FINANZAS.

La contabilidad en la empresa

Posiblemente usted, como la mayoría de los dueños de las empresas familiares o pequeñas que
existen en el país, maneje los recursos con que cuenta su negocio, basándose solamente en la
experiencia y el sentido común.

Como conoce a fondo su negocio, sabe aproximadamente cuánto se ha vendido, cuánto deben
los clientes y cuánto dinero hay en caja.

Sin embargo, para conocer en forma clara y precisa la situación financiera de su empresa y
administrar mejor sus recursos, le conviene aplicar la contabilidad en el manejo de su negocio.

La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones económicas que realiza la empresa,
con objeto de obtener la información financiera necesaria para tomar decisiones.
Es muy importante que mantenga presente la objetividad, en la toma de decisiones que afectan
el funcionamiento de la empresa.

Las decisiones deben apoyarse en hechos más que en opiniones

Para controlar cada uno de los movimientos económicos que realiza la empresa, existen diversos
tipos de control que pueden establecerse para su operación y desarrollo.

La idea de que sólo un contador puede realizar las tareas de control y registro de las operaciones
que realiza la empresa, ha ocasionado que la contabilidad de las pequeñas empresas se descuide
o de plano se deje de lado. Sin embargo, no es preciso que intervenga un contador para poner en
marcha estos controles. Puede hacerlo usted mismo.

Balance General

Es un resumen claro y sencillo sobre la situación financiera de la empresa a una fecha

determinada. Su elaboración podrá ser mensual, semestral o anual de acuerdo con las
necesidades del propio microindustrial.

El Balance General muestra a una fecha determinada todos los bienes y derechos propiedad de la
empresa (activo), así como todas sus deudas (pasivo) y por último el patrimonio de la empresa
(capital).

El Balance General responde a las preguntas

¿Con cuántos recursos cuenta la empresa para la realización de actividades?

¿Cuánto se debe de estos bienes?
¿Con cuánto participa el dueño de la empresa?

Para facilitar la claridad e interpretación del Balance General, los datos económicos se agrupan en
activos, pasivos y capital o patrimonio.

1.1. Activo
Son los objetos de valor que posee el negocio. Los bienes y derechos que posee la empresa para
operar.

1.2. Pasivo

Son las obligaciones y deudas que tiene la empresa y que en un plazo debe pagar con dinero,
productos o servicios.

1.3. Capital

Son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del empresario, más las
ganancias o menos las pérdidas que sufre la aportación inicial. Para determinar el capital
existente, es decir, el patrimonio de la empresa, se resta al total de los recursos (activo) el total
de las obligaciones (pasivo).

Derivado de los conceptos anteriores se obtiene la siguiente igualdad:

Activo (Recursos) = pasivo (obligaciones) + capital (patrimonio).

Por lo tanto:

P=A - C
C=A - P

El Balance General resume la información contable que resulta de las operaciones financieras
efectuadas a una fecha determinada.

1. Activo

Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero en
efectivo.

1.1. Activo Circulante

Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo,
mientras está funcionando el negocio.

Dinero en caja, dinero en bancos (chequera).

Inversiones en valores de inmediata realización.

Cuentas por cobrar (clientes).

Inventarios (Almacén) de materia prima, producción en proceso y producto terminado.

1.2. Activos Fijos*

Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son
necesarios para transformar, vender y distribuir los productos.
El terreno.

Los edificios.

Maquinaria y equipo.

Equipo de oficina.

Equipo de transporte.

1.3. Otros Activos

Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestación de un servicio o por la
adquisición de un bien que no se utiliza de inmediato sino en el transcurso de un tiempo
determinado y que finalmente se convierten en gastos afectando los resultados de la empresa.

2. Pasivo

Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya que cubrirlos.

2.1. Pasivo Circulante

Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un año. La lista del
pasivo circulante se suele hacer de acuerdo con la exigibilidad que tengan esas deudas.

Proveedores , créditos bancarios a corto plazo.

Impuestos por pagar.

Acreedores diversos.

Documentos por pagar.

2.2. Pasivo a Largo Plazo

Son aquellas deudas que se deben pagar en un periodo mayor de un año como: créditos
bancarios o documentos por pagar a largo plazo.

Obligaciones con bancos a largo plazo.

Documentos por pagar.

Otros.

2.3. Otros Pasivos

Incluye las obligaciones derivadas de cobros anticipados por la entrega de productos o la

prestación de servicios.

Anticipos de clientes.
Rentas cobradas por anticipado.

Otros.

3. Capital

El capital es el valor de lo que le pertenece al dueño o empresario.

Se integra por:

Capital social.

Resultados acumulados.

El Estado de Resultados

¿Qué es un Estado de Resultados?

Es un informe que permite determinar si la empresa registró utilidades o pérdidas en un periodo

determinado.

Cabe señalar que un periodo se refiere a un lapso comprendido entre dos fechas. También se le
conoce como ejercicio, cuando el periodo abarca un año de operaciones.

