Servicios para Eventos

Servicios para
Eventos
WEB
Manual del Usuario del Programa
{última actualización 01-Jun-2012}

UnaVista – Servicios para Eventos WEB Manual del Usuario
Indice
Introducción ......................................................................................................................................................................3
Descripción general de la aplicación .................................................................................................................................3
Menú .............................................................................................................................................................................................. 3
La Barra de Tareas .......................................................................................................................................................................... 4
Botones del Registro ...................................................................................................................................................................... 4
Uso general de la aplicación .............................................................................................................................................4
Navegar por los registros ............................................................................................................................................................... 4
Cargar un registro nuevo................................................................................................................................................................ 5
Editar un registro existente ............................................................................................................................................................ 5
Borrar un registro ........................................................................................................................................................................... 5
Buscar un registro .......................................................................................................................................................................... 6
Página de Ingreso ..............................................................................................................................................................6
Página de Registro.............................................................................................................................................................6
Trabajar con la aplicación .................................................................................................................................................7
Página de Clientes .......................................................................................................................................................................... 7
Página de Eventos .......................................................................................................................................................................... 8
Ventanas de Detalle ....................................................................................................................................................................... 9
Páginas Relacionadas: Maestro-Detalle ....................................................................................................................................... 10
Página de Presupuestos ............................................................................................................................................................... 11
Pantalla Proveedores ................................................................................................................................................................... 13
Pantalla Cobranzas ....................................................................................................................................................................... 15
Reportes ..........................................................................................................................................................................16
Reporte “Clientes en Seguimiento” ............................................................................................................................................. 16
Reporte “Clientes Cuenta Corriente” ........................................................................................................................................... 16
Reporte “Cobranzas Históricas” ................................................................................................................................................... 17
Reporte “Eventos Históricos” ....................................................................................................................................................... 17
Reporte “Eventos Reservados” .................................................................................................................................................... 18
Reporte “Eventos con Saldo” ....................................................................................................................................................... 18
Reporte “Parte Semanal” ............................................................................................................................................................. 18
Reporte “Pagos Proveedores”...................................................................................................................................................... 19
Reporte “Proveedores Cuenta Corriente” ................................................................................................................................... 19
Reporte “Recursos con Superposición” ....................................................................................................................................... 20
Funciones Especiales.......................................................................................................................................................21
Descuentos ................................................................................................................................................................................... 21
Reporte “Eventos Descuentos” .................................................................................................................................................... 21
Reporte “Presupuestos Descuentos” ........................................................................................................................................... 22
Premios Empleados ...................................................................................................................................................................... 23
Reporte “Eventos Premios Empleados” ....................................................................................................................................... 24
Configuraciones ..............................................................................................................................................................25
Recursos ....................................................................................................................................................................................... 25
Disponibilidad de Recursos .......................................................................................................................................................... 26
Proceder con Disponibilidad Recursos ......................................................................................................................................... 26
Recurso Producto ......................................................................................................................................................................... 27
Acciones de Contacto ................................................................................................................................................................... 27
Origen de Contacto ...................................................................................................................................................................... 27
Tipos de Institución ...................................................................................................................................................................... 28
Tipos de Proveedor ...................................................................................................................................................................... 28
Tipos de Recurso .......................................................................................................................................................................... 28
Búsqueda Avanzada ........................................................................................................................................................29
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Introducción
El presente manual describe las funciones de la aplicación WEB “UnaVista Servicios para Eventos”, creada a los fines
de administrar la gestión del Alquiler y la Contratación de Recursos (Salones, Entretenimiento, Equipamientos,
Instalaciones, Audio y Video, Sonido, Sillas y Mesas, Vajillas, Servicios varios, etc.) para los Eventos que realiza su
Empresa o sus Clientes.
La aplicación consta de un Menú siempre visible sobre la izquierda, desde el cual se accede a las páginas principales.
Más adelante se verán las maneras de acceder a la información secundaria, según una lógica de relaciones.
Tratándose de la gestión de una base de datos, es recomendable tener algún conocimiento básico sobre las mismas.
Podemos sugerir las siguientes lecturas:
 http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos_relacional
 http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
Para comenzar a utilizar la aplicación, siga primero las instrucciones de la Guía de Configuración Inicial:
 http://www.unavista.com.ar/GuiaInicial_ServiciosEventos.pdf
Descripción general de la aplicación

