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Versión: 01
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN Página 1de 6
DE ACCIÓN Y/O CORRECCIÓN
Revisó: Aprobó: Fecha de aprobación
Directora Control Interno y Rector Abril 14 de 2015
Evaluación de Gestión Resolución No. 723
1. OBJETIVO
Facilitar la elaboración del Plan de Acción y/o Corrección resultado de las Auditorías Internas de
la D.C.I.E.G, con el fin de contribuir en el cumplimiento a las actividades propuestas.
2. ALCANCE
Aplica para la formulación de Planes de Acción y/o corrección resultado de las Auditorías
Internas, realizadas por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión a todas las
Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.
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Creada mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 070 de 2005
2
Tomado ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario
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Tomado ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: GSE.02
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DE ACCIÓN Y/O CORRECCIÓN
4. CONTENIDO DE LA GUÍA
4.1. IDENTIFICACIÓN
Después de recibir el Informe Definitivo de Auditoría Interna Integral, según formato FSE.21, el
Proceso y/o Unidad debe construir un Plan de Acción y registrarlo en el formato FSE.22, el cual
se encuentra disponible en la intranet, en el Mapa de Procesos de la universidad, Proceso de
Seguimiento Institucional, https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/calidad.html, identificando:
Proceso: Aplica para los Procesos del Sistema de Gestión Integrado que fue auditado.
Ejemplo: Contratación, Financiero, Admisiones.
Con el fin de determinar las causas que originaron la No Conformidad y/o Aspecto por mejorar
y aportar al mejoramiento continuo, se debe realizar un análisis de causas que le permitirá
enfocar los esfuerzos de las actividades propuestas a eliminar las razones por las que se
evidencio y reducir al máximo su probabilidad de ocurrencia.
A continuación se proporciona una herramienta que le permitirá realizar un análisis de las causas
de la no conformidad a través de una metodología sencilla de preguntas y respuestas, que puede
ser utilizado por la Unidad si lo considera adecuado, según sea el caso.
ANÁLISIS DE CAUSAS
Aplica
VARIABLE 1. ¿Por qué? 2. ¿Por qué? 3. ¿Por qué?
Si No
1. Talento Humano:
Fallas presentadas por el personal involucrado:
funcionarios, estudiantes, contratistas, visitantes y x
comunidad en general. Ej.: desconocimiento, desempeño,
falta de toma de conciencia.
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: GSE.02
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DE ACCIÓN Y/O CORRECCIÓN
ANÁLISIS DE CAUSAS
Aplica
VARIABLE 1. ¿Por qué? 2. ¿Por qué? 3. ¿Por qué?
Si No
2. Servicios y suministros:
Incumplimiento de especificaciones de los insumos,
productos y/o servicios solicitados para el desarrollo de x
las actividades en la Universidad. Ej.: Materia prima,
información.
3. Medición:
Fallas en los mecanismos de control establecidos en el
proceso o subproceso. Ej.: Indicadores HSEQ, registros, x
encuestas, comités, grupos primarios, Monitoreos
ambientales, mediciones en seguridad y salud ocupacional.
4. Metodología:
Fallas que se presentan en la documentación, los
controles operacionales, respuesta a emergencias,
investigación de incidentes entre otros; en cuanto a su
x
nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos
de la organización, legales y de las normas.
5. Infraestructura/Equipos:
Fallas respecto a la adecuación de infraestructura,
desempeño de los equipos que se utilizan durante la x
realización del producto o la prestación del servicio. Ej.:
Cumplimiento del mantenimiento preventivo, correctivo.
6. Factores Externos:
Hace referencia a todos los agentes generadores del
medio que inciden directamente en la conformidad de los
requisitos establecidos en el S.G.I.
x
Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia de actos del
gobierno, actos de desorden civil, leyes.
Nota: De manera breve, en la casilla de análisis de causas del formato FSE.22, Formato plan de
acción y/o corrección, debe registrar los resultados de este análisis, los cuales le permitirán
construir una corrección y/o plan de acción efectivo.
En el formato se debe registrar la corrección establecida y las fechas del cronograma en las
cuales se dará cumplimiento a la actividad planteada.
4.3.1 Actividades: Se debe registrar la lista de actividades que se requieren para dar
cumplimiento al Plan de Acción.
- Unidad de Medida de la Meta: Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene
cada acción con el fin de poder medir el grado de avance, puede darse en porcentaje
o unidad.
EJEMPLO:
4.3.3 Responsable: Son los actores de la comunidad universitaria, cargo o grupo de personas,
encargadas de coordinar y hacer seguimiento al desarrollo del Plan de Acción de la
Unidad Auditada.
4.4 SEGUIMIENTO
Nota: Todo lo registrado en el formato de Plan de Acción o Corrección es sujeto a revisión por
parte de los Entes de Control. Por tal razón se debe contar con la evidencia que soporte el
desarrollo de cada una de las actividades.
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DE ACCIÓN Y/O CORRECCIÓN
Al finalizar el cumplimiento de todas las acciones, correcciones y actividades que hacen parte del
Plan de Acción, la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión remitirá a la Unidad y/o
Proceso una comunicación informando el cierre del Plan de Acción o Corrección suscrito.
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL Código: GSE.02
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DE ACCIÓN Y/O CORRECCIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIÓN DE
VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN
CAMBIOS REALIZADOS
01 Abril 14 de 2015 Creación del documento.