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Curso LÍDER TRANSFORMADOR

1. LIDERAZGO TRANSFORMADOR
2. COMUNICACIÓN EFECTIVA
3. ASERTIVIDAD
4. PLANIFICACIÓN
5. DERECHOS CIUDADANOS
6. DESARROLLO PROYECTOS
7. GUÍA RECURSOS E INSTITUCIONES

PLANIFICACIÓN

Curso e-learning Diseño Ucorp S.A. www.ucorp.cl


Curso LÍDER TRANSFORMADOR
PLANIFICACIÓN

OBJETIVOS CONTENIDOS

• Estimular el uso de Tema 1. ¿Planificación?


instrumentos de • Costo de la impuntualidad
planificación, control y • Mi agenda diaria
cumplimiento de • Gasto o Inversión de tiempo
compromisos. • La Agenda de la organización
• Organizar el tiempo propio.
• Optimizar el tiempo para la Tema 2. PLANIFICACIÓN TRADICIONAL
organización. • Instrumentos de planificación tradicionales
• Utilizar las nuevas • Planificación y Nuevas tecnologías
tecnologías en la • Trámites por internet
planificación. • Capacitación a Distancia
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PLANIFICACIÓN

Tema 1

¿PLANIFICACIÓN?
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El costo de la impuntualidad

Planificar es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta
un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de pensar y
tomar las decisiones oportunas para que ese futuro ocurra.

No planificar, tiene costos de todo tipo. He aquí algunos ejemplos en tres ámbitos, a los que
seguramente, pueden agregarse más.

Económicamente Reuniones de cinco personas promedio, se atrasan entre 5 y 10 minutos.


Con tres reuniones al mes, ¿Cuántas horas o días de trabajo se pierden al
año?
Socialmente Las horas de improductividad no son traducibles en más dinero ni en más
tiempo de esparcimiento... son traducibles en stress. No saber a qué hora
se puede empezar la reunión, ya que no llega toda la gente, ni tener
certeza a qué hora irá a terminar, son causa de stress.
Culturalmente ¿Qué peor que nos digan que en Chile nada empieza a la hora, que no
somos responsables, o que no se puede hacer nada correctamente? Esto,
sin contar los atrasos al entregar el resultado de un trabajo, pago de
cuentas u otros compromisos.
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Mi agenda diaria

Comencemos por lo siguiente: ¿Cuánto controlamos nuestra agenda diaria?

Por ejemplo, se piensa o se cree que la capacidad de una dueña de casa es superior a la de
muchos ejecutivos de empresas, en cuanto a responder a la gran cantidad de actividades, y
que no requieren de hacer ninguna planificación para cumplir con su familia, trabajo o los
varios roles de la vida moderna. Y en cierta medida, es cierto… pero ¿Y un dirigente?...

Ser dirigente de cualquier organización social implica compatibilizar su


tiempo entre los distintos roles que todas las personas tienen; padre/madre,
esposo/a, trabajador/a, vecino/a, etc., por lo que el tiempo se convierte en
un bien “el tiempo es oro” y por tanto es gastado o invertido.

Curiosamente y por razones contrarias se supone que los hombres, por no tener tantas
obligaciones familiares, puede dedicarse resolver su agenda sin complicaciones. A
continuación le proponemos un ejercicio simple para ver como ocupa usted su tiempo.
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¿Gasto o Inversión del tiempo?

Existen métodos simples para organizar y planificar metas y medios, esto lo veremos más
adelante a revisar los instrumentos tradicionales y en la planificación usando las nuevas
tecnologías. Por ahora le proponemos una matriz que divide las actividades en Importantes
y No importante y luego en Urgentes y No urgentes. Al combinar estas categorías, resultan 4
cuadrantes.
URGENTE NO URGENTE
1. ACTUAR 2. PENSAR
• Crisis • Prevención
• Problemas • Construir
IMPORTANTE
apremiantes • Planificar
• Proyectos con fecha • Reconocer nuevas
de caducidad oportunidades
3. DELEGAR
4. CONSIDERAR
• Interrupciones
• Trivialidades
NO • Cuestiones
• Pérdida de tiempo
IMPORTANTE inmediatas
• Actividades
• Algunas reuniones
agradables
o informes

Analicemos ahora, uno a uno estos cuadrantes.


