Manual Funciones 1

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS
Nombre:
Yeimmy Rodríguez Acosta
Ficha: 1578874
Grupo: 69237
Instructor:
Roberto Martinez Castro
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
2018
Auxiliar administrativo
Jefe de Ventas
Recepcionista
Jefe de Recursos Humanos
Jefe de Logística
Jefe de Mercadeo
Contenido
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS................................................................................................................1
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Auxiliar administrativo]........................................................................4
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO........................................................................................................................................4
FUNCIONES ESENCIALES...............................................................................................................................................4
COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO.........................................................................................................5
COMPETENCIAS BÁSICAS..........................................................................................................................................5
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES....................................................................................................................6
COMPETENCIAS FUNCIONALES.................................................................................................................................7
ATRIBUCIONES DEL CARGO.......................................................................................................................................7
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Ventas]......................................................................................8
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO........................................................................................................................................8
UBICACIÓN DEL CARGO................................................................................................................................................9
PROPÓSITO PRINCIPAL..................................................................................................................................................9
FUNCIONES ESENCIALES...............................................................................................................................................9
COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO.......................................................................................................10
COMPETENCIAS BÁSICAS........................................................................................................................................10
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES..................................................................................................................11
COMPETENCIAS FUNCIONALES...............................................................................................................................11
ATRIBUCIONES DEL CARGO.....................................................................................................................................12
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Recepcionista].....................................................................................13
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO......................................................................................................................................13
UBICACIÓN DEL CARGO..............................................................................................................................................14
FUNCIONES ESENCIALES.............................................................................................................................................14
COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO.....................................................................................14
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Recursos Humanos]................................................................17
PROPÓSITO PRINCIPAL................................................................................................................................................18
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Logística].................................................................................22
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO............................................................................................................................22
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Mercadeo]...............................................................................27
ANEXOS..........................................................................................................................................................................32
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Auxiliar administrativo]
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Denominación del cargo Auxiliar administrativo
Nivel Auxiliar de apoyo
Código
Dependencia Administración
Nº de cargos 1
Cargo a quien reporta Gerente/administrador
Cargos que le reportan N/A
Video
UBICACIÓN DEL CARGO
Controlan el desarrollo económico, que se presenta en la organización, para un buen manejo de

presupuesto y una adecuada administración para los recursos económicos y financieros
FUNCIONES ESENCIALES
(Verbo + Objeto + Condición)
● 01 Mantener los documentos de gestión de acuerdo con normativa y proceso administrativo.
1.
● 02 Atender clientes de acuerdo con procedimiento de servicios y normativa.
2.
● 03 Realizar actividades de digitacion de acuerdo con estándares y procedimientos técnicos.
3.
● 04 Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con lineamientos de la
4
organización, guía y procedimientos técnicos.
4.
● 05 Tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo al procedimiento técnico.
5.
COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO
COMPETENCIAS BÁSICAS
Las competencias básicas son una combinación de conocimientos, procedimientos y actitudes

adecuadas para cada cargo, según el nivel de jerárquico
COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Dirigir las decisiones y acciones a la
Atiende y valora las necesidades y
satisfacción de las necesidades e
Orientación al peticiones de los usuarios y de
intereses de los usuarios internos y
usuario y al ciudadanos en general. ∙ Considera las
externos, de conformidad con las
ciudadano necesidades de los usuarios al diseñar
responsabilidades públicas asignadas a
proyectos o servicios.
la entidad
● Promueve las metas de la
organización y respeta sus normas.
Compromiso con ● Antepone las necesidades de la
Alinear el propio comportamiento a las
la Organización organización a sus propias
necesidades, prioridades y metas
necesidades.
organizacionales
● Apoya a la organización en
situaciones difíciles.
Asumir una postura crítica y seriedad

Apoyar el área con su propio ante las funciones a realizar.
comportamiento a las necesidades y Lograr metas propuestas a largo
prioridades que permiten el plazo
Compromiso
cumplimiento de las metas Cumplir con las necesidades
organizacionales ejecutándose de manera eficiente y
asertiva
COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Las competencias comportamentales se establecen por niveles jerárquicos de empleos que como
mínimo se requieren para desempeñar los empleos a que se refieren el presente manual
especifico de funciones