Las utilidades son a los negocios lo que el alimento a las personas; permiten que existan y les
ayuda a crecer

El Estado de Resultados muestra, siguiendo una secuencia ordenada:

Ingresos o Ventas Netas

- Costo de Ventas
Utilidad Bruta
-Gastos de Operación
Utilidad de Operación
-Gastos Financieros
Resultado antes de Impuestos
(Puede ser utilidad o pérdida).

Ingresos

Corresponden a las ventas que realiza la empresa y que se derivan de la actividad principal de la
misma.

Costo de ventas

Son todas las erogaciones que se relacionan directamente con la producción.

Utilidad bruta

Es el resultado de disminuir a los ingresos o ventas el costo de ventas.

Gastos de operación

Son todas aquellas erogaciones indispensables para la operación que no están asociadas con la
producción, sino con las actividades propias de ventas y la administración del negocio.

Utilidad de operación

Es el resultado de disminuir a la utilidad bruta los gastos de operación.

Gastos financieros

Son los intereses que se causan sobre créditos otorgados por terceros (bancos).

Utilidad antes de impuestos

Resulta de disminuir a la utilidad de operación los gastos financieros.

Recomendaciones a observar en la elaboración de estados financieros

1.- Los estados financieros que se elaboren deben de reflejar sólo la situación de la empresa; no
deben incluir información relativa a la situación particular de los socios, ni tampoco considerar
información de otras empresas en la que los socios también tengan participación.

2.- La información que sirva de base para elaborar los estados financieros debe comprender sólo
la que se haya generado en el periodo de interés (mes, trimestre, semestre o año).
Por ningún motivo debe considerar eventos que hayan ocurrido en periodos distintos, o
comprender información relativa a periodos mayores de un año.

3.- Las adquisiciones de activo (materia prima, maquinaria, etc.) deben registrarse al costo de
adquisición.

4.- Registre las operaciones en el momento en que se realicen. No posponga su registro para una
fecha posterior, porque podría omitirlo y por tanto la información financiera que obtenga no será
válida.

Registro de operaciones

Los diferentes renglones que forman parte del Balance y del Estado de Resultados, informes
permiten:

a) Conocer la situación financiera de una empresa;

b) Determinar si la operación está reportando utilidades o pérdidas; y
c) Tomar decisiones que permitan mejorar la rentabilidad de la empresa, ampliar sus operaciones
o contribuir a su consolidación o desarrollo.

¿Qué es el Sistema Simplificado de Registro?

Es un conjunto de siete cuentas que permite captar la información necesaria, para la obtención
de estados financieros.
1. Caja o movimiento de efectivo.
2. Ventas.
3. Anticipos de clientes.
4. Compras.
5. Gastos de fabricación.
6. Gastos de administración y ventas.
7. Gastos financieros.

Cabe señalar que, previo a la utilización de las cuentas, resulta indispensable practicar un balance
para determinar los saldos de inicio que deben considerar las mismas.

1. Caja o movimiento de efectivo

Esta cuenta permite controlar las entradas o salidas de dinero que registra la empresa.

El saldo inicial debe corresponder con el efectivo que se tiene disponible al momento de realizar
el balance.

Cualquier operación que implique entrada o salida de efectivo deberá registrarse primero aquí, y
posteriormente pasar el dato a la contra cuenta correspondiente.

Conviene siempre mantener disponible en caja una cantidad que permita hacer frente a los
gastos de operación del negocio, así como a posibles imprevistos.

Con base en el registro sistemático de sus movimientos de efectivo, así como en el conocimiento
de su negocio, usted podrá determinar en poco tiempo, la suma que requiere mantener
disponible para estos propósitos.

2. Ventas

Esta cuenta tiene por propósito registrar los ingresos que por concepto de ventas al contado o a
crédito registra su empresa.

El saldo inicial que debe anotarse será aquél que reporte el balance, en el renglón de: Clientes o
cuentas por cobrar.

Recuerde que sólo puede registrar una venta hasta el momento en que entrega la mercancía,
independientemente de cuál sea la forma de pago (contado vs. crédito).

3. Anticipos de clientes

En diversos giros como: talleres de costura, carpintería, herrería, etc., es frecuente encontrar que
los clientes anticipen una suma de dinero al momento de formular su pedido.

4. Compras

En esta cuenta deberán registrarse como saldo inicial los adeudos que se tengan con
proveedores.
Aquí deben anotarse todas las adquisiciones de materia prima que se realicen,
independientemente de que se paguen de contado o a crédito.

Cabe destacar que el registro de la compra debe efectuarse hasta el momento en que el
proveedor surte efectivamente el pedido.

5. Gastos de fabricación

En esta cuenta deberán registrarse las erogaciones que se realicen por 3 conceptos:

a) Mano de obra: Sueldos al personal de producción.

b) Gastos generales de fabricación.
c) Otros materiales:

Gastos distintos a materia prima o mano de obra, que se incurren para poder producir como:
pago de renta local, pago de luz, agua, depreciaciones, etc.