Menú
Se encuentra siempre visible a la izquierda de la pantalla y desde él se puede acceder a las principales páginas de la
aplicación. Las mismas se encuentran agrupadas según la actividad que desee desarrollar.
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La Barra de Tareas
Ubicada encima de los registros que se visualizan, nos permite trabajar con los mismos, tanto para añadir nuevo,
editar o borrar. También pueden exportarse o imprimir los que se hayan seleccionado previamente.
Botones del Registro

Cada registro contiene 4 botones a los fines de tener acceso rápido a la edición , edición en línea (en lugar de
usar la vista tipo ficha), ver el registro y seleccionarlo (aparece el tilde al hacer clic).
Uso general de la aplicación

Navegar por los registros
Cuando abre una página, la misma presentará los primeros registros en pantalla (un registro es el equivalente a una
fila de Excel). Se mostrarán la cantidad de registros que Ud. elija con la lista desplegable “Resultados por página”, a
la derecha de la barra de filtros y búsqueda:
Utilice los links al pie de las filas, con los números de página, para ver los registros siguientes.
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Cargar un registro nuevo

Si desea cargar un registro nuevo, debe presionar el botón “Añadir nuevo” o “Añadir nuevo en línea”. Luego de
presionarlo, visualizará el formulario con los campos en blanco y aquellos que son obligatorios, con un asterisco rojo
al costado (*). El primero de esos botones presenta una ficha para cargar los datos uno debajo del otro, y tiene un
botón “Guardar” y otro “Cancelar”.
“Añadir nuevo en línea” colocará un nuevo registro en blanco, tal como se ven los datos ya existentes, y dispondrá
de dos botones para guardar y cancelar respectivamente: , .
Editar un registro existente

Se puede editar un registro en una ventana emergente viendo los campos uno arriba del otro, tipo ficha, o bien “en
línea”, es decir que el registro se torna editable tal como se lo estaba viendo.
Los botones son, respectivamente: .
Borrar un registro
Para borrar un registro debe seleccionarlo con el tilde correspondiente, y luego utilizar el botón “Borrar artículos
seleccionados” de la Barra de Tareas. Sea cuidadoso con el uso de esta función, ya que no se puede deshacer.
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Buscar un registro
Para buscar un valor de texto, numérico o fecha, puede utilizar la forma más sencilla que es mediante la barra de
filtros y búsqueda:
Simplemente escriba el valor buscado en el recuadro que contiene el texto “buscar” y presione el botón .
Si desea refinar la búsqueda, puede desplegar las opciones de la izquierda para hacerla más precisa.
Página de Ingreso
Cuando ingrese a la aplicación, se encontrará con esta página para escribir su nombre de usuario y contraseña. Si
aún no los posee, vaya a la página de registro siguiendo el link “Registrar”.
Página de Registro
En esta página Ud. elige su nombre de usuario, contraseña y carga todos los datos que son necesarios para su
identificación correcta, así como a fines fiscales y de facturación. Todos los datos deben ser correctos y revisten
carácter de declaración jurada.
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Trabajar con la aplicación