Aprendizaje Adquirir y desarrollar permanentemente Adquirir y desarrollar permanentemente
5
conocimientos, destrezas y habilidades, conocimientos, destrezas y habilidades,
Continuo con el fin de mantener altos estándares con el fin de mantener altos estándares de
de eficacia organizacional eficacia organizacional
● Analiza de un modo sistemático y
racional los aspectos del trabajo,
basándose en la información
Aplicar el conocimiento profesional en la relevante.
resolución de problemas y transferirlo a ● Aplica reglas básicas y conceptos
Experticia su entorno laboral. complejos aprendidos.
profesional ● Identifica y reconoce con facilidad las
causas de los problemas y sus
soluciones. Clarifica datos o
situaciones complejas.
Cooperar, aportar sugerencias,

Trabajo en
Trabajar con otros en forma conjunta, expresar expectativas, planificar
equipo
de manera integral y participativa acciones, establecer diálogos directos,
respetar criterios diferentes al suyo
COMPETENCIAS FUNCIONALES
NORMA DE COMPETENCIA LABORAL CONDUCTAS ASOCIADAS (elemento)
forma conjunta y de manera participativa, integrando
Colaboración esfuerzos para la consecución de metas institucionales
comunes
Planea la base de datos del personal y realizar la
nómina sistematizada de acuerdo con la estructura
Cumplir con las responsabilidades
y margen legal de la organización
requeridas en el manual de procesos de
forma precisa y adecuada
ASISTENTE%20ADMINISTRATIVO.pdf
Organizar y archivar documentos del área de
Organiza archivos de gestión de acuerdo
contabilidad y finanzas de acuerdo con normativa
con normativa
vigente
Elaborar documentos de la unidad
http://observatorio.sena.edu.co/Comportamiento/Cn
administrativa de acuerdo con lineamientos
oDetalleFunciones?tags=1341
de la organización, guía y procedimientos
técnicos.
HABILIDADES
● Comprensión de lectura
● Escucha activa
● Redacción de textos
● Comunicación asertiva
● Pensamiento crítico
ATRIBUCIONES DEL CARGO

Recolección de información: concepto, tipos de información, técnicas de recolección
Recepción de documentos
6
Realizar cálculos elementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
Responsables
Nombre: Yudy Diaz Higuera
Cargo: Aprendiz
Responsables
Nombre: Sara Eugenia Quintero Martin
Cargo: Representante Legal
Firma:
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Ventas]

Denominación del cargo Jefe de ventas
Nivel Dirección y gerencia
Código
Dependencia ventas
Nº de cargos 1
Cargo a quien reporta Gerente
Cargos que le reportan Gerentes de Ventas, Mercadeo y Publicidad
Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas
y reglamentos, que rigen por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado a
cualquier cambio que se de en la organización
PROPÓSITO PRINCIPAL
Planean, organizan, dirigen y controlan las actividades de establecimientos y departamentos en
empresas comerciales e industriales comprometidos con ventas, mercadeo, publicidad y relaciones
públicas. Están empleados por empresas de comercio al por mayor, empresas de consultoría de
mercadeo y relaciones públicas, y por el gobierno y dar un servicio de ventas y post ventas.
7
FRECUENCIA
O D S Q M
Negociar los contratos comerciales con grandes clientes X
Revisión de los informes de ventas y marketing X
Trabajar con la comercialización X
Ejecutar y controlar los planes comerciales de la institución X
Mira los competidores y evalúa el mercado x
Implementan estrategias de comunicación y programas de
x
información
Diseño de las estrategias de venta X
Capacitación de vendedores x
Supervisión y seguimiento x
Selección del personal x
Llevar un adecuado control y análisis de las venta x
Establecer precio x
Convenciones: O=Ocasional, D=Diario, S=Semanal, Q=Quincenal, M=Mensual

