Tema 1: La Planeación de Ventas

En esta parte del programa, que damos inicio a la segunda unidad, podrá apoyarse con otro libro
que está en la biblioteca de nuestra universidad, si quiere ampliar algunos temas, ya que es el libro
texto autorizado por el Ministerio de Educación.

En toda empresa es importante ver la función específica que se desarrolla en las áreas clave de la
empresa. La administración de venta es de gran importancia porque nos ayuda a cumplir nuestros
objetivos y si los cumplimos, sabemos que maximizamos las utilidades.

Planeación es el proceso que incluye la definición de los objetivos o metas de la organización, la

determinación de una estrategia general para alcanzar esas metas, y el desarrollo de una jerarquía
completa de planes para integrar y coordinar las actividades.

Acordémonos que en la planeación es donde está contemplada la misión, de donde partimos y se

contempla también la visión, hacia donde nos dirigimos, nuestro sueño, hacia donde nuestro
esfuerzo en el área de ventas se dirige.

Para lograr eso es importante establecer guías de actuación, como son los objetivos o fines que
pretendemos alcanzar en un tiempo determinado.

En la planeación de ventas es donde ofrece una dirección, reduce el impacto de cambio, minimiza
el desperdicio, se establecen estándares de control. Reduce el impacto del cambio.

Es importante mencionar que la administración de ventas, tiene que realizarse con base a los
siguientes principios:

 Precisión: no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino que, con la mayor
delimitación posible, por que van a regir acciones concretas.
 Flexibilidad: Se permiten pequeñas adaptaciones momentáneas, sin perder su dirección
inicial (fijar máximos y mínimos, caminos de sustitución y sistemas de revisión)
 Unidad: existe un solo plan para cada función; y todos los que se aplican en la empresa
deben estar coordinadas en un plan general.

Importante también conocer que la planeación de ventas tiene dos tipos de planes:

Tipos de planes
amplitud Marco temporal Especificidad Frecuencia de uso
Estratégicos A largo plazo Direccionales De eso único
Operacionales A corto plazo _Específicos Permanentes

En un proceso de planeación de ventas estratégicas comprende lo siguiente:

1) Directrices principales, líneas básicas de actuación hacía unos objetivos.

2) Organización y planificación de los esfuerzos de venta personal de la empresa, integrándolos
con otros elementos de la estrategia de marketing y teniendo en cuenta los factores del
ambiente externo e interno:
a) Conocimiento del marketing mix (producto, precio, plaza y promoción)
 b) Factores externos como la competencia y demanda
c) Factores internos como recursos y capacidades

Habrá que responder a lo siguiente:

 Aproximación, persuasión y servicio

 Nivel de rendimiento de los vendedores
 Clientes potenciales
 Organización, estructura que busca eficiencia y efectividad.

Proceso de Planificación Estratégica de Ventas:

Es importante hacer un plan estratégico de ventas, saber cómo manejarlas, para desarrollar un
plan estratégico de ventas, es necesario hacer un buen diagnostico, identificar el micro y macro
entorno del área de ventas y poder identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y
oportunidades que hay para las ventas y así poder desarrollar una buena estrategia, donde
naturalmente, se necesitaran saber los recursos que tenemos, implementarla y monitorear su
cumplimiento a través de indicadores, a continuación expondré un esquema de los pasos que se
deben de tener presentes para su desarrollo.

1) Identificar la misión
a) Análisis interno
b) Foda
c) Analisis externo
i) Análisis interno fuerzas Debilidades
ii) Formular estrategias
iii) Implementar estrategias
iv) Evaluar Resultados.

El esquema anterior lo tendremos que seguir evaluando que la estrategia en forma periódica para
saber si realmente se va desarrollando como lo planificamos en un inicio, la cual deberá ser para
un período aproximado de 3 a 5 años.

ejecución del programa de ventas

Es importante implementar un programa de ventas, en el cual estén bien detalladas todas las
acciones que se harán, responsables, presupuestos, el tiempo de ejecución y que se fortalecerá
con los siguientes temas que veremos en esta unidad No. 2

Tema 2: Organización del Departamento de Ventas

Usted puede apoyarse en el libro texto que encontrará en la biblioteca de la universidad, ya que es
un libro que está dentro del programa, el cual está autorizado por el Ministerio de Educación.
La organización es el procedimiento por el cual se crea la estructura de una organización. En esta
fase hay propósitos, los cuales se detallan a continuación:

 Dividir el trabajo por realizar en tareas y específicos por cada persona que forma parte del
área de ventas
 Asignar las tareas y responsabilidades relacionadas con las tareas individuales del cuerpo
de vendedores
 Coordinar las diferentes tareas de carácter organizacional.
 Establecer relaciones entre individuos y grupos
 Determinar las líneas formales de autoridad en el proceso de ventas
 Asignar y desplegar los recursos destinados para realizar la función de ventas

En la organización es importante saber qué hacer y quién lo hará. También es importante respetar
principios para su ejecución y estos son:

 Principio de la especialización
 Principio de la unidad de mando
 Principio del equilibrio de autoridad- Responsabilidad
 Principio del equilibrio de dirección y control.