Página de Clientes
Está diseñada para registrar, ver y editar los datos completos de sus Clientes.
También podrá registrar datos relacionados con cada Cliente:
 Contactos (llamados telefónicos, entrevistas, etc.) para hacer un seguimiento de la comunicación con él
 Eventos que haya contratado
 Presupuestos que le haya pedido
 Cobranzas que haya efectuado
 Personas de Contacto (Nombre y Cargo, interno telefónico, etc., en caso de que el Cliente sea una empresa)
En la barra gris se pueden observar todos estos títulos con un número entre paréntesis, que indica la cantidad de
datos relacionados en esa otra página (Contactos, Eventos, etc.; en la imagen se ve 1 Evento del Cliente).
Al pasar el mouse sobre estos títulos, se desplegará una ventana mostrando los datos, sin necesidad de navegar a
otra página (ver “Ventanas de Detalle
En la imagen se observa la ventana emergente que aparece al pasar el mouse (sin hacer clic) sobre el link “Eventos
(1)”, estando propiamente en la página de Clientes.
Esta funcionalidad, presente en todas las páginas, permite visualizar fácilmente un detalle relacionado, o los datos
completos relacionados, sin necesidad de navegar de una página a otra.
”).
Al hacer clic sobre estos títulos, se navegará a la página desde la que se puede gestionar la información relacionada,
mostrando los datos filtrados del Cliente desde donde se hizo clic (ver “Maestro-Detalle”).
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Página de Eventos
Esta página es el corazón del programa. Aquí registra cada contratación que realizan sus Clientes, con su Fecha de
inicio y fin, y todos los demás datos como se ve en la imagen.
Contiene datos económicos que le permiten hacer un seguimiento individual del Evento, controlando ingresos,
egresos y saldos pendientes.
En cuanto a la información relacionada, se puede ver el detalle y seguir el link para las siguientes páginas:
 Cliente, datos completos del Cliente que contrata el Evento
 Eventos Recursos, son los Recursos propios puestos a disposición del Cliente para la realización del Evento
 Pagos a Proveedores, por los Costos que contrató a sus distintos Proveedores
 Costos del Evento, mostrando los productos y servicios contratados a sus Proveedores
 Lugares, muestra los datos completos del Lugar donde se realiza el Evento
Un campo de particular interés es el Estado del Evento: Contratado, Reservado o Anulado. El Anulado se guarda para
información, mientras que los dos estados anteriores permiten un mejor seguimiento, así como mantener la marca
de “ocupado” sobre los Recursos que se disponen para ese Evento.
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Ventanas de Detalle
En la imagen se observa la ventana emergente que aparece al pasar el mouse (sin hacer clic) sobre el link “Eventos
(1)”, estando propiamente en la página de Clientes.
Esta funcionalidad, presente en todas las páginas, permite visualizar fácilmente un detalle relacionado, o los datos
completos relacionados, sin necesidad de navegar de una página a otra.
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Páginas Relacionadas: Maestro-Detalle

Si por ejemplo me encuentro en la página de Clientes y hago clic en el link de Eventos relacionados, ocurre lo que se
ilustra a continuación: se retiene como cabecera la fila del Cliente que me encontraba visualizando, y en la parte
principal se despliegan los Eventos realizados por ese Cliente.
Puedo entonces agregar un Evento, modificar los existentes, etc., y cliquear en “Volver a Clientes” para regresar a la
página original desde donde accedí a este detalle.
Se recomienda ejercitarse siguiendo estos links para ir entendiendo en forma más práctica esta lógica relacional.
Registro Maestro
Registros
Detalle
A continuación vemos las dos funcionalidades juntas.