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URGENTE NO URGENTE En el cuadrante 1, actuamos cada día en lo IMPORTANTE
1. ACTUAR 2. PENSAR Y URGENTE. Todo lo que hacemos es necesario, estamos
• Crisis • Prevención
• Problemas • Construir
obligados a las rutinas diarias, pero en este cuadrante se
IMPORTANTE
apremiantes
• Proyectos con fecha
• Planificar
• Reconocer nuevas
incluyen aquellas actividades que hemos ido postergando
de caducidad oportunidades y arrastrando o que no las planificamos y se convirtieron
3. DELEGAR
4. CONSIDERAR en Urgentes, se transformaron en “crisis” y nos obliga a
• Interrupciones
• Trivialidades
NO • Cuestiones
• Pérdida de tiempo
ACTUAR.
IMPORTANTE inmediatas
• Algunas reuniones
• Actividades
agradables
El cuadrante número 1, “ACTUAR” es el que domina a las
o informes
personas, las mantiene en el stress y las agota. También
se puede decir que este cuadrante es el de los bomberos
que viven apagando fuegos.

URGENTE NO URGENTE
En el cuadrante 2, está el tiempo dedicado a lo NO
1. ACTUAR 2. PENSAR
• Crisis • Prevención URGENTE pero si IMPORTANTE, es cuando planificamos,
• Problemas • Construir
IMPORTANTE
apremiantes • Planificar cuando nos anticipamos a los problemas. Es el tiempo
• Proyectos con fecha • Reconocer nuevas invertido en calidad. PENSAR no es urgente pero es muy
de caducidad oportunidades

3. DELEGAR
importante. Para todos/as desarrollar este cuadrante
4. CONSIDERAR
NO
• Interrupciones
• Cuestiones
• Trivialidades posibilita prevenir, preparar, ejercer liderazgo “interior” y
• Pérdida de tiempo
IMPORTANTE inmediatas
• Actividades
por tanto mejorar las capacidades de ejecutar un
• Algunas reuniones
o informes
agradables liderazgo transformador. En este cuadrante, “PENSAR” es
cuando la persona domina su tiempo.
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URGENTE NO URGENTE El cuadrante 3 “DELEGAR” es engañoso, plantea lo
1. ACTUAR 2. PENSAR URGENTE Y NO IMPORTANTE como si fueran actividades
• Crisis • Prevención
• Problemas • Construir
del cuadrante 1, pero son prioridades, necesidades o
IMPORTANTE
apremiantes
• Proyectos con fecha
• Planificar
• Reconocer nuevas
expectativas de los demás. Por ejemplo, llamadas de
de caducidad oportunidades teléfono, interrupciones, correos electrónicos, hacer
3. DELEGAR
4. CONSIDERAR favores o gestiones para otros. Este cuadrante es
• Interrupciones
• Trivialidades
NO • Cuestiones
• Pérdida de tiempo
frecuente en personas no asertivas y cortoplacistas, sin
IMPORTANTE inmediatas
• Algunas reuniones
• Actividades
agradables
objetivos y que hacen muchas actividades sin sentido.
o informes
Este cuadrante requiere de mucha atención porque es
tiempo gastado.

El cuadrante 4 “CONSIDERAR”, NO URGENTE Y NO


IMPORTANTE, es la pérdida del tiempo o el escape a la
URGENTE NO URGENTE
rutina, porque es el tiempo utilizado en actividades que
1. ACTUAR 2. PENSAR
• Crisis • Prevención nos distraen y hacen olvidar el agobio que producen los
• Problemas • Construir
IMPORTANTE
apremiantes • Planificar cuadrantes 1 y 3. Es frecuente en los lugares de trabajo
• Proyectos con fecha • Reconocer nuevas donde las personas se dedican a leer correos sin
de caducidad oportunidades

