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Gestión del Costo

Curso Gestión de Proyectos PMI

Tercera Unidad: Sesión 7
Dra. Marta Tostes
PMP Robert Villanueva
Lic. Gabriela Linares
FGAD
Ciclo 2016-II

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 VIDEO INTRODUCTORIO

http://www.youtube.com/watch?v=AcjdeUZIIPw

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Conceptos Planificar la gestión de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

Cuerpo del Conocimiento - PMBOK

GRUPOS DE PROCESOS
AREAS DEL CONOCIMIENTO INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCION SEGUIMIENTO Y CONTROL CIERRE
4.1. Desarrolla 4.4. Monitorear y Controlar el trabajo
4.6. Cerrar
4. GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN DEL r el acta de 4.2. Desarrollar el plan para la dirección 4.3 . Dirigir y gestionar el trabajo del del proyecto.
proyecto o
PROYECTO constitución del proyecto proyecto 4.5. Realizar el Control Integrado de
fase.
del proyecto Cambios
5.1. Planificar la Gestión del Alcance 5.5. Validar el Alcance
5. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL 5.2. Recopilar Requisitos 5.6. Controlar el Alcance
PROYECTO 5.3. Definir el Alcance
5.4. Crear la EDT
6.1. Planificar la Gestión del Cronograma.
6.2. Definir las actividades.
6.3. Secuenciar las actividades.
6. GESTIÓN DEL TIEMPO DEL
6.7. Controlar el Cronograma.
PROYECTO 6.4. Estimar los Recursos de las actividades

6.5. Estimar la duración de las actividades

6.6. Desarrollar el Cronograma
7.1. Planificar la Gestión de los costos
7. GESTIÓN DE COSTOS DEL
7.2. Estimar los costos 7.4. Controlar los costos.
PROYECTO 7.3. Determinar el presupuesto
8. GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL 8.2. Realizar el aseguramiento de la
8.1. Planificar la Gestión de Calidad 8.3. Controlar la calidad.
PROYECTO calidad
9.2. Adquirir el equipo del proyecto.
9. GESTIÓN DE LOS RR.HH DEL
9.1. Planificar la Gestión de los RR.HH 9.3. Desarrollar el equipo del proyecto
PROYECTO
9.4. Dirigir el equipo del proyecto
10. GESTIÓN DE LAS 10.1. Planificar la Gestión de las 10.2. Gestionar las comunicaciones 10.3. Controlar las
COMUNICACIONES DEL PROYECTO Comunicaciones de proyecto. comunicaciones.
11.1. Planificar la Gestión de riesgos.
11.2. Identificar los riesgos
11. GESTIÓN DE LOS RIESGOS DEL 11.3. Analizar cualitativamente los riesgos
11.6. Controlar los riesgos.
PROYECTO 11.4. Analizar cuantitativamente los riesgos
11.5. Planificar la respuesta a los riesgos
12.4. Cerrar
12. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES 12.1. Planificar la Gestión de las
12.2. Efectuar las adquisiciones 12.3. Controlar las adquisiciones las
DEL PROYECTO adquisiciones. adquisiciones

13. GESTIÓN DE LOS INTERESADOS 13.1. Identifica 13.2. Planificar la Gestión de los 13.3. Gestionar la relación con los 13.4. Controlar la Relación con
r los
DEL PROYECTO Interesados.
Interesados. Interesados. los Interesados.

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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Conceptos Planificar la gestión de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

¿De qué se ocupa?

Se ocupa principalmente del costo de los recursos
necesarios para completar el cronograma

También considera Costo de uso Mantenimiento

el efecto de las
decisiones del Soporte
proyecto en el: Producto

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Conceptos Planificar la gestión de los costos Estimar los costos Determinar el Presupuesto Controlar los costos

Conceptos asociados
Costos directos
Costos indirectos
Costos variables
Costos fijos
Ganancia
Impuestos
Descuentos y aportaciones de ley.
Horas extra
Bonificaciones

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 Planificar la gestión de los costos

7.1 Planificar la Gestión de los Costos

• Juicio de Expertos
• Plan para la dirección • Técnicas • Plan de Gestión
del proyecto analíticas de los Costos
• Acta de Constitución • Reuniones
• Factores ambientales
• Activos de procesos
de la organización

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Planificar la gestión de los costos

