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FASE2
FASE2
PRESENTADO POR:
PRESENTADO A:
OCTUBRE DE 2018
1. INTRODUCCIÓN
OBJETIVO GENERAL:
Estar informados de los cambios Tecnológicos que puedan surgir en el uso de nuevos
materiales, para poder traducirlos en ahorro de costos, mejora de calidad de
materiales o artículos, mejora de servicios de Adquisición y Distribución.
MISIÓN:
En la cantidad correcta.
En el momento correcto.
De la calidad correcta.
En el lugar correcto.
Del proveedor correcto.
Al costo correcto.
Con una inversión mínima de inventario y operación.
ACTIVIDADES GENERALES:
5. COMPRA DE MATERIAL:
A. Detección De Necesidades:
El personal demandante de un equipo/servicio comunicará vía e-mail al responsable de
administración todas las características del mismo.
B. Solicitud De Presupuesto:
Se requerirán la solicitud de ofertas a por lo menos tres proveedores aprobados, previo envío
por fax o e-mail de las especificaciones del equipo/servicio requerido.
C. Aprobación Del Presupuesto:
Una vez recibidos los presupuestos, serán analizados desde dos puntos de vista:
Por parte del demandante, quien revisará el cumplimiento de los requisitos técnicos.
Por parte del responsable de administración, quien revisará los requisitos económicos.
En función del análisis realizado por ambas partes, el responsable de administración decidirá
la aprobación o rechazo del presupuesto.
D. Comunicación Al Proveedor:
La aceptación del presupuesto se llevará a cabo, bien emitiendo una "Hoja de servicios
contratados" o bien remitiendo el presupuesto firmado por parte del responsable de
administración.
NIVELES DE AUTORIZACIÓN:
9. COTIZACIONES:
7. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Gerente de Compras,
Director de Compras, Director General Administrativo o el Subadministrador General
Administrativo, según sus niveles de autorización, deberán contener un mínimo de tres (3)
cotizaciones. Las mismas podrán realizarse mediante fax, correo electrónico, escritas o por
la vía telefónica.
8. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Comité Administrativo,
según niveles de autorización definidos, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones
por escrito, y presentadas a dicho Comité, junto a cuadro comparativo de cotizaciones.
9. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Consejo de Directores,
según niveles de autorización definidos, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones
por escrito en sobres lacrados que serán abiertos previamente por el Comité Administrativo
y presentados posteriormente al Consejo de Directores del Banco, junto a cuadro comparativo
de cotizaciones. Este Organismo decidirá sobre la necesidad o no de realizar concurso
público para la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos.
10. Cuando por la naturaleza del bien a comprar o por disponibilidad de ofertas existentes en
el mercado, el número de suplidores participantes sea inferior a tres (3), se dejará constancia
expresa de esta situación en el expediente que corresponda.
20. Tendrán derecho a ofertar y registrarse como suplidor del Banco, toda persona física o
jurídica que cumpla con las condiciones establecidas en este procedimiento.
21. El Director y el Gerente de Compras serán los responsables de calificar a los potenciales
suplidores, mediante la depuración de las documentaciones que presenten y la revisión de los
datos que aparecen en el formulario “Evaluación del Suplidor” (DGA-126). Luego de
seleccionado, instruirán al Oficial Control de Compras su inclusión en el “Registro de
Elegibles de Suplidores” y dar el debido seguimiento, a los fines de evidenciar el
cumplimiento de condiciones por parte del suplidor.
22. El Director de Compras presentará mensualmente al Comité Administrativo, vía el
Director general Administrativo, informe de los nuevos suplidores incluidos en el “Registro
de Elegibles de Suplidores”, junto a los documentos exigidos y el formulario “Evaluación
del Suplidor”, mediante los cuales fueron evaluados y seleccionados. De igual modo
procederá con los suplidores no seleccionados, en cuyo informe indicará las causas de la
desestimación.
23. La decisión administrativa de selección o desestimación, en cuanto a la elegibilidad de
las personas físicas o jurídicas evaluadas como nuevos suplidores del Banco, solo podrá
variarse por el Comité Administrativo o Consejo de Directores.