Naturalmente, al implicar salidas de efectivo, el pago de: salarios, gastos generales y otros
materiales, también deberá afectarse la cuenta de caja.

El único renglón de gastos generales de fabricación que debe reconocerse como egreso, pero que
no implica movimiento alguno en la cuenta de caja es la depreciación

6. Gastos de administración y ventas

En esta cuenta deberán anotarse las erogaciones que se realicen por concepto de:

Sueldos a personal de administración o ventas, incluido el sueldo que corresponde al

microindustrial, por el trabajo que desempeña en su empresa.

Otros gastos de administración distintos de los sueldos del personal. Se refiere a pagos de
teléfono, papelería, etc.

7. Gastos financieros

En esta cuenta deberán registrarse los pagos de intereses y Capital que se deriven de la utilización
de préstamos otorgados por instituciones financieras o terceros.

Interés: Es el costo que se paga al acreedor, por utilizar su dinero durante cierto periodo.

Amortización: Son los pagos que se hacen para ir liquidando paulatinamente y dentro del plazo
establecido, los recursos otorgados en préstamos.

Saldo Insoluto: Es la diferencia que resulta de aplicar al préstamo recibido las amortizaciones o
pagos de principal realizados.

CONTROL DE ENTRADA Y SALIDA

El control de tiempo laborado por el empleado es un punto clave dentro de la organización o
empresa. La liquidación de estos tiempos y sus conceptos derivados implican el gasto e inversión
de capital y recurso humano a veces en detrimento de otras áreas de la empresa. El control de
tiempo es manejado con sistemas manuales de la planilla y recolección de datos por relojes
electromecánicos.

Uno los problemas mas comunes en las empresas es el calculo de los tiempos laborados para
nomina (Horas extras diurnas, nocturnas, dominicales, festivas, recargos diurnos, nocturnos,
dominicales, festivos, descansos, ausentismos, etc.)

En algunas empresas el registro de entrada y salida de personal es efectuado muy comúnmente

por medio de planillas o relojes electromecánicos de impresión de tarjetas de cartulina. Otras
empresas llevan a cabo el proceso de registro de fechas y horas de entrada y salida del personal
mediante sistemas electrónicos de identificación (código de barras, huella dactilar, banda
magnética, etc.)

El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los colaboradores, se hace a través de
registro de hora y firma en libros acondicionados, en el parte diario, o en marcado de tarjetas,
ubicadas generalmente en la puerta de ingreso y/o en la oficina principal de la institución. En la
actualidad por ser un medio más efectivo para el control, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj
marcador; o en todo caso, conforme al avance del sistema automatizado, en muchas empresas
en la actualidad la entrada y salida del personal se hace a través del registro en la tarjeta
electrónica.

4.3.1. INSTRUMENTOS DE CONTROL DE COLABORADORES

Son los distintos instrumentos y formatos, para el control oportuno y eficiente del recurso
humano dentro de las organizaciones, dentro de estos podemos mencionar: Reloj Tarjetero,
parte diario de asistencia, tarjeta de control de asistencia, papeleta de salida, tarjeta de récord
laboral, etc.
INFORMATICA.

Programas desarrollados para la empresa.

Los dos anteriores blogs se han referido a las aplicaciones o paquetes comerciales básicos y a los
paquetes comerciales especializados para que todos nosostros tengamos un poco de
conocimiento sobre lo que podemos utilizar en nuestras empresas.

Las características de los dos tipos de paquetes anteriores o tipos de software es que estos han
sido desarrollados para el mercado no para una empresa en específico.

En muchas ocasiones (casi siempre) la empresa tiene sus procesos específicos que si bien es
cierto podrían adaptarse a algun software comercial especializado, siempre existen procesos
específicos que debemos controlar y buscamos como alternativa el desarrollo de un programa
específico para nuestra empresa.

Cuando decidimos que la mejor opción para controlar la empresa o un proceso de la empresa es
el desarrollo de un programa específico, debemos seguir algunas recomendaciones básicas, entre
otras:

Tratar de validar con empresas similares su experiencia con los programas para el control de las
operaciones. Que usa esa empresa?, Le ha Funcionado?, Quien hizo el desarrollo?

Buscar a nivel nacional empresas de desarrollo de software que trabajen en eso y que tengan
experiencia en el desarrollo de ese tipo de aplicaciones. Opciones de otros paises pueden ser
revisadas si no tienen muchos aspectos legales o fiscales.

Cotizar por lo menos con tres empresas para ver los tiempos de desarrollo y el costo del
desarrollo de software. El costo siempre será más elevado que comprar una solución comercial.
La solución comercial ha sido diseñada para venderse a una serie de empresas y por lo tanto el
costo del software puede ser distribuido entre la proyección de venta, mientras que en el
software desarrollado para una empresa se tendrá que asumir el costo total.

