FORMACIÓN DE AUDITOR LIDER EN SISTEMA DE GESTION INTEGRAL –

HSEQ ICONTEC

CRITERIOS DE DESEMPEÑO UNIDADES DE APRENDIZAJE

ACOMPAÑAR A LOS DUEÑOS DE LOS PROCESOS CONOCER UN MODELO DE INTERRELACIÓN DE LOS
EN LA GENERACIÓN DE INFORMACIÓN QUE SIRVA SISTEMAS DE GESTIÓN PARA SU INTEGRACIÓN, COMO
A LA ALTA DIRECCIÓN EN LA REVISIÓN DEL PLATAFORMA FUNDAMENTAL PARA EL DESARROLLO
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO. DE UNA METODOLOGÍA Y LA UTILIZACIÓN DE
HERRAMIENTAS QUE PERMITA UNA APROPIADA
OBJETIVO DEL CURSO GESTIÓN DE UN PROCESO DE AUDITORIA A UN
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
• BRINDAR AL PARTICIPANTE EL CONOCIMIENTO
RELACIONADO CON LA INTEGRACIÓN DE LOS CONTENIDO DEL CURSO
SISTEMAS DE GESTIÓN A LA LUZ DE UN
PROCESO DE AUDITORIA. • CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE EL SISTEMA DE
• BRINDAR AL PARTICIPANTE EL CONOCIMIENTO GESTIÓN INTEGRAL
RELACIONADO CON EL PROCESO DE AUDITORIA • AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.
INTEGRADA, BASADO EN LOS LINEAMIENTOS FUNDAMENTOS GENERALES
ESTABLECIDOS POR LA ISO 19011:2011, QUE • EL PROCESO DE AUDITORÍA AL SISTEMA DE
PERMITA A LA ORGANIZACIÓN LA TOMA DE GESTIÓN INTEGRAL (FORTALECIMIENTO DE
DECISIONES CONFIABLES RELACIONADAS CON HABILIDADES PARA LA PLANIFICACIÓN,
LA MEJORA CONTINUA DE SU SISTEMA DE CONDUCCIÓN, REPORTE Y SEGUIMIENTO DE UNA
GESTIÓN INTEGRAL. AUDITORÍA BAJO EL ENFOQUE DE LOS SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRADOS)
DURACIÓN MATERIAL ENTREGADO
NTC ISO 19011, NTC ISO 9001, NTC ISO
40 HORAS 14001, NTC OHSAS 18001. Memorias,
BIBLIOGRAFIA
cuaderno de apuntes, material del participante FACTORES QUE CONTRIBUYEN AL ÉXITO DE UNA
AUDITORÍA INTEGRADA. CRISTINA GATELL SÁNCHEZ,
JOSÉ MANUEL PARDO. AENOR EDICIONES. 2011

22V02-V3
1
FORMACIÓN DE AUDITOR LIDER EN
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL –
HSEQ ICONTEC

22V02-V3
2
22V02-V3 2
 CONTENIDO

CAPÍTULO 1. Conceptualización sobre el sistema

de gestión integral

Propósito y beneficios de la implementación del sistema de gestión integral.

Barreras en la implementación del sistema de gestión integral
Elementos a tener en cuenta para la integración de sistemas de gestión
Principios de la excelencia aplicados al sistema de gestión integral.
Enfoque por procesos en el sistema de gestión integral.
La gestión de riesgos en el sistema de gestión integral.
Referentes normativos asociados con el sistema de gestión integral.
Estructura del proceso de integración para el sistema de gestión

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3
 CONTENIDO
CAPÍTULO 2. Auditoria al Sistema de Gestión Integral.
Fundamentos generales.
 Conceptos relativos a la auditoría

 Principios de auditoría

 Auditoría como proceso

CAPÍTULO 3. El proceso de auditoría al sistema de gestión

integral.
 Enfoque de la estructura del sistema de gestión integral para la auditoría.

 Enfoque de la metodología de auditoría integral bajo el modelo PHVA

A. Planificación de la auditoría

B. Realización de la auditoría

C. Seguimiento y revisión del proceso

D. Mejora
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4
CAPITULO 1.
CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE EL
SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL

22V02-V3
5
22V02-V3 5
 CONCEPTUALIZACIÓN SOBRE EL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
 Propósito y beneficios de la implementación del sistema de gestión integral

 Barreras en la implementación del sistema de gestión integral

 Elementos a tener en cuenta para la integración de sistemas de gestión

 Principios de la excelencia aplicados al sistema de gestión integral.

 Enfoque por procesos en el sistema de gestión integral

 La gestión del riesgo en el sistema de gestión integral

 Referentes normativos asociados con el sistema de gestión integral

 Estructura del proceso de integración para sistemas de gestión

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6
 PROPÓSITO Y BENEFICIOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
PROPÓSITO

Mejorar el desempeño organizacional para responder a las necesidades y

expectativas de las diferentes partes interesadas.

FUENTE:
http://www.chilesig.com/index/
BENEFICIOS
• Aumento de la eficacia y eficiencia en la gestión de los
sistemas y en la consecución de los objetivos y las
metas
• Mayor enfoque en el negocio
• Menos conflictos entre los sistemas
• Evitar duplicidad de funciones
• Reduce esfuerzos y recursos en la implementación y
mantenimiento de sistemas de gestión
• Auditorías internas y externas más eficientes.
• Optimización de recursos
• Fomenta la gestión de riesgos
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7
 PROPÓSITO Y BENEFICIOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL

BENEFICIOS

• Proporciona una ventaja competitiva

• Atrae la inversión
• Mejora y protege la reputación de la marca
• Mejorar el rendimiento operacional conjunto
• Aumenta la percepción y satisfacción de las partes
interesadas
• Mejora las comunicaciones internas y externas
• Identificación e implementación de estrategias de
FUENTE:
http://www.chilesig.com/index/
mejora a lo largo de toda la organización
• Identificar y facilitar el desarrollo de competencias
del personal orientadas al cumplimiento de requisitos
de TODAS las partes interesadas.

