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MICROSOFT WORD (Parte II)

Formato de párrafos (II)

Además de las opciones vistas en el módulo anterior, Word provee opciones

adicionales para el formato de párrafos. Algunas de las características de los párrafos
que Ud. puede modificar son:
• Alineación del párrafo
• Sangrías
• Interlineado
• Espacio anterior y posterior
• Tabulaciones
• Cortes de línea y de página
• Guiones
Algunas de estas opciones
son accesibles mediante la
barra de herramientas
Formato. Por medio de la
caja de diálogo Párrafo
Ud. puede dar formato a
párrafos con precisión y
aplicar diferentes
configuraciones de
formato (alineación,
interlineado, espaciado de
párrafos, tipos y valores
de sangría). Puede
acceder a dicha caja
ingresando al menú
Formato/Párrafo, o por
medio del menú contextual correspondiente al párrafo seleccionando la opción Párrafo.

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Las opciones Espaciado anterior y posterior permiten mejorar la legibilidad del

texto. Ingrese aquí los valores deseados. Estos y otros valores que Ud. encontrará
dentro de Microsoft Word están expresados en puntos. Considere al momento de
especificar valores que la equivalencia es de 72 puntos = 1 pulgada (2,54 cm).

Tabulaciones
Microsoft Word posee herramientas específicas para la creación de tablas y
columnas. Pero aún con estas avanzadas herramientas de formato, las tabulaciones
cumplen un papel importante en la alineación y formato del texto. Una tabulación es
una posición fija en la página a lo largo de una línea horizontal. Por defecto los
documentos de Word poseen tabulaciones predeterminadas cada 1,25 cm, es decir que
si habiendo ubicado el marcador de posición al inicio de una línea Ud. pulsa
repetidamente la tecla Tab ('), dicho marcador se desplazará hacia la derecha 1,25 cm
por vez. Sobre la regla horizontal puede visualizar las posiciones de tabulación
predeterminadas.

Posiciónese en un párrafo cuyas tabulaciones desee modificar o seleccione

múltiples párrafos. Puede utilizar la regla horizontal para definir las posiciones y estilos
de tabulación que afectarán a los párrafos seleccionados. De esta manera, a medida
que Ud. realice cambios en los tabuladores, visualizará de inmediato el efecto sobre el
texto en que está trabajando.

"Haga click" repetidas Luego haga click sobre

veces hasta encontrar el la posición en la que
tipo de tabulador deseado desea el tabulador

Los diferentes tipos de tabulación que Ud. inserte aparecerán como marcadores
de diferente apariencia sobre la regla horizontal.

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Si Ud. define tabulaciones en un párrafo, dichas tabulaciones serán copiadas

automáticamente al párrafo siguiente al presionar Enter al final del párrafo. Por otro
lado, si Ud. define tabulaciones en un párrafo que ya está insertado entre otros, las
tabulaciones sólo afectarán al párrafo en cuestión.

Izquierda Centrado Derecha Decimal

También puede cambiar las tabulaciones predeterminadas, que afectarán a la

totalidad del documento, o agregar tabulaciones adicionales. Para ello, ingrese al menú
Formato/Tabulaciones.

Numeración y viñetas
Otra forma de alinear texto es la creación de listas numeradas y con viñetas.
Esta opción permite estructurar una porción de texto a modo de listado, destacando
ciertos párrafos mediante números, letras o pequeños símbolos gráficos. Una forma

rápida de crear listas es por medio de los botones Numeración ( ) y Viñetas ( ). Si

desea cambiar las opciones de listas por defecto, ingrese al menú Formato/Numeración
y viñetas, o por medio del menú contextual correspondiente al párrafo.

Mostrar formato
Una opción útil en el control del formato de párrafos es la herramienta Mostrar
formato. Puede acceder a ella mediante el menú Formato/Mostrar formato, o
seleccionando la opción correspondiente en el panel de tareas. Este panel de tareas le
mostrará información muy detallada acerca del formato del párrafo en el punto de
inserción. Provee hipervínculos de acceso rápido a las cajas de diálogo apropiadas para

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cada opción de formato. También puede usarse para comparar las diferencias de
formato entre dos textos dentro del documento.