Una vez seleccionada la empresa hay que validar que el tiempo de desarrollo sea el esperado y
que nuestros requerimientos queden completamente claros a los desarrolladores, sino,
tendremos un sistema que no cumpla con lo necesario.

Software que se puede desarrollar para le empresa:

Normalmente encontraremos sistemas de uso común en todas las empresas como son Sistemas
Contables, Inventario, Facturación, Recursos Humanos, Nómina, Ordenes de Pedido, Control
Administrativo, etc.
Hay otras empresas más específicas que podrán tener desarrollos especiales así como los
hospitales, que además de las aplicaciones anteriores tendrán módulos que permitan controlar el
ingreso de pacientes, expedientes de los mismos, imágenes, digitalización, etc.
Aspectos básicos del desarrollo de software

Siempre que hay un desarrollo de software se tiene un ciclo que hay que cumplir. Este ciclo será
al menos con cinco a siete pasos claros, en otros casos podrán aumentarse los pasos
dependiendo de la metodología que use la empresa desarrolladora para crear el programa.

El ciclo se ilustra en el siguiente gráfico con 7 pasos, algunos podrían ser reducidos para
simplificar el proceso.

La definición de necesidades es la etapa en que el

cliente debe definir las necesidades que tiene de
solventar un problema que requiere automatización.
Se supone que se debe hacer un análisis costo
beneficio antes de decidir automatizar. En esta etapa
cotizamos y revisamos lo que más nos conviene.

La etapa del análisis, la empresa realiza un análisis de todo lo que queremos automatizar para
aclarar dudas y formas de cálculo.

Una vez analizado todo, se procede a la etapa del diseño donde se elabora el diseño del
programa que necesita el usuario o empresa.

El diseño o prototipo deberá ser aprobado por la empresa para que entre a la etapa de
codificación que es cuando se comienza a programar el software ( veamoslo similar a enviar a
producción un diseño).

Relizada la codificiación, se deben hacer pruebas del producto realizado para garantizar que
cumple con los valores que esperamos del software: eficiencia, confiabilidad, facilidad de uso,
funcionalidad, valor agregado.

La validación debe hacerla la empresa. El producto debe ser validado contra los requerimientos
que teníamos para garantizar que cumpla con las especificaciones.

Si todo está acorde lo queríamos, el software entra a la etapa de la implementación, donde se

instala en el servidor, las estaciones de trabajo, se configura y lo podemos comenzar a usar.

Muchas cosas que pudimos automatizar y que ahora que vemos el proceso mas claro podrían
automatizarse en la etapa de mantenimiento ya sea con un costo adicional o como un valor
agrado del desarrollador.

Se llama ciclo porque esto se puede repetir hasta que el software tenga todo el alcance que nos
planteamos desde la primera vez.-

Una recomendación básica es que hay que documentar todo el proceso para tener claro los
tiempos, costos, requerimientos y planficación de recursos. Las tareas de desarrollo
normalmente involucran al personal de todos los niveles y como es una inversión que implica
dinero debemos de darle su lugar para no incluir en pérdidas de un programa que no era lo que
esperabamos.
DATOS DE LOS SOCIOS.

Un socio comercial es una persona u organización por la que su empresa tiene un interés
comercial. Un amplio rango de personas y organizaciones se consideran interlocutores
comerciales. Por ejemplo, los interlocutores comerciales se utilizan en recursos humanos
(empleados) y Finanzas (bancos).

La vista Socios comerciales en el centro de trabajo Socios comerciales le proporciona un resumen

de todos los socios comerciales que actualmente estén en sus sistema. Puede actualizar los datos
generales de un socio comercial, como los datos de dirección y de comunicación, el estado, los
roles y las relaciones de dichos socios.

Puede actualizar toda la información sobre un socio comercial en un único lugar, inclusive cuando
el socio comercial tenga varios roles asignados. Por ejemplo, si un proveedor se convierte en
cliente, podrá añadir la nueva información a la ya existente con relación a este mismo socio
comercial. También se puede crear un socio comercial sin asignarle un rol específico. Esto es
posible para socios comerciales tales como empresas de mensajería.

Existen los siguientes tipos de socios comerciales que son relevantes para diferentes procesos
empresariales:

Clientes

Una persona (cliente particular) o una organización (cliente corporativo) con la cual una empresa
tiene una relación comercial y que solicita, compra o recibe un producto.

Proveedores

Una empresa que provee materiales o servicios.

Prestatarios de servicios

Una persona que brinda un servicio en nombre de una empresa.

Contactos

Una persona de contacto en una organización.

Empleados

Una persona que contribuye o contribuyó a la creación de mercancías y servicios en la empresa

en función de un contrato de trabajo.

Socios comerciales

Una empresa con la que la que su empresa tiene un acuerdo contractual mutuo, como un
mayorista.

Mis bancos
Una institución financiera que presta servicios bancarios tales como realizar depósitos, ofrecer
crédito y otros servicios financieros para la empresa.

Autoridades fiscales

Un organismo público que está autorizado para recaudar impuestos.

