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SENADO DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA
DGA- DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y SISTEMAS

SEMINARIO - TALLER INDICADORES DE GESTIÓN
Anexo J.
SEMINARIO TALLER
DEFINICIÓN Y
CONSTRUCCIÓN
DE INDICADORES
Stella Márquez – Catalina Rodríguez

PARA REFLEXIONAR
¿ Ha notado usted que en muchas entidades del Estado se declaran una serie de
objetivos y en realidad en las actividades diarias de la organización se trabaja en
otra cosa?
Que muchos planes estratégicos son elaborados con intenciones muy serias de
mejorar la entidad y se obtienen resultados notoriamente diferentes a los
planeados?
Hay muchas explicaciones y una de ellas es el efecto que tiene la medición

institucional en la consecución de los objetivos de la empresa.
Algunas entidades harán que las cosas pasen, otras mirarán como pasan las cosas y
muchas se preguntarán: ¿ Qué habrá pasado?
La gerencia pública debe orientar su acción hacia resultados. Visualizar a un mayor

plazo sus planes y políticas.
No accionar sin ajustar es un ejercicio que puede traer nefastas consecuencias para el
desarrollo y crecimiento de una institución .
OBJETIVO
Construir y documentar los indicadores
de gestión para los planes, procesos y
áreas de la Dirección General
Administrativa del Sena de la República,
como instrumentos de control de la
Gestión Institucional.

METODOLOGÍA
Primera Fase: Realización de un seminario, en el cual se
presentarán: marco normativo, conceptual e institucional
para la identificación y construcción de indicadores de
gestión.
Segunda Fase: Realización de un taller de aplicación de los

conceptos y metodología impartida. Este será realizado por
los responsables de planes, procesos y dos funcionarios de
las respectivas Dependencias, con mirar a la identificación y
construcción de indicadores de gestión.
Tercera Fase: Consolidación de la información por parte de

la División de Planeación y Oficina de Control Interno
1 ¿ CUÁL ES EL CONTEXTO DE LOS INDICADORES?
2 ¿ QUÉ SON LOS INDICADORES?
3 ¿QUÉ ES CONTROL DE GESTIÓN?
4 ¿ QUÉ SON INDICADORES DE GESTIÓN?
5 ¿CUÁL ES LA METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

INDICADORES DE GESTIÓN?
6 ¿ CÓMO SE ESTABLECEN INDICADORES EN UN PROCESO?
¿ EN LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SE

7 ADOPTÓ GUÍA PARA EL MANEJO DE INDICADORES ?
8 TALLER DE APLICACIÓN
1 ¿ CUÁL ES EL CONTEXTO DE LOS INDICADORES?
SENADO DE LA REPÚBLICA Debe consolidar
SISTEMA DE CONTROL
Parte de la autoevaluación, en otras palabras, tanto el seguimiento de los procesos, como la evaluación
de los resultados deben ser asuntos en los que participen las personas involucradas en los mismos,
quienes deben retroalimentarse a partir de los resultados arrojados.
Que responda a dos ámbitos
CONTROL INTERNO CONTROL DE GESTIÓN
Hace seguimiento a los procesos, determinando si se actúa Relacionado con el control interno, pero
dentro de las normas establecidas, verifica si las diferentes enfocado a evaluar los resultados de la
estancias están haciendo lo que les corresponde, De entidad.
acuerdo a la Ley 87 de 1993, se debe realizar por cada una
de las entidades públicas, articulado a su ciclo
administrativo, mediante procedimientos ajustados a la
naturaleza de cada institución.
Confluyen en
Un solo sistema el cual permite evaluar y monitorear los resultados, en una relación de subsistemas
interdependientes.
SISTEMA DE CONTROL
Tiene una herramienta
Los indicadores
Tienen como objetivo brindar información permanente y oportuna a cada

uno de los integrantes de una organización, sobre su desempeño, de tal
manera que permita evaluar y tomar los correctivos del caso.
CONTROL
Herramienta sistémica que permite concentrar el esfuerzo gerencial en

procesos primordiales y en variables fundamentales sin perder de vista el
desarrollo ni el desempeño integral de la organización.
2 ¿ QUÉ SON LOS INDICADORES?
MEDICIONES PARA EL CONTROL
Lo que no se puede medir, no se

puede controlar; lo que no se
puede controlar, no se puede
administrar; lo que no se puede
administrar es un caos.

