1.

MARCO CONCEPTUAL
1.1 Definición de sistemas de información

Un sistema de información es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar,

controlar y difundir la información de toda una empresa u organización. Los sistemas de
información dan servicio a las funciones de planeación, control y toma de decisiones,
proporcionando informes resumidos y excepcionales de rutina.

Nuestro sistema se llama PROSYSTEM, es un sistema de Gestión de Almacenes y será el

encargado de gestionar y controlar las existencias de productos en un almacén, así como
resguardar, custodiar, controlar y abastecer materiales y productos. Es un sistema de
información de gestión y procesamiento de transacciones como pueden ser entradas y salidas
de inventario (Movimientos de almacén), control de existencias, alta y consulta de productos,
Conteos físicos y cíclicos, consultas y reportes de inventario. Este sistema operacional sirve a
la organización a realizar transacciones rutinarias diarias necesarias para el funcionamiento y
control de los almacenes de una empresa. Soporta actividades cotidianas de negocio y
pretende agilizar los procesos logísticos.

Este sistema se encargará de la recepción y almacenamiento de productos o materiales dentro

de un almacén, esto es, desde su entrada hasta su salida. Optimizando el funcionamiento para
convertirlo en un proceso fluido. Además ayudará a realizar las aplicaciones que apoyen el
proceso día a día de un almacén, permitiendo en dado caso centralizar tareas, ubicar
productos, controlar su stock, gestionar datos del código de producto así como del almacén,
etc.

1.2 Antecedentes de Sistemas de Información

Un almacén es el lugar o espacio físico en que se depositan las materias primas, el producto
semi terminado o el producto terminado y que podrá ser transferido al siguiente proceso de la
cadena de suministro. Sirve como centro regulador del flujo de mercancías entre la
disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores.

Tiene su origen en la palabra árabe "Al Majzan" (Majzan significa depósito). Un almacén es un
local comercial para el almacenaje de bienes. Los almacenes son usados por fabricantes,
importadores, exportadores, comerciales, transportistas, clientes, etc. Normalmente son
construcciones grandes y planas en las zonas industriales de las ciudades. Están equipados
con muelles de carga para cargar y descargar camiones; o algunas veces son cargados
directamente de vías de tren, aeropuertos o puertos marítimos. A menudo disponen de grúas
y elevadores para manipulación de mercancías que son generalmente depositadas en palets
estandarizados.

Algunos almacenes están completamente automatizados, sin contar apenas con trabajadores
en su interior. En estos casos, la manipulación de mercancía se realiza con máquinas de
almacenaje y des almacenaje coordinadas por controladores programables y ordenadores con
el software apropiado.
Este tipo de almacenes automatizados, se emplean para mercancías de temperatura
controlada en los cuales la disponibilidad de espacio es menor debido al alto costo que la
refrigeración supone para la empresa. También se emplean para aquellas materias o
mercancías que debido a su peligrosidad en el manipulado, o su elevada rotación rentabilizan
el elevado coste que supone la puesta en marcha de este tipo de instalaciones.

El objetivo primordial de las empresas que introducen un sistema de almacenes en su cadena

de suministro es la optimización de costos, espacios y recorridos. Es por lo tanto que se
emplean técnicas derivadas de la ingeniería y de la investigación de operaciones enfocadas
sobre aspectos vitales como la localización del o de los almacenes, distribución tanto interna
como externa del espacio en los mismos, elección del tipo de estructura de almacenaje
adecuada, gestión eficaz de los recorridos y manipulaciones dentro del almacén, optimización
del espacio de carga en los diferentes medios de transporte, creación de rutas de transporte
tendentes a reducir desplazamientos o a maximizar la carga transportada y diseño de sistemas
de gestión y administración.

1.3 Metodología del Ciclo de vida

ETAPAS DEL CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA

Los sistemas informáticos, como cualquier otro sistema, tienen un CICLO DE VIDA que los
prepara para responder a las necesidades planteadas de manera óptima. El ciclo de vida se
conforma por las siguientes etapas:

Primera Etapa - Estudio de Factibilidad.

Es un pre estudio sobre las operaciones actuales del sistema en operación. Su objetivo final
es establecer los beneficios como desventajas de proyectar un nuevo sistema que sustituya al
actual. Se basa en la evaluación de tres aspectos fundamentales:

Factibilidad económica. Considera el presupuesto que proporciona la organización para

realizar las especificaciones propuestas por el usuario.

