CONTROL DE GASTOS

SUMINISTROS DE OPERACIÓN

El costo de suministros por habitación ocupada es el mismo costo del artículo. La cantidad
presupuestada de suministros de una habitación está determinada por la multiplicación de su
costo por el número de habitaciones ocupadas presupuestadas.

Los suministros de limpieza no son solo productos de limpieza sino también son pequeños
equipos utilizados a diario como cepillos, escobas, botellas spray y trapos. Siguiendo los
procedimientos de control de inventario, el ama de llaves podrá tener un promedio de uso para
cada uno de los artículos en los diferentes niveles de ocupación. Dividiendo el costo del número
de unidades compradas y usadas cada mes por el número de habitaciones ocupadas en el mes
se puede establecer el costo por habitación ocupada de cada artículo.

Sumando el resultado de todos los artículos dará el costo de suministros de limpieza. De la

multiplicación del número de habitaciones ocupadas presupuestadas por el período
presupuestado nos da el gasto de suministros de limpieza de la operación presupuestada.

UNIFORMES

Se debe tener una provisión en el presupuesto de operación para el costo de nuevos y

reposición de uniformes. Adicionalmente el costo de lavado en seco asociado con reparación
de uniformes dañados debe ser reflejado en el presupuesto de operaciones.

A diferencia de los linos la necesidad de nuevos uniformes durante el período presupuestado

depende de la rotación y trato. Como ayuda para organizar la información para el presupuesto
de operación y para futuras compras, el ama de llaves debe mantener una lista de cada una de
las clases de uniformes mantenidas en el inventario del departamento. El costo debe ser
calculado para cada prenda (Camisa, corbata, pantalón, chaqueta, etc.) de cada clase de
uniformes. El número de personas que trabajan en cada posición uniformada debe ser dada
por recursos humanos como también el número de mujeres y hombres.

El ama de llaves debe empezar el presupuesto para un completo uniforme por persona. Luego
por uniforme lavado en seco, el ama de llaves debe presupuestar un uniforme adicional por
persona. Para los uniformes que son lavados se debe presupuestar dos uniformes adicionales
por persona ya que el constante lavado reduce la vida útil. En el caso de la cocina se debe
presupuestar un tercer set de uniformes. Teniendo en cuenta un plan anual de reposición se
dividirá el costo de un uniforme nuevo entre los meses de duración del período presupuestado
en que se hará la compra.

Para determinar el costo de reparación de uniformes no solo se debe considerar el material

necesario sino también el tiempo utilizado por la persona que va a reparar.
El historial de reparaciones y normas de productividad pueden dar un estimado del
presupuesto del costo de reparación.

CONTROL DE GASTOS ==================================

Consiste en asegurarse que el actual gasto está consistente con los gastos esperados en el
presupuesto. Básicamente hay cuatro métodos que se pueden usar para su control:

- Un preciso récord.
- Efectiva programación de horarios
- Cuidadoso entrenamiento y supervisión.
- Compras eficientes.

Mantener un récord preciso es el primer paso para identificar problemas con relación al
manejo de inventario. Este proceso permite monitorear el promedio de uso, costos de
inventarios y variaciones relacionadas con el procedimiento estándar de limpieza.

Una efectiva programación de horarios permite controlar salarios y pagos y el costo

relacionado con los beneficios.

Entrenar y supervisar no debe ser visto como un sobrecosto. Una diligente supervisión que
refresque el entrenamiento puede significar una reducción de tiempo con una mayor
productividad. Finalmente, un efectivo entrenamiento y supervisión es una importante parte
del control de costos de inventarios. Por ejemplo, al entrenar empleados en el uso apropiado
de suministros puede mejorar la tarifa de uso y bajar el costo del artículo de limpieza por
habitación ocupada.

Una eficiente práctica de compra da una oportunidad de controlar los gastos del
departamento.

SISTEMA DE COMPRAS =================================

El procedimiento del control de inventarios capacita al ama de llaves a saber cuándo y cuánto
debe comprar para cada artículo. La decisión de que comprar, a quien comprar y exactamente
como, requiere de un considerado cuidado.
Aunque las compras deben ser hechas por el departamento de compras, las cantidades y las
especificaciones son suministradas por cada departamento. Cuando se ordenan artículos para
el departamento el ama de llaves necesita llenar una orden de compras la cual debe ser
aprobada por el controlador y el gerente general.

REPOSICIÓN DE LINOS

Junto a salarios y pagos, los linos son el gasto más alto en el presupuesto del ama de llaves. La
compra inicial de linos tendrá una gran influencia en el costo de la reposición. La clase del
material, el tamaño y el color también afectará el costo inicial y el de reposición. Los artículos
de color por lo general son más costosos y tienen menor promedio de vida que los de color
blanco.