22V02-V3
8
 BARRERAS EN LA IMPLEMENTACIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

• Resistencia al cambio por parte de la alta dirección y del

personal de la organización.

• Necesidad de recursos adicionales específicos para

planificar y ejecutar el plan de integración.

• Dificultad para elegir el modelo de integración

adecuado al nivel de madurez de la organización y de
FUENTE: sus sistemas de gestión.
http://www.chilesig.com/index/

• Necesidad de formación adicional del personal

implicado en el sistema integrado de gestión.

UNE 66177:2005

22V02-V3
9
 ELEMENTOS A TENER EN CUENTA PARA LA
INTEGRACION DE SISTEMAS DE GESTIÓN
• Tamaño de la organización.

• Formación, conocimiento y experiencia

en sistemas de gestión.

• Requisitos de las partes interesadas.

• Políticas corporativas.

• Complejidad de los procesos.

• Interacciones entre los procesos.

FUENTE: • Los objetivos y prioridades de la

http://www.molinsdeq.com/blog/integracion-de-
sistemas-iso-9001-iso-14001-ohsas-18001-y-iso- dirección frente a su crecimiento y
27001/

desarrollo

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10
 PRINCIPIOS DE LA EXCELENCIA APLICADOS AL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
CONCEPTOS ENFOQUE
FUNDAMENTALES
CONSEGUIR RESULTADOS Desarrollar el conjunto de resultados clave necesarios para controlar el progreso
EQUILIBRADOS respecto a la visión, la misión y la estrategia.

AÑADIR VALOR PARA LAS Comunicar con claridad la propuesta de valor y lograr la participación activa de las
PARTES INTERESADAS partes interesadas en los procesos de diseño del producto/servicio.

LIDERAR CON VISIÓN,
INSPIRACIÓN E INTEGRIDAD
GESTIONAR POR PROCESOS
Capacidad de los líderes de adaptar, de reaccionar y de ganarse el compromiso de
todos los grupos de interés a fin de garantizar la continuidad del éxito de la
organización.
Diseñar los procesos para realizar la estrategia, con una gestión más allá de los
límites "clásicos" de la organización.

ALCANZAR EL ÉXITO A
TRAVÉS DE LAS PERSONAS
FOMENTAR LA CREATIVIDAD
Y LA INNOVACIÓN
Crear un equilibrio entre las necesidades estratégicas de la organización y las
expectativas y aspiraciones personales de las personas al objeto de ganar su
compromiso y su participación.
Desarrollar e involucrarse en redes y hacer participar a todos los grupos de interés
como fuentes potenciales de creatividad e innovación.

CONSTRUIR ALIANZAS Incluir a todas las partes interesadas y fundamentar las alianzas en beneficios
mutuos sostenibles para alcanzar el éxito sostenido.

Adaptado del Modelo EFQM 2010, Conceptos Fundamentales.

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11
ENFOQUE POR PROCESOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL
IDENTIFICAR Y GESTIONAR SISTEMÁTICAMENTE LOS PROCESOS Y
SU INTERACCIÓN EN LA ORGANIZACIÓN.

PROCESOS ESTRATÉGICOS

VALOR AGREGADO
REQUISITOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE SOPORTE

Proceso = “resultado de un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o

que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”

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12
 ENFOQUE POR PROCESOS EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Identificar las actividades de los
procesos esenciales

Implementar las acciones Determinar la secuencia

necesarias para lograr los e interacción de las actividades de
resultados planificados y la mejora los procesos
continua de estos procesos

Medir, hacer monitoreo y Determinar los criterios

analizar el proceso y métodos para la operación y
control de los procesos

Asegurar la disponibilidad
de recursos e información
necesarios para apoyar la operación
de los procesos

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 LA GESTIÓN DEL RIESGO EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL
Identificación
Análisis
PLANEACION DE LA Evaluación
GESTIÓN DEL
RIESGO COMUNICACIÓN

COMUNICACIÓN
ESTABLECIMIENTO VALORACIÓN DEL
DEL CONTEXTO RIESGO
COMUNICACIÓN

Información
para mejorar
la valoración
TRATAMIENTO DEL
Lecciones
RIESGO
aprendidas
FUENTE:
http://www.comprometerse.org.co/d
rupal/?q=node/8
MONITOREO Y Evitar
REVISIÓN COMUNICACIÓN Mitigar
Transferir

Eficacia y
eficiencia

22V02-V3
14
 REFERENTES NORMATIVOS ASOCIADOS CON EL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE REVISIÓN POR LA
POLITICA
GESTIÓN
DIRECCIÓN HB 139
OBJETIVOS GESTIÓN POR PROCESOS MONITOREO Y
MEDICIÓN
PLANIFICACIÓN RECURSOS

AUDITORÍA INTERNA
PELIGROS Y RESPONSABILIDAD Y AUTORIDADN
RIESGOS
NO CONFORMIDAD,
INCIDENTES Y COMUNICACIÓN
ACCION CORRECTIVA
EMERGENCIAS
Y POREVENTIVA
COMPRAS

