CORRESPONDENCIA

La correspondencia:
Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas,
telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es
el alma del comercio y la industria.
Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse
entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado.
A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que
existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al
destinatario.

Importancia de la correspondencia:
Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las
relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales.
De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta,
por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

CORRESPONDENCIA OFICIAL

Es el conjunto de comunicaciones o documentos que se utilizan en los servicios del Estado y sus
organismos auxiliares. Por competer a la administración del Estado, deben ser mesurados en su
contenido y claros en las materias que tratan.

En esta correspondencia existen fórmulas legales que se refieren al tratamiento especial que se
le debe otorgar al funcionario a quien se dirige la comunicación.

La correspondencia oficial tiene una disposición reglamentada por la autoridad superior del país.
CUÁLES SON LAS CARACTERÍSTICAS DE UN CONTROL EFECTIVO
Un sistema de control interno es proceso mediante el cual las organizaciones mantienen entornos que
fomenten la incorruptibilidad e impiden las actividades fraudulentas por la gerencia y los empleados.
Los componentes de una organización de control interno se evalúan durante la fase de planificación
de una auditoría de estados financieros independientes. Los resultados de la evaluación influyen
directamente en el nivel de prueba detallada de los auditores. Para reducir las pruebas detalladas, y
tal vez los honorarios de auditoría, las organizaciones implementan características comunes de un
sistema de control interno adecuado.
Gestión de la integridad
La integridad de administración, o el carácter moral de las personas de autoridad, establece el tono
general de la organización. La integridad de gestión se comunica con los empleados a través de los
manuales de empleado y manuales de procedimiento. La biblioteca de administración indica que,
además de comunicar la integridad de gestión, los manuales de políticas facilitan la capacitación de
los empleados. Sin embargo, la aplicación de la gestión de las políticas es el principal indicador del
compromiso de una organización con un sistema de control interno exitoso.
Personal competente
La capacidad de una organización para reclutar y retener personal competente indica la intención de
la administración de registrar correctamente las operaciones contables. Además, la retención de los
empleados aumenta la capacidad de comparación de los registros financieros de un año a otro. Por
otra parte, la confianza del auditor en los registros contables subyacentes se incrementa a medida que
observa la fiabilidad del personal de la organización. Esto a su vez reduce la evaluación del auditor
del riesgo de errores materiales en los estados financieros de la entidad.
Separación de funciones
La Universidad de California en Los Angeles señala que una segregación de funciones es fundamental
para un control interno efectivo, ya que reduce el riesgo de errores y acciones inapropiadas. Un
sistema efectivo de control interno separa las funciones de autoridad, de contabilidad y de custodia.
Por ejemplo, un empleado abre el correo entrante, un segundo empleado prepara boletas de depósito
de recibos diarios, mientras que un tercio de los empleados deposita los recibos en el banco. El
ejemplo anterior evita la posibilidad de que un empleado malverse fondos entrantes.
Historial de mantenimiento
El mantenimiento de registros apropiados asegura que existe documentación adecuada para cada
transacción comercial. La administración de registros involucra almacenar, proteger y con el tiempo
destruir registros tangibles o electrónicos. Además, un adecuado respaldo disuade a un empleado o la
gestión de la creación de transacciones discontinuas en los registros contables subyacentes. La
Agencia de Protección del Medio Ambiente hace hincapié en que un programa de gestión de registros
reduce los costos operativos, mejora la eficiencia y reduce al mínimo el riesgo de litigios.
Salvaguardias
Las salvaguardias evitan que personas no autorizadas tengan acceso a los activos valiosos de la
compañía. Las salvaguardias son físicas, tales como cerraduras en las puertas, o intangibles, como
contraseñas de software de ordenador. Independientemente de los métodos, las salvaguardias son una
característica necesaria de una organización en el sistema de control interno. Muchos propietarios de
negocios instintivamente protegen el inventario, dinero en efectivo y suministros. Sin embargo, los
cheques en blanco, papel con membrete y sellos de empresa son elementos que requieren una
protección que normalmente se pasa por alto.
EL CONTROL
El control es una de las etapas que forman el proceso admon en la cual se puede tener una
información más precisa de lo que sucede.
En términos generales, consiste en cerciorarse de o verificar que todo esté ocurriendo o se
esté haciendo conforme al plan desarrollado en las etapas tempranas del proceso de
administración de acuerdo con las instrucciones emitidas y los principios establecidos. Y, a
través de esto, en poder saber si es preciso emprender las acciones necesarias para eliminar
los errores o desviaciones que puedan presentarse en el proceso.
También la definición de control se puede ver de dos formas:

 La primera es la que deriva de la idea de “supervisión”, donde controlar significaría

verificar que las cosas se desarrollan de acuerdo a lo que se desea.
 La segunda es la que va asociado a la idea de “dominio”, donde controlar es dominar, y tal
dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo que la supervisión.
Dejando en definitiva el control como toda acción correctiva que, a partir de la comparación
entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir o eliminar las
desviaciones entre sí.
 CONTROL DE DIRECCIÓN

El control, la ficha de cierre, es la función que se encarga de evaluar el desarrollo general de una
empresa.

Dentro de esta investigación también encontraremos la opinión de algunos autores acerca del
proceso administrativo.

Qué son las organizaciones

Son estructuras sociales diseñadas para lograr metas o leyes por medio de los organismos de la
gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados
que cumplen funciones especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún
propósito específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la
Administración, a su vez de otras disciplinas como la Sociología, la Economía y la Psicología.

Grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman una estructura
sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes y/o servicios para satisfacer
las necesidades de una comunidad dentro de un entorno y así poder satisfacer su propósito
distintivo que es su misión.

REGISTRO
Un registro es un reconocimiento de una determinada situación que se considera de relevancia. El
término puede referir a un número extenso de circunstancias que tienen en común el hecho de
dejar asentado un determinado fenómeno con sus particularidades específicas con la finalidad de
que exista un conocimiento al respecto para terceros o para un control. Un ámbito en donde este
tipo de situación suele ser recurrente es en entidades públicas, que suelen necesitar tomar
referencias de la población de forma continua para lograr una administración más eficiente. Con el
desarrollo de la informática, sin lugar a dudas este tipo de procedimientos se ha simplificado mucho.
 TIPOS DE REGISTROS

Estado de resultados
El estado de resultados muestra todos tus ingresos de negocios y transacciones de gastos. También se
conoce como una declaración de ganancias y pérdidas. Este tipo de registro contable se utiliza para
medir la rentabilidad de tu negocio. Los estados de ingresos pueden ser generados por cualquier
período específico de negocios, y se preparan comúnmente en forma diaria, mensual, trimestral o
anual. El análisis de las tendencias del estado de resultados te permite determinar si hay períodos en
los que tu empresa incurre en más gastos o genera ingresos adicionales, para que puedas planificar
los déficit o excedentes presupuestarios.
Balance
El balance de situación recoge los activos y pasivos que tu empresa posee. Tus activos y pasivos se
dividen en categorías actuales y de largo plazo en el balance general, y por orden de liquidez. Las
cuentas corrientes se espera que sean consumidas o pagadas en un año, y a largo plazo, los saldos de
cuenta requieren más de un año para consumir o pagar. Los activos más líquidos aparecen en primer
lugar en el balance general, e incluyen efectivo y depósitos en cuentas por cobrar. La equidad del
propietario también se muestra en el balance general. La combinación de estos elementos permite a
los inversionistas y prestamistas analizar la posición financiera potencial del negocio.
Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo registra las entradas y salidas de dinero en efectivo. Esto difiere de la
cuenta de resultados, debido a que un estado de resultados puede contener información por
rendimientos del trabajo que los clientes no han pagado, y gastos acumulados que su empresa no ha
pagado todavía. El estado de flujos de efectivo sólo muestra las transacciones que han sido
efectivamente realizadas monetariamente por operación, de inversión o de financiación. Este registro
se utiliza para determinar si tu empresa ha recibido físicamente el dinero suficiente para pagar sus
gastos.
Método de contabilidad
El método contable que se utiliza para construir tus registros contables afecta a la apariencia de la
información presentada en los estados financieros. Dependiendo del tipo de negocio que operes y de
tus preferencias, puedes elegir el método de efectivo o de valores devengados. Bajo el método de
efectivo, tus ingresos se registran cuando se reciben y los gastos se registran cuando se pagan. Bajo
el método de devengado, registras los ingresos cuando se ganan, incluso si el cliente no ha pagado
todavía, y se cuentan los gastos cuando se incurren, incluso si pagas tarde.