Plan de Gestión de Costos

Provee una guía de Planificado Estructurado

cómo los costos del
Estimado Preparado
proyecto serán:
Controlado
Incluye
 Nivel de precisión
 Unidades de medida
 Enlaces con los procedimientos de la organización (CA)
 Umbrales de control
 Reglas de valor ganado
 Procedimientos de control de cambios
 Formatos de informe
 Descripciones de proceso (de los tres procesos)
 Métodos para documentar los costos

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 Estimar los costos

7.2 Estimar los costos

• Plan de gestión de los

costos • Estimación de costos
• Juicio de Expertos de las actividades
• Plan de gestión de los
• Estimación análoga • Base de las
recursos humanos
• Estimación paramétrica estimaciones
• Línea base del alcance
• Estimación ascendente • Actualizaciones a los
• Cronograma del proyecto
• Estimación por tres documentos del
• Registro de riesgos
valores proyecto
• Factores ambientales
• Análisis de reservas
• Activos de procesos de
• Costo de la calidad
la organización
• Software de gestión de
proyectos
• Análisis de ofertas de
proveedores
• Técnicas grupales

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Estimar los costos

Consiste en desarrollar un aproximación de los

recursos monetarios necesarios para completar las
actividades del proyecto.

Las estimaciones deben refinarse

conforme avanza el proyecto

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 Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones?

JUICIO DE EXPERTOS (Expert Judgment)
Puro o Delphi.

ESTIMACIÓN POR ANALOGÍA (Analogous Estimating)

Usa los costos reales de un proyecto previo similar como la base para la nueva
estimación.

ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA (Parametric Estimating)

Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para
calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma.

ESTIMACIÓN POR TRES VALORES (Three-Point Estimate)

Utilizada cuando existe un grado de incertidumbre alto en la estimación de los

costos de la actividad.
Basado en tres estimados: Más Probable (CM), Optimista (CO) y Pesimista (CP)
Estimación por Tres Valores
(CP+4CM+CO)
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 Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones?

ESTIMACIÓN ASCENDENTE (Bottom-up Estimating)

Consiste en estimar el costo de los paquetes de trabajo individuales o

actividades del cronograma con el nivel más bajo de detalle.

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 Estimar los costos

¿Cómo hacer las estimaciones?

SOFTWARE DE ESTIMACIÓN DE COSTOS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS

(Project Management Estimating Software)

MS Project, Primavera.

ANÁLISIS DE PROPUESTAS PARA LICITACIONES (Vendor bid Analysis)

En los casos en que los proyectos se otorgan mediante procesos competitivos
(licitaciones), se puede solicitar al equipo de proyecto que realice las
estimaciones de los costos para cada entregable y obtener un costo que sustente
el costo total final del proyecto.

TÉCNICAS GRUPALES DE TOMA DE DECISIONES

 Empleadas por los miembros del equipo e interesados que tienen

responsabilidad con los gastos del proyecto para tener una estimación real de
las actividades del proyecto
 Ejemplos: Lluvia de Ideas, técnica de Delphi

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 Determinar el Presupuesto

7.3 Determinar el presupuesto

• Plan de gestión de los • Línea base de costos

• Agregación de costos
costos • Requisitos de
• Línea base del alcance • Análisis de reservas
financiamiento del
• Estimación de costos de • Juicio de expertos
proyecto
• Relaciones históricas
las actividades • Actualizaciones a los
• Activos de procesos de • Conciliación del límite
documentos del
la organización de financiamiento
proyecto
• Base de las
estimaciones
• Cronograma del
proyecto
• Calendarios de recursos
• Registro de riesgos
• Acuerdos

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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Presupuesto

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7.4 Controlar los costos
• Plan para la dirección
del proyecto
• Requisitos de
financiamiento del
proyecto
• Datos de desempeño del
trabajo
• Activos de procesos de
la organización
Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.
Controlar los costos
• Gestión del valor • Información de
ganado desempeño del trabajo
• Pronósticos • Pronósticos de costos
• Índice de desempeño • Solicitudes de cambio
del trabajo por • Actualizaciones al plan
completar para la dirección del
• Revisiones del proyecto
desempeño • Actualizaciones a los
• Software de gestión documentos del
de proyectos proyecto
• Análisis de reservas • Actualizaciones a los
activos de los procesos
de la organización
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 Controlar los costos

Controlar los costos

Proceso por el cual se monitorea la situación del

proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y
gestionar cambios a la línea base de costos.