DEFINICIONES:
“Representación cuantitativa o cualitativa
de una variante, utilizando como
aproximación para medir, a partir de la
conjugación de variables, el logro de un
objetivo, reflejar los cambios vinculados
con una intervención o ayudar a evaluar
los resultados de un organismos de
desarrollo”.
Senado de la República. Guía para manejo de indicadores de gestión, Octubre de 2005.

CONCEPTOS BÁSICOS
• Son medidas específicas, verificables objetivamente, sobre
los cambios o resultados de una actividad.
• Son variables o relaciones entre variables que ayudan a
caracterizar una situación o a medir los cambios
presentados en ella despúes de una actividad.
• Son un elemento de Control, conformado por el conjunto
de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión
de toda entidad pública.
• Son mecanismos que permiten controlar el
comportamiento de factores críticos en la ejecución de los
planes y de los procesos de la entidad.

Es necesario tener en cuenta que para lograr que un

indicador se caracterice por:
Pertinencia,
Oportunidad,
Confianza,
Actualización y
Precisión,
Es indispensable contar con un sistema de información de

calidad. Por ello se hace necesario un sistema de información
institucional; con características y requisitos de homologación
de variables, criterios y procedimientos de validación; sin ello
no hay un modelo de indicadores de gestión que pueda servir
como garantía o que ofrezca verdadero soporte a la gestión.



PROPÓSITO: ALCANZAR LOS OBJETIVOS Y METAS PREVIAMENTE

ESTABLECIDAS MEDIANTE UN PROCESO DE PLANEACIÓN.
PERMITE DESARROLLAR LA MISIÓN Y LOGRAR LA VISIÓN

INSTITUCIONAL.
3 ¿QUÉ ES CONTROL DE GESTIÓN?
CONTROL DE GESTIÓN
“Instrumento gerencial, integral y estratégico que, apoyado en
indicadores, índices y cuadros producidos en forma sistemática,
periódica y objetiva, permite que la organización sea efectiva para
captar recursos, eficiente para transformarlos y eficaz para
canalizarlos” (Abad, Darío, 1996)
“Sistema de información estadística, financiera, administrativa y

operativa que puesta al servicio de la directiva de la organización, le
permite tomar decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas
correctivas que correspondan y controlar la evolución en el tiempo de
las principales variables y procesos” (Beltrán, Jesús,2006)

CONTEXTO LEGAL
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LEY 87 DE 1993. SISTEMA
1991 NACIONAL DE
EVALUACIÓN DE
RESULTADOS –
SINERGIA-
Artículo 209: establece el control interno Normas básicas para el
Artículo 267: Elimina el control previo, ejercicio del CI en las
haciendo énfasis en el control posterior y entidades y organismos del
selectivo Estado.
Cumplimiento
Artículos 268-269: Facultades al lineamientos C.P.
Contralor General a conceptual sobre
control fiscal interno de las entidades y DECRETOS
organismos del Estado y obligatoriedad de REGLAMENTARIOS DE LA
éstas últimas a diseñar y aplicar métodos LEY 87 Y DIRECTIVAS
y procedimientos de control interno (CI). PRESIDENCIALES

FUNCIONES BÁSICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL
FASES DEL CONTROL

•Recopilación de la información acerca del valor de las variables vitales
• Análisis de la información recolectada
•Toma de decisión de la acción correspondiente
•Ejecución de la acción
•Verificación del efecto de la acción
•Mantenimiento de las condiciones resultantes de la acción
INDICADORES DE
GESTIÓN
<SIGNOS VITALES DE LA ORGANIZACIÓN>

4 ¿ QUÉ SON INDICADORES DE GESTIÓN?
“Se define un indicador como la relación entre las variables cuantitativas o

cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio
generadas en el objeto o fenómenos observado, respecto de objetivos y metas
previstos e influencias esperadas”. Estos indicadores pueden ser valores,
unidades, índices, series estadísticas, etc.
“Son factores para establecer el logro y el cumplimiento de la misión, objetivos y

metas de un determinado proceso” (Beltrán, Jesús, 2006)
“ Son parte de dos sistemas de información fundamental para la gerencia de las

organizaciones:
1. Sistema de información para la administración o sistema de información
gerencial
2. Sistema de apoyo para la desición”. (Senn, James, 1990)
DEFINICIONES (1)
• Son la expresión cuantitativa del comportamiento o el

desempeño de toda una organización o una de sus
partes, cuya magnitud al ser comparada con algún
nivel de referencia, puede estar señalando una
desviación sobre la cual se tomaran acciones
correctivas o preventivas según el caso.
• Son una unidad de medida gerencial que permite

evaluar el desempeño de una organización frente a
sus metas, objetivos y responsabilidades con los
grupos de referencia. En otras palabras es la relación
entre las metas u objetivos y los resultados.