Copiar formato
La herramienta Copiar formato le permite aplicar a una parte del documento las
mismas opciones de formato de otra sección (tabulaciones, sangrías formato de fuente,
numeración y viñetas). Para ello, posiciónese en el texto cuyo formato desea copiar,
pulse el botón Copiar formato ( ), y luego seleccione el texto que desea formatear.

Diseño de la página y paginación del documento

Microsoft Word permite especificar características referidas al diseño de su

documento. Ud. puede configurar entre otros:
• Secciones, encabezados, pies de página
• Numeración de páginas
• Márgenes
• Orientación del documento
• Tamaño del papel
• Impresión de una o dos páginas por hoja
• Espacio entre columnas
• Saltos de página, columna y de texto

En la mayoría de los casos Ud. usará la caja de diálogo Configurar página (menú
Archivo/Configurar página, o también haciendo doble click sobre una regla). Tres
etiquetas aparecen en esta caja de diálogo:
• Márgenes: Permite cambiar los cuatro márgenes de la página, o sea, puede
modificar el espacio o distancia que hay desde el borde de la hoja al área de
escritura. También puede modificar la orientación de la hoja y seleccionar el
formato para múltiples páginas.
• Papel: Incluye opciones referentes al tamaño del papel y a la fuente de
papel y sobres en su impresora. También puede acceder a la caja de diálogo
Opciones de impresión.

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• Diseño: Permite especificar opciones referidas a secciones, encabezados y

pies de página.

Secciones
Una sección es una porción del documento para la cual Ud. puede configurar
ciertas opciones de formato de página. Trabaje con diferentes secciones cuando desee
cambiar en una parte del documento propiedades como los márgenes, tamaño u
orientación del papel, alineación vertical, numeración de páginas, el número de
columnas, encabezados y pies de página entre otros. Para ello debe insertar saltos de
sección (menú Insertar/Salto) y luego aplicar a cada sección el formato que desee.
Pulsando el botón Mostar marcas de párrafo podrá ver los límites de cada sección como
líneas punteadas, y el indicador de sección en la barra de estado le mostrará la sección
en que se halla ubicado el marcador de posición.

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Encabezado y Pie de Página

Los encabezados y pie de página son áreas en los márgenes inferior y superior
del documento cuyo contenido (texto, gráficos, números de página, etc.) se repite a lo
largo del mismo.
Para definir alguno de estos elementos debe acceder al menú Ver/Encabezado y
Pie de Página con lo cual el punto de inserción o cursor se trasladará a la zona
habilitada para escribir el encabezado o el pie de página y además aparecerá la
siguiente barra de herramientas.

Coloca el número de página

Coloca la fecha Cambia entre encabezado y pie

Numeración de Páginas
Para numerar las páginas, puede hacerlo desde el Encabezado y Pie de Página o
también desde el menú Insertar/Números de página, con lo cual define la posición y
alineación de los mismos. El botón Formato conducirá a un cuadro de diálogo donde
podrá definir el tipo o formato de los números a utilizar en todo el documento.
Combinando la numeración de páginas con el uso de secciones podrá crear documentos
con diferentes esquemas de numeración, como por ejemplo la numeración diferenciada
para distintos capítulos.

Columnas
Word le permite dar formato a su documento en múltiples columnas. Si desea
crear columnas rápidamente, pulse el botón Columnas. En caso de que precise
especificar características adicionales (ancho exacto de las columnas, espacio de
tamaño determinado, más de cuatro columnas) utilice la caja de diálogo Columnas
(ingrese a la opción de menú Formato/Columnas).

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Ancho y espacio: Permite definir el tamaño y los márgenes de

separación que tendrán las columnas cuando sean creadas.

Aquí se debe especificar si la nueva estructura afectará a todo

el documento o solo a lo que haga de ahora en adelante.