24. El “Registro de Elegibles de Suplidores” constituye archivo que hará posible la toma de
decisiones oportunas para la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos, en
atención a las necesidades de la Institución. No obstante, se podrán considerar potenciales
suplidores no registrados, cuyas ofertas, en los términos requeridos por la Institución, superen
las condiciones de los suplidores registrados. Entre estos se destacan, los que presentan sus
ofertas mediante licitación pública.
25. El Director de Compras solicitará a los potenciales suplidores, que presenten documentos
probatorios para demostrar que:
a) Poseen la debida competencia técnica y suficientes condiciones, equipos y demás
instalaciones físicas, capacidad empresarial, confiabilidad, experiencia, tiempo en el
mercado y reputación, así como personal para dar cumplimiento a la orden o contrato a
adjudicar.
b) Tienen la capacidad jurídica necesaria para contratar.
c) No están en quiebra o en proceso de liquidación, sus negocios no han sido puestos bajo
administración judicial, y sus actividades comerciales no han sido suspendidas.
26. No podrán participar como oferentes, las personas físicas o morales que se hallen en
circunstancias tales como:
a) Desempeñando funciones Públicas del Poder Ejecutivo, Legislativo y/o Judicial.
b) Miembros del Consejo de Directores, Ejecutivos y empleados del Grupo Financiero
Reservas.
c) Personas jurídicas en cuyo capital social participe alguno de los Ejecutivos
mencionados en el párrafo anterior o parientes por consanguinidad o afinidad, que presenten
ofertas en condiciones inferiores a las prevalecientes en el mercado para operaciones
similares.
d) Personas físicas o jurídicas que estén siendo procesadas o hayan sido condenadas mediante
sentencia definitiva por: delitos de falsedad o contra la propiedad, delitos de cohecho,
malversación de fondos públicos, tráfico de influencia, negociaciones prohibidas a los
Ejecutivos, revelación de secretos o usos de información privilegiada, delitos contra las
finanzas públicas o del Banco.
e) Empresas cuyos directivos se encuentren procesados por delitos contra la
administración pública, contra el Banco o cualquier empresa del Grupo Financiero Reservas
u otro delito grave definido en nuestro Código Penal.
f) Los que no hubieren dado cumplimiento a sus obligaciones tributarias o de Seguridad
Social impuestas por las disposiciones vigentes.
27. El Oficial Control de Compras será el responsable de llevar un control del
comportamiento de los suplidores activos y entregará reporte mensual al Director de
Compras, apoyándose en reportes semanales recibidos del Encargado de Compras y el
Encargado Trámite Cuentas Por Pagar, Dirección de Suministros. Los mismos incluirán el
siguiente detalle:
b) De la Dirección de Suministros:
1. Tiempo de entrega
2. Cumplimiento de las especificaciones
12. LA COMPRA:
Toda empresa necesita adquirir recursos para la realización de sus operaciones. La gestión
de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad
del mejor modo. Éste conjunto de actividades se puede enumerar según las siguientes
funciones:
Detección de la necesidad.
Solicitud y análisis de alternativas de compra.
Negociación con los proveedores.
Colocación de órdenes de compra (doc. que inicia el procedimiento de compras).
Seguimiento y activación de órdenes de compra.
Recepción de efectos comprados.
Almacenaje y registro.
Entrega de los insumos al sector que los requirió.
Estudio permanente del mercado de oferta.
Mantenimiento de registros de stock.
Control de calidad.
Una de las responsabilidades de los que conducen empresas es dirigir y coordinar el proceso
de compras para cumplir con la producción y las ventas. La planificación de este proceso se
relaciona directamente con las funciones de stock. La gestión exitosa en las compras y en el
manejo de inventarios permite: asegurar el normal flujo de materiales para las áreas que los
transforman en los productos que la empresa comercializa; y la distribución y entrega del
producto terminado a los clientes.
La eficacia en la gestión de compras se medirá en función de:
El control de gastos y costos que permita ahorrar recursos financieros.
El manejo de stocks mínimos que aseguren el cumplimiento de las ventas esperadas.
La habilidad para encontrar fuentes de abastecimiento.
La posibilidad de investigar y conocer nuevos materiales disponibles en el mercado.
Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el área que articula las
necesidades de producción de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para
cumplir su tarea y porque es el área en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto,
tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa.