DEFINICIONES (2)
• Es la relación entre las metas u objetivos y los

resultados.
• Son instrumentos de direccionamiento de los

esfuerzos de la gestión y, especialmente, de la
evaluación de la gestión y forman parte integral del
sistema de control interno.
• Son instrumentos para medir, no solo, la utilización de

los recursos financieros, sino el resultado obtenido
con la investigación, la capacitación, la asesoría y
consultoría, por medio de las cuales la Entidad
interactúa en y con su entorno.

• Atributos
- Fáciles de entender
- Accesibles para no especialistas
- Consistentes
- Oportunos Llamados también “factores
críticos de éxito”, o
- Pertinentes “dimensiones”; es decir que son
los aspectos que es necesario
- Eficientes mantener bajo control para
lograr el éxito de la gestión.
- Confiables

PERMITEN ANALIZAR

NIVELES
ESTRATÉGICOS
OBJETIVOS INDICADOR
EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD IMPACTO
PLAN DE
DESARROLLO
PROGRAMA
SUBPROGRAMA
PROYECTO

REQUERIMIENTOS INSTITUCIONALES PARA IMPLEMENTAR EL

SISTEMA DE INDICADORES DE GESTIÓN
• Participación activa y de manera decidida del equipo directivo de la

organización de tal manera que contribuya al desarrollo y
fortalecimiento de la entidad.
• Cultura de la Planeación: es prioritario que la entidad en cada una de
sus dependencias se rija por la planeación, orientada desde el nivel
corporativo de la misma. De esta manera se podrá evaluar los
resultados con lo planeado, lo que permitirá tener una medición de la
gestión institucional.
• Plan Operativo: el cual permite saber hacia dónde van orientados los
recursos de inversión asignados a la entidad en el cumplimiento de su
misión, a la vez que nos permite hacer una comparación entre lo
programado y lo ejecutado, determinando el grado de impacto de los
proyectos.
• Sistema de Información: contar con un sistema de información es
fundamental, ya que de su calidad depende que se puedan formular los
indicadores.

CRITERIOS GENERALES PARA LA

FORMULACIÓN DE LOS INDICADORES.
Los indicadores tienen como parámetro de medida al 100%, a excepción que
existan estándares que permitan su convertibilidad en ese porcentaje que
haga las veces de parámetro.
La evaluación con indicadores debe tener una línea de base.
Los indicadores miden solamente las actividades o funciones que dependan

de la gestión del área cuando son los indicadores por Dependencia.
Los indicadores miden la gestión de la Institución cuando son los indicadores

Corporativos
Los indicadores deben soportarse en fuentes de información confiable y

verificable.
Los indicadores deben permitir la construcción de un sistema de seguimiento

y evaluación a la gestión de la Entidad; es decir que no sean sólo aplicables
para un periodo determinado.
HERRAMIENTAS PARA DESARROLLAR

INDICADORES DE GESTION
Su cliente Clima Objetivos Planeación

externo es decir, organizacional financieros de
su objetivo y la entidad y estratégica
quienes su
adquieren sus presupuesto.
servicios.
Conocido también como direccionamiento estratégico, es importante

que la empresa desarrolle e implemente indicadores de gestión.
Lo que no se mide, no se mejora

PATRONES PARA LA
ESPECIFICACIÓN DE INDICADORES
COMPOSICIÓN:
9 Nombre: debe definir claramente su objetivo y utilidad
9 Forma de cálculo: formula matemática para el cálculo de su
valor, implica la identificación exacta de los factores y la manera
como ellos se relacionan
9 Unidades: la manera como se expresa el valor de determinado
indicador cuando esta dado por unidades.
9 Glosario: Es fundamental que el indicador se encuentre
documentado en términos de específicar de manera precisa los
factores que se relacionan en su cálculo.