3. DELEGAR
importancia, ver videos y publicidades, el diario o la
4. CONSIDERAR
NO
• Interrupciones
• Cuestiones
• Trivialidades televisión, watsapear, tomar café, hacer pausas o
• Pérdida de tiempo
IMPORTANTE inmediatas
• Actividades
conversaciones sin importancias, o estar conectados y
• Algunas reuniones
o informes
agradables pendientes del facebook. El resultado en el ámbito
laboral es muchas veces motivo de conflictos y despidos.
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PLANIFICACIÓN
Sería recomendable que realizara lo siguiente: utilice la matriz vista para revisar y ajustar sus
tiempos. Vea qué cosas, sean acciones o actividades puede planificar y qué incendios tiene
que apagar en el cortísimo plazo. Considere su rutina diaria personal, agregue y clasifique
las actividades que hace durante la semana, no olvide aquellas que sean esporádicas.

Ejemplo: La Señora Luisa, realizó el ejercicio y el resultado fue el siguiente:

URGENTE NO URGENTE
ACTUAR PENSAR
• Dejar a las hijas al colegio. • En las noches antes de acostarse piensa en la
• Pagar las cuentas; luz, agua, cuotas casas agenda del día siguiente.
comerciales. • Ordeno las actividades después dejar a las
IMPORTANTE • Pedir hora para el médico de su mamá/hijo niñas en el colegio.
• Todas las tareas de la casa; cocinar, lavar, • A veces con la secretaria del comité pensamos
hacer aseo, etc… y repartirnos las gestiones con el SERVIU,
• Ir al municipio por gestiones del Comité de Municipio, Gobernación, con la comunidad
allegados. para entregar información y documentos.
DELEGAR
• El teléfono suena todo el día. CONSIDERAR
NO
• La gente del comité me pide gestiones que
IMPORTANTE
podrían hacer ellos mismos, buscar • No me queda tiempo.
formularios, averiguar casos especiales.
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La Agenda de la organización

Imaginemos que todos los años, en las mismas fechas, una federación debe estar presente
en un encuentro anual de una “Confederación“. Este año los dirigentes por distintas razones
personales y familiares, les “complica” la fecha y asumen que otra/o podrá ir. Finalmente,
sólo asiste uno, y como en el encuentro había distintas comisiones, el único representante
no pudo estar en todas, por lo tanto la federación quedo mal representada, mal informada y
en desventaja frente a otras federaciones.

¿Si todos los años en las mismas fechas se reúne la Confederación, que pasó esta vez?
Una alternativa es que coincidieron los tiempos personales y los de la federación. Otra
alternativa es que se les olvidó y se comprometieron por casualidad, todos menos uno.

¿Podría pasar esto en la Organización que usted participa?


Si cuenta con una Agenda o plan de trabajo es probable que no, porque “invertir” tiempo en
Planificar le dará varias ventajas. La primera es que podrá calendarizar las actividades y
hacer las coordinaciones internas con anticipación. Una planificación del trabajo además
permite el seguimiento a los avances de los compromisos y metas a alcanzar mes a mes e ir
ajustando lo que haga falta para lograrlas.
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Esta tabla es un ejemplo de Planificación de actividades relevantes para el año.

Planificación Anual / Meses


Actividades Importantes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Asamblea extraordinaria anual
de socios
Paseo de los socios y familia
a la montaña
Paseo de los socios y familia
a la playa
Reuniones con autoridades
locales, regionales, nacionales
Encuentro de la
Confederación

Cursos de capacitación

Organización y Participación en
Ferias de Navidad

Las ventajas de una planificación en un grupo organizado, permite:

¿Saber para dónde se va? ¿Conocer cómo llegar? ¿Cuánto demorará?

¿Qué se necesita hacer? ¿Quiénes lo harán? ¿Cómo lo harán?


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En el módulo Liderazgo Transformador de este curso, se hace referencia al “sentido de
manada y de cardumen”. Así denominamos el “Nosotros” en un grupo organizado, cuando
se comparte información, o se asumen tareas y responsabilidades.