Generalmente la compra de linos es realizada anualmente de acuerdo a un programa de

despacho. Este convenio facilita al ama de llaves de conservar un espacio de almacenamiento
para otros artículos.

Un inventario físico sirve de base para calcular la tarifa del consumo anual y pérdidas y daños.
Con esta información se puede utilizar la siguiente fórmula para determinar el tamaño de la
compra anualmente.

Orden anual = Par levels – linos existentes

El ama de llaves debe seleccionar cuidadosamente los suministros, linos y productos para
asegurarse que el hotel reciba buenos productos por el dinero pagado. En la selección de linos
la vida útil es más importante que conseguir un precio económico. El costo de lavandería sobre
su vida útil por lo general es más importante que el precio inicial.

El promedio de vida es medido en términos de cuantas veces puede ser lavado antes de que se
vea muy gastado para el uso en huéspedes. Durabilidad, costo del lavado y precio de compra
son los criterios más importantes en la selección de linos. El costo por uso puede ser calculado
para evaluar alternativas de compra y se hace de la siguiente manera:

Costo de compra + Costo de lavandería en vida útil

Costo por uso = ----------------------------------------------------------------------
------------
Número de lavadas en vida útil

El costo del lavado puede ser determinado multiplicando el peso de los artículos por el costo
por libra del lavado y multiplicado nuevamente por el número de lavados del artículo antes de
que muestre deterioro.
Cuando una orden de linos es recibida debe ser chequeada contra la orden de compra e
inspeccionarla para asegurarse de que la cantidad y calidad son los especificados. Una vez
recibido se envía al almacén principal para su almacenamiento ya que deben estar separados
de los que están en uso.

El inventario de todos los linos nuevos debe ser guardado en la base perpetua. Esto quiere
decir que en el manejo del conteo se debe tomar de antemano las cantidades de cada clase de
linos almacenadas en el gran almacén. El récord de inventario debe mostrar la clase de lino,
precio, ubicación de almacenamiento y fechas de ordenamiento y recibo. Cuando los artículos
sean puestos en servicio para hacer el reemplazo de perdidas y daños el récord de cantidad
del inventario perpetuo debe ser ajustado. Los nuevos linos deben ser puesto en servicio bajo
la base de primero en llegar primero en salir “first -in, first- out.

REPOSICIÓN DE UNIFORMES

Como en los linos los criterios más importantes a tener en cuenta en la compra de uniformes
es durabilidad, promedio de vida y calidad de material. El precio de compra es tenido en cuenta
en segundo término. Confort, que sea práctico y fácil de dar mantenimiento, estos puntos
también deben ser tenidos en cuenta. Nuevos uniformes deben ser comprados para mantener
el par levels establecido. Comparando la cantidad en uso con el establecido par levels nos
muestra cuantos uniformes deben ser ordenados.

COMPRA DE SUMINISTROS DE OPERACIONES

Muchas cadenas hoteleras hacen compra nacional para obtener grandes descuentos. Otros
hoteles se reúnen para hacer la compra de artículos que usan en común en grupo para asegurar
y obtener grandes descuentos.

Procedimientos de control de inventarios demuestra con que frecuencia y en que cantidades

es necesaria la compra de suministros para mantener el par levels. Usando la tarifa y costo
por habitación ocupada determinados por el récord de inventarios. Esta información es la base
de un sistema efectivo de compras.

Antes de comprar cualquier producto se deben obtener muestras para su prueba y conocer
sus especificaciones. Conveniencia, cantidad, facilidad de manejo y requerimientos para el
almacenamiento son tan importantes como el precio para determinar si el producto es
económico.
Valor (no precio) debe ser la máxima consideración a tomar una decisión de compra.

La selección de un apropiado vendedor puede hacer la tarea del ama de llaves más eficiente ya
que necesita la ayuda del vendedor para conocer las especificaciones, peso, cualidad, empaque,
tamaño, concentración, cantidad y tiempo de despacho
como también ver la posibilidad de ofrecer una demostración e inclusive entrenamiento en el
uso de los productos.

Otra consideración en la selección del vendedor es la posibilidad de almacenar las compras del
hotel en su propio establecimiento y despacharlas en la medida que se necesite. Esto capacita
al ama de llaves para solucionar limitaciones de almacenamiento.

En el proceso de nuevas órdenes el ama de llaves debe reevaluar periódicamente la

conveniencia del producto. El reunirse con el personal que utiliza estos productos puede
ayudar para determinar algún problema y tener el producto en consideración. Productos
alternativos deben ser investigados y comparados en términos de mejoras, durabilidad,
precios y valía.