¿Qué Implica?
 Registrar gastos reales
 Revisar los cambios a través del proceso de control
integrado de cambios

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 Controlar los costos

Valor ganado
▪ TÍPICAS PREGUNTAS EN LOS PROYECTOS
 ¿Cuándo se va terminar el proyecto?
 ¿Cuánto dinero hemos gastado en el proyecto hasta el momento?
 ¿Cuánto va a costarnos finalmente este proyecto?
 ¿Estamos dentro del cronograma aprobado?
 ¿Estamos dentro del presupuesto aprobado?
 ¿Cuánto más hay que gastar?
 ¿Cuánto trabajo hemos realizado?

▪ ¿QUIÉNES HACEN ESTAS PREGUNTAS?

 La Alta Gerencia
 El Cliente
 El Gerente General
 El Jefe de Proyecto
 Los subalternos

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 Controlar los costos

Términos utilizados
EV Earned Value
PV Planned Value
AC Actual Cost
BAC Budget at completion
EAC Estimate at completion
ETC Estimate to complete
VAC Variance at completion

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 Controlar los costos

Técnica del Valor ganado

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 Controlar los costos

Análisis de valor ganado

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 Controlar los costos

Variación del Costo

CV = EV – AC

Positivo  costo menor al presupuestado

Negativo  presupuesto excedido

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 Controlar los costos

Variación del tiempo

SV = EV – PV

Positivo  menor tiempo al planificado

Negativo  tiempo excedido

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 Controlar los costos

Índice de rendimiento de costo

CPI = EV / AC

>1  costo real menor al presupuestado

< 1  presupuesto excedido

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 Controlar los costos

Índice de rendimiento de
cronograma

SPI = EV / PV

>1  tiempo empleado menor al planificado

< 1  retrasos con respecto a la planificación

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 Controlar los costos

Estimate at completion

 Situación 1: sin cambios  Estimate to complete

significativos ETC = EAC – AC
 EAC = AC + (BAC – EV)
 EAC = AC + ETC
 Variance at completion
 Situación 2: con cambios VAC = BAC - EAC
significativos en los costos
 EAC = AC + (BAC – EV)/CPI

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Ejemplo:
Valor Ganado

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 27

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Calcule el valor ganado, SV, SPI, CV, CPI.

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejemplo de Valor Ganado

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Variables clave para medir el desempeño

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 37

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 Controlar los costos

Proyecciones

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición.

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 Controlar los costos

Ejercicio de Valor Ganado

Datos:

Alcance: construir 41 bloques de 10m2 cada uno

Cada bloque dura 1 día en construir
Cada bloque está presupuestado en $1000
El costo real al día 14 es $14100
Se han construido 12 bloques al día 14
*Se tienen variaciones típicas en costos, ajustadas por su CPI para
estimar el trabajo restante.

Pregunta:

¿Cuál es la situación del Proyecto al día 14?

CV, CPI, SV, SPI, VAC

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 39

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 Controlar los costos

Ejercicio de Valor Ganado

Respuesta:

AC= $14100
PV= $14000
EV= $12000

CV= EV – AC = -$2,400 Proyecto sobre costeado al día 14.

SV= EV – PV = -$2,000 Proyecto retrasado al día 14

CPI= EV/AC= 0.82

SPI= EV/PV= 0.86

BAC= $41000 ; EAC=BAC/CPI=53,658.54 (53,012, si 0.83)

VAC= BAC-EAC= -$9,658.54 (o 9012.05)

TCPI= (BAC-EV)/(BAC-AC) = 32000/29600 = 1.08 (por cada dólar gastado debo obtener un
trabajo equivalente a $1.08)

Fuente: PMI. PMBOK 5ª Edición. 40

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HASTA AQUÍ!
¿ Qué hemos aprendido hoy ?

 El área de gestión de costos incluye 4 procesos :

 Planificar la gestión de los costos

 Estimar los costos
 Preparar el presupuesto de los costos
 Controlar los costos

• La gestión de los costos brinda la posibilidad de gestionar

adecuadamente los recursos a partir de el establecimiento
de un presupuesto y mecanismos de monitoreo.

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