ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Tema:

Ensayo Importancia de Los Archivos

Aprendiz:

Instructor:

Servicio nacional de aprendizaje (SENA)

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1846230)

2019
Origen del archivo: El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la
organización social de la humanidad, sus orígenes se podrían remontar a la aparición de la
escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios, eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de

personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad).
También hay mucha documentación militar (registros de soldados) y también documentación
privada.

Evolución del archivo:

La edad antigua: los archivos de palacio

El más antiguo significado de !a palabra archivo es lugar donde se conservan los documentos
(Sandri: 1969,107. Lodoloni: 1990,50). Los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones eran
los lugares por excelencia para la constitución de estos depósitos. Los más antiguos se remontan al
4000 a. C., en el Antiguo Oriente, En la ciudad de Ebla, en Mesopotamia, se han encontrado
numerosas tablas de barro, dispuestas en estantes de madera y en distintas salas: grandes
volúmenes de documentos, órdenes de gobierno, sentencias judiciales, cuentas, actos privados,
que indican la existencia de una sociedad muy organizada en el momento en que fue truncada. Así
mismo, los palacios de Lagash, Maarí, Nínive, Ugarit, etc.

La Edad Media: los “tesoros de cartas”

La caída del Imperio Romano supuso la desaparición de la compleja administración que había
desarrollado; más aún, se derrumbó la idea romana de salud pública y bien común frente al ideal
de vida privada, que se convirtió en factor predominante de la nueva civilización. Del Estado como
res pública se pasó a la consideración del Estado propiedad personal de quien ejercía el gobierno.
En consecuencia, la noción de archivo público de la época anterior desapareció. El derecho o
facultad para crear archivos, ius archivi, transmitido a la Edad Media por el Código Justiniano,
correspondería a quienes gozaban de la autoridad para legislar: emperadores, soberanos y
pontífices (Lodoloni: 1991, 52-56).

La edad moderna: los archivos de estado

A mediados del siglo XVI se establece un nuevo sistema administrativo, el estado moderno, que
desaparecerá con las revoluciones burguesas de final de siglo XVIII y primera mitad del XIX. Este
sistema de gobierno, caracterizado por unas monarquías absolutistas y centralizadoras, provoco el
nacimiento de los primeros archivos de estado, en los que se concentró toda la documentación
generada por la corona. Era el momento de reunir los documentos que concernían al gobierno del
estado, y que se habían mantenido dispersos hasta entonces en manos de consejeros, secretarios,
diplomáticos y demás miembros que ejercían las funciones de gobierno junto al rey. La noción de
propiedad de los archivos fue sustituida por la de archivos públicos, “depositarios de los
documentos concernientes al estado y cuya conservación era o podía ser de interés público”
(Favier. 1959,22). El archivo se convirtió en un elemento fundamental de la maquinaria
administrativa y, por tanto, adquirió una función predominanmente jurídico-política.
Los archivos pontificios, situados hasta el siglo XVI en tres grandes depósitos, el castillo del santo
ángel, la cámara apostólica y las secretarias de estado, fueron reunidos en 1611 en un único
deposito: el archivo secreto vaticano (Favier.1959, 26). También en España crearon importantes
archivos, como el de simancas en 1540, y el de indias en 1788.

La época contemporánea: los archivos nacionales

La revolución francesa provoco un giro en la historia europea que repercutió decisivamente en la

consideración del archivo. Nación un nuevo concepto: la soberanía nacional; era el advenimiento
del estado de derecho y, ligado a ello, los principios de responsabilidad, garantía de eficacia y
justicia de la actuación de la administración hacia el administrado. Por tanto, ahora el archivo pasa
a ser considerado garantía de derechos de los ciudadanos y jurisprudencia de la actuación del
estado. Adeamas, en el siglo XIX surgió un fenómeno común a toda Europa: un fuerte sentimiento
nacionalista que llevo a buscar en su pasado las raíces de la identidad nacional. Se desarrolló la
historiografía científica, que encontraba en los documentos archivísticos los elementos de la
investigación histórica. Como consecuencia de ello, se produjo la concentración de los archivos de
las instituciones públicas y privadas del antiguo régimen en un único archivo: el archivo, quien fue
abierto a la investigación.