CONTRATACIÓN MEJORA

GESTIÓN DOCUMENTAL ANÁLISIS DE DATOS

CONTROL REGISTROS

ENTRENAMIENTO Y COMPETENCIA

DISEÑO Y DESARROLLO

DOSPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN

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15
 REFERENTES NORMATIVOS ASOCIADOS CON
EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
POLITICA ISO GUIA 72
PLANIFICACIÓN

IMPLEMENTACIÓN Y
Necesidades y aspectos OPERACIÓN
críticos
Objetivos
Recursos
Estructura organizacional Operación y control
Planificación operacional
Preparación de
Gestión de Recursos DESEMPEÑO
Humanos
emergencias Control de la
documentación
Comunicación MEJORA
Monitoreo y
Relación con proveedores
medición
y contratistas
Gestión de No
Conformes
Gestión de auditorías Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones de Mejora

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16
REFERENTES NORMATIVOS ASOCIADOS CON
EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
Intereses de NSAI- NATIONAL STANDARDS
partes
AUTHORITY OF IRELAND
interesadas

Gestión

P Estructura
Documental

Organizacional

Planificación y
H
Objetivos

Recursos
Gestión de
Operaciones

Revisión
A Gerencial

Medición, análisis y
v mejora

22V02-V3
17
 REFERENTES NORMATIVOS ASOCIADOS CON
EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
POLITICA PASS 99
PLANIFICACIÓN

APLICACIÓN Y
Identificación de aspectos, OPERACIÓN
riesgos, necesidades
Identificación de requisitos
legales
Planificación de contingencias EVALUACIÓN DEL
Objetivos Control operacional DESEMPEÑO
Estructura organizacional Gestión de Recursos
Gestión documental
Comunicación MEJORA
Seguimiento y
medición
Evaluación del
cumplimiento
Gestión de No
Conformes Acciones Correctivas
Gestión de auditorías Acciones Preventivas

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Elementos de entrada
Elementos de salida

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ESTRUCTURA DE ALTO NIVEL
1. Objeto y campo de aplicación

2. Referencias normativas

3. Términos y definiciones

4. Entender el contexto de la organización, su SG y

sus procesos

5. Liderazgo, política y responsabilidades

6. Procesos para la planificación y consideración de

riesgos y oportunidades

7. Procesos para el apoyo, incluyendo recursos, a las

personas y la información
8. Procesos operativos relativos a los clientes y a los
productos y servicios

9. Procesos para la evaluación del desempeño

10. Procesos para la mejora

22V02-V3
19
ESTRUCTURA DEL PROCESO DE INTEGRACIÓN
DE SISTEMAS DE GESTIÓN
UNE 66177

DESARROLLO DEL PLAN

Beneficios esperados
Análisis del contexto
Seguimiento y mejora Selección del nivel de
del sistema integrado integración
Elaboración del plan de
integración
Apoyo de la alta
REVISIÓN Y MEJORA AP dirección
DEL SISTEMA
INTEGRADO V H
Evaluación de la eficacia IMPLEMENTACIÓN
del plan de integración
DEL PLAN

22V02-V3
20
CAPITULO 3.
AUDITORIA AL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL.
FUNDAMENTOS GENERALES.

22V02-V3
21
22V02-V3 21
 CONCEPTUALIZACIÓN RELACIONADA CON
LA AUDITORÍA PARA LOS SISTEMAS
INTEGRADOS DE GESTIÓN.

 Conceptos relativos a la auditoría

 Principios de auditoría

 Auditoría como proceso

22V02-V3
22
 CONCEPTOS RELATIVOS A LA AUDITORÍA
Criterios de la Evidencia de la
auditoría auditoría

Hallazgos de la
Objetivos
auditoría

Conclusiones de
auditoría

Riesgos AUDITORÍA

Programa de
auditoría
Competencia
Equipo auditor
Cliente de la
Auditoría Experto técnico
Auditado AUDITOR
Guía Observador

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PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
DEL AUDITOR

INTEGRIDAD

DEBIDO CUIDADO PRESENTACIÓN

PROFESIONAL ECUÁNIME

CONFIDENCIALIDAD

ENFOQUE
INDEPENDENCIA BASADO EN LA
EVIDENCIA

DEL PROCESO
DE AUDITORÍA

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 LA AUDITORÍA COMO PROCESO

¿Por qué la auditoría como proceso?

• Tiene un objetivo específico
• Tiene actividades muy propias diferentes a los de los otros procesos,
apoyada en métodos específicos.
• Requiere competencias especiales por parte del personal que desarrolla
las actividades
• Cuenta con recursos propios
• Requiere niveles de independencia
• Se desarrolla de manera continua dentro de la organización
• Requiere de responsabilidad y autoridad particulares
• Sus resultados son medibles
• Sus métodos y resultados pueden mejorar permanentemente

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25
 LA AUDITORÍA COMO PROCESO

¿Por qué la auditoría como un proceso?

• Aunque es recomendable que las auditorías sean vistas como un

procesos en la mayoría de las empresas, dado que presentan
muchas ventajas, las organizaciones deben analizar y decidir su
aplicación como proceso teniendo en cuenta algunos criterios
importantes:
• Tamaño de la organización (procesos, líneas de producto o
servicios, número de empleados)
• Independencia de los auditores
• Competencia de auditores
• Costos de la implementación como proceso y de la generación
de las competencias
• Oportunidad en la obtención de la información
• Disponibilidad de los auditores internos para el desarrollo de las
auditorías

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26
 FACTORES ÉXITO EN LA REALIZACIÓN DE
AUDITORÍAS INTEGRADAS
1. La competencia del auditor, específicamente en temas relacionados con la identificación de las
INTERRELACIONES entre los sistemas evaluados.