Siempre mantener una postura firme
a cualquier problema o Comprende rápidamente los cambios
Pensamiento
inconveniente y asumir las en el entorno y adaptarse a las
crítico
consecuencias, siempre prensando nuevas tendencias
en el bien de la empresa
Comunicación Aportar los conocimientos dudas e Alienta y fomenta el espíritu de
inquietudes sobre cualquier proceso equipo en toda la organización.
que se presente siempre siendo
8
Expresa satisfacción personal por los
éxitos de los demás, no importa el
sincero y comunicativo área a la que pertenezca.
Siempre escuchar y atender

transmitir a los compañeros Siempre comunicarse a cualquier
liderazgo y trabajo en equipo para persona con un rango mayor y
Iniciativa:
enfrentar cualquier problema que se atenderlo en las necesidades que se
presente presenten

Comunica a todos una convincente
sana y pacífica.
Comportarse adecuadamente según
Capacidad de el ambiente que esté y siempre Es carismático, genera entusiasmo
planificar mantener el orden y la disciplina de apoya se Comunica claramente y
cada sector. participa con los demás.
Tener un buen actitud y trabajo en Anticipa situaciones y escenarios

equipo con liderazgo y apoyando a futuros con acierto para favorecer a la
Autocontrol
los demás sin que interfiera las empresa.
emociones externas
Es la predisposición a actuar
proactivamente y a pensar no solo
en lo que hay que hacer en el futuro,
implica marcar el mediante Da ejemplo con su actitud, y es el
Iniciativa acciones, concretas, no solo referente para todos con relación a la
palabras, los niveles de actuación toma de iniciativas
van desde concretar decisiones
tomadas el pasado hasta la
búsqueda de solución de problemas
En cualquier empresa surgen problemas, ya sea
como un evento aislado o como parte de un mal
funcionamiento en el sistema. Un buen gerente
Solución de conflictos
debe ser capaz de resolverlos, analizando antes la
situación a fondo para comprender sus causas y
efectos.
Orientación al cliente Radica el deseo de ayudar o servir a los clientes,
9
de comprender y satisfacer sus necesidades
ayudar y cuidar el ambiente y a los trabajadores
Los empleados deberían estar en capacidad de
gestionar correctamente su tiempo en el trabajo
Gestión del tiempo
para completar todas sus tareas sin exceder su
horario laboral y evitar así el estrés
Solución de conflictos como un evento aislado o como parte de un mal
funcionamiento en el sistema.
Orientar a los trabajadores a ser más productivos
Orientación al cliente en el área de ventas con el fin de mejorar la
productividad

Gestionar el proceso
mercadológico de acuerdo con
el comportamiento del
mercado
Direccionar la
estrategia de
mercados según
metodología de
planeación
Formular plan
según
objetivos y
metodologías
Responsables
Nombre:
Cargo:
Responsables
Nombre:
Cargo:
Firma:
http://observatorio.sena.edu.co/Comportamiento/CnoDetalle?tags=0611
http://www.degerencia.com/tema/ventas
https://www.slideshare.net/Alpert_23/cf-unidad-2-06oct16
10
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Recepcionista]

Denominación del cargo Recepcionista
Nivel Auxiliar de apoyo
Código
Dependencia gerencia
Nº de cargos 1
Cargo a quien reporta Gerente/administrador
Cargos que le reportan gerencia
Realiza funciones de secretariado a empleados, profesionales y directivos. Son empleados por el sector
público y privado.
1. Recepcionar, clasificar y distribuir las comunicaciones de acuerdo con el procedimiento de la
organización
Organizar documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta la legislación vigente y procesos
administrativos.
Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con lineamientos de la organización, guía y
procedimientos técnicos
Aplicar los procedimientos establecidos de acuerdo con las políticas de la organización.
Controlar y tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo con procesos administrativos.
11
Las competencias básicas son una combinación de conocimientos, procedimientos y actitudes