En la página de Eventos, primero paso el mouse sobre el link de Eventos Recursos, y se visualiza en la ventana
emergente el detalle de los Recursos que se contrataron para ese Evento. Cuando muevo el mouse por otros lugares
de la página, dicha ventana emergente desaparece.
Si ahora hacemos clic sobre ese mismo link, navegamos a la página con estructura de maestro-detalle: tenemos la
fila del Evento como cabecera, y debajo observamos el detalle de los Recursos contratados, sobre los que podemos
añadir, modificar o borrar lo que sea necesario.
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Página de Presupuestos
Básicamente el Presupuesto tiene la misma estructura que el Evento, pero se mantiene separado para que la
información sea clara y no se confundan con los contratos que ya formalizaron los Clientes.
También permite entonces hacer el seguimiento de los Presupuestos emitidos para concretar la contratación
definitiva del Evento.
El Presupuesto puede tener 3 estados: En Seguimiento, Cerrado o Contratado. En este último caso, se genera
automáticamente un Evento de características idénticas a lo presupuestado.
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Al igual que en el caso de los Eventos, se pueden visualizar a través de las ventanas emergentes, los Recursos que se
incluyeron en el Presupuesto, al pasar el mouse sobre el link “Presupuestos Recursos”.
Haciendo clic sobre dicho link, también se navega hacia una página de estructura maestro-detalle, con la cabecera
con la fila del Presupuesto anterior, y el detalle de los Recursos que se incluyeron.
Otro link permite ver los datos completos del Lugar escogido, como se puede apreciar en la siguiente imagen:
Aquí vemos el detalle de Costos de un Evento:
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Registro Maestro: Evento
Registros Detalle: Costos del Evento
Aquí, los Pagos a Proveedores realizados con motivo de un Evento:
Registro Maestro: Evento

Registros Detalle: Pagos a Proveedores por el Evento
Pantalla Proveedores
En esta pantalla registramos los datos de nuestros Proveedores, y tenemos acceso a ver los Pagos que le hemos
realizado, así como las veces que lo hemos contratado para un Evento, a través de los Costos del Evento.
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Pantalla Cobranzas
Desde los Clientes, podemos visualizar y acceder a las Cobranzas que hemos realizado.
Cuando la Cobranza fue realizada en Cheque, podemos hacer un seguimiento de esos valores para utilizarlos, ya sea
registrando su acreditación en nuestra cuenta bancaria, como su entrega a un tercero en un Pago a Proveedor.
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Reportes
Cada vez que ejecutemos un reporte, tendremos arriba a la derecha la Barra de Reportes, que cuenta con las
siguientes opciones:
 Impresora versión amigable: abrirá una ventana con una versión del Reporte ajustada a las medidas de
papel, para ser impresa.
 Imprimir el informe entero: en este caso, si hay muchos registros de detalle, hará una página con todos los
registros, y no sólo la cantidad establecida para ver por página (“Resultados por página: …”, en la imagen
serían 20)
 Búsqueda avanzada: abre una página para buscar o bien filtrar, para que el Reporte muestre sólo los
registros que se desean, siguiendo una serie de criterios lógicos, como se explica con mayor precisión en el
capítulo sobre este tema (haga clic aquí). Especialmente con los Reportes “Históricos”, esta funcionalidad le
permitirá seleccionar el rango de fechas que se desea consultar.
 Exportar a Excel, Word o PDF
Reporte “Clientes en Seguimiento”

Este Reporte muestra datos de contacto del Cliente y los Presupuestos que se le emitieron y se encuentran en
estado “En Seguimiento”. Se agregan además, a la derecha, los datos de Contactos que se mantuvieron con el
Cliente (llamadas telefónicas, envíos de mail, etc.).
Reporte “Clientes Cuenta Corriente”

Al modo de una Cuenta Corriente de Clientes, vemos datos de los mismos con sus Contrataciones en el Debe y sus
Pagos (nuestras Cobranzas) en el Haber, y el Saldo resultante.
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Reporte “Cobranzas Históricas”

Este Reporte muestra un resumen de Cobranzas con cortes mensuales.
Reporte “Eventos Históricos”

Aquí podemos ver un resumen de Eventos realizados, con sus valoraciones económicas de ingresos, egresos y saldos,
con subtotales mensuales.
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Reporte “Eventos Reservados”

El Reporte de Eventos Reservados nos muestra sólo aquellos que se encuentran en dicho estado, a la espera de su
contratación (o bien cancelación).
Reporte “Eventos con Saldo”

