SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

Instructivo Versión: 01
Preparación y Respuesta ante Emergencia Por Inundación

1. Objetivo:
Describir las actividades necesarias para la prevención y control de emergencias
por inundaciones causadas por la presencia de lluvias o el aumento del caudal
de las fuentes hidrográficas internas y externas a las instalaciones del Ingenio
Carmelita S.A.

2. Definiciones:

 Diques: Es una construcción para evitar el paso del agua. Puede ser natural o
construido por el hombre; de tierra, mampostería de piedra, u hormigón; se usan
Prevenir la inundación de los campos aledaños a los ríos o mares.
 Fuentes Hídricas: son todas las corrientes de agua ya sea subterránea o sobre
la superficie, pueden ser: Ríos, quebradas, lagos, riachuelos, mares.
 Inundación: Es la ocupación por parte del agua de zonas que habitualmente
están libres de esta, por desbordamiento de ríos, torrentes o ramblas, por lluvias
torrenciales, deshielo, por subida de las mareas por encima del nivel habitual,
por maremotos, huracanes, entre otros.
 Precipitaciones: es cualquier forma de hidrometeoro que cae de la atmósfera
y llega a la superficie terrestre. Este fenómeno
incluye lluvia, llovizna, nieve, aguanieve, granizo. La cantidad de precipitación
sobre un punto de la superficie terrestre es llamada pluviosidad, o monto
pluviométrico.

3. Descripción de actividades

A continuación, se describen las actividades que contempla la empresa para el manejo

de una emergencia por inundación:
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Preparación y Respuesta ante Emergencia Por Inundación

Antes de la emergencia:

 Definir el grado de vulnerabilidad que tiene Ingenio Carmelita S.A por inundación
en las diferentes zonas de producción (Fabrica y Campo).
 Establecer medidas de control y prevención, que permitan mitigar el impacto de
amenaza por inundación para el Ingenio Carmelita S.A, Ver Anexo 1.
 Realizar actividades de capacitación sobre actuación en caso de inundación al
personal de la brigada de la emergencia que permita determinar la gravedad y
la actuación en caso de la presencia de esta, además se debe socializar el
protocolo a seguir a todo el personal de la empresa.
 En caso de presencia de lluvias torrenciales cortas o precipitaciones
prolongadas, realizar actividades de monitoreo y reporte permanente del nivel
del caudal y posibles represamientos, en el recorrido del rio piedras,
especialmente a la altura del corregimiento de Portugal de Piedras y quebrada
El Tortugo, en las temporadas invernales y a través de personal avalado por las
áreas de campo; Esta persona debe estar en la capacidad de determinar la
gravedad de la emergencia e informar inmediatamente a su jefe directo o
persona encargada. Ver Anexo 2.
 Disponer de planos actualizados de las fuentes hídricas internas y aledañas a
las instalaciones del ingenio. Ver Anexo 3.
 Garantizar la disponibilidad del personal la brigada con apoyo de personal de
campo, con el fin que se realice la construcción de diques o canales de drenajes
para el control de inundaciones dentro de las instalaciones de la empresa,
especialmente en las épocas de lluvia (abril, mayo, octubre, noviembre), y en las
áreas históricamente identificadas como críticas: Bascula, Portería Principal,
Portería De Fábrica, Laboratorio De Calidad, Taller Industrial, Almacén, Oficina
Comercial, Centro De Salud, Sistemas, Archivo, Carmelita Corte, Casino y
Cuarto De Dotación.
 Disponer de maquinaria, equipos, herramientas y materiales para el manejo de
este tipo de emergencia, tales como: Maquinaria para remoción de material
requerido, Motobomba Auto Cebante, palas, picas, costales con arena para
realizar diques de contención, entre otros, estos elementos deben ser de
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Preparación y Respuesta ante Emergencia Por Inundación

disponibilidad inmediata en el caso de ocurrir la emergencia, especialmente en

el área de: Bascula (Motobomba Auto Cebante)
 Se debe garantizar el perfecto estado de estos elementos, especialmente en las
épocas identificadas históricamente como de lluvia, meses de: abril, mayo,
octubre y noviembre.
 Desarrollar programas de inspección y mantenimiento de instalaciones
hidráulicas, tubería de agua residuales, techos, trampa grasa, cocinas, canales
de riesgo cerca al ingenio, cubierta, canaletas, sumideros y cunetas en las áreas
administrativa, talleres, bodegas y fabrica especialmente.
 Garantizar un manejo adecuado de residuos sólidos o basura con el fin de evitar
obstrucciones en tuberías, trampa grasa, canales de riego, cubiertas, canaletas,
sumideros y cunetas de las áreas administrativas, talleres, bodega y fabrica.
 Se debe tener reporte semanal de quien es el Ingeniero de Turno encargado de
la planta, con el fin que en caso de emergencia esta sea la persona responsable
de la aplicación del protocolo a seguir en caso de situación riesgo.