Una vez configurado el texto en columnas, puede modificar el ancho de las

mismas y el espacio de separación entre columnas por medio de los indicadores sobre
la regla horizontal. Pulsando Alt mientras mueve los indicadores, Word mostrará sobre
la regla las medidas exactas de columnas y espacios intermedios

Ancho de columna
Espacio entre columnas

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Imágenes prediseñadas, gráficos y dibujos

Para enriquecer el aspecto de su documento, utilice las imágenes prediseñadas

de Word, importe gráficos de otros programas o cree sus propios dibujos.
Para agregar una imagen prediseñada haga click en Insertar/Imagen/Imágenes
Prediseñadas. Aparecerá el Panel de Tareas Insertar Imágenes prediseñadas. Para
seleccionar una imagen, pulse Galería Multimedia. En esta ventana accederá a un
explorador que contiene una biblioteca de imágenes organizadas por categorías.
Busque la imagen deseada, pulse la flecha que aparece en el borde derecho de la
misma y aparecerá un menú con diversas opciones. Si pulsa copiar, la imagen
seleccionada será enviada al Portapapeles. Cierre la ventana y volverá al documento
actual, donde podrá pegar la imagen seleccionada.
En el mismo Panel de Tareas encontrará la opción Buscar, mediante la cual
podrá realizar una búsqueda en base a palabras claves asociadas a cada imagen que se
encuentra en la Galería Multimedia.
Puede importar imágenes que Ud. haya creado o haya obtenido de otra fuente.
Para ello, pulse Insertar/Imagen/Desde Archivo. En la caja de diálogo que aparece,
seleccione la imagen deseada y pulse el botón Insertar. Word agregará la imagen al
documento en el punto de inserción.
Otra opción es el agregado de imágenes directamente desde un scanner o
cámara fotográfica digital, lo que logrará ingresando al menú Insertar/Imagen/Desde
escáner o cámara.
La barra de Herramientas Imagen incluye un conjunto de herramientas que le
posibilitarán hacer cambios simples a las imágenes que Ud. importe en su documento,
como por ejemplo cambiar estilo de color, brillo y contraste, recortar y especificar el
flujo de texto alrededor de la imagen.

Para crear dibujos propios utilice la barra de herramientas Dibujo, podrá

crear diagramas, mapas, logotipo, flechas y otras formas. También podrá resaltar las
partes más importantes de un dibujo, agregando texto o títulos a las imágenes.

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Escribir con WordArt

Para introducir diseños más sofisticados de texto, en el menú
Insertar/Imagen/WordArt aparecerán diversos modelos, de los que podrá seleccionar el
más adecuado. A continuación, el programa pedirá que escriba el texto que tomará ese
aspecto.

WordArt también tiene una barra de herramientas que ayuda a realizar

modificaciones sobre el texto ingresado. Para que esté siempre visible en menú
Ver/Barra de Herramientas hacer click sobre WordArt.

Revisión del documento

Word dispone de un conjunto de herramientas que permiten revisar la

ortografía, la gramática e incluso el estilo de los textos. También busca errores de
escritura como, por ejemplo, la repetición innecesaria (“la la casa”) y el uso incorrecto
de las mayúsculas (“la cAsa”). Cualquier medida que se tome para mejorar el contenido
de los trabajos siempre será un paso adelante hacia la perfección.
A medida que escriba un texto, verá que algunas palabras aparecerán
subrayadas con una línea ondulada roja. Esta marca indica que Word las considera
potenciales errores ortográficos. Cuando existe algún problema de gramática, el
corrector hace aparecer la palabra subrayada con una línea ondulada verde. El icono
Estado de Ortografía y Gramática, presente en la barra de estado, le indica la presencia

(cruz roja, ) o ausencia (tilde, ) de errores en el documento en uso. En

caso de que Ud. corrija manualmente el error señalado, Word automáticamente quitará
la línea ondulada correspondiente.