2. Planificación adecuada de una auditoría integrada, tomando en consideración los aspectos

críticos que afectan de manera integrada al sistema (por ejemplo requisitos legales, estructura
y orientación de la política integrada, identificación de los controles operacionales orientados
a garantizar el cumplimiento de requisitos clave definidos para el sistema) -AUDITORÍAS
BASADAS EN RIESGO.

3. Distribución eficiente de los recursos, especialmente los relacionados con la asignación de

tiempos para las auditorías integradas, tomando en consideración que su ejecución es mayor
al de una auditoría a un solo sistema.

4. Preparar los documentos de trabajo en función de la identificación clara de los componentes

integrados y homólogos de los sistemas de gestión, pues ello garantiza la optimización de los
tiempos empleados para las auditorías.

5. La auditoría debe aportar valor agregado a la organización, en función de determinar

claramente la capacidad del sistema “integrado” para dar cumplimiento a los requisitos de las
partes interesadas, evitando evaluar la eficacia individual de los sistemas que lo componen, así
como la determinación del grado de aporte a la estrategia de la organización.

22V02-V3
27
CAPITULO 4.
EL PROCESO DE AUDITORÍA AL
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

22V02-V3
28
22V02-V3 28
 EL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DESDE
LA PERSPECTIVA DE AUDITORÍA

 Enfoque de la estructura del sistema de gestión integral para la

auditoría.

 Enfoque de la metodología de auditoría al sistema de gestión integral

bajo el modelo PHVA

A. Planificación de la auditoría

B. Realización de la auditoría

C. Seguimiento y revisión del proceso

D. Mejora
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29
 ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.
ENTORNO

IDENTIFICACIÓN
ESTRATEGIA Organización
DE REQUISITOS

DESPLIEGUE

Gestión del
riesgo IMPLEMENTACIÓN Aliados y
Y OPERACIÓN Recursos
ORIENTACIONES
ESTRATÉGICAS

ASEGURAR EL
CONTROL SOBRE
LAS DESVIACIONES
GESTIÓN DE
ANOMALÍAS

ANÁLISIS DE
DATOS
SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN
ANÁLISIS DE
REVISIÓN DEL DATOS
SISTEMA

MEJORAMIENTO
GESTIÓN DE LA
INNOVACIÓN

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 ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.
ENTORNO Identificación de riesgos y oportunidades.
ORGANIZACIONAL

Necesidades de partes interesadas y sus

IDENTIFICACIÓN requisitos
DE REQUISITOS Identificación de requisitos legales y otros
requisitos
Identificación de requisitos técnicos de
producto/servicio

Gestión del
riesgo

•Identificación
•Análisis
•Evaluación

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31
 ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.
Evaluar el despliegue de los
riesgos para el sistema de gestión
integrado, centrándose en aquellos
que impacten la estrategia de la
organización
Gestión del
riesgo

ESTRATEGIA Organización

DESPLIEGUE Organigrama
Roles y responsabilidades
Flexibilidad para abordar los cambios
Establecimiento de Políticas del entorno
Establecimiento de Objetivos e indicadores claves
de éxito.
Establecimiento de Programas de Gestión
Identificación de recursos críticos

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32
ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.
Proveedores
Competencia del personal
Aliados y Recursos económicos y
Recursos financieros
Gestión de Infraestructura

OPERACIONES CLAVE

IMPLEMENTACIÓN Y Diseño del producto/servicio, tomando en

OPERACIÓN consideración de aspectos ambientales en
ASEGURAR EL el desarrollo del producto, a través de la
CONTROL SOBRE
LAS DESVIACIONES
evaluación del ciclo de vida.
Comunicación (interna-externa)
Controles operativos
Gestión de la información documentada
GESTIÓN DE
ANOMALÍAS

Gestión de No Conformes
Quejas y reclamos
Gestión de incidentes
Gestión de emergencias

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33
 ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.

Proveedores
Competencia del personal
Aliados y Recursos económicos y financieros
Recursos Gestión de Infraestructura (incluye
información)

OPERACIONES CLAVE La orientación de los métodos de control en procesos, deberían

estar orientados a:
1. Asegurar el logro de los objetivos de los procesos en cuanto
IMPLEMENTACIÓN Y a eficacia y eficiencia, centrándose en aquellos que
OPERACIÓN aportan al a estrategia de la organización.
ASEGURAR EL 2. Garantizar el cumplimiento de los requisitos del proceso,
CONTROL SOBRE incluidos los relacionados con referentes normativos de
LAS DESVIACIONES sistemas de gestión
GESTIÓN DE 3. Mantener la variación del proceso dentro de los límites
permisibles.
ANOMALÍAS 4. Controlar las actividades relacionadas con los riesgos
críticos identificados en los procesos

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34
ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.
Cumplimiento de
objetivos y programas

SEGUIMIENTO Productos
Y MEDICIÓN Procesos
Uso de recursos
Gestión de auditorías

ANÁLISIS Percepción de partes

DE DATOS
interesadas
Cumplimiento legal

INDICADORES CLAVE
DE DESEMPEÑO

“BALANCED SCORECARD”

22V02-V3
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 ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.
Comprender las necesidades y expectativas presentes y
futuras de partes interesadas.
Productos y actividades existentes que proporcionan
actualmente el mayor valor a las partes interesadas.
SEGUIMIENTO La evolución de la demanda de los productos de la
Y MEDICIÓN organización a largo plazo
Evaluar los mercados y las tecnologías actuales y emergentes
Cambios actuales y esperados en los requisitos
legales y reglamentarios
Las nuevas competencias que podrían necesitarse
ANÁLISIS Necesidad de recursos naturales y su protección a largo plazo
DE DATOS

INDICADORES CLAVE
DE DESEMPEÑO
Necesidades y expectativas de todas las partes
interesadas
Eficacia y eficiencia de los procesos
Rentabilidad y el rendimiento financiero
Requisitos legales y reglamentarios.