OBJETO SOCIAL.

Definir el objeto social de la empresa significa concretar que actividades va a realizar, ya sea
inmediatamente o en el futuro. A menudo es un aspecto al que no se presta demasiada atención
y puede impedir su inscripción en el Registro Mercantil.

A la hora de fijar los estatutos de una sociedad mercantil es importante definir adecuadamente el
objeto social. Se trata de concretar que actividades va a realizar la empresa, bien inmediatamente
o en el futuro y es un punto que si no se detalla correctamente puede impedir su inscripción en el
Registro Mercantil.

Generalmente se establece un objeto social bastante amplio. Hay que tener en cuenta que
cualquier modificación estatutaria requiere el acuerdo de la Junta, la elevación a escritura pública
de ese acuerdo y la inscripción en el Registro Mercantil, por lo que habitualmente el objeto social
no sólo incluye las actividades principales que se van a llevar a cabo, si no que también contiene
otras accesorias que podrían interesar en el futuro.

La manera de definir las actividades

Uno de los requisitos que el Registro Mercantil impone para aceptar la inscripción de las
escrituras es que el objeto social aparezca perfectamente claro y se concreten las actividades a
realizar de manera que no puedan surgir equívocos.

Para cumplir con este precepto un sistema muy sencillo es definir las actividades según la
calificación que éstas tienen en los códigos del IAE o del CNAE. Si identificamos las actividades a
realizar con los epígrafes correspondientes y utilizamos el título de esos epígrafes podremos
ajustar la definición de la actividad de manera adecuada.

El problema puede surgir con esas actividades que, bien por ser nuevas o por aparecer de una
manera muy genérica en estos código, no quedan perfectamente definidas. En estos casos se
trata de intentar resumir la actividad a realizar para que ésta quede perfectamente identificada.

Este es un detalle importante, ya que el rechazo en la inscripción supone la obligación de

subsanar la escritura y eso implica retrasos en los siguientes trámites y, previsiblemente,
un aumento del coste de constitución.

RAZON SOCIAL.

La razón social es el nombre legal de una empresa o sociedad comercial, que se integra con el
nombre real de uno o más miembros, seguido del tipo societario. Como persona jurídica titular
de derechos y obligaciones debe estar legalmente identificada e inscripta bajo ese nombre, al
igual que sucede con las personas físicas.
Las personas jurídicas pueden además poseer un nombre de fantasía o marca, que se utiliza de
modo informal; pero jurídicamente debe usarse la razón social o una denominación legal. Lo
mismo que ocurre con el sobrenombre de las personas, no se utiliza en documentos públicos o
privados, aunque el nombre de fantasía también se inscribe para evitar que otra empresa pueda
utilizarlo, especialmente adquiriendo el prestigio de su homónima.

La razón social o la denominación, se usan según la sociedad de que se trate. Por ejemplo, en las
Sociedades Colectivas y en la Sociedad en Comandita Simple, en la razón social se puede colocar
el nombre de uno o alguno de los socios, y si no estuvieran contenidos todos, se debe agregar y
Cía. Algo similar ocurre en las de Capital e Industria. Estas son sociedades donde los socios
responden con su propio patrimonio por las deudas sociales.

En las sociedades donde solo se responde con el capital social, no es necesario que figuren los
nombres de uno o más socios, pudiendo tener un nombre de fantasía o el de una persona que
puede no ser socia. En este caso donde no hay nombres de socios reales no se llama razón social,
sino denominación. A ello siempre debe agregarse el tipo de sociedad de que se trate: SRL o S.A.

DURACION DE LA SOCIEDAD.

La duración de la sociedad resulta nuevamente referencia obligada de los estatutos en los

diferentes tipos de sociedades mercantiles, con una única excepción: las sociedades de
responsabilidad limitada. Únicamente en este tipo societario, y a diferencia del resto, se admite
que los estatutos no contengan la duración porque la ley determina que, salvo disposición
contraria de los mismos, la sociedad tendrá carácter indefinido.

La costumbre jurídica es fijar una duración indefinida pero nada impide establecer un plazo. En
este supuesto, si no se indica cuando comienza, se empezará a contar desde la fecha en que se
otorgue la escritura de constitución, tal como se establece en el Reglamento del Registro
Mercantil.

Otra consecuncia a tener en cuenta a la hora de determinar la duración de la sociedad es que, en

caso de fijar un plazo, el cumplimiento del mismo es causa de disolución , de pleno derecho, salvo
que con anterioridad se hubiera prorrogado expresamente y se hubiera inscrito en el Registro
correspondiente .

Tratándose de sociedades anónimas deberemos recoger también en los estatutos, por ser parte
del contenido mínimo exigido legalmente, la fecha o momento en que darán comienzo las
operaciones sociales sin que, salvo en caso de transformación, se pueda indicar una fecha
anterior a la del otorgamiento de la escritura de constitución. En las sociedades limitadas la no
referencia en los estatutos a esta circunstancia determina, por imposición legal, que las
operaciones sociales darán comienzo en la fecha de la escritura de constitución.

