IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La importancia de evaluar la documentación de una empresa radica en el hecho de

que ésta hace parte de su capital intelectual, es decir, es el saber hacer que se ha
ido adquiriendo con la experiencia y con el transcurrir de los años de operación de
la compañía; por consiguiente, si su información no es debidamente documentada
y preservada, ese robusto conocimiento se perdería.
El hecho de evaluar la información documentada nos arroja una serie de beneficios
que no pueden menospreciarse, siendo una de las más importantes el garantizar la
estandarización de los procesos; ya que la información que no se encuentra escrita,
se transforma en una información de boca a boca, que va perdiendo validez y
legitimidad en quienes la trasmiten, y durante ese proceso de comunicación se va
tergiversando hasta el punto que sus actividades derivadas originen una serie de
operaciones empíricas que no ayudan a cumplir con los requerimientos del proceso.
Sin embargo, para alcanzar esa estandarización de procesos, es importante que las
organizaciones se referencien de elementos tan significativos como lo es la norma
NTC ISO 9001, y acorde con sus requerimientos, ir implementando de manera
secuencial, gradual y organizada el Sistema de Gestión de la Calidad.
En gran parte de las empresas que implementan el Sistema de Gestión de la
Calidad (SGC), se comparten aspectos comunes que se constituyen en errores de
no conformidad, es decir, en incumplimiento de los parámetros estipulados por la
norma, ya sea de manera completa o parcial. Algunos ejemplos serían el no firmar
los documentos por la alta dirección, o el no divulgar tanto al cliente interno como
externo el SGC.
Estos errores fácilmente se pudiesen evitar si dentro del proceso de implementación
del Sistema de Gestión de la Calidad, se adoptase una etapa de EVALUACIÓN; en
donde todas las personas involucradas aporten su “granito de arena” para
dictaminar si lo que se está documentando es correcto o no, si lo allí estipulado
aplica o no a la realidad misma de la compañía, si se está cumpliendo con todos los
requerimientos que la norma exige, si lo que se está redactando es explícito y
comprensible, o tiende a ser implícito y ambiguo.
Es necesario que en ese proceso de evaluación, toda la información a documentar
sirva como herramienta de seguimiento, trazabilidad y demostración de las
diferentes actividades, acciones, fases, recursos y decisiones que se hayan
adoptado en la organización; con el fin mismo de que todas las personas se
direccionen al logro de los objetivos y de las metas de calidad propuestas.
Una correcta evaluación de la información documentada facilitará el éxito total de
sus procesos y la satisfacción final de sus clientes internos y externos; pues se dará
cumplimiento a una famosa afirmación de que “la documentación debe servir a los
procesos y no los procesos servir a los documentos”, permitiendo un eficiente flujo
de la información documentada y una mejor gestión en la administración
documental.