22V02-V3
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LÓGICA DEL SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN EN
SISTEMAS INTEGRADOS
PARTES INTERESADAS

SISTEMA

PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3 PRODUCTO/SERVICIO

PROCESOS DESVIACIÓN

22V02-V3
37
 ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.

Acciones correctivas
MEJORAMIENTO Acciones preventivas
Acciones de mejora

GESTIÓN DE LA
INNOVACIÓN

Acciones encaminadas a mejorar la eficacia

y eficiencia de los procesos, incluyendo el
Productos, procesos y sus interfaces, incluyendo de mejora
disposiciones para el aseguramiento de la
integridad de los trabajadores y el desempeño Acciones orientadas al aseguramiento del
ambiental aprendizaje continuo organizacional y de
Estructuras de la organización, los individuos (gestión del conocimiento)
Sistemas de gestión,
Aspectos humanos y culturales,
Infraestructura, ambiente de trabajo y la
tecnología.
Relaciones con las partes interesadas pertinentes

22V02-V3
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 ENFOQUE DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL PARA LA AUDITORÍA.
ENTRADAS

Resultados de auditoría
Retroalimentación partes interesadas
ORIENTACIONES Estado de acciones de mejora
ESTRATÉGICAS Cambios del entorno que puedan afectar el
AJUSTADAS A LAS
CONDICIONES DEL desempeño organizacional
ENTORNO
REVISIÓN DEL Desempeño organizacional.
SISTEMA Seguimiento entorno organizacional
Evaluación integral del riesgo

RESULTADOS
Decisiones en la Estrategia y la
política
Mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus
procesos
Mejora del producto en relación con los requisitos del cliente
Necesidades de recursos.
Cambios potenciales a largo plazo en las necesidades y expectativas
de las partes interesadas
Nuevas competencias que podrían necesitarse
Asignación de recursos para garantizar el cumplimiento de las
orientaciones estratégicas formuladas.
Planificar y priorizar innovaciones

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39
ENFOQUE DE LA METODOLOGÍA DE AUDITORÍA AL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL BAJO EL MODELO PHVA
PROCESO DE AUDITORIA - ISO 19011

Objeto y campo de aplicación

Referencias normativas

Términos y • Términos y las definiciones dadas en la norma

definiciones ISO 9000:2005, ISO/IEC 17021:2011.

Principios de • principios fundamentales relacionados

con los auditores y la auditoría en si
auditoría misma.

22V02-V3
40
ENFOQUE DE LA METODOLOGÍA DE AUDITORÍA AL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL BAJO EL MODELO PHVA
PROCESO DE AUDITORIA - ISO 19011

Gestión de un • Establecimiento y gestión de programas

de auditoría dirigidas hacia un propósito
programa de específico. Responsabilidades, objetivos,
auditoría coordinación de actividades y recursos

Actividades de • Realización de auditorías de sistemas de

auditoría gestión.

Competencia de los • Determinación de competencias, criterios

de evaluación, selección del método de
auditores evaluación, realización de evaluación.

22V02-V3
41
 ENFOQUE DE LA METODOLOGÍA DE AUDITORÍA AL SISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL BAJO EL MODELO PHVA
PROGRAMA DE AUDITORÍA

REALIZACIÓN DE
OBJETIVOS ACTIVIDADES

FUENTES DE
INFORMACIÓN
ESTABLECIMIENTO
RECOPILACIÓN
MEDIANTE MUESTREO.

IMPLEMENTACIÓN Evidencias de auditoría H

EVALUACION FRENTE

SEGUIMIENTO P A CRITERIOS DE
AUDITORÍA

Hallazgos de auditoría

REVISIÓN
REVISIÓN Y MEJORA

CONCLUSIONES DE
INICIO AUDITORÍA AUDITORÍA

PREPARACIÓN PREPARACIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DEL
ACTIVIDADES
INFORME
V
FINALIZACIÓN SEGUIMIENTO
A
22V02-V3
42
 PROGRAMA DE AUDITORÍA
• Verificar la conformidad con los requisitos contractuales
• determinar la eficacia del sistema de gestión
OBJETI- • Alineación de los objetivos de los sistemas de gestión con las directrices organizacionales.
VOS
• Contribuir a la mejora del sistema de gestión y a su desempeño IDENTIFICACIÓN Y
VALORACIÓN DE
P • Definición de objetivos, alcance y criterios
RIESGOS

• Definición de métodos de auditoría

ESTABLE • Definición del calendario
CIMIENT • Comunicación del programa
O • Asegurar los recursos para la realización de las auditorías

• Realización de las auditorías dentro del calendario acordado, según procedimientos establecidos.
H IMPLE-
MENTA-
• Salvaguarda de los registros asociados
TRATAMIENTO DE
CION RIESGOS

• Cumplimiento de los objetivos del programa

• Evaluar la competencia de los auditores
V MIENTO
SEGUI-
• Evaluar la conformidad con los procedimientos de auditoría aplicados SEGUIMIENTO Y
MEDICIÓN DE LOS
RIESGOS