adecuadas para cada cargo, según el nivel de jerárquico

• Proporciona información veraz,
Hacer uso responsable y claro de los objetiva y basada en hechos.
Transparencia
recursos públicos, eliminando cualquier Facilita el acceso a la información
discrecionalidad relacionada con sus responsabilidades y
con el servicio a cargo de la entidad
● Promueve las metas de la
organización y respeta sus normas.
● Antepone las necesidades de la
Compromiso con Alinear el propio comportamiento a las organización a sus propias
la Organización necesidades, prioridades y metas
necesidades.
organizacionales
● Apoya a la organización en
situaciones difíciles.
• Hace cumplir las actividades de la

empresa adecuadamente, así como
Se deben realizar las funciones y cumplir
Orientación a los objetivos, la misión la visión de la
los compromisos de la organización con
resultados organización.
eficacia y calidad.
Asume la responsabilidad por sus
resultados.
Las competencias comportamentales se establecen por niveles jerárquicos de empleos que como
mínimo se requieren para desempeñar los empleos a que se refieren el presente manual
especifico de funciones

Adquirir y desarrollar permanentemente Adquirir y desarrollar permanentemente
Aprendizaje conocimientos, destrezas y habilidades, conocimientos, destrezas y habilidades,
Continuo con el fin de mantener altos estándares con el fin de mantener altos estándares de
de eficacia organizacional eficacia organizacional
● Analiza de un modo sistemático y
Experticia racional los aspectos del trabajo,
Aplicar el conocimiento profesional en la
profesional basándose en la información
resolución de problemas y transferirlo a
relevante.
su entorno laboral. ● Aplica reglas básicas y conceptos
complejos aprendidos.
● Identifica y reconoce con facilidad las
causas de los problemas y sus
12
soluciones. Clarifica datos o
situaciones complejas.
Cooperar, aportar sugerencias,

Trabajo en
Trabajar con otros en forma conjunta, expresar expectativas, planificar
equipo
de manera integral y participativa acciones, establecer diálogos directos,
respetar criterios diferentes al suyo
forma conjunta y de manera participativa, integrando
Colaboración esfuerzos para la consecución de metas institucionales
comunes
Planea la base de datos del personal y realizar la
nómina sistematizada de acuerdo con la estructura y
Cumplir con las responsabilidades
margen legal de la organización
requeridas en el manual de procesos de
forma precisa y adecuada
Planea la base de datos del personal y realizar la nómina

sistematizada de acuerdo con la estructura y margen
Sistematización
legal de la organización.
file:///C:/Users/user/Downloads/recepcionista

Recolección de información: concepto, tipos de información, técnicas de recolección
Recepción de documentos
Realizar cálculos elementales.
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.
Responsables
Nombre: Yudy Diaz Higuera
Cargo: Aprendiz
Responsables
Nombre: Sara Eugenia Quintero Martin
Cargo: Representante Legal
Firma:
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Recursos Humanos]
13
Denominación del cargo Jefe de Recursos Humanos
Código
Dependencia ventas
Nº de cargos 1
Cargo a quien reporta gerente
FRECUENCIA
O D S Q M
14
x
información
Establecer precio x

Pensamiento
crítico
Alienta y fomenta el espíritu de
equipo en toda la organización.
Aportar los conocimientos dudas e
inquietudes sobre cualquier Expresa satisfacción personal por los
Comunicación
procesos que se presente siempre éxitos de los demás, no importa el
siendo sincero y comunicativo área a la que pertenezca.

Iniciativa:
presente presenten

Comportarse educada mente según Comunica a todos una convincente
15
sana y pacífica.
Capacidad de el ambiente que este y siempre Es carismático, genera entusiasmo


Autocontrol
emociones externas
efectos.
Radica el deseo de ayudar o servir a los clientes,
Orientación al cliente de comprender y satisfacer sus necesidades
Gestión del tiempo
productividad

mercado
16
Direccionar la
estrategia de
mercados según
metodología de
planeación
Formular plan
según
objetivos y
metodologías
Responsables
Nombre:
Cargo:
Responsables
Nombre:
Cargo:
Firma:
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Logística]

Denominación del cargo Jefe de logística
Código
Dependencia ventas
Nº de cargos 1
17
FRECUENCIA
O D S Q M
x
información
Establecer precio x
18

Pensamiento
crítico
Alienta y fomenta el espíritu de
equipo en toda la organización.
Aportar los conocimientos dudas e
inquietudes sobre cualquier Expresa satisfacción personal por los
Comunicación
procesos que se presente siempre éxitos de los demás, no importa el

Iniciativa:
presente presenten

sana y pacífica.