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Corrigiendo errores
Luego de que Word haya indicado la presencia
de potenciales errores, puede resolverlos caso por
caso. Para ello, puede pulsar botón derecho sobre
una palabra marcada con subrayado ondulado, o
hacer doble click sobre el icono de Estado de
Ortografía y Gramática. En ambos casos aparecerá un
menú contextual que contiene diferentes opciones
para la corrección de errores, las cuales variarán
dependiendo del tipo de error potencial (ortográfico o
gramatical). Las posibles opciones de corrección son:
• Listado de posibles palabras sustitutas:
provee una o más palabras en negrita que son
sugeridas como la versión correcta de la palabra que Ud. tipeó. Para reemplazar
la palabra errónea por la correcta, simplemente haga click sobre la opción
escogida.
• Omitir todas: de esta manera le indicará a Word que ignore todas las
apariciones de la palabra en cuestión dentro del documento actual. El subrayado
rojo desaparecerá de la palabra marcada.
• Agregar al diccionario: Agrega la palabra en cuestión al diccionario
personalizado, asegurando de esta manera que la palabra no será indicada como
errónea en el futuro.
• Autocorrección: Permite configurar una opción de corrección automática para
la palabra mal escrita. Al seleccionar una de las opciones del submenú
Autocorrección, Word reemplazará automáticamente la palabra mal escrita con la
opción que Ud. haya seleccionado.
• Idioma: Permite indicar que una determinada palabra o frase está escrita en
otro idioma. Si se han instalado herramientas de corrección para dicho idioma,
Word usará el diccionario de idioma apropiado para ese texto. Si no tiene
instalado el diccionario necesario, Word ignorará el texto especificado y omitirá
las marcas de error potencial.

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• Ortografía: Muestra la caja de diálogo Ortografía y Gramática, que provee

opciones adicionales. También puede acceder a esta herramienta seleccionando
la opción Ortografía y Gramática del menú Herramientas o pulsando la tecla F7.
Las correcciones gramaticales están disponibles de manera similar en el menú
contextual. En este caso, Ud. accede a un menú con opciones para la corrección. La
opción Gramática le mostrará la caja de diálogo Gramática. Una opción útil dentro de
esta caja de diálogo es el botón Explicar, mediante el cual Ud. obtendrá una explicación
detallada acerca del error señalado y las reglas a aplicar para evitar la repetición del
mismo.

Alternativamente, Ud. puede optar por realizar la corrección ortográfica y

gramatical en un único paso en vez de corregir manualmente cada error. En este caso
Ud. puede recurrir al uso de la caja de diálogo Ortografía y Gramática. Puede activar
esta herramienta de cualquiera de las formas ya mencionadas. Al aparecer esta caja de
diálogo, muestra el primer error potencial que encuentre luego de la posición actual del
punto de inserción.
Por defecto, Word realizará la corrección ortográfica sobre la totalidad del
documento. Si Ud. desea realizar la verificación sólo sobre una porción del documento,
debe seleccionar dicha porción antes de seleccionar la herramienta Ortografía y

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Gramática. De esta manera, Word verificará sólo ese texto y al finalizar le dará la
opción de continuar la verificación en el resto del documento.

Word puede mostrarle también indicaciones respecto de problemas relacionados

con el formato. Para ello, debe ingresar al menú Herramientas/Opciones, seleccionar la
solapa edición y activar la opción Marcar incoherencias de formato. En este caso, los
eventuales problemas de formato se resaltan con un subrayado ondulado azul.
Para configurar el corrector, debe acceder al Menú Herramientas/Opciones, en la
solapa Ortografía y Gramática. Aquí encontrará múltiples parámetros que permiten
personalizar el uso del corrector.
El uso del corrector de ortografía y gramática en ningún caso debe reemplazar la
relectura atenta del documento. Estas herramientas deben considerarse como un
asistente, y Ud. es en último caso el responsable de la lectura minuciosa para asegurar
la ausencia de errores en el documento.

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Tablas

Usar una tabla de Word para organizar textos y columna es mucho más fácil que
configurar columnas usando tabulaciones. Cuando se inserta una tabla nueva en un
documento todas las celdas de las tablas inicialmente adoptan el formato del párrafo
que contenga el punto de inserción.
Para crear una tabla coloque el
punto de inserción donde desee ubicar la
tabla, ingrese al menú Tablas en la barra
de herramientas y Insertar
seleccione
Tabla. En los cuadros Número de
columnas, Número de filas, Ancho de
columnas escriba o seleccione el número
de columnas, filas y el ancho que desee.
Un método alternativo es utilizar el botón
Insertar tabla en la barra de herramientas.
Arrastrando el puntero del mouse podrá
especificar la cantidad de filas y columnas
de la tabla.
La forma más fácil y rápida de
moverse por las celdas de una tabla es con el teclado. Usando la tecla TAB usted se
mueve una celda hacia la derecha, con TAB + MAYUSCULAS una celda hacia la
izquierda, con las flechas (Teclas de cursor) se mueve hacia arriba y hacia abajo. Si se
posiciona en la última celda de la tabla y pulsa Tab, se agregará una nueva fila a la
tabla.
La tabla creada puede ser modificada posteriormente. El menú Tabla le permite
la inserción o eliminación de filas y columnas, el cambio de formato de la tabla y
especificar el orden de las filas entre otras operaciones. Las dimensiones de filas y
columnas pueden modificarse en forma interactiva por medio del mouse. Ubique el
puntero sobre una línea de división, y arrastre el mouse cuando el puntero se convierta
en una doble flecha.
Word incluye varias características de mediante las cuales puede mejorar la
apariencia de las tablas. El menú Tablas/Autoformato de tablas le permite elegir un