EJEMPLO:
9 Nombre: Eficacia mensual de ventas
9 Formula:
Eficacia mensual de ventas = Total clientes que compraron X 100
Total clientes visitados
9 Unidad: Porcentaje
9 Glosario:
Indicador de eficacia mensual de ventas: mide porcentualmente la eficacia
del vendedor, relacionado con el total de clientes que efectúan la compra, con el
total de clientes que visitó durante un mes determinado.
Total de clientes que compraron:
Total de clientes visitados:

VENTAJAS DE CONTAR CON

INDICADORES DE GESTIÓN
9 Motivación para alcanzar las metas
9 Estimular y promover el trabajo en equipo
9 Generar procesos de innovación
9 Impulsar la eficiencia, eficacia y productividad de las actividades
9 Disponer de una herramienta de información
9 Identificar oportunidades de mejoramiento en actividades
9 Establecer gerencia basada en datos y hechos
9 Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las
actividades clave de la organización.
9 Reorientar políticas y estrategias, con respecto a la gestión de la
organización

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN
INDICADOR
1.
1. SIMPLEZA:
SIMPLEZA: QueQue sea
sea entendible
entendible yy aplicable
aplicable
por
por los
los interesados.
interesados.
2.
2. VALIDEZ:
VALIDEZ: QueQue mida
mida lo
lo que
que dice
dice medir.
medir. De
De
ahí
ahí que
que es
es importante
importante validarlo
validarlo yy ajustarlo.
ajustarlo.
3.
3. DISPONIBILIDAD:
DISPONIBILIDAD: QueQue se
se pueda
pueda conseguir
conseguir
información
información fácilmente
fácilmente para
para medirlo.
medirlo.

4.
4. REPLICABILIDAD:
REPLICABILIDAD: Que Que permita
permita medir
medir el
el
fenómeno
fenómeno no no solo
solo en
en un
un tiempo
tiempo yy lugar
lugar
específico
específico sino
sino también
también en
en otros
otros tiempos
tiempos yy
espacios.
espacios.
5.
5. COMPARABILIDAD:
COMPARABILIDAD: Que Que sea
sea comparable
comparable por
por
municipios
municipios yy con
con otros
otros países,
países, para
para permitir
permitir
aprender
aprender de
de la
la experiencia
experiencia internacional.
internacional.
DNP. Hacia
DNP. Hacia una
una Gestión
Gestión Pública
Pública Orientada
Orientada aa Resultados, 1996..
Resultados, 1996

La
La relación
relación Resultados
Resultados Programados
Programados vs. vs.
Resultados
Resultados Alcanzados,
Alcanzados, permitirá
permitirá calcular
calcular
indicadores
indicadores “complejos”
“complejos” de de evaluación
evaluación de
de
gestión
gestión que
que juzguen
juzguen la la gestión
gestión enen el
el
cumplimiento
cumplimiento de de las
las acciones
acciones realizadas
realizadas
al
al compararlas
compararlas con
con las
las planeadas.
planeadas.

El
El indicador
indicador dede gestión
gestión siempre
siempre está
está
referido
referido aa una
una meta
meta programada
programada yy mide
mide el
el
avance
avance alcanzado
alcanzado en
en su
su implementación.
implementación.
Relaciona
Relaciona elel esfuerzo
esfuerzo relativo,
relativo, medido
medido enen
utilización
utilización de
de recursos
recursos humanos,
humanos, físicos,
físicos,
naturales,
naturales, financieros,
financieros, con
con elel resultado
resultado
logrado.
logrado.

Los
Los indicadores
indicadores de de gestión
gestión sese pueden
pueden
clasificar
clasificar enen indicadores
indicadores de de eficacia,
eficacia,
eficiencia
eficiencia yy efectividad,
efectividad, según
según midan,
midan,
respectivamente,
respectivamente, el el avance
avance alcanzado
alcanzado en en la
la
implementación
implementación de de una
una acción,
acción, el
el costo
costo en
en
recursos
recursos utilizados
utilizados para
para llevarla
llevarla aa cabo
cabo oo el
el
momento
momento en en el
el cual
cual se
se ejecuta.
ejecuta.
DNP. Hacia
DNP. Hacia una
una Gestión
Gestión Pública
Pública Orientada
Orientada aa Resultados,
Resultados, 1996
1996