Esta información debe socializada a las siguientes personas con el fin de establecer
canales de comunicación apropiados en caso de emergencias. Ver tabla 1:

Tabla 1. Números Telefónicos Jefes de Áreas y Personal de Seguridad.

NOMBRE CARGO DEPENDENCIA Nº DE
CONTACTO
Luis Napoleón Bernal Jefe de Operaciones Campo 3174291463
Burgos Campo
Carlos Tulio Martinez Superintendente Fabrica Fabrica 3174291702
Luis Miguel Hurtado Director de Gestión Gestión Humana 3174291700
Humana
Victor Daniel Ochoa Director Comercial Comercial 3106195086
Didier Morales Director Financiero Financiera 3175099699
Lina Maria Echeverri Coordinadora SST Gestión Humana
3174291609
Lady Juliana Montoya Supervisora Seguridad Gestión Humana 3183402922
Industrial
Alberto Rodriguez Coordinador de seguridad Gestión Humana 3163947033
y transporte (E)

Además, en cada dependencia se debe contar con los números de grupos de apoyo
para emergencia como son: Bomberos, cruz roja, defensa civil y policía de los
municipios de Tuluá, Riofrio y según el caso Yotoco, entre otros.
Tabla 2. Números de Emergencia Riofrio, Tuluá, Yotoco
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ORGANISMO TELEFONO
Bomberos Riofrio 119
Bomberos Tuluá 2242888 -119
Bomberos Yotoco 2523555 - 119
Cruz Roja Riofrio 2268075
Cruz Roja Tuluá 2256278
Defensa Civil Riofrio 3127900508
Defensa Civil Tuluá 3173335971
Policía Riofrio 2268990 - 112
Policía Tuluá 3134106564 - 112
Policía Yotoco 2523500 - 112

Durante de la emergencia.

- La persona que identifique la emergencia debe notificar o informar a su jefe

inmediato de acuerdo al semáforo de alarma (Anexo 2); este a su vez al
Ingeniero de Turno o Responsable de la planta, quien, de acuerdo a la magnitud
de la emergencia realizará la notificación al personal relacionado en la tabla 1 y
activara el protocolo de emergencia.
- Identificar el origen del evento para saber cuál es el protocolo de emergencia a
ejecutar.
- Instalar un punto de comando con el fin de direccionar las ordenes y las
directrices para la atención del evento.
- Tener un centro de acopio dentro del ingenio con material pétreo (arena, tierra,
rocamuerta) y costales para realizar diques de contención por parte del personal
de la brigada de emergencia con apoyo de personal de fábrica y campo en el
momento que se dé la alarma de la emergencia, si es posible asegurar el área o
perímetro donde se van a instalar los diques.
- Activar el funcionamiento de motobombas en las áreas que la emergencia
demande.
- Los colaboradores que atienden la emergencia deben utilizar los elementos de
protección personal (EPP´s). Calzado y guantes plásticos entre otros.
- Activar el plan de ayuda mutua y apoyo de organismos de socorro si es
necesario, se debe comunicarse con los números descritos en la tabla 2.
- Evitar caminar a través de aguas en movimiento
- Suspender el fluido eléctrico si es necesario, además en caso de tener equipos
electrónicos a nivel del piso o la inundación, salvaguardarlos en un lugar alto
donde esté protegido de la presencia de agua.
- Asegurar puertas y ventanas de las diferentes dependencias con el fin de evitar
la entrada de agua.
- Evacuar el personal en el caso de que sea necesario desde su puesto de trabajo
y a través de las rutas de evacuación hasta los puntos de encuentro (partes
altas), con el fin de garantizar la integridad física
- En el caso de que haya personal lesionado las personas que tenga la
competencia idónea realizar la atención de estas.
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Preparación y Respuesta ante Emergencia Por Inundación

- Esperar en forma calmada en un sitio seguro las instrucciones según el caso.

