Introduccion A Formato Condicional

INTRODUCCION A FORMATO
CONDICIONAL
Miguel Ángel Franco García
3 DE MARZO DE 2017
INTRODUCCION A FORMATO CONDICIONAL
Introducción a Formato Condicional

Vamos a colocar algunos datos, que nos ayudaran a hacer algunos
ejemplos.
Supongamos que tenemos la siguiente información.
Quiero resaltar los valores que sean mayores a 60, para ello,
seleccionamos la primera columna, vamos a INICIO – FORMATO
CONDICIONAL.
INTRODUCCION A FORMATO CONDICIONAL MIGUEL ANGEL FRANCO GARCIA

Excel me propone ya un formato, aunque podía cambiarlo, e,

incluso hacer un formato personalizado.

Las celdas mayores a 60 han quedado resaltadas, pero esto es

dinámico, si yo cambio este valor por 75.

También queda resaltado, si cambiamos el valor por un valor

menor de 60, no quedara resaltado.
Qué más podemos hacer, seleccionamos la segunda columna.
Quiero resaltar los tres mayores valores, nos vamos a INICIO –

FORMATO ONDICIONAL – REGLAS SUPERIORES E
INFERIORES – 10 SUPERIORES

Para resaltar los 10 primeros, pero solo queremos los 3 primeros,

entonces, cambiamos 10 por 3.
Lo resaltamos con otro formato.

Aceptamos.

Qué pasaría si aquí pongo 100.
Este valor, sería un mayor valor, y, ahora me quedan tres, pero de

acuerdo al numero100 introducido.
Podría en esta columna resaltar los números más grandes, pero
con una barra proporcional al valor del número, y, las barras más
pequeñas serian para los números más pequeños.
Eso lo conseguimos con la opción de barra de datos.


Si se dan cuenta, el numero 97 es grande, y, la barra también lo es,

los números más pequeños quedan con una barra más pequeña, de
esta forma, a simple vista puedo saber los valores mayores.
Esto se usa mucho para llamar la atención, para que las personas
puedan ver rápidamente la información sin mayor análisis.
Qué más podemos hacer, seleccionamos la siguiente columna.
Y elegimos Escala de color.

Que es lo que ha pasado, aquellos números más grandes están con

color rojo, y, los números más pequeños con color naranja claro.
Y, hay una secuencia de tonos que me va llevando por valores
intermedios.
Yo podía resaltar esta columna.

Nos vamos también a Barra de datos, pero vamos a tener una

variante.
Si nos fijamos las barras van de izquierda a derecha, pero podía

hacer que se desplacen de derecha a izquierda, para ello,
marcamos el rango que hemos utilizado, nos vamos a FORMATO
CONDICIONAL, pero ahora vamos a ADMINISTRAR REGLAS


Nos aparece la regla creada anteriormente, le damos a Editar.

Y donde dice Dirección de la barra.


Seleccionamos de derecha a izquierda.

Aplicamos y aceptamos.

Algo más que podemos hacer es seleccionar este rango.
Nos vamos a Barra de datos, y, hago lo siguiente.

Si se dan cuenta la barra está tapando el número, y, lo que quiero

es que la barra llegue hasta antes del número.
Si nos fijamos el número mayor es 97, por lo tanto, el ancho de la
columna es 97, entonces, nos vamos a FORMATO CONDICIONAL
– ADMINISTRAR REGLAS – EDITAR REGLAS


Y en tipo, seleccionamos Numero.

En Valor ponemos 0 y 250.

Aceptamos y aplicamos.

Ahora las barras son más pequeñas, por lo tanto, puedo ver el
numero completo.
Ahora, quiero saber los números que se repiten en esta columna.
Entonces, voy hacer lo siguiente, selecciono la celda donde están

los valores.
Usando el concepto de COTAR.SI, vamos a usar una fórmula para
lograr ese efecto.
Entonces, nos vamos a FORMATO CONDICINAL – RESALTAR
REGLAS DE CELDAS – MAS REGLAS…

Elijo Utilizar una formula.
Y voy a colocar una función, que, si se cumple, entonces me va a

resaltar las celdas que están aquí.

Con esta fórmula, le estamos diciendo que en la columna H, busque

el valor de G2, si lo encuentra le cambia el color, después, vuelve a
mirar en la columna H, si se repite el valor de G3, y, así hasta el
final del rango.
Cuando ponemos G2, pero hemos seleccionado el rango, la formula
se copia hasta el final del rango.
Aquí tenemos los resultados.

Si nos fijamos, los números que aparecen en naranja, son todos

aquellos que se repiten en la columna H.
Otra opción, que pasaría si quiero en este rango, poner un
semáforo.

Lo hacemos de la siguiente manera, nos vamos a FORMATO

CONDICOINAL – CONJUNTO DE ICONOS, y, colocamos un
semáforo.