El presente se facilita a los fines de poder llevar un control de aquellos Eventos que registran un Saldo pendiente, y
de ese modo poder gestionar correctamente las cobranzas.
Reporte “Parte Semanal”

Aquí se detallan los Eventos por realizar, agrupados semanalmente, a fin de que pueda organizar con antelación la
actividad de la empresa.
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Reporte “Pagos Proveedores”

Aquí se detallan los Pagos realizados a sus Proveedores.
Reporte “Proveedores Cuenta Corriente”

En este otro Reporte, se visualiza la Cuenta Corriente de cada Proveedor (al igual que se puede hacer con los
Clientes), figurando en el Debe los Pagos que le realizamos y en el Haber las ocasiones en que lo hemos contratado;
finalmente aparece el Saldo resultante.
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Reporte “Recursos con Superposición”

Este reporte está realizado a los fines de realizar un control para asegurarse de no haber comprometido un mismo
Recurso para dos Eventos en el mismo momento.
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Funciones Especiales
Descuentos
El programa permite definir distintos tipos de Descuento posibles de aplicar a la contratación que haga un Cliente,
para un Evento.
Su configuración consta de dos partes: en la pantalla Descuentos se le otorga un nombre y el porcentaje de
descuento a aplicar.
Luego, siguiendo el link “Descuentos Tipos Recursos” encontramos el detalle de Tipos de Recurso combinado con su
cantidad y días contratados, todo lo cual conforma las condiciones bajo las cuales el descuento tendría validez.
En la imagen vemos que si un Cliente contrata un Recurso del Tipo “Equipos Multimedia”, por un día, entonces se le
aplica el Descuento “Promo 10%”.
Reporte “Eventos Descuentos”

Una vez definidos los Descuentos, y teniendo Eventos contratados por nuestros Clientes, este Reporte permite
visualizar qué Eventos reúnen las condiciones para que se le aplique un Descuento.
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El mismo no se aplicará automáticamente, sino que le permite a Usted contar con la información y decidir luego la
aplicación del mismo, según cómo lo negocie con su Cliente.
Reporte “Presupuestos Descuentos”

Este otro Reporte, al igual que el de “Eventos Descuentos”, le permite visualizar los Presupuestos que reúnen las
condiciones para aplicar uno de los Descuentos configurados.
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Premios Empleados
El programa permite definir distintos tipos de Premios (remuneración variable) para los Empleados, posibles de
aplicar según la contratación que haga un Cliente, para un Evento.
Su configuración consta de dos partes: en la pantalla Premios Empleados se le otorga un nombre y valor de Premio a
otorgar.
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Luego, siguiendo el link “Premios Empleados Tipos Recursos” encontramos el detalle de Tipos de Recurso combinado
con su cantidad y días contratados, todo lo cual conforma las condiciones bajo las cuales el Premio tendría validez.
En la imagen vemos que si un Cliente contrata un Recurso del Tipo “TFT / LCD”, por un día, entonces los Empleados
deberían recibir el Premio “Promo 10%”.
Reporte “Eventos Premios Empleados”

Este otro Reporte, al igual que el de “Eventos Descuentos”, le permite visualizar los Eventos que reúnen las
condiciones para que sea válido alguno de los Premios Empleados configurados.
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Configuraciones
Recursos
Se registran aquí los Recursos que dispone para la contratación por parte de sus Clientes para la realización de sus
Eventos.
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Disponibilidad de Recursos
Al seguir el link “Disponibilidad Recursos” para uno de los Recursos, se accede a un Reporte que va indicando, para
cada Fecha y Hora, qué cantidad de ese Recurso está Ocupado (en ese caso mostrará los datos del Cliente y Evento
para el que está contratado), y la cantidad Disponible.
Mediante la Búsqueda Avanzada se puede filtrar el rango de fechas que se desee consultar.
Proceder con Disponibilidad Recursos