Todo esto tiene que dar respuesta a incrementar las ventas, a fin de que la empresa sea rentable.
También a optimizar las actividades de ventas, así como a manejar u obtener de los recursos
humanos y materiales rendimientos con el mínimo de esfuerzo. Es importante también corregir la
problemática surgida al ejecutar dichos planes y organizaciones. Es importante tener una relación
armoniosa entre los miembros del departamento de ventas.

Una empresa que, en el área de ventas, el vendedor tenga más de dos jefes a quienes reportar su
actividad, podría cometer dualidad de mando, que es la violación a este principio, es decir, tener
dos jefes.

Es importante poder definir cuál será la estructura o carta orgánica que tendrá el área de ventas.

Veamos el siguiente esquema para ver un ejemplo de ellos:

Una definición de carta orgánica es el diagrama en el que se representan gráficamente las

relaciones entre funciones, departamentos y puestos de una organización.

Un ejemplo de cómo se puede apreciar esta carta orgánica en una empresa es el siguiente:

División del consumo

1) Gerente general
2) Gerente de ventas
a) Supervisor de ventas
i) Ejecutivo de venta 5
ii) Mercaderistas 13
b) Supervisor de ventas
 i) Ejecutivo de ventas 5
ii) Mercaderista 12
c) Supervisor de Demos
d) Demos 30

También es importante tener claro que una unidad de organización que subdivide en una
empresa, según las necesidades de gestión de compras. Es responsable de la venta de materiales y
servicios.

Estructura de una organización de ventas puede subdividirse en diferentes cadenas de

distribución, que determinan la responsabilidad para un canal de distribución.

Se pueden asignar diferentes sectores a una organización de ventas, la cual es responsable de los
materiales o servicios que hay que suministrar.

Un área de ventas determina el canal de distribución utilizado por una organización de ventas para
vender los productos del sector.

La integración en una organización de ventas se asigna siempre a una sociedad. Los datos de
finanzas de la organización de ventas se introducen para esta sociedad.

Una cadena de distribución puede actuar para diferentes centros. Los centros se pueden asignar a
diferentes sociedades. Si la organización de ventas y el centro se asignan a diferentes sociedades,
se envía un documento de facturación interno entre las sociedades, antes de introducir las
transacciones de ventas a efectos de contabilización.

Tema 3: Dirección de la Fuerza de Ventas

En esta parte comenzaremos a platicar de la tercera fase del proceso administrativo que es la
dirección. Usted puede apoyarse en uno de los libros de texto que están autorizados por el
Ministerio de educación y que se encuentran en el programa de la asignatura y en la biblioteca de
la universidad.

Acordémonos que la dirección es importante, pues es quien nos dirige para alcanzar los objetivos
del área de ventas, dirigir significa interpretar los planes para las personas y dar las instrucciones y
orientación acerca de cómo ejecutarlos y garantizar la consecución de los objetivos. De ahí que en
esta parte observaremos la tercera fase del proceso administrativo que es la Dirección.

Comenzaremos por comentar algunos principios que se tienen que seguir en la dirección son los
siguientes:

 Coordinación de intereses
 Impersonalidad del mando
 Vía y jerarquía
 Resolución de conflictos
 Aprovechamiento del conflicto
Es importante que en esta fase considerar la parte de motivación que se debe tener en el vendedor
y recordemos que hay estilos di motivación, conocidos como teoría X y teoría Y, los cuales fueron
propuestos por Douglas Mc Gregord, véanoslos en el siguiente cuadro:

Supuestos de la teoría X Supuestos de la teoría Y

Detestan el trabajo y tratan de evitarlo siempre Les gusta trabajar y sienten satisfacción en sus
actividades
Son perezosos Son aplicados y tienen iniciativa
No tienen ambición ni voluntad propia Son capaces de auto controlarse
Evitan la responsabilidad Acepta responsabilidad
Se oponen a los cambios Son imaginativos y creativos
Prefieren sentirse seguros en la rutina Aceptan desafíos
Prefieren ser dirigidos y no dirigidos Son capaces de autodirigirse

Como se puede apreciar la forma de dirección de la teoría X sostiene que el empleado que en
nuestro tema es el vendedor, no sirve, en cambio la teoría Y mantiene lo contrario, pero sigamos
hablando un poco más de estas diferencias:

Estilos de dirección de la teoría X Estilos de Dirección de la teoría Y

Vigilancia y fiscalización de las personas Autocontrol y autodirección
Desconfianza hacia las personas Confianza en las personas

Estilos de dirección de la teoría X Estilos de dirección de la teoría Y

Vigilancia y fiscalización de las personas
Desconfianza hacia las personas
Imposición de normas y reglamentos
Falta de confianza en las personas
Centralización de las decisiones en la cúpula
Actividad rutinaria para las personas
Autocracia y mando
Personas como recursos productivos
Autocontrol y autodirección
Confianza en las personas
Libertad y autonomía
Delegación de responsabilidades
Descentralización de las decisiones en la base
Actividad Creativa para las personas
Democracia y participación
Personas como socios de organización.

Hay diferentes formas de tratar o motivar a los vendedores, por eso decimos que los equipos de
venta son en las empresas una de las principales fuentes de resultados y beneficios. Pero también
son uno de sus principales costes de marketing. Mejorar su motivación y productividad más allá de
lo conseguido en el pasado -los objetivos siempre son crecientes- es la compleja tarea de los
mandos de venta. Es vital para el jefe de ventas un excelente nivel en dos áreas de competencias:
relaciones humanas y sistemas de trabajo.

Ambas áreas de competencias le permitirán conseguir el siempre difícil equilibrio entre las
personas y las estrategias, los planes y los métodos de venta.

Es importante que en esta fase de desarrollen las siguientes áreas de competencia.

 Técnicas de dirección de ventas

 Habilidades al dirigir comerciales
  Dirección de vendedores por objetivos
 Sistemas de liderazgo del comercio.

Sin embargo, en nuestros días muchas veces no le damos la importancia que debe de tener la
dirección.

Tema 4: Control y Evaluación de la Fuerza de Ventas

La última fase del proceso administrativo es el control, el control es la función que monitorea y
evalúa las actividades y resultados logrados para asegurar que la planeación, la organización y la
dirección de ventas sean exitosas.

En esta fase es importante hacer las siguientes consideraciones:

 Constituye el eslabón final de la cadena funcional de las actividades administrativas.

 Es el único medio por el cual los gerentes pueden saber si las metas de la organización han
sido alcanzadas o no y las causas de una u otra situación.
 La relación con las actividades de planificación y delegación.

Tiene principios que se tienen que seguir, entre los que podemos mencionar que es de carácter
administrativo y que se establecen estándares.

Muchas veces te preguntas dónde está el control y qué tenemos que controlar en el
Departamento de ventas, pues hay un eslabón de acciones y algunas de ellas son las siguientes:

1) Planeación:
a) Metas
b) Objetivos
c) Estrategias
d) Planes
2) Organización
a) Estructura
b) Administración de recursos humanos
3) Dirección
a) Liderazgo
b) Motivación
c) Comunicación
d) Comportamiento individual y de grupo.
4) Control
a) Estándares
b) Mediciones
c) Comparaciones
d) Acciones.

Si realizamos un control efectivo, sabemos que nuestros objetivos en el área de ventas se

cumplen, ya que vamos comparando nuestra brecha de desempeño entre lo que planificamos,
organizamos y cómo lo dirigimos.
Una forma donde podemos visualizar esto se mira en el esquema siguiente:

Como se puede ver el esquema habla por sí mismo, tenemos que poner estándares de
desempeño, irlos midiendo, haciendo comparaciones, ver si hay desviaciones, establecer límites y
si esto no funciona, volvemos a la parte incial, sino, seguimos con nuestro trabajo en el area de
ventas.

El control se realiza en diferentes momentos, antes, durante y después que realizamos una
actividad. A continuación, miraremos un esquema que nos dejará esto más claro:
Es la última fase, pero no la menos importante, sino que se complementa con las anteriores.

Preguntas
Misión es de donde partimos para realizar las acciones que queremos planear en nuestra
empresa.

Sí

La visión es hacia donde nos dirigimos.

Sí

Los objetivos son fines que queremos alcanzar.

Sí

El organigrama se llama también carta orgánica.

Sí

La representación gráfica de una empresa se llama organigrama.

Sí

Dualidad de mando es tener dos jefes.

Sí

¿Es importante tener una teoría X en la parte de dirección de la Empresa?

Si
Considera que el estilo de dirección Y es mejor que la teoría:

Si

¿Es importante la impersonalidad de mando?

Si

El control previo es el que realiza antes de realizarse la gestión de ventas.

Sí

El control concurrente es el que realiza cuando se realiza la gestión de ventas.

Sí

El control posterior es el que realiza cuando usted ya ha realizado la gestión de ventas.

Sí