Ya lo tenemos.
Los números más grandes son de color verde, los más pequeños
rojos, y, los que están al medio amarillo.
Pero yo podía personalizar esos rangos, si nos vamos a
ADMINISTRAR REGLAS – EDITAR REGLAS
Quiero que el semáforo se vea en la columna siguiente, una de las

maneras de hacerlo es:
Copiamos el dato, y, lo copiamos a todo el rango.
Voy a eliminar la regla creada.

Vamos a colocar la regla en la columna donde hemos copiado los

datos.

Vamos a ADMINISTRAR REGLAS.

Y tenemos una opción que pone Mostrar icono únicamente.
La marcamos.

Y ya lo tenemos.

Le quitamos las líneas de cuadricula para que se vea mejor.
La desmarcamos.

Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene,

esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas
a las que se aplicará el formato. La opción Entre muestra un cuadro
de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el
rango de valores a buscar:

La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde

podrás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.
Es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de manera

que esta regla pueda encontrar valores coincidentes.
Finalmente, la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los

valores únicos ó los valores duplicados dentro de tus datos:
Vamos a ver aquellas celdas que son únicas en nuestra lista de

datos o, por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas
celdas que se repiten.
En primer lugar, debemos seleccionar el rango de datos al cual se le

aplicará el formato condicional:

Ir a la ficha Inicio, hacemos clic en Formato Condicional y

posteriormente desplegar el menú Resaltar reglas de celdas y elegir
la opción Duplicar valores.

Se mostrará el cuadro de diálogo Duplicar Valores.
Haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto el

día jueves y domingo porque son los únicos valores que no se
repite:

Ahora queremos que el formato se aplique a los valores únicos y

en este caso significará que solamente la celda del día jueves y
domingo quedará con formato.
De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la

ficha Inicio selecciona el Formato condicional y a continuación
nueva regla.

Elegimos Aplicar formato únicamente a los valores únicos o

duplicados.
Es otra manera de poder hacerlo.


Reglas superiores e inferiores para analizar datos.

Ahora vamos a ver con un poco más de detenimiento algunos tipos
de reglas de formato condicional especiales. Estas reglas se
muestran dentro del menú Formato condicional y dentro de la
opción Reglas superiores e inferiores.
La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas

que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas.
El cuadro de diálogo de esta regla es el siguiente:
Puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que

en lugar de los 10 superiores podrías seleccionar los 20 superiores
si así lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de manera similar,
solo que obtendrás las celdas con menor valor dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero

en lugar de indicar un número específico de celdas se introduce un
porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que
contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20
celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuir el porcentaje. Si

se especifica un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el
formato condicional se aplicará a 4 celdas. La regla 10% de valores
inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor
valor.
Finalmente, la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En

primer lugar, calcula el valor promedio de las celdas del rango
seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas
aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién
calculado. Al no tener ningún argumento, el cuadro de diálogo de

esta regla solamente solicita el formato a aplicar:

Formato condicional usando formulas.

Vamos a realizar varios ejemplos de formato condicional, pero
usando formulas.
Ejemplo 1.
Cuando en la celda B1 escribo un nombre,

lo señala en el rango de celdas A1:A5.
Formula: $a1 = $b$1

En el rango de celdas A11:A16, se

señala las celdas que son mayores que
B11.
Formula: $a11 > $b$11


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Las celdas mayores a 60 han quedado resaltadas, pero esto es

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También queda resaltado, si cambiamos el valor por un valor

Quiero resaltar los tres mayores valores, nos vamos a INICIO –

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Para resaltar los 10 primeros, pero solo queremos los 3 primeros,

Lo resaltamos con otro formato.

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Qué pasaría si aquí pongo 100.

Este valor, sería un mayor valor, y, ahora me quedan tres, pero de

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Si se dan cuenta, el numero 97 es grande, y, la barra también lo es,

Y elegimos Escala de color.

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Que es lo que ha pasado, aquellos números más grandes están con

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Si nos fijamos las barras van de izquierda a derecha, pero podía

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Nos aparece la regla creada anteriormente, le damos a Editar.

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Y donde dice Dirección de la barra.

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Seleccionamos de derecha a izquierda.

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Algo más que podemos hacer es seleccionar este rango.

Nos vamos a Barra de datos, y, hago lo siguiente.

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Si se dan cuenta la barra está tapando el número, y, lo que quiero

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Y en tipo, seleccionamos Numero.

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En Valor ponemos 0 y 250.

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Entonces, voy hacer lo siguiente, selecciono la celda donde están

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Elijo Utilizar una formula.

Y voy a colocar una función, que, si se cumple, entonces me va a

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Con esta fórmula, le estamos diciendo que en la columna H, busque

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Si nos fijamos, los números que aparecen en naranja, son todos

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Lo hacemos de la siguiente manera, nos vamos a FORMATO

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Quiero que el semáforo se vea en la columna siguiente, una de las

Copiamos el dato, y, lo copiamos a todo el rango.

Voy a eliminar la regla creada.

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Vamos a colocar la regla en la columna donde hemos copiado los

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Vamos a ADMINISTRAR REGLAS.