TIPOS DE INDICADORES
En armonía con la Ley 872 de 2003 y del Decreto 4110 de
2004, las entidades deberán diseñar indicadores de eficiencia,
eficacia y efectividad:
• Indicadores de gestión o eficiencia:

Establecen la relación entre los costos de los insumos y los
productos de proceso; determinan la productividad con la
cual se administran los recursos, para la obtención de los
resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos.
Conocidos como: indicadores de seguimiento, de control,
de monitoreo, de actividades, de administración o de
tareas..
TIPOS DE INDICADORES
• Indicadores de • Indicadores de
logro o eficacia: Efectividad
Conocidos como (impacto):
indicadores de éxito Miden la satisfacción
externos, de impacto o de de las necesidades de
objetivos miden el grado la ciudadanía o las
de cumplimiento de los partes interesadas.
objetivos definidos en el
Modelo de Operación.

CLASIFICACIÓN DE INDICADORES
DE LOGRO O EFICACIA
• Indicadores de impacto
• Indicadores de efecto
• Indicadores de resultado
• Indicadores de producto

LOS INDICADORES SEGÚN SU FUNCIÓN

SE PUEDEN CLASIFICAR EN:
Se refieren a los recursos humanos, financieros y
Indicadores de insumo: físicos que se destinan al logro de las metas.
Indicadores de proceso: Cuantifican acciones o procesos

Captan la salida o resultado de
Indicadores de efecto o resultado: programas y proyectos.
Se refiere a los determinantes que condicionan
Indicadores de acceso: el acceso a medios para satisfacer necesidades
básicas ó algún servicio social.
Si se realiza un análisis simultáneo de algunos indicadores, se pueden obtener

relaciones interesantes:
• Procesos vs insumos genera el indicador de eficiencia. Resultados vs insumos, el
de eficacia
• Impacto vs insumos, el de costo efectividad.
5 ¿CUÁL ES LA METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE

INDICADORES DE GESTIÓN?
1.
Contar con
8.. objetivos y 2.
Estandarizar y estrategias Identificar los
formalizar factores clave de
éxito
9. 3.
7. Mantener en uso y Definir los
Medir y ajustar mejorar continuamente Indicadores para los
factores clave de
6. éxito
Determinar y 4.
Determinar estado,
asignar 5. umbral y rango de
recursos Diseñar la gestión
medición
METODOLOGÍA GENERAL PARA EL ESTABLECIMIENTO DE

INDICADORES DE GESTIÓN (Beltrán, J, 2006, adaptada en la guía metodológica
del SGC-DGA-SENADO)

1. CONTAR CON OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener
establecidas la o las estrategias que se emplearán para lograr los objetivos.
Se entiende por cuantificar, establecer patrones, así:
• Atributo: es el que identifica la meta
• Escala: corresponde a las unidades de medida en que se especificará la meta
• Status: es el valor actual de la escala, es el punto de partida
• Umbral: es el valor de la escala que se desea alcanzar
• Horizonte: período en el cual se espera alcanzar el umbral
• Fecha de iniciación: cuando se inicia el horizonte
• Fecha de terminación: Finalización programada para el logro de la meta
• Responsable: Persona que tendrá a cargo la ejecución de la estrategia o
logro de la meta

2. IDENTIFICAR LOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO
RECURSO PROCESO PRODUCTO CLIENTES
EFICICENCIA PRODUCTIVIDAD EFICACIA
EFECTIVIDAD

3. DEFINIR LOS INDICADORES PARA LOS FACTORES

CLAVE DE ÉXITO
Una vez identificados los factores críticos de éxito, asociados a la
eficacia, la eficiencia, la productividad, etc., es necesario definir unos
indicadores que permitan monitorear antes, durante y después de la
ejecución del proceso respectivo. Por ejemplo:
Nivel de aprobación de pruebas = Total de personas que aprobaron las
pruebas
Total de personas capacitadas
4. DETERMINAR ESTADO, UMBRAL Y RANGO DE