- Monitorear niveles de agua en las instalaciones del ingenio y esperar en un sitio
seguros que los niveles de agua bajen con el fin de realizar evacuación o
reanudar las tareas.
- Verificar riesgos asociados a la emergencia (electrocución, derrumbes daños
estructurales Etc.
- Monitoreo de la emergencia a través del Comité De Gestión De Riesgo Y
Desastre del municipio de Riofrio.

Después.
- Evaluar daños en el recurso humano, físico, materiales y financieros.
- Activar protocolo de suministro de agua para consumo humano (óptima calidad),
a través de vehículos especializados para esta tarea.
- Habilitar rápidamente el normal funcionamiento de las operaciones
- Realizar las reparaciones necesarias con este fin.
- Realizar la investigación de la emergencia con el fin de identificar causas, revisar
la reacción que se tuvo para la atención e implementar medidas correctivas.
- Realizar informe de la emergencia y garantizar archivo fotográfico de todas las
áreas afectadas, para registros y futuras reclamaciones.
- Evaluar respuesta de la empresa ante la emergencia y establecer plan de acción,
dejar constancia escrita.
- Informar a todo el personal sobre la emergencia, causas, respuesta
recomendaciones y medidas de control a implementar. En lo posible publicarlo
internamente.
- Establecer plan de intervención con fecha de ejecución, recursos y
responsables.
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Preparación y Respuesta ante Emergencia Por Inundación

4. ANEXOS

Anexo 1.
Inundación por Ola invernal o precipitaciones – Medidas estructural

PROCESO DE REDUCCIÓN DEL RIESGO

INUNDACIÓN POR OLA INVERNAL O PRECIPITACIONES PROLONGADAS

1. IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO

NOMBRE O RAZON SOCIAL: INGENIO CARMELITA S.A.

DIRECCIÓN: Troncal del CORREGIMIENTO: Portugal

MUNICIPIO: Riofrio
Pacifico km 23 de Piedras

DEPARTAMENTO: Valle del

REPRESENTANTE LEGAL: Jaime Vargas López
Cauca

2. DESCRIPCIÓN DE LA MEDIDA DE REDUCCIÓN DEL RIESGO

FECHA DE ELABORACIÓN: Mayo 05 de NO

2017 TIPO DE MEDIDA: ESTRUCTURAL ESTRUCTURAL

ESCENARIO: Inundación por Ola Invernal o precipitaciones prolongadas

OBJETIVO: Implementar medidas de Control y Prevención, ante amenazas por Inundaciones causadas
por precipitaciones prolongadas u ola Invernal, que pueden las instalaciones del Ingenio Carmelita S.A.

MEDIDAS DE INTERVENCIÓN

-Posterior a la valoración de los daños debido a las inundaciones presentadas, se debe evaluar la
necesidad de realce de los jarillones, la altura se realizará de acuerdo a la cota de inundación.

-Posterior a la evaluación del impacto del evento se debe realizar el levantamiento de los diques construidos
en los ríos Riofrio, Piedras, Cauca y aquellas quebradas aledañas a las instalación de los predios del
Ingenio Carmelita S.A, que sufrieron daños u aquellos que sean necesario construir, cumpliendo con las
exigencias normativas.

-Realizar acercamientos con entidades medioambientales como lo es la CVC o fundaciones, con el fin de
realizar campañas de reforestamiento de la parte alta del rio Piedras y Riofrio.

-Garantizar el buen estado y funcionamiento de las estaciones de drenaje y de los canales que canalizan
e interceptan las aguas lluvias y escorrentías.

-
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Preparación y Respuesta ante Emergencia Por Inundación

RESPONSABLE: Mantenimiento y Gestión Ambiental PLAZO PARA LA EJECUCIÓN: 6 meses

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN:

- Realizar inventario de los Jarillones y diques construidos, identificando cuales se deben realzar

- Realizar mantenimiento o en qué punto se deben construir nuevos.

- Pasar solicitud a Gerencia para acceder al presupuesto requerido para la obra.

- Realizar cronograma de ejecución de obra

-Asignar responsabilidades a personal competente e iniciar obra.

- Evaluar la zona alta de la montaña, realizando medición de la parte que será intervenida

-Realizar convenio con la comunidad educativa de Portugal de Piedras para realizar la forestación

-Evaluar plantas adecuadas para sembrar en la zona teniendo en cuenta el Biotopo

- Gestionar los recursos frente a la Gerencia para la adquisición de plantas e insumos necesarios para la
actividad.