El comienzo real y efectivo de esas operaciones debe coincidir con la declaración de alta en el
Impuesto de Actividades Económicas (declaración modelo 845 ó 846) y, a su vez, esta declaración
nos será requerida por la Seguridad Social cuando procedamos a solicitar la inscripción de la
empresa, y el alta de los trabajadores tanto en el Régimen General como en el Régimen Especial
de autónomos. En algún caso nos hemos encontrado con que la Administración ha retrotraido la
fecha de alta de un administrador no a la indicada en el Impuesto de Actividades Económicas
sino, y por indicarse así en la escritura de constitución, a la fecha de otorgamiento de dicha
escritura. Por ello, y para evitar situaciones como ésta, es aconsejable indicar con precisión el
momento en que comenzarán las operaciones sociales, pudiendo expresamente señalarse en los
estatutos que ese momento será la fecha de alta en el Impuesto de Actividades Económicas.

IMPORTE DEL CAPITAL SOCIAL.

El capital social de una empresa es uno de los principales conceptos de la contabilidad. Define el
dinero que los socios o los accionistas de una empresa aportan a la misma sin derecho de
devolución. Es decir, recoge el valor total de los aportes iniciales, más los posteriores aumentos o
disminuciones, que los dueños de una empresa ponen a disposición de la misma, ya sea en el
momento de crearla o cuando ingresa un nuevo socio o accionista. Es un recurso contabilizado en
el pasivo de la empresa que indica una deuda de esta frente a los socios que han realizado el
desembolso.

Por ejemplo, en las sociedades limitadas el capital social mínimo necesario para poder formar la
empresa es de 3.005,06 euros. Debe desembolsarse íntegramente y se divide en participaciones
sociales que poseen los dueños. En el caso de las sociedades anónimas, el capital social mínimo
exigido es de 60.101,21 euros y se encuentra dividido en acciones individuales.

El capital social es sólo una parte del patrimonio de la empresa (verdadera vara de medir su
riqueza) y no se ve afectado por las pérdidas económicas. En caso de números rojos, la empresa
puede tratar de subsanarlos con una parte del patrimonio reservada para ello, sin que el capital
social de la compañía se vea afectado. Este sí puede disminuir, sin embargo, cuando la empresa
termine en la quiebra y se vea en la obligación de liquidarse. Llegado a ese extremo, sí podría
verse afectada la cuenta de capital social. Además, entonces (pero solo entonces) alguno de los
socios podría pedir la devolución de sus aportes.

Puesto que el capital social indica el valor económico con que los accionistas dotan a la empresa
para su puesta en marcha, más tarde no es un indicador que señale para nada el valor real de la
empresa. No obstante, su cuantía sí es tenida en cuenta por las entidades bancarias a la hora de
analizar lasolvencia de la compañía.

En ocasiones, para poder financiar nuevas inversiones, una empresa puede aumentar su capital
social:es lo que se denomina ampliación de capital, lo que permite incrementar los recursos
propios de la compañía. Las formas más comunes de realizarla, en una sociedad anónima, son:
emitir nuevas acciones o aumentar el valor de las ya existentes. En resumen: en pedir más dinero
prestado a losaccionistas de la empresa o en permitir la entrada de más inversores, algo mucho
más barato que acudir a un banco.

Este concepto se utiliza también en sociología, donde se deriva del término económico, para
medir la colaboración entre los diferentes grupos de un colectivo humano. Una colaboración
basada en normas, redes organizadas y confianza mutua. Tres características fundamentales para
el buen funcionamiento de cualquier empresa.

DOMICILIO SOCIAL.

El domicilio social de la empresa: una decisión que, equivocadamente, se percibe como

"irrelevante"

Vamos a analizar el concepto de domicilio social ya que una errónea elección de éste puede ser
determinante en la marcha de la empresa pues, entre otros aspectos, el domicilio social
repercutirá en la normativa tributaria aplicable. Por ejemplo, no es igual que una determinada
sociedad esté domiciliada en Galicia o en el País Vasco, ya que en éste el régimen fiscal es más
favorable para las empresas.

Además, en las sociedades, el domicilio cobra una especial relevancia ya que va a ser éste el que
determine la nacionalidad de la misma, independientemente de dónde se haya constituido.

Algunos de los aspectos en los que el domicilio social repercute son:

Delegación Tributaria a la que pertenecerá la compañía

Normativa aplicable: estatal, autonómica o local

Lugar donde se considerarán celebradas las Juntas de socios salvo indicación contraria

La importancia del domicilio social también se refleja en el hecho de que la indicación del mismo
es parte del contenido obligatorio que los estatutos deben incluir para poder ser inscritas en el
Registro Mercantil y por tanto, constituirse válidamente.

¿Qué se considera domicilio social?

Según la normativa española el domicilio de las sociedades españolas debe estar en España y en
el lugar de su efectiva dirección o donde se encuentre su principal establecimiento o explotación.