Los archives nationales de Francia se crearon en 1789; el public office, en el reino único, en 1851;
en España, el archivo general central del reino en 1858 y el Archivo Histórico Nacional en 1866; y
el Archivio di Stato en Roma, en 1871 (Casanova: 1928,416-417; Favier: 1959,39-51). A partir de
este momento, los documentos procedentes de la administración central deberían ingresar en
estos archivos. Así pues, los archivos habían adquirido una doble dimensión: por un lado, eran
custodios de los deberes y derechos de los ciudadanos, y, por otro, memoria del pasado de la
nación y por ello objeto de investigación histórica. Sin embargo, hasta mediados del siglo xx
desarrollaron sobre todo esta segunda dimensión, actuando como verdaderos laboratorios de la
historia (Bautier: 1968) y dejaron de lado la función, que había primado hasta entonces, de
servicio a la administración.

Actualidad:

Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a muchos
ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la informática
para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después empezó a crecer
el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se almacenaban en el
mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a documentos
electrónicos de archivo. Los archivos también han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya
que deben adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrónicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar, salvaguardar y
preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y comprensibles. Las actividades que
se incluyen en la función del archivo comienzan en la primera etapa del ciclo de vida de los
documentos y terminan al final de dicho ciclo, y han de tener presente el objetivo principal del
archivo, que es asegurar la creación y la preservación del valor probatorio de las actividades o
transacciones realizadas por los creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrónicos, la función del archivo va a ser sometida a ciertas
modificaciones en cuanto a la creación de los documentos, su valoración y selección, su
preservación, su acceso y su uso.

No se puede decir todavía que se ha llegado a la “oficina sin papeles”, pero sí que cada vez son
más los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el formato papel

Cualidades del archivo

Económicos: se obtiene información sobre los perfiles de la empresa

Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla

Técnicos: se deben registrar las situaciones en la toma de decisión del responsable para no delegar
equivocadamente al personal técnico de archivos.

Funcionales: permiten las operaciones de archivar y consultar los archivos y documentos de

manera eficiente.

Exactos: la clasificación debe ser precisa para evitar equivocaciones.

Clasificación

Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y
organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar
entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo.

Archivo activo

Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso

de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la
vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también
CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% dela información, la cual
deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos.

Archivo semiactivo

Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite

pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con
menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su
fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de
esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.

Archivo permanente

Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo
se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo.
Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país.
Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del
archivo semiactivo o directamente del activo.
La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende
básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.

Archivo descentralizado

Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunida en una

sola oficina. Esta organización necesariamente supone también una centralización del recibo y
despacho de la correspondencia.

Categorización de archivos

Según la ley 594 del 2000: ley general de archivos título III

Articulo 7 archivos de jurisdicción y competencia

-Archivo General de la Nación

-Archivo General del Departamento

-Archivo General del Municipio

-Archivo General del Distrito

Articulo 8 archivos territoriales

-Del Orden Nacional

-Del Orden Departamental

-Del Orden Distrital

-Del Orden Metropolitano

-Del Orden Municipal

-De Orden Local

-Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley

-Archivos de los territorios indígenas.

Articulo 9 archivos según la organización del estado

-Archivos de la Rama Ejecutiva

-Archivos de la Rama Legislativa

-Archivos de la Rama Judicial

-Archivos de los Organismos de Control

-Archivos de los Organismos Autónomos

Articulo 10 obligatoriedad de la creación de archivos

La creación de los archivos contemplados en los artículos 8 y 9 de la presente Ley, así como los
archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

Aplicación en el medio actual

La aplicación del archivo en el medio actual se ha visto potenciado gracias a las tecnologías de la
información, facilitando el manejo de muchas cosas incluidas el archivo, ya que existen programas
que permiten digitalizar la gran cantidad de documentos que son necesarios para salvar
información de suma importancia en el entorno laboral, también para guardar el documento en la
red y gracias a eso en el momento en que requieran el mismo, podrá solicitado y encontrado
fácilmente.
Webgrafia:

https://prezi.com/vb8rd7t5sxyb/el-origen-del-archivo/

http://archivo-tec.blogspot.com/p/blog-page_23.html

http://www.concla.net/TeoriaArch/documentos/Los_Archivos_y_la_Archivistica%20[Mendo%20C
armona].pdf

https://prezi.com/-qazld_3if7v/cualidades-del-archivo-y-del-archivista/

https://prezi.com/_zj09ijcmqs6/clasificacion-de-archivo-segun-su-uso-y-organizacion/

https://prezi.com/uruw17zlajzi/categorizacion-de-los-archivos/