Siguiendo ese link pasamos al modo de página maestro-detalle, para trabajar más cómodamente con los filtros y la
búsqueda.
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Recurso Producto
El Tipo de Recurso “Recurso Producto” es aquel que reúne en sí a varios Recursos. En la imagen, vemos un Recurso
Producto llamado “Sistema de Sonido Line Array”, el cual está compuesto por 3 LCD 42’’ más un LCD FullHD y una
Pata de Plasma o LCD.
Acciones de Contacto
Estas son las Acciones de Contacto disponibles en el link “Contactos” de la página de Clientes.
Origen de Contacto
Estos son los valores posibles para registrar el modo en que llegamos a tener contacto con un Cliente (especialmente
útil para hacer seguimiento de estrategias de marketing, etc.)
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Tipos de Institución
Puede utilizar estos valores para agrupar las Instituciones, que a su vez agrupan a sus Clientes, cuando corresponda.
Tipos de Proveedor
Estos valores le permiten agrupar a sus Proveedores según el área de su incumbencia.
Tipos de Recurso
Este nivel de agrupamiento de los Recursos, es utilizado para los Descuentos, los Premios Empleados y
especialmente para identificar si el programa debe controlar que no haya superposición al contratar los Recursos de
ese tipo (Controla Ocupación).
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Búsqueda Avanzada
Esta opción muestra una página con todos los campos de la información que estamos visualizando (en la imagen se
ve el caso de Disponibilidad de Recursos), pero con los valores en blanco para completar.
La Búsqueda se comporta de la siguiente manera: en lugar de mostrar todos los registros del detalle, se mostrarán
sólo aquellos que cumplan con los criterios del filtro.
Los criterios del filtro se arman con tres elementos:
1. El campo a comparar
2. El operador de comparación
3. El valor contra el cual comparar
En el caso mostrado debajo, tenemos los siguientes campos: Tipo Recurso, Recurso, Stock, Fecha, Hora, Ocupado,
Disponible, Título (del Evento), etc.
Los operadores de comparación dependen un poco según a qué campo se apliquen: si es un nombre, una fecha, un
número, etc.
Los más usuales son los siguientes:
 Contiene: es como la búsqueda en Google, Yahoo, etc., es decir que el campo seleccionado puede tener en
alguna parte de su contenido el valor especificado. Por ejemplo: “Aguas verdes” contiene “ver”, y si un
Evento se llama “Aguas verdes”, lo puedo buscar poniendo “ver” como valor para el campo Título, usando la
comparación Contiene.
 Empieza con: similar a contiene, pero la coincidencia debe darse al inicio del campo.
 Equivale (es igual a): sólo mostrará los registros que coincidan exactamente con el valor que coloquemos
 Mayor a, Menor a: sirve tanto para números como para fechas.
 Entre: especialmente útil para las fechas, ya que podemos especificar un rango de tiempo, por ejemplo en
un reporte histórico.
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Descripción general de la aplicación

Botones del Registro

Uso general de la aplicación

Cargar un registro nuevo

Editar un registro existente

Trabajar con la aplicación

Páginas Relacionadas: Maestro-Detalle

A continuación vemos las dos funcionalidades juntas.

Aquí vemos el detalle de Costos de un Evento:

Registro Maestro: Evento

Registros Detalle: Costos del Evento

Aquí, los Pagos a Proveedores realizados con motivo de un Evento:

Registro Maestro: Evento

Reporte “Clientes en Seguimiento”

Reporte “Clientes Cuenta Corriente”

Reporte “Cobranzas Históricas”

Reporte “Eventos Históricos”

Reporte “Eventos Reservados”

Reporte “Eventos con Saldo”

Reporte “Parte Semanal”

Reporte “Pagos Proveedores”

Reporte “Proveedores Cuenta Corriente”

Reporte “Recursos con Superposición”

Reporte “Eventos Descuentos”

Reporte “Presupuestos Descuentos”

Reporte “Eventos Premios Empleados”

Proceder con Disponibilidad Recursos

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