• Revisión del programa en función de la capacidad para cumplir los objetivos establecidos.
A MEJORA
ACCIONES DE
MEJORA SOBRE LOS
RIESGOS DEL
PROGRAMA

22V02-V3
43
 DESPLIEGUE DE LOS OBJETIVOS DENTRO DE UN PROCESO DE AUDITORÍA

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ORGANIZACIONALES

POLITICA (5.2- ISO 9001:2015)

(4.3.3- OHSAS 18001:2007)
(5.2- ISO 14001:2004)
OBJETIVOS DE
LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN (6.2. ISO 9001:2015)
(4.3.3 OHSAS 18001:2007)
(6.2. ISO 14001:2004)

(5.2 ISO 19011:2011)

OBJETIVOS
DEL PROGRAMA

OBJETIVOS (5.4.2 ISO 19011:2011)

DE AUDITORÍAS
INDIVIDUALES
EQUIPO AUDITOR
COMPETENCIA DEL AUDITOR:
Aptitud para aplicar conocimientos
y habilidades para alcanzar los
objetivos planteados (los
relacionados en plan de auditoría).

22V02-V3
44
 PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA

CONTACTO PREVIO

• Establecer los canales de comunicación con el

representante del auditado.
• Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditoría,
• Proporcionar información sobre los objetivos y
alcance de la auditoría
• Identificar las restricciones de información que posea DETERMINACIÓN DE
el proceso que no permitan su revelación VIABILIDAD
(confidencialidad).
• Proporcionar información sobre las fechas y la duración
INFORMACIÓN SUFICIENTE
propuestas y la composición del equipo auditor, PARA PLANIFICACIÓN DE
• Solicitar acceso a los documentos pertinentes, AUDITORÍA
incluyendo los registros.
• Hacer los preparativos para la auditoría. COOPERACIÓN DEL
• Acordar la asistencia de observadores y la necesidad AUDITADO
de guías para el equipo auditor.

SUFICUENCIA DE TIEMPOS
Y RECURSOS

22V02-V3
45
 PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA
PROCESO DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PARA PREPARACIÓN DE
DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS IN-SITU

Detectar brechas o carencias Determinar la conformidad del sistema

AUDITORÍA INTERNA con los criterios de auditoría.
Facilitar la preparación del Plan 19011
Reunir información para apoyar las
actividades de auditoría

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA IN-SITU

AUDITORÍA

ETAPA 1 AUDITORÍA CERTIFICACIÓN ETAPA 2

17021 Determinar la conformidad del sistema
Determinar la conformidad del
sistema documentado con los con los criterios de auditoría.
criterios de auditoría
Reunir información para apoyar las
Facilitar la preparación del Plan actividades de auditoría

La información proporcionada en los

documentos debe ser:
Completa
Correcta
Coherente
Vigente

22V02-V3
46
 PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA
PROCESO DE ANÁLISIS DE DOCUMENTOS PARA PREPARACIÓN DE
DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS IN-SITU

Identificar Usuarios
requisitos de Trabajadores
partes Clientes
interesadas Sociedad-comunidades

Identificar el Ubicación dentro del mapa de

proceso procesos y su función principal

Objetivos
Entender el Interacciones
proceso Actividades (PHVA)
Productos/servicios

Planes estructurados para la gestión

Controles establecidos
Entender la Documentos
gestión del Registros
proceso Resultados de la gestión (indicadores)
Acciones tomadas frente a resultados

22V02-V3
47
 PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA
PLAN DE AUDITORÍA

J Objetivo y alcance de la auditoría

J Criterios de la auditoría.
J Agenda (Fechas, lugares y tiempo)
J Procesos a ser auditados.
J Equipo Auditor
J Recursos
Planificar toda la auditoría bajo el
enfoque PHVA
Centrar la auditoría en los factores claves
de éxito en los procesos.
Dedicar mayor tiempo a los procesos que
presenten un desempeño deficiente
Tener en cuenta el Plan de muestreo
para definir los tiempos de auditoría
Revisión de los Planes de acción de los
hallazgos encontrados en las auditorías
pasadas.

TECNICAS DE AUDITORÍA BASADA EN

EQUIPO AUDITOR
MUESTREO RIESGOS

22V02-V3
48
VARIABLES QUE PUEDEN DETERMINAN LA CONFIGURACIÓN DEL
PLAN DE MUESTREO
VARIABLES A
FACTORES CARACTERISTICAS
CONSIDERAR

OBJETIVOS DE OBJETIVOS DE LA
INFERENCIA AUDITORÍA

No. Procesos
COMPLEJIDAD DE
Nivel de documentación
LOS SISTEMAS
Volumen de información

Tamaño.
TAMAÑO Y TIPO DE Sedes.
CARACTERÍSTICAS ORGANIZACIÓN Tipos de
DE LA POBLACIÓN servicios/productos

ESTACIONALIDAD Niveles de mayor y

DEL SERVICIO menor demanda

RECURSOS Tiempos
ASIGNADOS PARA Auditores (cantidad y
LA AUDITORÍA competencia)

NIVEL DE
Nivel de No Conformes
VARIABILIDAD DE ESTABILIDAD DE
Nivel de reclamaciones
LA POBLACIÓN LOS PROCESOS
Tendencia de indicadores
-Control de proceso-