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formato prediseñado o especificar uno propio. Mediante el menú Formato/Bordes y

sombreado podrá configurar el aspecto global de la tabla o de algunas celdas. La caja
de diálogo Propiedades de tabla le permite especificar tamaño, alineación de las celdas,
flujo de texto y división de la tabla.
Se puede crear una tabla a partir del texto existente. Seleccione el texto que
desea convertir en tabla, elija Convertir texto en tabla en el menú Tabla. Puede elegir la
cantidad de columnas y el ancho de las mismas y elegir de que manera va a separar el
texto (párrafos, coma, tabulaciones, otros).
Puede dibujar su propia tabla. Seleccionando Dibujar Tabla se puede crear una
tabla personalizada, se puede elegir el estilo y grosor de la línea, color del borde,
cambiar la dirección del texto y colocar la función suma, creando de esta manera una
tabla a su medida.

Imprimir un documento

Para imprimir un documento simplemente pulse el botón correspondiente en la

Barra de Herramientas. En este caso la totalidad del documento se imprimirá en la
impresora predeterminada del sistema. Por medio del menú Archivo/Imprimir se
presentará la caja de diálogo Imprimir. Dentro de esta ventana se puede elegir el
número de copias, el intervalo de páginas a imprimir y la calidad de la impresión
modificando las Propiedades de la Impresora, las que dependerán del modelo instalado.
Puede utilizar la herramienta Vista preliminar ( ) para ver el aspecto que tendrá su
documento impreso y para detectar errores de formato. En esta ventana se pueden
previsualizar varias páginas simultáneamente. Pulsando dos veces el botón Aumentar
puede realizar edición sencilla del texto. El botón Reducir hasta ajustar realiza ajustes
en el documento de manera de ajustarlo a un número menor de páginas.

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Uso de la Ayuda

El Ayudante de Office es un personaje animado que se encarga de ofrecer

consejos y resolver las dudas planteadas por el usuario acerca del funcionamiento del
programa. El Ayudante aparece cuando se hace click sobre el botón Ayuda de la barra
de Herramientas, se selecciona Ayuda de Microsoft Word o se pulsa la tecla F1.
Cuando se active la herramienta aparecerá
además un cuadro de diálogo para que introduzca la
pregunta que desea realizar. Al pulsar Buscar, el
ayudante mostrará los temas de ayudas relacionados
con la pregunta. Pulse sobre lo que considera adecuado.
Puede mantener todo el tiempo el ayudante en
pantalla, pero puede hacerlo desaparecer pulsando el
botón cerrar que aparece en el extremo derecho de la
ventana de Herramienta o, en su menú contextual,
seleccione Ocultar ayudante.
Word dispone de una galería de personajes para sustituir a “Clipo”, la
imagen que aparece por defecto. Para cambiarlo pulse sobre la ventana del

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ayudante y dentro del menú que aparecerá seleccione Elegir ayudante.

Macros

Para simplificar las tareas Word ofrece al usuario la posibilidad de almacenar lista
de órdenes para ejecutar posteriormente con el teclado o con el Mouse. Son las
llamadas “Macros”. Mediante éstas se automatizan operaciones que, de otra manera,
tardarían más tiempo en realizarse. Damos a conocer esta función debido a que se
suele utilizar éste término, pero no entraremos en detalles porque se reserva para
usuarios avanzados.

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