-Programar jornadas de forestación con los estudiantes y el personal del Ingenio.

CRONOGRAMA
NOMBRE DE LA MEDIDA COSTO
mes 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5

Realce de Jarillones

Construcción y Mantenimiento de
Diques

Forestación

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO: Se asignara un

interventor a la obra, quien informara a mantenimiento y a
Gestión ambiental, por medio de acta sobre el avance de las
obras, mantenimiento y protección a los diques.
INDICADORES DE SEGUIMIENTO:
El Jefe de Calidad realizara seguimiento al programa de
- Metros realzados de diques
forestación, se preocupara por mantener las relaciones con
- Hectáreas Plantadas
directivas de la entidad educativa para compartir
responsabilidades de siembra y cuidados de las plantas de la
zona seleccionada y enviara personal a verificar el estado de
las plantas

Inundación por Ola invernal o precipitaciones – Medidas No estructural.

PROCESO DE REDUCCIÓN DEL RIESGO

INUNDACIÓN POR OLA INVERNAL O PRECIPITACIONES PROLONGADAS

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Preparación y Respuesta ante Emergencia Por Inundación

1. IDENTIFICACIÓN DEL USUARIO

NOMBRE O RAZON SOCIAL: INGENIO CARMELITA S.A.

DIRECCIÓN: Troncal del Pacifico CORREGIMIENTO:

MUNICIPIO: Riofrio
km 23 Portugal de Piedras

DEPARTAMENTO: Valle del Cauca REPRESENTANTE LEGAL: Jaime Vargas López

2. DESCRIPCIÓN DE LA MEDIDA DE REDUCCIÓN DEL RIESGO

TIPO DE NO
FECHA DE ELABORACIÓN: mayo 05 de 2017 MEDIDA: ESTRUCTURAL ESTRUCTURAL

ESCENARIO: Inundación por Ola Invernal o precipitaciones prolongadas

OBJETIVO: Capacitar al personal del Ingenio Carmelita S.A., en respuesta ante amenaza por
inundación, generando cultura corporativa para la atención de desastres y entrenar a los comités de
emergencias en preparación y respuesta ante eventos que generen riesgos a inundaciones.

METAS:

- Socializar el Plan de Gestión del Riesgo para el manejo de inundaciones al 100% de los empleados
directos de la compañía en los 2 primeros años posteriores a la elaboración del documento.

-Socializar el plan al 100% del personal indirecto por medio del programa de Inducción o re inducción.

-Realizar 1 Simulacro de respuesta ante inundación, con el Personal de Planta y Oficinas.

-Involucrar mínimo 2 personas por proceso para participar del comité de Atención y Prevención de
Emergencia.

DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN PROPUESTA:

-Socialización del Plan de Gestión del Riesgo para el manejo de vertimientos, a los colaboradores del
Ingenio Carmelita S.A.

-Selección del personal que conformara el Comité de Brigada de emergencia.

-Realización de Protocolos de Atención y Respuesta ante emergencia, en los riesgos a los que está
expuesto.

- Capacitar al Comité y a la brigda de emergencia.

-Programación de Simulacro.

RESPONSABLE: Gestión Humana y Seguridad y Salud en el

trabajo PLAZO PARA LA EJECUCIÓN: 6 meses

ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACIÓN:
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- Realizar reunión con Gestión Humana, para informar sobre la importancia de divulgar el plan a todos los
procesos.

-Realizar Cronograma de Divulgación del Plan

-Iniciar proceso de Divulgación del Plan

-Conformar las diferentes Brigadas.

-Iniciar capacitación a las brigadas en emergencia.

-Realizar Simulacro de Atención por Inundación atendiendo al protocolo.

CRONOGRAMA
NOMBRE DE LA MEDIDA COSTO
mes 1 mes 2 mes 3 mes 4 mes 5

Socializar el Plan de Gestión del

Riesgo para el Manejo de
Vertimientos

Conformación del Comité de

Brigada de Emergencia

Capacitar al comité en atención y

respuesta ante emergencia

Programación y desarrollo de
Simulacro

MECANISMOS DE SEGUIMIENTO: Talento humano INDICADORES DE SEGUIMIENTO:

verificara por medio de lista de asistencia, la participación de - Personal Capacitado
todo el Personal a la jornada de socialización del Plan.
-Comité conformado por personal de
Seguridad y Salud en el trabajo realizara acompañamiento todos los procesos
para seleccionar el personal del Comité de Brigada de
emergencias y su formación. -Comité capacitado para atender
desastres o cómo actuar frente a una
Talento humano y Gestión de la Calidad y Ambiental, posible amenaza.
evaluarán el simulacro proponiendo acciones correctivas a
las posibles desviaciones. - Simulacro realizado.
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Anexo 2

Mecanismo de Atención en caso inundaciones.