22V02-V3
49
 PLANIFICACIÓN DE UNA AUDITORÍA
BENEFICIOS Y PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO

BENEFICIOS:
PARA SU PREPARACIÓN
Aclarar ideas TENER EN CUENTA
Apoyar las labores de preparación de la auditoría LOS OBJETIVOS Y
Corresponder claramente con el desarrollo del CRITERIOS DE
AUDITORÍA
proceso (PHVA).
Conocer los antecedentes del área, proceso o Es conforme con las disposiciones planificadas.
actividad que será auditada.
Es conforme con los requisitos de ISO 9001, ISO 14001 y

OBJETIVOS
Facilitar la revisión de la normatividad relativa al OHSAS 18001.
tema.
Es conforme con los requisitos del SGI establecidos por la
Identificar las relaciones entre los diferentes organización.
documentos de los sistemas de gestión
Se ha implementado.
Conocer las operaciones, dinámica, actividades y
su organización. Se mantiene de manera eficaz.
Facilitar la revisión de las medidas o controles Proporcionar información a la dirección sobre los
internos. resultados de las auditorías
Establecer pautas para actividades que requieran
MUESTREO
Recolectar la información requerida para
presentación de hallazgos IDENTIFICAR CLARAMENTE LAS
INTERRELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS DE
GESTIÓN.

22V02-V3
50
 ENFOQUE DE LA METODOLOGÍA DE AUDITORÍA EN ELSISTEMA DE
GESTIÓN INTEGRAL BAJO EL MODELO PHVA

REALIZACIÓN DE
PROGRAMA DE AUDITORÍA

OBJETIVOS ACTIVIDADES

FUENTES DE
INFORMACIÓN
ESTABLECIMIENTO
RECOPILACIÓN
MEDIANTE MUESTREO.

IMPLEMENTACIÓN Evidencias de auditoría H

EVALUACION FRENTE

SEGUIMIENTO
P A CRITERIOS DE
AUDITORÍA

Hallazgos de auditoría

REVISIÓN
REVISIÓN Y MEJORA

CONCLUSIONES DE
INICIO AUDITORÍA AUDITORÍA

PREPARACIÓN PREPARACIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DEL
ACTIVIDADES
INFORME
V
FINALIZACIÓN SEGUIMIENTO
A
22V02-V3
51
 CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA
REUNION DE APERTURA

Presentación del equipo auditor

Confirmación de la agenda

Confirmación de objetivos,
alcance y criterios
APERTURA

Canales de comunicación a ser

empleados

Confirmación de los recursos para

realizar el proceso

Detalle de aspectos relacionados

con la confidencialidad de la
información

Recursos críticos
del proceso

22V02-V3
52
 CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA

Identificación ENTREVISTAS
requisitos

Identificación de los OBSERVACIÓN

objetivos
DOCUMENTOS
Planificación
del proceso Entradas del proceso

Documentación
Registros
Recursos críticos
Implementación y operación
-al proceso y sus recursos-

Salidas del proceso

Medición

Gestión de Anomalías
MUESTREO
Evaluación del
desempeño
Planes de mejora

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RECOLECTAR EVIDENCIAS: LA REVISIÓN DE
DOCUMENTOS
La forma: formato, codificación, nombre,
estructura, presentación

El fondo: vigencia, correcta, consistencia,

claridad, suficiencia, cumplimiento,

La vivencia: registro, distribución,

divulgación, capacitación, aplicación,
conformidad, revisión, actualización,
control de cambios, control de obsoletos.

La técnica: examinar los documentos a

nivel general y aplicar zoom, o
profundización siguiendo el orden
jerárquico

22V02-V3
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RECOLECTAR EVIDENCIAS: LA REVISIÓN DE
REGISTROS
El fondo: legibles, identificables,
rastreables

Lo vivido: identificación, archivo, acceso,

clasificación, índice, preservación,
retención, disposición

La técnica: representativo (raiz cuadrada

del total), al azar, de un intervalo de tiempo
crítico examinar siguiendo la secuencia
operativa del proceso, siguiendo el rastro
de los registros previos y los precedentes
(trazabilidad), según Plan de Muestreo
estructurado

22V02-V3
55
 CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA
ESCUCHA ACTIVA

Pregunta ¿Respuesta Si
Inicio abierta Decisión
OK?

No

Pregunta
de sondeo

Si
¿Respuesta
OK?

No
Si

No ¿Requiere más Si Pregunta ¿Respuesta

información? cerrada OK?
No

22V02-V3
56
 CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA
GENERACIÓN DE HALLAZGOS Y CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

Hechos Revisión de documentos Declaraciones

EVIDENCIAS DE AUDITORIA
CONFORMIDAD Buenas práctica
Oportunidades de mejora
HALLAZGOS Observaciones
NO CONFORMIDAD Debilidades

CRITERIOS DE LA AUDITORIA
Leyes, normas, procedimientos, políticas

OBJETIVOS DE LA OBJETIVOS DEL

AUDITORÍA PROGRAMA

ESTRATEGIA
ORGANIZACIONAL

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57
 CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA
ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA REDACTAR UNA NO
CONFORMIDAD

Objetiva, basada en hechos y

evidencias precisos.

Dirigida al qué, cuándo, dónde Identificar las condiciones o

Su estructura debe ser lo
suficientemente clara
(convincente) para una
persona que no ha participado
en la ejecución de la auditoría
asuntos deficientes, según se
les mida en comparación con
los criterios establecidos.
Basado en una labor de
auditoría suficiente para
respaldar las conclusiones
generadas.

Con importancia relativa que

amerite su desarrollo.

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58
 CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA
DESCRIPCIÓN DE UNA NO
CONFORMIDAD
PREGUNTA DESCRIPCIÓN

¿CÓMO? ¿Cómo se identificó el Registros, evidencias objetivas

hallazgo?