GESTIÓN
Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador.
Umbral: se refiere al valor del indicador que se quiere lograr o mantener
Rango de gestión: Espacio entre los valores mínimo y máximo que el
indicador puede tomar, para efectos del seguimiento.
5. DISEÑAR LA MEDICIÓN
MÁXIMO
C
A SOBRESALIENTE
N
T SATISFACTORIO AUTONOMÍA
I
ACEPTABLE
D
A MÍNIMO ¡ALARMA!
D
TIEMPO
Cuando lo conveniente es que el valor del indicador se incremente o sea cada vez mayor

DISEÑAR LA MEDICIÓN
MÁXIMO ¡ALARMA!
C
A SOBRESALIENTE
N
T SATISFACTORIO AUTONOMÍA
I
ACEPTABLE
D
A MÍNIMO
D
TIEMPO
Cuando lo conveniente es que el valor del indicador se reduzca o sea cada vez menor

6. DETERMINAR y ASIGNAR RECURSOS

Lo ideal es que:
• La medición se incluya e integre al desarrollo del trabajo,
sea realizada por quien ejecuta el trabajo y esta persona
sea el primer usuario y beneficiario de la información.
• Los recursos que se utilicen en la medición sean parte de
los recursos que se emplean en el desarrollo del proceso.

7. MEDIR, PROBAR Y AJUSTAR EL

SISTEMA DE INDICADORES DE
GESTIÓN
• Pertinencia del indicador
• Valores y rangos establecidos
• Fuentes de información seleccionadas
• Proceso de toma y presentación de la información
• Frecuencia en la toma de la información
• Destinatario de la información

8. ESTANDARIZAR Y FORMALIZAR
Consiste en el proceso de especificación completa,
documentación, divulgación e inclusión entre los sistemas de
operación del proceso de los indicadores de gestión. Es en esta fase
que se desarrollan las cartillas o manuales de indicadores del
proceso.
9. MANTENER Y MEJORAR CONTINUAMENTE

Mantener: darle continuidad operativa y efectuar los ajustes que se deriven del
permanente monitoreo del sistema, empresa y de su entorno.
Mejorar continuamente: Incrementar el valor que el sistema de indicadores de

gestión agrega a las personas usuarias; es hacerlo cada vez más preciso, ágil,
oportuno, confiable y sencillo.

6 ¿ CÓMO SE ESTABLECEN INDICADORES EN UN PROCESO?
La herramienta más eficaz está dada por un conjunto de indicadores adecuado e integral
que permita saber en todo momento en que condiciones se están desarrollando los
procesos, entendiendo como proceso una sucesión de etapas lógicamente organizadas
que tienen como resultado un producto que alguien usa.
INSUMOS
A B C
F E D
G H I
PRODUCTO
Esquema general de un proceso
CATEGORÍAS GENERALES DE LOS PROCESOS
PROCESOS
PROCESOGERENCIALES
7 PROCESO 8
Se refieren a la dirección de la organización para proyectarla hacía el futuro, mantener y mejorar la

competitividad
PROCESO 1 PROCESO 2 PROCESO 3 PROCESO 4 PROCESO 5

PROCESOS ESENCIALES
Son aquellos cuyo producto o resultado son recibidos por los clientes externos a la organización. Son
actividades que constituyen la razón de ser de la empresa.
PROCESO 4 PROCESO 5 PROCESO 6

PROCESOS DE APOY0
Son consecuencia de los anteriores, generando apoyo al desarrollo del esquema de gestión

EJEMPLO DE ESTABLECIMIENTO
DE INDICADORES PARA UN
PROCESO

1. CONTAR CON OBJETIVOS
Proceso: Contratación de personal nuevo
Inicio: Presentación de la solicitud de contratación por parte del gerente

que tiene la necesidad de llenar vacantes.
Termina: Con la firma del contrato por parte de la persona vinculada.
Objetivo: Vincular a la empresa a las personas que cumplan con el

perfil del cargo correspondiente, realizando la contratación en un
tiempo razonable y al costo más económico posible.

2. DEFINIR LOS INDICADORES PARA

LOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO
NECESIDADES ESPECIFICACIONES
• Cumplimiento del perfil del cargo • 85% o más del cumplimiento
• Rapidez (agilidad) • Máximo dos semanas después de

presentar la solicitud de
contratación
• Economía
• Costos incurrido en el proceso de
contratación igual o inferior al costo
presupuestado.