Todo esto parte cuando se hace una planificación con la participación de tod@s, lo que es
una gran oportunidad para sentirse involucrad@s, ser desde la idea “parte” de una tarea,
una gesta, un objetivo, y pertenecer a una organización, sentirse que “algo” lo/la identifica.

A modo de resumen de lo visto acá y complementando lo anterior, aunque en Chile es


frecuente la improvisación o la inspiración, y aceptando que ambas son importantes para
concretar iniciativas, es mejor la alternativa de contar con un “Agenda de Trabajo” o “Carta
de navegación”.

No olvide que el éxito de una planificación será la capacidad de maniobra que se tenga si
necesita cambiar el “rumbo”.
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Tema 2

PLANIFICACIÓN
TRADICIONAL
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Una vez realizado el ejercicio anterior, y a la luz de esos resultados, veamos:

Época 1. Si usted pertenece a la generación anterior a los “90”, sus dominios de la tecnología
eran las máquinas de escribir y las calculadoras.
Época 2. Usted es de la generación que nació “preparada para la tecnología”, de los jóvenes
que todo lo que necesitan está en su teléfono, IPod o notebook.

Independiente de la época, a continuación encontrará una guía para utilizar Instrumentos de


planificación tradicionales y “linkearemos” para Planificar usando las nuevas tecnologías.
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Instrumentos de planificación tradicionales

Como ya se vio, hacer un listado de tareas a ejecutar durante un día o una semana, es una
buena base para planificar. Sirve además para ordenar y priorizar las tareas. Un listado de
asuntos por resolver, le dará también la medida de cómo anda el control de sus tiempos y en
qué cuadrante se mueve su vida. Lo malo de las listas, papelitos o anotaciones “sueltas”, es
que suelen perderse. Una forma muy “antigua” de planificar, pero aún vigente es el uso de
las AGENDAS.

Las Agendas y la palabra agenda, corresponde a un vocablo latino y que originalmente era
una palabra en plural que significa “acciones a ser acometidas”.
Las agendas de papel son usadas con frecuencia como cuaderno de
anotaciones y apoyo de los temas tratados en reuniones. Las agendas
tradicionales son muy útiles para registrar actividades. Como base de
información o “disco duro”, servirá para planificar todo lo que deba
hacer, incluya teléfonos, direcciones de correos electrónicos.
Una Agenda bien cuidada y llevada, es un gran apoyo a su tarea social.
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Ahora si usted quiere ver el bosque y no sólo los árboles, le sugerimos usar los
CALENDARIOS DE PLANIFICACIÓN, que tienen la ventaja de mostrar una panorámica del
periodo que usted necesite (mensual, anual) con los compromisos y tareas a la vista.

Las ventajas son: • Cuenta con una forma gráfica fácil de comprender para todas y todos.
• No depende de ninguna tecnología, ni tan siquiera de energía eléctrica.
• Servirá de recordatorio permanentemente.
Ejemplo de un LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES SÁBADO DOMINGO
1 2 3 4 5 6
Calendario Reunión de
Mensual apoderados de la
“Sofi”
Ir a la feria

7 8 9 10 11 12 13
Reunión Comunitaria
Cumpleaños de mi
(Asunto: Fondos Ir a la feria
bebe (15 años)
Concursables)
14 15 16 17 18 19 20
Salida cultural con el
Reunión con
grupo jóvenes a la Ir a la feria
Alcalde
playa
21 22 23 24 25 26 27
Salida cultural a la
playa con el grupo Ir a la feria
tercera edad
28 29 30 31
Programar
Solicitar reunión
vacaciones
con SERVIU
con la familia
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PLANIFICACIÓN
También recomendamos utilizar para planificar con su organización, un formato básico que
luego pueda ser “transferido” o copiado a un programa computacional o planilla electrónica
como el Excel.
Plan de ejecución de los trámites (Tiempo dividido en semanas)
Actividades
Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6 Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10

Informarse sobre la postulación


al subsidio (página web Minvu).

Aprender el paso a paso del


proceso (documentos necesarios,
descarga de formulario, etc.)

Recopilar documentos
necesarios.