Es el área desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar
la mejor calidad al menor costo posible. Existen 2 factores que hacen que el departamento de
compras se sitúe en un determinado nivel jerárquico en la estructura de la empresa: la
naturaleza o el tipo del negocio al que se dedica la empresa y la especialización.
La compra, en general, se inicia a partir de los requerimientos de los distintos sectores de la
empresa y se formaliza con un documento escrito; éste es el momento en el que el área de
Compras inicia su gestión. El responsable realiza compulsas de los precios y selecciona al
proveedor. Luego genera la orden de compra para notificar al proveedor que se le ha
adjudicado la compra y además para notificar a las demás áreas de la empresa. El proceso
continúa con la recepción de lo adquirido y de la factura para emitir el pago.
Se denomina política de compras a los criterios generados desde la dirección de una empresa
con respectos a las condiciones, plazos de pago, tipos de proveedores, etc., que se aplican
para realizar todas las adquisiciones. Comprar es una ciencia y comprar bien es vender bien.
Cada peso ahorrado tiene efecto directo sobre las utilidades de la empresa.
En la actualidad, la dirección requiere del profesional de compras:
Capacidad para negociar.
Capacidad de liderar.
Mantenerse actualizado sobre el mercado.
Seleccionar adecuadamente a los proveedores.
Reducir la gestión administrativa de compras.
Contar con conocimiento técnico.
El planeamiento de compras es el conjunto de planes sistematizados y encaminados a dirigir
las compras dentro de la empresa, el cual responde a las siguientes preguntas: ¿qué comprar?,
¿cuánto?, ¿cómo?, ¿cuándo?, ¿a quién?.
Del análisis del presupuesto de producción surgen las necesidades de materiales a comprar,
por lo que debe efectuarse el presupuesto de compras. Al comienzo de cada período se
calculan los requerimientos que serán indispensables, a fin de cubrir las necesidades de
fabricación y mantener las existencias en los niveles de stock de seguridad.
Con el transcurso del tiempo se comenzó a advertir la necesidad de una mejor relación entre
proveedores y clientes. Desde entonces se ha buscado diseñar mecanismos para perfeccionar
la relación entre ambas partes con un beneficio mutuo, lo que derivara en:
Aumento de calidad.
Disminución del costo.
Reducción del tiempo de entrega.
Asegurar el negocio para ambas partes.
Otra forma de relación proveedor-cliente es el abastecimiento en una sola fuente, se trata de
acuerdos con un solo proveedor. El riesgo es convertirse en cautivo de él. Este caso se da en
empresas de gran dimensión.
En el sistema JIT (JUST IN TIME) la relación es de alto valor agregado, ya que de la
exactitud de la operatoria del proveedor depende la posibilidad de producción del cliente.
Este sistema produce un bajo costo de almacenaje y una mejora en los pronósticos de compra.
Link del mapa mindmeister:
https://www.mindmeister.com/1153589406
20. TIC EN LOS PROCESOS DE APROVISIONAMIENTO DE COCA COLA
COMPANY
Todos los envases que llegan al mercado llevan su codificación individual visible y
legible en el envase, con la fecha de consumo preferente y el lote de fabricación.
Con el objetivo de tener localizado los productos y tener en cuenta sus condiciones de
fabricación, envasado, almacenamiento y distribución por si fuese necesario retirarlos del
mercado.
Nueva línea de envases retornables de plástico con formato de dos litros, que
incorpora importantes aspectos de innovación y tecnología para garantizar los
máximos estándares de calidad, además de cubrir las normas de seguridad,
calidad y medio ambiente.
Uso de tecnología de inspección para asegurar la inocuidad de los procesos,
sistemas para garantizar que los cajones salgan llenos y detectar faltantes de
etiquetas, así como el uso de última generación de robots en el encajonado y
desencajonado.
Coyle, J., Langley, C., Novack, R., & Gibson, B. (2013) Administración de la Cadena
de Suministro (p. 62-64). México D.F, MEX. Recuperado
dehttp://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2053/?il=785
Como utiliza Coca Cola la inteligencia artificial para llegar al éxito. (2017).
Recuperado de : http://www.ticbeat.com/innovacion/como-utiliza-coca-cola-la-
inteligencia-artificial-para-llegar-al-exito/