No hay que confundir domicilio social y domicilio fiscal pues aunque, en principio, es el mismo, si
no se pudiera determinar éste según el criterio anterior, entonces se considerará domicilio a
efectos fiscales el lugar donde se encuentre la mayor parte del inmovilizado material.

Unidad del domicilio social

El domicilio social debe ser único, sin perjuicio de que se puedan crear
otros establecimientoscomo sucursales, representaciones, delegaciones, oficinas… Cada uno de
estos establecimientos tendrá un domicilio propio (aunque no será el social) en el cual podrá
demandarse al empresario (siempre que sean establecimientos abiertos al público).

En cuanto a las filiales, no hay que confundir éstas con las sucursales. La principal diferencia es
que mientras las filiales son sociedades autónomas dependientes de la matriz, las sucursales no
son sociedades. Por ello, las primeras sí tendrán domicilio social propio pero las segundas no.

Inviolabilidad del domicilio social

La Constitución española recoge la inviolabilidad del domicilio, pero, ¿afecta esta inviolabilidad al
domicilio social? La respuesta es “sí”. Además, a estos efectos, el concepto de domicilio es más
amplio, incluyendo no sólo el domicilio social sino también aquellos lugares en los que se
custodien documentos u otros soportes de la vida diaria de la sociedad o de su establecimiento.

La consecuencia de esta inviolabilidad es que tanto la Inspección Tributaria como los cuerpos de
Fuerza y Seguridad del Estado necesitarán, para poder acceder al lugar, una autorización judicial
o bien el consentimiento del interesado, el cual no podrá ser prestado más que por el titular de la
empresa o un empleado que ejerza funciones de administración o dirección.

Cambio del domicilio social

Como ya hemos dicho, el domicilio social forma parte del contenido obligatorio de los estatutos.
Esto implica que un cambio de domicilio social conlleva necesariamente un cambio de los
estatutos. Como norma general, el acuerdo deberá ser adoptado por la Junta de Socios pero los
quórums y mayorías dependerán del tipo de sociedad.

Sociedades Anónimas: el quórum mínimo necesario para poder celebrar válidamente una Junta,
en este caso, es del 50% del capital social en primera convocatoria y del 25% en segunda. Una vez
constituida válidamente la Junta, la mayoría necesaria para adoptar el acuerdo será del 51% de
los votos, salvo que en segunda convocatoria haya acudido el 25% del capital pero menos del
50%. En este caso, la mayoría deberá ser de 2/3 del capital presente.

Sociedades de Responsabilidad Limitada: el quórum mínimo será de 2/3 del capital social para
poder celebrar válidamente la Junta y será necesario el voto favorable de aquellas personas que
ostenten el 51% del capital social.

Excepcionalmente, cuando el cambio de domicilio social sea dentro del mismo término municipal,
bastará el acuerdo de los administradores, sin que sea necesario convocar Junta de socios.
Hay que señalar que según la jurisprudencia, es necesario que la modificación no sólo sea válida
formalmente, sino que debe ser justificable en la práctica y es, por lo tanto, impugnable si
responde exclusivamente al interés del socio mayoritario.

Finalmente, y a pesar de que excede el objetivo del artículo, es interesante hacer referencia al
traslado de sucursales. En este caso bastará el acuerdo del órgano de administración, salvo
disposición contraria de los estatutos.

ORGANO DE ADMINISTRACION.

¿Quién dirige una Sociedad? ¿Cuáles son los principales órganos que la constituyen? ¿Quiénes
forman dichos órganos? Las respuestas a éstas y otras preguntas pueden parecer obvias hoy en
día, después de todo, ¿Quién no ha oído hablar alguna vez del Consejo de Administración o de la
Junta de Accionistas de una empresa? Sin embargo, si nos paramos a analizar las diversas formas,
funciones, responsabilidades y otras cuestiones relativas a estos órganos, dar respuesta a estas
preguntas puede volverse, cuanto menos, complicado. Por esto, y por la importancia que revisten
los órganos societarios, a través de los cuales actuará la Sociedad, en éste y siguientes artículos
vamos a analizar cuestiones relativas a los mismos.

Empecemos con el Órgano de Administración…

Como ya sabemos por artículos anteriores, las sociedades mercantiles son personas jurídicas, por
ello, necesitarán actuar a través de sus órganos. Uno de estos órganos es el Órgano de
Administración. Éste será el encargado de la administración, gestión y representación de la
Sociedad. Más concretamente, realizará todos aquellos actos que estén relacionados con
elobjeto social de la empresa, el cual, viene necesariamente indicado en sus estatutos.

Pero, ¿Es tan fácil determinar cuándo los administradores están desarrollando el objeto social de
la empresa? No, por eso mismo y para evitar que la Sociedad pueda eludir posibles
responsabilidades, el ordenamiento jurídico ha adoptado un criterio interpretativo muy amplio,
tratando de abarcar todas las posibles situaciones que se puedan dar en la práctica. Así pues, será
desarrollo del objeto social todo lo que esté directa e indirectamenterelacionado con éste y, ante
la duda, se considerará que el Órgano de Administración sí era competente para adoptar la
decisión que adoptó, es decir, tendrá efectos vinculantes para la Sociedad.