Una hoja de trabajo puede ser utilizada para monitorear la tarifa de uso y costo para las
diferentes clases de suministros. Para cada producto, el reporte mensual de uso de químicos
identifica el vendedor, el nombre del producto y su intención de uso. El inventario físico
mensual da información de cuantas unidades de compras de cada producto ha sido utilizado.
Multiplicando el número de unidades utilizadas por el costo unitario, da el costo total del
producto usado durante el mes. Dividiendo el total del costo por el número de habitaciones
ocupadas, da el costo por habitación ocupada de cada producto. Utilizando una sola unidad de
medida (galón, caneca, cuarto) y multiplicándola por el número de unidades compradas y
utilizadas por la cantidad de medida, se puede determinar la cantidad del producto utilizado.
Utilizando una misma medida de cálculo se puede dividir por el número de habitaciones
ocupadas para determinar el uso de cada producto por habitación ocupada. De esta manera el
reporte mensual de uso de químico capacita al ama de llaves para comparar la eficiencia relativa
en el uso de varios productos en tareas similares. Comparando el costo por habitación ocupada
y el uso por habitación ocupada el ama de llaves puede evaluar que producto ofrece mejor
costo y tomar una decisión de compra.
PRESUPUESTO DE CAPITAL ==============================

La compra de artículos de inventario por lo general se lleva acabo mensual mente. Este costo
aparece en el presupuesto de operaciones como gastos generados en el mismo periodo, la mayoría
de compra de maquinaria y equipos no están incluidos en el presupuesto de operaciones, en cambio
la compra de artículos con relativo costo alto y un promedio largo de vida está incluido como
parte de presupuesto de capital, porque ellos son una inversión de capital adicional hecha por el
hotel. El presupuesto de capital es preparado anualmente.

El ama de llaves deberá solicitar fondos para la compra de equipos, maquinaria y estar preparada
para su justificación.

Un alto porcentaje de compras de maquinaria y equipos representan gastos de capital para el

hotel por lo tanto se requiere una planeación. El ama de llaves debe ser capaz de recomendar al
propietario la calidad y cantidad del equipo necesario para el desempeño de su trabajo, teniendo
en cuenta efectividad, precio, cualidad y durabilidad.

LIMPIEZA CONTRATADA CONTRA LIMPIEZA DEL HOTEL ==========

Servicios como lavado en seco, limpieza de pisos, ventanas etc. pueden ser contratados fuera de
la operación. Esta es una decisión importante, por lo general tomado en términos del mejor
control de costos, asegurando el cumplimiento y normas de calidad. En muchas situaciones el
tema envuelve presupuesto de capital y operación.

Mientras la paga y el material son gastos mensuales que pueden ser presupuestados, el equipo
necesario para empezar un programa de limpieza en casa es gasto de capital que se hace en un
solo pago. Después del costo inicial por máquinas y equipos, los gastos mensuales en que el hotel
incurrirá en un programa de limpieza son menores que los gastos mensuales en que se incurriría
en un contrato por fuera. Muchas amas de llaves creen que el trabajo de los empleados del hotel
tiene mejor calidad que el Contratado por que hay más oportunidades de ejercer control.

El ama de llaves puede demostrar cuanto tomara cubrir el costo inicial de máquinas y equipos a
través del ahorro mensual alcanzado en un programa de limpieza en casa. Dividiendo el ahorro
alcanzado cada mes entre el monto total del capital del equipo, el ama de llaves podrá calcular
cuantos meses le tomará pagar la inversión inicial. Determinando el gasto mensual de una
operación en casa, el ama de llaves debe considerar el costo de salarios y pagos, beneficios,
materiales, implementos, entrenamiento y supervisión. La decisión es si la inversión inicial es
posible y si vale la pena el ahorro mensual.

En otros casos la naturaleza de la limpieza puede ser muy especializada o poco frecuente que un
programa de limpieza interna no es razonable o eficiente en esta situación. El gasto mensual por
esta contratación es más bajo que haciéndolo en la operación del hotel. Estos son puntos que se
deben analizar al tomar la decisión de hacerlo fuera o en el hotel.
El ama de llaves debe tomar por lo menos tres cotizaciones las cuales deben tener: costo,
descripción del trabajo y frecuencia del servicio; con las referencias se debe visitar el sitio del
contratista y así tener una idea más concreta de cada uno de ellos.

Una vez seleccionado el contratista se debe hacer un contrato, determinando la tarea,

frecuencia y cumplimiento esperado, lo más claro y preciso posible. Todo contrato debe tener
una cláusula de cancelación como también una cláusula de multa en caso de incumplimiento de
alguna de las especificaciones.

Después de contratado el servicio es esencial monitorear la calidad de la tarea. Una continua

inspección y regulares reuniones con el contratista son necesarias para discutir cualquier
problema. La factura debe ser chequeada antes de enviarla al departamento de contabilidad.