Autocontrol
emociones externas
Iniciativa Es la predisposición a actuar Da ejemplo con su actitud, y es el
proactivamente y a pensar no solo referente para todos con relación a la
en lo que hay que hacer en el futuro, toma de iniciativas
implica marcar el mediante
19
acciones, concretas, no solo
palabras, los niveles de actuación
efectos.
Radica el deseo de ayudar o servir a los clientes,
Orientación al cliente de comprender y satisfacer sus necesidades
Gestión del tiempo
productividad

mercado
Direccionar la
estrategia de
mercados según
metodología de
planeación
Formular plan
según
objetivos y
metodologías
20
Responsables
Nombre:
Cargo:
Responsables
Nombre:
Cargo:
Firma:
MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Mercadeo]

Denominación del cargo Jefe de mercadeo
Código
Dependencia ventas
Nº de cargos 1
21
FRECUENCIA
O D S Q M
x
información
Diseño de las estrategas de venta X
Establecer precio x

Siempre mantener una postura firma
Pensamiento
crítico
Comunicación Aportar los conocimientos dudas e Alienta y fomenta el espíritu de
inquietudes sobre cualquier equipo en toda la organización.
procesos que se presente siempre
22
Expresa satisfacción personal por los
éxitos de los demás, no importa el

Iniciativa:
presente presenten

sana y pacífica.

Autocontrol
emociones externas
efectos.
Orientación al cliente Radica el deseo de ayudar o servir a los clientes,
23
de comprender y satisfacer sus necesidades
Gestión del tiempo
productividad

mercado
Direccionar la
estrategia de
mercados según
metodología de
planeación
Formular plan
según
objetivos y
metodologías
Responsables
Nombre:
Cargo:
Responsables
Nombre:
Cargo:
Firma:
24
ANEXOS
25

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MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS

Yeimmy Rodríguez Acosta

Roberto Martinez Castro

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

Jefe de Recursos Humanos

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

UBICACIÓN DEL CARGO

Controlan el desarrollo económico, que se presenta en la organización, para un buen manejo de

COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO

Las competencias básicas son una combinación de conocimientos, procedimientos y actitudes

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Asumir una postura crítica y seriedad

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Cooperar, aportar sugerencias,

ATRIBUCIONES DEL CARGO

Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Ventas]

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

UBICACIÓN DEL CARGO

COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Siempre escuchar y atender

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Tener un buen actitud y trabajo en Anticipa situaciones y escenarios

ATRIBUCIONES DEL CARGO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

UBICACIÓN DEL CARGO

Aplicar los procedimientos establecidos de acuerdo con las políticas de la organización.

Controlar y tramitar pedidos de la unidad administrativa de acuerdo con procesos administrativos.

Las competencias básicas son una combinación de conocimientos, procedimientos y actitudes

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

• Hace cumplir las actividades de la

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Cooperar, aportar sugerencias,

Planea la base de datos del personal y realizar la nómina

ATRIBUCIONES DEL CARGO

Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende.

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Recursos Humanos]

UBICACIÓN DEL CARGO

COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Siempre escuchar y atender

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Capacidad de el ambiente que este y siempre Es carismático, genera entusiasmo

Tener un buen actitud y trabajo en Anticipa situaciones y escenarios

ATRIBUCIONES DEL CARGO

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Logística]

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Siempre escuchar y atender

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Tener un buen actitud y trabajo en Anticipa situaciones y escenarios

ATRIBUCIONES DEL CARGO

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS [Jefe de Mercadeo]

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

UBICACIÓN DEL CARGO

COMPETENCIAS RELACIONADAS CON EL CARGO

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Siempre escuchar y atender

COMPETENCIA DEFINICIÓN CONDUCTAS ASOCIADAS

Tener un buen actitud y trabajo en Anticipa situaciones y escenarios

ATRIBUCIONES DEL CARGO