Administrador Único, Administradores solidarios, mancomunados… ¿Cuál elijo?

La razón de la existencia de las diversas formas que puede adoptar el Órgano de Administración
es la variedad de necesidades que pueden tener las sociedades. A continuación vamos a analizar
cada una de éstas para tratar de “arrojar un poco de luz” sobre esta decisión tan crucial para la
empresa.

El Órgano de Administración puede constituirse bajo una de las formas recogidas por la ley y la
elección de una u otra debe plasmarse en los estatutos. ¿Pero es esta elección inamovible? En
absoluto. Ahora bien, al formar parte del contenido de los estatutos, un cambio de organización
en el Órgano de Administración implicará una modificación de los estatutos, lo que puede
resultar no sólo engorroso (será necesario convocar la Junta de Accionistas) sino también costoso
(ya que es necesaria escritura notarial). Por esto, es muy recomendable incluir en los
estatutos una forma alternativa, así, la modificación de la modalidad del órgano administrador no
dará lugar a una modificación de los estatutos. Las formas admitidas son expuestas a
continuación.

Administrador único

Una única persona, física o jurídica, constituirá el Órgano de Administración y tomará las
decisiones pertinentes.

Administradores mancomunados

El Órgano de Administración estará formado por al menos dos personas que actuarán
conjuntamente. Es decir, ninguna de ellas podrá actuar por separado, sin tener en consideración
a la otra. Por ello, no es aconsejable la elección de este tipo de administración cuando la relación
entre los administradores no sea cordial, ya que la falta de acuerdo de los mismos podría derivar
en la anulación del órgano.

Como es obvio, un número demasiado grande de administradores mancomunados podría hacer

“ingobernable” una Sociedad. El ordenamiento, para evitar la paralización de este órgano y por el
gran tamaño de las Sociedades Anónimas, ha establecido un máximo de dosadministradores
mancomunados para este tipo de sociedades. Sin embargo, no existe tal límite referido a las
Sociedades de Responsabilidad Limitada.

Administradores solidarios

Al contrario que los administradores mancomunados, los solidarios sí pueden actuar por
separado de manera que “la firma” de cualquiera de ellos obligará a la Sociedad. Si bien, una
ventaja de esta modalidad es que permite una mayor agilidad en la actuación, hay que tener en
cuenta que puede suponer un mayor desconocimiento de los actos realizados por los otros
administradores.

Consejo de Administración

Es un órgano colegiado y como tal es necesario el acuerdo de sus componentes para su

actuación. En la Sociedad Anónima los acuerdos del Consejo se alcanzarán por mayoría absoluta
de los concurrentes a la sesión.
Pero ¿Existen limitaciones? Sí. Mientras en las Sociedades Anónimas, el Consejo de
Administración debe estar formado por al menos tres consejeros, sin existir un máximo legal, en
las Sociedades de Responsabilidad Limitada el mínimo es idéntico pero se establece un máximo
de doce consejeros.

El Consejo de Administración será la forma más adecuada cuando existan grupos diferenciados de
accionistas con intereses diversos, ya que éste permitirá la representación de todos ellos en el
Órgano de Administración.

Ésta es la modalidad que más se viene adoptando en las Sociedades Anónimas y en las empresas
familiares ya que permite la consideración de las propuestas de todos los administradores sin
llegar a producir la paralización del órgano.

BASES DE LIQUIDACION.

En ocasiones se presenta cierta confusión a la hora de liquidar las cesantías, pues no se tiene
claro cuál es el salario que se debe tomar como base.

Al respecto dice el artículo 253 del código sustantivo del trabajo:

Salario base para la liquidación de la cesantía. 1. Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como
base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido
variación en los tres (3) últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se
tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo
servido si fuere menor de un año.

2. Para el tiempo de servicios anterior al treinta y uno (31) de diciembre de mil novecientos
sesenta y dos (1962) se aplicarán las normas vigentes hasta esa fecha.

Según la norma transcrita, se pueden presentar tres situaciones diferentes:

Salario fijo sin variación o modificación.

Salario fijo con variación o modificación en los últimos tres meses

Salario variable

Si el salario es fijo y no ha variado en los últimos tres meses, la base para la liquidación de las
cesantías será el salario del último mes laborado.

Si el salario es fijo y ha variado en los últimos tres meses, como cuando se incrementa el salario
por promoción a un nuevo cargo, se debe promediar el salario devengado durante el último año
o el tiempo laborado si este es inferior a un año.

Cuando el salario es variable, al igual que cuando el salario ha variado en los últimos tres meses,
se debe promediar el salario del último año o lo que el trabajador lleve laborando si el tiempo
laborado es inferior a un año.