Postular personalmente en las


oficinas correspondientes del
Minvu o de forma online.

Esperar los resultados de la


postulación (30 días después).

Cobro del subsidio en caso de


obtención.
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Planificar con las Nuevas Tecnologías

Ahora que las nuevas tecnologías entraron a la casa y se instalaron en nuestros hogares,
relaciones familiares y sociales, en vez de ser sus esclavos, vamos a valernos de algunas de
ellas para empezar a mejorar nuestros esfuerzos por comunicar, difundir información y
planificar, utilizando las ventajas que brindan, especialmente los computadores.

Antes detengámonos a pensar sus ventajas y desventajas de los nuevos aparatos:


APARATO VENTAJAS DESVENTAJAS
• Comunicación inmediata, ver y contestar correos
CELULAR SMARTPHONE, • Alarma, dependencia, stress, distrae, poner en riesgo la
en línea.
IPAD seguridad de las personas, produce ansiedad.
• Mensajes de textos.

AGENDAS DIGITALES • Directorios y bases de datos. • Acceso para expertos.

• Acceso para expertos.


COMPUTADORES • Comunicación y correo en línea, programas de • Limitado al acceso a internet, el envío de correos es
FIJO Y PORTÁTIL textos y programas de cálculos, Cursos Elearning. limitado a la capacidad de expresión escrita y
comprensión lectora.
• Difusión/fluidez de información.
REDES COMUNITARIAS
• Convocatorias “virtual”.
FACEBOOK O • Confundir espacio comunitario con espacios privados.
• Whatsapp no sufre sobrecarga y es muy útil en
WHATSAPP COLECTIVOS
casos de emergencias.

BLOGS, TWITER • Difusión/fluidez de información instantánea. • Limitado la red sufre una sobrecarga.
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Si usted se considera un usuario avanzado en las nuevas tecnologías de información y
comunicación (NTIC), y al inicio de este tema, incluso se reconoció en la ÉPOCA 2, los
siguientes links le permitirán acceder a Cursos tutoriales y planificar utilizando programas
computacionales como Microsoft Project o Gantt Project.

Los links, son los siguientes:

http://youtu.be/YBTyCfDUhM

http://www.slideshare.net/

http://www.bibliotecalibre.cl/

Y si se requiere conocer o repasar, la siguiente es una GUIA para Búsquedas en Internet:

1 2 3 4 5 6 7 8
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Debes tener muy claro lo que buscas, esto quiere Al entrar a la seleccionada
decir que debes ocupar Palabras Claves para la página, debe analizar y leer
búsqueda. Por ejemplo: si deseas realizar un proyecto atentamente el contenido
deportivo para la comuna o sector donde vives, no del sitio donde ingresas, es
En la Barra de sabes dónde sacar los fondos para ese proyecto. importante revisar muy
direcciones, ingresas Entonces debes ingresar de esta forma a la barra de bien las categorías (que se
la página web; navegación: FONDOS PARA PROYECTOS DEPORTIVOS. encuentran en la parte
www.google.cl o Y presionas la tecla entre o el icono al costado de la superior del sitio o en las
www.google.com barra, que es una lupa y significa buscar. partes altérelas).

Abrir el Se abrirá una Analizar la que Es importante


navegador página del más te llama la revisar todos los link
predeterminado; buscador con una Se abrirán las atención, o la que adjuntos o bien los
puede ser Google barra de páginas te da más documentos que
Chrome, Internet búsqueda, donde relacionadas información con puedan ser
Explore, Firefox u ingresaras lo que con lo que lo que te muestra importante para lo
Opera. estás averiguando. busca. en la página. que uno busca.

1 2 3 4 5 6 7 8
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Trámites por internet

Un gran aliado para optimizar el tiempo, es la posibilidad de realizar trámites por internet,
tanto para asuntos personales, como para las gestiones de su organización social. También,
están disponibles los portales institucionales, a los que se puede acceder a través de
computadores y hasta por algunos teléfonos “inteligentes” o “Smartphone”.