SEMAFORO PROCEDIMIENTO
Seguimiento a boletines emitidos por Instituto de
VERDE Hidrología, Meteorología y Estudios Ambientales IDEAM,
estaciones meteorológicas de Cenicaña y las propias.
Se declara cuando la persistencia e intensidad de las lluvias
aumenta el caudal de los Ríos Piedras, Riofrio, Cauca y de
la quebrada el Tortugo en los próximos días o semanas. Se
debe hacer monitoreo frecuente y analizar los datos. El
procedimiento es el siguiente:
 Análisis de pronósticos meteorológicos e
información de la red Hidroclimatológicas (Jefe de
Campo)
AMARILLA  Seguimiento a recorridos de inspección y vigilancia
rutinarios en
la cuenca del Río Cauca y Piedras
 Monitoreo semanal de los taludes críticos del
sistema de
producción
 Revisión y ajuste de los procedimientos operativos
asociados a
Las emergencias por inundación.
Se activa cuando persisten los fenómenos identificados con
alerta amarilla y tiene un comportamiento ascendente y,
por tanto indican la posibilidad de una creciente súbita. El
Procedimiento es:
 Revisión permanente de información
Hidroclimatológicas (Jefe de Campo).
 Incremento de recorridos de inspección y vigilancia
en las cuencas. (Personal de campo)
 Monitoreo semanal de los taludes críticos del
sistema de vertimientos
NARANJA
 Informe donde se establezca el nivel de daños
previstos y las
obras necesarias
 Continúa las revisiones de los procedimientos
operativos asociados
a fenómenos Hidroclimatológicas
 Revisión y verificación de suministros para la
ejecución del protocolo de Inundación (Brigada de
Equipos)
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Se declara cuando las precipitaciones, el nivel de los ríos y

quebradas alcanza niveles críticos que hacen inminente la
inundación. El procedimiento a seguir es:
 Registro de precipitaciones en aumento
ROJA  Activación de Protocolo
 Registro de anomalías en terreno del área de
influencia del ingenio
 Aviso a las entidades integrantes del Consejo
Municipal de Gestión del Riesgo
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Anexo 3.
Fuentes Hídricas Cercanas a las Instalaciones del Ingenio Carmelita
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Anexo 4. Prioridades Tácticas y proceso predefinidos en Atención de

Emergencia por Inundación

- Utilizar elementos de protección personal (EPP)

- Evitar caminar a través de aguas en movimiento
PRIORIDADES

- Suspender el fluido eléctrico si es necesario.

TACTICAS

- Asegurar puertas y ventanas

- Salvaguardar maquinaria, equipos, herramientas y elementos de
trabajo en lugares altos.
- Construir e instalar diques de contención.
- Activar el funcionamiento de motobombas en áreas.
- Monitorear niveles de agua en instalaciones del ingenio
- Verificar riesgos asociados a la emergencia (electrocución,
derrumbes daños estructurales Etc.
EVACUACION
PROCESOS PREDEFINIDOS

Puesto de Comando.
Suspender labores.
S. Asegurar el Área.
Apagar Equipos.
S. Bioseguridad.
Ir a Zona de Refugio.
S. Causa del evento.
Esperar Instrucciones.
REACONDICIONAMIENTO

Abordaje de Paciente. Investigar Emergencia.

LESIONADOS

Manejo inicial de Habilitar Equipos.

paciente. Organizar Área de
Control de lesiones Trabajo.
Camillaje y Transporte Restablecer equipo de
Seguridad
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Anexo 5. Diagrama de Flujo Atención de Emergencia por inundación (Tentativo)

INICIO

Aviso de Emergencia
de inundación

SSS Evacuación

Se N
Pedir Apoyo
puede o
Controla
S
Control Exposiciones
i
S
Atención de Hay
i
lesionados lesionad Coordinar con
os? entidades de apoyo
N
o

Controlar la
Prioridades Tacticas
inundación

N
o
Fue
controla
da?

Si

Generar Reacondicionar
Reporte

FIN