Factibilidad técnica. Se aboca a estudiar y reportar el equipo de cómputo que sirve de soporte
para las operaciones realizadas actualmente. Basándose en los requerimientos del usuario
evalúa la posibilidad de adquirir nuevas herramientas de trabajo.

Factibilidad operativa. Evalúa la funcionalidad del sistema actual y las ventajas esperadas con
la instalación de un nuevo sistema, así como las reacciones del personal involucrado.

Un sistema de control y gestión de inventario beneficiara a la compañía de manera positiva,

controlando eficientemente la distribución de los productos en bodega, ayudando
notablemente en la disminución del tiempo de despacho, proceso de recepción y entrega de
mercadería, mejorando el nivel de satisfacción de clientes, y a la vez lograr que lleguen nuevos
compradores a formar parte de la entidad, y de esta manera ayudará a incrementar la
rentabilidad de la compañía. Con la implementación del sistema mejorara la administración de
la mercadería haciendo que los productos sean ejecutados de manera oportuna, eficaz y
eficiente, ayudando a tomar mejores decisiones al momento de realizar un nuevo stock de
mercadería con la finalidad de no dejar desabastecido el departamento de bodega con
productos de mayor rotación.

Reconocimiento del problema: La idea de desarrollar este nuevo sistema surge cuando el
usuario reconoce que tiene problemas con los medios con que cuenta actualmente para llevar
a cabo el procesamiento diario de movimiento del material, así como sus afectaciones
contables. Así comienza esta fase que trata de reemplazar el sistema existente (uso de Excel)
por otro automatizado y ágil. Este sistema de Gestión le permitirá automatizar y tener mayor
control de las existencias del producto en las ubicaciones y lotes correctos, afectando
contablemente la parte financiera así como el costo del producto, integrándose además con el
área de producción y ventas.

Estudio de la factibilidad: Se decide si el usuario necesita o no una computadora.

Este estudio sirve para:

 Identificar los problemas con el sistema actual.

 Identificar el alcance del sistema a ser estudiado.
 Identificar los principales objetivos del nuevo sistema.
 Identificar un número de soluciones que pueden satisfacer las necesidades
del usuario dentro de su esquema.
 Desarrollar estimados de los beneficios y desventajas de cada solución.
 Desarrollar esquemas de cómo puede llevarse a cabo el proyecto teniendo una
idea de los recursos que se requieren.
 Obtener puntos de vista del usuario y el administrador sobre las
modificaciones.
 Obtener una decisión de si se lleva a cabo la parte de análisis.

Todo este estudio evitará el gasto de un análisis de un proyecto imposible. En él intervienen

el usuario y el analista.

Se puede colocar varias computadoras o bien una sola para centralizar el manejo del
sistema, sin embargo se puede usar para este sistema las pistolas de lectura de código de
barras que permita que esto se realice más ágil y rápido evitando fallas y desabasto de
material.

Segunda Etapa - Análisis de sistemas.

Cuando el problema ha sido identificado, los analistas recopilan y analizan los datos acerca
de las operaciones actuales del procesamiento de datos para poder decidir cuáles serán las
nuevas actividades qué reemplazaran a las actuales.

Principales Actividades

Las actividades que se realizan con mayor frecuencia son:

 Entrevistas con los usuarios.

 Análisis de la documentación existente.
 Definición de los datos elementales.
 Definición de la organización y estructura de los datos.
 Analizar los procesos que definen la funcionalidad del sistema.
 Definir los componentes del sistema que se mencionaron en el diccionario de datos.

Detectar las actividades realizadas y a mejorar como Consulta de existencias, Manejo

de disponibilidad y lotes, Reportes de rotación, Procesamiento de transacciones
como entradas, traspasos y salidas de material, información sobre el costo del
producto, pedidos de compra pendientes de recibir, pedidos de compra recibidos, etc.
Para proponer mejoras como conteos físicos y cíclicos automáticos con uso de
pistolas Hand Held, control de ubicaciones y por último ejecución de reportes. Se
realiza un análisis de estas actividades a implementar.

Tercera Etapa - Diseño de sistemas.

Las principales actividades que se realizan en esta etapa que incluyen el diseño de la base de
datos, son:

 El diseño de la construcción de módulos y submódulos del sistema de gestión de

almacenes, para detectar un control de ubicaciones sencilla o avanzada.
 Diseño de los formatos de entrada y salida de información por pantalla. Esto para las
transacciones de movimientos de inventarios, ajustes, traspasos y salidas de
material.
 Definir las acciones físicas que podrían ocurrir en el sistema a cualquier nivel.
 Estructuras físicas de las bases de datos.
 Elaboración de manuales técnicos y operativos del sistema.