En este curso, se incluye una Guía que le ayudará en la búsqueda de


información, y cuando se trate de hacer los respectivos trámites, cada
página le irá indicando el paso a paso. Es recomendable ejercitar los
trámites “online”, bajar documentos y llenar formularios electrónicos
directamente.

Por ejemplo, en el Servicio de Registro Civil, usted puede encontrar


información sobre la atención de las oficinas y sus horarios, cómo
obtener certificados y hacer trámites en línea en:
https://www.registrocivil.cl/.
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Capacitación a Distancia

Para realizar cursos e-learning (a distancia) no necesita tener gran dominio tecnológico, y
estos cursos son una alternativa importante para “usar” su tiempo y formarse. Los cursos e-
learning son útiles especialmente para aquellas personas que por la geografía o por
cualquier limitación de acceso físico a los centros de formación pueden aprovechar las
ventajas de este modo de aprendizaje.

Las siguientes, son otras ventajas para que evalúe las alternativas que ofrece la tecnología
para expertas/os y no expertas/os. Al clickearlas, muestran más información.

VENTAJAS DE E LEARNING

MÁS COMPATIBILIDAD
MÁS PRÁCTICO
DEMOCRÁTICA DE ACTIVIDADES

FLEXIBLE ACCESIBLE COMODIDAD

MÁS AUMENTA LA REDUCCIÓN DE


APRENDIZAJE RETENCIÓN COSTOS
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Es más democrática porque un modelo de enseñanza que elimina las barreras
MÁS espacio-tiempo que limitan la información y la educación.
DEMOCRÁTICA
Es flexible, se puede adaptar a cualquier grupo, colectivo social y temática.
FLEXIBLE

Ofrece la posibilidad del auto aprendizaje al ritmo que cada persona. Se


MÁS
APRENDIZAJE elimina la barrera profesor-alumnado y se reemplaza por un guía facilitador
del aprendizaje que ofrece al estudiante herramientas para su auto
MÁS PRÁCTICO aprendizaje, a la vez que resuelve dudas y necesidades. Se centra más en el
aprendizaje que en la enseñanza.
ACCESIBLE
Es más práctico respecto al método convencional de la clase en una sala,
porque no es necesario el estar programando cada vez la logística que
AUMENTA LA
RETENCIÓN
conlleva cualquier otra acción de formación (búsqueda / reserva de locales
apropiados, selección de los interesados, contratación del profesorado,
COMPATIBILIDAD evaluación, etc.), sino que una vez ofertado un curso, los alumnos pueden
DE ACTIVIDADES recibirlo en cualquier franja horaria, según el tiempo de que disponga y de los
objetivos que se haya fijado.
COMODIDAD

REDUCCIÓN DE
COSTOS
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MÁS Generalmente sólo necesita un terminal con conexión a Internet y el Internet
DEMOCRÁTICA
Explorer para que el/la alumno/a pueda seguir cualquier curso de e-learning.
FLEXIBLE
Según estudios experimentales, la información asimilada en procesos
modalidad e-learning son retenidas un 25% más que si se utilizan soluciones
MÁS
APRENDIZAJE convencionales de formación presencial.

MÁS PRÁCTICO El e-learning es compatible con muchas otras actividades, casi de manera
simultánea -trabajo, ocio, etc., pues basta sólo con acceder al computador en
cualquier momento y, por otra parte, detener la formación cuando se desee.
ACCESIBLE
El e-learning evita muchos desplazamientos, lo que se traduce en una gran
AUMENTA LA
RETENCIÓN
comodidad en las grandes ciudades donde son frecuentes los
desplazamientos a lugares alejados de su lugar de trabajo. En localidades
COMPATIBILIDAD aisladas para formarse a veces las personas deben incluso que pernoctar
DE ACTIVIDADES fuera del domicilio habitual.

COMODIDAD El e-learning puede llegar a ser hasta un 30% más barato que la formación
convencional en el aula, para quien entrega los cursos, en la modalidad
REDUCCIÓN DE
presencial en muchos casos se gasta en el alojamiento y el transporte de los
COSTOS
quienes van al lugar formación.

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