2. ESTABLECER INDICADORES PARA

LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
INDICADOR FORMA DE CÁLCULO UNIDAD
Nivel de
cumplimiento del Puntos obtenidos por el candidato x 100 %
perfil Puntos requeridos por el perfil
Oportunidad de la Tiempo real utilizado x 100

contratación Tiempo estándar %
Control de costo de Costo real incurrido x 100

contratación Costo Presupuestado %

¿ EN LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SE
7 ADOPTÓ GUÍA PARA EL MANEJO DE INDICADORES ?
PROCESOS GERENCIALES
PROCESO
PROCESO
ADMINISTRACIÓN
ESTRATÉGICO
DE PROYECTOS
SUBPROCESOS
Seguimiento
Diagnóstico Formulación Despliegue Control de la Mejoramiento de
Direccionamiento
Organizacional Estratégica Estratégico Gestión Procesos
Estratégico
Documento de referencia
GUÍA PARA MANEJO DE

INDICADORES
BIBLIOGRAFIA
BELTRÁN JARAMILLO, Jesús Mauricio.(2006).Indicadores
de gestión: Herramienta clave para el logro de la
competitividad. Segunda Edición, 3M. Bogotá.
Departamento Administrativo de la Función Pública (2005).

Manual de Implementación: Modelo Estándar de Control
Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. DAFP,
Bogotá.
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

Sistema de Indicadores para el Análisis de la Gestión. ESAP,
Bogotá

8 TALLER DE APLICACIÓN
SEMINARIO TALLER: DEFINICIÓN Y CONSTRUCCIÓN

DE INDICADORES DE GESTIÓN
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL: documentar los indicadores de gestión para los
planes y procesos del Sistema de Gestión de Calidad aprobados para la
Dirección General Administrativa del Senado de la República.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Capacitar a los responsables de planes y procesos en las diferentes
dependencias de la Entidad.
• Identificar los indicadores de gestión para los diferentes planes y
procesos.
• Diligenciar la hoja metodológica para cada un de los indicadores
identificados.
• Consolidar la información obtenida en el formato para la documentación
de indicadores de gestión.
METODOLOGÍA:
Se realizará en primer lugar un seminario, en el cual se presentarán:

marco normativo, conceptual e institucional para la identificación y
construcción de indicadores de gestión. En segundo lugar se realizará un
taller de aplicación de los conceptos y metodología impartida. Este será
realizado por los responsables de planes y procesos y dos funcionarios de
las respectivas Dependencias.
DURACIÓN: 6 horas
FECHA: Jueves 28 de Agosto y Lunes 1 de Septiembre de 2008
LUGAR: Biblioteca del Congreso
FACILITADORES: Stella Márquez Verbel y Diana Catalina Rodríguez

Rojas

HO J A DE V I DA DE L IN DI CAD O R Có di g o I-A A -E -0 1
No m b re de l In di c a do r:
No m br e d e l P l a n o P r oc e s o :
P ro pó s ito u O bj e tiv o d e l I nd ic a d or :
E fic a c ia E f e ct ivid a d
Ti po d e In di c a do r (M a rq u e c o n u n a X )
E f ici e n cia
P la n P ro ye c to
F o rm a de E je c u c i ón (M a rq u e c o n u n a X ) P ro g ra m a P ro ce s o
O tro Cu á l
¿ Co m o s e m id e e l IN DI CAD O R ?
D e fin i c ió n
O p e r a c io na l (f o rm a d e ca l cu la rlo -
V a ria b le s a m e d ir)
D e fin i c ió n
V a ri a bl e s (V a ri a b le s a m e d ir)
U n id a d de M e di da :
Fu e nte s de In fo rm a c i ón :
T rim e s tra l S e m e s t ra l Anu al
F r e c ue n c ia de C á lc u lo :
O t ro Cu á l:
T rim e s tra l S e m e s t ra l Anu al
F r e c ue n c ia de l Aná l is i s :
O t ro Cu á l:
Ca te g or iz a c i ón d e l Re s ul ta do E xc e le n t e R e g u la r D e fic ie n te
R e s po ns a b l e d e l a M e d ic i ón : (Ca rg o y
d e p e n d e n c ia )
Re s p on s a bl e d e l An á li s i s : (C a rg o y
d e p e n d e n c ia )
C on v e n c io ne s Có d ig o:
FE C HA DE
I: I n d ic a d o r E : E f ica c ia I : E f e ct ivid a d
E L AB O RAC IÓ N
A -A : In ic ia le s
p ro c e s o o p la n F: E f ic ie n cia # : Nú m e ro co n s e c u tiv o
INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA

HOJA METODOLÓGICA DEL INDICADOR
Código: Conjunto de letras y números, que se usa para identificar el indicador.
Nombre del Indicador: Identifica el indicador que evalúa el cumplimiento de los objetivos o metas
establecidos para un plan, proceso, área o dependencia de la Entidad.
Nombre del plan, proceso o dependencia: identifica el instrumento o área sobre el cuál se realiza la
evaluación o medición de resultados.
Propósito del indicador: establece que mide el indicador, para que se requiere, la variable a la cual se
le realiza seguimiento o una combinación de las anteriores.
Tipo de indicador: establece si el indicador es de eficacia (resultados), eficiencia (proceso) o de

efectividad (impacto) u otro de acuerdo a la evaluación o medición a realizar.
Forma de ejecución: hace referencia a la herramienta de la planeación a la cual se le realiza

seguimiento y evaluación.
Definición operacional: identifica las variables objeto de medición y su respectiva formula o forma
empleada para calcular el indicador previamente identificado.
Definición de Variables: identifica el nombre de una o más variables objeto de medición en el

indicador.

Unidad de medida: hace referencia a la cantidad estandarizada de una determinada magnitud física. En
general, toma su valor a partir de un patrón o de una composición de otras unidades definidas
previamente; por ejemplo: porcentaje (%), precio ($), horas/hombre, número de eventos o elementos,
entre otros.
Fuentes de Información: Personas, documentos o aplicativos de donde proceden los datos que sirven de
base o soporte a las variables definidas para el calculo de indicadores.
Frecuencia de cálculo: establece la frecuencia para realizar el control de avance en el tiempo al objeto
evaluado que pueden ser: bimestral, trimestral, semestral, anual, entre otros.
Frecuencia del Análisis: establece la frecuencia para realizar los cálculos y/o mediciones al indicador, en
el tiempo, al objeto evaluado que puede ser: bimestral, trimestral, semestral, anual, entre otros.
Categorización del resultado: escala numérica o porcentual, establecida por la Entidad, que permite
calificar el resultado de la medición como excelente, regular o deficiente.
Responsable de la medición: establece el cargo responsable de realizar el cálculo y presentar la

información del indicador (hoja metodológica).
Responsable del análisis: establece el cargo responsable de realizar el análisis de los datos que genera
el indicador en el período en el período establecido, así como la definición de acciones correctivas o
preventivas derivadas de su análisis.
Fecha de Elaboración: tiempo en que se construye o diseña el indicador.

TABLA PARA LA DOCUMENTACIÓN DE

INDICADORES DE GESTIÓN
Nombre del Nombre del Propósito Tipo de Unidad de Frecuencia Forma de Responsable Responsable
Indicador Proceso Indicador Medida de Cálculo Calcularlo del Calculo del Análisis
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

(1) Establece el nombre o la denominación que se da al indicador en la Entidad.
(2) Establece el nombre del proceso con el cual se relaciona el indicador, ya sea porque permite evaluar el
resultado obtenido (eficacia) o el resultado del proceso (eficiencia) o la efectividad del mismo.
(3) Establece para qué se requiere el indicador, que permite medir, la variable a la cual se le realiza
seguimiento ó una combinación de las anteriores.
(4) Establece si el indicador es de eficacia (resultado), eficiencia (proceso) o de efectividad de acuerdo con
los lineamientos definidos en esta guía.
(5) Establece las unidades de medida empleadas para el indicador, por ejemplo, %, $, Horas-hombre, entre
otros.
(6) Establece la frecuencia para presentar la información, por ejemplo diario, semanal, quincenal, mensual,
bimensual, trimestral, semanal, anual, entre otras.
(7) Establece la formula, el método o una descripción de la forma empleada para calcularlo.
(8) Establece el cargo responsable de presentar la información y por lo tanto de realizar el calculo del
indicador utilizando la formula o método que presenta la columna anterior.
(9) Establece el cargo responsable de realizar el análisis de los datos que genera el indicador en el periodo
y/o los datos acumulados hasta el momento, así como la definición de acciones correctivas o preventivas
derivadas de su análisis.


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