Tiempos de sincronización de juicios: entre 15 y 20 minutos.

10. El centro será deshabilitado para la creación de fichas con modalidad virtual cuando:

a. Existan aprendices en estado En tránsito por más de tres días.

b. Luego de 5 días de fecha de terminación el Instructor – tutor no ha asignado los
resultados de aprendizaje.
c. Luego de 15 días de finalizado el curso el Subdirector de centro no ha certificado el
curso.
11. El centro de formación podrá realizar la matrícula de aprendices de la siguiente forma:
a. Por Bolsa de Centro
i. En la opción inscripción podrá cargar el listado de aprendices asignado a la
bolsa de centro. Una vez los usuarios validen su inscripción podrán ser
matriculados en curso.
b. Por Bolsa Corporativa
i. Los usuarios que la empresa autorice mediante código, podrán realizar su
inscripción para ser matriculados en curso.
c. Por Bolsa Nacional
i. Corresponde a todos los usuarios inscrito mediante la página institucional
SENA.
En el portal de SOFIA Plus, se encuentran disponibles los manuales de apoyo a las diferentes
acciones que según cada rol pueden realizar los usuarios. El link directo de consulta es:
http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=272&Itemid=2
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Las dudas e inquietudes deben ser reportadas por el integrador del Centro de Formación,
únicamente mediante el formulario de atención a integradores.