Cuarta Etapa - Construcción.

En esta etapa se define las estructuras de los archivos, bases de datos y se desarrollan los
programas que integraran el sistema. Tomando en cuenta los diagramas de flujo y diccionarios
de datos. Al finalizar esta fase se proporcionaran los siguientes elementos:

 Los programas fuentes de cada módulo, en este caso solo del módulo de Gestión de
inventarios.
 Documentación técnica.
 Descripción de las pruebas que confirman la seguridad del sistema módulo por
módulo y de forma general.
 Documentación de operación.

Es la fase de diseño interno. Consiste en definir cómo organizar lo anterior de forma

adecuada para la ejecución. Incluye la realización de diagramas de estructura,
explicaciones del programa, etc.... (Diseño preliminar). Posteriormente se lleva a cabo
un diseño detallado donde se describen las especificaciones de los módulos.

Quinta Etapa - Pruebas.

En esta etapa se pone a prueba el funcionamiento del sistema y se valoran los resultados para
detectar si existen errores con el fin de corregirlos y con ello cumplir con los objetivos
planteados inicialmente. Se pueden realizar pruebas en un módulo de calidad y posterior en
un modo usuario a fin de revisar que todas las transacciones actualicen la base de datos
correctamente.

En esta etapa se planea el diseño de casos de prueba con el fin de "asegurar" la corrección
de los programas.

Sexta Etapa – Implantación o Implementación.

En este proceso se prepara el sistema para. Sustituirlo por el anterior y se pone en

funcionamiento (en línea), a esta etapa se le llama liberación del sistema, dejando de igual
forma un ambiente de calidad, pruebas y un ambiente de uso productivo.

Es la fase de programación o escritura del código. Lo que se produce en el diseño se lleva a

código.

Séptima Etapa - Mantenimiento.

Todo sistema debe estar en constante actualización para adaptarse a diversos elementos
cambiantes en su medio ambiente (nuevos módulos o procesos), obteniendo al final de la fase
la:

 Actualización de software.
 Actualización de la documentación.

1.4 Importancia de los Sistemas de Información en las organizaciones

Cuanto mejor sea la logística, organización del servicio, costos y tiempos de ejecución en los
almacenes, permitirá mejorar los procesos de cualquier retailer o bien de almacenes de
industrias manufactureras. Ya que nuestro sistema permite que se pueda aplicar en empresas
de retail de igual forma. Tomando en cuenta que la gestión de almacenes se sustituye por
gestión de Tiendas.

Esto ayudará a los directivos en la toma de decisiones al poder conocer en tiempo y forma
reportes que les indiquen la cantidad en existencia, los productos más vendidos así como los
que tienen menor movimiento.

La logística es una herramienta estratégica que sirve para mejorar la competitividad de

cualquier negocio, por tanto, una empresa que pretenda ser competitiva en su mercado deberá
calcular y valorar las ventajas que puede generarle la administración de almacenes.

La buena administración del almacén facilita el logro de ahorros potenciales, así como el
aumento de utilidades. Su importancia estratégica incluye la participación integral junto con las
funciones de mercadotecnia, ventas, compras, planeación, producción, etc.

Organizar y controlas las operaciones y flujos de mercancías del almacén de acuerdo con los
procedimientos establecidos y la normativa vigente y asegurando la calidad y optimización de
la red de almacenes y(o cadena logística es básico para el mejor desempeño de la
productividad.

1.5 Herramientas para el desarrollo de un sistema de información

Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de

entrada y salida, o sea una rápida rotación.

Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén:

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la
responsabilidad de una solo persona en cada almacén.

El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción,

almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su
debido control).
Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.

Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del

almacén (entradas y salidas) a programación y control de producción sobre las existencias.
Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y
conocido de compras, control de inventario y producción.
La identificación debe estar codificada.

Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos,
estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe
marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.

Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén.
Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según
sistemas existentes.

La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará
restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar
modificaciones pertinentes con mínima inversión.

Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.

La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.

El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente
dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.

1.4.2 Tipos de almacén

El almacén puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos
de consumo.

Los almacenes se pueden diferenciar según:

A. Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando

del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se
presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares.

En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales
únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de
un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más
difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que
dificultan la visibilidad.

Nuestro sistema optimizará los procesos de almacenamiento y control del inventario de la

bodega, al disminuir hasta en un 50% los costos de gestión y reducir cerca del 99% los errores.