¿DÓNDE? ¿Dónde está ocurriendo el Identificar dónde se evidencio la situación

efecto?

¿QUÉ? ¿Cuál es el efecto? Qué es lo que está mal, qué es lo adverso

¿CUÁNTO? ¿Con qué frecuencia se viene Estimar la frecuencia con que ha aparecido el
presentando el efecto? problema.

¿POR QUÉ? ¿Por qué es un problema? Qué se está incumpliendo?: Una especificación,
un principio, una directriz

22V02-V3
59
 CONDUCCIÓN DE UNA AUDITORÍA
REUNIÓN DE CIERRE

Recordar el tratamiento de
confidencialidad y protección de
la información suministrada

Confirmar el objetivo alcance,

criterios y modificaciones que
hayan surgido.
CIERRE

Exponer el grado de
conformidad global del sistema
integrado de gestión con los
criterios .

Exponer una valoración global

del grado de madurez del
sistema integrado

Presentar los hallazgos de la

auditoría.

22V02-V3
60
 ENFOQUE DE LA METODOLOGÍA DE AUDITORÍA EN EL SISTEMA
DE GESTIÓN INTEGRAL BAJO EL MODELO PHVA
PROGRAMA DE AUDITORÍA

REALIZACIÓN DE
OBJETIVOS ACTIVIDADES

FUENTES DE
INFORMACIÓN
ESTABLECIMIENTO
RECOPILACIÓN
MEDIANTE MUESTREO.

IMPLEMENTACIÓN Evidencias de auditoría H

EVALUACION FRENTE

SEGUIMIENTO P A CRITERIOS DE
AUDITORÍA
Hallazgos de auditoría

REVISIÓN
REVISIÓN Y MEJORA

CONCLUSIONES DE
INICIO AUDITORÍA AUDITORÍA

PREPARACIÓN PREPARACIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DEL
ACTIVIDADES
INFORME
V
FINALIZACIÓN SEGUIMIENTO
A
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 PREPARACIÓN DEL INFORME Y FINALIZACIÓN
DE LA AUDITORÍA
CONCLUSIONES DE AUDITORÍA Y DIVULGACIÓN DEL INFORME

• Nivel de Integración del Sistema

• Grado de adecuación (conformidad) con relación a los referentes
tomados en consideración
• El grado de “evolución” de la mejora continua experimentado
• Determinación del grado de eficacia del sistema de gestión integrado,
en función del cumplimiento de los objetivos trazados.
• Incluir un apartado donde se especifiquen de manera global ventajas
de la integración de los sistemas, con el objeto de poder
POTENCIALIZAR la identificación de VENTAJAS COMPETITIVAS al
interior de la organización.

Objetivo de evaluación Conclusión

Realidad Vs Criterios El sistema de gestión es Conveniente para la organización
El sistema de gestión es Eficaz para el cumplimiento de las
Realidad Vs Objetivos
expectativas de la organización
El sistema de gestión es Adecuación para las necesidades de la
Criterios Vs Objetivos
organización

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62
 PREPARACIÓN DEL INFORME Y
FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

CARACTERÍSTICAS DEL INFORME

ATRIBUTO DESCRIPCIÓN
Especifico Se enfoca en los problemas de control.
Significativo Identifica que lo requerido por los usuarios
del reporte en términos de alcanzar las
metas y objetivos organizacionales.
Orientados a resultados
Oportunos Especifica el alcance y
parámetros de los hallazgos
oportunamente.

22V02-V3
63
 ENFOQUE DE LA METODOLOGÍA DE AUDITORÍA EN EL SISTEMA
DE GESTIÓN INTEGRAL BAJO EL MODELO PHVA
PROGRAMA DE AUDITORÍA

REALIZACIÓN DE
OBJETIVOS ACTIVIDADES

FUENTES DE
INFORMACIÓN
ESTABLECIMIENTO
RECOPILACIÓN
MEDIANTE MUESTREO.

IMPLEMENTACIÓN Evidencias de auditoría H

EVALUACION FRENTE

SEGUIMIENTO P A CRITERIOS DE
AUDITORÍA
Hallazgos de auditoría

REVISIÓN
REVISIÓN Y MEJORA

CONCLUSIONES DE
INICIO AUDITORÍA AUDITORÍA

PREPARACIÓN PREPARACIÓN Y
DISTRIBUCIÓN DEL
ACTIVIDADES
INFORME
V
FINALIZACIÓN SEGUIMIENTO
A
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64
 MEJORA DEL PROCESO DE AUDITORÍA
EVIDENCIAS OBJETIVAS PARA DEMOSTRAR LA
IMPLEMENTACIÓN EFICAZ DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS.

Problema

Análisis de Análisis de
eficacia causas

EVIDENCIAS

Plan de SUFICIENTES
Implementación
acción
PERTINENTES

COMPETENTES

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65
 MEJORA DEL PROCESO DE AUDITORÍA

SEGUIMIENTO AL PROCESO DE AUDITORÍA, COMO

MECANISMO PARA IMPULSAR SU MEJORA.

Verificar la implementación de las

acciones
SEGUIMIENTO DE
UNA AUDITORÍA Verificar la eficacia de las
acciones

La realización de los planes de acción no es garantía de la

eficacia de las acciones frente a los hallazgos identificados

22V02-V3
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Quieres darnos tu opinión?, presentar una queja o
reclamo?... sugerencia o reconocimiento?...

Te invitamos a escribirnos al correo electrónico

cliente@icontec.org

GRACIAS!!

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